Организация экономической информации: свойства, классификация, организация

Тема: Организация экономической информации (Р1Т7Л1-3) ИТ-1
Экономическая информация. Свойства, особенности, виды и структурные единицы.
Внемашинная организация экономической информации. Внутримашинная организация
экономической информации. Файловая организация данных, ее недостатки.
Экономическая информация. Свойства, особенности, виды и
структурные единицы.
Информация, которая обслуживает процессы производства,
распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает
решение задач организационно-экономического управления народным
хозяйством и его звеньями, называется управленческой.
Она представляет собой разнообразные сведения экономического,
технологического, социального, юридического, демографического и
другого содержания, используемые при этом.
Важнейшей составляющей управленческой информации является
информация экономическая.
Экономическая информация – это совокупность сведений,
отражающих социально-экономические процессы и служащих для
управления этими процессами и коллективами людей в производственной
и непроизводственной сферах.
Экономическая информация сопровождает процессы производства,
распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг.
Экономическая информация в управленческой деятельности тесно
взаимодействует с социальной, технической, научной, юридической и
другими видами информации.
Экономическую
информацию
характеризуют
следующие
особенности:
она дискретна, т.е. характеризует состояние объекта или процесса
либо на определённый момент времени, либо за определённый интервал
времени;
представляется преимущественно в цифровой форме, что
предопределяет возможность широкого применения вычислительной
техники в экономике;
характеризуется большим объёмом как переменных, так и
условно-постоянных данных, так, например, в сфере управления крупного
предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, а в ходе
2
производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются
различные операции преобразования;
имеет строго определённые сроки своего представления;
обладает способностью к преобразованию, агрегированию по
определённым признакам;
является циклической, так как для большинства производственных
и хозяйственных процессов характерна повторяемость составляющих их
стадий и информации, отражающей эти процессы. Цикличность
экономической информации позволяет, однажды создав программу
машинного счёта, многократно использовать её. Это значительно упрощает
проектирование автоматизированной обработки информации.
Информация позволяет:
осуществлять контроль состояния организации, ее подразделений и
процессов в них;
определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи
организации;
принимать обоснованные и своевременные решения;
координировать действия подразделений в достижении целей.
Классификация экономической информации
Для облегчения изучения экономической информации, разработки
путей её компьютеризации ведётся систематизация информации. На
рисунке приведена одна из схем классификации циркулирующей в
организации информации.
Рисунок – Классификация информации, циркулирующей в организации
3
По месту возникновения информацию можно разделить на входную и
выходную.
- Входная информация поступает в фирму (подразделение) и
выступает в роли предмета обработки.
- Выходная информация поступает из фирмы и выступает в роли
продукта обработки.
Одна и та же информация может являться входной для одной фирмы,
а для другой, вырабатывающей её – выходной.
По отношению к объекту управления информацию разделяют на
внутреннюю,
возникающую
внутри
объекта
управления
(компьютеризации), и внешнюю – за пределами объекта.
По стабильности информация может быть переменной (текущей) и
постоянной (условно постоянной).
- Переменная информация отличается частой сменой значений. Она
отражает фактические количественные и качественные характеристики
производственно-хозяйственной
деятельности
фирмы.
Например,
количество произведённой продукции за смену, еженедельные затраты на
доставку сырья и т.п.
- Постоянная (условно-постоянная) информация – неизменная и
многократно используемая в течение длительного периода времени
информация. Постоянная информация может быть справочной (например,
табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т.д.),
нормативной (например, размер налога на прибыль, размер минимальной
оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим,
стандарт на качество продуктов определённого вида и т.п.) и плановой
(план выпуска продукции, план подготовки специалистов определённой
квалификации и т.п.)
Для оценки уровня стабильности информации используют
коэффициент стабильности кст, рассчитываемый по формуле
где ИСобщ – общее число информационных совокупностей,
ИСизм – число информационных совокупностей, изменивших свои
значения за рассматриваемый период (год).
Обычно, если значения коэффициента стабильности не ниже 0,85 (кст
= 0,85), информационную совокупность принято считать условнопостоянной.
4
По стадии обработки информация может быть первичной,
возникающей непосредственно в процессе деятельности объекта и
регистрируемой на начальной стадии, и вторичной, получаемой в
результате обработки первичной информации и могущей быть
промежуточной и результатной.
- Промежуточная информация используется в качестве исходных
данных для последующих расчётов.
- Результатная информация получается в процессе обработки
первичной и промежуточной информации и используется для выработки
управленческих решений.
По способу отображения информация подразделяется на текстовую и
графическую.
- Текстовая информация – совокупность алфавитных, цифровых и
специальных символов, с помощью которых представляется информация на
физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея).
- Графическая информация – это различного рода графики,
диаграммы, схемы, рисунки и т.д.
По функциям управления выделяют следующие группы информации:
прогнозную, плановую, нормативно-справочную, учётную и оперативную
(текущую).
- Прогнозная информация направлена в отдалённое будущее и в свою
очередь подразделяется по срокам прогнозов (долгосрочная и
среднесрочная).
- Плановая информация направлена в обозримое будущее. На эту
информацию идёт ориентация всей деятельности фирмы. Плановой
информацией фирмы могут быть такие показатели, как план выпуска
продукции, планируемая прибыль от реализации, ожидаемый спрос на
продукцию и т.п.
- Нормативно-справочная информация содержит различные
нормативные и справочные данные (например, среднедневная оплата
рабочего по разряду, оклад служащего, адрес поставщика или покупателя и
т.д.) Её обновление происходит достаточно редко.
- Учётная информация – это информация, которая характеризирует
деятельность фирмы за определённый прошлый период времени.
В качестве учётной информации может выступать информация
бухгалтерского учёта, статистическая информация и информация
оперативного учёта. На основании этой информации могут быть проведены
следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан
5
анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более
эффективному управлению работами и пр.
- Оперативная (текущая) информация – информация, используемая в
оперативном управлении и характеризирующая производственные
процессы в текущий период времени.
К оперативной информации предъявляются серьезные требования по
скорости поступления и обработки, а также по степени её достоверности.
От быстроты и качества её обработки во многом зависит успех фирмы на
рынке. Оперативной информацией являются: количество проданной
продукции за день или час, объём сырья от поставщика на начало рабочего
дня и т.д.
С позиций релевантности различают информацию релевантную и
нерелевантную. Экономическая информация должна быть достоверной,
достаточной, своевременной, релевантной, то есть соответствующей
информационным потребностям пользователей.
Различается экономическая информация ещё и по степени
детализации (детальная и сводная), форме представления (устная и
письменная), срочности (срочная, несрочная), видам почтовой связи
(почтовая, телеграфная, телефаксная и т.д.) и ряду иных признаков. Все
перечисленные схемы классификации экономической информации
используются при проектировании информационных систем.
Структурные единицы экономической информации
Каждому виду информации свойственно своё структурное строение.
Именно структура информации позволяет переходить от абстрактного
понятия «информация» к конкретным её «единицам».
Под структурой понимается выделение определённых элементов
информации и взаимосвязь между ними.
Выделяемые структурные элементы могут быть простыми и
сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению;
сложные образуются как сочетание различных элементов и представляются
информационными совокупностями. Структурные единицы называются
информационными единицами.
Подходов к структуризации информации известно много. В их основе
лежат различные цели и подходы. Один из них – логический, который
позволяет установить структурные элементы в зависимости от
функционального назначения информации и её особенностей. В рамках
6
данного подхода выделяют следующие структурные единицы: реквизит,
показатель, информационные сообщения, информационный массив,
информационный поток, информационная система.
Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты, из
которых формируются более сложные структуры информации.
Реквизит – неделимая единица младшего ранга, несущая
качественную или количественную характеристику какого-либо
экономического процесса, предмета, факта. Например, название
материалов или их вес.
При машинной обработке синонимами слова «реквизит» являются
«поле», «элемент», «атрибут».
Реквизиты
неоднозначны
по
своему
содержанию
и
подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
- Реквизиты-признаки характеризируют качественную сторону
объекта, то есть реквизит-признак предстаёт в виде текстового описателя,
часто заменяемого условными цифровыми обозначениями (например,
вместо названия материалов приводится их цифровой код или вместо
наименования подразделения приводится его код).
- Реквизиты-основания характеризуют количественную сторону
объекта.
Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними
действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке,
реквизиты-основания – арифметической. При обработке информации
реквизиты-признаки и реквизиты-основания часто называют данными.
Реквизиты, объединяясь, образуют структурную единицу более
высокого уровня.
Сочетание одного реквизита-основания с одним или несколькими
соответствующими
ему
реквизитами-признаками
образуют
показатель.
Показатель является информационной совокупностью наименьшего
состава, достаточного для образования самостоятельного сообщения или
формирования документа. Например, информационная совокупность «450
кг стали» состоит из реквизита-основания «450» и двух реквизитовпризнаков – «кг» и «сталь». Таким образом, показатель даёт
количественную и качественную характеристику процесса, предмета,
факта.
Показатели обладают формой – названием, и значениями. Форма
устойчива, значения изменчивы.
7
Показатель является минимальной по составу информационной
совокупностью, достаточной для образования самостоятельного документа.
В документах, как правило, содержится большое количество показателей.
Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует
информационное сообщение.
Группа однородных документов, объединённых по определённому
признаку (например, отчётному периоду), составляет информационный
массив (файл). Файл является основной структурной единицей при
автоматизированной обработке. Запись информации в ПК осуществляется
по файлам, где выделяются файлы постоянной и переменной информации.
Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки,
используемые при решении различных комплексов задач управления
Совокупность
массивов
информации,
относящихся
к
определённым участкам и разделам управленческой работы образует
подсистему информационной базы предприятия.
Совокупность подобных подсистем составляет информационную базу
предприятия (информационную систему). Информационная база (система)
охватывает всю информацию экономического объекта и является
структурной единицей высшего уровня.
Итак,
реквизит – это минимальная структурная единица информации;
показатель – это сочетание одного реквизита-основания с одним или
несколькими реквизитами-признаками;
информационное сообщение – совокупность показателей, содержащихся в
документе;
информационный массив – это совокупность информации, содержащейся в
различных однородных документах;
поток – это совокупность массивов, относящихся к одной функции
управления;
информационная база (система) – это совокупность потоков,
характеризующих деятельность объекта в целом.
Структурная теория позволяет построить оптимальную структуру
информационной базы. От выбранной структуры хранения зависит такой
важный параметр, как время доступа к данным, т.е. структура влияет на
8
время записи и считывания информации, а значит, и на время создания и
реорганизации информационной базы.
Внемашинная организация экономической информации.
К внемашинной относится та часть экономической информации,
которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом
человеком без каких-либо технических средств.
Внемашинная
организация
экономической
информации
включает в себя:
систему классификации и кодирования информации;
системы управленческой документации;
систему организации, хранения, внесения изменений в
документации.
Внемашинная информационная база делится на: нормативносправочную информацию (мало изменяется во времени) – справочники,
номенклатурные
ценники,
календарно-плановые
нормативы,
организационно-распорядительные документы и оперативно-учетную
информацию (фиксирует протекание тех или иных процессов) – приходнорасходные документы, данные о выполнении планов, платежные поручения
и др.
Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией
реализуется в виде движения документов между управляемой и
управляющей системами:
от органа управления к объекту следуют документы, содержащие
плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планыграфики и т. п.);
по линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют
документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о
текущем или прошлом состоянии объекта управления).
Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести
идентификацию объекта управления, формализовать информацию,
представить данные в виде документов.
Документация - это значительная доля внемашинного
информационного обеспечения. К документам предъявляется ряд
требований по составу, содержанию. Единство требований составляет
единую систему документации, цель которых обеспечить сопоставимость
показателей различных сфер народного хозяйства.
9
Типичными ошибками в документации являются большой объем
лишней информации и дублирование. Поэтому к ней предъявляются
единые требования.
Различают входные
необработанные сведения
(результативные).
документы (первичные) и выходные - результат
содержат
обработки
Важным понятием при работе с информацией является классификация
объектов.
Классификация - система распределения объектов (предметов,
явлений, процессов, понятий) по классам в соответствии с
определенным признаком.
Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление
материального или нематериального свойства. Система классификации
позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы,
которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Классификация
объектов - это процедура группировки на качественном уровне,
направленная на выделение однородных свойств. Применительно к
информации как к объекту классификации выделенные классы
называют информационными объектами.
Свойства
информационного
объекта
определяются
информационными параметрами, называемыми реквизитами.
Реквизиты представляются либо числовыми данными, например, вес,
стоимость, год, либо признаками, например, цвет, марка машины, фамилия.
В любой стране разработаны и применяются государственные,
отраслевые,
региональные
классификаторы.
Например,
классифицированы: отрасли промышленности, оборудование, профессии,
единицы измерения, статьи затрат и т.д.
Классификатор - систематизированный свод наименований и кодов
классификационных группировок.
При
классификации
широко
используются
понятия
классификационный признак и значение классификационного признака,
которые позволяют установить сходство или различие объектов. Возможен
подход к классификации с объединением этих двух понятий в одно,
названное как признак классификации. Признак классификации имеет
также синоним основание деления.
10
Иерархическая система классификации строится следующим
образом:
• исходное множество элементов составляет 0-й уровень и делится в
зависимости от выбранного классификационного признака на классы
(группировки), которые образуют 1 -й уровень;
• каждый класс 1-го уровня в соответствии со своим, характерным для него
классификационным признаком делится на подклассы, которые образуют
2-й уровень;
• каждый класс 2-го уровня аналогично делится на группы, которые
образуют 3-й уровень и т.д.
Учитывая достаточно жесткую процедуру построения структуры
классификации, необходимо перед началом работы определить ее цель, т.е.
какими свойствами должны обладать объединяемые в классы объекты. Эти
свойства принимаются в дальнейшем за признаки классификации.
В иерархической системе классификации из-за жесткой структуры
особое внимание следует уделить выбору классификационных признаков.
В иерархической системе классификации каждый объект на любом уровне
должен быть отнесен к одному классу, который характеризуется
конкретным значением выбранного классификационного признака. Дня
последующей группировки в каждом новом классе необходимо задать свои
классификационные признаки и их значения. Таким образом, выбор
классификационных признаков будет зависеть от семантического
содержания того класса, для которого необходима группировка на
последующем уровне иерархии.
Количество уровней классификации, соответствующее числу
признаков, выбранных в качестве основания деления, характеризует
глубину классификации.
Пример:
11
Достоинства иерархической системы классификации:
• простота построения;
• использование независимых классификационных признаков в
различных ветвях иерархической структуры.
Недостатки иерархической системы классификации;
• жесткая структура, которая приводит к сложности внесения
изменений, так как приходится перераспределять все классификационные
группировки;
• невозможность группировать объекты по заранее не
предусмотренным сочетаниям признаков.
Фасетная система классификации в отличие от иерархической
позволяет выбирать признаки классификации независимо как друг от друга,
так и от семантического содержания классифицируемого объекта.
Признаки классификации называются фасетами (facet - рамка). Каждый
фасет содержит совокупность однородных значений данного
классификационного признака. Причем значения в фасете могут
располагаться в произвольном порядке хотя предпочтительнее их
упорядочение. В каждой клетке таблицы хранится конкретное значение
фасета. Например, фасет цвет, обозначенный Фг, содержит значения:
красный, белый, зеленый, черный, желтый.
Процедура классификации состоит в присвоении каждому объекту
соответствующих значений из фасетов. При этом могут быть использованы
не все фасеты. Для каждого объекта задается конкретная группировка
фасетов структурной формулой, в которой отражается их порядок
следования:
Ks=( Ф1 Ф2,-.-, Фn), где Фi,-i-й фасет; n - количество фасетов.
При построении фасетной системы классификации необходимо,
чтобы значения, используемые в различных фасетах, не повторялись.
Фасетную систему легко можно модифицировать, внося изменения в
конкретные значения любого фасета.
Пример классификации по такой системе – это классификация
промышленной продукции «Обувь». Она делится:
• по материалу – на резиновую, кожаную, матерчатую и др.;
• качеству – на модельную, рядовую;
12
• половозрастному признаку – на мужскую, женскую, детскую.
Достоинства фасетной системы классификации:
• возможность создания большой емкости классификации, т.е.
использования большого числа признаков классификации и их значений
для создания группировок;
• возможность простой модификации всей системы классификации без
изменения структуры существующих группировок.
Недостатком фасетной системы классификации является сложность
ее построения, так как необходимо учитывать все многообразие
классификационных признаков.
Дескрипторная система классификации. Для организации поиска
информации, для ведения тезаурусов (словарей) эффективно
используется дескрипторная (описательная) система классификации,
язык которой приближается к естественному языку описания
информационных объектов. Особенно широко она используется в
библиотечной системе поиска.
Суть дескрипторного метода классификации заключается в
следующем:
• отбирается совокупность ключевых слов или словосочетаний,
описывающих определенную предметную область или совокупность
однородных объектов. Причем среди ключевых слов могут находиться
синонимы;
• выбранные ключевые слова и словосочетания подвергаются
нормализации, т.е. из совокупности синонимов выбирается один или
несколько наиболее употребимых;
• создается словарь дескрипторов, т.е. словарь ключевых слов и
словосочетаний, отобранных в результате процедуры нормализации.
Между дескрипторами устанавливаются связи, которые позволяют
расширить область поиска информации. Связи могут быть трех видов:
синонимические указывающие некоторую совокупность ключевых
слов как синонимы;
родо-видовые, отражающие включение некоторого класса объектов в
более представительный класс;
ассоциативные, соединяющие дескрипторы, обладающие общими
свойствами.
13
Система кодирования - совокупность правил кодового
обозначения объектов. Система кодирования применяется для замены
названия объекта на условное обозначение (код) в целях обеспечения
удобной и более эффективной обработки информации.
Код строится на базе алфавита, состоящего из букв, цифр и других
символов. Код характеризуется: длиной - число позиций в коде; структурой
- порядок расположения в коде символов, используемых для обозначения
классификационного признака.
Процедура присвоения объекту кодового обозначения называется
кодированием. Можно выделить две группы методов, используемых в
системе кодирования, которые образуют:
§ классификационную систему кодирования, ориентированную на
проведение предварительной классификации объектов либо на основе
иерархической системы, либо на основе фасетной системы;
§ регистрационную систему кодирования, не требующую
предварительной классификации объектов.
Классификационное кодирование применяется после проведения
классификации объектов. Различают последовательное и параллельное
кодирование.
- Последовательное кодирование используется для иерархической
классификационной структуры. Суть метода заключается в следующем:
сначала записывается код старшей группировки 1-го уровня, затем код
группировки 2-го уровня, затем код группировки 3-го уровня и т.д. В
результате получается кодовая комбинация, каждый разряд которой
содержит информацию о специфике выделенной группы на каждом уровне
иерархической структуры.
Последовательная система кодирования обладает теми же
достоинствами и недостатками, что и иерархическая система
классификации. Регистрационное кодирование используется для
однозначной идентификации объектов и не требует предварительной
классификации объектов. Различают порядковую и серийно-порядковую
систему.
- Порядковая система кодирования предполагает последовательную
нумерацию объектов числами натурального ряда. Этот порядок может быть
случайным или определяться после предварительного упорядочения
объектов, например, по алфавиту. Этот метод применяется в том случае,
когда количество объектов невелико, например, кодирование названий
факультетов университета, кодирование студентов в учебной группе.
14
Серийно-порядковая
система
кодирования
предусматривает
предварительное выделение групп объектов, которые составляют серию, а
затем в каждой серии производится порядковая нумерация объектов.
Каждая серия также будет иметь порядковую нумерацию. По своей сути
серийно-порядковая система является смешанной: классифицирующей и
идентифицирующей. Применяется тогда, когда количество групп невелико.
Таким образом, в случае порядкового метода кодирования объектам
присваиваются порядковые номера начиная с единицы. Серийнопорядковый метод предполагает выделение серии номеров, а внутри серии
– присвоение порядковых номеров. Так в номере комнаты 403 цифра 4
означает номер этажа (серии), а 03 – порядковый номер комнаты на этаже.
Разрядныйметод применяется для кодирования объектов, определяемых
несколькими
соподчиненными
признаками.
Каждому
признаку
классификации отводится определенное число разрядов, в пределах
которого кодирование начинается с единицы.
Например, необходимо составить код студента, который обучается в
институте, где 2 отделения (дневное и заочное); 5 факультетов; на
дневном отделении – 4 курса, на заочном – 5 курсов; на каждом курсе –
не более 6 групп; в группах – не более 35 студентов. Тогда структура
кода студента такова:
Длина кода студента — 6 разрядов.
Целью кодирования является представление информации в более
компактной цифровой форме. Основу для кодирования составляют
результаты классификации. Условное обозначение, присвоенное
конкретному объекту номенклатуры, называется кодом. Код строится на
базе алфавита, состоящего из букв, цифр и других символов. Код
характеризуется: длиной - числом позиций и структурой - порядком
расположения
символов,
используемых
для
обозначения
классификационного признака.
Иногда коды проставляются согласно классификаторам. Так для
документа «Платежное поручение» значение «Кода валюты» берется из
классификатора видов валюты, значение «Кода банка» – из классификатора
банков и т.д.
15
Классификатор – систематизированный свод наименований объектов,
признаков классификации и их кодовых обозначений. Виды
классификаторов:
• общегосударственные. Они едины для всей страны. Например,
классификатор отраслей народного хозяйства;
• отраслевые. Они едины для какой-то отрасли. Например, классификатор
видов оплат и удержаний из заработной платы в пищевой промышленности;
• локальные. Они характерны для данного экономического объекта.
Например, классификатор структурных подразделений предприятия.
Например, в белорусском классификаторе продукции код продукции
содержит 6 цифровых знаков и 1 знак - контрольное число. Продукция
делится:
- на классы (XX 00000);
- внутри класса - на подклассы (XX Х000);
- внутри подкласса - на группы (XX XX);
- внутри группы - на подгруппы (XX XXX);
- внутри подгруппы - на виды продукции (XX ХХХ).
Например,
40 0000 4 - вычислительная техника;
40 1000 7 - сети, системы, комплексы и машины вычислительные;
50 1600 1 - сервисные программы.
Система кодирования может носить самостоятельный характер или
быть основанной на предварительной классификации. Классификационные
системы кодирования ориентированы на классификацию либо на основе
иерархической системы (последовательное кодирование), либо на основе
фасетной системы (параллельное кодирование). Регистрационные системы
кодирования не требуют предварительной классификации объектов
(например, порядковая, серийно-порядковая). Каждой из них присущи свои
достоинства и недостатки.
Выбор системы кодирования зависит от объема кодируемой
номенклатуры, ее стабильности и от задач, стоящих перед экономической
информационной системой.
Требования к построению кодов
- коды должны обладать способностью идентифицировать каждый
объект и одновременно содержать всю необходимую информацию об
объектах;
16
- коды должны обеспечить удобство и эффективность
автоматизированной обработки, в частности автоматизированную
группировку и получение итогов нужных степеней по соответствующему
классификационному признаку;
- коды должны быть едиными для всех подразделений, стабильными
и для каждой номенклатуры, иметь одинаковую длину;
- системы кодирования должны обеспечить резерв кодовых
обозначений для включения в номенклатуру новых позиций и расширение
номенклатуры без нарушения ее структуры.
- системы кодирования должны быть ориентированы на
автоматизированную обработку и обеспечивать автоматизированное
ведение классификаторов.
Внутримашинная организация экономической информации.
Файловая организация данных, ее недостатки.
Та часть экономической информации, которая хранится в памяти
вычислительной системы, называется внутримашинной. В этом случае
данные организуют в виде файлов или в виде базы данных, которая,
естественно, представляет собой совокупность взаимосвязанных файлов).
Файловая организация данных – система хранения информации на
машинном носителе в виде файлов. В этом случае файл представляет собой
совокупность одинаковым образом организованных сведений о разных
экземплярах одного объекта (например, одни и те же сведения о разных
студентах).
Особенности файловой организации данных:
- ориентирована на отдельные несложные задачи; используется при
незначительных объемах информации;
- предполагает локальный способ организации данных в форме
каталогов и подкаталогов;
- каждая программа (ПО, приложение) работает с одним или
несколькими файлами данных, структура которых прямо зависит от
приложений. Приложение – это программа или комплекс программ,
предназначенных для выполнения однотипных работ.
- информационные возможности системы полностью определяются
возможностями приложений;
- любые изменения в структуре данных возможны только при условии
соответствующего изменения приложений;
- информация, содержащаяся в файлах данных одного приложения, в
большинстве случаев недоступна для других приложений.
17
Файловую организацию программного и информационного
обеспечения можно представить в виде схемы:
На схеме видно, что некоторые приложения могут использовать одни
и те же файлы данных; в других случаях требуется специальная программаконвертер для преобразования данных из одного формата в другой,
доступный для использования другим приложением. Каждое из
приложений хранит внутри себя описание используемых данных.
Такая организация данных имеет ряд недостатков:
1. Зависимость данных от приложений (файлы данных жестко
привязаны к ПО).
Использование файлов данных возможно только вместе с
соответствующими приложениями. Это, во-первых, ограничивает сферу
использования данных: они не могут использоваться в тех местах, где не
установлено соответствующее программное обеспечение. Во-вторых,
возможности обработки информации ограничены алгоритмами,
заложенными в материнской программе, а разработка нового программного
обеспечения на базе существующих файлов затруднено, так как описания
данных и их структуры опять же хранятся внутри материнской программы.
2. Трудоемкость внесения изменений данных и программ.
Любые
изменения
в
структуре
информации
требуют
соответствующего изменения приложения, то есть необходимо
дополнительное программирование. Это ставит пользователя в зависимость
от разработчиков ПО, а также увеличивает затраты на поддержание
работоспособности АИС. Кроме того, если одни и те же файлы данных
18
используются несколькими приложениями, то потребуется переработка
всех этих связанных программных средств.
3. Избыточность информации и дублирование данных.
Разные приложения могут использовать одну и ту же информацию,
например, нормативно-справочные данные. Однако каждое приложение
использует файлы данных собственного формата, поэтому приходится
дублировать эту информацию для каждой из использующих программ. Это
увеличивает затраты на хранение и использование излишней информации,
на программирование (поскольку в различных программах повторяются
одни и те же процедуры обработки данных), а также при внесении любых
изменений в данные (так как эту процедуру приходится повторять для
каждого из приложений).
4. Разобщение данных. Отсутствие связи между файлами. Исключает
работу в диалоге. Трудности по обеспечению актуальности, достоверности
и непротиворечивости данных.
Файлы данных, используемые разными приложениями, не связаны
или только частично связаны между собой. Это приводит к затруднениям
при решении задач, использующих данные разных программ, к
противоречивости данных, к нарушению их целостности.
5. Снижение оперативности информации из-за дублирования,
переработки большого числа файлов, отсутствия целостности данных.
Для
ИС
целесообразна
организация
хранения
хорошо
структурированных данных, доступных различным прикладным
программам – приложениям. Таким средством хранения являются базы
данных или банки данных, которые составляют основу внутримашинного
информационного обеспечения ИС.
База данных в широком смысле слова - это совокупность сведений о
конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области.
Под предметной областью принято понимать часть реального мира,
подлежащую изучению для организации управления и в конечном счете
автоматизации, например, предприятие, вуз и т д. Хранимая в базе данных
информация должны быстро извлекаться по требованию пользователя,
причем выборка может быть с произвольным сочетанием данных. Поэтому
данные в базе должны быть структурированы.
Так приходим к понятию БД – организованная совокупность
структурированной информации из некоторой предметной области,
хранящаяся на машинном носителе информации. База данных может
храниться в виде одного или нескольких файлов.
19
Для работы с данными, хранящимися в базе создаются приложения
(программные средства), позволяющие пользователям вводить данные в
базу, редактировать их, искать интересующую информацию, анализировать
данные.
Базы данных размещают на устройствах хранения данных с большой
емкостью: на жестких магнитных дисках, на оптических дисках, в
оптических библиотеках (содержат более 500 компакт-дисков).
Чтобы подсчитать ресурсы информационной системы, необходимо
экономическую информацию оценить количественно. Для этого
используются различные единицы измерения информации: символ,
атрибут, показатель, логическая запись, документ, массив, поток. Емкость
базы данных измеряется машинными единицами информации — бит, байт,
килобайт, мегабайт, поле, физическая запись, файл и другие. Современные
базы данных имеют емкости сотни и тысячи мегабайт, достигают десятков
терабайт.