Автоматизация бизнес-процессов: моделирование, оптимизация и автоматизация

Илья Отькало
Автоматизация бизнес-процессов
«Автор»
2024
Отькало И.
Автоматизация бизнес-процессов / И. Отькало — «Автор», 2024
Эта книга предназначена для тех, кто решил связать свою жизнь с
автоматизацией бизнес-процессов. Она будет полезна:• Начинающим ИТшникам, которые мечтают о карьере в сфере автоматизации бизнес-процессов.
Это будущие бизнес-аналитики, аналитики 1С, системные аналитики,
ИТ-архитекторы, разработчики 1С.• Уже работающим специалистам для
повышения квалификации. Джунам книга поможет стать мидлами, а мидлам
– сеньорами.• Руководителям, которые хотят самостоятельно разобраться в
основах автоматизации бизнес-процессов.• Всем остальным, кому интересна
тема автоматизации, бизнес-анализа, разработки и внедрения ПО.Вы
научитесь описывать и оптимизировать бизнес-процессы. Затем поймете,
какие программные продукты существуют для автоматизации бизнеспроцессов. Узнаете, как объединить программные продукты, «железо»
и людей для автоматизации бизнес-процессов. Поймете, как управлять
процессом автоматизации бизнес-процессов.Начинайте читать эту книгу и
погружайтесь в мир автоматизации!
© Отькало И., 2024
© Автор, 2024
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Содержание
Об авторе
Благодарности
Отзывы
Введение
Глоссарий
Глава 1. Бизнес-процессы
Знакомство с бизнес-процессами
Что такое бизнес-процессы
Показатели в бизнес-процессах
Основные принципы качественных бизнес-процессов
Классификация бизнес-процессов
Структуризация бизнес-процессов по уровням
Управление бизнес-процессами
Автоматизация бизнес-процессов
Моделирование бизнес-процессов
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Способы описания бизнес-процессов. Нотации
Элементы для описания бизнес-процессов
Текстовый способ описания бизнес-процессов
Табличный способ описания бизнес-процессов
Графический способ описания бизнес-процессов
Нотация BPMN 2.0
Нотация eEPC
Нотация Basic FlowChart
Нотация IDEF0
Описание бизнес-процессов на платформе 1С
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Нотация BPMN 2.0. Примеры
Суть нотации BPMN
Элементы нотации BPMN: События
Элементы нотации BPMN: Действия
Элементы нотации BPMN: Логические операторы (шлюзы)
Элементы нотации BPMN: Роли
Другие элементы нотации BPMN
Почему так популярна нотация BPMN
Пример 1. Обработка заказа клиента
Пример 2. Оплата счета поставщика
Пример 3. Набор персонала
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Оптимизация бизнес-процессов
Цели оптимизации бизнес-процессов
Отличия оптимизации от реинжиниринга бизнеспроцессов
10
12
14
16
17
19
19
19
21
21
22
23
24
24
25
27
28
29
29
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
39
39
40
40
41
41
42
43
43
44
45
46
47
47
47
4
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Проблемы, требующие оптимизации бизнес-процессов
Пример 1. Нужны события – оповещения
Пример 2. Зацикливание
Пример 3. Повторение ненужного действия
Пример 4. Недостаток шлюзов
Пример 5. Неверное распределение ролей
Пример 6. Бесцельное действие
Пример 7. Не дается время на внешние процессы
Дополнительные пути оптимизации бизнес-процессов
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Инструменты для моделирования бизнес-процессов
Задачи по работе с бизнес-процессами
Сравнение инструментов по моделированию бизнеспроцессов
Microsoft Excel+Visio
Bizagi
ARIS Express
StormBPMN
Business Studio
ELMA
Comindware
Как выбрать оптимальный инструмент
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Рекомендуемые курсы и книги по данному разделу
Глава 2. Автоматизация учета и управления
Виды учета и их автоматизация
Учет: понятие и основные виды
Связь учета с управлением и бизнес-процессами
Бухгалтерский и налоговый учет
Расчет зарплаты, кадры, HRM
Учет торговли товарами и услугами
CRM
Логистика склада
Логистика перевозок, учёт автотранспорта
Управленческий и финансовый учет
Другие виды учёта
Новейшие технологии автоматизации
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Типовые решения фирмы 1С
О деловом софте фирмы 1С
Платформа «1С: Предприятие»
Какие решения 1С считаются типовыми
1С: Бухгалтерия
1С: Управление торговлей
1С: Зарплата и управление персоналом
1С: Управление нашей фирмой
49
50
50
51
52
53
54
55
55
56
57
58
58
59
59
60
61
62
63
64
65
65
67
67
69
70
70
70
71
72
73
75
76
77
79
81
83
88
90
91
92
92
92
93
96
97
98
99
5
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
1С: Комплексная автоматизация
1С: ERP. Управление предприятием
1С: Управление холдингом
Сравнение функционала типовых конфигураций 1С
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Автоматизация отраслей
Отрасли и виды деятельности
Отраслевые решения фирмы 1С
Автоматизация производства
Производство: полиграфия
Производство: птицеводство
Автоматизация торговли
Торговля: аптеки
Автоматизация складской логистики
Автоматизация ЖКХ
Другие отраслевые решения
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Системы класса ERP
Что такое ERP-система
ERP – системы от фирмы 1С
Управление закупками
Управление продажами
Складской учет
Управление производством
Расчет себестоимости
Казначейство
Бюджетирование
Планирование
Регламентированный учет
МСФО
ТОИР
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Конфигурирование автоматизированной системы
Конфигуратор 1С
Основные объекты конфигурации 1С
Регистры в 1С
Бизнес-процессы в 1С
Система компоновки данных
1С: Аналитика
Программирование 1С
Отладчик
Пример работы в Конфигураторе
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Рекомендуемые курсы и книги по данному разделу
Глава 3. IT архитектура и интеграция
100
101
101
102
106
107
108
108
109
111
112
116
118
119
122
125
128
129
130
131
131
132
134
135
135
136
139
140
141
142
142
144
144
145
146
147
147
148
152
154
156
157
158
159
160
167
168
169
170
6
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Основы корпоративной IT архитектуры
IT архитектура предприятия: понятие и история появления
Методология архитектуры предприятия
Цели и задачи архитектуры предприятия
Зоны работы архитектора
Дизайнерское мышление
Архитектурный план работ
Информационные системы предприятия
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
TOGAF как методология управления IT архитектурой
Что такое TOGAF
Основные принципы и компоненты TOGAF
Архитектурные домены TOGAF
Слои архитектуры TOGAF
Архитектура предприятия по TOGAF
Подсистемы архитектуры по TOGAF
Метод разработки архитектуры ADM
Преимущества TOGAF
Интеграция TOGAF с другими стандартами и
методологиями
Будущее TOGAF и корпоративной IT-архитектуры
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Нотация ArchiMate
История и развитие ArchiMate
Ключевые характеристики и преимущества ArchiMate
Структура и компоненты ArchiMate
Основные элементы языка ArchiMate
Отношения в ArchiMate
Элементы мотивации в ArchiMate
Инструменты для моделирования в ArchiMate
Сравнение ArchiMate с другими языками и стандартами
Будущее ArchiMate
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Примеры IT архитектур предприятий
Зачем и как моделировать IT архитектуру
Шаблон для моделирования ИТ архитектуры
IT архитектура небольшого предприятия
Автоматизация крупных предприятий
Программные продукты для автоматизации крупных
предприятий
IT-архитектура торгового холдинга
IT-архитектура производственного холдинга
IT-архитектура строительного холдинга
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Интеграция и обмен данными
170
170
171
172
174
176
178
179
180
181
182
182
182
183
184
185
186
187
189
190
190
191
191
192
192
193
194
195
196
198
199
200
201
201
202
203
203
204
207
209
211
213
214
215
216
217
218
7
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Разница между интеграцией и обменом данных
Когда нужен обмен данными
Типовые обмены в 1С. Планы обмена
Распределенные базы данных 1С (РБД)
Выгрузка-загрузка данных в 1С
Правила переноса данных
1С: Конвертация данных
1С: Шина
Методы обмена с «не 1С» решениями. Web
Протоколы обмена с «не 1С» решениями
Методы удаленного доступа к 1С
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Рекомендуемые курсы и книги по данному разделу
Глава 4. Проекты внедрения ПО
Внедрение программного продукта
Внедрение ПП: путь к успешной автоматизации
План внедрения ПП
Жизненный цикл ПП
Установка ПП
Настройка ПП
Переносы данных
Интеграция ПП
Расширение ПП
Обучение работе в ПП
Сопровождение ПП на примере 1С
Про релизы и версии 1С
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Основы проектных технологий
Проект по внедрению ПП
Роли в проектной команде
Стандарты управления проектом. PMBоK и ГОСТы
Методогия Waterfall
Практика внедрения ПП сообщества 1С
1С: Технология Стандартного Внедрения
1С: Технология Быстрого Результата
1С: Технология корпоративного внедрения
Концепция Agile
Гибкая методология SCRUM
Методика Kanban
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Предпроектное обследование
Цели и стандарты предпроектного обследования
Цифровая зрелость компаний
Типы обследований
Что нужно сделать в рамках обследования
Методы предпроектного обследования
218
219
220
222
223
224
226
227
228
229
230
232
233
234
235
235
235
236
238
239
239
242
243
244
246
246
247
249
250
251
251
252
254
256
257
258
259
260
261
262
263
264
265
266
266
266
268
269
270
8
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Анкетирование
Документальный анализ
Интервью
Наблюдение
Анализ бизнес-процессов
Отчет о предпроектном обследовании
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Требования и техническое задание
Виды заданий
Требования к бизнес – системе
Классификация требований
Бизнес-требования
Пользовательские требования
Функциональные требования
Бизнес-правила
Внешние интерфейсы
Атрибуты качества
Ограничения
Системные требования
Требования к переходу
Процесс работы с требованиями
Техническое задание
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Оценка задач и тестирование ПО
Оценка задач
Что такое тестирование
Виды тестирования
Тестовые сценарии
Автоматизированное тестирование
Результаты тестирования
Приемка системы заказчиком
Случай из практики
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Рекомендуемые курсы и книги по данному разделу
Заключение
271
274
275
278
278
279
281
282
283
283
284
285
287
288
291
293
293
295
297
298
298
300
302
304
305
306
306
307
308
310
311
313
314
315
316
317
318
9
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Илья Отькало
Автоматизация бизнес-процессов
Научитесь моделировать, оптимизировать и автоматизировать
бизнес-процессы!
Об авторе
Меня зовут Илья Отькало.
Прежде чем вы начнете читать эту книгу, я хотел бы представиться и рассказать, как я
решился ее написать.
В ИТ-сферу я начал погружаться еще в школе, когда своими руками собрал компьютер
«Радио-86РК» по схемам из журнала «Радио». Изучил язык программирования ассемблер, а
затем и другие.
Далее – университет – профессия инженер-физик. Второй вуз – экономический – экономист-менеджер. А затем получил еще и управленческое образование.
При этом я постоянно занимался автоматизацией бизнес-процессов.
Обобщу свой опыт с начала 2000-х годов:
«1С: Архитектор бизнеса»: путь от специалиста по внедрению 1С до директора по внедрению компании.
«Первый БИТ» – крупнейший 1С: Франчайзи. Работал одновременно директором московского офиса и директором по внедрению всей компании.
Фирма «1С»: руководил развитием сети «1С: БухОбслуживание».
• «1С-Рарус»: написал свой первый онлайн-курс «Повышение эффективности отделов
внедрения», который можно купить и сейчас.
• Десятки консалтинговых проектов в России и СНГ: WiseAdvice, Раздолье, AKBIZ, XYZ
автоматизация, АльтСофт и др.
10
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• В настоящее время – директор CORS Academy, основной автор Курса аналитика 1С,
ментор CORS Клуба.
• Помимо этого, я – спикер многочисленных конференций: ISDEF, Infostart Event, На1С,
Analyst Days, ЛАФ, «Эталонная модель», Битва за IT, Systems&Design, конференции клуба ЯИТ-ы, партнерские семинары 1С. А также организатор IT Квиза с Максимом Поташевым.
• Создал и активно развиваю сообщества в соцсетях. На примере Telegram:
• "CIO – сообщество ИТ-руководителей".
• "Руководители 1С: Франчайзи".
• "Автоматизация бизнес-процессов": Telegram-группа с подключенным ИИ-консультантом. В этом канале мы публикуем всё, что касается тематики данной книги, а также даем
анонсы наших курсов. Тут же можно задать вопросы нашим выпускникам.
Как видите, в ИТ-сфере я давно и довольно плотно. И имею максимально практический
опыт в автоматизации бизнес-процессов: ведь я и сам этим занимался, и руководил процессом,
а теперь и учу этому других.
Идея написать книгу возникла исходя из того, что хочется обобщить весь мой опыт и
знания в области автоматизации бизнес-процессов. Поэтому над названием особо долго не
задумывался.
Я открыт к общению, можете любые вопросы задать, обратившись ко мне, например,
ВКонтакте. Вот мой профиль: https://vk.com/otkalo
Приятного чтения!
11
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Благодарности
Основой настоящей книги послужили материалы нашего курса аналитика 1С, а также
других курсов и тренингов нашей CORS Academy. Я – основной автор этого курса, но в его
написании принимало участие более 50 экспертов, и всем им я благодарен за помощь при
создании курса. В то же время в книге много материала, которого нет в курсе, потому что и
тема и формат книги несколько иные.
Хочу выразить особую благодарность коллегам:
• Людмиле Синёвой, нашей выпускнице курса аналитика 1С, которая проделала огромную работу по транскрибированию видео, что значительно облегчило написание большого
количества контента. Также Людмила написала свои статьи для книги, например, описала примеры конфигурирования. Так что смело назову её соавтором.
• Анне Мильрат, нашей прекрасной сотруднице и очень крутому дизайнеру. Аня сделала
большинство изображений для книги в едином стиле.
• Дмитрию Мителькову, нашему старшему преподавателю. Дима помогал настроить
средства искусственного интеллекта, которые значительно упростили редактуру и корректуру
книги. Кстати, в КОРС Клубе можно попробовать эти инструменты.
• Максиму Кантаровичу – за уникальный контент в области автоматизации крупных
предприятий и проектного внедрения.
• Елене Ивановой – за контент в области инструментов для моделирования бизнес-процессов.
• Наталье Милёхиной и Александру Кварцхаве – за контент в области ИТ-архитектуры.
• Ольге Ковальчук – за примеры ИТ-архитектур в ArchiMate.
• Андрею Рубенчику – за отличные статьи по ArchiMate, из которых он разрешил взять
выдержки.
• Сергею и Владимиру Ковалёвым – за примеры бизнес-процессов в разных отраслях.
• Александру Дзябченко – за контент в области технологий проектного внедрения.
• Ивану Царькову – за документы для предпроектного обследования.
• Дмитрию Кучме – за контент по проведению интервью и техническим заданиям.
• Анне Бирюковой – за контент в области тестирования ПО.
• Валерию Ермилову – за помощь в правках.
Многие из них принимали участие и в написании нашего флагманского курса аналитика
1С. Пользуясь случаем, хочу поблагодарить и других авторов – без них курс бы не состоялся.
Это Елена Ялымова, Алексей Кудинов, Евгений Грибков, Дмитрий Чертов, Алексей Колоколов, Станислав Митичкин, Андрей Коптелов, Татьяна Сапа, Антон Алмазов, Николай Шилкин, Иван Аверьянов, Татьяна Гармаш, Ольга Минеева, Татьяна Гаськова, Иван Вахмянин,
Андрей Сапа, Артём Чай, Александр Дзябченко, Николай Попов, Валентина Сульдяйкина,
Сергей Кондратьев, Мария Сергушина, Ольга Логинова, Михаил Семёнов, Болат Салменбаев,
Виктор Соломоник, Юлия Москатова, Римма Фролова, Вячеслав Лосев, Виктор Сахнов, Максим Кривошей, Шынар Увалиева, Владимир Конырев, Максим Артёменко, Павел Шемякин,
Евгений Слюсаренко, Наталья Любина, Светлана Ерошкина, Алексей Войленко, Ольга Погонина, Евгений Вергазов, Елена Иванова, Баргуль Турсунова, Эмир Алмазбеков, Ольга Стрюкова и конечно наши преподаватели – Дмитрий Мительков, Валерий Ермилов, Марина Рещикова, Сергей Ваганов.
Пишу и думаю: не меньше, чем в кино, – актёров. Колоссальная работа проделана.
Конечно, стоит выразить благодарность и фирме 1С, на сайте которой было найдено
много полезной информации.
12
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Также стоит упомянуть официально приобретённую программу Pixton Pro, в которой я
сам, без помощи художников, создавал комиксы для своих случаев из практики.
13
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Отзывы
«Илья Отькало делает хорошее дело, обучает специалистов, делится
своими знаниями, и я надеюсь, что эта книга станет еще одним кирпичиком
в тот храм знаний, который возвел Илья».
Андрей Коптелов, вице-президент Ассоциации профессионалов управления
бизнес-процессами (ABPMP Russia)
«Тема, затронутая автором, одна из основных в бизнесе. Вопрос
раскрыт достаточно полно и профессионально. Может быть использована
как практическое руководство».
Алексей Кравченко, директор управляющего офиса клуба ИТ-директорв
4CIO, соавтор учебника 4CDTO по цифровизации и цифровой трансформации
«Данная книга является настольной для специалистов в области
корпоративной архитектуры и автоматизации бизнес процессов. Особенно
если архитектура строится вокруг платформы 1С Предприятие. Материал
подан просто и понятно – спасибо автору».
Андрей Саулин, Директор IT проектов, «Ростелеком»
«Илья Отькало на протяжении 1.5 лет возглавлял Центр
сопровождения 1С в WiseAdvice-IT, основателем которой я являюсь с
2003 года. За период сотрудничества Илья продемонстрировал высокий
уровень экспертизы, в целом успешно выполнил поставленные задачи. Книга
Ильи всеобъемлюще и достаточно детально раскрывает суть и механику
профессии аналитика, причём с учетом специфики программного обеспечения
от фирмы «1С». Особо подчеркну, что книга щедро иллюстрирована
схемами, таблицами, диаграммами, облегчающими восприятие информации.
Без личного опыта, историй, юмора и картинок тоже не обошлось, поэтому
читать книгу будет ещё и приятно. Желаю успехов всем аналитикам в
развитии в профессии, в чем также поможет и эта книга».
Иван Тягунов, CEO & Founder WiseAdvice Consulting Group, соинвестор IT
проектов
«Привет, айтишники! Вы устали автоматизировать хаос, когда
руководители подразделений требуют от вас бесчисленных доработок
и постоянно говорят об уникальной специфики вашей организации?
Эта книга поможет вам осознать, что прежде всего надо заставить
пользователей навести порядок в процессах, и только после этого
накладывать на них бизнес системы! Это ключ к успешному проекту
внедрения бизнес-приложений, которыми можно действительно будут
пользоваться. Займитесь процессами в первую очередь и будет вам счастье!»
Павел Клепинин, проректор по ИТ и цифровой трансформации РАНХиГС,
лидер сообщества цифровых управленцев «Я-ИТ-ы»
«Книга производит впечатление фундаментального научного труда в
области бизнес-автоматизации.
Пусть вас не смущают красивые картинки а-ля комиксы. Сюжет
закручен очень серьёзно!
14
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
От простых бизнес-процессов типа "домохозяйка моет посуду" и "как
налить себе кофе" мы довольно быстро переходим к сложнейшим бизнеспроцессам из оптовой торговли и управления проектами. Всё сопровождается
грамотными схемами в нотации BPMN и других.
Вообще чувствуется проработка книги с точки зрения
мультимедийного контента. Здесь есть диаграммы, схемы, скриншоты,
кейсы из практики, таблицы… Скучно не будет.
С первой же трети книги мы с разбегу влетаем в экосистему 1С,
но при этом как бы обозреваем её с высоты: сравниваем её с другими
ERP-системами и сервисами. Потом углубляемся в типовые решения 1С,
механизмы платформы и далее везде.
И вот дойдя до конца книги, мы понимаем, что узнали мы многое, но по
сути всё это только начало… Дело в том, что "мир айти – это царство без
границ", как поётся в одной песне, сочинённой искусственным интеллектом.
Тем и хороша книга, что подсвечивает много новых возможных направлений
для собственного развития. Рекомендую!»
Станислав Митичкин, методист, системный аналитик, глава форума для
специалистов 1Сforum.mista.ru, автор первой книги по 1Сv8 «Разработка в
системе 1С: Предприятие 8», автор первой редакции вопросов к тесту «1С:
Профессионал» по платформе 1Сv8
« Автор провел большую работу и сделал очень полезную книгу
для бизнес-аналитиков. Рекомендую к прочтению как начинающим, так и
опытным специалистам, особенно тем, кто занимается внедрением 1С».
Алексей Колоколов, CEO & Founder at Data2Speak Inc, директор Института
Бизнес-аналитики
«На мой взгляд, книга должна быть настольной книгой начинающего
аналитика, и точно должна быть на книжной полке у аналитика со стажем».
Сергей Усик, CIO (ИТ-директор), «Абрау Дюрсо»
«Книга Ильи Отькало весьма интересна для меня, как руководителя
компании, занимающейся внедрением 1С уже более двадцати лет. Автор
представил материалы доступно и понятно, используя конкретные примеры из
жизни, которые можно легко применять на практике. Схемы и иллюстрации
помогли наглядно представить процессы и улучшить понимание работы
различных систем. Нашел много полезных советов и рекомендаций, которые
надеюсь в ближайшее время применять на практике. Рекомендую эту книгу не
только всем специалистам, занимающимся автоматизацией бизнес-процессов
на базе 1С, но и руководителям компаний, стоящих на пути автоматизации и
оптимизации процессов.».
Андрей Грибков, генеральный директор, ГК «Раздолье»
15
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Введение
Эта книга предназначена для тех, кто решил связать свою жизнь с автоматизацией бизнес-процессов. Она будет полезна для многих категорий слушателей.
• Начинающим ИТ-шникам, которые мечтают о карьере в сфере автоматизации бизнес-процессов. Это будущие бизнес-аналитики, аналитики 1С, системные аналитики, ИТархитекторы, разработчики 1С.
• Уже работающим бизнес-аналитикам, аналитикам 1С, системным аналитикам, ИТархитекторам, разработчикам 1С для повышения квалификации. Джунам книга поможет стать
мидлами, а мидлам – сеньорами.
• Руководителям, которые хотят самостоятельно разобраться в основах автоматизации
бизнес-процессов, чтобы понять, как внедрять программные продукты на их предприятиях.
• Всем остальным, кому интересна тема автоматизации, бизнес-анализа, разработки и
внедрения программного обеспечения.
Я упомянул, что курс аналитика 1С послужил основой для настоящей книги. Однако
книга не является пересказом курса – её содержание другое. Однако в качестве примеров автоматизации в книге рассмотрены именно продукты фирмы 1С. Это сделано не потому, что автор
склонен продвигать именно эти решения, а попросту потому, что на сегодня 1С – лидер по
решениям для автоматизации большинства отраслей и видов учета. И в арсенале 1С имеется
тысячи решений для автоматизации бизнес-процессов.
Книга разбита на четыре большие главы, которые можно читать в разной последовательности:
1. «Бизнес-процессы». О том, что такое бизнес-процессы, как их описывать и оптимизировать, и зачем их автоматизировать.
2. «Автоматизация учёта и управления». О том, какие программные продукты существуют для автоматизации бизнес-процессов.
3. «IT-архитектура и интеграция». О том, как объединить программные продукты,
«железо» и людей для автоматизации бизнес-процессов.
4. «Проекты внедрения ПО». О том, как управлять процессом автоматизации бизнес-процессов.
Начинающие специалисты в области автоматизации сталкиваются с массой проблем и
новых вызовов. Со многими из них я знаком не понаслышке: и я привел массу примеров –
случаев из практики, чтобы книга стала более «живой». Надеюсь, прочитав книгу, вам будет
проще решать поставленные задачи.
Начинайте читать эту книгу и погружайтесь в мир автоматизации!
16
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Глоссарий
АСУ – Автоматизированная Система Управления
БДДС – Бюджет Движения Денежных Средств
БДР – Бюджет Доходов и Расходов
БП – конфигурация «1С: Бухгалтерия предприятия»
Бэклог (Backlog) – перечень задач или элементов работы, которые необходимо выполнить
в рамках проекта в гибких методологиях разработки
ЕРП – конфигурация «1С: ERP Управление предприятием»
ЗУП – конфигурация «1С: Зарплата и управление персоналом»
ИТС – Информационно-Технологическое Сопровождение
КА – конфигурация «1С: Комплексная автоматизация»
КП – Коммерческое Предложение
МСФО – Международные Стандарты Финансовой Отчётности
НСИ – Нормативно-Справочная Информация
ПО – Программное Обеспечение
ПП – Программный Продукт
ПСД – Проектно-Сметная Документация
РБД – Распределённая База Данных
РИБ – Распределённая Информационная База
ТЗ – Техническое Задание
Таск-менеджмент – процесс управления выполнением задач
ТОиР – Техническое Обслуживание и Ремонт
ТЭО – технико-экономическое обоснование
УНФ – конфигурация «1С: Управление нашей фирмой»
УТ – конфигурация «1С: Управление торговлей»
УХ – конфигурация «1С: Управление холдингом»
ЭДО – Электронный Документооборот
ADM (Architecture Development Method) – законченный поэтапный набор инструкций,
используемый для разработки и управления архитектурой предприятия согласно TOGAF.
Agile («гибкий») – набор ценностей и принципов, направленных на улучшение гибкости
и способности адаптироваться к изменениям при разработке программного обеспечения.
ALM (Application Lifecycle Management) – система – система управления жизненным
циклом программного продукта
API (Application Programming Interface) – интерфейс прикладного программирования,
который позволяет различным приложениям взаимодействовать друг с другом
ArchiMate – универсальный язык для моделирования архитектуры
BABoK (Business Analysis Body of Knowledge) – свод знаний по бизнес-анализу
BDD (Behavior-driven development) – разработка через поведение
BI (Business Intelligence) системы – программы и инструменты, с помощью которых
можно собирать и анализировать информацию в наглядном виде
BIM (Building Information Modeling) – информационное моделирование в строительстве
EDI (Electronic Data Interchange) – электронный обмен данными
ERP (Enterprise Resource Planning) – система для комплексной автоматизации предприятий
FTP (File Transfer Protocol) – протокол передачи файлов в сети интернет
Gherkin – специальный язык, используемый для написания описаний поведения в BDD.
17
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Help Desk (служба технической поддержки) – подразделение IT-службы, помогающее
пользователям в решении технических проблем.
HTTP (Hypertext Transfer Protocol) – стандартный протокол обмена данными в интернете
ITIL (Information Technology Infrastructure Library) – набор лучших практик для управления IT-сервисами
Kanban – метод управления задачами
MES (Manufacturing Execution System) – производственная исполнительная система, реализующая оперативное планирование и диспетчеризацию производства
OMS (Order Management System) – система управления заказами
PMBoK (Project Management Body of Knowledge) – свод знаний по управлению проектами
RDP (Remote Desktop Protocol) – протокол удалённого рабочего стола, разработанный
Microsoft
REST (Representational State Transfer) – архитектурный стиль, используемый для разработки веб-сервисов, которые взаимодействуют с клиентами через протокол HTTP
RPA (Robotic process automation) – автоматизация процессов с использованием роботизации
SCM (Supply Chain Management) – управление цепочками поставок
Service Desk (служба поддержки) – точка контакта между пользователями и IT-службой
в рамках организации, обеспечивающая широкий спектр услуг.
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) – унифицированный протокол передачи электронной почты
SOAP (Simple Object Access Protocol) – протокол для обмена структурированными
информационными сообщениями в распределённых вычислительных средах
SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition) – диспетчерское управление и сбор
данных на уровне оборудования.
SCRUM (переводится как «схватка», взято из регби) – методология, используемая для
организации разработки программных продуктов на основе Agile.
SWEBoK (Software Engineering Body of Knowledge) – свод знаний по программной инженерии
TMS (Transportation Management System) – система управления транспортировкой
TOGAF (The Open Group Architecture Framework) – методология управления корпоративной информационной архитектурой
Vanessa ADD (Automation Driven Development) – инструмент сценарного тестирования
на 1С
VPN (Virtual Private Network) – технология, позволяющая создать защищённое соединение (туннель) поверх незащищённой сети, обычно интернета
WCS (Warehouse Control System) – система управления складом в реальном времени.
WMS (Warehouse Management System) – система управления складом
YMS (Yard Management System) – система управления двором
18
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Глава 1. Бизнес-процессы
Знакомство с бизнес-процессами
Что такое бизнес-процессы
Прежде чем начать понимать, что такое автоматизация и что она дает, нужно понять,
что такое бизнес-процессы и как их можно смоделировать, чтобы в дальнейшем было проще
приступить к автоматизации.
Бизнес-процессы – это совокупность взаимосвязанных действий или задач, выполняемых в организации для достижения определенной цели или результата. Бизнес-процессы
обычно включают в себя несколько шагов, которые могут пересекать различные отделы или
функции внутри компании. Они могут быть формализованными и задокументированными, а
могут быть неформальными и выполняться по сложившейся практике.
Стандарт ISO 9001 определяет, что бизнес-процесс преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.
На входе – ресурсы, а на выходе – продукты.
Выполняется алгоритм определенных действий и их последовательности для получения
бизнес-результата.
Фактически, бизнес-процесс – это любая последовательность операций внутри компании, которая решает бизнес-задачи. Бизнес-процессы есть везде: от деятельности самозанятых
до работы крупных корпораций.
Сначала поймём, что такое процесс, а потом перейдем к бизнес-процессам.
Простой пример: посудомоечная машина. На входе – грязная посуда, на выходе – чистая.
У нас есть ресурсы: вода, моющее средство, электричество. Это то, при помощи чего мы производим этот процесс. Также есть управление при помощи домохозяйки.
Домохозяйка запускает посудомоечную машину, добавляет моющее средство, включает
электричество и воду.
В результате процесс выдает на выходе чистую посуду.
19
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Простой процесс: посудомоечная машина
Теперь рассмотрим, что такое бизнес-процесс в рамках предприятия.
Бизнес-процесс в рамках предприятия представляет собой последовательность действий,
нацеленных на выпуск продукции или предоставление услуги.
Он включает в себя входные данные, такие как сырье, материалы, комплектующие, полуфабрикаты, информацию и данные. На предприятии используются материальные ресурсы,
инфраструктура, персонал, планы, графики, регламенты и нормативы, которые влияют на ход
процесса и определяют его результаты.
Бизнес-процесс на предприятии
20
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Показатели в бизнес-процессах
Бизнес-процесс можно представить с продуктово-ресурсной точки зрения: что делаем
(продукт) и из чего делаем (ресурс). Продукт – это товар или услуга. Управление в данном
случае также рассматривается как ресурс, поскольку руководители тоже получают зарплату,
используют инфраструктуру.
В любом бизнес-процессе есть три важнейшие группы показателей:
• Экономичность. Определяет денежные, временные и материальные затраты на вход и
ресурсы. Примеры: затраты на оплату труда, стоимость материалов, затраты на аренду офиса.
• Результативность. Определяет объем и качество выхода. Примеры: оборот, количество выпущенной продукции, её качество. Качество определяется как отношение результата
к ожиданиям.
• Эффективность. Считается как отношение показателей выхода к показателям входов и зависит от качественного управления. Примеры: рентабельность продаж, рентабельность
инвестиций, прибыль/убытки.
Продуктово-ресурсная схема бизнес-процесса
Часто руководитель говорит: «Мне важен результат». Однако, если компания будет производить качественную продукцию, но при этом находиться в состоянии постоянно растущих
убытков, то долго она не просуществует. Следовательно, важен не только результат, но и другие показатели, относящиеся к экономичности и эффективности.
Никогда не путайте эти группы показателей. Первая группа – показатели входов и ресурсов, вторая – показатели выходов, третья – показатели самого процесса и управления им. На
каждый из этих показателей может повлиять бизнес-аналитик, выстраивающий качественные
бизнес-процессы.
Основные принципы качественных бизнес-процессов
Бизнес-процессы являются основой эффективного функционирования компании и способствуют достижению её стратегических целей.
Основные принципы качественных бизнес-процессов заключаются в следующем:
1. Централизация: каждый бизнес-процесс имеет ответственного исполнителя или подразделение, что позволяет улучшить контроль и координацию работы.
2. Системность: бизнес-процесс должен быть структурирован и состоять из логически
связанных шагов, чтобы обеспечить его последовательное выполнение.
3. Автоматизация: бизнес-процесс должен позволять использование информационных
технологий для автоматизации рутинных операций и ускорения процесса работы с целью улучшения ключевых показателей.
4. Постоянное совершенствование: бизнес-процессы должны постоянно анализироваться и оптимизироваться для повышения эффективности и снижения затрат.
21
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
5. Контроль качества: каждый этап бизнес-процесса должен быть контролируемым и
измеряемым, чтобы обеспечить высокое качество исполнения согласно принятым стандартам.
6. Адаптивность: компания должна быть готова изменять свои бизнес-процессы в соответствии с изменяющимися требованиями рынка и окружающей среды с целью сохранения
конкурентоспособности.
Классификация бизнес-процессов
Классификация бизнес-процессов
Выделяют основные бизнес-процессы, поддерживающие бизнес-процессы, бизнес-процессы развития и бизнес-процессы управления.
Основные бизнес-процессы:
• бизнес-процессы, создающие добавленную стоимость к продукту, который производит
компания;
• бизнес-процессы, создающие продукты, представляющие ценность для внешнего клиента;
• бизнес-процессы, прямой целью которых является получение доходов;
• бизнес-процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.
Поддерживающие бизнес-процессы поддерживают основные бизнес-процессы и
процессы развития. Ниже приведены три примера таких процессов.
• Бухгалтерская служба помогает правильно рассчитать налоги, сдавать отчёты в налоговую службу, считать прибыль. Бухгалтерская служба не создаёт продукт, но помогает поддерживать основные бизнес-процессы.
• Курьерская служба – тоже типичный пример поддерживающего бизнес-процесса, если
компания не оказывает курьерские услуги в качестве основного вида деятельности.
• Деятельность системного администратора – тоже поддерживающий бизнес-процесс,
который позволяет обеспечить работоспособность всех компьютеров в организации, а также
работоспособность Интернета, серверов, сети, программного обеспечения.
Бизнес-процессы развития обеспечивают совершенствование деятельности компании. Например, учебные центры компании способствуют повышению профессиональных компетенций сотрудников, что в свою очередь способствует повышению общей эффективности и
конкурентоспособности компании.
22
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
К этому типу бизнес-процессов также относятся различные стратегические сессии и даже
корпоративы. Корпоративы, например, организуются с целью сплочения коллектива, укрепления взаимодействия между сотрудниками и создания благоприятной атмосферы в коллективе.
Этот процесс направлен на улучшение внутренних коммуникаций, повышение мотивации и
снижение текучести кадров.
Бизнес-процессы управления нацелены на управление деятельностью компании. К
данному виду относятся собрания и процессы таск-менеджмента. Таск-менеджер – это система
управления задачами. Когда руководитель ставит задачи своим сотрудникам и контролирует
их выполнение, это тоже целый бизнес-процесс. Сюда же можно отнести адаптацию персонала.
Когда в компанию приходит новый сотрудник, его адаптируют – управляют его входом в должность.
Структуризация бизнес-процессов по уровням
Помимо классификации по видам, существует также и структуризация бизнес-процессов. При структуризации выделяют несколько уровней, причём на верхнем уровне находятся
наиболее крупные группы процессов с рядом подпроцессов.
Уровни описания бизнес-процессов
Например, управление персоналом – это бизнес-процесс, точнее, целая группа процессов
самого верхнего уровня. Моделирование таких процессов обычно называют функциональным
моделированием.
Подбор персонала является подпроцессом и относится к вспомогательным. Благодаря
успешной реализации этого подпроцесса все подразделения организации снабжаются сотрудниками.
Процедурой в данном примере можно назвать размещение вакансии на сайте в рамках
подпроцесса поиска кандидата на определённую вакансию.
А действием – создание текста вакансии.
23
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Управление бизнес-процессами
Каждая компания стремится к оптимизации своей деятельности, повышению прибыли и
снижению издержек. Именно поэтому управление бизнес-процессами становится приоритетной задачей для руководства.
Управление бизнес-процессами – это системный подход к управлению организацией в
целом, основанный на анализе и оптимизации всех бизнес-процессов, которые в ней происходят.
Преимущества управления бизнес-процессами:
• Высокий уровень продуктивности и снижение издержек. Это достигается благодаря
оптимизации процессов, рационализации рабочих процедур и устранению избыточных затрат
времени и ресурсов.
• Улучшение качества продукции или услуг. Контроль каждого этапа работы помогает
предотвращать ошибки и повышает точность результатов. Компания может легко выявить слабые места в процессе и провести необходимые корректировки для достижения наилучших
результатов.
• Повышение качества клиентского сервиса. Управление бизнес-процессами позволяет
создать систему обслуживания клиентов, которая работает более эффективно и предоставляет высокий уровень сервиса. Благодаря оптимизации процессов, компания может обеспечить своевременное выполнение заказов, быстро реагировать на запросы клиентов и повысить
удовлетворённость своих потребителей.
Автоматизация бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов – это применение технологических решений для
выполнения повторяющихся задач или процедур в организации с минимальным участием
человека.
Польза от автоматизации бизнес-процессов включает в себя:
1. Повышение показателей эффективности, экономичности и результативности
2. Сокращение ошибок
3. Улучшение управления и повышение прозрачности процессов
4. Повышение уровня обслуживания клиентов
5. Гибкость и масштабируемость
Представим, что у руководителя организации появилась идея автоматизировать какойто из процессов в бизнесе. Он хочет как можно быстрее внедрить это в программу, но это не
совсем верный путь.
Например, в программе может уже присутствовать необходимый инструмент, или новые
доработки могут не состыковываться с существующими процессами.
Всё это делает реализацию идеи трудновыполнимой. Поэтому прежде всего необходимо
понять, что и как мы хотим автоматизировать, и после этого составить модель и отрисовать
бизнес-процессы.
Это сравнимо с тем, как художник рисует картину. Сначала он делает набросок по той
идее, которая есть у него в голове, а потом уже рисует картину.
То же и здесь: сначала зарождается мысль в голове, потом в модели, а потом уже это
реализовывается в программе.
Эти процессы взаимосвязаны. Если мы автоматизируем бардак, то мы получаем автоматизированный бардак.
24
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Если мы хотим реализовать идею и свести ошибки к минимуму, то мы должны все процессы продумать, описать и потом уже реализовать.
Автоматизация бизнес-процессов
Поэтому, прежде чем реализовать задуманное, необходимо смоделировать бизнес-процессы, затем понять, как они укладываются в рамках сложившейся ИТ-архитектуры, и какое
ПО нужно дополнительно, и потом уже реализовывать.
Собственно, во всём этом и будем разбираться в данной книге.
Моделирование бизнес-процессов
Моделирование бизнес-процессов – это важный инструмент, который позволяет организациям осуществлять эффективное управление и оптимизацию своей деятельности.
25
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Моделирование бизнес-процессов
Модель бизнес-процесса отвечает на вопросы о том, какую работу необходимо выполнять в рамках этого процесса, какие ресурсы требуются, кто за это отвечает, как улучшить
деятельность, какова последовательность выполнения работ и какие работы нужно выполнять.
Умение описывать бизнес-процессы помогает определять рамки и этапы выполняемых
задач, что позволяет сотрудникам лучше понимать свои обязанности и выполнять их эффективно.
Также это помогает систематизировать рабочие процессы в компании. Благодаря чёткому
описанию процессов можно разработать соответствующие программные решения или настроить систему таким образом, чтобы максимально автоматизировать выполнение задач. Это позволит сэкономить время и ресурсы компании.
Моделирование бизнес-процессов используется для анализа эффективности работы
отделов или сотрудников, что помогает выявить проблемные зоны и предложить улучшения
для оптимизации процессов.
С документацией по бизнес-процессам могут ознакомиться новые сотрудники. Это помогает быстрее разобраться в новых обязанностях и адаптироваться.
Далее перейдём, собственно, к моделированию бизнес-процессов. Для этого нужно
понять, каким образом это можно осуществить.
26
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Случай из практики
В одной организации у нас была задача: перед сертификацией по международным стандартам качества ISO 9001 проверить, корректно ли работают пользователи с автоматизированной системой службы качества. Если где-то что-то не так – просто обучить пользователей, а в «тяжёлых» случаях, при необходимости, доработать саму систему.
Ну и обнаружили мы настолько «тяжёлые» случаи, что они потребовали переработки
самих принципов работы, переделав бизнес-процессы.
Конкретно речь шла о бизнес-процессе сбора рекламаций (жалоб).
А бизнес-процесс был выстроен так:
1. Клиент находил ближайший филиал компании.
2. Там он на специальном бланке писал рекламацию.
3. Далее сотрудник филиала сканировал рекламацию.
4. Скан сотрудник высылал в центральную службу качества по e-mail.
5. В центральной службе качества письмо дожидалось своей очереди.
6. Далее сотрудник наконец заносил вручную рекламацию в компьютер.
7. Только после этого сотрудник службы качества начинал работу по рекламации.
Как вы считаете, это эффективный бизнес-процесс?
Сколько времени потребитель будет ждать ответа?
Будет ли он лоялен к такой компании?
Самое интересное, что сотрудники искренне считали, что их процесс автоматизирован:
ведь они заносят рекламации в единую базу данных, а из филиалов рекламации поступают
в электронном виде.
Какие варианты решения мы предложили:
1. Самое простое – чтобы сотрудники филиалов сами заносили рекламации в базу данных. Если, конечно, это не повлечёт замалчивание проблем «на местах». Таким образом, мы
сокращаем действия 3, 4 и 5.
2. Исходя из повышения лояльности потребителей, не заставлять их писать рекламации на бланках, а сразу с их слов заносить в базу данных. Сокращаем действие 2.
3. Более кардинально – добавить для потребителей возможность самим заполнить
рекламацию на сайте, таким образом, ему не нужно приходить в филиал. Сокращаются
действия 1–6. Вот только ответственный должен регулярно убеждаться, что инструмент
рабочий. На одной из проверок директор по качеству рассказывал про такой инструмент, но
оказалось, что жалоб ноль. При тестах обнаружилось, что возникала ошибка. При этом,
конечно, нельзя ограничивать клиента формой на сайте – должны быть и другие способы
связи.
27
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
4. Ну и как рекомендация: определить, какие проблемы можно решить сразу, на месте,
чтобы вообще не запускать процесс. Оказалось, что таких проблем почти половина. Но это
должны быть не систематические проблемы, а единичные случаи. Если проблема системная
– её надо решать в рамках всей организации.
Бизнес-аналитик должен думать не только об автоматизации, но и о бизнес-процессах
в целом. Возможно, где-то автоматизация и не понадобится – попросту потому, что будет
излишней.
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Пожалуй, это самое простое задание курса, относящееся к первому уроку первого
модуля. Но оно закладывает идеи и цели для дальнейшего изучения автоматизации бизнес-процессов.
Подумайте, какие предприятия, обслуживающие вас в повседневной жизни, ведут деятельность в вашем городе (в том числе государственные организации). Найдите в сети интернет информацию о том, какие программные продукты они используют для автоматизации.
Результат: описание не менее трёх предприятий вашего города, включающее:
1) Название / бренд
2) Область деятельности
3) Чем вам помогают эти предприятия
4) Каким образом автоматизированы их бизнес-процессы и какие программные продукты они используют
5) Предложите, какие бизнес-процессы можно автоматизировать дополнительно, и опишите, для чего это нужно
Если найти ответ на пункт 4 не представляется возможным, подумайте и опишите, каким
образом, на ваш взгляд, было бы полезно автоматизировать эти предприятия.
28
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Способы описания бизнес-процессов. Нотации
Элементы для описания бизнес-процессов
Для описания и моделирования бизнес-процессов существуют разные способы. Рассмотрим их от самых простых до самых удобных.
Чтобы обеспечить полноту описания бизнес-процессов, необходимо наличие некоторых
важных ключевых элементов.
Элементы для описания бизнес-процессов
Вот краткое описание этих элементов:
• Субъекты: кто и для кого выполняет определённые действия
• Состав и потоки: что конкретно надо делать и при каких условиях
• Информация: как и где фиксировать результаты действий
Исходя из наличия этих трёх групп элементов и удобства их использования, можно
делать выбор того или иного способа описания бизнес-процессов.
Текстовый способ описания бизнес-процессов
Текстовый – самый простой в реализации вариант описания бизнес-процессов. Всё происходящее в бизнес-процессе последовательно и подробно описывается словами, в итоге получается связный текст. Однако построение бизнес-процессов требует описания большого количества элементов и вариантов развития, поэтому текст может получиться громоздким.
Простой пример – процесс приготовления кофе:
1. Взять чайник;
2. Проверить, есть ли вода в чайнике. Если есть, включить чайник. Если нет, налить
воду;
3. Вскипятить воду;
4. Достать чашку и банку с кофе;
5. Проверить, есть ли кофе. Если есть, насыпать кофе в чашку. Если нет, процесс завершён;
6. Насыпать кофе в чашку;
7. Налить воду.
29
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Обратите внимание: во втором и в пятом пункте есть условия. Если есть, насыпать кофе
в чашку. Если нет, процесс завершён. Нет кофе – не будем пить.
В действительности, если мы описываем организационную структуру компании и понимаем должностные обязанности каждого из сотрудников, то это тоже является описанием бизнес-процесса.
Пример организационной структуры компании
Если в должностных инструкциях или функциональных обязанностях сотрудников чётко
текстом прописаны алгоритмы действий по каждому отделу и каждой должности из оргструктуры, то это тоже является бизнес-процессами.
Минусы текстового описания бизнес-процесса:
• Текст может получиться очень объёмным и сложным для восприятия.
• Затрудняет целостное понимание процесса: на второй странице текста можно уже
забыть содержание первой, особенно если речь идёт о сложных, разветвлённых процессах.
• Если текст готовит человек без писательских навыков, читать этот текст будет сложно.
У каждого своя стилистика и манера изложения.
Табличный способ описания бизнес-процессов
С его помощью бизнес-процесс представляется в виде таблицы со столбцами: функции
(действия), вход, источник входа, выход, потребитель выхода, требования к срокам, комментарии и др.
Фрагмент табличного описания бизнес-процесса
30
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Табличный формат чаще всего используется для описания простых линейных процессов
или для сбора информации для последующего графического описания. Таблица всегда удобнее, чем текст. Если вы собираетесь что-то описывать, и это что-то имеет хотя бы два измерения, которые можно представить в виде столбцов и строк, всегда используйте таблицы. Бизнес-аналитик должен мыслить системно. А таблица – это уже система. Дело в том, что это
первый шаг к автоматизации процесса: ведь все данные в информационных системах хранятся
исключительно в виде таблиц, за исключением нейронных сетей.
Но в случае описания бизнес-процессов таблицы – не самый удобный инструмент.
Минусы табличного описания бизнес-процесса:
• Некомпактно и визуально непонятно. У любого бизнес-процесса есть разные варианты
развития событий, попытка описать все эти варианты с ветвлениями в таблице сделает получившийся результат крайне сложным для восприятия.
• Затрудняет целостность восприятия бизнес-процесса. Если есть множество цифр, то
будет крайне трудно воспринимать бизнес-процесс целиком.
• Страдает детализация. Текст нужно уместить в формат ячеек, либо уменьшая количество слов, либо растягивая ячейки, что сделает получившуюся таблицу громоздкой.
• Нет возможности показать условия действий и ветвления. Наглядно отобразить все
ветвления «если – то» в таблице очень затруднительно.
Графический способ описания бизнес-процессов
Наиболее удобным является графический способ описания с помощью нотаций. Графическое описание бизнес-процессов – это разработка графических моделей (диаграммы, схемы,
технологические карты).
Благодаря графическим моделям бизнес-процессов можно:
• Понятно для всех сторон визуализировать логику бизнес-процесса;
• Быстро выявить ошибки и «узкие места» в бизнес-процессах;
• Доступно объяснить порядок выполнения бизнес-процесса всем сотрудникам компании;
• Выявить все взаимосвязи с другими бизнес-процессами и объектами компании.
Пример графического описания процесса приготовления кофе
На графической модели отображается последовательность выполнения бизнес-процесса
(алгоритм) с помощью специальных фигур и стрелок, в соответствии с выбранной нотацией.
В широком смысле нотация – это система условных обозначений, принятых в какойлибо области знаний или деятельности.
Нотации при описании бизнес-процессов – это специальные языки или символы, которые позволяют описывать и визуализировать бизнес-процессы. Они помогают установить единый язык общения между участниками проекта и создать понимание всех шагов процесса.
По аналогии с языками программирования, нотации называют языками моделирования бизнес-процессов.
31
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Опрос в сообществе «Автоматизация бизнес-процессов» выявил такой рейтинг использования нотаций:
1. BPMN. Первое место с большим отрывом.
2. UML
3. EPC
4. ISDEF
5. Прочие нотации
Моделирование представляет собой создание моделей бизнес-процессов с использованием различных нотаций. Это позволяет анализировать процессы на разных уровнях детализации, выявлять проблемные зоны, определять потенциал для оптимизации и автоматизации.
Каждая нотация имеет свои особенности и применяется в зависимости от конкретных задач
и целей.
Нотация BPMN 2.0
В настоящее время наиболее часто используемой является нотация BPMN 2.0 (Business
Process Model and Notation) из-за её удобства. В BPMN используются различные символы для
обозначения задач, событий, шлюзов и потоков данных. Данная нотация содержит более 100
объектов, что позволяет описать все нюансы поведения бизнес-процессов, обеспечивая возможность преобразования модели в исполняемый код.
Открытость нотации BPMN и поддержка большинством средств моделирования и автоматизации бизнес-процессов сделали данную нотацию лидером в моделировании бизнес-процессов. Помимо шагов бизнес-процесса, можно моделировать стартовые, промежуточные и
завершающие события процесса, информационные потоки и потоки сообщений.
32
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример описания процесса при помощи BPMN 2.0
В дальнейшем все примеры бизнес-процессов мы будем приводить только в этой нотации, поэтому рассмотрим ее более подробно далее.
Нотация eEPC
Нотация eEPC (extended Event-Driven Process Chain – событийная цепочка процессов)
используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации EPC
представляет собой упорядоченную комбинацию из событий и функций. Для каждой функции
могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие её, а также проведена декомпозиция на более
низкие уровни.
Пример фрагмента бизнес-процесса в нотации eEPC
33
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
С помощью нотации eEPC бизнес-процесс моделируется в виде перечня шагов процесса,
запускаемых событиями. Нотация удобна для последующей регламентации бизнес-процесса,
а также для анализа информационного потока бизнес-процесса (входящих/исходящих документов).
Нотация eEPC – это не совсем нотация в чистом виде. Принцип eEPC позволяет добавлять собственные элементы и описывать дополнительные объекты, например, операционные
риски, контрольные процедуры, экранные формы, информационные системы, показатели и
многое другое. Это делает нотацию удобной для анализа информационного потока бизнес-процесса (входящих/исходящих документов). На одной схеме можно увидеть не только порядок
выполняемых процессов, но и события, которые управляют развитием процесса, документы,
информационные системы, ресурсы, персонал и т. д.
Логика построения бизнес-процесса с помощью этой нотации очень проста и понятна, но
в ней есть и значительные недостатки. Например, невозможно отобразить процесс в виде переходящего потока работ и взаимодействия между участниками бизнес-процесса (как в нотации
BPMN). В нотации eEPC отсутствуют типы событий, что не позволяет отличить, к примеру,
событие времени от входящего сообщения.
Нотация Basic FlowChart
Процесс (Basic Flowchart, простая блок-схема) – нотация, представляющая собой простой вариант пошагового выполнения алгоритма.
Basic Flowchart состоит из прямоугольников (бизнес-процессы) и стрелок (потоки информации, документов, ТМЦ). Также в нотации используются элементы типа «решение», которые
позволяют делать ветвления. Для обозначения начала выполнения всего бизнес-процесса и его
окончания могут быть использованы фигуры типа «событие» (элементы, похожие на овалы).
34
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример алгоритма в нотации Basic Flowchart
Преимущества Basic Flowchart в простоте и наглядности. С помощью данной нотации
можно быстро описать шаги бизнес-процесса без использования специальных знаний.
Эта нотация представляет собой графическую диаграмму, состоящую из блоков, стрелок
и текстовых описаний.
Основными элементами Basic FlowChart являются блоки, которые представляют различные этапы или шаги в процессе. Блоки могут иметь разные формы и цвета в зависимости
от своей функциональности. Например, прямоугольные блоки обозначают операции или действия, ромбы – условия или решения, а окружности – начало или конец процесса. Для соединения блоков используются стрелки, которые указывают направление потока данных или последовательность выполнения шагов. Также возможно использование текстовых описаний для
более подробного объяснения каждого шага.
Моделирование бизнес-процессов в нотации Basic FlowChart позволяет легко визуализировать последовательность действий и логику работы процесса. Эту нотацию часто используют математики.
Но и недостатки Basic Flowchart также кроются в простоте. Например, очень ограничен
набор графических элементов, на диаграмме никак не обозначены участники бизнес-процесса,
не понятны его исполнители.
Нотация IDEF0
Нотация IDEF0 рассматривается, в основном, как нотация верхнего уровня, иногда говорят «для функционального моделирования». Например, с её помощью удобно показать, как
работает предприятие в целом. А вот элементы, отдельные процессы этого предприятия расписывают в какой-то другой нотации, например BPMN.
Бизнес-процессы в нотации IDEF0
35
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
IDEF0 (Integrated DEFinition for Function Modeling) – это не просто нотация, это язык
проектирования функциональных моделей, включающий как сам язык моделирования, так и
методологию для построения и интерпретации моделей.
IDEF0 исторически является одной из первых нотаций для моделирования бизнес-процессов, которая возникла в американской аэрокосмической промышленности в 1970-ых годах.
IDEF0 помогает понимать и анализировать процессы, определяет логику изменений,
позволяет уточнить требования к проекту, а также поддерживает проектирование на уровне
систем и задач по интеграции.
Основная цель использования данной нотации – моделирование сложных и крупных
систем, в которых задействованы люди, машины, ресурсы, информационные системы и потоки
данных. Модели помогают выявить требования и функции будущей системы. Основной принцип моделирования в нотации IDEF0 указывает, что между функциями, которые входят в различные подсистемы, должно быть как можно меньше связей. На одном уровне должно быть не
больше 5 и не меньше 3 функций.
Главным элементом этой нотации является блок функции, который представляет собой
прямоугольник с названием функции внутри.
Для связей между функциями используются стрелки, указывающие на направление
потока информации или материалов. Также в IDEF0 присутствуют блоки управления, которые
отображают условия или решения, влияющие на выполнение определенной функции.
IDEF0 может быть использована не только для моделирования бизнес-процессов, но и
для анализа и проектирования систем. Эта нотация является универсальным инструментом
для описания функциональных взаимодействий и структуры любой системы. Это приближает
её к языку моделирования ИТ архитектур ArchiMate. Это будет рассмотрено позже.
Описание бизнес-процессов на платформе 1С
Описание и моделирование бизнес-процессов возможно и на платформе «1С: Предприятие». На практике эта возможность есть в большинстве типовых конфигураций.
Бизнес-процессы в «1С: Предприятие» – это прикладные объекты конфигурации. Они
описывают бизнес-логику в карте маршрута и управляют жизненным циклом созданных бизнес-процессов от старта до завершения.
Бизнес-процессы в системе 1С: Предприятие
36
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Бизнес-процесс связан с задачей, которая задает систему адресации и позволяет проектировать карты маршрута в соответствии со структурой, поддерживаемой в прикладном решении.
Благодаря автоматизации бизнес-процессов в коде «1С: Предприятие» система сама
начинает следить за регламентом выполнения работ, тем самым исключается “человеческий
фактор” и сокращается число ошибок. По мере продвижения бизнес-процесса по маршруту
сотрудникам автоматически передается информация о результатах.
Нотация описания бизнес-процессов в «1С: Предприятие» разрабатывалась с учетом
ГОСТ 19.003–80 «Схемы алгоритмов и программ. Обозначения условные графические»
и использует интуитивно понятные элементы и обозначения. Это значит, что даже неподготовленный пользователь может прочитать и понять схемы.
Графическое отображение четко соотносится с текстовым описанием, и обратно. Код
пишется на русском языке, хотя есть возможность использовать английский синтаксис, если
разрабатывается ПО для зарубежных пользователей.
Основные элементы описания бизнес-процессов в «1С: Предприятие» включают в себя:
Процедуры и функции: это основные строительные блоки бизнес-процессов. Они отображаются в виде прямоугольников с указанием соответствующего имени.
Решения: эти элементы представлены ромбами и обозначают точки принятия решений
в процессе. Здесь можно указать условия, по которым происходит разветвление или объединение потоков данных.
Ввод/вывод данных: эти элементы представлены параллелограммами и обозначают операции по получению или передаче информации из или в процесс.
Старт/финиш: эти элементы представлены специальными фигурами – пятиугольниками
и обозначают начало и конец бизнес-процесса.
Описание бизнес-процессов на платформе «1С: Предприятие» может быть выполнено
как в текстовом виде, так и с использованием графической нотации.
По факту «1С: Предприятие» является low-code системой. То есть можно не знать код,
но создать конфигурацию для автоматизации тех или иных бизнес-процессов при помощи различных конструкторов. Но всё-таки вряд ли она будет жизнеспособной, если не вносить какието правки в код. Поэтому бизнес-аналитики, которые работают с «1С: Предприятие», всегда
немного и системные аналитики: основы встроенного языка надо знать, чтобы понимать принципы работы системы.
Случай из практики
В нашей онлайн-академии CORS Academy довольно много курсов. Но когда-то я делал
практически всё сам: искал авторов, записывал уроки, делал тесты и задания, и многое другое.
37
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Но вот пришла пора масштабироваться, и я стал не справляться. У нас появились
заместители, методисты, преподаватели, менеджеры. Все начали выполнять свои задачи.
Однако я продолжал этим всем управлять сам. И, конечно, начал не успевать.
Поспрашивал у коллег, как они планируют процессы создания и продвижения курсов.
Тишина. Или не хотят говорить, или так же, как я – «как получится».
Передо мной встала задача описать процесс создания и продвижения курсов.
Для этого есть масса инструментов.
Но все они очень разные.
«Ноу-код» не подходили, потому что всё-таки даже прорисовать процессы хотелось с
большей детализацией, чем позволяли стандартные инструменты.
В итоге выбор пал на 1С: Битрикс. Потому что там можно не просто прорисовать процесс, но и сделать его запускаемым: задачи сотрудникам будут ставиться последовательно
автоматом при завершении других задач.
Всё-таки пришлось немного поучиться: и там есть свой «лоу-код» язык, без него никак.
Навыки программирования помогли. Даже не знаю, насколько легко было бы научиться без
них. Но в итоге получились довольно удобные запускаемые процессы, автоматом раздающие
задачи.
Инструмент оказался очень полезным.
Но более сложные процессы лучше запускать в 1С: Предприятие.
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
1. Выберите любой понятный вам бизнес-процесс, который можно автоматизировать при
помощи программных продуктов.
2. Опишите этот бизнес-процесс при помощи метода текстовой записи.
3. Опишите для этого процесса входы, выходы, управление и ресурсы.
4. Опишите, какие у этого процесса показатели экономичности, результативности и
эффективности.
38
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Нотация BPMN 2.0. Примеры
Суть нотации BPMN
BPMN, или Business Process Model and Notation, является стандартом для описания бизнес-процессов с помощью графических символов. Эта нотация позволяет представлять процессы в графическом виде, что значительно облегчает их анализ, выявление узких мест и оптимизацию. BPMN 2.0 – самая распространенная нотация для описания бизнес-процессов.
Обобщенный пример модели бизнес-процесса в BPMN 2.0
Нотация BPMN используется в бизнес-анализе для создания диаграмм процессов и моделирования бизнес-логики.
BPMN была создана, чтобы облегчить понимание процессов и коммуникацию между
различными участниками проекта. Она позволяет выразить каждый этап процесса в виде блока
с определенным набором свойств и связей между ними.
Использование нотации BPMN позволяет легко визуализировать и анализировать бизнес-процессы, выявлять узкие места и оптимизировать работу компании. Она также является
стандартом, что облегчает совместную работу и обмен документацией между различными проектами и организациями.
Элементы нотации BPMN: События
События – элементы, которые обозначают, что нужно действовать только тогда, когда
что-то произошло. Любой бизнес-процесс должен иметь хотя бы одно стартовое событие
(начало) и минимум одно завершающее событие (конец).
39
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
События в нотации BPMN
Если в бизнес-процессе необходима пауза до выполнения определенного условия, удобно
использовать события.
Элементы нотации BPMN: Действия
Действие – важнейший элемент нотации BPMN. Оно указывает, что конкретно надо сделать, поэтому необходимо описывать его в повелительном наклонении.
Действия в нотации BPMN
У действий обязательно должен быть хотя бы один входящий поток и хотя бы один исходящий. Несколько входящих потоков отрабатывается по логике «ИЛИ», а несколько исходящих – по логике «И», то есть все одновременно.
Не стоит путать действия с событиями: событие – это то, что произошло, а действие –
то, что необходимо сделать в рамках данного бизнес-процесса.
Элементы нотации BPMN: Логические операторы (шлюзы)
Простой бизнес-процесс может состоять только из стартового события, цепочки действий
и конечного события. Однако в реальном бизнесе таких процессов очень мало. Обычно в бизнес-процессах есть различные сценарии развития в зависимости от определенных условий.
40
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Логические операторы в нотации BPMN
Логические операторы (или шлюзы) задают условия. Они используются как для разветвления одного потока управления на несколько, так и для объединения нескольких потоков в
один.
Внимательно изучите различия между шлюзами исключающего ИЛИ и шлюзами И,
иначе бизнес-процессы будут описаны неверно.
Элементы нотации BPMN: Роли
Роли определяют, кто (или какая команда) будет выполнять определенные последовательности действий.
Роли в нотации BPMN
Особенностью нотации BPMN является описание ролей в рамках дорожек, которые охватывают часть бизнес-процесса. Хотя в последнее время часто для обозначения ролей не применяют дорожки. Вместо них в действиях делают специальные пометки для указания роли,
примерно как в нотации eEPC.
В отличие от дорожек, пулы объединяют целые бизнес-процессы, которые обязательно
имеют стартовое и завершающее событие.
Другие элементы нотации BPMN
Есть и иные элементы в нотации BPMN 2.0.
Элемент «данные» говорит о том, какие данные нужно сохранить, а какие – считать.
Например, когда нужно задокументировать результат действий в бумажном документе или в
автоматизированной системе.
Транзакция – это набор логически связанных действий, который схож с подпроцессом,
но требует завершения или отклонения действия. В транзакции может быть задано несколько
вариантов выхода.
Элементы документации используются для внесения комментариев в описание бизнес-процессов, что помогает пояснить детали и улучшить понимание.
41
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Документация, транзакции и данные в нотации BPMN
Почему так популярна нотация BPMN
Нотация BPMN является мощным инструментом для моделирования бизнес-процессов
и управления ими. Однако, как и любой инструмент, она имеет свои преимущества и ограничения.
Главные преимущества нотации BPMN заключаются в её стандартизации и понятности.
Стандартный набор символов и обозначений позволяет легко читать и создавать диаграммы
процессов, а также быстро адаптироваться к новым проектам. Нотация описывает процессы
языком, доступным всем участникам проекта: команде разработки и представителям заказчика.
Информация в графическом виде всегда доступнее для восприятия, чем сложный технический текст. Заказчику из схем понятно, как будет работать система, и можно внести коррективы еще на этапе обсуждения проекта. BPMN-диаграмма исключает возможность «двойного прочтения», улучшая коммуникацию как внутри компании, так и в процессе общения
разработчика с заказчиком.
Особым удобством в BPMN является разделение ролей по дорожкам. Однако бывают
ситуации, когда это мешает восприятию последовательности бизнес-процесса. В таких случаях
удобнее проводить моделирование в нотации EPC.
Однако нотация BPMN не лишена и ограничений. В первую очередь, это сложность
использования в случаях, когда необходима детализация процессов на микроуровне. Также
стандартная нотация может быть неэффективной при работе с комплексными процессами или
при изменении уже существующих моделей.
В целом же, использование нотации BPMN является полезным для бизнес-аналитиков при создании моделей бизнес-процессов. Наличие единого стандарта позволяет повысить
эффективность коммуникации между участниками проекта и сократить время на разработку
диаграмм.
42
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример 1. Обработка заказа клиента
Возьмем пример описания бизнес-процесса обработки заказа клиента в нотации BPMN
2.0. Тут и далее приводим примеры работ учеников CORS Academy: сможете найти, что можно
дополнительно оптимизировать в этих процессах?
Бизнес-процесс обработки заказа клиента, полученного с сайта
В модели есть четыре ответственных: менеджер по продажам, менеджер по закупкам,
бухгалтер и кладовщик.
Рассмотрим действие: проверка наличия товара на складе.
Если товара нет, менеджер по закупкам проверяет возможность его закупки. Эти действия отражаются в бизнес-процессе.
Если товар закупить нельзя, процесс завершается, и менеджер сообщает покупателю о
его отсутствии.
Если товар закупить можно, процесс продолжает менеджер по продажам. Он проверяет
наличие клиента в базе. Если клиента нет, он создает нового клиента и заключает договор.
Если клиент есть в базе, менеджер выбирает его из списка и проверяет вид договора:
предоплата или постоплата.
Если договор с предоплатой, менеджер проверяет поступление оплаты. Если оплата не
поступила, он сообщает об этом бухгалтеру. Бухгалтер звонит клиенту, чтобы узнать, планируется ли оплата. Если оплата не планируется, бизнес-процесс завершается. Если всё в порядке,
бухгалтер через определенное время (хорошо бы добавить событие) снова проверяет наличие
оплаты.
Если оплата поступила, менеджер оформляет документацию, формирует счет-фактуру и
создает команду кладовщику на отгрузку товара.
Можно ли этот бизнес-процесс оптимизировать? Да, конечно. Но об оптимизации поговорим далее. А пока следующий пример.
Пример 2. Оплата счета поставщика
Рассмотрим еще один пример бизнес-процесса, описанного в нотации BPMN 2.0.
43
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Бизнес-процесс оплаты счета поставщика
нист.
В этом простом бизнес-процессе присутствует только одна роль – бухгалтер-операцио-
Стартовое событие запускает процесс, и бухгалтер сразу проверяет, согласована ли
оплата. Если нет – процесс завершается.
Если оплата согласована, бухгалтер по определенным правилам устанавливает дату
оплаты и сообщает её менеджеру.
При наступлении даты оплаты бухгалтер проверяет, есть ли достаточно денег для оплаты.
Если нет – назначается новая дата.
Если денег достаточно, бухгалтер оформляет платежку, отправляет её в банк и оформляет списание с расчетного счета.
Можно ли этот бизнес-процесс оптимизировать? Конечно. Но об этом будем говорить
дальше.
Пример 3. Набор персонала
И еще один пример: набор персонала.
Бизнес-процесс набора персонала
При возникновении потребности в персонале руководитель готовит требования к кандидату и отправляет запрос в службу персонала.
Служба персонала сперва ищет кандидата внутри компании. Если кандидата нет, проводится поиск вне компании и проверяются резюме до тех пор, пока кандидат не будет найден.
Когда кандидат найден, проводится беседа, а затем организовывается и проводится собеседование с руководителем.
44
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Если кандидат подходит, он оформляется на работу. Если не подходит, возвращаемся к
поиску.
Всем ли организациям подходит такой бизнес-процесс набора персонала? Конечно нет.
Можно ли этот бизнес-процесс оптимизировать? Конечно да.
Но об этом поговорим далее.
Случай из практики
До запуска CORS Academy я успел проработать в крупных 1С: Франчайзи топ-менеджером. Приобрёл опыт распределения большого объёма задач на ограниченное количество специалистов с разной квалификацией.
В итоге я даже сделал специальный курс для партнёров 1С: Рарус «Повышение эффективности отделов внедрения», где подробно описал этот процесс. Курс и сейчас можно приобрести на площадках «Раруса».
Встречаемся мы как-то с другом в баре, выпить по кружечке пенного. А друг руководит
сервисной IT-компанией. И он говорит:
– Слушай, у меня довольно большой объём заявок на Service Desk. Конечно же, есть автоматизация: всё как положено. Но всё равно проблемы присутствуют. И с качеством, и со
скоростью исполнения. У тебя же есть опыт распределения заявок? Поделись.
Я всегда с удовольствием делюсь опытом:
– Да, были ситуации, когда на 50–70 специалистов надо было распределять заявки. При
этом в пиковый период казалось, мы не справимся – их могло быть больше 100. А «удалёнки»
тогда не было, к клиентам надо было выезжать. Но всё же справляться удавалось. И качеством клиенты были довольны.
– А как так удавалось? Какие факторы учитывали?
– Очень много факторов. Квалификация специалистов, их загрузка, наличие уникальных
компетенций, опыт, пожелания заказчиков, срочность, объём работы и десятки других факторов. В общем, всё сложно, вон купи лучше мой курс да сам всему научишься.
Он настаивал:
– Да ты своими словами объясни, «на пальцах», я пойму! Нарисуй вот тут…
И даёт мне лист бумаги и ручку.
Ну что ж… Заказываю ещё кружечку пенного, раз такое дело, и начинаю рисовать.
Я человек эмоциональный, и схема получилась очень эмоциональной. Я говорил и что-то
рисовал на бумаге: прямоугольники, стрелочки, спирали, зигзаги. В итоге друг многое понял,
но на бумаге осталась совершенная «мазня», похожая на детские каракули.
Но друг этот листок бумаги забрал.
Каково же было моё удивление, когда через год, оказавшись в офисе у того друга, я увидел, что тот листок, размалёванный мной в баре, висит у него в кабинете в рамочке. Кто
45
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
не знает, может подумать, что это какой-то ценный набросок из ранних работ Сальвадора
Дали, который особо берегут. Но я-то вспомнил свою «мазню»:
– Господи, ты ЭТО вставил в рамку? Ты нормальный вообще? Там же ничего не
понятно!
– Илья, кому-то может и не понятно, а мне понятно всё!
Мораль: иному и «мазня» – нотация.
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
В этом задании вы на практике прочувствуете разницу между текстовым описанием бизнес-процесса и его графическим представлением.
1. Подумайте, как может выглядеть бизнес-процесс набора персонала в вашей организации. Если вы не работаете, то придумайте гипотетический процесс.
2. Опишите этот бизнес-процесс, используя нотацию BPMN 2.0.
Примечание: для моделирования бизнес-процесса в нотации BPMN вы можете воспользоваться любым доступным редактором или сервисом. Специализированные инструменты для
этого мы изучим чуть позже.
46
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Оптимизация бизнес-процессов
Цели оптимизации бизнес-процессов
Мы разобрались, как описывать и моделировать бизнес-процессы. Теперь нужно приступить к главному: научиться оптимизировать бизнес-процессы, делая их более экономичными,
эффективными и результативными. Кроме оптимизации, существует понятие реинжиниринга
бизнес-процессов. Постараемся разобраться с этими терминами.
Заказчики могут ожидать различные результаты от оптимизации бизнес-процессов. Вот
основные из них:
• Повышение скорости работы с данными
• Сокращение ручных операций
• Обеспечение прозрачности компании для руководства
• Упорядочение и закрепление правил в системе
• Сокращение издержек на выполнение работ
• Повышение качества принятия решений
• Снижение ненужных затрат
• Увеличение рентабельности
Эти цели объединяют в себе как бизнес-цели, так и цели оптимизации и автоматизации
бизнес-процессов.
Отличия оптимизации от реинжиниринга бизнес-процессов
Реинжиниринг бизнес-процессов – это поэтапные изменения в компании, направленные
на совершенствование деятельности, измеряемые с точки зрения бизнес-процессов и их показателей.
47
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Реинжиниринг бизнес-процессов
Цель реинжиниринга бизнес-процессов – улучшение показателей компании.
Реинжиниринг применяют в ситуациях, когда снижается рентабельность бизнеса. Причиной снижения не обязательно является плохая работа сотрудников; потеря прибыли может
быть связана с неактуальностью продукта, возросшим уровнем конкуренции или износом оборудования.
Причины проведения реинжиниринга могут быть следующими:
• Компания проигрывает конкурентам
• Экономический кризис в целом и спад какой-то части рынка в частности
• Компания хочет выйти на новый уровень прибыли
• Реинжиниринг в рамках импортозамещения, когда компания стремится занять нишу,
освободившуюся после ухода иностранных конкурентов
Обычно реинжиниринг воспринимают как полное обновление бизнес-процессов компании. Однако существует подход, согласно которому реинжиниринг может быть частичным, то
есть оптимизацией, когда предприниматель меняет отдельные бизнес-процессы или направления деятельности компании.
Отличия реинжиниринга от оптимизации:
48
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Оптимизация предполагает постепенное, поэтапное улучшение показателей, тогда как
реинжиниринг носит радикальный характер.
• При оптимизации совершенствование осуществляется на основании уже действующих
процессов. В реинжиниринге бизнес-процессы внедряются с «чистого листа».
• Оптимизация реализуется на протяжении короткого периода, тогда как для реинжиниринга потребуется длительное время.
• При реинжиниринге новые процессы внедряются по направлению «сверху вниз», тогда
как при оптимизации – наоборот.
• Оптимизация характеризуется узким охватом, тогда как реинжиниринг – широким.
• Реинжиниринг отличается повышенными рисками, тогда как оптимизация характеризуется умеренным риском.
Проблемы, требующие оптимизации бизнес-процессов
Вот какие проблемы, требующие оптимизации бизнес-процессов, мы рассмотрим:
• Нехватка элементов
• Лишние элементы
• Зацикливания
• Неверная последовательность
• Лишние повторы действий
• Непредусмотренные ситуации
• Перепутанные роли
• Неуниверсальность
• Бесцельные действия
Все эти проблемы ведут к остановке бизнес-процесса, его замедлению или принятию
неверных решений, что ухудшает показатели деятельности предприятий. Задача бизнес-аналитика – выстроить процессы, близкие к идеальным. Поэтому подумаем, что можно изменить.
В качестве примера возьмем уже знакомый бизнес-процесс набора персонала. Заодно
вы увидите, насколько разные могут быть, казалось бы, одинаковые бизнес-процессы в разных
организациях. При этом в каждом примере можно оптимизировать бизнес-процесс не только
в рамках описанной проблемы, но и найти другие пути оптимизации. Подумайте, какие!
Как обычно, все примеры бизнес-процессов составлены учениками CORS Academy.
Пользовались ученики разными инструментами, поэтому само начертание несколько отличается.
49
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример 1. Нужны события – оповещения
Оптимизация: добавляем события – оповещения.
Этот бизнес-процесс простой и понятный, но при переходе потока управления между
дорожками обычно необходимы события – оповещения.
Часто бывает, что отдел персонала отклоняет заявку на поиск кандидата, но не оповещает об этом руководителя, который ищет кандидата. Также кандидату следует из вежливости
сообщать, если он не принят.
В данной ситуации руководителя необходимо оповестить (например, по электронной
почте), что необходимо провести собеседование. Руководитель, в свою очередь, должен сообщить в кадровую службу, если собеседование успешно пройдено.
Пример 2. Зацикливание
Оптимизация: предусматриваем условия для выхода из цикла
50
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Зацикливания – это очень частые проблемы как на этапе проектирования бизнес-процесса, так и на этапе его автоматизации. Они возникают, когда мы бесконечно повторяем уже
ненужные действия, потому что не предусмотрено условие, при котором нужно прекратить это
делать.
В данном бизнес-процессе обращаем внимание на то, что если кандидат не подошел в
процессе тестирования, мы снова приглашаем кандидата.
Во-первых, нужно уточнить, что нужно пригласить именно очередного кандидата на
собеседование, а не того же. Бизнес-процесс должен быть максимально понятным! При автоматизации процесса программа может прислать приглашение тому же кандидату, если такой
алгоритм заложен.
Во-вторых, нужно понять, что делать, если кандидаты в списке закончились. В этом случае нужно добавить условие: если кандидаты из списка закончились, то следует либо повторить
поиск, либо прекратить его, либо искать где-то еще.
Пример 3. Повторение ненужного действия
Оптимизация: отменяем ненужное повторяющееся действие.
51
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
В этом бизнес-процессе, если кандидат не согласован, мы каждый раз заново размещаем
вакансию в СМИ. Однако нужно всего лишь переместить стрелку на следующее действие: обработать следующие поступившие отклики на вакансии.
Если вы думаете, что такие неоптимизированные действия не встречаются в жизни, то
вы сильно ошибаетесь. Например, неопытные программисты часто включают в цикл действия,
которые нужно вынести за его пределы. В результате они постоянно повторяются, и именно в
таких местах программа теряет быстродействие.
Пример 4. Недостаток шлюзов
Оптимизация: добавляем вариант, когда кандидата не выбрали.
Часто бизнес-процессы моделируют, не предусмотрев всех вариантов развития событий.
Иногда бизнес-процессы рисуют линейно, без единого шлюза. Такое упрощение приводит к
тому, что становится неясно, что делать в непредусмотренных ситуациях.
Типичное «больное место» ботов, которые пытаются проконсультировать клиентов в
чате, заключается в том, что они знают ответы далеко не на все вопросы. Лучше предусмотреть
сразу вариант «связаться с человеком» или хотя бы с Искусственным Интеллектом, если он
реально обучен «на все случаи жизни».
В нашем примере совершенно не ясно, что делать, если кандидата не выбрали. Чтобы
оптимизировать процесс, нужно добавить шлюз «Выбрали?», и если кандидата не выбрали,
продолжить его поиск.
52
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример 5. Неверное распределение ролей
Оптимизация: окончательное решение по кандидату принимать руководителю
Неверное распределение ролей – важная проблема при оптимизации бизнес-процессов. Нужно понимать, кто за что отвечает в организации, какие у сотрудников должностные
инструкции, какую работу они реально умеют выполнять, что делают максимально хорошо, и
у кого есть достаточно времени.
Процесс распределения ролей – крайне сложный и неоднозначный. Как правило, он относится к компетенции руководителя, однако бизнес-аналитик, смоделировав бизнес-процессы,
может помочь в этом.
В нашем примере наблюдается странная ситуация: руководитель отдела только делает
заявку на кандидата, а руководитель департамента только ее согласовывает. Однако никто из
них не принимает участие ни в собеседованиях, ни в утверждении кандидата на должность.
Таким образом, заказчик кандидата не принимает решения в его выборе. Зато отдел кадров,
который обычно должен быть задействован только в кадровом делопроизводстве, выполняет
функцию менеджеров по персоналу.
Для убедительности добавлю, что даже в такой крупной фирме, как 1С, лично директор
проводит собеседования со всеми новыми сотрудниками. Я это точно знаю, потому что работал
в фирме 1С, и со мной тоже проводили такое собеседование.
53
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример 6. Бесцельное действие
Оптимизация: понять цель и дописать бизнес-процесс
Бесцельные действия – один из главных бичей неоптимизированных бизнес-процессов.
Часто бывает, что какие-то действия выполняются просто по привычке.
Например, при переходе на автоматизированную систему сотрудники могут продолжать
документировать операции в бумажных документах. Возможно, в момент перехода это имело
смысл. Но нужно ли это теперь?
Бесцельные действия увеличивают ненужные временные и материальные расходы организации, ведь сотрудники получают зарплату.
В данном случае непонятно, зачем HR-директор «оценивает» заявку на поиск персонала.
Если он должен как-то скорректировать ее, то это нужно указать. Если он может отклонить
или отправить на доработку, необходимо добавить соответствующие шлюзы.
54
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример 7. Не дается время на внешние процессы
Оптимизация: добавить событие – ожидание
Бизнес-процесс часто рисуют так, что одно действие следует за другим. Так делать правильно, если всё зависит только от сотрудников организации. Но это неправильно, если между
действиями происходит что-то во внешнем мире, от чего зависит продолжение наших действий.
Например, не всегда можно сразу получить от клиента оплату – на это нужно время.
Нельзя мгновенно доставить товар на склад. То есть должно либо пройти какое-то время (тогда
можно проверить платеж), либо произойти какое-то событие (доставка товара на склад).
В нашем примере нельзя отбирать кандидатов, которые откликнулись на вакансию, сразу
после ее размещения: нужно подождать какое-то время, чтобы отклики появились. Например,
менеджер по персоналу может проверять отклики каждый день (событие – прошедшее время)
или реагировать на каждое письмо кандидата (событие – письмо).
Дополнительные пути оптимизации бизнес-процессов
Во всех приведенных выше примерах бизнес-процессах ошибок больше, чем мы описали. Ведь это учебные примеры, выполненные стажерами. Постарайтесь найти те, о которых
не сказано, Но кроме ошибок в использовании нотации, в этих диаграммах есть и другие пути
улучшения.
Приведем следующие дополнительные пути оптимизации:
• Бизнес-процесс должен быть достаточно универсальным. Например, не прописывать
алгоритм поиска кандидата для определенного отдела или на определенную должность, а сде55
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
лать его единым для всей компании. Это увеличивает прозрачность процессов, позволяет получать удобные отчеты и облегчает автоматизацию.
• Нужно выстраивать как можно более логичные бизнес-процессы, оптимальные по времени выполнения. Можно менять местами действия, выполнять их параллельно. Иногда можно
разбить задачу на подзадачи и распределить их между исполнителями.
• Распределив время на выполнение определенных действий, можно многое оптимизировать: длительность самого процесса, прохождение через разные согласования, распределение ролей. Можно найти «узкие места», которые тормозят весь процесс. Можно понять, какие
сотрудники простаивают, а какие перегружены.
• Смоделировав процесс, легко понять, какие участки можно автоматизировать, чтобы
улучшить скорость их прохождения и освободить сотрудников от ручного труда.
Некоторые системы для моделирования бизнес-процессов позволяют больше, чем просто
их графическое описание. Одни могут «запустить» процесс, смоделировав реальную ситуацию.
Другие дают возможность автоматизировать бизнес-процесс прямо на базе моделей. Третьи
умеют писать должностные инструкции. Рассмотрим различные подобные инструменты далее.
Случай из практики
Когда я занимался непосредственно автоматизацией бизнес-процессов, пришёл я на
переговоры об автоматизации в организацию, которая занималась тем, что отправляла специалистов (врачей, геологов, учителей) на работу за рубеж. Находилась контора в высотке
на Новом Арбате, а работала ещё со времён СССР. Неудивительно, что большинство сотрудников там было в пожилом возрасте.
Стояла задача «осовременить» автоматизацию учёта. И я сразу решил, что нужно
прописать бизнес-процессы «как есть», а потом уже думать, как их усовершенствовать.
Ну и я начал задавать вопросы главному бухгалтеру…
– Вам хотелось бы автоматизировать бухгалтерский учёт?
– Да, вот видите: очень долго счета-фактуры выписываются.
Начал изучать вопрос. Оказалось, что на выписке счетов-фактур работало аж три
человека, под которых был выделен отдельный кабинет. Целый отдел! Я, конечно, сказал
бы главбуху, что достаточно и одного человека, и того много. Но что она будет делать с
коллегами, с которыми проработала полжизни и которым год до пенсии?
Продолжаю расспросы…
– Расскажите, пожалуйста, какие субконто вы используете в работе?
– А чего рассказывать? Сейчас покажу…
Каково было моё удивление, когда она привела меня к огромному шкафу с древними
фолиантами. В её понимании «субконто» было что-то типа книги, в которых есть какието списки. Например, субконто «Валюты», или субконто «Страны». Так вот толку от этих
56
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
«субконто» лишь в том, что каждому элементу присваивается свой код… И как бы вы
думали, для чего?
В точку, для автоматизированных расчётов!
Ну и последний ответ на эту тему меня окончательно добил…
– Скажите, но хоть какая-то автоматизация учёта у вас есть?
– А как же! Мы сдаём все сведения на бумажных носителях в вычислительный центр,
нам приходят распечатанные табулеграммы, которые мы расшифровываем.
Что такое табулеграммы и как их приходится расшифровывать, я уже не стал узнавать. Всё было и так понятно: автоматизация застряла в СССР.
Вот и такие организации ещё встречаются! И ничего, как-то ведь работают…
Это я к чему… Некоторые бизнес-процессы можно оптимизировать намного глубже,
чем мы предполагаем, когда приходим к заказчику. В данном случае оптимизацией не поможешь, нужен полный реинжиниринг. Но готов ли к этому заказчик? Это главный вопрос.
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
В прошлом задании вы описали процесс набора персонала. Теперь вы увидели, какое
разнообразие решений может породить эта задача.
1. Подумайте, как можно оптимизировать ваш бизнес-процесс. Используйте все вышеперечисленные рекомендации.
2. Перепишите ваш бизнес-процесс так, чтобы он был максимально оптимизирован.
Примечание: для моделирования бизнес-процесса в нотации BPMN вы можете воспользоваться любым доступным редактором или сервисом. Специализированные инструменты для
этого мы изучим далее.
57
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Инструменты для моделирования бизнес-процессов
Задачи по работе с бизнес-процессами
Выше мы рассмотрели скриншоты бизнес-процессов с допущенными в них ошибками.
Вы могли заметить, что они описаны в соответствии с нотацией BPMN 2.0, но всё равно выглядят по-разному. Дело в том, что они были выполнены в разных инструментах.
Моделирование графических моделей бизнес-процессов удобно выполнять с помощью
программных продуктов бизнес-моделирования. У каждого из них есть свои преимущества,
бесплатный пробный период использования и свои сторонники. Каждый продукт поддерживает различный набор нотаций.
Рассмотрим основные инструменты, известные на сегодня.
Чтобы верно выбрать инструменты для моделирования, сначала нужно понять, какие
задачи ставятся помимо описания процессов.
Задачи по работе с бизнес-процессами
Условно разделим задачи по целям: одни относятся к оптимизации процессов, другие –
к автоматизации.
Первые три задачи относятся больше к описательной части моделей. Они ведут к сокращению неучтенных требований и внеплановых доработок при внедрении автоматизированных
решений.
Блок задач, связанных только с оптимизацией процессов, больше относится к области
консалтинга и может обойтись без дополнительной автоматизации.
Если говорить о задачах для автоматизации бизнес-процессов, их решение может привести к оптимальным способам реализации ИТ-проекта, сокращению сроков и стоимости, обеспечению качества внедрения.
58
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Сравнение инструментов по моделированию бизнес-процессов
Инструменты для моделирования бизнес-процессов
В таблице представлены краткие характеристики некоторых инструментов по типу, области применения и целевым группам. Поскольку в настоящее время всё более популярны отечественные продукты, сообщаем, что все представленные продукты являются отечественными,
за исключением Bizagi, ARIS Express и решений от Microsoft (Excel и Visio).
Рассмотрим наиболее популярные из этих инструментов подробнее, а затем расскажем
о решениях, которые не включены в этот список.
Microsoft Excel+Visio
59
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Бизнес-процессы в Microsoft Visio
Продукты Microsoft – одни из самых распространенных благодаря широкому распространению Microsoft Office и простоте использования. Visio – это простой редактор графических
схем, а для табличного описания процессов Excel вряд ли найдёт равных.
Преимущества:
• Простота освоения
• Нет ограничений в рамках нотаций
• Знакомо пользователям, минимальное обучение
• Легкость прочтения
Недостатки:
• Отсутствие автоматизированных средств обработки данных
• Отсутствие заданного стандарта описания
• Нет интеграции между процессами
• Нет интеграции процессов в ИС
Bizagi
Бизнес-процессы в Bizagi
Bizagi позволяет создавать бизнес-модели строго в нотации BPMN. Имеется функционал
анализа и оптимизации, возможность проверки целостности модели. Можно заполнять атрибуты процессов и требования к ИС, а также интегрировать процессы в прикладные решения.
Преимущества:
• Простота освоения
• Наличие бесплатных версий
• Легкость прочтения моделей
Недостатки:
• Ограниченные средства обработки данных
• Отсутствие типовых проектных документов
• Нет управления автоматизацией
60
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
ARIS Express
Бизнес-процессы в ARIS Express
Если вы предпочитаете работать не только с нотацией BPMN, но и с eEPC, ARIS
Express вам точно понравится. Инструмент позволяет моделировать сложные бизнес-процессы
и заполнять атрибуты процесса. Можно описывать процессы не только в виде потоков работ, но
и в виде потоков данных. Присутствует простая канбан-доска со статусами выполнения работ,
но в качестве дополнительного инструмента, не связанного с процессами.
Преимущества:
• Связи между процессами
• Простота использования
• Потоки данных как отдельная модель процесса
• Наличие бесплатной версии
Недостатки:
• Отсутствуют средства проверки целостности модели и анализа логики процессов
• Нет русификации
61
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
StormBPMN
Бизнес-процессы в StormBPMN
Основная нотация этой отечественной системы – BPMN. Возможна командная работа,
заполняются атрибуты процесса и задач. Проверка качества диаграмм позволяет избежать
типовых ошибок в моделировании, что особенно полезно новичкам. Есть функция проверки
прохождения токена и оценки длительности сценариев процесса, что позволяет применять
подходы к оптимизации моделей бизнес-процессов.
Преимущества:
• Облачная версия: легкий старт
• Печать регламентов по процессам
• Высокая ориентация на качество процессов в BPMN
• Наличие бесплатного тарифа
Недостатки:
• Нет средств анализа и оптимизации процессов
• Отсутствуют инструменты по управлению разработкой и внедрением
62
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Business Studio
Бизнес-процессы в Business Studio
Система позволяет описывать графические схемы сложных бизнес-процессов в множестве нотаций. Имеются атрибуты процесса и карточки элементов процесса. Возможны назначение метрик и показателей эффективности, показателей по BSC (системе сбалансированных
показателей), а также формирование отчетов по показателям.
Преимущества:
• Большое количество нотаций процессов
• Широкие средства регистрации атрибутов процессов
• Печать регламентов по процессам (можно превратить в должностные инструкции)
• Мощный инструмент управления по показателям
Недостатки:
• Нет средств анализа и оптимизации процессов (кроме KPI)
• Отсутствуют инструменты по управлению разработкой и внедрением
• Плохо проработана интеграция процессов в ИС
• Очень много объектов в системе, сложно ориентироваться
• Сложность в освоении
63
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
ELMA
Бизнес-процессы в ELMA
ELMA – мощное решение, основная нотация которого – BPMN. Можно создавать как
простые, так и сложные бизнес-процессы, состоящие из подпроцессов. ELMA-365 – это облачная модификация BPM-системы ELMA для автоматизации бизнес-процессов, использующая
платформу Low-code для ускорения цикла от возникновения бизнес-потребности до готового
решения.
После создания схемы становятся исполняемыми. ELMA-365 ставит задачи участникам
бизнес-процесса и направляет им всю необходимую информацию, позволяя контролировать
стадии и сроки исполнения процессов. Возможно назначение метрик и показателей эффективности, а также формирование отчетов о выполнении процессов. Есть возможность графически
отслеживать ход выполнения процесса.
Дополнительно стоит отметить, что встроена возможность интеграции, например с 1С.
Можно обмениваться справочной информацией и настраивать правила обмена.
Преимущества:
• Наличие эталонных моделей
• Проверка целостности
• Простота использования
• Широкий спектр инструментов проектирования и формализации процессов
• Печать типовой документации
Недостатки:
• Ориентация на собственную платформу
• Ограниченный набор инструментов по управлению разработкой и внедрением
64
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Comindware
Бизнес-процессы в Comindware
В Comindware библиотека типовых процессов шире, чем в ELMA. Также есть закрепление ответственных за процедуры, формирование отчетов о выполнении задач и мониторинг хода процесса. Интеграция с 1С также присутствует, но с меньшими возможностями
настройки, чем в ELMA.
Преимущества:
• Наличие типовых кейсов по большому количеству процессов (закупки, продажи, бюджеты и прочие)
• Простота использования
• Печать типовой документации по процессу
Недостатки:
• Отсутствуют средства проверки целостности модели и анализа логики процессов
• Ограниченный набор инструментов по управлению разработкой и внедрением
• Фокус на управление взаимодействием
Как выбрать оптимальный инструмент
Мы объединили в таблицу некоторые самые популярные процессы, описав их функции
и характеристики.
65
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Выбираем инструмент моделирования бизнес-процессов
В более подробный обзор не включили СППР, как довольно специфичный продукт.
Также не стали подробно описывать менее популярные Visari BPM, Creatio и Первая форма.
Опрос в сообществе «Автоматизация бизнес процессов» выявил следующий рейтинг
использования инструментов для моделирования бизнес-процессов:
1. Visio
2. Business Studio
3. StormBPMN
4. ELMA
5. Bizagi
6. ARIS Express
7. Другие системы
Однако не следует руководствоваться только популярностью: каждая из систем имеет
свои плюсы и минусы.
Некоторые системы мы вовсе не включили в обзор:
• Directum, Docsvision, 1С: Документооборот – средства автоматизации документооборота и управления документами
• ARIS, Business Modeler, BPwin 7 – дорогие западные средства, не локализованные под
Россию
• Бизнес-инженер, Корпоративный навигатор, Орг. Мастер – предназначены чисто для
консалтинговых работ (формализация и регламентация процессов)
• Confluence, Jira, Битрикс24 и другие средства групповой работы – предназначены в
большей степени для управления групповым взаимодействием и коммуникациями
• Большое количество других систем для моделирования бизнес-процессов не включены
в обзор из-за низкой популярности
Желаем удачи в выборе оптимального решения!
66
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Случай из практики
Однажды позвал меня пообщаться директор одного склада. Но это лишь для меня его
предприятие было просто «склад», как для автоматизатора. В действительности это был
не просто склад, а хранилище овощей и фруктов.
Захожу я в кабинет, начинаем беседу. И директор показывает на вазу с бананами:
– Угощайтесь!
Смотрю – бананы-то зелёные…
– Нет, спасибо…
– Что, не понравилось, что зелёные? А мне вот не понравилось, что ваши менеджеры
утверждают, что мне подойдёт типовое решение для автоматизации склада. Пойдёмте-ка,
я покажу, как у нас всё устроено…
И мы пошли на склады. Ранее я уже был на складах. Это были склады с ячеечным хранением, где основная задача – грамотно собрать заказ, набирая товары с разных стеллажей.
Тогда мы внедряли специализированное решение для складской логистики. Но этот склад (или
не совсем склад) был совсем другим.
Оказывается, из-за границы фрукты к нам прибывают немного недозрелыми. В противном случае они просто не доедут и по дороге испортятся. В частности, бананы прибывают
зелёными.
Затем их помещают в специальные газовые камеры, наполненные азотом, и при определённой температуре фрукты дозревают. Причём для разных фруктов нужна разная температура и длительность дозревания.
Поняв, как выстроен процесс дозревания, мы прорисовали бизнес-процесс и поняли, что
типовая «1С: Управление торговлей» не подойдёт: нужны доработки, которые позволяли
строго контролировать процесс.
Получается, что иногда склад – это не только склад, но и немного производство.
Больше меня зелёными бананами не угощали. Но когда я вижу такие в магазине, понимаю: где-то пора менять бизнес-процессы…
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
В прошлом задании вы оптимизировали процесс набора персонала. Теперь будем пробовать инструменты.
1. Выберите минимум два инструмента для моделирования бизнес-процессов.
2. Смоделируйте ваш бизнес-процесс в каждом из них.
67
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
3. Опишите плюсы и минусы выбранных решений и определитесь с тем решением, которое вы будете использовать в работе.
Примечание: многие решения имеют бесплатную версию.
68
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Рекомендуемые курсы и книги по данному разделу
1. «Курс Аналитика 1С» от CORS Academy, если вы собираетесь автоматизировать бизнес-процессы на базе 1С.
2. Курс «Моделирование и оптимизация бизнес-процессов» от CORS Academy, если
хотите более глубоко погрузиться в тему.
3. Книга «Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 4.0».
4. Отдельные части книги «BABOK. Руководство к своду знаний по бизнес-анализу».
69
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Глава 2. Автоматизация учета и управления
Виды учета и их автоматизация
Учет: понятие и основные виды
Теперь мы поняли, что такое бизнес-процессы и как их можно моделировать. Переходим
к тому, какие бизнес-процессы можно автоматизировать и какую пользу это принесет предприятию.
Прежде всего, нужно ввести понятие учета. Разобравшись в том, что можно учитывать,
мы поймем, как использовать учет для управления предприятием.
Многие считают, что учет – это прежде всего бухгалтерия. Однако на самом деле видов
учета существует довольно много.
Существует много разных определений учета. Самое простое – это производное от слова
«учитывать», то есть учет – это операция, когда мы что-то учитываем. Дадим более академическое определение.
Учет – это фиксация состояния параметров экономических процессов или объектов, а
также сбор и накопление сведений о них.
Учет ведется с древнейших времен, еще со времен шумеров. Когда археологи стали находить первые глиняные таблички с клинописью, они поняли, что на табличках представлено
описание ведения учета долгов: кто-то что-то задолжал кому-то, кто-то кому-то что-то продал.
Таблички, которым по несколько тысяч лет, содержат именно учетные данные.
Основные виды современного учета представлены на схеме.
Основные виды учета
Основные виды учета:
• Регламентированный учет
• Управленческий учет
• Оперативный учет
• Статистический учет
Как правило, государство разрабатывает правила и нормы для регламентирования ведения учета по тем или иным параметрам.
Регламентированный учет – это учет, правила ведения которого определены законодательно и закреплены в учетной политике предприятия. В Российской Федерации регламен70
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
тированный учет включает бухгалтерский и налоговый учет, кадровый учет, учет расчета зарплаты и некоторые другие.
Основная цель ведения регламентированного учета на предприятии – формирование
регламентированной отчетности для различных государственных органов, например, для налоговой службы.
Управленческий учет – вид учета, нацеленный на предоставление информации для
внутренних пользователей (руководства компании), чтобы они могли принимать обоснованные управленческие решения.
Управленческий учет охватывает анализ стоимостей, доходов, прибыльности, эффективности и других показателей, важных для управления.
Управленческий учет – это консолидированный учет. Например, нам не нужно знать,
какой конкретно товар продается в магазине каждый день. Важно знать общий оборот за день
и размер прибыли.
Оперативный учет – это систематическое наблюдение, регистрация, обработка и хранение информации о текущем состоянии и движении материальных, трудовых и финансовых
ресурсов предприятия в реальном времени или в кратчайшие сроки (например, ежедневно или
ежеминутно).
Данные оперативного учета могут использоваться как для управленческого, так и для
регламентированного учета. Оперативный учет можно считать первичным по отношению к
остальным видам учета, потому что он фиксирует конкретные операции.
Статистический учет – это система сбора, обработки, анализа и интерпретации количественных данных, предназначенная для систематического отражения измеряемых характеристик социально-экономических и других явлений в их взаимосвязи, развитии и условиях существования. Например, управление статистики ведет учет того, как работают фирмы,
сколько их в том или ином регионе, какой возрастной состав сотрудников и т. д.
Далее пройдемся по основным видам учёта подробнее, а также рассмотрим некоторые
подвиды оперативного и регламентированного учёта. Статистический учёт рассматривать не
будем, поскольку он напрямую не служит целям бизнеса, а лишь предоставляет информацию
для специальных служб. Конечно, для принятия решений можно пользоваться статистическими данными, но обычно статистика ведется вне предприятия.
Связь учета с управлением и бизнес-процессами
Учет, управление и бизнес-процессы на предприятии тесно связаны, поскольку:
• Учет предоставляет данные о финансовом состоянии предприятия, доходах, расходах,
прибыли и убытках, что является основой для принятия управленческих решений.
• Каждая операция, связанная с бизнес-процессами предприятия, должна быть корректно отражена в учете. Это позволяет контролировать деятельность компании.
• Учет позволяет анализировать эффективность бизнес-процессов, выявлять «узкие
места» и разрабатывать меры по их оптимизации и даже реинжинирингу.
• Учетная информация является основой для формирования отчетности, которая предоставляется в различные контролирующие органы в соответствии с законодательством. Это
обеспечивает соблюдение предприятием норм и правил ведения бизнеса.
Поэтому в дальнейшем автоматизацию бизнес-процессов будем рассматривать в разрезе
видов и подвидов учёта. Это позволит получить структурированное представление об автоматизации бизнес-процессов в различных областях учёта с учётом отраслевой специфики.
Также покажем упрощенные для понимания примеры бизнес-процессов в нотации
BPMN 2.0 применительно к разным областям учета.
71
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Система учета
По большому счету, сама система учёта тоже включает бизнес-процесс, который позволяет накапливать данные для получения различных отчётов.
В качестве примеров расскажем о том, с помощью каких основных типовых (отраслевые
рассмотрим отдельно) программных продуктов фирмы «1С» можно автоматизировать те или
иные виды учета и бизнес-процессы в рамках управления процессами.
Конечно, на рынке представлены и другие программные продукты. Но мы будем рассматривать именно «1С», потому что в линейке этих продуктов есть наибольшее количество решений для большинства бизнес-задач. К тому же в большинстве отраслей и видов учета продукты
фирмы «1С» лидируют по количеству автоматизированных рабочих мест.
Бухгалтерский и налоговый учет
Рассмотрим бухгалтерский и налоговый учёты. Фактически, налоговый учёт можно
назвать частью бухгалтерского учёта. В положении о бухгалтерском учёте отдельно прописано,
как нужно вести налоговый учет, который считается подвидом регламентированного учёта.
В РФ налоговый учет существует только для учета и расчета налога на прибыль.
72
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Любой учет делится на участки или разделы учета.
Основные разделы:
• Банк и касса, валюта
• Основные средства
• Нематериальные активы
• Материальные запасы
• Товары
• Услуги
• Производство
• Взаиморасчеты
• Расчеты по зарплате
• Налоги и сборы
Пример бизнес-процесса в бухгалтерском учете
Решения фирмы 1С для автоматизации:
• 1С: Бухгалтерия предприятия
• 1С: Бухгалтерия государственного учреждения (БГУ)
• 1С: Комплексная автоматизация (КА)
• 1С: Упрощенка
• 1С: Предприниматель
• 1С: ERP
Флагманское решение 1С: ERP включает комплексную, наиболее полную систему учета,
в том числе бухгалтерский и налоговый учет. О решениях класса ERP поговорим позже.
Расчет зарплаты, кадры, HRM
Расчет зарплаты и кадровый учёт – это регламентированный вид учета, так как трудовые
договоры, приказы, механизмы начисления зарплаты и взимания с нее налогов и многое другое
из этого вида учёта регламентируются законодательством РФ.
HRM (Human Resource Management, Управление Человеческими Ресурсами) – нерегламентированный вид учёта. HR менеджеры подбирают персонал и помогают в управлении коллективом. Бизнес-процесс набора персонала мы уже рассмотрели ранее и убедились, что в разных организациях он ведется по-разному. Автоматизированные системы позволяют навести
порядок и в этом процессе.
73
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Основные разделы:
• Учет кадров
• Зарплата
• Налоги и взносы (медицинское страхование, пенсионное страхование и т. д.)
• Подбор персонала (нерегламентированный вид учета)
• Адаптация персонала (управленческий нерегламентированный учет)
• Оценка персонала (как правило, нерегламентированный вид учета)
• Обучение
• Мотивация и KPI
Пример бизнес-процесса набора персонала
Решения фирмы 1С для автоматизации:
• 1С: Зарплата и управление персоналом – флагманский продукт фирмы «1С», есть вариант КОРП, где есть HRM
• 1С: Зарплата и кадры для государственных учреждений
• 1С: Комплексная автоматизация
• 1С: ERP
74
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• 1С: Оценка персонала
• Решения партнеров фирмы 1С – для бюджетников, НФО, банков и т. п.
Учет торговли товарами и услугами
Все отрасли можно укрупненно поделить на производство, торговлю и услуги. Любое
коммерческое предприятие что-то продаёт. Поэтому самым распространенным видом оперативного учёта является учет торговли товарами и услугами. При этом товар или услугу при
продаже обобщенно называют продуктом.
Основные разделы:
• Закупки
• Комплектация
• Склад
• Оптовые продажи
• Розничные продажи
• Учет услуг
• Дисконтные карты
• Торговые точки
• CRM
• Финансы
75
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример бизнес-процесса в торговле
Решения фирмы 1С для автоматизации:
• 1С: Управление торговлей (УТ)
• 1С: Розница
• 1С: Управление нашей фирмой (УНФ)
• 1С: Комплексная автоматизация (КА)
• 1С: ERP
CRM
CRM (Customer Relationship Management, управление Взаимоотношениями с Потребителями) – это подвид оперативного учета в области торговли. CRM в какой-то степени содержится в любом решении фирмы 1С, где есть справочник «Контрагенты» и хранятся данные
о взаимоотношениях с покупателями. Мы решили выделить CRM, поскольку продукты для
автоматизации этого вида учета могут выступать и как самостоятельные решения
Основные разделы:
• Клиентская база (список клиентов с контактными данными)
76
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Обращения, события (вся история обращений к клиенту и от клиента)
• Оповещения (когда надо связаться)
• Стадии продаж (по «воронкам продаж»)
• Рассылки (кому какие письма разослали, кто откликнулся и т. д.)
• Маркетинг / телемаркетинг
• ABC, XYZ и другой анализ
Пример бизнес-процесса в CRM
Решения фирмы 1С для автоматизации:
• 1С: CRM
• 1С: Управление торговлей + CRM
• 1C: CRM для ERP2, КА
Стоит отметить, что часто используются CRM, не разработанные фирмой 1С. Например,
популярны такие решения, как AmoCRM, Террасофт, Битрикс24, Мегаплан, RetailCRM и другие, как отечественные, так и зарубежные.
Существуют CRM системы, адаптированные для отдельных отраслей: туризм, образование, фитнес, медицина, автосервисы, интернет-магазины, общепит и другие. Отдельным подвидом являются системы для автоматизации программ лояльности. Это связано с тем, что для
многих отраслей малого и микро-бизнеса CRM является главным элементом всего оперативного учёта.
Логистика склада
Складская логистика – это управленческий процесс, целью которого является организация оптимального обращения со складскими запасами на всех этапах их жизненного цикла:
от поступления на склад до отправки конечному потребителю. Складская логистика включает
планирование, транспортировку, хранение и обработку товаров на складах.
Учёт в складской логистике – прежде всего оперативный, если логистика не является
основной областью деятельности компании. Такой случай рассмотрим уже в разрезе отраслевой автоматизации.
77
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Основные разделы:
• Приёмка
• Комплектация
• Карантин
• Контроль качества
• Ячеечное хранение
• Отгрузка
• Инвентаризация
Пример бизнес-процесса в складской логистике
Решения фирмы 1С для автоматизации:
• 1С: Управление торговлей (УТ)
• 1С: Управление нашей фирмой (УНФ)
• 1С: Комплексная автоматизация (КА)
• 1С: Логистика: Управление складом (отраслевое решение)
• 1С: Предприятие 8. WMS Логистика (отраслевое решение)
• 1С: ERP
78
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Логистика перевозок, учёт автотранспорта
Логистика перевозок – это процесс планирования, организации и контроля потока товаров от места их производства до конечного пункта назначения. Логистика перевозок и учет
автотранспорта могут быть отдельной отраслью, например, при автоматизации транспортной
компании. Бывают случаи, когда предприятие не специализируется на логистике, но её нужно
учитывать. Например, мясокомбинат выпускает колбасу и сам развозит её по магазинам.
Основные разделы:
• Доставка грузов по зонам (в т. ч. платные въезды в разные зоны)
• Складской учет
• Оптимизация маршрутов
• Спутниковый мониторинг
• Услуги такси (может быть как отдельная отрасль)
• Зарплата водителей
• Коммуникации
• Учет ГСМ (горюче-смазочные материалы)
• Взаиморасчеты
• Документооборот
• Ремонты и учет комплектации
79
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример бизнес-процесса в сфере грузоперевозок
Комментарий к диаграмме: «ОАПС» расшифровывается как «Отдел аренды подвижного
состава», «КП» – коммерческое предложение, «ДЭ» – департамент эксплуатации.
Приведем к этому бизнес-процессу также матрицу ответственности, как пример полезной техники из BABOK. В ней можно явно проследить прямую связь с диаграммой в BPMN.
80
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Обозначения:
О – Ответственный за процесс
И – Исполнитель процесс
Матрица ответственности бизнес-процесса «Сдача вагонов в аренду»
Решения фирмы 1С для автоматизации:
• 1С: Управление Автотранспортом
• 1С: Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС / GPS
• 1С: Управление транспортным предприятием
• 1С: Такси и аренда автомобилей
• 1С: TMS Логистика. Управление перевозками
• 1С: Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом
Большинство этих решений подойдут также для ситуации, когда складская логистика
является основной отраслью деятельности предприятия.
Управленческий и финансовый учет
Объединим оба вида учета в одном разделе, поскольку финансовый учет служит прежде
всего для управления предприятием.
81
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Основные разделы:
• Стратегическое управление (BSC – Balanced Scorecard, сбалансированная система показателей)
• Бюджетирование (планирование расходов и доходов денежных средств на определенный период времени)
• Казначейство (управление движением денежных средств)
• Управленческая отчетность
• Договора
• Проекты
• МСФО и US GAAP (Международные стандарты финансовой отчетности: МСФО –
система, принятая в Европе; US GAAP – в США)
Пример бизнес-процесса в области финансового учета
Решения фирмы 1С для автоматизации:
• 1С: Управление нашей фирмой
• 1С: Комплексная автоматизация
• 1С: ERP
• 1С: Управление холдингом
• 1С: Бухгалтерия КОРП МСФО
• 1С: Управляющий
• Собственные решения партнеров
Понятно, что в этом и последующих обзорах решения могут покрывать указанные разделы учета в разной степени. Но об этом мы поговорим позже. Управленческий и финансовый
учет будем рассматривать более глубоко при изучении ERP-систем.
82
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Другие виды учёта
Помимо рассмотренных основных видов учёта, существует множество других. Опишем
некоторые из них.
Учет инженерных данных. Основные разделы:
• Проектирование изделий
• Технологические маршруты
• Ревизии
• Справочные данные
• Материалы и трудовые нормы
• Полуфабрикаты
• Конструкторская документация
• Архивы документов
• Географическая визуализация
Пример бизнес-процесса из области проектирования
83
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Комментарий к диаграмме: МТО – Материально-техническое обеспечение, ТТО – Теплотехническое обеспечение, ГИП – Главный инженер проекта, ОКиС – Отдел качества и стандартизации.
Решения фирмы 1С для автоматизации учета инженерных данных:
• 1С: PDM Управление инженерными данными
• 1С: GIS Управление пространственными данными
• 1С: MDM Управление справочной информацией
Информационные технологии (ITIL). Основные разделы учета:
• Управление службой поддержки
• Учёт замечаний пользователей
• Планирование задач
• Выполнение проектов
• Контроль результатов
• Тестирование
• Обновление и сопровождение
• Учёт IT активов, ремонт и поддержка
• Учёт трудозатрат
84
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример бизнес-процесса в области ITIL
Решения фирмы 1С для автоматизации ITIL:
• 1С: Система проектирования прикладных решений (СППР)
• 1С: Автоматизированное обновление измененных конфигураций
• 1С: Автоматическое тестирование конфигураций
• 1С: Обновление информационных баз в пакетном режиме
• 1С: ITIL Управление информационными технологиями предприятия (ключевое решение по ведению учёта в данной сфере)
Управление проектами (PMO, EPM). Основные разделы:
• Ролевая модель (роли каждого на проекте)
• Функциональная модель (кто и что будет делать на проекте)
85
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Календарный план (часто в виде диаграммы Ганта)
• Ресурсы и загрузка (специалисты, компьютеры и пр.)
• Управление работами
• Трудозатраты
• Субподряды (очень распространены в сфере строительства)
• Финансы (сколько стоит проект и сколько мы на нем заработаем)
• Управление знаниями
• Документы, версионирование (используется для хранения различных версий карточек
документов)
• Риски
Пример бизнес-процесса в области управления проектами
Комментарий к диаграмме: «ТЭО» – Технико-Экономическое Обоснование, ПСД – Проектно-Сметная Документация.
Решения фирмы 1С для автоматизации управления проектами:
• 1С: Управление холдингом
• 1С: Управление проектным офисом
• 1С: PM Управление проектами
• 1С: Управление проектной организацией
• 1С: Девелопмент и управление недвижимостью
86
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Документооборот. Основные разделы автоматизации документооборота:
• Работа с документами
• Почта, обращения, переписка
• Управление процессами
• Проектный учет
• Исполнение задач, поручений
• Работа с файлами (включает в себя версионирование, чтобы понимать, где актуальная
версия)
• Сканирование
• Штрихкодирование
• Служба качества (прозвон клиентов с целью узнать, насколько качественно была выполнена работа)
• Делопроизводство, ЭЦП
• Бронирование помещений
• Коллаборация (совместная работа над проектами)
87
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример бизнес-процесса в области документооборота
Решения фирмы 1С для автоматизации документооборота:
• 1С: Документооборот
• 1С: Учет обращений
• 1С: Договоры
• 1С: Document Management
• 1С: Документооборот государственного учреждения
Мы рассмотрели многие виды учета. Отраслевой учет следует рассматривать как отдельный разрез видов учета, если в отрасли, в которой действует предприятие, есть своя специфика, которую удобнее автоматизировать по-особому.
Например, если это не просто торговля, а торговля в супермаркете, аптеках или салонах сотовой связи. Или если это не просто услуги, а конкретно салоны красоты, отели, фитнес-клубы, ремонт или обучение. Или, например, не просто производство, а машиностроение,
молокозавод, производство алкоголя или хлебобулочных изделий.
Отраслевого учёта коснемся далее, где разберем некоторые конкретные примеры.
Новейшие технологии автоматизации
Перечисляя новейшие технологии автоматизации, мы хотим подчеркнуть, что разработка программного обеспечения в этой области активно продолжается. Однако многие технологии уже нашли применение и активно используются. Приведем некоторые примеры.
• Искусственный интеллект (ИИ). ИИ становится все более мощным инструментом
для автоматизации различных задач. Он способен анализировать большие объемы данных,
распознавать образы и принимать решения на основе алгоритмов.
○ Сегодня компании используют чат-боты и виртуальных помощников для автоматического взаимодействия с клиентами.
88
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
○ Программисты используют чат-боты на базе ИИ для написания кода и поиска ошибок. Пример – сообщество «Автоматизация бизнес-процессов» в Телеграм с бесплатным чатботом.
• Машинное обучение (МО). МО является подмножеством ИИ и сфокусировано
на создании алгоритмов, которые позволяют системам самостоятельно обучаться на основе
опыта.
○ Пример использования МО – рекомендательные сервисы, которые анализируют предпочтения пользователей и предлагают им товары или контент.
○ Производственные компании используют датчики для сбора данных о работе оборудования. Алгоритмы МО анализируют эти данные и выявляют паттерны, указывающие на возможные угрозы отказа.
• Роботизированные процессные автоматизации (RPA). RPA используют программных роботов для выполнения повторяющихся задач. Такие технологии применяются в
банковской сфере для обработки транзакций, в бухгалтерии для обработки счетов, и в клиентской поддержке для автоматического ответа на часто задаваемые вопросы.
○ Пример успешного применения RPA – автоматизация обработки кредитных заявок.
Роботы могут быстро проверять данные клиентов, анализировать кредитную историю и принимать решения без вмешательства людей.
○ RPA может автоматизировать процесс сбора и первичной обработки резюме и анкет
кандидатов. Роботы могут извлекать данные из анкет, сравнивать их с требованиями вакансии
и автоматически сортировать кандидатов по релевантности.
• Интернет вещей (IoT). IoT – это сеть физических устройств, оснащенных датчиками,
программным обеспечением и коммуникационными возможностями, которые позволяют им
собирать и обмениваться данными. Эти устройства могут быть интегрированы в различные
системы для автоматизации и оптимизации процессов.
○ Примеры использования IoT. В промышленности IoT используется для мониторинга
и управления производственными процессами. В сельском хозяйстве IoT помогает оптимизировать полив, прогнозировать урожай и анализировать состояние почвы.
○ Умные склады: IoT-технологии используются для автоматизации управления запасами, отслеживания товаров в реальном времени и оптимизации логистических процессов.
• Блокчейн и смарт-контракты. Блокчейн – это распределенная база данных, структура которой обеспечивает высокую степень безопасности и прозрачности. Смарт-контракты
– это программные алгоритмы, которые автоматически выполняются при наступлении определенных условий.
○ Применение блокчейна и смарт-контрактов – финансы, где они помогают автоматизировать и обезопасить сделки.
○ Блокчейн используется в логистике для отслеживания товаров и верификации данных
о поставках.
89
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример генерации кода 1С ботом CORS Клуба
Технологии автоматизации продолжают развиваться и интегрироваться в повседневную жизнь. Они увеличивают производительность, снижают затраты и освобождают людей от
рутинных задач, позволяя сосредоточиться на творческих и сложных задачах. Однако важно
помнить, что широкое внедрение автоматизации также несет вызовы, такие как изменение
рынка труда и необходимость адаптации общества к новым условиям.
Случай из практики
Было у нас как-то внедрение в крупной розничной продуктовой сети.
И вот генеральный директор зовёт меня и руководителя проектов «на ковер».
Подходим к офису. Стоит новенькая BMW генерального с номером «666».
90
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Заходим в кабинет. Кабинет по размеру как небольшой спортзал. В стиле эдакого
барокко, весь в золоте. И сидит главный, в малиновом пиджаке и золотых цепях. Чётки перебирает.
– Так, братаны, чёт я не понял, у меня чуйка, что из-за вас молоко не уходит.
Ну всё, думаю, попали мы. Пытаемся выяснить причину.
– Как не уходит? Не покупают?
– Да нет, странно, что покупают. Но на складе всё равно «кисляк» остаётся.
– А при чём тут мы и при чём наша программа?
– Так программа ваша даёт команду, какое молоко отгружать.
– А оно разное?
– Конечно!
Как оказалось, отгружали со склада то молоко, которое пришло последним. А то, что
пришло раньше, постепенно скисало. Метод списания со склада был LIFO («последний пришёл
– первый ушёл»).
Позвали главбуха, которая совсем недавно была принята на работу. Как оказалось, она
ранее работала в другой компании, где метод LIFO был нормальным. Она и не подумала, что
в торговле продуктами питания этот метод был неприемлем.
Из-за такой, казалось бы, мелочи, как выбор метода списания себестоимости, а следовательно – и отгрузки со склада, могут быть прямые убытки. Выяснилось, что не только
по молоку были проблемы, но и по другим товарам. Слава Богу, проблема была пресечена в
самом начале, когда все склады ещё не заполнила «просрочка».
Мы в срочном порядке поменяли метод на FIFO («первый пришёл – первый ушёл»). Притом кладовщики при отгрузке стали смотреть на сроки годности. А потом сделали доработки для внедрения на складе метода FEFO («ушёл первый тот, который первый по сроку
годности»). В дальнейшем этот метод был внедрён в типовые решения, но тогда пришлось
дописывать.
За принятые меры директором мы были «прощены», ну а уж что было с тем несчастным главбухом – мы не знаем.
Но знаем, что для того, чтобы не получить убытки, нужно выбрать правильный программный продукт для учёта и всё в нём настроить для корректной работы.
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
1. Возьмите для примера предприятие, в котором вы работаете. Если вы не работаете, а
только учитесь, представьте себе такое предприятие.
2. Выберите любые два вида учёта из разных областей, рассмотренных выше.
3. Представьте, каким образом они автоматизированы на данный момент и какие программные продукты подошли бы для более удачной автоматизации. Обоснуйте свои выводы.
4. Представьте, что вы – бизнес-аналитик, которому поручили составить предложение по
автоматизации. Составьте такое предложение.
Формат – деловое письмо, которое вы должны отправить своему руководителю по
системе электронного документооборота. Предложение может быть либо в самом тексте
письма, либо во вложении.
91
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Типовые решения фирмы 1С
О деловом софте фирмы 1С
«1С» – российская фирма, занимающаяся многими направлениями деятельности, включая выпуск программных продуктов и сервисов делового назначения. Часто «1С» называют
всё, что с этим связано: и язык программирования, на котором написаны программы, и платформу, на которой они работают, и прикладные решения (конфигурации). Для человека несведущего «1С» – это что-то для бухгалтерии. Давайте разберёмся, что есть что.
Исторически сложилось так, что на заре 90-ых понадобилось качественно новое решение
для бухгалтерского учета, и фирма «1С» выпустила свою первую программу – «1С: Бухгалтерию». Эта программа сразу стала невероятно популярной и до сих пор считается стандартом
бухгалтерских систем, хотя пережила уже много эволюционных изменений.
Эволюция «1С: Бухгалтерии»
Тогда никто не догадывался, что программы фирмы «1С» со временем смогут контролировать практически все области учёта и управления. Сегодня информационные системы
фирмы «1С» и её партнеров являются наиболее популярными и востребованными продуктами
для автоматизации бизнес-процессов в России.
Большинство программ «1С» в настоящее время приобретаются в электронном виде, без
«коробки», а лицензионные ключи представляют собой специальные коды. Также есть возможность приобрести USB-ключ.
Программы фирмы «1С» разработаны для различных видов учёта предприятия и адаптированы для большинства отраслей. Размер компании не имеет значения – решения «1С»
с успехом используют как небольшие розничные точки, так и крупные холдинги с большой
филиальной сетью.
Платформа «1С: Предприятие»
Программные продукты 1С – это технологическая платформа и разработанные на её
основе прикладные решения («конфигурации»). Конфигурация устанавливается на платформу
и не работает без неё. Конфигураций много, но платформа одна. Программист 1С может дора92
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
ботать прикладное решение под индивидуальные задачи компании, но платформа останется
неизменной.
Платформа «1С: Предприятие» и конфигурации
Платформа представляет собой среду для разработки и поддержки бизнес-приложений
(конфигураций). Она включает набор программных инструментов для взаимодействия с базой
данных, установки на компьютер пользователя, обновления, работы многопользовательских
версий и разработки нового функционала. Платформа имеет свой язык программирования. С
платформой обычно работают разработчики, а пользователи работают с конфигурацией.
Платформа «1С: Предприятие» работает на большинстве известных операционных
систем. Первая версия была для Windows. Версия для Linux становится всё более востребованной благодаря импортозамещению. В настоящее время 1С может работать на отечественных системах Astra Linux, ROSA, Alt Linux, AlterOS, РЕД ОС, Эльбрус и других.
Платформа «1С: Предприятие» при небольшом количестве пользователей имеет свою
структуру базы данных. На средних и крупных предприятиях могут использоваться большинство известных СУБД (систем управления базами данных): Oracle, IBM DB2, PostgreSQL,
Microsoft SQL Server. До последнего времени самым популярным был Microsoft SQL Server,
но благодаря импортозамещению всё более популярными становятся отечественные СУБД на
базе PostgreSQL: Postgres PRO, Platform V Pangolin, Jatoba, Tantor.
Фирма 1С постоянно работает над модернизацией платформы, учитывая опыт предыдущих версий и новые технологии.
Приобретая типовой программный продукт (конфигурацию), разработанный или сертифицированный фирмой 1С, пользователь получает вместе с ним и платформу «1С: Предприятие», даже если она уже была установлена ранее с другой программой 1С.
Какие решения 1С считаются типовыми
Типовые конфигурации предназначены для автоматизации стандартных задач учета и
управления в коммерческих предприятиях и бюджетных организациях. Любая конфигурация
в момент её приобретения считается типовой, и её обновление в большинстве случаев происходит автоматически при подключении базы к интернету.
Типовыми считаются решения, которые:
1. произведены самой фирмой «1С», а не партнёром
2. универсальны в отраслевой специфике.
93
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Популярные типовые решения 1С
Примеры типовых конфигураций: «1С: Бухгалтерия предприятия» («БП»), «1С: Зарплата и управление персоналом» («ЗУП»), «1С: Управление торговлей» («УТ»), «1С: Управление нашей фирмой» («УНФ»), «1С: Комплексная автоматизация» (КА), «1С: ERP Управление предприятием» (ЕРП), «1С: Управление холдингом» («УХ»).
Рекомендуем запомнить сокращенные названия решений – они часто употребляются в
сленге «1Сников». В дальнейшем в книге мы будем использовать эти сокращения.
Типовых конфигураций – десятки.
Типовые решения производятся и поддерживаются фирмой «1С», все обновления также
выпускает фирма «1С».
Между системами может быть налажена взаимосвязь, которую можно показать на примере. Предположим, что на предприятии установлены «1С: Управление торговлей», «1С: Бухгалтерия» и «1С: Зарплата и управление персоналом». На предприятии есть первичные документы, которые заводятся в УТ и ЗУП. Они обмениваются данными с «1С: Бухгалтерия», в
которой на основании полученных данных формируются бухгалтерские и налоговые отчёты.
При помощи специального функционала отчёты отправляются из программы прямо в налоговую. Вот такая взаимосвязь систем.
94
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример взаимосвязи типовых решений
Плюсы использования типовых решений 1С:
• Максимально проработанный функционал. Над этими решениями фирма «1С» работает годами.
• Универсальность. Эти решения, в целом, подходят большинству организаций.
• Стандартизация подсистем. Если человек работает в одной типовой конфигурации, он
легко сможет освоить другую.
• Эффективная поддержка. Максимально быстрые обновления и масса сервисов в рамках
1С: ИТС (информационно-технологическое сопровождение).
• Проработанные курсы обучения. 1С поддерживает ЦСО (центры сертифицированного
обучения), каким, кстати, является и наша онлайн-академия CORS Academy.
• Сертификация специалистов. 1С выработала целую систему сертификации «1С: Профессионал», «1С: Специалист» и др. Мы в CORS Academy помогаем подготовиться, есть специальные курсы.
• Много квалифицированных консультантов. Намного проще найти консультанта по УТ,
БП или ЗУП, чем по какой-то экзотической конфигурации.
• Некоторые решения есть в облаке 1С: Fresh. То есть для начала ведения учета достаточно зайти на специальный сайт и начать работать.
95
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Далее рассмотрим функционал самых популярных типовых решений 1С.
1С: Бухгалтерия
1С: Бухгалтерия или 1С: Бухгалтерия предприятия – пожалуй, самая известная программа 1С, начиная с её разработки в 90-х годах прошлого века и по сей день. Конфигурация предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учёта, включая подготовку
регламентированной отчётности для контролирующих инстанций.
«1C: Бухгалтерия 8» – это, с одной стороны, общепринятый стандарт подготовки бухгалтерской отчетности, а с другой – профессиональный инструмент бухгалтера для ведения
бухгалтерского и налогового учета.
В 1С: Бухгалтерии оперативно отражаются все изменения российского законодательства:
Налогового Кодекса РФ, федеральных законов и подзаконных нормативных актов (постановления Правительства РФ, приказы Минфина РФ, ПБУ и другие нормативно-правовые акты).
В состав 1С: Бухгалтерии включен план счетов бухгалтерского учета, соответствующий
Приказу Минфина РФ. Программа поддерживает работу с ЕГАИС (Единая государственная
автоматизированная информационная система), ГИСМ (Государственная информационная
система маркировки товаров), ФГИС «Меркурий» (оформление электронных ветеринарных
сопроводительных документов).
Программа поддерживает работу с онлайн-кассами и электронными чеками, полностью
соответствуя требованиям Закона 54-ФЗ.
Актуальные формы бухгалтерской отчетности, расчеты и налоговые декларации, отчетность по физическим лицам, отчетность в фонды, формы статистики и многое другое позволяют эффективно организовать работу бухгалтерии бизнеса любого масштаба и сферы деятельности.
Версии «1С: Бухгалтерии»: главные отличия
Программа «1С: Бухгалтерия 8» выпускается в нескольких версиях, подходящих для бизнеса разного размера и сфер деятельности.
96
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
«1С: Бухгалтерия 8. Базовая версия для 1» – программа для обслуживания только
одного предприятия или ИП с привязкой к ИНН, доступная только в электронной поставке и
для работы одного пользователя.
«1С: Бухгалтерия 8. Базовая» – однопользовательская версия. Учет нескольких организаций возможен только в отдельных информационных базах, дополнительных пользователей подключить невозможно. Подходит для малого бизнеса с небольшим штатом.
«1С: Бухгалтерия 8 ПРОФ» – многопользовательская версия, позволяющая вести учет
нескольких организаций в единой информационной базе и работать нескольким пользователям
одновременно. Эту версию можно доработать под отдельные задачи, добавить дополнительные
документы и варианты отчетов.
«1С: Бухгалтерия 8 КОРП» имеет самый широкий функционал, позволяющий вести
учет в организациях с обособленными подразделениями и раздельным учетом доходов и расходов каждого подразделения. Также есть много дополнительных функций для крупных организаций.
1С: Управление торговлей
1С: Управление торговлей – это эффективная система для современного торгового предприятия. Программа позволяет комплексно автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, поддерживая все основные
виды торговли (розничную, оптовую, в кредит, по предварительному заказу, комиссионную).
В программе поддерживаются следующие системы налогообложения:
• общая система налогообложения (ОСНО) – не поддерживается учет предпринимателей,
осуществляющих деятельность по индивидуальной схеме (ИП);
• упрощенная система налогообложения (УСН);
• патентная система налогообложения (ПСН).
В отличие от 1С: Бухгалтерии, 1С: Управление торговлей представлена только в двух
версиях.
97
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Функционал Базовой и ПРОФ версий 1С: Управление торговлей
Базовая версия подходит для небольших компаний, где с программой будет работать
один пользователь и не требуется доработка конфигурации.
Версия ПРОФ – это продукт с расширенным функционалом для стабильно развивающегося бизнеса, где однопользовательской версии уже недостаточно.
Ограничения базовой версии:
• нельзя вести учет по нескольким фирмам в одной информационной базе, но можно
вести учет нескольких организаций в отдельных информационных базах на одном компьютере;
• нельзя изменять конфигурацию, можно применять только типовую и устанавливать её
обновления;
• с одной информационной базой в один момент времени может работать только один
пользователь;
• не поддерживается работа с сервером «1С: Предприятие 8»;
• не поддерживается работа распределенных информационных баз (РИБ);
• не поддерживается работа в режиме внешнего соединения;
• нельзя работать в режиме веб-клиента;
• работа в режиме тонкого клиента – только с файловой информационной базой.
1С: Зарплата и управление персоналом
«1С: Зарплата и управление персоналом» – программа, позволяющая комплексно автоматизировать задачи, связанные с расчетом заработной платы и реализацией кадровой политики, с учетом актуальных требований законодательства и реальной практики работы пред98
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
приятий. Программа успешно применяется не только в службах управления персоналом и
бухгалтериях предприятий, но и в других подразделениях, заинтересованных в эффективной
организации работы сотрудников. Решение позволяет выполнять задачи регламентированного
учета: ведение кадрового учета, расчет заработной платы, исчисление страховых взносов и
НДФЛ.
«1С: ЗУП» представлена в трех версиях.
Версии «1С: ЗУП»: главные отличия
Ограничения Базовой версии по сравнению с ПРОФ аналогичны ограничениям в 1С: УТ.
«1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» включает в себя не только возможности ПРОФ-версии, но и следующий функционал:
• кадровое планирование;
• подбор персонала;
• мотивация и льготы;
• оценка персонала;
• обучение и развитие сотрудников;
• охрана труда;
• рабочее место сотрудника;
• учет ДМС и медосмотров;
• расширенные возможности расчета зарплаты.
1С: Управление нашей фирмой
«1С: Управление нашей фирмой» – это комплексный продукт с широким спектром функций, охватывающий практически все сферы деятельности малого бизнеса. 1С: УНФ поддерживает автоматизацию всех основных бизнес-процессов: от продаж, закупок и производства
до расширенного финансового учета. Поэтому продукт оптимален как для ИП, так и для ООО.
99
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Основные возможности программы
• Регламентированный учет: в основном как подготовка данных для бухучета.
• Управленческий учет и бюджетирование: планирование и анализ финансовых результатов, контроль за исполнением бюджета, анализ эффективности бизнес-процессов.
• Управление продажами: автоматизация всего цикла продаж от предварительного контакта с клиентом до оформления заказов и учета платежей, а также розничной торговли.
• Контроль за закупками и учет товаров: управление поставками товаров, ведение учета
поставщиков, контроль остатков товаров на складах.
• Управление складом: автоматизация приемки, хранения и отпуска товаров, оптимизация складских процессов, инвентаризация.
• CRM: ведение базы данных клиентов, истории взаимодействия с ними, планирование
маркетинговых мероприятий и анализ эффективности рекламных кампаний.
• Управление персоналом и расчет заработной платы: учет рабочего времени, расчет
заработной платы, а также подготовка и ведение необходимой отчетности по персоналу.
• Производственный учет: организация несложного производственного процесса.
• Инструменты анализа и отчетности: система предлагает гибкие инструменты для анализа результатов деятельности и составления разнообразных отчетов.
• Интеграция с внешними системами: возможность обмена данными с другими программными продуктами и сервисами 1С и не только.
• Возможность работы мобильной версии, удобная работа через Интернет.
1С: Комплексная автоматизация
«1С: Комплексная автоматизация» – это решение для построения единой информационной системы на предприятии, охватывающей основные задачи управления и учета. Программа
автоматизирует важнейшие области бизнеса: бухгалтерию, торговлю, склад, расчет зарплаты,
кадровый учет, взаимодействие с поставщиками, клиентами и конкурентами.
«1С: Комплексная автоматизация», в отличие от 1С: УНФ, позволяет автоматизировать
не только малый бизнес, но и средний: в торговых предприятиях, на небольших производствах,
в компаниях, оказывающих услуги. При этом в ней можно вести учёт сразу для нескольких
компаний.
Разработчики видят программу «1С: Комплексная автоматизация» как промежуточный,
хотя и самодостаточный вариант на пути наращивания функционала и возможного перехода
на «1С: ERP Управление предприятием».
Функционала 1С: КА вполне достаточно, чтобы построить современную систему учета
на небольшом предприятии. Оперативный учет, мониторинг финансово-хозяйственной деятельности предприятия, планирование, постановка целей, кадровый учет и расчет зарплаты,
формирование отчетности для внешних пользователей – все это делает программу востребованной широким кругом торгово-производственных компаний.
Если вы приобретете для своей компании 1С: КА, то получите в одном прикладном решении возможности трёх «1С»: 1С: Бухгалтерия предприятия, 1С: Зарплата и управление персоналом, 1С: Управление торговлей, избежав при этом трудностей, возникающих при обмене
данными между этими программами. При этом программа не такая сложная и дорогая, как
1С: ERP.
100
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
1С: ERP. Управление предприятием
ERP-система (Enterprise Resource Planning) дословно переводится как «планирование
ресурсов предприятия». Это система, обеспечивающая управление всеми ресурсами на крупном предприятии.
«1C: ERP. Управление предприятием» по праву считается флагманским продуктом
фирмы «1С» и является инновационным и эффективным решением для автоматизации крупного и среднего бизнеса на платформе «1С: Предприятие 8».
Функционал «1C: ERP»
• управление производством;
• управление затратами и расчет себестоимости;
• мониторинг и анализ показателей деятельности предприятия;
• регламентированный учет;
• управление персоналом и расчет заработной платы;
• управление взаимоотношениями с клиентами;
• управление закупками и продажами;
• управление финансами и бюджетирование;
• управление складом и запасами;
• организация ремонтов;
• казначейство;
• международный финансовый учет;
• возможность «бесшовной интеграции» с 1С: Документооборот 8.
Линейка решений «1С: ERP» охватывает все основные отрасли экономики, имеет
обширный функционал и подходит для использования на предприятиях любого размера, но в
первую очередь – средних и крупных.
Выход 1С: ERP стал возможен благодаря появлению платформы «1С: Предприятие 8»,
позволяющей одновременно работать тысячам пользователей. Это позволило конкурировать с
ERP-решениями западных вендоров: SAP, Microsoft, Oracle и других. В настоящее время по
количеству пользователей среди конкурентов в России 1С однозначно лидирует.
Чуть позже мы расскажем подробнее о решениях класса ERP.
1С: Управление холдингом
«1С: Управление холдингом 8» – это инструмент для эффективной автоматизации учета,
планирования и контроля эффективности управляющих компаний и финансовых служб бизнес-единиц холдингов.
Функционал «1С: Управление холдингом 8»
• Бизнес-анализ и система показателей
• Регламентированный учет
• Учет и подготовка отдельной и консолидированной отчетности по МСФО
• Бюджетирование
• Казначейство
• Управление договорами
• Централизованное управление закупками и активами
101
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Сравнение функционала типовых конфигураций 1С
Теперь давайте сравним типовые конфигурации по общему функционалу. Для сравнения возьмём самые распространённые конфигурации, описанные выше: «1С: Бухгалтерия»,
«1С: Управление торговлей», «1С: Зарплата и управление персоналом», «1С: ERP Управление
предприятием», «1С: Комплексная автоматизация», «1С: Управление нашей фирмой», «1С:
Управление холдингом».
Условные обозначения при сравнении
102
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Регламентированный учёт
Регламентированный учет в типовых решениях 1С
Мы видим, что в УТ вообще нет регламентированного учёта, т. е. как такового плана
счетов там нет. Там есть специальный объект для обмена с бухгалтерией, но это не полноценный план счетов и регламентированного учёта там нет.
В УНФ регламентированный учет в какой-то мере присутствует. Есть некоторые
настройки для ИП, но в очень неполном формате. Бухгалтерский и налоговый учёт есть везде,
кроме УТ и ЗУП, потому что ЗУП – это система для расчёта зарплаты.
Обмен данными между обособленными подразделениями с помощью авизо есть только
в Бухгалтерии, также как и расчёт зарплаты и кадровый учёт. Всё это есть в ЗУП и в ERP,
поскольку фактически ERP содержит ЗУП.
Обмен юридически значимыми документами с контрагентами есть везде, кроме ЗУП,
потому что работа с контрагентами в ЗУП фактически не ведется.
Производство
103
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Производственный учет в типовых решениях 1С
ERP – это программа, которая служит для автоматизации производства. ЗУП и УТ –
это совсем не про то. ERP пришло на смену «1С: Управление производственным предприятием» («УПП»). На версии 7.7 были также решения для автоматизации производства, но изза ограничения платформы их было сложно использовать на крупных предприятиях.
Продажи
Учет продаж в типовых решениях 1С
В Управлении торговлей широко представлены продажи.
В ERP также хорошо представлен продажный блок, потому что фактически ERP содержит функционал УТ, но функционал CRM там шире.
В «1С: Комплексная автоматизация» функционал по продажам почти такой же, как в
УТ, а вот в УНФ продажи отражены меньше. Например, нет управления торговым представителем, нет доставки, не такая функциональная CRM и мало внимания уделяется интеграции
с торговым оборудованием.
А для работы с торговым оборудованием лучше использовать специализированное решение 1С: Розница.
Закупки и склад
Закупки и складской учет в типовых решениях 1С
104
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Управление закупками и складом лучше всего представлены в УТ, ERP, КА. Обращаем
внимание, что в сравнении появилось решение «1С: Управление холдингом». Ранее не было
смысла его показывать – у него особый функционал. В «1С: Управление холдингом» есть
такой функционал, как централизованное управление закупками и активами. Это представлено только в Управлении холдингом, его нет даже в ERP. Но существует еще более масштабное решение, сочетающее возможности ERP и УХ, это «1С: ERP. Управление холдингом»,
или «ЕРПУХ».
Функционал управления складом и запасами есть в УТ, ERP и КА, но существуют и
специализированные WMS-системы. WMS (Warehouse Management System) переводится как
«система управления складом». Такие системы, еще больше, чем УТ, подходят для управления
складом и закупками.
Управление финансами
Финансовый учет в типовых решениях 1С
Лучшее решение для управления финансами – это «1С: Управление холдингом». Это
решение изначально предназначалось для управления финансами. Тем не менее, в ERP тоже
есть финансовый блок, управленческий финансовый учёт, бюджетирование, казначейство и
бизнес-анализ. В Управлении торговлей есть казначейство на уровне, который нужен для
небольших предприятий.
1С: Бухгалтерия не предназначена для управления финансами. Хотя бухгалтерия – это
учёт денег, это только регламентированный учёт. Управление финансами относится к управленческому учёту.
105
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Другие виды учета
Другие виды учета в типовых решениях 1С
Регламентированный учёт по международным стандартам МСФО наиболее полно представлен в 1С: Управлении холдингом и частично в ERP.
Управление персоналом или HRM (Human Resource Management – управление человеческими ресурсами) наиболее полно представлено в ЗУП, особенно в 1C: ЗУП КОРП, а также
в ERP и КА.
Управление договорами наиболее полно представлено в 1С: Управлении холдингом.
Доступ к некоторым функциям через мобильное устройство есть почти везде, кроме
ЗУП, если не считать «кабинет сотрудника» – специальный функционал для сотрудников предприятия, позволяющий делать заявления на отпуск или запрашивать справки 2НДФЛ.
Вот самое главное, что надо знать о типовых решениях фирмы 1С. Далее поговорим о
специализированных решениях – отраслевых.
Случай из практики
Однажды нас пригласили на переговоры в уникальную организацию: крупный криобанк,
работавший при научном институте. Их деятельность заключалась в том, что они извлекали стволовые клетки человека и отправляли их на хранение в низкотемпературные камеры.
При определённых заболеваниях такие клетки извлекают из камер и используют для лечения.
Начинаем переговоры. Сидит директор, с ним несколько топ-менеджеров, в том числе
ИТ-директор, главбух, коммерческий директор.
Происходит примерно следующий диалог.
106
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
– Нам нужна автоматизация закладки, хранения и извлечения стволовых клеток в
нашем гемобанке.
– Отлично! В целом для такого вида деятельности подойдёт «1С: Управление торговлей».
– Вы не понимаете. Мы – не торговая организация. Мы – крупнейший криобанк Восточной Европы! У нас особая специфика. Нам нужен серьёзный проект. К нам приходили из самых
известных 1С: Франчайзи и все предлагали начинать с написания Технического Задания. Говорили, что для нас подойдёт метод «Водопад».
И тут я их ошарашиваю следующей фразой:
– Не нужен вам никакой «Водопад». Покупаете «1С: Управление торговлей», устанавливаем и начинаем работать. Конечно, мы будем постоянно на связи, сможем оказывать
любые консультации. У вас обычное ячеечное хранение. Будем действовать так: начинаем
работать, а что нужно – дорабатываем «наживую». Это и дешевле, и быстрее!
Далее была долгая и тяжёлая дискуссия, где все топ-менеджеры старались доказать,
что у них такая прямо специфическая специфика, что тут нужен намного более серьёзный
подход. Но на любой аргумент я приводил пример из функционала «1С: Управление торговлей»,
который почти полностью закрывает любой каприз.
Директор сидел, слушал всех внимательно. В конце он всех отпустил, меня одного оставил. И говорит:
– Начинаем проект! Но имейте в виду: помимо гемобанка у нас есть ещё и криобанк
репродуктивных клеток и тканей, то есть спермобанк. Но это позже.
Итог: проект оказался успешным. Большинство функционала УТ подошло без изменений. А мы ещё раз убедились: прежде чем начинать писать ТЗ, нужно понять функционал
готовых решений.
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Предприятие ООО «Сладости востока» имеет в своём подразделении собственные цеха
по производству кондитерских изделий (тортов, пирожных, пирогов) и 3 магазина в черте
города.
Учёт в цехах и магазинах не автоматизирован. В административном блоке компании учёт
ведётся в таблицах Excel.
Подготовьте письменное предложение по автоматизации для кондитерского предприятия ООО «Сладости востока».
1. Выберите как минимум два типовых решения на базе 1С, которые можно предложить
такому бизнесу.
2. Сделайте краткий обзор выбранных вами решений. Опишите не только функционал,
но и другие характеристики.
3. Объясните, почему именно эти конфигурации подходят данному бизнесу.
Формат предложения – письменный документ.
107
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Автоматизация отраслей
Отрасли и виды деятельности
В ТОП по количеству организаций в России из года в год традиционно входят виды
деятельности: оптовая торговля, недвижимость, специализированные строительные работы,
общественные организации, образование, сухопутный транспорт, склады и логистика, и другие виды деятельности. Ниже можно ознакомиться с Топ-20 видов деятельности. Статистика
составлена по данным ОКВЭД (Общероссийский Классификатор Видов Деятельности), который каждая организация указывает как основной вид деятельности.
Топ-20 количества юрлиц в разрезе отраслей, по данным СПАРК
Если внимательно посмотреть ОКВЭД, то он состоит из десятков разделов, классов и
подклассов. Например, в топ-20 есть «Производство металлических изделий», но видов производства намного больше. Посмотрим более обобщенную статистику, сделанную по основным разделам ОКВЭД, которые можно назвать основными отраслями.
108
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Топ-20 количества юрлиц в разрезе отраслей, по данным СПАРК
Можно ли сделать вывод, что больше всего зарабатывает торговля и строительство, и
таким образом решить, что это наиболее перспективные отрасли для автоматизации? Нет,
нельзя. В конце списка видим «Добыча полезных ископаемых». Источник статистики сообщает, что в топ-10 крупнейших по оборотам компаний входят те, которые занимаются добычей. Просто их намного меньше. Но автоматизация в таких компаниях гораздо сложнее,
дороже и трудозатратнее.
Отраслей существует много, но в целом их можно разбить на три основополагающих:
1. Торговля
2. Производство
3. Услуги
Можно пойти дальше в этом обобщении: мы или что-то делаем, или продаём то, что
делаем. То есть услуги – это тоже производство, только нематериальных ценностей. Но для
удобства далее будем разбивать примеры на указанные три самые крупные обобщенные
отрасли.
Зачем мы так подробно рассматриваем отрасли и виды деятельности? Чтобы было понимание, что при автоматизации бизнес-процессов, помимо видов учёта, нужно учитывать ещё
и отраслевую специфику. Даже внутри отраслей по каждому виду деятельности существуют
свои особенности учёта и управления, которые мы будем рассматривать на примерах.
Для автоматизации бизнес-процессов в каждой отрасли существуют так называемые
отраслевые решения 1С.
Отраслевые решения фирмы 1С
Отраслевые решения фирмы «1С» – это специализированные программные продукты,
разработанные для автоматизации бизнес-процессов в конкретных отраслях. Они создаются на
основе платформы «1С: Предприятие» с нуля либо на базе типовых решений и содержат пред109
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
установленный набор настроек, документов, отчетов и бизнес-процессов, оптимально подходящих для работы предприятий определенной сферы.
Отраслевые решения позволяют выходить за рамки общего функционала учетных
систем, предоставляя возможности, точно настроенные под нужды конкретной отрасли. Это
может включать специализированные решения для торговли, производства, строительства,
образования, медицины, ресторанного бизнеса и других.
Помимо стандартных функций автоматизации видов учета, которые мы рассмотрели
ранее, такие решения обычно предлагают отраслевые специфики, как, например:
• Нормативно-справочную информацию, актуальную для отрасли.
• Отраслевые формы документов и отчетов.
• Учет специфических операций (например, производственный учет в зависимости от
особенностей производства).
• Интеграцию с отраслевым оборудованием и внешними сервисами.
Стоимость разработки и внедрения системы автоматизации на базе готового отраслевого
решения «1С» значительно ниже, чем доработка типового решения «1С» под нужды заказчика
или создание конфигурации с нуля.
Фирма «1С» и её партнерская сеть предлагают широкий ассортимент отраслевых решений. Разработка и обновление таких продуктов часто происходят с учетом пожеланий и требований реальных пользователей из соответствующей отрасли. Изучить решения можно на сайте
solutions.1c.ru – там их можно выбрать и в разрезе отрасли, и в разрезе функциональной задачи.
Отраслевые решения 1С легко подобрать на специальном сайте
Это не значит, что типовая линейка продуктов «1С» не подходит для какой-то отрасли.
Как раз большинству отраслей подходят типовые решения. Но существуют отрасли с таким
110
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
количеством специфических особенностей, что лучше выбрать специализированную конфигурацию. Можно написать своё собственное решение и назвать его отраслевым. Но фирма «1С»
сертифицирует отраслевые решения.
Ранее существовали только решения, называемые «1C: Совместимо». Это означает, что
партнер разрабатывает решение, а фирма «1С» проверяет его на соответствие определенным
правилам, которые прописаны у фирмы 1С, как стандарты качества отраслевых решений. Но
бывает так, что решению дали статус «1C: Совместимо», а партнер забросил его развитие,
перестал сопровождать, и качество отраслевого решения стало падать.
Чтобы поддержать качество решений, 1С создал статус «1С-Совместно». Он означает,
что на это решение права принадлежат фирме 1С, а партнер занимается сопровождением,
внедрением и получает процент от любого проданного решения фирмы 1С. Это наиболее качественные решения, правообладателем которых является сама фирма «1С». Эти решения перечислены в каталоге на сайте 1С, и это решение продается через партнерскую сеть.
Каждый год проводится конкурс, в котором фирма 1С определяет лучшие продукты в
определенных отраслях и дает статус «1С-Совместно. Лучший продукт года». Клиенты
понимают, что именно этот продукт нужно покупать, ведь решений в одной отрасли может
быть несколько.
Далее рассмотрим примеры отраслевых решений в трех основных отраслях – производство, торговля и услуги. А в качестве примеров рассмотрим решения в определенных видах
деятельности, относящихся к той или иной отрасли.
Автоматизация производства
Отраслевые решения 1С для производства представляют собой комплексные программные продукты, специально разработанные для автоматизации бизнес-процессов в данной
отрасли. Они включают в себя модули, позволяющие контролировать и управлять всеми аспектами производственной деятельности – от планирования и закупок до учета и анализа результатов.
Одним из основных преимуществ отраслевых решений 1С для сферы производства является возможность интеграции со всеми участками предприятия. Они позволяют автоматизировать не только операционные процессы на производстве, но и управленческую деятельность,
что повышает эффективность работы предприятия.
Решения 1С для автоматизации производства
111
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Ключевые возможности отраслевых решений 1С в области производства включают следующий специфичный функционал:
• Планирование производства: создание оптимального графика работы, расчет потребностей в материалах и ресурсах.
• Учет материалов: контроль за поступлениями, списаниями и остатками материалов на
складе или в процессе производства.
• Управление заказами: отслеживание статусов заказов, контроль за сроками выполнения
и своевременная доставка готовой продукции.
• Производственные операции и управление технологическими процессами: технологические карты, расчет нормативов расхода материалов и времени по операциям.
• Калькуляция себестоимости: учет издержек, полуфабрикатов, стоимости в переделах,
расчет себестоимости продукции.
• Учет и амортизация основных средств и нематериальных активов, связанных с производственной деятельностью.
• Контроль качества, включая приемку материалов, межоперационный контроль и контроль готовой продукции.
• Анализ результатов: формирование отчетов о производственной деятельности, анализ
эффективности использования ресурсов и прибыльности проектов.
• Интеграция с другими системами.
Основная программа в этой сфере – это «1С: ERP Управление предприятием».
Но помимо 1С: ERP есть много специализированных решений. Это, например, молокозаводы, производство алкогольных напитков, производство напитков, переработка рыбы,
мясокомбинаты, производство хлебобулочных изделий, кондитерских изделий, птицефабрики, металлургия, переработка отходов, фармацевтическое производство, химическая промышленность, полиграфия, сельское хозяйство, производство железобетонных изделий и многое другое.
В качестве примера рассмотрим пару решений из разных и очень специфичных видов
деятельности в отрасли производства.
Производство: полиграфия
Полиграфия – это очень развитая отрасль. Если кто-то думает, что отрасль в упадке,
потому что книги уходят в онлайн, то спешим разочаровать: это не только и не столько книги
и журналы, сколько, прежде всего, упаковка. Вся упаковка товаров, этикетки, бирки требуют
продукции полиграфической отрасли.
112
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Области автоматизации и решения для полиграфии
В сфере полиграфии распространена конфигурация «Полиграфия 2. Модуль для 1С:
ERP, 1С: КА, 1С: УТ», которая может использоваться совместно с другими отраслевыми
решениями, разработанными на базе конфигураций: «ERP Управление предприятием», «Комплексная автоматизация» и «Управление торговлей», образуя единую комплексную информационную систему предприятия. Это решение также заменяет снятые с продаж в 2019 г. продукты «1С: Оперативная печать», «1С: Широкоформатная печать».
Пример элемента справочника «Оборудование»
Чтобы было понятно, насколько специфична отрасль, приведем примеры некоторых специализированных справочников:
• Перечень технологических операций
• Форматы и размеры
• Значения красочности печати
• Комбинации красок и Пантоны
• Значения плотности бумаги
• Статусы заказов
• Анилокс/Сетка (растровые валы)
• Библиотека штампов флексопечати
• Оборудование
• Шаги зубьев оборудования
• Виды форм штампов флексопечати
Не менее сложным является механизм расчета себестоимости заказа. И это еще в указанном ниже примере не расписана стоимость материалов.
113
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример расчета стоимости сложного заказа в полиграфии
Если вы думаете, что в полиграфии тоже всё однозначно, то ошибаетесь. Полиграфия
может быть совершенно разной. Например, особенности флексографии:
• Библиотека штампов
• Несколько видов продукции в документе
• Особый порядок расчета красок
• Возможность задания нескольких материалов
• Учет выработки флексоформ
• Возможность печати бирок
114
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Параметры пресса в расчете флексографии
На этом примере показано, насколько глубоко можно погрузиться в отрасль. В связи с
этим нужно сказать и про специалистов. Есть отличные бизнес-аналитики, в целом понимающие бизнес-процессы и знающие типовые решения. Есть специалисты по производству. Есть
те, которые отлично знают полиграфию. Есть даже узкая специализация – специалист по автоматизации флексографии. И это всего лишь один вид деятельности.
Пример бизнес-процесса в полиграфии
Комментарий к диаграмме: ПП – предпечатная подготовка, ИПФ – изготовление печатных форм, ФМ – флексографическая машина, ФО – финишная обработка.
В целом для специалистов по автоматизации бизнес-процессов сложно разбираться абсолютно во всех решениях и отраслях. Обычно то, чем конкретно заниматься, определяется конкретными задачами конкретного предприятия.
Неужели и в других видах деятельности в области производства столько особенностей?
Давайте рассмотрим, к примеру, птицеводство.
115
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Производство: птицеводство
Есть большая подотрасль в отрасли производства – сельское хозяйство. И существуют
решения для сельского хозяйства. Например:
• 1С: Предприятие 8. ERP Агропромышленный комплекс
• 1С: Предприятие 8. Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия
Однако существуют специальные решения не только для сельского хозяйства, но и
именно для птицеводства.
Области автоматизации и решения для птицеводства
Решение «1С: Предприятие 8. ERP Управление птицеводческим предприятием» предназначено для автоматизации процессов управления и организации учета на птицеводческих
предприятиях яичного и бройлерного направления замкнутого цикла, инкубаторно-птицеводческих станциях, в многоотраслевых холдингах, содержащих птицеводческие предприятия, на
птицефабриках и птицеводческих комплексах. Решение позволяет организовать эффективный
учет на птицеводческих предприятиях, вести развернутый учет процессов инкубации, выращивания молодняка, осуществлять учет мясопереработки и т. п., а также формировать необходимую регламентированную и специализированную отчетность, в том числе отчетность АПК.
116
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Акт сортировки яиц
«1С: Птицеводство. Модуль для 1С: ERP» предназначен для интеграции в единую
информационную систему, организованную на базе «1С: ERP Управление предприятием»,
таким образом, объединенная конфигурация будет включать подсистему «Птицеводство» для
работы с отраслевой спецификой.
Отчет о переработке птицы и выходе продукции
117
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Отраслевое решение «1С: Бухгалтерия птицефабрики» предназначено для автоматизации регламентированного отраслевого учета на птицеводческих предприятиях яичного и
бройлерного направления замкнутого цикла, на птицеплеменных репродукторах, на инкубаторно-птицеводческих станциях, в многоотраслевых холдингах, содержащих птицеводческие
предприятия. Конфигурация «Бухгалтерия птицефабрики» разработана на основе типовой
конфигурации «1С: Бухгалтерия предприятия» и позволяет организовать эффективный учет
на птицеводческом предприятии.
Пример бизнес-процесса в птицеводстве
Перейдем к примерам в других отраслях и выясним, насколько там развита специализация по видам учёта.
Автоматизация торговли
Одними из наиболее востребованных отраслевых решений 1С являются программные
продукты для сферы торговли. По распространению малых и микро-предприятий эта отрасль
занимает первое место. Половина всех зарегистрированных индивидуальных предпринимателей занимаются торговлей.
В состав таких решений для автоматизации торговых процессов входят модули для учета
товарных запасов, поставок и закупок, продаж и клиентского обслуживания. Благодаря интеграции с онлайн-платформами и электронными кассами системы 1С позволяют осуществлять
оперативный контроль над всеми этапами торгового процесса. Многие решения позволяют
интегрироваться с маркетплейсами.
Отраслевые решения 1С для сферы торговли также включают возможности для анализа
данных и формирования отчетности. Аналитические инструменты позволяют выявить тренды
и прогнозировать спрос на товары, что помогает оптимизировать закупки и управление складом.
118
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Решения 1С для автоматизации торговли
В торговой отрасли есть универсальное решение для любого предприятия. Это «1С:
Управление торговлей 8».
Для небольших магазинов розничной торговли идеально подходит «1С: Розница 8», в
ней есть специализированный интерфейс кассира, можно подключать различное торговое оборудование.
В 1С: ERP также есть подсистемы, связанные с торговлей.
Для мобильной торговли разработаны специальные приложения.
Существуют также решения, такие как «1С: Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)», то есть УТ плюс CRM. Решение «1С: Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)» специально создано для торгово-сервисных компаний,
которые строят систему управления бизнесом в соответствии с концепцией CRM.
Но есть и специализированные решения для отдельных видов торговли. Например, это
салоны оптики, аптеки, торговля алкоголем (с учетом акцизов, ЕГАИС и прочей специфики),
торговля одеждой и обувью и др. Чтобы показать, что и в торговле существуют виды деятельности, для которых целесообразно создавать специализированные решения, рассмотрим автоматизацию аптек.
Торговля: аптеки
«1С: Розница 8. Аптека» – готовое отраслевое решение для автоматизации аптек и аптечных пунктов. Применяется для автоматизации розничных продаж лекарственных препаратов
и сопутствующей продукции в аптеках и аптечных пунктах, ведения оперативного учета по
сериям лекарственных препаратов, контроля фальсификации и сроков годности, правил ценообразования, предельных наценок на жизненно-необходимые и важные лекарственные препараты (ЖНВЛП).
119
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Области автоматизации и решение для аптек
Решение «1С: Розница 8. Аптека» является расширенной версией типового решения
«1С: Розница» и подходит как для автоматизации одиночных аптек, так и аптек, входящих в
торговые сети. Какая там специфика?
Рассмотрим примеры: в решении поддерживается обмен с федеральной государственной информационной системой ФГИС: МДЛП. Помимо серийного учета, предусмотрена маркировка: каждый лекарственный препарат имеет свой QR-код. Для учета жизненно важных
лекарственных препаратов есть отдельная схема учета. На них установлен контроль предельных цен.
Контроль предельных цен в аптеках
Некоторые аптеки занимаются производством лекарственных форм, поэтому в конфигурации реализован учет производства лекарственных форм при помощи документа «Изготовление лекарственных форм», в котором указываются:
• Рецептурная пропись;
• Наименование производимой лекарственной формы;
• Количество изготавливаемой лекарственной формы;
• Составляющие (перечень лекарственных препаратов, используемых для изготовления
лекарственной формы);
120
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Сумма дополнительных расходов.
Автоматизация производства лекарственных препаратов в аптеках
В решении реализована возможность загрузки номенклатуры из специальной службы
поддержки от фирмы 1С «ИТС-медицина». Если в обычном магазине, при поступлении нового
товара, необходимо считать штрих-код, занести в базу этот товар как новый и присвоить ему
этот штрих-код, для аптек создана специальная база номенклатуры с готовым штрих-кодом.
Вы его загружаете, и когда вы считываете препарат, даже если он еще не продавался, он уже
есть в базе, так как он включен в специальную номенклатурную базу.
Элемент справочника «Номенклатура» в аптеке
Следует понимать, что специфика такова, что под разными наименованиями часто продается препарат с одинаковым составом. Разные фармкомпании хотят, чтобы покупали именно
их продукцию, поэтому и называют по-своему. Пример: есть международное патентованное
121
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
средство Панкреатин, выпускаемый под разными торговыми наименованиями, а также входящий в некоторые многокомпонентные ферментные препараты: «Биофесталь», «Нормоэнзим», «Ферестал», «Фестал», «Энзистал», «Панкреофлат», «Биозим», «Вестал», «Гастенорм»,
«Креон», «Мезим», «Микразим», «Панзим», «Панкреатин-Белмед», «Панзинорм», «Панкреазим», «Панкрелипаза», «Панкренорм», «Панцитрат», «Пензитал», «Уни-Фестал», «Энзибене», «Эрмиталь», «Эвэнзим». Все это дженерики – лекарственные средства, содержащие
химическое вещество – активный фармацевтический ингредиент, идентичный запатентованному компанией – первоначальным разработчиком лекарства. Чтобы провизор мог правильно
посоветовать замену препарату, который просит покупатель, необходимо вести учет дженериков.
Пример бизнес-процесса в аптеке
Такие особенности характерны для аптек. А теперь перейдем к сфере услуг. Поскольку
в этой сфере нет общего решения, перейдем сразу к отдельным видам деятельности.
Автоматизация складской логистики
В решении «1С: Управление торговлей» уже есть базовые инструменты для автоматизации складского учёта, в частности, ячеечного хранения. Однако существует множество специализированных решений.
Рассмотрим специализированные решения для WMS (Warehouse Management System –
система управления складом). Они необходимы для предприятий, где складская логистика –
один из основных видов деятельности, или для крупных предприятий со сложным управлением складом.
122
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Области автоматизации и решения для WMS
«1С-Логистика: Управление складом» позволяет:
• оптимизировать использование площади склада;
• сократить затраты на хранение товара на складе;
• сократить время проведения всех складских операций;
• сократить количество ошибочных складских операций;
• повысить точность учета товара;
• избежать потерь, связанных с ограниченным сроком реализации товара;
• уменьшить зависимость от «человеческого фактора».
Подходит для складов любого размера и типа: от небольшого склада-магазина до крупного распределительного центра или склада готовой продукции промышленного предприятия
в различных отраслях.
123
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Настройка алгоритма приема товара в WMS системе
«1С: WMS Логистика. Управление складом» – система, предназначенная для автоматизации управления всеми процессами на складах в режиме реального времени. В системе возможен учет одного физического склада. Для работы на нескольких складах необходимо создавать
несколько информационных баз с возможным обменом дублирующейся информацией между
ними.
Монитор диспетчера склада в WMS системе
124
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
В управлении складом очень много особенностей:
• Разгрузка товара.
• Идентификация: проверить соответствие товаров документам и принять их.
• Маркировка: присвоить товару штрихкод с учетом маркировки, которую требует государство по некоторым видам товаров.
• Контроль качества: как при приемке, так и при отгрузке.
• Ячеечное размещение с четким пониманием того, где находится товар, его срок годности, номер партии.
• Сроки годности. Товары в ячейках (на полках складов) должны быть промаркированы
таким образом, чтобы сначала забирать те, у которых срок годности истекает раньше («отгрузка
FEFO»).
• Сертификаты: каждая партия имеет свои сертификаты, и их тоже необходимо учитывать, если товар подлежит сертификации.
• Инвентаризация склада, радиометки: инвентаризацию можно проводить намного
проще в автоматизированном режиме.
• Тарификация и переоценка товара. Например, если товар немного «залежался» на полках или морально устарел, его можно продавать по сниженной цене. Или наоборот – покупался
за валюту, а курс валюты вырос: цена может быть повышена.
Склад – это особая область для автоматизации, особенно с внедрением современных беспроводных технологий.
Автоматизация ЖКХ
Жилищно-коммунальное хозяйство – это сложный многофункциональный комплекс, в
котором представлено управление жилищным фондом, снабжение ресурсами (водой, электричеством и прочими ресурсами), благоустройство населенных пунктов и многое другое. Для
автоматизации процессов в данной отрасли представлены как модули для типовых решений,
так и отдельные отраслевые решения с узкой специализацией.
Области автоматизации и решения для WMS
«1С: Управляющая компания ЖКХ. Модуль для 1С: ERP и 1С: КА2» – отраслевое решение для автоматизации основных бизнес-процессов организаций, управляющих многоквартирными домами.
125
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Учет помещений при автоматизации ЖКХ
Продукт состоит из следующих основных функциональных подсистем:
• учет жилого и нежилого фонда;
• работа с жильцами;
• благоустройство и ремонт.
«1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК» разработано на основе типового продукта «1С: Бухгалтерия 8» и предназначено для организации эффективного управления предприятиями ЖКХ и ТСЖ малого и среднего уровня.
126
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример бизнес-процесса в области ЖКХ
Комментарий к диаграмме: СМО – Служба Механической Очистки, БХС – Биолого-Химическая Служба, СКК – Служба Контроля Качества.
«1С: Расчет квартплаты и бухгалтерия ЖКХ» – современный программный продукт,
автоматизирующий расчет начислений по квартплате, коммунальным услугам, а также бухгалтерский и налоговый учет предприятиями жилищно-коммунальной отрасли.
Автоматизация начисления квартплаты
«1С: Расчет квартплаты и бухгалтерия ЖКХ» – решение, которое максимально отвечает
типовым задачам различных организаций сферы ЖКХ:
• управляющих компаний;
• товариществ собственников жилья;
• расчетно-кассовых центров;
• жилищно-эксплуатационных управлений;
• абонентских отделов поставщиков услуг (тепловые, газовые и электросети, водоканалы
и другие).
127
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Автоматизация работы аварийно-диспетчерской службы
Решения по управлению теплосетями и водоканалом представлены широкой линейкой
программ типа «1С: Предприятие 8. Управление тепловодоканалом 2» – отраслевое решение
для автоматизации ресурсоснабжающих предприятий, оказывающих услуги теплоснабжения,
а также водоснабжения и водоотведения.
Другие отраслевые решения
Отраслевые решения 1С чрезвычайно разнообразны, и степень сложности освоения
отраслевого решения также варьируется.
Дополнительные примеры отраслевой автоматизации
Например, «1С: Предприятие 8. Фитнес-клуб» предназначено для автоматизации управленческого и оперативного учета в фитнес-центрах, фитнес-клубах, велнес-центрах, йогастудиях, бассейнах, спортивных комплексах, оздоровительных учреждениях. Разработчиками
были учтены результаты внедрения и эксплуатации конфигурации в более чем 850 предприятиях отрасли, поэтому решение позволяет:
• сохранять детальную информацию о членах клуба;
• использовать пластиковые карты для идентификации клиентов;
128
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• управлять видами членства и пакетами услуг;
• вести учет посещений клиентов;
• осуществлять запись на персональные и групповые тренировки;
• работать с корпоративными клиентами;
• управлять персоналом;
• вести учет финансов;
• проводить маркетинговые мероприятия;
• и многое другое.
«1С: Предприятие 8. Страховая компания» предназначена для комплексной автоматизации деятельности страховых компаний. В решении:
• учитываются актуальные требования Центрального банка РФ и других регулирующих
организаций;
• ведется учет всех операций по ЕПС и ОСБУ;
• упрощается подготовка к сдаче регламентированной отчетности, оформлению счетов,
договоров страхования и прочей документации;
• содержатся типовые формы бланков строгой отчетности;
• отраслевое решение для страховых компаний дает возможность сохранять информацию
обо всех заявках, клиентах, контрагентах и договорах.
Можно и дальше перечислять отраслевые решения в их разнообразии, но для этого не
хватит целой книги. Так что при необходимости нужно просто заходить на специализированный сайт «1С» и находить нужные решения. Если есть понимание, как работают типовые решения 1С, то отраслевые можно будет понять намного быстрее. А далее более подробно разберем
самый сложный класс автоматизированных решений – ERP системы.
Случай из практики
Мой друг – владелец крупного мебельного предприятия, которое мы помогаем автоматизировать. Конечно, в производстве мебели масса специфики, а отраслевого решения нет –
приходится брать ERP и дорабатывать. Однако история о другом.
Есть у моего друга и другой бизнес: школа сёрфинга. Да не просто школа, а настоящий
гостиничный комплекс на красивейшем берегу Волги, с ресторанами и различными услугами.
Как-то раз этот друг позвал меня и говорит:
– Илья, мы хотим открыть новый сезон на новом уровне автоматизации. Вместо браслетов для идентификации посетителей хотим использовать приложение с QR-кодом. Это
современно, и с нас снимается необходимость возни с браслетами.
– Не вопрос, сделаем! Тебе виднее.
Внедрили то, что просили.
Звонит мой друг через пару месяцев после открытия сезона.
129
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
– Илья, давай вернём браслеты…
Удивляюсь:
– Почему? Неужели неудобно? Это же новая технология!
– Ты понимаешь… Есть несколько причин. Во-первых, телефон надо с собой носить всё
время, чтобы взять что-то в баре. Но люди катаются на серфе, купаются – им неудобно. Вовторых, при пиковой нагрузке обслуживание через QR-коды занимает больше времени: пока
посетитель запустит приложение, очередь вынуждена ждать. Некоторые долго стоят и
возятся в своих гаджетах. В-третьих, некоторые наши сервисы включены в любой пакет, и
персоналу достаточно просто увидеть на руке посетителя браслет, чем сканировать QRкод. К тому же для сканирования нужно какое-то устройство. Короче, возвращаем браслеты
обратно…
QR-коды всё же оставили. Для того чтобы организовать клубную систему и, например, давать скидки на мебель. А также для возможности прохода на территорию самого
комплекса.
А на территории самого комплекса вернули браслеты.
Вот так бывает… Современные технологии не всегда удачны для данного конкретного
случая. А в других ситуациях они более чем подходят.
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
1. Возьмите для примера предприятие, которое вам интересно с точки зрения бизнес-процессов, имеющее явные отраслевые особенности, которые могут потребовать автоматизации.
2. Представьте, что вы – аналитик 1С, которому поручили внедрять на этом предприятии
1С: Бухгалтерию.
3. Помимо внедрения 1С: Бухгалтерии, вам поручили предложить варианты по автоматизации оперативного и управленческого учёта. Подберите несколько вариантов программных
продуктов, учитывая отраслевую направленность предприятия. Типовые решения не подойдут, только отраслевые.
4. Составьте письменное предложение по внедрению ПП, которое вы оставите клиенту
после общения с ним по телефону и подготовки в офисе: его вы перешлёте заказчику.
На этот раз мы немного поменяем формат предложения. Его надо составить в виде слайдов презентации.
130
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Системы класса ERP
Что такое ERP-система
ERP-система – это решение для комплексной автоматизации предприятия на основе единой базы данных. Аббревиатура ERP (Enterprise Resource Planning) дословно с английского
переводится как планирование ресурсов предприятия, что не совсем понятно: каких ресурсов?
Чтобы в этом разобраться, необходимо заглянуть в историю.
Комплексные системы управления предприятием
MRP (Material Requirements Planning) – система планирования потребностей в материалах, появившаяся еще в 60-х годах прошлого века.
MRP II (Manufacturing Resources Planning) – система планирования ресурсов производства, появившаяся в 80-х годах. К MRP добавилось планирование продаж и производства, распределение инструментальных средств, моделирование хода производства.
Термин ERP впервые появился в 1990 году благодаря финансовому аналитику Ли Уайли
из американской исследовательской фирмы Gartner. Уайли использовал этот термин для бизнес-приложений для управления всеми ресурсами предприятия. Термин прижился и у разработчиков, и у пользователей. К MRP II добавились бизнес-планирование, бухгалтерия, взаиморасчеты. Добавился учет кадров, складов, основных фондов, заказов и других.
Дополнительно, уже в 2000-х годах, стали появляться расширения ERP, связанные с взаимоотношением с внешним миром. CSRP (Customer Synchronized Resources Planning) добавляет к ERP еще и CRM, а в ERP II добавляется и SCM (Supply Chain Management) – управление цепочками поставок.
ERP-системы можно поделить на 4 вида платформ:
1. Зарубежные системы от ведущих мировых вендоров. Самые известные: «SAP»,
«Oracle», «Microsoft»;
2. Российские решения от «1С», «Галактика», «Парус»;
3. Устаревшие неразвивающиеся системы: как российские, так и западные;
131
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
4. Самописные решения. Чаще всего на устаревших или не совсем подходящих для этого
технологиях. Например, на MS Access, на FoxPro и даже «с нуля» написанные на платформе
1С.
Сейчас в тренде развития верхние две категории. С выходом «1С: ERP. Управление предприятием» фирма 1С постепенно заняла лидирующие позиции по количеству автоматизированных рабочих мест в России. Однако на крупных предприятиях все еще остаются решения
западных вендоров.
Условно подсистемы 1С: ERP обычно делят на два контура: оперативный и финансовый.
Оперативный контур включает:
• нормативно-справочная информация (НСИ) оперативного контура;
• снабжение;
• транспортная логистика;
• складская логистика;
• производство;
• себестоимость;
• оборудование;
• продажи;
• CRM;
• оперативная отчетность.
Финансовый контур включает:
• НСИ финансового контура;
• бюджетирование;
• корпоративные закупки (включая тендеры);
• договоры;
• казначейство;
• корпоративные финансы;
• инвестиционная деятельность и управление проектами;
• сбалансированная система показателей;
• бухгалтерский учет;
• расчет зарплаты и управление персоналом;
• налоговый учет;
• налоговый мониторинг;
• МСФО и консолидация;
• финансовая и управленческая отчетность, BI.
ERP – системы от фирмы 1С
ERP-системы от фирмы 1С «1C: ERP Управление предприятием» – эффективное решение для автоматизации крупного и среднего бизнеса на современной платформе «1С: Предприятие 8».
Функциональные возможности системы мы уже указывали ранее. «1C: ERP» как программный продукт позволяет организовать эффективную работу всех подразделений предприятия в одном информационном пространстве, заменяя при этом работу целого ряда ПО,
настраиваемого, обслуживаемого и запускаемого отдельно.
Кроме того, для системы есть ряд специализированных решений, расширяющих ее возможности, среди которых: делопроизводство и документооборот, взаимодействие сотрудников, управление проектами и портфелями проектов, управление информационными технологиями, управление инженерными данными и НСИ и многое другое.
132
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Основной функционал 1С: ERP и некоторых других решений
1С: ERP включает в себя функционал трех типовых решений:
1. «1С: Бухгалтерия предприятия»;
2. «1С: Зарплата и управление персоналом»;
3. «1С: Управление торговлей».
Все эти три решения, в целом, перекрываются функционалом 1С: Комплексной автоматизации. Однако 1С: ERP содержит в себе и многие дополнительные блоки: управление производством, расчет себестоимости, планирование, CRM, которые в указанных решениях 1С
практически не представлены или представлены в очень ограниченном объеме. Также существует большое количество специализированных дополнительных модулей, расширяющих возможности системы на единой платформе: PDM, EAM, PM, ITIL, CRM, MDM, WMS, TMS,
BSC, ECM, CPM, ESB, GIS, EHS и др.
Функционал 1С: ERP и дополнительных модулей (рисунок с сайта 1С)
133
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Для работы на мобильных устройствах есть специальное приложение «1С: Монитор
ERP», с помощью которого можно быстро и удобно просмотреть все отчеты, а также выполнить
некоторые другие действия. Систему «1С: ERP. Управление предприятием» можно отнести к
классу ERP II, учитывая ее функциональные возможности и направления развития, например:
• интеграция с другими системами и сервисами;
• поддержка взаимодействия с клиентами (CRM);
• функции управления цепочками поставок (SCM);
• поддержка E-commerce, маркетплейсов;
• электронный документооборот;
• расширенная бизнес-аналитика и поддержка принятия решений;
• мобильность и доступ через интернет.
Существует также более полное решение под названием «1С: ERP Управление холдингом», которое, помимо возможностей 1С: ERP, включает возможности решения «1С: Управление холдингом». Если посмотреть на наше описание финансового контура ERP-систем, то
именно это решение ему наиболее соответствует. И самое функциональное и продвинутое
решение – комплексная поставка «1С: Корпорация», которое включает в себя:
1. «1С: Управление холдингом 8»;
2. «1С: ERP Управление предприятием 2»;
3. «1С: Документооборот 8 КОРП»;
4. «1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
Далее будем рассматривать функционал 1С: ERP в разрезе наиболее характерных для
нее блоков. Многие другие блоки присутствуют и в более простых решениях: они уже были
рассмотрены ранее.
Управление закупками
В блоке закупок находится множество различных объектов и функций, но обычно выделяется набор основных бизнес-процессов по следующим категориям:
1. Работа с условиями закупок. Внутри 1С: ERP они представлены двумя объектами:
соглашениями и договорами. Это работа с заказом поставщику: факт поставки, регистрация
поставки, учет расхождений, корректировка и возврат при необходимости.
2. Отдельно выделяется процесс планирования закупок, который в некоторых случаях
внутри этого блока выносится в отдельную подсистему планирования. Центральным объектом
является «Заказ поставщику». Внутри заказа поставщику можно посмотреть на состав заказа
и увидеть дополнительные параметры: дата поставки, дата поступления, желаемая стоимость,
цена и другие. По каждому заказу можно отследить его статус. Статусы зависят от того, оплачен заказ, не оплачен, отгружен, не отгружен. Также можно увидеть процент оплаты. По сути,
управляя заказами, мы управляем поставками. По каждому заказу можно отследить текущее
состояние и сформировать отчет.
3. Есть отдельные механизмы формирования планов закупок. Планы можно ввести в разрезе сценариев закупок и формировать различные виды планов. Эти виды планов отличаются
способом заполнения, детализации и планирования, то есть подсистема содержит глубокие
детальные механизмы планирования.
Важным моментом является то, что система планирования проходит сквозным образом
через все предприятие, начиная от плана продаж через планы производства или сборки к планам закупок. Это называется сквозным контуром планирования.
134
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Управление продажами
Блок управления продажами внешне похож на блок управления закупками, но имеет
небольшое отличие. Включает планирование продаж, работу с клиентами и дополнительный
блок для работы с потенциальными клиентами. Фактически это CRM. Внутри ERP он находится в рамках отдельной подсистемы.
Можно сегментировать клиентов, фиксировать типовые соглашения. Здесь есть ценообразование, скидки, возможность фиксировать прайс-листы и условия назначения тех же самых
скидок на цены. В отдельном блоке CRM ведутся маркетинговые мероприятия; также можно
регистрировать претензии от клиента.
Центральным объектом здесь является заказ клиента. Отдельно ведется учет по розничным продажам, по комиссионным продажам и работа с давальческим сырьем, прием в переработку. 1С: ERP позволяет поддерживать работу с давальческим сырьем в обе стороны, то есть
и прием в переработку, и передача в переработку на сторону. Вся логика работы в этом блоке
полностью соответствует логике работы в УТ.
Отдельно стоит остановиться на планировании продаж. Планы продаж могут формироваться как по номенклатуре, так и по категориям, по группам номенклатуры. Если на предприятии не выполняется детальное построение планов продаж по каждой позиции.
Складской учет
В системе 1С: ERP возможно использование различных типов складов, включая адресное хранение. Возможна автоматизация внутреннего товародвижения организации, управление запасами и поддержание складских остатков.
В этом блоке поддерживается ведение структуры хранения, то есть складской структуры
и адресации внутри складской структуры. Для каждого из складов предприятия можно устанавливать собственные настройки, можно определить, используется ли ордерная схема.
Складские операции поступления и отгрузки товаров могут производиться как по безордерной (однофазной), так и по ордерной (двухфазной) схеме. Выбор схемы зависит от особенностей компании.
Безордерная схема нужна, если:
• у компании нет большого количества складов, и они не удалены друг от друга;
• у сотрудников нет разделения обязанностей, то есть за финансовые и складские документы отвечает один и тот же сотрудник;
• время выписки реализации и время отгрузки товара не растянуты во времени: например, при покупке клиент сразу забирает товар.
На крупных предприятиях чаще всего используется ордерная схема документооборота.
Ее особенностью является разделение во времени процессов оформления накладных, регистрирующих складские операции, и выполнения товародвижения на складе. Складские ордера
оформляются на основании документов-распоряжений, в качестве которых могут выступать
накладные/заказы, или на основании договора со специальным признаком. Также ведется учет
полученных, но необработанных распоряжений.
Основным недостатком этой схемы является увеличение документооборота и необходимость оборудовать дополнительные рабочие места на складах.
Для небольшой компании, где количество цехов и складов невелико, ордерная схема принесет только дополнительные затраты. В таком случае лучше ограничиться безордерной схемой.
135
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Крупные компании, у которых есть большие складские помещения с линиями или стеллажами и широким ассортиментом ТМЦ, могут упростить процесс размещения и отбора товаров с помощью функции адресного хранения в складских ячейках. Это помогает быстро находить товары и вести учет остатков по складу или помещению.
Адресное хранение помогает в решении следующих проблем:
• человеческий фактор: информация об адресном учете хранится в произвольном виде
только у одного кладовщика;
• низкая скорость отгрузки;
• неоптимальное размещение: невозможно отследить наличие пустых мест хранения или
неправильное размещение товарного соседства.
В то же время важно понимать, что адресное хранение в 1С: ERP не соответствует требованиям основных WMS-систем, то есть никаких оптимизационных алгоритмов здесь нет,
только решение простых задач. Следовательно, крупные логистические комплексы автоматизировать с помощью 1С: ERP в типовом виде, скорее всего, не получится, придется что-то
существенно адаптировать, или искать специализированное решение.
В рамках склада можно выделить отдельные складские помещения – обособленные места
хранения товаров. Помещений на складе может быть неограниченное количество.
Управление производством
К основным целям управления производством нужно отнести:
• высокое качество обслуживания клиентов: быстрое определение возможного срока
изготовления продукции по запросу клиента, своевременное выполнение обязательств перед
клиентом по срокам и ассортименту, мониторинг хода исполнения заказов;
• гибкую систему оперативного управления: управление приоритетами выполнения заказов, формирование согласованного по доступным мощностям и ресурсам графика производства, оперативную реакцию на отклонения в выполнении графика и изменения заказов, включая перепланирование;
• эффективное использование производственных ресурсов и снижение себестоимости:
контроль выполнения нормативов и использования аналогов, мотивацию персонала.
Уровни производственного планирования в 1С: ERP
В системе предусмотрена возможность как простого учета производственных процессов,
так и планирования и управления производством на разных уровнях.
Производственное планирование в 1С: ERP можно условно разделить на три уровня:
уровень предприятия, межцеховой уровень и уровень цеха.
Планирование на уровне предприятия – это составление согласованного комплекта
планов: планы производства, снабжения, продаж.
Система оперативного управления производством обеспечивает планирование и диспетчеризацию производственных процессов. С ее помощью определяется порядок запуска
изделий в производство, выполняется создание необходимых резервов материалов и производственных заделов, достигается бесперебойное снабжение рабочих мест материалами и
полуфабрикатами.
Межцеховой уровень позволяет управлять выполнением графика производства с
исполнителями по отдельным подразделениям.
Уровень цеха позволяет организовать исполнение графика производства в каждом
отдельно взятом подразделении.
136
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Оперативные уровни управления производством
Производственные подразделения и участки
В производственных подразделениях решаются задачи выполнения этапов графика производства на внутрицеховом уровне, а также сбора и распределения затрат.
Для производственных подразделений в системе задаются:
• варианты участия подразделения в производстве продукции;
• график работы подразделения, который по умолчанию будет предлагаться для рабочих
центров. Если в подразделении ведется работа в несколько смен, можно установить график
работы для каждой смены;
• интервал планирования – единица времени, используемая для оценки доступности
видов рабочих центров данного подразделения при составлении графика производства;
• период для предварительного занесения данных о доступности видов рабочих центров
для составления графика производства;
• период для предварительного занесения данных о доступности рабочих для составления расписания рабочих центров;
• возможность использования операций для детального управления выполнением этапов
производства на внутрицеховом уровне;
• возможность использования производственных участков.
Ресурсные спецификации
Параметры производственного процесса изготовления продукции и полуфабрикатов,
выполнения работы, ремонта или разработки можно описать с помощью ресурсных спецификаций.
Ресурсная спецификация описывает поэтапный производственный процесс, завершающийся материальным выпуском или выполнением конкретной работы, и ресурсы, необходимые для его осуществления.
Ресурсная спецификация является основой для построения оперативного плана, для
определения потребностей при производстве изделия, для определения порядка выполнения
операций, для диспетчеризации этапов, для определения плановой калькуляции. Это центральный объект системы, используемый на любом производственном предприятии.
Ресурсными спецификациями задаются:
137
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• список выходных изделий (продукция, выполненные работы) и возвратных отходов;
• объем нормативных трудозатрат на выпуск по видам работ;
• потребность в материалах и сопутствующих работах;
• структура производственного процесса.
В ресурсных спецификациях поддерживается возможность задавать гибкие условия применения для материалов, побочного и промежуточного выхода и трудозатрат, а также обеспечивается расчет нормативов по формулам. Данный расчет доступен для вычисления количества материалов, трудозатрат и времени работы видов рабочих центров.
Заказ на производство
Механизм заказов на производство реализован исключительно в 1С: ERP. Заказы на производство нужны для управления производством на межцеховом уровне.
При вводе заказа на производство можно указать, что производим, где производим, в
каком количестве, по какой спецификации, для кого, а также желаемые даты выпуска.
Контроль состояния обеспечения заказов возможен в рамках рабочего места «Состояние
обеспечения заказов».
Пооперационное планирование
Управление производственными процессами в подразделениях, использующих пооперационную методику планирования, осуществляется в рамках рабочих мест «Выполнение операций» и «Пооперационное планирование».
Пооперационное планирование позволяет видеть в 1С: ERP, как и какие операции в
каком порядке выполняются и насколько загружены рабочие центры.
MES (Manufacturing Execution System) – производственная исполнительная система, реализующая оперативное планирование и диспетчеризацию производства.
Пирамида автоматизации производства
138
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Есть и другие уровни автоматизации производства: SCADA (Supervisory Control And
Data Acquisition) – диспетчерское управление и сбор данных на уровне оборудования, и сенсоры / датчики в самом оборудовании. Однако эти уровни автоматизируются вне 1С: ERP.
Движение продукции и материалов
Процессы движения продукции и материалов на предприятии сопровождаются в системе
формированием документов передачи материалов в производство. Это накладное требование,
которое списывает материалы в производство по конкретному этапу и распоряжению.
Вторая категория документов – это передача продукции на склад. Это документ, который выпускает продукцию и отправляет ее на склад для дальнейшей отгрузки заказчику или
продолжения участия в производственном цикле.
Отдельно нужно выделить документ «Производство без заказа». Он применяется, когда у
заказчика очень простое производство или нет готовой технологии. Также используется, когда
в производстве нет необходимого количества учетных единиц, то есть заказчик не сможет вести
учет даже на уровне оперативных межцеховых перемещений.
В системе 1С: ERP реализовано две схемы работы с документом «Производство без
заказа»:
• Оперативное оформление выпуска продукции – в этом случае документы «Производство без заказа» формируются оперативно по мере выпуска продукции. Передача выпущенной
продукции из цеха на склад осуществляется после оформления выпуска.
• Оформление выпуска по количеству продукции, переданной на склад – в этом случае
сначала оформляются передачи продукции из производства на склад; документ «Производство
без заказа» регистрируется позднее, например, в конце месяца на ту продукцию и ее количество, которая была передана из производства на склад.
Расчет себестоимости
Для автоматизированного расчета себестоимости в системе есть связанные между собой
инструменты:
• типы номенклатуры;
• разделение видов затрат на номенклатурные и постатейные;
• механизм формирования и разнесения затрат в разрезе направлений деятельности (НД)
и подразделений.
Все затраты внутри ERP делятся на номенклатурные и постатейные.
Номенклатурные затраты – это те, которые учитываются в сумме и в количестве.
Чаще всего это те, которые прямо присутствуют в ресурсной спецификации либо в этапе на
производство.
Постатейные затраты – это те, которые учитываются только в суммовом эквиваленте.
Также это всевозможные косвенные затраты, которые необходимо учитывать отдельно, включать в себестоимость выпуска или в финансовый результат.
На основании данных ресурсной спецификации формируется как плановая, так и фактическая себестоимость. Благодаря детализации по производству внутри ERP можно выполнять
разузлование до первичных затрат при отдельных настройках учета.
Для этой цели есть отдельно справочник «Статьи о калькуляции». Каждая статья о калькуляции может быть использована для того, чтобы в ее разрезе вести учет затрат. Нужно привязать статью о калькуляции к конкретной строке затрат в ресурсной спецификации, и система,
таким образом, понимает, что конкретную затрату нужно отнести на конкретную статью о калькуляции.
139
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
После расчета себестоимости в отчете «Анализ себестоимости выпущенной продукции»
по статьям калькуляции по затратам можно увидеть себестоимость для каждого вида продукции.
Формировать и анализировать себестоимость, а также финансовый результат, в 1С: ERP
можно в двух основных разрезах: по направлениям деятельности и по подразделениям.
Направления деятельности в 1С: ERP – это сквозная аналитика учета, в разрезе которой отображаются все хозяйственные операции, формируется себестоимость и финансовый
результат.
В направлениях деятельности можно вести как реальные направления деятельности, так
и проекты. Для предприятий, работающих с гособоронзаказом, рекомендуется вести перечень
гособоронзаказов в этих справочниках. В этом случае можно увидеть затраты и доходы по
всему циклу производства в разрезе этого справочника, то есть собрать отчеты по исполнению
гособоронзаказа с помощью типовых средств.
В блоке себестоимости есть достаточно большое количество отчетных механизмов. Это
механизмы по формированию валовой прибыли, доходов и расходов, финансовых результатов
и так далее.
Отчет по себестоимости товаров организаций в 1С: ERP
Здесь же есть механизм Интеркампани.
Интеркампани (с англ. «между компаниями»), в контексте системы относится к функционалу, который позволяет автоматизировать и упростить взаиморасчеты и операции между
различными предприятиями или подразделениями в рамках одной холдинговой структуры
или группы компаний.
Функция интеркампани обеспечивает возможность одновременной регистрации операций в разных предприятиях, что значительно сокращает время на введение данных и уменьшает вероятность ошибок. Она позволяет проводить управленческий учет в общих масштабах,
не забывая о каждом отдельном юридическом лице.
Казначейство
Этот блок повторяет функционал, который есть в «1С: Комплексная автоматизация» и
«1С: Управление торговлей».
Здесь есть набор центральных объектов.
В системе есть механизм согласования платежей, выполняемых на уровне заявок на расходование денежных средств. Каждая заявка имеет статусную модель и набор параметров,
которые показывают, что с заявкой должно происходить, когда она должна быть оплачена,
какова сумма оплаты и кто ее согласовал, если она прошла цикл согласования.
140
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Согласование может быть выполнено как внутри «1С: ERP», так и внутри «1С: Документооборота», если он интегрирован в единую систему. Заявки, которые имеют статус к оплате, в
итоге попадают в платежный календарь, в котором казначей может управлять сроками оплаты
заявок, перемещать их между расчетными счетами, делить, отклонять, если считает, что заявка
не должна быть оплачена, выполнять другие контролирующие процедуры.
В блоке казначейства можно планировать поступление с помощью механизма ожидаемого поступления денежных средств, вести фактический учет движения денежных средств,
загружая выписки из банка или внося их вручную, если, например, какой-то банк не предоставляет возможность загрузки.
Платежный календарь в 1С: ERP
Можно вести кассу, эквайринг, договоры кредитов и депозитов, включая график выплат
по конкретному договору, и фиксировать начисляемые проценты.
«1С: ERP», в отличие от «1С: Управление холдингом», не позволяет формировать график, опираясь на какие-то первичные параметры. Если нужно ввести процентную ставку и
чтобы ERP на основании этого рассчитала график, система этого не сделает. Это умеет «1С:
Управление холдингом», поэтому график нужно вести отдельно.
В системе есть большое количество отчетов по казначейству и интеграция с внешними
сервисами, но в целом эта подсистема похожа на ту, что используется в «1С: Комплексная
автоматизация» и «1С: Управление торговлей».
Бюджетирование
В 1С: ERP есть достаточно мощный конструктор бюджетирования. Он используется как
для построения форм бюджетов (три мастер-бюджета: БДР, БДДС, Баланс), так и для выстраивания процесса согласования бюджетов, формирования фактической отчетности бюджетов и
анализа план-факта.
Источниками данных для бюджетов могут быть данные оперативного, управленческого,
регламентированного учета, МСФО, а также данные, вносимые в экземпляры бюджетов вручную.
141
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Блок бюджетирования в 1С: ERP
В системе предусмотрен удобный инструментарий, позволяющий моделировать перспективные финансовые состояния предприятия с учетом имеющихся ресурсов и возможностей
по привлечению дополнительного капитала. При построении бизнес-модели предусмотрены
следующие критерии:
• регулируемая глубина детализации до организаций и подразделений;
• индивидуальная настройка каждой модели с использованием подчиненных бюджетов
произвольного уровня сложности;
• неограниченное количество моделей, используемых одновременно.
Планирование
Планирование рассматривалось по отдельности в разделах «Закупки», «Продажи»,
«Производство». Выносить планирование в отдельный блок – это хорошая практика, сформировавшаяся достаточно давно у западных вендоров. Для этого требуются отдельные компетенции. На предприятии чаще всего этим занимаются отдельные специалисты, и подход к планированию обычно ориентирован на сквозной процесс, связывающий все ресурсы предприятия
с точки зрения планов воедино.
В процессе планирования могут быть задействованы разные подразделения. В этом
участвуют планово-экономический отдел, планово-диспетчерский отдел, главный диспетчер,
подразделения продаж и закупок.
Планирование представлено функционально и последовательно, сквозным образом от
продаж к закупкам, через производство. Мы планируем, что должны продать, затем на основании этого и остатков планируем, что должны произвести, и на основании планов производства и остатков материалов планируем, что должны закупить с учетом неснижаемых остатков,
партий закупа и так далее.
Регламентированный учет
Внутри ERP присутствует подсистема регламентированного учета, цель которой – получение корректных данных для формирования отчетности для государственных органов и
начисления налогов и сборов. ERP позволяет вести учет филиалов на отдельном балансе и
обособленных подразделений, не выделенных на отдельный баланс. Внутри есть структура по
подразделениям, каждое из которых может вести свою хозяйственную деятельность.
Также есть возможность выделять отдельные операции вне регламентированного учета
через использование управленческой организации или фиксировать отдельные операции
только в регламентированном учете без управленческого учета через использование специального вида операции.
142
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Регламентные операции по закрытию месяца в 1С: ERP
Важным отличием ERP от других конфигураций является то, что в регламентированном
учете система не отражает документы напрямую. В 1С: Бухгалтерии, например, при проведении первичного документа он сразу формирует проводки по указанным счетам. В ERP логика
работы другая: при проведении первичного документа счета учета не видны, и из самого документа не совсем понятно, как он должен сформировать проводки.
В 1С: ERP в момент проведения документа проводки не формируются автоматически,
также в самих документах не предусмотрено проставление счетов учета. Но это неудобно
только на первый взгляд.
Во-первых, проводки не формируются только если для данного вида документа еще не
настроено их формирование. После настройки проводки будут формироваться автоматически.
Во-вторых, это защищает регламентированный учет от возможных ошибок пользователей в части указания счетов учета. Это особенно важно при большом документообороте.
В ERP в разделе «Настройки» есть группы финансового учета, каждая из которых привязана к своим справочникам, контрагентам, номенклатуре, доходам и расходам, внеоборотным
активам, и в каждой из них прописаны счета учета. Счета выбираются из группы финансового
учета, а не из самого первичного документа.
Группы финансового учета – это классификация обязательств, активов, доходов и расходов для отражения в регламентированном учете. Наличие этих групп позволяет учитывать
номенклатуру и затраты на разных счетах учета в зависимости от вида затрат (общехозяйственные, общепроизводственные, производственные) и так далее.
Может быть выделен специальный человек, который контролирует, как отражены проводки на основании документов в регламентированном учете по всем настроенным правилам.
Роль бухгалтера в 1С: ERP становится меньше с точки зрения учетчика и ручного ввода
документов и смещается в сторону контроля происходящего в документах.
143
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
МСФО
В ERP МСФО присутствует только на уровне трансляции. Объем функций МСФО в
системе небольшой. Принципы, используемые в системе, аналогичны принципам регламентированного учета. Ключевое отличие в том, что здесь нет специфики работы с операциями международных стандартов. Если нужно произвести дисконтирование задолженности или отразить основные средства по справедливой стоимости, все это делается вручную. Внутри ERP
нет механизмов дисконтирования задолженностей.
Фрагмент плана счетов МСФО в 1С: ERP
Внутри ERP есть возможность транслировать существующие хозяйственные операции в
международном учете по заранее настроенным шаблонам, а также отразить дополнительные
операции с помощью ручных проводок. Однако автоматизированных подходов к ведению международного учета в ERP нет.
ТОИР
Блок управления объектами эксплуатации, или ТОИР (техническое обслуживание и
ремонт), также представлен в 1С: ERP в ограниченном объеме. В разделе «Внеоборотные
активы» собраны работа с основными средствами, нематериальными активами, договорами
аренды и подсистема обслуживания и ремонта. Речь идет о ремонте собственных объектов эксплуатации. Здесь же можно планировать ремонтные работы, вести виды ремонтов, формировать на основании этого графики использования рабочих центров, привязывать объекты эксплуатации к рабочему центру.
Для организации ремонтной деятельности предусмотрены следующие возможности:
• учет объектов эксплуатации;
• учет показателей эксплуатации;
• учет ремонтных мероприятий;
• регистрация дефектов объектов эксплуатации;
• планирование ремонтных работ;
• формирование заказов на ремонт.
144
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Для организации эффективного управления ремонтной деятельностью обеспечена возможность учета всех эксплуатируемых на предприятии объектов (оборудование, здания,
сооружения и так далее), по которым требуется техническое обслуживание и контроль затрат
на содержание.
Функциональность управления ремонтами в ERP ограничена. Она подойдет для многих предприятий, но для предприятий с несколькими десятками тысяч объектов эксплуатации
(например, водоканал) этого может быть недостаточно. Для этого существуют специализированные решения.
Подводя итог, следует отметить, что 1С: ERP по праву считается флагманским продуктом
фирмы «1С». Небольшие фирмы могут обойтись без такого инструмента, но для средних и
крупных предприятий эта система может подойти.
Случай из практики
Одно промышленное предприятие провело совместно с нами онлайн-совещание, на котором решило обсудить автоматизацию предприятия. Собрали целый консилиум.
Диалог начал директор:
– Мы внедрили 1С: ERP, и вот не тянет программа, тормозит… Давайте, наверное,
внедрим что-то попроще.
– А сколько у вас пользователей?
– Пока 12 подключили и уже не тянет. Очень медленно работает.
– Мы можем посмотреть «вживую»?
– Конечно! Приезжайте!
Приезжаем на предприятие. Нас поручают главбуху, которая сопровождает к рабочим
местам.
Смотрим: и правда, всё работает крайне медленно.
Просим показать сервер. Нас проводят к местному сисадмину.
Тот гордо демонстрирует всё своё хозяйство. Ну и когда речь доходит до 1С: ERP,
оказывается, что была установлена файловая версия, для того чтобы показать главбуху,
директору и некоторым ключевым пользователям. Затем начали подключать других пользователей. Ну и в какой-то момент, когда попробовали работать совместно, всё стало «тормозить».
Никаким проектом внедрения тут и не пахло. Просто как-то решили, что всё должно
само заработать. Не позаботились даже о корректной серверной инсталляции. Не говоря
уже о каких-то планах внедрения, об индивидуальных настройках под бизнес-процессы и об
обучении пользователей.
Ну что в итоге?
Проект был наш.
145
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
А сисадмин оказался «внучком» главбуха… Понятно, старался парень показать, какой
он молодец и как у него всё получается.
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
В этом задании тем, кто ранее не составлял презентации, придётся научиться это
делать. Обращаем внимание, что понятное, удобное, убедительное представление идей является крайне важным для работы бизнес-аналитика или архитектора.
Составьте в MS PowerPoint или в другом аналогичном решении презентацию программы
1С: ERP для производственного предприятия АО «Первый мясокомбинат».
Представьте, что к вам обратился генеральный директор АО «Первый мясокомбинат»
как заказчик. Поставлена цель: продемонстрировать преимущества внедрения программного
продукта 1С: ERP перед внутренними стейкхолдерами (заинтересованными лицами) предприятия.
Получена предварительная информация о предприятии: в настоящий момент используются разрозненные, в том числе «самописные», системы. В состав мясокомбината входят следующие цеха:
• Предубойного содержания скота;
• Цех убоя;
• Первичной переработки;
• Колбасный;
• Полуфабрикатов;
• Обработки шкур;
• Холодильник.
Покажите, как в программе 1С: ERP будут автоматизированы хозяйственные операции
в вышеперечисленных цехах.
Сохраните презентацию в формате pdf.
Примечание. Среди учеников встречаются те, кто могут сказать, что им неприятна тема
убоя животных. Что ж. Мы специально хотели показать, насколько разнообразные могут быть
бизнес-задачи. Но если какие-то принципы совершенно не позволяют работать в этой области,
то сделайте презентацию для молокозавода, который, в том числе, производит мороженое.
146
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Конфигурирование автоматизированной системы
Конфигуратор 1С
Если вы работаете с 1С, но при этом не являетесь программистом или являетесь начинающим программистом, то, разобравшись в устройстве платформы 1С, вы сможете сами выполнять несложные доработки и настройки конфигурации или даже создать несложную конфигурацию «с нуля». Дело в том, что 1С – «low-code» система (существуют еще «no-code» – совсем
без языка программирования), то есть не обязательно уметь программировать, все базовые
объекты можно создавать конструкторами.
Например, на нашем курсе аналитики 1С начинающие аналитики создают несложную
конфигурацию. Она позволяет принять и отгрузить товар, сделать отчеты по приходу и расходу
товаров на складе и отчет «Материальная ведомость». И ни один ученик еще не сказал, что
аналитик не должен уметь конфигурировать.
Пример отчета «Материальная ведомость»
Кроме того, если нужно написать техническое задание программисту 1С, то без знания
платформы сложно понять, что использовать – справочник или регистр сведений, отчет или
обработку. Следовательно, невозможно будет составить правильное ТЗ.
Любые изменения в базу 1С вносятся с помощью Конфигуратора.
Конфигуратор – это один из режимов запуска программы 1С: Предприятие, предназначенный для администрирования, разработки и изменения конфигураций.
В режиме «Конфигуратор» можно создавать новые конфигурации, редактировать имеющиеся, а также сравнивать и объединять несколько конфигураций.
Функции Конфигуратора 1С:
• Создание и редактирование объектов метаданных
• Редактирование кода модулей
• Создание внешних обработок и отчетов
• Создание и настройка форм и макетов
• Управление интерфейсами
• Создание команд и меню
• Управление пользователями и правами доступа
• Управление обновлениями
147
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Загрузка и выгрузка конфигураций
• Объединение конфигураций
• Отладка конфигураций
• Использование консоли запросов и отчетов
• Тестирование конфигураций
• Журнал регистрации
• Модули расширений
• И другие полезные функции
Чтобы разобраться в основах конфигурирования на практике, рекомендуется скачать
бесплатный продукт «1С: Предприятие 8.3. Версия для обучения программированию» с официального сайта фирмы «1С» и установить его на свой компьютер.
Основные объекты конфигурации 1С
Объект конфигурации в системе «1С: Предприятие» – это формальное описание
группы понятий (предметной области, средств взаимодействия пользователя с системой) со
сходными характеристиками и одинаковым предназначением.
Как правило, объекты конфигурации являются компьютерными аналогами реальных
объектов предметной области, хотя могут использоваться и для организации списков, не имеющих явных физических аналогов.
Объект конфигурации описывает не конкретное значение, а только его вид. Например,
справочник «Физические лица» описывает не конкретного человека, а содержит перечень реквизитов (набор видов характеристик о физическом лице), а также формы для ввода их значений, формы просмотра списков и макеты для печати информации.
Все объекты конфигурации называются метаданными. Добавляя очередной объект конфигурации, вы добавляете описание того, как будут размещаться соответствующие данные и
как они будут взаимодействовать с другими данными, хранящимися в информационной базе
1С.
Состав объектов, которые можно использовать при работе в Конфигураторе, фиксирован и определен на уровне платформы. Создать собственные виды объектов нельзя, можно
использовать только те, которые определены платформой.
148
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Структура метаданных 1С: Предприятие
К основным объектам конфигурации относятся:
• Константы
• Справочники
• Документы
• Журналы документов
• Перечисления
• Отчеты
• Обработки
• Планы видов характеристик
• Регистры
• Бизнес-процессы
• Задачи
• И некоторые другие
Теперь важно понять, почему 1С: Предприятие лучше многих других систем для работы
с базами данных. Дело в том, что 1С – система для автоматизации именно бизнес-процессов.
Поэтому даже по составу объектов можно понять, что система специализированная и, например, для разработки игр не подходит. Зато для бизнес-приложений – то, что надо. Рассмотрим
подробнее назначение основных объектов конфигураций 1С.
Константы позволяют хранить в информационной базе данные, которые не изменяются
во времени или изменяются очень редко. Каждая константа позволяет хранить одно значение. Например, в константах может храниться наименование предприятия, его ИНН, фамилии
149
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
директора и главного бухгалтера и другая подобная информация, которая обновляется крайне
редко. Однако если используется конфигурация, где можно завести несколько организаций,
то константой может стать, например, «Основная организация», и выбираться она будет уже
из справочника. Если для разных ролей пользователей будут разные организации, то система
будет еще сложнее.
Справочники – это прикладные объекты конфигурации, которые позволяют хранить в
информационной базе данные, имеющие одинаковую структуру и списочный характер. Например, список сотрудников, поставщиков и покупателей (обычно «Контрагенты»), товаров и
услуг (обычно «Номенклатура»).
При заполнении бланка документа часто требуется указывать информацию, выбирая значение из заранее заданного списка. Например, при поступлении на работу необходимо заполнить анкету. В графе «Место рождения» нужно указать населенный пункт. Это удобно сделать,
выбрав нужный населенный пункт из списка. Такой список и представляет собой справочник
– «Населенные пункты».
На этапе конфигурирования можно описать, какими свойствами обладает каждый справочник. К настраиваемым свойствам относятся, например, длина и тип кода, количество уровней иерархии, поддержка уникальности кодов, набор реквизитов справочника.
Настройка реквизитов справочника «Пользователи»
150
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Справочники имеют стандартные реквизиты: код и наименование, при этом код может
иметь тип «Число» или «Строка». Система «1С: Предприятие» предоставляет широкие возможности по работе с кодами элементов справочника: автоматическое присвоение кодов, автоматический контроль уникальности кода и другие. В конфигурации создается структура справочника, а его содержимое – элементы справочника – вводится пользователем при работе с
программой.
Документы – прикладные объекты конфигурации, которые позволяют хранить информацию о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в жизни
предприятия. Это могут быть, например, приходные накладные, приказы о приеме на работу,
счета, платежные поручения и так далее.
Документ – одно из основных понятий системы «1С: Предприятие». С помощью документов организуется ввод в систему информации о совершаемых хозяйственных операциях. В
конфигурации описывается только структура документа, конкретные экземпляры документов
вводятся пользователем при работе с программой.
Учебный пример документа «Поступление товаров»
Примеры видов документов: «Платежное поручение», «Счет», «Приходная накладная»,
«Расходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приходный кассовый
ордер» и другие. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий.
Принадлежность документа к определенному виду определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации.
Ключевое отличие документа от справочника – обязательное наличие даты/времени, в
которое произошла та или иная хозяйственная операция. То есть документ относится к определенному событию в жизни предприятия.
Журналы документов – это прикладные объекты, предназначенные для просмотра
списка документов разных типов. В журнале документов могут быть определены графы для
отображения реквизитов документов разного вида, отнесенных к одному журналу. Например,
есть два разных документа: один отвечает за покупку товаров и услуг, второй – за реализацию
товаров и услуг, то есть они из разных категорий: покупка и продажа. Мы можем в журнале
документов объединить эти два разных вида документов и в одном общем журнале видеть как
151
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
документы о покупке, так и документы о продаже. Журнал документов позволяет объединить
документы из разных категорий и видов.
Перечисления – это прикладные объекты, которые позволяют хранить в информационной базе наборы значений, не изменяющиеся в процессе работы прикладного решения. Например, это может быть перечисление возможных ставок НДС («Без НДС», «НДС 20 %» и так
далее) или перечисление состояния заказов (Запланировано, В Работе, Выполнено). Если в
законодательстве появится новая ставка НДС, то ее придется добавлять в конфигураторе, а не
в режиме пользователя.
Отчеты – название данного объекта говорит само за себя. Отчеты предназначены для
обработки накопленной информации и получения сводных данных в удобном для просмотра и
анализа виде. Конфигуратор позволяет формировать набор различных отчетов, удовлетворяющих потребности пользователей системы. Отчеты могут разрабатываться с помощью системы
компоновки данных (СКД).
Обработки – прикладные объекты конфигурации, предназначенные для выполнения
различных действий в этой конфигурации. Например, с их помощью можно загружать и выгружать данные или автоматически создавать объекты. Обработки также могут использоваться в
качестве отчета.
Регистры в 1С
Информация, отражающая хозяйственную деятельность предприятия, хранится в регистрах. Регистры необходимы для быстрого вывода информации без перебора документов.
Перебор документов потребует в цикле открывать каждый документ и получать из него сведения. Это намного дольше и менее удобно, чем получить информацию из одного объекта –
регистра. Регистры содержат сведения за весь период работы с базой данных.
Разберем два вида регистров: регистры сведений и регистры накопления.
Регистр сведений – это прикладной объект. Он позволяет хранить в прикладном решении произвольные данные в разрезе нескольких измерений. Например, в регистре можно хранить курсы валют в разрезе валют или цены предприятия в разрезе номенклатуры и типа цен.
Регистр сведений в 1С и его структура
152
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Информация в регистре сведений хранится в виде записей, каждая из которых содержит
значения измерений и соответствующие им значения ресурсов. Измерения регистра описывают разрезы, в которых хранится информация, а ресурсы регистра непосредственно содержат
хранимую информацию.
Одной из возможностей регистра сведений является хранение данных не только в разрезе указанных измерений, но и в разрезе времени. Разработчик может указать минимальную
периодичность, с которой записи будут храниться в регистре.
Внесение изменений в регистр сведений может выполняться как вручную, так и с помощью документов. В процессе создания прикладного решения разработчик указывает, какой
именно режим записи будет использоваться данным регистром сведений.
Режимы записи:
• Подчинение регистратору – выбрав этот параметр, пользователь не сможет вносить сведения в регистр напрямую, без документа.
• Независимый – выбрав этот параметр, пользователь сможет вносить сведения в регистр
напрямую, без документа.
Регистр накопления – прикладной объект для учета и накопления количественных и
стоимостных показателей по различным объектам учета в многомерной системе измерений.
Например, в таком регистре можно накапливать информацию об остатках товаров в разрезе
номенклатуры и склада или информацию об объемах продаж в разрезе номенклатуры и подразделения компании.
Информация в регистре накопления хранится в виде записей, каждая из которых содержит значения измерений и соответствующие им значения ресурсов. Каждая запись имеет дату
и время.
Регистр накопления «Зарплата к выплате»
153
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Измерения регистра описывают разрезы, в которых хранится информация, а в ресурсах
регистра накапливаются числовые данные.
Виды регистра накопления:
• Остатки – при выборе этого параметра регистр будет хранить остатки на начало и конец
периода, а также обороты за период.
• Обороты – при выборе этого параметра регистр будет хранить данные только по оборотам.
Документы могут изменять состояние регистров. Этот процесс называется проведением.
Документ может быть «проведен» или «не проведен». Если документ не является «проведенным», это значит, что событие, которое он отражает, не влияет на состояние учета, который ведется в данной конфигурации. Если документ проводится, то он изменяет состояние
тех или иных учитываемых данных. При проведении документ отражает зафиксированное им
событие в механизмах, реализуемых различными регистрами.
При этом даже проведенный документ может не влиять ни на какие регистры, если не
заданы соответствующие движения по регистрам. Пример – документ «Счет». Обычно является информационным и не влияет на регистры. Его основная функция – фиксирование намерения провести оплату или отгрузку, а также оформление коммерческих предложений и счетов
для клиентов. Он служит для ввода и хранения данных о будущих операциях, но не инициирует изменения в регистрах бухгалтерского учета и других системных регистрах.
Конструктор движений – это инструмент разработки. Он используется только для документов и помогает создать процедуру обработки проведения документа на встроенном языке.
Конструктор позволяет выбрать регистры, в которые будут вноситься записи, и затем вручную
или автоматически заполнить выражения, которые будут записаны в поля регистра.
Типы движения регистра:
• Приход – при выборе этого параметра данный документ в регистре накопления будет
формировать движение со знаком «плюс».
• Расход – при выборе этого параметра данный документ в регистре накопления будет
формировать движение со знаком «минус».
Бизнес-процессы в 1С
В системе 1С: Предприятие объект «Бизнес-процессы» предназначен для автоматизации и управления различными процессами компании, требующими совместных действий
нескольких сотрудников и подразделений. Бизнес-процессы в 1С позволяют формализовать,
контролировать и улучшать выполнение таких процессов.
Бизнес-процесс представляет собой последовательность задач и операций, выполняемых
участниками процесса для достижения определенной цели.
Основное назначение бизнес-процессов – автоматизация маршрутизации документов и
заданий, контроль выполнения задач, сбор и анализ данных для улучшения процессов.
154
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Элементы бизнес-процессов в системе 1С: Предприятие
Назначение основных элементов бизнес-процессов в 1С:
• Точка старта – начало бизнес-процесса, является обязательной
• Стрелка – показывает последовательность переходов между точками
• Точка действия – соответствует конкретному действию конкретного пользователя (или
одного из пользователей с определенной ролью) в программе
• Точка условия – отвечает за проверку выполнения определенного условия, у которого
может быть только два состояния: «Выполнено» или «Не выполнено»
• Точка выбора варианта – дает возможность выбрать дальнейшие действия исходя из
проверки условия, у которого может быть более двух состояний (аналог – Если-ИначеЕсли-…)
• Точка разделения – соответствует моменту, начиная с которого разные пользователи
должны выполнять разные действия параллельно и независимо друг от друга
• Точка слияния – соответствует моменту, начиная с которого параллельные процессы
вновь объединяются в один
• Точка обработки – отвечает за выполнение определенного алгоритма системой
• Точка вложенного бизнес-процесса – соответствует выполнению другого бизнес-процесса, который является составной частью текущего
• Точка завершения – конец бизнес-процесса, является обязательной
Как видно, элементы нотации 1С напоминают элементы нотации BPMN, но всё же имеют
отличия в начертании. 1С при создании своей нотации больше ориентировалась на отечественные ГОСТы.
Бизнес-процессы можно проектировать с помощью встроенных средств 1С, таких как
визуальные редакторы и инструменты для написания сценариев. Проектирование обычно
включает моделирование процесса, описание его шагов, установку условий переходов и определение исполнителей.
Примером бизнес-процесса может быть процесс согласования документации, обработки
заявок, управления заказами или выполнения проектов, где требуется координация действий
между различными департаментами компании.
155
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример: бизнес-процесс оформления производственных документов в конфигурации «1С:
Управление сельскохозяйственным предприятием»
В программе заложено несколько «простых» шаблонных процессов, на базе которых
можно создавать сложные составные и комплексные процессы. Каждый «простой» шаблонный процесс при выполнении генерирует задачи. Выполнение задач продвигает процесс по его
маршруту. Процесс считается завершенным, когда выполнены все его задачи.
«Простые» шаблонные процессы можно классифицировать на процессы с одним и
несколькими исполнителями. Для некоторых процессов с несколькими исполнителями существует возможность настроить порядок выполнения задач. Этот порядок определяет создание
задачи для конкретного исполнителя.
Комплексный процесс строится на базе «простых» шаблонных процессов с возможностью настройки порядка их выполнения. Составные процессы построены на базе простых процессов, но порядок их выполнения строго определен и не подлежит изменению в режиме
«Предприятие». В программе предусмотрены три составных процесса обработки документов:
обработка внутренних, входящих и исходящих документов.
Объект «Бизнес-процессы» в 1С является мощным инструментом для управления внутрикорпоративной деятельностью, который позволяет настроить и оптимизировать рабочие
процессы любой сложности.
Система компоновки данных
Система компоновки данных представляет собой механизм, основанный на декларативном описании отчетов. Он предназначен для построения отчетов, а также для вывода
информации, имеющей сложную структуру и содержащей произвольный набор таблиц и диаграмм, через создаваемые запросы к базе данных. Изначально СКД разрабатывалась для пользователей – считалось, что любой пользователь может с её помощью получить любой отчет.
Однако система оказалась довольно сложной, и обычно ею пользуются программисты и аналитики.
156
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Система компоновки данных и фрагмент генерируемого запроса
Система компоновки данных позволяет реализовать следующие возможности:
• создание отчета без программирования;
• использование автоматически генерируемых форм просмотра и настройки отчета;
• разбиение исполнения отчета на этапы;
• исполнение отдельных этапов построения отчета на различных компьютерах;
• независимое использование отдельных частей системы компоновки данных;
• программное управление процессом выполнения отчета.
1С: Аналитика
1С: Аналитика – мощный инструмент от фирмы 1С для анализа данных, представляющий собой встроенную BI систему. Он позволяет собирать, обрабатывать и представлять в
удобной форме информацию, необходимую для управления бизнесом.
BI (Business Intelligence) система – это совокупность технологий, процессов и инструментов, которые позволяют организациям собирать, интегрировать, анализировать и визуализировать данные для поддержки принятия бизнес-решений. Основная цель BI систем – преобразовать необработанные данные в полезную информацию и знания (« дашборды»), которые
могут быть использованы для стратегического и оперативного управления.
157
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример BI-панели на основе 1С: Аналитики
Основные функции и возможности 1С: Аналитики включают:
• Сбор данных. Возможность интеграции с различными системами 1С (например, 1С:
Управление торговлей, 1С: Бухгалтерия и др.).
• Обработка данных. Использование инструментов для создания сложных вычислений,
фильтров, трансформаций данных и других операций аналитики.
• Визуализация данных. Представление результатов анализа в виде графиков, диаграмм,
таблиц и других визуальных форматов.
• Отчетность. Возможность создания и автоматизации отчетов, которые можно легко
обновлять и распространять среди сотрудников.
• Прогнозирование. Инструменты для прогнозирования и моделирования будущих сценариев на основе имеющихся данных.
• Настраиваемые панели. Возможность создания персонализированных панелей мониторинга, которые показывают ключевые показатели и метрики в реальном времени.
В отличие от СКД, 1С: Аналитика создана не для программистов, а для более широкого
круга пользователей. Продукт обычно используется менеджерами, аналитиками, финансовыми
специалистами и другими лицами, принимающими решения. При этом основы знаний структуры метаданных всё равно должны присутствовать.
Программирование 1С
Мы уже упомянули, что система 1С – это «low-code» система, то есть конфигурации
можно создавать конструкторами без программирования. Однако в реальности без программирования не обойтись: далеко не всё можно создать конструкторами.
158
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Фрагмент кода на языке 1С
Нужно ли аналитику уметь писать код?
Не обязательно, но это очень полезно. По крайней мере, нужно уметь читать код, чтобы
быстро понять, что делает тот или иной модуль.
Сложно ли освоить код? Смотрите сами. Синтаксис языка – русский (хотя есть и английская версия). Поэтому он интуитивно понятен.
Как видите, конструкции условий «Если – Иначе – КонецЕсли» или циклов «Для каждого
– Из – Цикл – КонецЦикла» вполне интуитивно понятны. Освоить основы языка 1С можно
достаточно быстро. Несколько сложнее кажется язык запросов, но запросы можно формировать конструктором.
Так что если решили посвятить свою работу 1С, то освоить конфигурирование будет
полезно.
Встроенный язык 1С имеет много общих черт с другими языками, такими как JavaScript,
Basic, Pascal, что облегчает его освоение начинающими разработчиками. Однако он не является прямым аналогом какого-либо из перечисленных языков.
Здесь важно понять, чем отличается конфигурирование от программирования, а программист от разработчика.
Конфигурирование – это разработка и настройка конфигурации. Программирование
– написание кода. При этом конфигурирование может обойтись без программирования, но
может его включать. Серьезные курсы по конфигурированию обязательно включают хотя бы
основы программирования.
Примерно то же самое с разработчиками. Разработчик разрабатывает систему, но не обязан писать код. Программист пишет код. Но разработчик 1С обычно всё же умеет писать код
1С. Соответственно, разработчик 1С и программист 1С – почти синонимы.
Отладчик
Важный компонент системы 1С – Отладчик.
Отладчик – это отдельный режим запуска 1С, который может быть запущен, в том числе,
и из Конфигуратора.
159
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Конфигурация с запущенным отладчиком
Отладчик позволяет выполнять код по шагам. На каждом шаге можно посмотреть значения параметров, а также понять, какие условия срабатывают.
Также отладчик позволяет устанавливать «точки останова» (на скриншоте выше – красный кружок). В этом случае можно выполнять код не по шагам, но в точке останова начать
пошаговое выполнение или выяснить значение параметров.
Отладчик – незаменимое средство для поиска ошибок или выявления поведения системы
при её работе.
Пример работы в Конфигураторе
Рассмотрим на примере работу по созданию документов. Назовем документ «Поступление товаров и услуг». Для примера взята не «пустая» конфигурация, а уже готовая типовая,
чтобы показать, какие другие объекты уже есть в системе.
При желании можно скачать на сайте 1С бесплатную учебную версию 1С и повторить
эти действия.
Заходим в Конфигуратор, нажимаем на пиктограмму «плюс» (добавить) и создаем документ поступления товаров.
160
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Добавляем документ
Практически все объекты конфигурации имеют следующие свойства, располагающиеся
в категории «Основные»:
Имя – имя объекта конфигурации. Имя должно состоять из одного слова, начинаться
с буквы и не содержать специальных символов, кроме «_». По имени объекта производится
доступ и управление объектом конфигурации средствами встроенного языка. Длина имени
объекта конфигурации не должна превышать 80 символов. При создании нового объекта конфигурации ему автоматически присваивается условное имя, состоящее из слова, определяемого по виду объекта, и цифры (например, при создании документа – Документ1 и так далее).
161
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Условное имя можно изменить в процессе редактирования свойств объекта конфигурации,
при этом система отслеживает уникальность имен.
Если конфигурация создается для использования на разных языках, следует указать
синонимы на этих языках. При работе с системой «1С: Предприятие» синоним будет отображаться в различных списках выбора, заголовках окон, текстах надписей, при формировании
интерфейсов с учетом текущего языка. Синоним не имеет ограничений на использование символов. Если синоним не задан, используется имя.
Даем имя документу – появляется синоним
Имя пишется без пробелов, большими буквами, а синоним формируется автоматически; система сама распределяет слова и ставит пробелы в наименовании, которое будет отображаться у пользователя.
Переходим на закладку «Данные» и создаем реквизит. У каждого реквизита есть тип.
Для нашего документа нужен контрагент. Пользователь не должен текстом прописывать
контрагента, он должен выбирать его из списка справочников. Соответственно, нужно создать
справочник «Контрагенты» и указать ссылку на него. Когда пользователь будет нажимать на
три точки в открытом документе «Поступление товаров и услуг» в реквизите контрагента, он
будет попадать в справочник «Контрагенты».
162
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Справочник «Контрагенты»
Следующий реквизит – Склад. Склад – это тоже справочник, поэтому создаем справочник «Склады» и ссылаемся на него.
163
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Справочник «Склады», в синониме пояснение
Следующий реквизит – Сумма. Значение должно быть числовое. Выбираем длину значения в 30 символов. Точность – это количество знаков после запятой.
Реквизит «Сумма»
164
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Далее необходимо создать табличную часть, которая будет называться «Товары». Табличная часть нужна для формирования списка товаров. Для услуг – отдельная табличная часть.
Здесь два «плюса»: первый добавляет табличную часть, второй добавляет реквизиты в табличную часть. В табличной части необходимо добавить реквизиты. Первый будет называться
«Номенклатура». Следующий реквизит – «Количество», далее – «Цена», «Сумма», «Серия».
Табличная часть «Товары»
Обратите внимание: «Сумма» есть и в табличной части, и в реквизите документа. Дело в
том, что сумма в табличной части – это сумма по отдельной строке, относящаяся к отдельному
товару. А сумма в реквизите документа – итоговая сумма по всем товарам.
Теперь нужно создать форму документа. Форма – это то, как пользователь будет видеть
документ. Форма создается по умолчанию. Пользователь будет видеть эту форму, вносить в
нее данные, которые должны где-то накапливаться для того, чтобы в дальнейшем можно было
рассчитать остаток. Это делается с помощью регистра накопления.
Следовательно, нужно создать регистр накопления «Остатки».
У вида регистра «Остатки» существуют три виртуальные таблицы: остатки, обороты и
остатки и обороты вместе. А у вида регистра «Обороты» есть только одна виртуальная таблица.
165
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Нам нужны все три, поэтому переходим на закладку «Данные» и указываем, в каких
разрезах и что мы должны хранить. Измерениями будут «Номенклатура», «Склад» и «Серия»,
а ресурсами – «Количество» и «Сумма».
Регистр «Остатки товаров»
Теперь необходимо создать код на встроенном языке, который будет на основании сведений из документа при проведении создавать записи в регистре. Для формирования движения
на встроенном языке откройте закладку «Движение».
Настройка движения регистров документа
166
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
В нижней части появился регистр «Остатки товаров», и кнопка «Конструктор движения»
стала активной. Нажимая на нее, переходим в конструктор «Движение регистров».
Нажимаем на кнопку «Заполнить выражение», и система автоматически генерирует код.
Процедура «Обработка проведения»
Процедура проведения созданного документа называется «Обработка проведения». При
проведении документа эта обработка будет формировать приход по реквизитам, указанным в
конструкторе.
Далее можно создать макет для распечатки документа, но на этом наш пример остановим, иначе придется написать целую книгу по созданию конфигураций. А вообще этот пример
ученики C Academy учатся делать «с нуля» за один урок, но еще успевают делать и отчет по
поступлению товаров.
Случай из практики
В финансовой службе одного из подразделений РЖД нам поставили задачу: доработать
бухгалтерскую систему под специфику предприятия.
Проект был долгий. Написали техническое задание, утверждали, подписывали. И долго
всё конфигурировали.
Но недо-конфигурировали.
На предприятии полностью сменилось руководство. И генеральный и финансовый директора пришли новые.
167
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пришли и говорят:
– Зачем это всё? Надо было ставить ERP.
Проблема была в том, что мы очень долго работали, подписывая только наряд-заказы,
а вот акты должны были быть подписаны только в конце больших этапов. Новое руководство работы остановило и акты подписывать отказалось. А без актов получить хоть какието деньги было очень сложно.
Мы понимали, что смена руководства – это смена всей бизнес-парадигмы. Но программистам-то зарплата платилась, и расходы были понесены серьёзные.
Хорошо, что хоть какие-то документы подписывались, и можно было доказать, что
мы реально работали по задачам предприятия. Также было подписано ТЗ и договор. Тем не
менее нам начали задавать вопросы типа:
– Мы вот смотрим подписанные наряд-заказы. Почему этот справочник создаётся так
долго?
В итоге пришлось подавать в суд. Деньги мы отсудили, правда, где-то через год. Вопрос:
кто от этого выиграл? Ни предприятие (заплатили непонятно за что), ни мы (потеряли
время и не получили референс-клиента).
Какие выводы мы сделали?
Действительно, новое руководство рассуждало верно: дешевле и удобнее было поставить ERP. Но старое руководство решило всё делать «под себя» и дало команду конфигурировать. Видимо, мы были недостаточно настойчивы, пойдя на поводу у заказчика. Хотя знали,
что это не совсем оптимальный путь: не всегда надо брать и конфигурировать. Сначала надо
поискать готовые решения.
Кстати, речь идет не только готовых конфигурациях. Например, есть масса готовых
доработок, которые вы можете найти на сейте «Инфостарт».
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Это задание даётся ученикам уже на второй день обучения, после изучения часового
мастер-класса по конфигурированию. То есть свою первую конфигурацию можно написать
всего за один вечер.
1. Установите учебную платформу 1С на свой компьютер.
2. Создайте новую конфигурацию.
3. Создайте документ «Заказы клиентов». Документ должен фиксировать, какой клиент
какие товары заказал и в каком количестве. Документ должен двигать регистр «Заказы клиентов». Подумайте, какие при этом надо создать справочники и какой тип регистра.
4. Создайте отчёт «Заказы клиентов», который за указанный период покажет наглядно,
какой клиент заказал какие товары. Отчёт должен брать сведения из регистра, а не из документов.
5. Создайте несколько товаров, клиентов и документов с заказами. Проведите их и выведите отчёт «Заказы клиентов».
Результат: сделайте скриншот отчёта и вышлите на проверку.
168
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Рекомендуемые курсы и книги по данному разделу
1. «Курс Аналитика 1С» от CORS Academy – самый полноценный курс по всему разделу.
2. Курс «Конфигурирование 1С для бухгалтера и аналитика» от CORS Academy, если
хотите изучить конфигурирование, но не планируете стать программистом.
3. Курс «Конфигурирование 1С с нуля до профессионала» от CORS Academy, если планируете стать программистом и сдать экзамен «1С: Профессионал» по платформе.
4. Курс «1С: ERP с нуля до профессионала» от CORS Academy, хотите всерьёз внедрять
этот продукт (на момент написания книги курс ещё был на этапе финальной разработки).
5. Книга «1С: Предприятие 8.3. Практическое пособие разработчика», М. Г. Радченко,
Е. Ю. Хрусталёва.
169
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Глава 3. IT архитектура и интеграция
Основы корпоративной IT архитектуры
IT архитектура предприятия: понятие и история появления
Концепция архитектуры предприятия появилась в 1987 году. До этого термин «архитектура» уже применялся в информационных технологиях, но в контексте аппаратных и программно-аппаратных комплексов.
Позднее появилось понятие «архитектура информационных систем», а в конце 80-х –
начале 90-х годов Дж. А. Захман связал развитие информационной системы с функционированием предприятия, то есть с процессом интеграции потребностей бизнеса и возможностей
информационных технологий.
Видение Захмана заключалось в том, что необходим целостный подход к архитектуре
систем, в рамках которого каждая существенная проблема рассматривается со всех точек зрения. Такой подход Захман изначально называл архитектурной структурой информационных
систем, а впоследствии – структурой архитектуры предприятия.
Эволюция понятия Архитектура предприятия
В настоящее время под архитектурой предприятия (Enterprise Architecture, EA) понимается комплексная концепция, описывающая текущее и целевое состояние архитектуры приложений, бизнес-процессов, ИТ-инфраструктуры, согласованных с бизнес-стратегией компании.
Она также описывает механизмы организации, управления и ведения архитектуры, планы по
переходу к целевому состоянию.
Многие аналитические и консалтинговые группы, а также некоммерческие организации
разработали свои методологии для построения архитектуры предприятия.
170
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Множество различных моделей (фреймворков) позволяют выбрать наиболее оптимальный вариант построения архитектуры предприятия. Несколько примеров фреймворков:
• Фреймворк Захмана – первый и самый известный фреймворк.
• FEAF – разработанный в США для правительственных нужд фреймворк.
• TOGAF – международный фреймворк, разработанный сотнями компаний, входящих
в единую организацию.
• EAF – фреймворк, разработанный на основе TOGAF компанией SAP.
Фреймворк Захмана
IT-архитектура (IT ландшафт) – это структурированное описание организационных
потребностей и процессов, которое управляет проектированием, развитием и эксплуатацией
IT-инфраструктуры. IT-архитектура определяет, каким образом различные компоненты программного и аппаратного обеспечения взаимодействуют друг с другом для поддержки потребностей бизнеса.
Методология архитектуры предприятия
Архитектура предприятия используется как инструмент стратегического планирования
и управления бизнесом на предприятиях разного масштаба. Именно поэтому понимание методологии архитектуры предприятия необходимо:
• архитекторам предприятия, занимающимся формированием архитектуры с точки зрения всего предприятия, включая такие сферы, как бизнес, инфраструктура и данные;
171
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• системным архитекторам, ответственным за формирование архитектуры отдельных
информационных систем;
• бизнес-аналитикам, отвечающим за процесс проектирования организационных структур и бизнес-процессов;
• проектировщикам информационных систем, вовлеченным в проекты по созданию корпоративных систем и приложений; руководителям, позволяя представить картину бизнеса и/
или организации целиком.
Любая методология включает принципы, подходы, модели, методы, методики и т. п., позволяющие решать задачи. В контексте архитектуры предприятия под методологией чаще всего
понимается набор инструкций, являющийся поэтапной помощью для сотрудника, выполняющего роль системного архитектора. Фактически методология описывает процесс разработки
архитектуры. Она включает входные данные участников процесса, промежуточные этапы и
результат.
Таким образом, основной компетенцией при работе с методологиями является понимание инструкций. Она вырабатывается чтением и конспектированием; чем точнее вы выявляете
важные моменты и можете передавать их дальше или трансформировать в результаты своей
работы, тем лучше вы оперируете понятиями в контексте методологии.
К общим компонентам архитектуры предприятия относятся миссия, стратегия, функции, организационная структура, бизнес-процессы, проекты, инфраструктура, информационная система.
Миссия – определяет видение способа достижения эффективных результатов деятельности предприятия.
Стратегия – долговременные, наиболее принципиальные планы руководства предприятия в отношении производства, доходов и расходов, бюджета, налогов, капиталовложений,
цен и социальной защиты.
Функции – набор действий предприятия для получения качественного продукта.
Организационная структура – разделение предприятия на подразделения, отделения,
отделы, цехи, лаборатории, участки, группы с целью упорядочения управления, налаживания
взаимодействия звеньев, установления подчиненности и соподчиненности, ответственности.
Бизнес-процессы – модель действий по созданию продукта, его поставке и реализации.
Проекты – замыслы, образы намеченного к созданию объекта, представленные в виде
его описания, схем, чертежей, расчетов, обоснований, числовых показателей.
Инфраструктура – материальные и нематериальные элементы, используемые для реализации бизнес-процессов.
Информационная система – совокупность информационных, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов,
предназначенная для сбора, хранения, обработки, выдачи информации и принятия управленческих решений.
Эти компоненты являются ключевыми в методологии архитектуры предприятия. Наиболее динамичным компонентом является бизнес-процесс.
Цели и задачи архитектуры предприятия
Видение и цели компании – это важные элементы стратегического планирования и управления, которые помогают направлять организацию и определять её долгосрочную ориентацию
и краткосрочные задачи.
Видение компании – это стремление к желаемому состоянию или цели компании в
будущем. Видение должно быть вдохновляющим и амбициозным, представляя собой идеал, к
172
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
которому компания стремится. Оно должно вдохновлять сотрудников и мотивировать их на
работу в направлении достижения этого состояния.
Цели компании – это конкретные, измеримые достижения, которые организация стремится достичь в определенные сроки. В отличие от видения, которое является долгосрочным
и стратегическим, цели часто являются тактическими.
Видение и цели тесно связаны. Видение определяет глобальную нацеленность компании,
тогда как цели обеспечивают дорожную карту для достижения этого видения. Например:
• Видение (Сбербанк): «Стать ведущей международной диверсифицированной технологической компанией, которая меняет жизнь людей к лучшему».
• Цель (Сбербанк): «Внедрить новые цифровые сервисы, которые будут использоваться
50 % клиентской базы к 2025 году».
Операционная модель описывает, каким способом компания собирается достигать
поставленной цели.
Бизнес-направления определяют, что нужно компании для выполнения бизнес-моделей. То есть, нужен ли ей какой-то производственный процесс, управление кадрами, планирование, управление финансами, информационные технологии.
Бизнес-процессы определяют конкретные шаги для каждого направления. Это планирование, снабжение, хранение, производство, доставка и что конкретно делается в каждой из
этих областей. Это все бизнес-процессы самого верхнего уровня, но каждый из этих процессов
имеет свою детализацию: подпроцессы вплоть до конкретной бизнес-операции. На последнем
уровне исполнение бизнес-процессов обеспечивается наличием инструментов, среди которых
со стороны информационных технологий – конкретные программные продукты, приложения
и, возможно, аппаратные средства.
Приложения и технологии представляют собой системы, созданные для обеспечения
реализации бизнес-процессов.
Цели архитектуры предприятия
На деятельность фирмы влияет множество факторов. Это рынок, законодательство, внутренние изменения и запросы заинтересованных лиц, руководителей и акционеров.
В первую очередь нужно отметить влияние ИТ-трендов. Новые технологии могут изменить сложившиеся процессы, позволить передавать информацию быстрее и точнее, собирать
более правильную информацию и пересылать её напрямую потребителям этой информации
в нужные моменты. Новая технология может внести в процесс дополнительную ценность для
конечного клиента или для внутреннего клиента внутри компании.
173
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Именно ИТ является зоной влияния системного архитектора. На деятельность предприятия также влияет текущая ситуация на рынке и изменение законодательства. Все эти влияния
приходится учитывать системному архитектору и, возможно, предсказывать.
Деятельность фирмы и внешние факторы можно условно разделить на две группы. На
схеме они выделены синими и жёлтыми цветами. Синим отмечены объекты, относящиеся к
бизнесу. Жёлтым – объекты, относящиеся к технологиям.
Основной задачей архитектуры предприятия является синхронизация требований бизнеса и технологических изменений. Постепенно приходит понимание, что данные могут иметь
собственную ценность. Данные могут быть выставлены на рынок как самостоятельный продукт
или как дополнительное сопровождение к уже существующему продукту.
Примеры: таргетированная реклама и географическая привязка. Мобильные операторы
знают, где находится телефон, и могут пересылать на него сообщения о товарах и услугах в
ближайшем доступе.
Если информационная система медицинского учреждения может готовить документы в
нужном виде, например, собрать все электронные копии договоров и чеков, сформировать из
них PDF-файл и переслать его вам на электронную почту для загрузки на сайт налоговой, такое
учреждение будет иметь преимущество в глазах клиентов.
Маркетплейсы фактически предлагают свои процессы как продукт. Они осуществляют
приём заказа и транслируют его продавцу, который выставляет товар. Продавец привозит
товары на склад, и маркетплейс осуществляет доставку покупателю, то есть реализованы процессы приёма заказа, доставки покупателю и оплаты.
Таким образом, владельцы маркетплейса настроили процессы, которые продавцу,
выставляющему товары на этом маркетплейсе, реализовывать не нужно. Кроме того, так как
у них есть доставка, прилагается ещё и отслеживание этой доставки, чтобы покупатель видел,
что к нему выехал курьер, где он находится и когда приедет.
Суммируем цели архитектуры предприятия. Что достигает компания, используя архитектуру?
1. Корпоративная архитектура помогает выстроить инвестиции в информационные технологии в соответствии с бизнес-целями компании за счёт целостности взгляда на ИТ и бизнес.
2. Архитектура помогает управлять сложностью ИТ-ландшафта за счёт согласованной
стратегии, то есть постоянно проводится анализ используемых технологий, их применимости
в других областях для упрощения ИТ-ландшафта.
3. Архитектор поддерживает коммуникации между бизнесом и информационными технологиями, определяя общий словарь терминов, понятный обеим сторонам.
4. Корпоративная архитектура помогает документировать решения для последующего
использования и развития текущего проекта, если после завершения цикла архитектуры переходим к внедрению.
5. Корпоративная архитектура поддерживает регулярную деятельность по внедрению
инноваций. При этом учитываются ИТ-стратегия компании и возможные инвестиции.
Для достижения перечисленных целей ИТ-архитектор описывает текущую и целевую
архитектуры, проводит анализ и формирует план перехода от текущей архитектуры к целевой.
Это типичные рабочие действия бизнес-аналитика, но с учетом более широкого функционального охвата. Бизнес-аналитик занимается определенной, достаточно ограниченной областью.
Хотя всё зависит от компании. Если компания небольшая, у аналитика есть возможность расти
значительно быстрее и участвовать в процессах на любом уровне.
Зоны работы архитектора
Рассмотрим четыре типичные сферы деятельности предприятия.
174
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
1. Разработка стратегии. На этом этапе компания решает, куда она хочет двигаться на
своём рынке, как будет работать с клиентами и конкурентами. Затем стратегия переходит на
уровень тактического планирования: какие конкретные действия будут предприняты каждым
направлением для достижения стратегической цели. Тактическое планирование разбивается
на конкретные операционные процессы.
2. Развитие бизнеса. Это поиск новых возможностей для применения существующих
компетенций компании в новых направлениях.
3. Управление информационными технологиями . Здесь нужно понимать, какие
конкретные информационные системы будут использоваться и как они будут взаимодействовать между собой.
4. Оптимизация процессов и синхронизация требований бизнеса с возможностями
информационных технологий.
Зоны работы архитектора предприятия
В столбце слева перечислены примеры использования архитектуры предприятия. Как и
на рисунке ранее, синим выделены примеры использования, которые имеют своим источником
бизнес-требования, а жёлтым – примеры старта цикла деятельности архитектуры предприятия
со стороны информационных технологий.
Рассмотрим работу архитектора применительно ко всем этим четырём направлениям
деятельности.
Управление технологиями и стандартизация, безусловно, инициируются с технологической стороны и затрагивают такие направления деятельности, как управление информационными технологиями и оптимизация процессов. Однако стандартизация использования технологий может поддерживать и стратегические цели предприятия. Если компания готовится к
интенсивному росту, то выбор в пользу облачных технологий может поддержать такую стратегию, поскольку у информационных систем компании появляются дополнительные возможности быстрого масштабирования без больших вложений в покупку серверов.
В области управления бизнес-моделью работа архитектора будет сосредоточена на разработке стратегии и развитии бизнеса. Это может быть предложение нового бизнес-направления,
например управление клиентским опытом, за счёт более детального сбора и анализа информации о клиенте. Или уточнение стратегии в связи с возможностью количественной оценки
бренда или продукта. Мы можем собирать больше данных, анализировать их в системе анализа
данных и предоставлять более точные сведения для принятия стратегических решений.
Например, сейчас очень актуальна RPA (Robotic Process Automation) как одна из технологий автоматизации бизнес-процессов. Роботизацию применяют для рутинных задач, выполняемых по инструкции (алгоритму). Это позволяет повысить скорость обработки информации
175
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
и снизить частоту ошибок, связанных с человеческим фактором, например, с невнимательностью при переносе данных.
RPA востребована в банковской сфере: банки внедряют роботов для автоматизации различных процессов, например:
• обеспечение быстрой обработки данных (запросов и обращений сотрудников);
• занесение информации в финансовые отчёты (распределение показателей в соответствующие ячейки документа);
• автоматизация управления платежами и др.
Преимущества роботизации процессов российские компании оценили ещё в 2021 году.
65 % отечественных компаний поставили в приоритет роботизацию части бизнес-задач.
Однако уже тогда было понятно, что в RPA нужно закладывать не просто подмену работы
сотрудника, но и программу самоконтроля. Это забота архитектора: учесть, что при автоматизации процессов на базе RPA процесс должен сам себя контролировать. Например, автоматическая сортировка писем не только сортирует письма, но и отслеживает, сколько писем
осталось не отсортированными, потому что мы могли забыть учесть какой-то тип писем или
во входящей почте произошли изменения в маркерах, по которым сортировались письма, и
в итоге письма стали скапливаться в почтовом ящике и перестали сортироваться. Хороший
алгоритм не только сортирует, но и проверяет, не забыли ли мы что-нибудь отсортировать,
и если какое-то письмо зависло, должно уходить уведомление пользователю о том, что ящик
заполнился или письмо устарело.
Дизайнерское мышление
На деятельность предприятия, как уже упоминалось, влияет множество факторов. В процессе работы архитектору нужно структурировать все эти влияния, согласовать их с заинтересованными лицами и получить понятное представление о шагах, требуемых для внедрения
технических инноваций в деятельность предприятия.
Инновации – это новшества, привносящие существенное повышение эффективности
процесса или продукта. За эффективность отвечает рассмотренный ранее архитектурный подход. Работа архитектора может быть инициирована бизнесом или технологией. Бизнес в большей степени отвечает за жизнеспособность того, что мы делаем, и за возврат инвестиций. Технологии отвечают за осуществимость текущего проекта.
С помощью инженерного мышления архитектор объединяет и структурирует требования от бизнеса и технологий. С точки зрения качества информационных систем нужно учесть
пожелания пользователей нового решения, как внешних, так и внутренних.
Чтобы учитывать интересы пользователей, архитектору необходимо применять дизайнерский подход. Иначе реализованная архитектура может быть неудобна и вызывать раздражение от использования.
Как синхронизируется работа над архитектурой предприятия и дизайнерский подход?
Разработка инноваций – это процесс с определёнными этапами.
Эти этапы – поиск или исследование, изучение, проектирование, внедрение, использование и масштабирование указаны на рисунке.
176
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Синхронизация архитектуры и дизайнерского мышления
Дополнительно на этом рисунке показаны продукты, которые производятся одним и другим методом, появляясь со стороны дизайна и со стороны архитектуры в рамках этих этапов.
Мы можем увидеть, что некоторые продукты в принципе одинаковы, например карта заинтересованных сторон, но некоторые могут быть специфичны.
Дизайнерский подход максимально используется на первых этапах при разработке первых продуктов. Постепенно, при переходе от поиска к внедрению, архитектор отступает от
этой деятельности.
Этапы поиска и изучения относятся к области бизнес-архитектуры, а этапы проектирования и внедрения – к технической архитектуре. На этапе бизнес-архитектуры роль архитектора сначала мала, но возрастает к моменту принятия решения о том, что будем делать. Затем
роль архитектора уменьшается при детализации этого решения.
На схеме ниже показана последовательность разработки продуктов системным архитектором. Также показано, какие продукты являются входящими для каких. Эта схема представляет собой так называемую минимальную жизнеспособную архитектуру.
Минимальная жизнеспособная архитектура
На схеме приведён минимальный набор документов, которые нужно выполнить, чтобы
решение было качественным, могло переиспользоваться и выдержать проверку времени.
177
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
В эту минимальную жизнеспособную архитектуру входит, в первую очередь, Стратегическая карта (Strategy Map). Это документ, который показывает цели, куда мы идём. Без единой цели не может быть согласования между информационными технологиями и бизнесом.
Если нет единой цели, невозможно ничего согласовать.
После этого возникает Заявка на архитектуру (Statement of Architecture Act). Эта
заявка определяет объём работ, а также роли и ответственность за принятие решения в рамках
этих работ.
В отличие от Матрицы заинтересованных сторон (Stakeholder Matrix), она описывает
всё предприятие в целом, кто за что отвечает. В заявке на архитектурные работы перечисляются только те лица, которые будут принимать участие в данном конкретном проекте.
Контекст решения (Solution Context) связывает организацию и реализацию, показывает, какие бизнес-направления будут затронуты и кто будет пользоваться системой. Это верхнеуровневое представление о предлагаемом решении, пользователях и информационных потоках.
Диаграмма реализации решения (Solution Realization Diagram) – это целевая архитектура. Требуемые изменения могут включать сравнение требований бизнеса к системе или
программному обеспечению с их фактическими возможностями, чтобы понимать, какие изменения должны произойти и в каком порядке.
Диаграмма распределения ПО (Software Distribution Diagram) определяет конкретные приложения и среды, на которых будет выполнена реализация.
Итогом работы является Архитектурный план работ (Architecture Roadmap). Это
поэтапный план перехода от текущего состояния к целевому.
Архитектурный план работ
Основным навыком архитектора, который может быть применён здесь, является оценка
объёмов и сроков работы. В результате мы должны получить план перехода. Для плана перехода нужно определить конкретные шаги и сроки для их выполнения. План перехода подготавливает нас к внедрению целевого решения. Мы видим направления, по которым будем работать.
Например, это могут быть отдельные информационные системы, такие как система
обмена данными, система корпоративного учёта. Также нужно описать новые бизнес-процессы, где нужно сделать доработки, которые не запустятся, если не сможем из связанного
решения предоставлять новые данные, не изменив бизнес-процесс.
178
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Шаблон архитектурного плана работ
На приведённой схеме по горизонтали все работы разбиты на этапы по три месяца. В
конце каждого этапа можно провести анализ и пересмотреть, туда ли мы идём, потому что
каждый этап предоставляет отдельную бизнес-ценность. На каждом из указанных этапов мы
должны получить новшество, которое может быть выражено в деньгах и давать возврат на инвестиции, что радует наших бизнес-заказчиков.
Информационные системы предприятия
Управление цепочками поставок (англ. Supply Chain Management, SCM) – это процесс управления всеми этапами цепочки поставок, от сырья до конечного потребителя. SCM
включает координацию и управление всеми действиями, связанными с источниками поставок,
производством, хранением и доставкой товаров, а также управлением информационными и
финансовыми потоками в рамках цепочки поставок.
Ранее мы уже говорили о разных видах учета на предприятии. Для этих видов учета
существуют различные информационные системы, обозначаемые общепринятыми терминами.
В рамках управления цепочками поставок существуют и другие информационные системы.
Информационные системы предприятия в рамках цепочек поставок
ERP, MES, BI, WMS мы уже рассматривали.
OMS (Order Management System) – система управления заказами. OMS используется
для управления и отслеживания заказов клиентов. Она автоматизирует процессы от получения заказа до его обработки, исполнения и доставки. Такие системы часто включают функции
управления инвентарем, обработку возвратов и обменов, а также интеграцию с другими логистическими и финансовыми системами.
TMS (Transportation Management System) – система управления транспортировкой. TMS
помогает компаниям оптимизировать логистику транспортировки и доставки грузов. Это
включает выбор оптимальных маршрутов, управление транспортными перевозками, планирование и отслеживание транспорта, управление расходами на перевозки и взаимодействие с
перевозчиками.
WCS (Warehouse Control System) – система управления складом в реальном времени.
WCS используется для управления и координации операций на складе. Она может интегрироваться с системами управления складом (WMS) и управлять оборудованием автоматизации на
179
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
складе, таким как конвейеры, сортировочные машины и автоматические системы хранения и
поиска.
EDI (Electronic Data Interchange) – электронный обмен данными. EDI представляет собой
технологию для автоматизированного обмена деловыми документами между компаниями в
стандартизированном формате. Это позволяет быстро и безошибочно обмениваться информацией, такой как заказы, счета-фактуры, уведомления о доставке и другие транзакции. В России
укоренилась другая аббревиатура: ЭДО – электронный документооборот.
YMS (Yard Management System) – система управления двором. YMS фокусируется на
управлении транспортными средствами на территории предприятия, включая координацию
движения грузовиков и трейлеров на погрузочно-разгрузочной площадке. Система помогает
оптимизировать использование ресурсов, улучшить логистические процессы и уменьшить
время простоя.
Телематика используется для удалённого мониторинга транспортных средств и оборудования при помощи телекоммуникационных устройств. Она включает GPS-трекинг, мониторинг состояния транспортного средства (например, уровней топлива, поведения водителя,
технического состояния) и анализ данных для улучшения управления автопарком.
Системы обработки платежей – программные решения, которые обрабатывают электронные платежные транзакции между покупателями и продавцами. Они включают функции
для работы с кредитными и дебетовыми картами, электронными кошельками, банковскими
переводами и другими методами оплаты. Эти системы обеспечивают безопасность транзакций,
защиту данных и соответствие нормативным требованиям.
Каждая из этих систем играет важную роль в бизнес-процессах и помогает предприятиям
повышать эффективность, сокращать затраты и улучшать обслуживание клиентов.
Случай из практики
Как-то позвали нас на переговоры на предприятие, которое занималось продажей
систем отопления, водоснабжения и канализации. Была задача автоматизировать торговлю
и склад.
Состоялся примерно следующий диалог:
– Что именно вы хотите автоматизировать?
– Торговлю и склад.
– А бухучет? Расчёт зарплаты?
– Не, у бухгалтера своя программа. Пусть сама…
– Больше ничего точно не надо? Торговлю и склад только?
– Да!
Ну, очевидное решение – ставим «1С: Управление торговлей», запускаем.
180
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Затем, по просьбе бухгалтера, сделали обмен с его 1С: Бухгалтерией. Оказалось, что
бухгалтер давно хочет отдельное решение для расчёта зарплаты. Поставили ему 1С: Зарплата и Управление персоналом, тоже запустили обмен.
Проходит ещё полгода.
Снова нас зовут. Оказывается, что предприятие запускает собственное производство
фитингов. Фитинги будут реализовываться через торговую сеть и оптом со склада. Нужно
автоматизировать производство. И вот тут самое интересное…
– Похоже, под ваши требования подойдёт только 1С: ERP. Готовы запускать? Это
будет проект, и внедрение будет недёшево.
– Ну что поделать! Надо так надо…
– Зато вы сможете в одной системе и склад вести, и торговлю, и бухучет, и даже
расчёт зарплаты.
– Прекрасно! А то этот зоопарк разных решений очень неудобен!
– Скажите, а тогда, когда мы вам торговлю и склад автоматизировали, вы знали, что
будете производство запускать?
– Знал, конечно! Всё было спланировано!
– А что же не сказали? Вы ведь понимаете, что, по факту, вы переплатили за решения,
которые вам не нужны. Но главное – помимо внедрения ERP нам потребуется сделать перенос
данных из старых систем. И в вашем случае он будет не из простых.
– Понимаю. Ну, хотели сэкономить тогда…
Вот так и сэкономили… Скупой платит дважды!
Мы сделали очень важный вывод: при внедрении любого продукта надо досконально расспрашивать, какие планы у предприятия по дальнейшему развитию бизнеса, а следовательно,
и информационных систем.
И тут как раз прослеживается связь между видением и целями предприятия и тем,
какое ПО нужно устанавливать. Это и прописывается при разработке архитектуры предприятия.
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Возьмите за основу картинку «Информационные системы предприятия» и составьте
документ «Схема взаимодействия информационных систем».
Возьмите для примера любое предприятие, где, на ваш взгляд, может применяться много
различных информационных систем.
Составьте схему взаимодействия этих систем. При этом, в отличие от слайда, нарисуйте
движения информационных потоков, как вы считаете нужным.
Для каждой информационной системы порекомендуйте оптимальные, на ваш взгляд,
программные продукты.
Под заголовком схемы (или в самом заголовке) напишите, чем занимается предприятие.
Схема должна уместиться на листе формата A4 с учётом заголовка и всех необходимых
текстов. Учитесь кратко выражать свои мысли.
181
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
TOGAF как методология управления IT архитектурой
Что такое TOGAF
TOGAF (The Open Group Architecture Framework) – это методология управления корпоративной информационной архитектурой, предоставляющая структурированный подход к
разработке и управлению IT-проектами. Созданная The Open Group в 90-х годах, TOGAF позволяет организациям планировать, реализовывать и контролировать свои IT-архитектуры.
TOGAF предлагает набор инструментов, методов и ресурсов для создания сбалансированных архитектурных решений. Благодаря модульной структуре и бизнес-ориентированному
подходу, она помогает строить гибкие и масштабируемые IT-системы, улучшая эффективность
бизнес-процессов и достижение стратегических целей.
Методология TOGAF актуальна из-за быстрого развития IT и увеличения объёма данных, с которыми сталкиваются компании. Эффективное управление IT-архитектурой позволяет адаптироваться к изменениям рынка, улучшать внутреннее и внешнее взаимодействие, а
также повышать общую эффективность работы.
Использование TOGAF способствует стандартизации процессов, улучшению коммуникации между подразделениями и повышению адаптивности IT-инфраструктуры к изменяющимся бизнес-требованиям. Методология находится в свободном доступе и может быть
использована любой компанией для разработки внутренних проектов, что обеспечивает конкурентное преимущество и более эффективное использование технологий.
Основные принципы и компоненты TOGAF
По замыслу разработчиков, TOGAF – это не эталонная модель, а средство для разработки
архитектур информационных систем. Основным предназначением TOGAF является ускорение и облегчение разработки архитектуры конкретного предприятия с возможностью её развития в будущем.
Основные принципы TOGAF:
• Целостность. Подход к разработке архитектуры должен быть всесторонним, охватывая
все аспекты бизнеса и технологий;
• Процессуальность. TOGAF предлагает чёткие процессы и методы для создания, управления и обновления IT-архитектуры;
• Модульность. Архитектура должна быть построена из отдельных модулей, что обеспечивает гибкость и возможность масштабирования;
• Адаптивность. Методология позволяет быстро реагировать на изменения в окружающей среде и потребности бизнеса.
182
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Общая структура TOGAF
В состав модели TOGAF входят два основных компонента:
1. Методика ADM (Architecture Development Method), определяющая процесс разработки архитектуры;
2. Базовая Архитектура (Foundation Architecture). Она дополняется базой данных ресурсов, включающей описания архитектурных принципов, примеры реализации, а также специализированный язык ADML.
TOGAF базируется на нескольких ключевых понятиях и структурах.
Архитектурные домены TOGAF
Основу методологии составляют архитектурные домены:
• Бизнес-архитектура, которая определяет бизнес-стратегию, управление, организацию и ключевые бизнес-процессы организации;
• Архитектура данных, которая описывает структуру логических и физических активов данных организации и связанных с ними ресурсов управления данными;
• Архитектура приложений, которая предоставляет схему развертывания отдельных систем, взаимодействия между прикладными системами и их взаимосвязи с основными
бизнес-процессами организации, а также рамки для предоставления услуг в качестве бизнес-функций для интеграции;
• Техническая архитектура, или технологическая архитектура, которая описывает
аппаратное, программное обеспечение и сетевую инфраструктуру, необходимые для поддержки развертывания основных критически важных приложений.
183
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Архитектурные домены в TOGAF
Слои архитектуры TOGAF
Типизированные блоки архитектуры называют компонентами или слоями архитектуры.
Базовые компоненты (слои) архитектуры в методологии TOGAF
184
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
В процессе работы над корпоративной архитектурой возникают различного вида результаты: диаграммы процессов, требования к архитектуре, планы проектов по переходу из одного
состояния в другое, результаты проведения авторского надзора и т. п.
Все результаты можно разбить на три основные категории:
1. Конечный результат – результат проекта, зафиксированный в контракте или ином
официальном документе. Работа считается выполненной, если получены все запланированные
конечные результаты. Конечными результатами могут быть эталонная модель, стандарт или
архитектурная схема, описывающая состояние системы на определённый момент времени.
2. Артефакт – это непосредственный результат работы архитектора, который описывает
определённый аспект архитектуры. Артефакты, в свою очередь, могут подразделяться на виды:
• Каталоги. Например, каталог используемых информационных систем.
• Матрицы. Показывают отношения между различными элементами, например, матрица
трассировки требований на бизнес-процессы.
• Диаграммы. Например, диаграммы вариантов использования (use-case)
Каждый конечный результат может включать несколько артефактов. Например, эталонная модель может состоять из множества схем и описаний.
3. Строительные блоки – это компоненты архитектуры, которые могут быть функциональными (например, процессы или задачи) или физическими (например, серверы или программное обеспечение). Строительные блоки могут быть стандартизированными и повторно
используемыми в различных частях архитектуры.
Строительные блоки бывают двух видов:
• Архитектурные блоки (Architecture Building Blocks) – определяют требования и создают
каркас, необходимый для их реализации. Например, на уровне предприятия архитектурным
блоком может стать необходимость предоставления клиентского сервиса, что в конечном счёте
приведёт к разработке различных решений как на уровне бизнеса, так и на уровне ИТ.
• Блоки реализации (Solution Building Blocks) – определяют компоненты готового решения. Например, корпоративная сеть как готовый продукт может быть строительным блоком
при разработке распределённой информационной системы.
ками
Пример связи между конечными результатами, артефактами и строительными бло-
Архитектура предприятия по TOGAF
Архитектура предприятия (Enterprise Architecture, EA) – это концепция, описывающая
целевое состояние и структуру приложений, бизнес-процессов и ИТ-инфраструктуры для
достижения бизнес-стратегии компании.
Структура подхода TOGAF состоит из:
• Архитектурного фундамента;
• Архитектурного процесса;
• Методологии архитектуры;
185
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Средств поддержки.
Каждый элемент включает ключевые задачи, роли и ответственности участников, что
помогает выстраивать IT-архитектуру в соответствии с бизнес-потребностями.
Цель описания корпоративной архитектуры по TOGAF – оптимизация фрагментированных унаследованных процессов в интегрированную среду, поддерживающую бизнес-стратегию.
TOGAF предоставляет передовую архитектурную структуру для создания эффективных
решений, стандартизируя и упрощая процесс разработки архитектуры.
Архитектура предприятия с точки зрения TOGAF
Подсистемы архитектуры по TOGAF
Корпоративная архитектура через призму методологии TOGAF делится на подсистемы:
архитектура стратегии, бизнес-архитектура, системная архитектура, технологическая архитектура, физическая архитектура.
Подсистемы архитектуры по TOGAF
Архитектура стратегии – это очень высокий уровень, воплощение стратегического
менеджмента средствами TOGAF. Архитектура стратегии помогает ответить на вопросы о
том, куда идём, зачем идём, к чему идём, что нас не устраивает, что является последствиями,
186
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
что является ограничениями. Например, нас не устраивает, что в интернет-магазине медленно
собираются заказы, и это приводит к оттоку клиентов. Поэтому нашей целью будет сократить
среднее время сбора заказа. Для этого можем использовать внедрение WMS-системы, мотивационные программы для сотрудников и т. п. Но нужно точно знать, что делать, и для этого
нужна правильно построенная бизнес-архитектура.
Бизнес-архитектура – это совокупность бизнес-процессов, бизнес-функций, бизнес-ролей, бизнес-сервисов. Это то, что мы наблюдаем, приходя в компанию.
Системная архитектура – это комплекс, в который входит архитектура данных и архитектура бизнес-приложений.
Архитектура данных показывает, какие данные хранятся в компании, какая у нас
модель данных, как мы их собираем, обрабатываем, визуализируем и какие бизнес-процессы
потребляют эти данные и для чего.
Архитектура бизнес-приложений, в свою очередь, говорит о том, какие бизнес-приложения обрабатывают наши операции: приём данных, фиксацию, хранение, трансформацию,
визуализацию. Например, показывает информацию о количестве продаж клиенту, где она хранится и обрабатывается.
Технологическая архитектура – это самый понятный вид архитектуры, потому что
она имеет дело с материальными объектами, серверами, сетями, серверным ПО.
Физическая архитектура появилась недавно. Она имеет дело с материальными потоками, оборудованием, производственными процессами, хранением, складами, логистическим
контуром на самом низком уровне «железа». Сюда входят станки с ЧПУ, промышленные
роботы, роботизированные комплексы, конвейеры, автоматизированные склады и т. д.
Все подсистемы корпоративной архитектуры логически связаны друг с другом: бизнес-архитектура существует для обслуживания архитектуры стратегии и достижения стратегических целей. Архитектура данных существует для обслуживания бизнес-архитектуры.
Архитектура бизнес-приложений существует для обслуживания архитектуры данных. Технологическая архитектура обслуживает архитектуру бизнес-приложений. Таким образом образуется целостность всей системы.
Метод разработки архитектуры ADM
Методология TOGAF должна быть адаптирована к каждой конкретной компании.
Основа методологии – строго описанный порядок действий, называемый ADM
(Architecture Development Method). ADM – это законченный поэтапный набор инструкций,
используемый для разработки и управления архитектурой предприятия.
187
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Архитектурный цикл согласно ADM
ADM – это понимание существующих архитектур и разработка наилучшего способа для
их изменения и улучшения.
Процесс разработки архитектуры в соответствии с ADM включает следующие фазы:
ЭТАП 1: настройте команду и убедитесь, что она выполняет свою работу
Предподготовка. Определить необходимость управления корпоративной архитектурой
и используемую методологию. Выяснить наличие текущей архитектуры, способ её управления,
ответственных лиц и принципы корпоративного управления.
А. Видение архитектуры. Определить цели и пути их достижения, анализировать текущее состояние компании и выявить необходимые изменения и ограничения. Сформировать
целевую бизнес-архитектуру, архитектуру информационных систем и техническую архитектуру. Для запуска архитектурного цикла требуется описание текущей архитектуры. При его
отсутствии это необходимо сделать либо до, либо параллельно с этапами цикла.
ЭТАП 2: получите чёткое представление об архитектуре, сейчас и в будущем
B. Архитектура бизнеса. Разработать бизнес-архитектуру для достижения целей, учитывая стратегические факторы. Она должна быть независима от технологий, сосредотачиваясь
на бизнес-процессах и продуктах.
188
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
C. Архитектура информационных систем. Создать архитектуру информационных
систем (данные и приложения), поддерживающую бизнес-архитектуру и решающую проблемы
заинтересованных сторон.
D. Технологическая архитектура. Сфокусироваться на архитектуре ИТ-платформ,
включающей аппаратное обеспечение и коммуникации, учитывая интересы различных заинтересованных сторон в бизнесе, информационных системах и технологиях.
ЭТАП 3: найдите способы внести изменения, а затем воплотите их в жизнь
E. Возможности и решения. Создать полную версию Архитектурной Дорожной карты.
Оценить необходимость поэтапного подхода и, если нужно, определить архитектуры перехода для поддержания бизнес-ценности. Определить способы внедрения, финансирования и
ресурсного обеспечения изменений.
F. Планирование миграции. Окончательно сформировать Архитектурную Дорожную
карту и план внедрения и миграции. Убедиться, что они согласованы с общим планом изменений предприятия. Обеспечить ясность бизнес-ценностей и стоимости рабочих пакетов для
ключевых заинтересованных сторон.
G. Управление реализацией. Обеспечить соответствие проектных внедрений Целевой
Архитектуре. Выполнить функции управления архитектурой для реализации и запросов на
изменения, вызванных реализацией.
H. Управление изменениями архитектуры. Обеспечить поддержание жизненного
цикла архитектуры и соответствие архитектурного потенциала требованиям. При несоответствиях проектов ожиданиям пересмотреть этапы для устранения последствий.
Необходимо обеспечить устойчивость процесса управления требованиями на всех этапах
ADM, контролируя требования к архитектуре на каждом этапе цикла.
Преимущества TOGAF
Любая организация, занимающаяся или планирующая разработку и внедрение корпоративной архитектуры для поддержки бизнес-трансформаций, выиграет от использования
TOGAF. TOGAF предоставляет ряд ключевых преимуществ для оптимизации и развития
информационных систем организаций:
1. Стандартизация и обеспечение совместимости: TOGAF обеспечивает стандартизированный подход к проектированию, реализации и управлению корпоративной архитектурой,
что упрощает интеграцию различных IT-систем и управление IT-ландшафтом.
2. Улучшенное стратегическое планирование: методология TOGAF учитывает как текущие, так и будущие бизнес-цели, помогая организациям разрабатывать IT-стратегии, наиболее
соответствующие их потребностям.
3. Снижение рисков и затрат: TOGAF предлагает чёткую методологию и лучшие практики для разработки корпоративной архитектуры, что помогает снизить риски и затраты, связанные с IT-проектами, посредством предварительного планирования и оптимизации ресурсов.
4. Повышение гибкости и адаптивности: TOGAF поддерживает модульное и гибкое проектирование систем, что позволяет быстро адаптироваться к изменяющимся бизнес-требованиям и технологическим изменениям.
5. Интеграция бизнеса и IT: TOGAF способствует тесной связи между бизнес-целями и
IT-стратегией, улучшая понимание бизнес-потребностей среди IT-специалистов и обеспечивая
более эффективное использование IT для достижения бизнес-целей.
6. Поддержка принятия решений: TOGAF предоставляет комплексный обзор IT-архитектуры и её связи с бизнес-целями, способствуя более обоснованному принятию решений на
всех уровнях управления.
189
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
7. Международное признание и поддержка сообщества: TOGAF является широко признанным стандартом, что позволяет организациям полагаться на обширный пул знаний, лучших практик и сертифицированных специалистов.
Эти преимущества делают TOGAF ценным инструментом для организаций, стремящихся эффективно управлять своей IT-архитектурой и максимизировать вклад IT в достижение бизнес-целей.
Интеграция TOGAF с другими стандартами и методологиями
Интеграция TOGAF с другими стандартами и методологиями необходима для эффективного управления корпоративной IT-архитектурой. Благодаря своей гибкости, TOGAF может
быть использован совместно с различными стандартами и методологиями.
Одним из ключевых стандартов для интеграции с TOGAF является ArchiMate, предоставляющий нотацию и язык моделирования для визуализации архитектуры организации.
Использование ArchiMate вместе с TOGAF упрощает понимание и коммуникацию архитектурных моделей.
TOGAF также интегрируется с методологиями управления проектами, такими как Agile
и Waterfall. Agile обеспечивает быструю адаптацию к изменениям, а Waterfall – структурированный подход. Эти интеграции позволяют эффективно управлять проектами различной сложности.
Важно также использование TOGAF совместно с ITIL (Information Technology
Infrastructure Library), который предоставляет лучшие практики для управления IT-сервисами.
Это позволяет синхронизировать управление архитектурой с IT-сервисами, улучшая качество
и соответствие услуг бизнес-требованиям.
Таким образом, интеграция TOGAF с другими стандартами и методологиями обеспечивает гибкость, согласованность и улучшенное взаимодействие в проектах, способствуя достижению бизнес-целей.
Будущее TOGAF и корпоративной IT-архитектуры
TOGAF продолжит развиваться, адаптируясь к новым требованиям и технологическим
трендам. Его главная задача – предоставление методологической основы для разработки и
управления корпоративными IT-архитектурами, что помогает компаниям эффективно достигать бизнес-целей.
Будущее TOGAF включает адаптацию к цифровой экономике и внедрение новых технологий, таких как искусственный интеллект, большие данные и облачные вычисления. Эти
инновации создают новые вызовы и возможности. TOGAF должен поддерживать интеграцию
таких технологий в корпоративную инфраструктуру.
Ещё одно важное направление – интеграция TOGAF с другими методологиями, например, Zachman Framework и ITIL. Это позволит компаниям усилить контроль и повысить
эффективность управления IT-архитектурой.
Также TOGAF должен оставаться гибким и адаптируемым к различным отраслевым и
организационным условиям. Учитывая рост угроз информационной безопасности, особое внимание должно быть уделено вопросам безопасности и защиты данных.
190
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Случай из практики
Одна организация приобрела конфигурацию 1С: Управление торговлей на 50 пользователей и попросила нас установить её на рабочих местах и произвести внедрение.
На месте возник диалог:
– Я надеюсь, вам не забыли продать лицензии на сервер 1С и ключи на 50 пользователей?
– Да, конечно! Вот тут…
Проверили – всё в порядке. Начали инсталляцию. Возникли новые вопросы.
– Скажите, а какой сервер вы будете использовать?
– Так вот же – «Сервер 1С», его и ставьте.
– Вы не поняли. Нам интересен сервер СУБД. Microsoft, Postgre?
– Какой ещё сервер СУБД?
Тааак… Дело стало пахнуть «жареным»…
– Погодите. А хоть физический сервер у вас есть, на котором будут установлены серверные программы и база данных?
– Конечно! Вон в той комнате стоит компьютер.
Оказалось, что тот компьютер использовался только для того, чтобы сохранять документы. «Железо» оказалось очень слабым для установки сервера СУБД и сервера 1С. А компания, которая продала конфигурации 1С, открестилась: «Мы только 1С продаём, в серверах
не разбираемся».
Конечно, с ситуацией мы справились. Поставили достаточно мощный аппаратный сервер, предложили Microsoft SQL Server (тогда ещё не было такого активного импортозамещения). Недовольство клиента понятно: его не предупредили об этих тратах. Но всё же было
понятно, что они неизбежны.
Какие выводы тут можно сделать?
Планируйте систему комплексно, начиная с «железа». С точки зрения доменов TOGAF
подумали об архитектуре приложений, а технологическую архитектуру упустили.
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
В предыдущем задании вы прорисовали взаимодействие информационных систем предприятия. Согласно TOGAF, вы описывали архитектуру приложений.
Как вы считаете, как должны выглядеть архитектура данных, бизнес-архитектура и техническая архитектура?
Постарайтесь смоделировать эти архитектуры, при этом не обязательно использовать
какие-то специальные нотации.
191
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Нотация ArchiMate
История и развитие ArchiMate
TOGAF – это открытый фреймворк, применимый в любом предприятии. Язык архитектурного моделирования ArchiMate наиболее точно соответствует концепциям TOGAF.
ArchiMate – универсальный язык для моделирования архитектуры, позволяющий анализировать и документировать бизнес-процессы, информационные системы и технологическую инфраструктуру организации. Знание ArchiMate полезно специалистам от бизнес-аналитиков до архитекторов информационных систем.
ArchiMate помогает создавать наглядные модели, что способствует лучшему пониманию
целевого состояния предприятия и выявлению возможностей для его улучшения. С его помощью можно выделить ключевые элементы системы, визуализировать их зависимости и взаимодействие. Это делает процесс принятия решений более обоснованным и эффективным, позволяя компании точнее определить стратегические цели и успешно внедрять изменения.
Потребность в универсальном инструменте для описания и анализа архитектуры предприятия возникла в конце 1990-х годов. В 2002 году была выпущена первая версия стандарта
ArchiMate, включавшая базовые элементы и отношения для моделирования архитектуры.
ArchiMate был разработан как исследовательский проект Telematica Instituut в сотрудничестве с несколькими голландскими университетами и использовался в таможенной и налоговой администрации Нидерландов. Развитие и поддержка ArchiMate осуществляется промышленным консорциумом The Open Group, который выпускает обновления и публикует
информацию о языке.
ArchiMate эволюционировал добавлением новых элементов и отношений, описывающих
бизнес-процессы, организационные структуры, информационные модели и технологические
аспекты. Также были разработаны дополнительные компоненты для анализа и управления
архитектурой, такие как временные аспекты, функции и события.
В 2008 году был выпущен ArchiMate 1.0, представляющий более стройный и универсальный стандарт моделирования архитектуры. Версия 2.0, выпущенная в 2012 году, добавила
новые элементы и отношения, а также уточнила существующие.
192
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример диаграммы покупки товара, смоделированный в ArchiMate
Как видно из примера выше, при помощи ArchiMate можно моделировать не только ИТархитектуру, но и бизнес-процессы.
Знание ArchiMate позволяет архитекторам и бизнес-аналитикам эффективно описывать
и анализировать архитектуру организации, понимать взаимосвязи между её аспектами и принимать обоснованные решения о развитии бизнес-процессов. Оно также улучшает коммуникацию между участниками проекта и обеспечивает единое понимание архитектуры предприятия.
Ключевые характеристики и преимущества ArchiMate
ArchiMate – это важный инструмент для управления информационными системами,
обладающий следующими ключевыми характеристиками:
1. Комплексность: ArchiMate позволяет описывать все аспекты организации, включая
структуру, бизнес-процессы и информационные системы. Он объединяет разрозненные компоненты в послойное представление (стратегический, бизнес, приложения и технологический
уровни), что помогает видеть полную картину и анализировать её для оптимизации.
2. Гибкость: ArchiMate предоставляет разнообразные элементы и отношения, которые
можно комбинировать для моделирования различных аспектов организаций. Это делает его
адаптивным к конкретным нуждам, от стратегического планирования до реализации проектов.
3. Стандартизация: ArchiMate широко используется в индустрии и поддерживается множеством инструментов. Стандартизация обеспечивает совместимость и обмен информацией
между различными системами и организациями.
Преимущества ArchiMate:
• Ясность и однозначность: ArchiMate структурирует сложные системы на чёткие элементы и отношения, что упрощает коммуникацию между участниками проекта и уменьшает
вероятность ошибок.
• Внутренняя интеграция: ArchiMate связывает бизнес-процессы и информационные
системы, облегчая проектирование и внедрение новых систем. Видны взаимосвязи и зависимости, что помогает в принятии обоснованных решений.
193
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Анализ и оптимизация: ArchiMate позволяет анализировать текущую архитектуру,
выявлять слабые места и возможности для улучшения. Это помогает оптимизировать процессы и повысить качество работы организации.
• Интеграция с другими стандартами: ArchiMate может быть использован вместе с другими популярными подходами, такими как TOGAF и ITIL. Это повышает его гибкость и адаптируемость в создании корпоративной архитектуры. TOGAF помогает выстраивать процесс
управления корпоративной архитектурой в целом, а ArchiMate задаёт правила формирования
контентной составляющей и указывает, какие элементы строить и по каким правилам.
Структура и компоненты ArchiMate
ArchiMate предоставляет нотацию для моделирования и анализа архитектуры предприятия. Структура языка включает различные элементы и связи, описывающие бизнес-процессы,
информационные системы, технологии и физическую инфраструктуру.
ArchiMate включает три основных слоя:
1. Бизнес-слой. Описывает бизнес-процессы, роли, организационную структуру и события в организации. К элементам этого слоя относятся бизнес-процессы, функции, роли, события и продукты.
2. Слой приложений. Фокусируется на моделировании информационных систем и приложений, которые поддерживают бизнес-процессы. Здесь описываются приложения, интерфейсы, данные и сервисы, определяющие, как данные поддерживают процессы.
3. Технологический слой. Описывает инфраструктуру, поддерживающую информационные системы. Моделируются элементы, такие как оборудование, сети и программное обеспечение, необходимые для поддержки приложений и бизнес-процессов.
Слои ArchiMate соответствуют фазам TOGAF, позволяя выделить несколько доменов в
каждом слое для описания различных аспектов архитектуры.
Структура элементов ArchiMate соответствует принципам TOGAF
Каждому слою присвоен определённый цвет элементов:
• Бизнес-архитектура отображается жёлтым цветом.
• Архитектура приложений – голубым.
• Технологии – зелёным.
194
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Такое цветовое решение является частью языка. В некоторых ситуациях от него отклоняются, например, в случае моделирования переходных состояний, однако это бывает редко.
Основные элементы языка ArchiMate
Одним из базовых понятий ArchiMate является понятие «элемент». Элементы – это объекты, которые используются при моделировании.
Поскольку ArchiMate изначально создавалась на английском языке, можно найти разные
переводы названий тех или иных элементов и отношений. Поэтому здесь и далее будем давать
и английские варианты.
ArchiMate включает три основных типа элементов:
1. Пассивный структурный элемент (Passive Structure Element);
2. Элемент поведения (Behavior Element);
3. Активный структурный элемент (Active Structure Element).
Основные элементы ArchiMate
Если совсем простыми словами объяснить эти три типа элементов, то приведём такой
пример: Мама (кто? – активный) мыла (что делала? – поведение) раму (над чем работала? –
пассивный). Рассмотрим типы элементов с примерами подробнее.
195
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пассивный структурный элемент
Пассивные структурные элементы представляют собой объекты, которые важны для
организации, но не выполняют никаких действий. Они являются «пассивными» в том смысле,
что они могут быть вещами, данными или информацией, над которыми выполняются действия.
Примеры пассивных структурных элементов:
• Бизнес-объект (Business Object): материальные или нематериальные вещи, важные для
бизнеса, такие как документ, договор, продукт.
• Объект данных (Data Object): данные, используемые и генерируемые информационной
системой, например, таблицы базы данных и файлы.
• Артефакт (Artifact): материальные объекты, представляющие результат деятельности,
такие как модель, план, отчёт.
Элемент поведения
Элементы поведения описывают действия или операции, выполняемые над пассивными
структурными элементами, или взаимодействие между активными структурными элементами.
Они представляют процессы, функции, события и службы, выполняемые в рамках различных
слоёв архитектуры.
Примеры элементов поведения:
• Бизнес-процесс (Business Process): последовательность бизнес-операций, выполняемых
для достижения конкретного результата, например, процесс продаж, процесс обработки заказов.
• Функция приложения (Application Function): функциональные возможности приложения, предназначенные для выполнения конкретных задач, например, поиск данных, обработка
платежей.
• Технологическая функция (Technology Function): операции, выполняемые технологическими компонентами, например, обработка запросов, работа серверов.
Активный структурный элемент
Активные структурные элементы представляют сущности, выполняющие действия, описанные элементами поведения. Они отражают роли, системы, компоненты и устройства, участвующие в выполнении бизнес-процессов и операций.
Примеры активных структурных элементов:
• Роль (Role): совокупность обязанностей и полномочий, выполняемых индивидом или
организацией в бизнес-процессе или функции, например, менеджер продаж, клиент.
• Приложение (Application): программные системы и компоненты, обеспечивающие поддержку бизнес-процессов, такие как CRM-система, ERP-система.
• Инфраструктура (Infrastructure): технологическое оборудование и сети, на которых
работают приложения, например, серверы, маршрутизаторы, дата-центры.
Отношения в ArchiMate
В ArchiMate существуют несколько основных типов отношений: структурные, зависимые, динамические и другие. Эти отношения помогают моделировать взаимодействие между
различными элементами архитектуры предприятия.
196
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Отношения в ArchiMate
1. Структурные
1.1. Составление, композиция (Composition)
Составление выражает целое, состоящее из частей. Если элемент A состоит из элементов
B и C, то между ними будет отношение составления.
Пример: Бизнес-процесс «Управление заказами» состоит из подпроцессов «Приём заказов», «Подтверждение заказа» и «Отправка заказа».
1.2. Накопление, объединение (Aggregation)
Накопление аналогично составлению, но показывает более слабую связь, где часть может
существовать отдельно от целого, а также быть частью чего-то другого.
Пример: Бизнес-объект «Каталог продуктов» агрегирует несколько бизнес-объектов
«Продукт», а в свою очередь «Продукт» может применяться и в других бизнес-объектах.
1.3. Распределение, назначение (Assignment)
Отношение распределения связывает активные элементы поведения с исполнителями.
Пример: Функция «Обработка заказов» назначена роли «Менеджер по продажам».
1.4. Реализация (Realization)
Реализация указывает, что один элемент реализуется через другой, например элемент
логического уровня реализуется через элемент физического уровня.
Пример: Сервис приложения «Управление заказами» реализуется компонентом «Модуль
управления заказами».
2. Зависимые
2.1. Обслуживание, использование (Used By)
Это отношение указывает, что один элемент поведения использует другой элемент поведения для выполнения своей функции.
Пример: Процесс «Отправка счетов» использует функцию «Создание счета».
2.2. Влияние, доступ (Access)
Отношение доступа показывает, что один элемент что-то делает с другим, например
использует информацию, хранящуюся в другом элементе, создаёт, модифицирует или удаляет
информацию.
Пример: Функция «Анализ продаж» получает доступ к данным из «Базы данных продаж».
197
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
3. Динамические
3.1. Поток, передача (Flow)
Поток отображает передачу информации или товаров между элементами.
Пример: Функция «Приём заказа» передаёт данные о заказе функции «Обработка
заказа».
3.2. Триггер, запуск (Triggering)
Триггер показывает, что один элемент поведения инициирует другой элемент поведения.
Пример: Событие «Получение заказа» активирует процесс «Проверка наличия на
складе».
4. Другие
4.1. Специализация (Specialization)
Специализация показывает, что один элемент является более специфичной версией другого элемента.
Пример: Роль «Менеджер по продажам» является специализированной версией роли
«Менеджер».
4.2. Соединение, связывание и ветвление (в двух вариантах – и / или) (Junction)
Используются для связи отношений одного типа. Соединение можно использовать как
аналоги шлюзов в прорисовке бизнес-процессов.
Пример: Процесс «Обслуживание клиентов» может быть связан как с функцией «Смена
пароля», так и с функцией «Обновление данных профиля».
4.3. Ассоциация (Association)
Ассоциация отображает общую связь между элементами, которая не попадает под другие
категории. Если связь не до конца понятна, можно всегда прописывать ассоциацию.
Элементы мотивации в ArchiMate
В языке моделирования ArchiMate в рамках архитектурного подхода к предприятиям
элементы мотивации используются для моделирования движущих факторов, которые направляют деятельность организации. Эти элементы помогают описать, почему те или иные решения были приняты с точки зрения целей, требований и ограничений предприятия.
Элементы мотивации в ArchiMate
Основные элементы мотивации в ArchiMate включают:
198
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
1. Цель (Goal): Высшее целеполагание, которое организация стремится достичь. Цели
обычно являются абстрактными и долгосрочными и могут разбиваться на более мелкие подцели.
2. Ценность (Value): Показатели или критерии, на основе которых оценивается успех деятельности по достижению цели. Ценности могут быть как материальными, так и нематериальными.
3. Принцип (Principle): Основополагающие убеждения или правила, которым следует
организация при принятии решений и выполнении действий. Принципы помогают направить
и ограничить поведение.
4. Вывод, оценка (Assessment): Результаты анализа определённой ситуации, включая
риски, проблемы и возможности. Оценки позволяют организации принимать осознанные
решения.
5. Драйвер (Driver): Внутренние и внешние силы, влияющие на деятельность организации. Это могут быть рыночные тренды, законодательно-нормативные требования или внутренняя инициатива.
6. Требование (Requirement): Необходимые условия или способности, которые должны
быть выполнены для достижения целей или решения задач. Требования конкретизируют цели
и параметры, в рамках которых ведётся деятельность.
7. Ограничение (Constraint): Ограничения, накладываемые на выполнение действий или
принятие решений. Это могут быть бюджетные ограничения, временные рамки или юридические ограничения.
8. Конечный результат (Outcome): Описание конечного состояния или эффекта, которого
организация стремится достичь. Это может быть улучшение показателей продуктивности, удовлетворение требований клиентов, снижение затрат и т. д.
Инструменты для моделирования в ArchiMate
Прикладная реализация языка ArchiMate выполнена в виде кроссплатформенного бесплатного продукта Archi.
Программа Archi интуитивно понятна
199
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Преимущества практического использования Archi:
• Возможность комплексного и подробного описания всех аспектов деятельности предприятия, от архитектуры предприятия в целом до продуктов и сервисов, включая поддержку
методологии TOGAF;
• Универсальность – подходит для предприятия любой сферы деятельности;
• Простота использования – всего 15 элементов на бизнес-уровне;
• Кроссплатформенность – Archi можно устанавливать на разные операционные системы;
• Расширяемость за счёт разнообразных дополнений;
• Возможность генерации отчётов с визуализацией разработанных моделей и экспортом
моделей в PDF, PPT, DOC(X), RTF и ODT форматы;
• Открытый исходный код и бесплатная модель использования.
С помощью ПО Archi можно оформлять разные типы отчётов. Также с помощью Archi
можно увидеть, правильно ли были установлены отношения между отдельными элементами.
Это происходит за счёт встроенных валидаций.
Нужно отметить некоторые недостатки Archi по сравнению с другими системами бизнес-моделирования, которые ограничивают его применение в крупных проектах:
• Отсутствие стандартных нотаций моделирования (BPMN, UML, ERD, DFD, IDEF),
которые чаще всего используются в бизнес-анализе.
• Все модели представляют собой статичные графики, отсутствует динамическое (имитационное) моделирование, как, например, в Business Studio.
• Инструменты визуализации и формирования HTML-отчётов очень примитивны и не
модифицируются под корпоративные шаблоны.
• Нет многопользовательской версии.
Тем не менее, Archi вполне подойдёт в качестве первого знакомства с основами языка
архитектурного моделирования ArchiMate и будет отличным инструментом для моделирования бизнес-процессов в небольших проектах.
Для более серьёзного подхода к моделированию процессов с использованием многопользовательской версии рекомендуем отечественный программный продукт СиММА.
Сравнение ArchiMate с другими языками и стандартами
При изучении ArchiMate одним из важных вопросов является его отличие от других языков и стандартов, таких как UML (Unified Modeling Language) и TOGAF (The Open Group
Architecture Framework).
UML – это стандартный язык моделирования, предназначенный для описания различных аспектов системы: от её структуры и поведения до архитектурных и бизнес-процессов. В
отличие от UML, ArchiMate также позволяет описывать архитектурные аспекты системы, но
он ориентирован на анализ и моделирование бизнес-архитектуры, информационной и технической архитектуры. ArchiMate предлагает более широкий набор элементов для моделирования и более глубокие связи между этими элементами, что делает его более подходящим для
анализа и планирования архитектуры организации.
TOGAF и ArchiMate разработаны одним и тем же консорциумом – The Open Group. Хотя
TOGAF и ArchiMate имеют свои спецификации и могут использоваться независимо друг от
друга, их совместное использование предоставляет значительные преимущества для моделирования корпоративной архитектуры.
В контексте методологии TOGAF основной целью является представление архитектурных моделей. ArchiMate дополняет TOGAF, предоставляя необходимый набор понятий и обозначений. С его помощью можно создавать как отдельные модели, соответствующие методо200
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
логии TOGAF, так и модели, объединяющие различные домены архитектуры. С включением
двух расширений ArchiMate полностью покрывает все фазы метода разработки архитектуры
TOGAF.
Таким образом, ArchiMate, UML и TOGAF взаимодополняют друг друга, создавая мощный инструментарий для анализа, планирования и моделирования архитектуры организации.
Будущее ArchiMate
The Open Group активно работает над развитием ArchiMate, стремясь сблизить его спецификацию со спецификацией TOGAF. Ожидается разработка новых расширений языка,
включающих понятия для моделирования бизнес-политик и процессов принятия решений.
ArchiMate будет продолжать эволюционировать, адаптируясь к новым требованиям,
вызванным стремительным развитием технологий, изменением бизнес-моделей и новыми нуждами организаций. Одним из ключевых направлений развития станет улучшение интеграции с
такими языками моделирования, как UML и BPMN. Это позволит создавать более комплексные и точные модели предприятия, охватывающие все аспекты его функционирования.
С развитием интернета вещей (IoT) и цифровых технологий ArchiMate может быть
дополнен элементами и отношениями, связанными с устройствами, сетями и обработкой данных. Это расширит возможности моделирования, учитывая все аспекты цифровой трансформации.
Особое внимание будет уделено развитию инструментов и платформ для создания и анализа моделей. Современные программные средства уже позволяют проводить анализ и симуляции моделей ArchiMate, но дальнейшее совершенствование этих инструментов сделает процесс моделирования ещё более эффективным и удобным.
Также важным этапом станет внедрение перспективных технологий, таких как искусственный интеллект (ИИ) и машинное обучение. Эти технологии помогут улучшить процессы
анализа и оптимизации моделей, а также автоматизировать рутину создания и верификации
моделей. ИИ способен находить закономерности и прогнозировать изменения, что будет чрезвычайно полезно для стратегического планирования и принятия решений.
Кроме того, ArchiMate будет развиваться в направлении облачных технологий, предоставляя возможность моделирования распределённых систем и сервисов, что является критичным в условиях возрастающей популярности облачных решений.
Случай из практики
Этот случай – не из практики автоматизации, а из практики постановки учебных задач
аналитикам. Но он крайне поучительный.
201
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Вёл я мастер-класс на мероприятии «Анализ & Управление в ИТ-проектах», которое
организовывала компания Infostart.
В качестве учебного задания было смоделировать IT-архитектуру предприятия, в котором было кондитерское производство, 5 филиалов – мини-пекарен с розницей и служба
доставки.
И что там только не нарисовали! И каких только решений не предложили! А самое
интересное: все решения совершенно разные. Это сразу даёт понять, что заказчик сталкивается на рынке с огромным разнообразием предложений. И выбор сделать крайне непросто:
идеальных решений не бывает, но можно хотя бы предложить наиболее подходящее.
Вот какие мысли у меня возникли во время проведения мастер-класса:
• Стандартизуйте то, что вы хотите отобразить. В идеале используйте ArchiMate. У
нас доходило до курьёзов, когда то, что кто-то нарисовал в команде, не мог внятно объяснить выступающий. Для этого и созданы нотации. Нотация – это язык общения, который
понятен другим специалистам.
• Думайте не только о самих используемых системах, но и о способах взаимодействия
между ними.
• Добивайтесь от заказчиков максимальной детализации всех процессов, чтобы
выбрать оптимальное решение. Важны также планы на будущее. Например, заказчик хочет
расширять производство, интегрироваться с маркетплейсом или делать поставки в другие
регионы.
• Ищите решения, адаптированные под отрасль. В нашем примере почему-то никто не
предложил отраслевые решения. А они есть.
Выбор идеального решения, построение идеальной IT-архитектуры – крайне непростая
работа. А есть ли такой идеал вообще?
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Установите бесплатную программу Archi от Archimate, которую вы можете легко найти
в Интернете.
Смоделируйте в ней ИТ-архитектуру любого промышленного предприятия, на ваш
выбор.
Используйте элементы трёх слоёв: бизнес-слой, слой приложения, технологический слой.
202
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Примеры IT архитектур предприятий
Зачем и как моделировать IT архитектуру
Моделирование IT-архитектуры является важным процессом, направленным на эффективное управление и развитие информационных систем. Один из ключевых аспектов моделирования заключается в использовании представлений, таких как диаграммы и схемы, на основе
языка ArchiMate. Цели могут быть разными, и в зависимости от них будут разные представления.
Способы представления IT-архитектуры классифицируются по двум основным измерениям: по назначению и по уровню обобщения.
По назначению:
1. Для проектирования. Такие представления поддерживают архитекторов и разработчиков на всех стадиях проектирования, начиная с начальных набросков и заканчивая детальными схемами.
2. Для принятия решений. Эти представления помогают руководителям в процессе принятия решений, предлагая глубокий анализ предлагаемых решений.
3. Для информирования. Данные представления предназначены для информирования
заинтересованных сторон о текущем состоянии архитектуры с целью улучшения понимания и
вовлечённости, а также для убеждения оппонентов.
По уровню обобщения:
1. Детальный уровень. Рассматривает один слой и один аспект. Здесь целевая аудитория
включает разработчиков ПО и владельцев процессов, отвечающих за их эффективность.
2. Уровень связности. Включает несколько слоёв или аспектов, что позволяет сфокусироваться на архитектурных отношениях типа «процесс использует систему» или «приложение
использует объект». Целевая аудитория – операционные руководители, ответственные за комплекс ИТ-сервисов или бизнес-процессов.
3. Обзорный уровень. Охватывает несколько слоёв и аспектов, адресован архитекторам
предприятия и лицам, принимающим решения (например, генеральному директору или директору по ИТ).
Разные цели моделирования IT-архитектур в ArchiMate приводят к разным способам
представления. В своих лекциях Рубенчик А. В. приводит 18 видов представления:
1. Вводный способ представления. Объяснение сути архитектурной модели не для архитекторов (обычно применяется в начале проектирования, когда не нужна особая детализация).
2. Организационная структура. Определение внутренней организации компании, отдела,
сети компаний или другой организационной единицы.
3. Совместная деятельность исполнителей. Исследование отношений исполнителей друг
с другом и их окружением, а также описание того, как несколько взаимодействующих бизнес-исполнителей и/или компонентов приложений вместе реализуют бизнес-процесс.
4. Бизнес-функционалы. Исследование главных бизнес-функций организации и их взаимосвязей с точки зрения потоков (передачи) информации, ценностей или продуктов между
ними.
5. Бизнес-процессы. Исследование главных бизнес-функционалов организации с точки
зрения потоков (передачи) информации, ценностей или продуктов между ними.
6. Совместная работа бизнес-процессов. Исследование отношений одного или более бизнес-процессов друг с другом и/или с их окружением.
203
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
7. Продукты. Анализ ценности, которую продукты предлагают потребителям, и анализ
построения одного или более продуктов с точки зрения составляющих сервисов (бизнес- или
приложений) и связанных с ними контрактов или других соглашений.
8. Поведение приложения. Описание внутреннего поведения приложения.
9. Совместная работа приложений. Описание отношений между компонентами приложений с точки зрения информационных потоков между ними или с точки зрения сервисов,
которые они предлагают и используют.
10. Структура приложений. Описание структуры одного или более приложений и связанных с ними данных.
11. Использование приложений. Описание использования приложений для поддержки
одного или более бизнес-процессов и использования приложений другими приложениями.
12. Инфраструктура. Описание элементов инфраструктуры технического и программного обеспечения, которые поддерживают слой приложений.
13. Использование инфраструктуры. Описание поддержки приложений программной и
технической инфраструктурой.
14. Внедрение и развертывание. Описание реализации одного или более приложений на
инфраструктуре.
15. Структура информации. Описание структуры информации, используемой в организации или определённым бизнес-процессом или приложением, с точки зрения типов данных
или (объектно-ориентированных) структур классов.
16. Реализация сервисов. Описание реализации одного или более бизнес-сервисов лежащими в основе процессами и компонентами приложений.
17. Многослойный способ представления. Обзор на одной диаграмме нескольких слоёв
и аспектов архитектуры предприятия.
18. Ландшафтная карта. Назначение ресурсов по бизнес-процессам/функционалам (одно
измерение) и продуктам, услугам (второе измерение).
Исходя из сказанного, становится очевидным, что ИТ-архитектуры, представленные на
языке ArchiMate, могут быть абсолютно разными: маленькие и большие, из одного слоя
и из нескольких, из одного вида элементов и из нескольких, с многочисленными связями
или с упрощёнными ассоциациями. Мы рассказываем про автоматизацию бизнес-процессов,
поэтому в своих примерах будем пользоваться теми представлениями, которые наиболее полно
раскрывают именно этот аспект.
Шаблон для моделирования ИТ архитектуры
Ранее мы подробно описали основы ArchiMate. Теперь пора понять, как связать элементы
между собой и создать в итоге ИТ-архитектуру предприятия.
Все слои имеют сходную базовую структуру (назовём её базовым шаблоном), соответствующую обобщённой метамодели, и эта базовая структура включает следующие 5 элементов:
Исполнитель – Функционал – Интерфейс – Сервис – Объект. Рассмотрим слой приложений.
Роль исполнителя здесь играет Компонент приложений.
204
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Базовый шаблон слоя приложений
Основным активным структурным элементом слоя приложений является компонент приложений.
Типичные, наиболее часто используемые отношения между компонентом приложений и
другими элементами:
• Компонент приложений реализует сервис приложений;
• У компонента приложений может быть один или более интерфейсов приложений;
• Объект данных создаётся, читается, модифицируется или разрушается компонентом
приложений (или функционалом приложений);
• Компонент приложений может быть частью совместной работы приложений (через
отношение «объединение»);
• Компонент приложений может состоять из нескольких компонентов приложений (через
отношение «композиция»);
• Компонент приложений может быть назначен функционалу приложений;
• Компонент приложений может использовать инфраструктурный сервис;
• Между компонентами приложений могут иметь место потоки данных (через отношение
«доступ»).
205
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Типичные отношения элемента «Компонент приложений» с другими элементами
В примере ниже показано, что приложение «Финансы» представляется компонентом
приложений, состоящим из двух компонентов приложений – «Учёт» и «Биллинг».
Пример элемента «Компонент приложений»
Компонент приложений «Учёт» реализует сервис приложений «Сервис учёта», компонент приложений «Биллинг» реализует сервис приложений «Сервис биллинга». Эти сервисы
доступны через общий интерфейс учёта и биллинга, который является частью приложения
«Финансы».
Аналогично выстраиваются диаграммы и на бизнес-уровне.
В примере ниже показано применение элемента «Бизнес-процесс».
Пример элемента «Бизнес-процесс»
Бизнес-процесс «Выписать страховку» состоит из трёх подпроцессов. Каждый подпроцесс запускает следующий по порядку подпроцесс. Бизнес-событие «Запрос на страховку получен» запускает первый подпроцесс «Получить запрос».
Для выполнения требуемой работы назначена бизнес-роль «Продавец страховок». Бизнес-процесс «Выписать страховку» реализует бизнес-сервис «Сервис оформления страховок».
206
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Бизнес-сервис предоставляется посредством двух интерфейсов: по телефону и через вебформу.
При помощи ArchiMate вполне можно описывать бизнес-процессы, однако всё же более
удобным для этого является нотация BPMN.
Теперь постараемся описать в целом IT-архитектуру предприятия.
Упрощенный шаблон для моделирования ИТ архитектур
Выше приведён шаблон, который может быть использован как при обследовании, так и
при проектировании систем. В шаблоне используется достаточно много различных элементов и
отношений, отражающих реальные объекты и субъекты архитектуры предприятия. Это далеко
не все элементы, но в целом шаблон даёт понимание о том, как моделировать архитектуры в
ArchiMate. Также для наглядности показаны слои, хотя их изображать вовсе не обязательно.
IT архитектура небольшого предприятия
Приведём конкретный пример ИТ-архитектуры небольшого предприятия в нотации
ArchiMate.
Предположим, имеется сеть пекарен и офисов, и нужно составить ИТ-архитектуру с
целью показать, как можно было рекомендовать всё автоматизировать.
На одной схеме необходимо показать территории, ПО и его функционал, пользователей,
бизнес-задачи, взаимосвязи.
Состав подразделений:
207
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Цех по производству полуфабрикатов. Здесь заготавливаются полуфабрикаты для
выпечки, крема, наполнители, другие ингредиенты. Также изготавливается определённая продукция.
• Офис (расположен в помещении Цеха по производству полуфабрикатов). Здесь расположено руководство, бухгалтерия, кадровая служба.
• Служба доставки (расположена в помещении Цеха по производству полуфабрикатов).
Предназначена для доставки полуфабрикатов и готовых изделий в мини-пекарни, а также для
закупки продуктов. Она же доставляет упаковочные материалы.
• Мини-пекарни – розничные точки (5 точек по городу). Здесь выпекаются кондитерские изделия, упаковываются и продаются населению. Некоторые изделия поступают из Цеха
в готовом виде.
Создадим учебную модель – пример.
Пример ИТ архитектуры производственно-торговой компании
Схема получилась понятной и лаконичной. Подробно описаны механизмы интеграции.
Но можно ли сделать её по-другому? Конечно можно!
Прокомментируем созданное в ArchiMate представление с разных сторон.
• В схеме не представлен технологический уровень. Мы не знаем, какое будет использоваться «железо», а также системное ПО. Возможно, для выбора ПО 1С этого и не нужно.
• Удобны схемы, где более высокие уровни расположены над более низкими. Например,
бизнес-уровень над уровнем приложений. Однако это не является обязательным. В данном
случае важнее было показать территории.
208
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Если имеется много однотипных элементов, то можно только один из них показать
более подробно – в данном случае речь о мини-пекарнях.
• Бизнес-уровень здесь представлен только ролями, и то обобщённо. Если нужно более
подробно прописать бизнес-процессы, то можно сделать схему более подробной.
Также дадим комментарий с точки зрения выбора программных продуктов. Не всегда
просто сделать однозначный выбор.
• 1С: УНФ в данном случае – отличный вариант. В нём реализован основной функционал, но есть специализированные решения, например 1С: Бухгалтерия хлебобулочного и кондитерского предприятия или 1С: Предприятие 8. Общепит.
• Если бы на точках не было производства, то для розничной торговли лучше подошла
бы 1С: Розница.
• Полезно было бы предложить добавить в комплект программ 1С: ЗУП.
• Необходимо понимать, как будет автоматизирована курьерская доставка.
• Возможно, нужно продумать интеграцию с агрегаторами доставки еды.
• Нужно ли в этой ситуации 1С: ERP? В данном состоянии предприятия это излишне.
Но если есть планы по активному развитию, ИТ-архитектура может кардинально поменяться.
На примере мы показали, что даже у небольших предприятий нужно очень много вводных, чтобы определиться и с выбором ПО, и с ИТ-архитектурой. Поэтому сложно создать идеальный ИТ-ландшафт. Сложно дать универсальный рецепт автоматизации для всех. А с крупными предприятиями всё намного сложнее.
Автоматизация крупных предприятий
Все владельцы бизнеса стремятся к максимальной производительности при минимальных издержках. Этому способствует автоматизация учёта и контроля предприятия, позволяющая сократить влияние человеческого фактора, совершенствовать производственные и финансовые процессы. Это ведёт к улучшению качества продукции без повышения цен и более
глубокому контролю за деятельностью компании.
Рассмотрим особенности автоматизации крупных предприятий. Автоматизация учёта на
предприятии представляет собой систему управления финансово-хозяйственной деятельностью, которая ведёт оперативный, бухгалтерский и управленческий учёт в едином информационном пространстве. Внедрение автоматизации позволяет руководителю получать актуальную
информацию обо всех бизнес-процессах, наладить взаимодействие между отделами и сделать
бизнес более прозрачным.
Основные задачи автоматизации учёта и контроля:
• Оперативное получение детальной информации о деятельности предприятия и подразделений;
• Объективная оценка положения дел и принятие обоснованных решений;
• Ускорение сбора данных;
• Оптимизация расходов;
• Эффективное прогнозирование и планирование деятельности;
• Контроль прибыли и управление финансовыми потоками;
• Формирование отчётности по международным стандартам;
• Разработка стратегии развития бизнеса.
209
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Обобщенная IT архитектура приложений крупных предприятий
При автоматизации бизнес-процессов в холдингах особое внимание уделяется управленческому учёту и финансовым документам.
Управленческий учёт включает бюджетирование, закупки, договоры, казначейство и
начисления. Данные для управленческого учёта обычно получаются из бухгалтерского учёта.
Операционный учёт включает четыре крупные подсистемы: снабжение, склад, производство и сбыт. Эти составляющие объединяют финансовый учёт всех операций. Для международной отчётности иногда требуется модуль МСФО.
Бухгалтерский учёт всегда сопровождается налоговым учётом ввиду необходимости
сдачи налоговой отчётности.
Типовые конфигурации 1С 1С: Бухгалтерия, 1С: ЗУП, 1С: Управление торговлей могут
работать и в крупных холдингах, при правильной их интеграции в единую систему.
Для более комплексных нужд крупных предприятий существуют решения, объединяющие функциональность нескольких конфигураций:
1. 1С: Комплексная автоматизация (КА) – объединяет возможности 1С: Бухгалтерия,
1С: ЗУП и 1С: Управление торговлей. Предназначена для предприятий, которым не требуется
глубокая автоматизация производственных процессов и управленческого учёта.
2. 1С: ERP (Enterprise Resource Planning) – более продвинутое решение, включающее
усовершенствованные модули для управления всеми видами учёта: оперативного, регламентированного и управленческого.
1С: ERP Управление предприятием позволяет построить комплексную информационную систему для управления предприятием, охватывая задачи управления, финансового учёта,
управления персоналом, продажами, закупками и складским учётом. Система 1С: ERP также
поддерживает функции управленческого учёта, бюджетирования, казначейства и МСФО, но
основной упор делается на операционный и производственный учёт.
210
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Последовательность внедрения блоков ERP – "снизу вверх"
Следует обратить внимание, что все комплексные решения необходимо внедрять в определённой последовательности. Они соответствуют логике. Чтобы вводить документы, сперва
нужно заполнить справочники. Чтобы появились данные для регламентированного и управленческого учёта, нужны данные оперативного учёта. Чтобы анализировать данные в дашбордах BI-систем, их нужно туда загрузить. На схеме показана рекомендуемая последовательность
внедрения систем класса ERP.
Для крупных предприятий также предназначены такие решения, как «1С: Управление
холдингом», «1С: ERP. Управление холдингом», решения класса КОРП. Также часто применяются различные отраслевые решения.
Таким образом, для крупных предприятий часто требуется комбинирование типовых
и отраслевых конфигураций, чтобы удовлетворить специфические требования их бизнеса и
обеспечить полную автоматизацию всех процессов.
Программные продукты для
автоматизации крупных предприятий
Прежде чем мы покажем IT-архитектуры крупных предприятий, следует дать пояснение,
почему в них мы будем брать за основу только решения фирмы 1С.
До 2022 года многие крупные российские предприятия использовали для автоматизации бизнес-процессов решения немецкого вендора SAP и американской компании Oracle. Ещё
ранее были популярны решения от американского Microsoft. Эти программные продукты были
широко распространены, и не все российские компании успели перейти на 1С, когда вынуждены были задуматься о переходе из-за ухода иностранных компаний из России и курса на
импортозамещение.
Однако уже к этому времени, если говорить о решениях класса ERP, большинство рабочих мест в России было автоматизировано на базе продуктов фирмы 1С. Этому есть много
причин. Сначала поговорим о функционале.
Ниже представлено сравнение функционала 1С и западных систем. Понятно, что такое
сравнение – дело во многом субъективное, и каждый эксперт может иметь своё мнение. В
данном случае мы доверились известному эксперту по корпоративным внедрениям Максиму
Кантаровичу.
211
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Сравнение функционала 1С, Oracle и SAP
Часто при выборе ПО сравнивают только функционал решения, но этого категорически
недостаточно. Помимо функционала, есть и масса других критериев для сравнения.
Преимущества программного обеспечения фирмы «1С» класса ERP перед зарубежными
аналогами:
1. Отечественное решение. Полное импортозамещение повышает информационную безопасность предприятия благодаря контролю программного обеспечения и средств защиты
информации российскими разработчиками.
2. Стоимость. Инфраструктура 1С дешевле, чем у Oracle и SAP. Стоимость работы специалистов по внедрению и сопровождению тоже значительно ниже.
3. Адаптация. 1С максимально адаптирована под работу российских предприятий и учитывает их региональную специфику.
4. Учёт. Ведение учёта в соответствии с российским законодательством исключает
штрафные санкции. Релизы 1С обновляются быстрее.
5. Функционал. Специалисты отмечают гораздо более широкий функционал как у платформы, так и у конфигураций 1С.
6. Гибкость. Конфигурировать 1С намного проще и доступнее, чем западные решения.
7. Технические требования. Меньше у 1С, больше у Oracle, и самые высокие у SAP,
что требует дорогостоящего оборудования. Администрирование зависит от используемой базы
данных.
8. Сроки внедрения. Внедрение решений 1С занимает от 6 месяцев до года, тогда как
SAP и Oracle – от года до трёх лет, в зависимости от требований заказчика.
9. Количество внедрений. В России количество внедрений в пересчёте как на количество
предприятий, так и на рабочие места намного больше, чем у SAP или Oracle.
212
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
10. Квалификация специалистов. Очень большое количество специалистов по работе с
1С, в отличие от западных систем. По некоторым подсчётам – порядка 1 миллиона разработчиков, аналитиков, архитекторов, консультантов.
Среди преимуществ иностранных систем можно отметить более удобную интеграцию
различных подсистем в некоторых решениях.
Масштабируемость также можно исключить из явных преимуществ. В целом она в 1С
считается достаточной, но пока SAP выигрывает на самых крупных предприятиях. Пока это
можно решить через дробление баз и объединение их через распределённые системы или 1С:
Шину. Однако в настоящее время 1С работает и над решением этой задачи.
IT-архитектура торгового холдинга
Рассмотрим для примера IT-архитектуру торгового холдинга.
Обобщенная IT-архитектура торгового холдинга
За основу автоматизации всего учёта можно взять 1С: Комплексную автоматизацию. Её
вполне достаточно для торгового холдинга и можно обойтись без внедрения 1С: ERP. Внедрение 1С: ERP для крупных предприятий не всегда необходимо, потому что часто достаточно
Комплексной автоматизации или даже более простых решений, интегрировав их в единую
систему. Её легче внедрить, она дешевле и проще в обслуживании. Она уже содержит в себе
возможность автоматизации бухгалтерии, все организации холдинга находятся в единой базе
данных, содержит зарплату и важный блок – управление торговлей.
213
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример ИТ архитектуры интернет-магазина
Если торговый холдинг содержит розничные точки, то нужна ещё «1С: Розница» или аналог, в зависимости от специфики предприятия. Для автоматизации торгового холдинга понадобятся дополнительные решения, в том числе мобильное приложение, банк-клиент и т. д.
И всё это объединяется с «1С: Управление холдингом» (в 1С: ERPYХ) или с БИТ.ФИНАНС.Холдинг (для 1С: ERP), потому что нам нужна автоматизация многих других видов
учёта: бюджетирование, казначейство, проекты, договоры, оборот финансовых документов,
МСФО, управленческий учёт, закупки, консолидация, различные KPI-показатели.
IT-архитектура производственного холдинга
Теперь рассмотрим, как может выглядеть IT-архитектура производственного холдинг.
214
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Обобщенная IT-архитектура производственного холдинга
В идеале для автоматизации производственного холдинга нужна система, которая является сочетанием трёх продуктов, причём между 1С: ERP и «1С: Документооборот» настраивается бесшовная интеграция, а с БИТ.ФИНАНС.Холдинг или с «1С: Управление холдингом» –
полная интеграция внутри ERP. Это можно считать единым продуктом, так как они объединены в единую базу.
Пример ИТ архитектуры цеха завода с прикрепленными магазинами
В систему автоматизации входят ещё программные продукты, с которыми происходит
обмен: решения для управления инженерными данными, различные мобильные приложения,
клиент-банк и прочее.
IT-архитектура строительного холдинга
Рассмотрим ещё строительный холдинг.
В сферу деятельности строительного холдинга входят: застройщики, риелторы (аренда
и продажа недвижимости), генподрядчики и управление их ресурсами: снабжение и склады,
машины и механизмы, зарплата по объектам. Для этого оптимально использовать системы на
215
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
конфигурациях БИТ.Строительство. Этот программный продукт интегрируется с «1С: Бухгалтерия» и с «1С: Зарплата и управление персоналом».
Обобщенная IT-архитектура строительного холдинга
Также можно сделать обмен с «1С: Документооборот». В этом случае обмен не будет
бесшовным, но всё равно он существует.
В IT-архитектуру строительного холдинга входят ещё и CRM-системы, BIM-технологии,
а также важнейшие Системы Управления проектами.
BIM (Building Information Modeling) или технологии информационного моделирования
в строительстве – это использование современных технологий для визуализации строительных
проектов. С помощью BIM-технологии можно создать виртуальную копию объекта, в которой
объединены все жизненные циклы здания – от строительства до эксплуатации.
Строительную отрасль мы рассмотрели не только потому, что строительные компании
бывают крупные, но и потому, что в крупных компаниях, спецификой которых не является
стройка, всё равно стройкой надо управлять. Например, «Росатом» строит атомные электростанции. «РЖД» – железнодорожные станции, «Газпром» – трубопроводы, а «Ростелеком» –
Центры Обработки Данных.
Случай из практики
216
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
На одном крупном машиностроительном предприятии, где мой знакомый работал заместителем ИТ-директора, был целый «зоопарк» программных продуктов. Но основным, консолидирующим, решением был SAP R3. В нём вёлся управленческий и производственный учёт,
с ним шёл обмен данными со многими другими продуктами.
Мы сопровождали там 1С: Бухгалтерию и 1С: Документооборот. Но потихоньку подбирались к тому, чтобы заменить SAP на 1С: ERP.
Несколько лет мы не могли даже начать разговор на эту тему с высшим руководством.
Нам приходили ответы в стиле:
– У 1С: ERP не хватит производительности
– У 1С: ERP недостаточный функционал
– У 1С: ERP недостаточная гибкость
И вдруг в один прекрасный день нас зовут на совещание к генеральному, где озвучивают,
что готовы к переходу на 1С. Но с небольшой оговоркой: ПО они будут закупать в другом
месте, «со скидкой», ну а проект нам всё-таки отдадут.
Ну что же… И то хорошо!
К проекту мы приступили, и он оказался вполне успешным.
А позже я узнал некоторые пикантные подробности…
У ИТ-директора родной брат долгое время работал в фирме SAP. А затем произошли
некоторые события, которые вынудили его уйти из SAP. Имея богатый опыт во внедрении
решений для крупных клиентов, его пригласили в фирму 1С. И странное совпадение: сразу после
этого нас позвали на переговоры о переходе с SAP на 1С.
Мы сделали выводы, что преимущества или недостатки тех или иных решений в крупных внедрениях далеко не всегда важны. Часто на первый план выходят личные связи ключевых сотрудников.
В последнее время я часто езжу на конференции клубов ИТ-руководителей «4CIO» и «ЯИТ-ы», где часто обсуждают импортозамещение. Так вот главный вывод, который я сделал: чаще всего проблема импортозамещения не в нехватке функционала, гибкости или производительности отечественных решений, а в том, что это дорого, долго и сложно. И обязательно будет сопротивление изменениям персонала: люди в своём большинстве не любят
менять привычное.
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Установите бесплатную программу Archi от Archimate, которую вы можете легко найти
в Интернете.
Вернитесь к заданию из главы 2.4 про «Первый мясокомбинат», прочитайте ещё раз его
условия.
Смоделируйте в Archi ИТ-архитектуру предприятия «Первый мясокомбинат».
217
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Интеграция и обмен данными
Разница между интеграцией и обменом данных
Автоматизированные системы современных предприятий в большинстве случаев состоят
из отдельных баз данных и имеют территориально распределённую структуру. Правильно реализованный обмен данными и интеграция – необходимое условие для эффективной работы
таких систем.
Интеграция и обмен данными (экспорт/импорт данных) – это два разных подхода к
работе с данными в информационных системах.
Интеграция предполагает тесное соединение разных систем для обеспечения постоянного, автоматического и взаимодействующего доступа к данным и функционалу.
В 1С: Корпорации 4 решения тесно интегрированы (рисунок с сайта 1С)
Основные характеристики интеграции:
• Тесное взаимодействие. Системы могут обмениваться данными автоматически, без
необходимости вручную экспортировать и импортировать файлы.
• Реальное время. Данные могут обновляться и передаваться между системами в реальном времени или с минимальными задержками.
• Единый интерфейс. Пользователи могут работать в одной системе, получая доступ к
данным из других систем без необходимости переключаться между приложениями.
• Сложность настройки. Интеграция обычно требует наладки API (application
programming interface), middleware (посредническое ПО) или других соединяющих компонентов.
Обмен данными (или экспорт и импорт данных) предполагает более простую и
менее тесную связь между системами, чаще всего управляемую вручную.
218
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример обмена данными между конфигурациями 1С (рисунок с сайта 1С)
Основные характеристики обмена данными:
• Меньшее взаимодействие. Данные передаются через промежуточные файлы (например,
CSV, XML) или другие форматы, которые необходимо экспортировать из одной системы и
импортировать в другую.
• Периодичность. Обмен данными происходит по расписанию или вручную, например,
периодический еженедельный экспорт данных.
• Отдельный интерфейс. Пользователи работают с данными в одной системе, затем сохраняют их в файле и импортируют в другую систему.
• Простота настройки. Процесс экспорта и импорта данных обычно требует минимальной
настройки, но может быть менее удобным и эффективным, чем интеграция.
Примеры ситуаций:
• Интеграция. Интернет-магазин интегрирован с системой учёта складских запасов. Каждый раз при продаже товара информация обновляется автоматически и отражается в обеих
системах в реальном времени.
• Обмен данными. Бухгалтер выгружает данные о продажах в конце месяца из одного
приложения в виде CSV-файла и затем импортирует эти данные в свою бухгалтерскую программу для отчётности.
Интеграция подходит для сложных систем, где требуется высокое взаимодействие и
оперативное обновление данных. Обмен данными может быть более подходящим для менее
частых операций или когда прямое соединение между системами невозможно или излишне
дорого.
По большому счёту, интеграция – это тоже обмен данными, только намного более тесный. Иногда эти два понятия практически сливаются. Поэтому часто, говоря «обмен данными», подразумевают и интеграцию тоже, что мы и будем далее делать. А когда нужно говорить о разовых операциях, то обычно используют термины «импорт/экспорт» или «выгрузка/
загрузка» данных.
Когда нужен обмен данными
Перечислены основные цели обмена данными, включая интеграцию:
1. Географически удаленные системы. Организация с распределенной структурой
имеет подразделения (филиалы, торговые точки), находящиеся далеко друг от друга и взаимодействующие только через интернет. Системы учета могут размещаться как в разных частях
одного населенного пункта, так и в разных населенных пунктах. Центральный офис может
находиться, например, в центре города, а удаленные торговые точки или склады могут быть
расположены в разных частях города, либо филиалы могут открываться в других городах. В
219
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
каждом из этих мест устанавливается отдельная база данных для конкретных задач. Торговые
программы требуют передачи результатов деятельности каждой торговой точки в центральную
базу данных, где необходимо объединить данные и организовать обмен с другими системами,
такими как бухгалтерская база данных.
2. Разнородные системы. Организация находится в одном здании, но учет ведется в
разных информационных базах разных программных продуктов. В этом случае необходимо
настроить обмен данными между решениями различного назначения, где выходные данные
одной системы становятся входными для другой. Этот подход, называемый разделением по
видам учета, полезен для разграничения доступа пользователей. Каждая система эффективно
используется для своего вида учета, а лишняя информация отфильтровывается. Для исключения двойного ввода и удобства учета требуется организовать обмен данными между этими
системами. Обычно используются такие системы, как база для ведения бухгалтерского учета,
торгово-складская система и система по расчету заработной платы.
3. Обмен данными со сторонними решениями. Данные решений, используемые для
автоматизации процессов организации, нуждаются в обмене информацией с решениями, которые находятся вне предприятия. Например, это банки: получение информации о платежах и
отправка платежных поручений. Или госструктуры: сдача налоговой и прочей отчетности.
4. Распределение нагрузки. Для увеличения быстродействия информационных
систем можно клонировать базу данных. Основная база используется для ввода первичных данных, а ее клон (дополнительная база) – для формирования отчетности. Основную базу обычно
называют Front Office, а дополнительную – Back Office. Необходимо организовать обмен данными между этими базами для обеспечения их согласованной работы. Этот метод стал особо
актуален в связи с импортозамещением ERP-систем на крупных предприятиях, поскольку 1С:
ERP пока не позволяет организовать в одной базе работу такого количества пользователей,
как, например, в SAP. Хотя работа в этом направлении активно ведется.
5. Разовые операции. Часто загрузка-выгрузка данных требуется при апгрейде информационной системы, то есть разово. Например, выгрузить данные из старой версии программы
и загрузить в новую. Другой пример – загрузить какие-то справочники, документы в систему
или выгрузить для использования в другом решении, например, в Excel.
Обмен данными позволяет:
• Исключить двойной ввод одних и тех же документов в разные базы данных;
• Автоматизировать схожие бизнес-процессы;
• Оптимизировать взаимодействие между распределенными подразделениями;
• Организовать синхронизацию данных для работы специалистов разных отделов без
интернет-соединения;
• Загрузить данные из файлов и выгрузить данные в файлы для разных целей.
Поскольку при автоматизации в России чаще всего используются программные продукты
1С, рассмотрены методы обмена данными с упором на обмен с программами 1С с соответствующими примерами.
Типовые обмены в 1С. Планы обмена
Под типовым обменом подразумевается настройка обмена между типовыми конфигурациями 1С с использованием плана обмена.
Планы обмена представляют собой общие объекты конфигурации, которые содержат
информацию об узлах, участвующих в обмене данными, и определяют их состав. В одном прикладном решении может существовать несколько планов обмена для разных целей. Например,
для обмена данными с филиалами используется один план обмена, а для обмена данными с
торговыми точками – другой.
220
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Объект «План обмена» в режиме конфигуратора 1С
Один из популярных типовых обменов – обмен между «1С: Управление торговлей» и
«1С: Бухгалтерия». При выполнении данного обмена информация о продажах, товарах и клиентах в «1С: Управление торговлей» передается в «1С: Бухгалтерию» для дальнейшей обработки. Это позволяет избежать двойного ввода информации и минимизировать ошибки. При
настройке типового обмена важно учитывать следующие аспекты:
1. Синхронизация справочников. Элементы справочников могут иметь схожие, но
не идентичные наименования и характеристики. Пропуск этапа сопоставления данных может
привести к дублированию элементов справочников, регистров и документов. В программе 1С
для синхронизации справочников используется механизм обмена табличными документами,
который позволяет экспортировать данные из справочника в файл и затем импортировать их
в другой справочник на другом узле системы. Это позволяет обновлять данные справочника
на одном узле и синхронизировать их с данными на других узлах.
2. Установка правил обмена. Правильная настройка правил обмена данными обеспечивает его эффективность и надежность. В платформе 1С имеется встроенный механизм
«Правила обмена», с помощью которого можно определить правила обмена данными для каждого объекта программы. В этом механизме можно задать типы событий, при которых будет
осуществляться обмен данными, указать источник и приемник данных, а также задать условия
и правила преобразования данных. Можно также использовать инструменты конфигурирования, которые предоставляют гибкость и позволяют создавать сложные правила обмена данных,
включая различные проверки и преобразования.
3. Расписание обмена. Расписание обмена в 1С определяет, когда и какие данные
будут синхронизироваться между различными информационными базами. Для более гибкой
настройки расписания обмена можно использовать условия срабатывания обмена. Например,
можно настроить обмен данных только для определенных объектов, измененных после конкретной даты или по определенным правилам. Важно учитывать возможность одновременного
обмена с несколькими информационными базами. Указывается идентификатор информацион221
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
ной базы, с которой будет производиться обмен данными. После настройки расписания нужно
выполнить его активацию. Программа 1С будет автоматически запускать обмен данных в указанное время и с указанной периодичностью.
Настройка плана обмена в 1С: ERP, режим Предприятие
Распределенные базы данных 1С (РБД)
Формат обмена с использованием распределенных информационных баз (РИБ) или распределенных баз данных (РБД) предназначен для обмена данными только с идентичными конфигурациями «1С: Предприятие 8».
РИБ – идеальный вариант для централизованно-филиальных структур, где требуется
единая однородная база данных, но при этом возможно работать автономно, периодически
прибегая к обмену данными.
В РИБ всегда есть четкая структура управления «главный и подчиненный». РИБ выступает в качестве составляющей технологической платформы и отправляет от главного к подчиненному административные сведения баз данных и изменения в конфигурации.
222
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Структура Распределенной Информационной Базы (РИБ)
РИБ позволяет объединить несколько информационных баз в единую структуру, что
обеспечивает централизованное управление данными и ускоряет процесс обмена информацией между базами.
Основное преимущество РИБ – возможность обработки данных на разных серверах.
Такой подход позволяет снизить нагрузку на сервер, распределить работу по базам данных и
повысить общую производительность системы.
Кроме того, благодаря сетевому взаимодействию данные в РИБ могут обновляться в
режиме реального времени, что обеспечивает актуальность информации. Этот подход близок
к интеграции данных.
Для создания РИБ необходим специальный шлюз, который отвечает за управление обменом данных между информационными базами. Шлюз обеспечивает соединение между базами,
контролирует передачу данных и их совместимость.
Для настройки РИБ необходимо определить структуру и параметры обмена данными.
Структура обычно состоит из групп объектов данных и правил передачи. Группы объектов
данных объединяют схожие объекты, например справочники или документы. Правила передачи определяют порядок и условия обмена данными.
РИБ поддерживает различные способы обмена данными, такие как механизмы событий и
системы управления версиями. Механизмы событий позволяют автоматически запускать процессы обмена данными при наступлении определенных событий, например изменения данных
в определенном документе. Системы управления версиями позволяют контролировать целостность и актуальность данных при их обмене.
Выгрузка-загрузка данных в 1С
Для эффективного функционирования информационной системы 1С необходим метод
обмена данными между различными участками системы. Один из самых распространенных
методов обмена данными в 1С – выгрузка-загрузка данных.
Выгрузка-загрузка данных позволяет перемещать информацию между различными
информационными базами, а также между разными программными продуктами, использу223
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
ющими стандарты обмена данными в 1С. Этот метод особенно полезен при необходимости
обновления базы данных или обмена информацией с другими системами.
Для осуществления выгрузки-загрузки данных в 1С можно использовать различные форматы файлов: xls, xml, txt, csv и другие.
Один из самых удобных – использование обмена данными в формате XML. XML-файлы
позволяют представить информацию в удобном для обработки компьютером виде и являются
универсальным форматом обмена данными.
Средства обмена данными в 1С
К средствам платформы, используемым для работы с XML-файлами, относятся:
• Средства XML-сериализации нужны для представления данных «1С: Предприятие 8»
различных типов в виде данных формата XML и наоборот. Каждый объект данных «1С: Предприятие 8» можно представить как элемент XML-документа, который, в свою очередь, может
иметь подчиненные элементы, реквизиты и табличные части. Вся база данных может быть
преобразована в один XML-документ, имеющий вложенную структуру, и передана в другую
пустую конфигурацию, восстановив целиком всю базу данных. Таким образом, XML-сериализация – это возможность перевода данных базы 1С в формат XML и наоборот.
• Средства чтения и записи XML-документов.
Также распространенным способом выгрузки-загрузки является XLS. Мы можем выгрузить, например, справочник в файл из одной конфигурации, отредактировать его в Excel и
загрузить в другую.
Правила переноса данных
При выгрузке-загрузке данных важно учитывать, что в разных конфигурациях 1С данные
могут называться по-разному, имея один и тот же смысл. Поэтому в технических заданиях на
перенос данных необходимо указывать соответствие объектов.
224
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример соответствия объектов разных конфигураций
Однако это далеко не всё. Помимо того, что могут отличаться названия объектов, может
отличаться и их тип. Например, в конфигурации-источнике это может быть перечисление, а в
конфигурации-приемнике – справочник.
Также могут отличаться реквизиты, их типы, табличные части и их наполнение.
Мэппинг справочника базы источника и базы приемника
Мэппинг – это процесс сопоставления данных из одного источника или системы с данными из другого источника или системы. Это может включать трансформацию данных с одного
формата на другой, сопоставление значений из одного списка (каталога, таблицы) с аналогичными значениями из другого, а также согласование различий в структурах данных.
225
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Из-за несоответствия типов данных перенос может представлять большие сложности.
Чем больше отличаются базы, тем сложнее будет перенос. Поэтому часто в новой системе начинают работать «с нуля», перенеся лишь некоторые базовые данные.
Также надо понимать, что перенос часто делают для того, чтобы ошибки работы в старой базе и задвоенные элементы остались в прошлом. При работе с новой базой значительно
сокращается объем базы, что ускоряет ее работу. Стоит хорошо подумать, нужен ли перенос
или нет.
1С: Конвертация данных
Обмены между разными конфигурациями одной платформы (например, 1С: Предприятие 8.3) основаны на универсальном механизме обмена данными, и при их создании обычно
используется инструмент «1С: Конвертация данных».
Универсальный механизм обмена данными позволяет создавать произвольные распределенные системы и, в отличие от РБД, практически не накладывает ограничений на структуру
создаваемой системы.
«1С: Конвертация данных» – это программное решение, разработанное компанией 1С
для организации конвертации данных между конфигурациями любой структуры и сложности.
Программа позволяет автоматизировать процесс конвертации данных, что существенно облегчает работу с данными в различных конфигурациях 1С.
Интерфейс «1С: Конвертация данных 3.0»
В 2015 году фирма «1С» выпустила первую версию конфигурации «Конвертация данных», редакция 3.0 (КД3), совершенно новую технологию, не являющуюся логическим продолжением «Конвертации данных 2.0/2.1» (КД2). Основным отличием данной технологии
226
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
стало использование универсального формата данных EnterpriseData, через который производятся обмены.
Формат EnterpriseData (ED) позволяет использовать технологию обмена не только между
конфигурациями на платформе «1С: Предприятие», но и между базой 1С и любой программой, которая может работать с форматом ED, считывать и загружать данные в нужном формате.
Отличие КД2 и КД3 с механизмом EnterpriseData
В настоящее время формат обмена данными EnterpriseData поддерживается в следующих
продуктах:
• «1С: ERP Управление предприятием 2.0»,
• «Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0,
• «Бухгалтерия предприятия КОРП», редакция 3.0,
• «Розница», редакция 2.0,
• «Управление торговлей базовая», редакция 11,
• «Управление торговлей», редакция 11,
• «Зарплата и управление персоналом КОРП», редакция 3.
Обмен в формате EnterpriseData осуществляется посредством обмена XML-файлами.
В КД2 для каждой базы, участвующей в обмене, нужно отдельно создавать правило
выгрузки и правило загрузки данных.
В КД3 выгрузка происходит в едином универсальном формате данных, который может
использоваться для любой конфигурации получателя.
Следовательно, если нужно разово и быстро выгрузить данные, то лучше использовать
КД2. Для регулярного обмена стоит выбрать «1С: Конвертацию данных 3.0».
1С: Шина
Среди новейших разработок фирмы 1С широкую популярность завоевала 1С: Шина –
продукт для организации эффективного обмена данными как между системами, работающими
на платформе «1С: Предприятие», так и с системами на других платформах.
В крупных компаниях обычно ведется несколько видов деятельности, по которым компания взаимодействует с различными электронными площадками, в результате чего образуется
сложная инфраструктура с разными протоколами обмена данными и большим количеством
электронных потоков.
Именно для таких случаев нужна 1С: Шина, основной целью которой является обеспечение регулярного и безошибочного обмена данными между системами, что позволяет автоматизировать многие бизнес-процессы, улучшить синхронизацию информации между разделами организации или даже между разными организациями, а также сократить время и усилия
на обработку информации.
227
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Интеграция решений при помощи 1С: Шины
Основные преимущества 1С: Шины:
• Интеграция приложений. Возможность связывания различных приложений и информационных систем. В этом случае 1С: Шина выступит как единый буфер транспорта данных,
перенаправляя все обмены через себя.
• Стандартизированный обмен данными. Использование стандартных протоколов и форматов данных (например, HTTP, HTTPS, SOAP, REST, XML, JSON) для обмена информацией между системами. Каждая из систем отправляет и получает данные не непосредственно
от других систем, а через 1С: Шину.
• Контроль и управление обменами. Предоставление инструментов для мониторинга и
управления процессами обмена данными, что позволяет отслеживать успешность транзакций
и быстро реагировать на возможные проблемы.
• Безопасность. Обеспечение безопасности передаваемой информации с использованием
различных механизмов шифрования и аутентификации.
1С: Шина может использоваться в самых разных отраслях и сферах деятельности для
решения задач автоматизации обмена данными, например между системой учёта, CRM-системой, системами электронной коммерции, внешними веб-сервисами, системами управления
поставками и многими другими.
1С: Шина поставляется в трёх вариантах в зависимости от числа работающих пользователей систем, участвующих в обменах, на платформе «1С: Предприятие»: на 100, 500 и неограниченное число пользователей. Пользователи систем не на платформе «1С: Предприятие» в расчёт не идут.
Методы обмена с «не 1С» решениями. Web
Бизнес всё активнее использует возможности электронной коммерции: интернет-магазины, торговые площадки, облачные CRM, социальные сети, системы рассылок. При этом возникает задача интеграции внешних программ с корпоративной системой, чтобы и у директора,
и у менеджеров на одном экране были все необходимые данные: заказы через интернет, цифры
по конверсии, данные по продажам, списки клиентов и т. д.
Для обмена данными с внешними программами в 1С существуют различные методы.
Довольно часто для интеграции с веб-системой на стороне 1С используют стандартный
обмен с веб-сайтом в формате CommerceML. Эффективность этого варианта проверена на
многих проектах.
В типовых конфигурациях есть два типа обмена с помощью формата CommerceML:
• Обмен по схеме Поставщик-Покупатель. В этом случае база 1С выступает в качестве
Поставщика, а сайт – в качестве Покупателя. Недостаток обмена по данной схеме: загрузка и
выгрузка производятся вручную.
228
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Обмен с веб-сайтом 1С-Битрикс после настройки производится автоматически, но
заказы необходимо проводить в 1С вручную. Заказ, выгружаемый по такой схеме, не контролируется на наличие остатка на складе.
Следующий метод – обмен данными через XML-файлы или CSV-файлы. 1С позволяет автоматически генерировать такие файлы с нужными данными, которые могут быть обработаны внешними программами. Об XML-методах мы писали выше.
Также 1С поддерживает обмен данными через веб-сервисы. Веб-сервисы – это инструмент, предназначенный для интеграции с другими информационными платформами, в модуле
которого можно описать методы, доступные для использования сторонними программами
(после публикации на веб-сервере). Используя веб-сервисы, можно с удобством выгружать и
загружать сведения из одной информационной базы в другую.
Существует и метод обмена через COM-соединение, который представляет собой технологию межпроцессного взаимодействия, позволяющую различным программным компонентам взаимодействовать друг с другом. Это гибкий и мощный метод интеграции 1С с другим
программным обеспечением, позволяющий проводить обмен данными между системами.
Также интересен метод OLE, когда одна конфигурация подключается к другой и забирает из неё нужную информацию.
Некоторые внешние программы имеют свои собственные API, которые позволяют
получать и отправлять данные из 1С. В этом случае для обмена данными между 1С и внешними программами необходимо разработать соответствующий интеграционный модуль.
При выборе метода обмена данными необходимо учитывать требования внешних программ, объём данных, частоту обмена и другие факторы. Также важно обеспечить безопасность и целостность данных при передаче между программами.
Протоколы обмена с «не 1С» решениями
Существует несколько основных протоколов, которые используются для обмена данными
с «не-1С» решениями. Один из самых распространенных методов обмена – протокол HTTP.
HTTP (Hypertext Transfer Protocol) является стандартным протоколом обмена данными
в Интернете и широко используется для передачи информации между клиентом и сервером.
В программах 1С данный протокол применяется для обмена данными с веб-сервисами и другими внешними системами. Кроме того, HTTP-сервисы поддерживают работу с различными
форматами данных, включая XML, JSON и SOAP.
Ещё одним важным протоколом, используемым в программах 1С, является FTP (File
Transfer Protocol), который предназначен для передачи файлов по сети. FTP позволяет программе 1С загружать и скачивать файлы с удалённых серверов, что особенно полезно при
обмене большими объёмами данных.
Кроме того, для обмена данными в программах 1С можно использовать протокол SMTP
(Simple Mail Transfer Protocol), который обеспечивает передачу электронной почты. SMTP позволяет программе 1С отправлять уведомления и отчёты по электронной почте, а также принимать почтовые сообщения с внешних источников.
Для обмена данными с удалёнными базами данных в программах 1С часто используется протокол ODBC (Open Database Connectivity). ODBC позволяет программе 1С подключаться к базам данных, используя унифицированный интерфейс, и выполнять операции чтения и записи данных.
Кроме указанных протоколов, в программах 1С также могут использоваться другие методы обмена данными, такие как SOAP (Simple Object Access Protocol), REST
(Representational State Transfer) и многие другие. Выбор протокола зависит от конкретных
229
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
требований проекта и особенностей внешних систем, с которыми необходимо осуществлять
обмен данными.
Более подробно о вариантах интеграции и методах обмена данными вы сможете узнать,
поступив на обучение на курс аналитика 1С.
Методы удаленного доступа к 1С
Говоря об интеграции, мы упомянули, что одной из целей может быть организация распределённой работы. Однако часто её можно организовать без всяких обменов, а просто удалённо подключаясь к базам данных тем или иным методом.
Удалённый доступ к системе 1С – это необходимая функция в современном бизнесе. Она
позволяет сотрудникам, работающим вне офиса, получать доступ к необходимым данным и
работать с приложениями 1С из любой точки мира. В этой статье мы рассмотрим основные
методы, которые можно использовать для организации удалённого доступа к 1С.
Вот список методов удалённого доступа к 1С:
• VPN (Virtual Private Network)
• RDP (Remote Desktop Protocol)
• Веб-клиенты
• Тонкий клиент
• Облачные сервисы
• Мобильные приложения
• 1С: Линк
Опишем эти методы подробнее.
VPN (Virtual Private Network)
VPN позволяет создать защищённое соединение с корпоративной сетью через интернет. Это классический способ организации удалённого доступа, который обеспечивает высокий уровень безопасности и надёжности. Основные преимущества VPN:
• Безопасность передачи данных благодаря шифрованию.
• Доступ к локальной сети компании, включая все необходимые ресурсы.
• Поддержка различных устройств и платформ.
Однако настройка VPN требует наличия определённых технических знаний и значительных ресурсов для его поддержания.
RDP (Remote Desktop Protocol)
RDP – это протокол удалённого рабочего стола, разработанный Microsoft. Он позволяет пользователям подключаться к удалённому компьютеру и работать на нём, как на своём
локальном рабочем месте. Преимущества RDP:
• Удобство использования: пользователи видят экран удалённого компьютера и могут
взаимодействовать с ним в режиме реального времени.
• Высокая производительность благодаря оптимизации трафика.
• Возможность использовать как Windows, так и другие операционные системы с поддержкой RDP-клиентов.
Основной недостаток – требования к пропускной способности сети. Однако этот метод
часто используют для подключения к базам 1С с компьютеров на операционной системе
macOS: для этого есть специальное приложение Microsoft Remote Desktop.
230
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Толстый, тонкий и Web-клиенты 1С (рисунок с сайта 1С)
Web-клиенты
Современные версии 1С предоставляют возможность работы через веб-браузер. Это позволяет получать доступ к 1С из любого устройства, подключенного к интернету. Основные
преимущества:
• Лёгкость установки и настройки (не требуется установка дополнительного ПО).
• Доступность с любых устройств (ПК, ноутбук, планшет, смартфон).
• Обновления и поддержка осуществляются централизованно.
Недостатки могут включать ограниченные возможности по сравнению с десктопными
версиями.
Тонкий клиент
Тонкий клиент – это программное обеспечение, которое позволяет работать с 1С через
интернет, используя минимальные локальные ресурсы компьютера. Основные преимущества
тонкого клиента:
• Простота установки и низкие требования к аппаратным ресурсам.
• Высокая производительность благодаря разгрузке вычислительных задач на сервер.
• Возможность работы через интернет без необходимости установки полной версии 1С.
Однако работа тонкого клиента может зависеть от стабильности интернет-соединения.
Облачные сервисы
Использование облачных решений стало популярным способом организации удалённого
доступа. Компания может арендовать необходимые мощности у провайдеров облачных услуг
(например, 1С: Фреш). Преимущества:
• Быстрая масштабируемость.
231
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Нет необходимости в собственных серверах и IT-инфраструктуре.
• Высокий уровень безопасности, обеспечиваемый провайдером.
Недостатки включают возможную зависимость от надёжности интернет-соединения и
стороннего провайдера. Если говорить про 1С: Фреш, то набор решений там ограничен, к тому
же чаще его используют лишь для работы в типовых решениях.
Мобильные приложения
1С также предлагает специальные мобильные приложения, которые позволяют работать с
системой с мобильных устройств. Это идеальное решение для сотрудников, часто находящихся
в разъездах. Преимущества:
• Удобство и мобильность.
• Приложения оптимизированы для работы на маленьких экранах.
• Возможность работы в офлайн-режиме с последующей синхронизацией данных.
Однако функциональность может быть ограничена по сравнению с десктопной версией.
1С: Линк
1С: Линк – это сервис, предоставляемый компанией 1С, который позволяет организовать
безопасный доступ к вашей системе 1С через интернет. Преимущества 1С: Линк:
• Простота подключения и настройки: сервис обеспечивает автоматическую настройку
всех необходимых параметров.
• Высокий уровень безопасности благодаря использованию шифрования и постановке
соединения через защищённый канал.
• Доступность с любых устройств и местоположений: пользователи могут подключаться
к 1С из любой точки мира.
• Поддержка различных конфигураций 1С, что делает его универсальным решением для
большинства компаний.
Каждый из методов удалённого доступа к 1С имеет свои плюсы и минусы, и выбор подходящего метода зависит от конкретных потребностей и возможностей компании. Важно учитывать такие факторы, как масштаб бизнеса, уровень технической подготовки сотрудников и
требуемый уровень безопасности данных. В любом случае, наличие удалённого доступа к 1С
значительно увеличит гибкость и продуктивность работы вашего бизнеса.
Случай из практики
Давным-давно и я работал аналитиком 1С. Тогда нас называли внедренцами 1С. А клиенты вообще всех называли программистами.
232
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Прихожу я как-то в одну организацию, где меня ожидала главбух.
Как было написано в моём задании, надо «перенести данные в 1С: Бухгалтерию».
Ну, думаю, нет проблем – перенесём всё, что надо.
Далее – диалог, я начинаю:
– Так какие данные, куда и откуда вам надо перенести?
– Все данные, из старого 1Са в новый.
– Хорошо… А покажите, что у вас за «старый» 1С и что за «новый».
Далее, подробно изучив программы, я понимаю, что «старая» база – это «1С: Комплексная автоматизация», а «новая» – «1С: Бухгалтерия». Очевидно, что функционал у решений
разный. Мало того: в «1С: Бухгалтерии» есть далеко не все объекты, которые есть в «Комплексной».
Конечно, я бы мог сказать главбуху, что «все данные» перенести невозможно, что часть
потеряется или преобразится до неузнаваемости, и что вообще вся затея эта – довольно
странная. Кто ей вообще посоветовал переходить с одного продукта на другой? Какой-то
знакомый программист.
Но я не стал уже расстраивать женщину, тем более было видно, что она уже «чует»,
что ситуация непростая, а сроки её поджимали. И я спокойно ей объяснил, что «перенести
всё» не так просто, как хотелось бы. Подробно рассказал о возможностях решений, о том,
чем они отличаются, и почему нельзя просто вот так всё взять и перенести.
Оказалось, что она беспокоилась, что не сможет заглянуть в старые отчёты. Я её
успокоил, что старая база у неё останется и когда надо – она будет в неё заходить.
В итоге решили, что для сохранения функционала необходимо докупить решение для
автоматизации торговли, и делать переход с одного «старого» решения на два «новых». «Все
данные», которые так хотелось перенести, оставили в «старой» программе, а перенесли
только сальдо по счетам и остатки по регистрам оперативного учёта с нужной аналитикой.
А аналитикам я бы посоветовал при запросе о переносе данных составлять таблицы
соответствия данных в «старой» и «новой» базе. Возможно, вы убедитесь, что либо данных
не хватает, либо непонятно, куда подгружать данные, если в «новой» базе под них не создана
структура. Уже при составлении таких таблиц соответствия можно будет понять, стоит
ли этим заниматься дальше.
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Выберите любые 2 конфигурации, между которыми может возникнуть необходимость
разово перенести какие-либо данные.
Составьте краткое Техническое задание (ТЗ) на перенос данных из одной конфигурации
в другую, используя наиболее эффективный, на Ваш взгляд, метод.
В Техническом Задании обязательно должна быть таблица соответствия переносимых
данных.
Пока сделайте так, как считаете удобным и понятным. А ГОСТы на ТЗ мы изучим чуть
позже.
233
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Рекомендуемые курсы и книги по данному разделу
1. «Курс Аналитика 1С» от CORS Academy – самый полноценный курс по всему разделу.
2. Курс «Архитектура IT и предприятия. ArchiMate» от CORS Academy, если хотите
изучить подробнее моделирование в ArchiMate.
3. Книга «Настольная книга аналитика», С. Ковалев, В. Ковалев, если хотите подробнее
вникнуть в проектирование оргструктур, а также бизнес-процессов на крупных предприятиях.
234
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Глава 4. Проекты внедрения ПО
Внедрение программного продукта
Внедрение ПП: путь к успешной автоматизации
В современном мире автоматизация бизнес-процессов стала краеугольным камнем
успешного функционирования компаний. Одним из наиболее востребованных решений для
автоматизации учёта и управления в различных сферах является программный продукт (ПП)
«1С». Именно на его примере мы рассмотрим процесс внедрения.
Программные продукты компании «1С» предлагают широкий ассортимент решений,
подходящих практически для любого вида деятельности. Не имеет значения, крупный ли это
холдинг или индивидуальный предприниматель – функциональные возможности 1С способны
справиться с разнообразными задачами современного бизнеса. Это делает их применимыми
для организаций любых масштабов и сфер деятельности. В настоящее время это самый популярный ПП для автоматизации бизнес-процессов, поэтому будем рассказывать на его примере.
Каждая организация сталкивается с уникальными задачами учёта и управления, зависящими от отрасли, выпускаемой продукции или предоставляемых услуг, размеров и структуры предприятия, а также уровня автоматизации бизнес-процессов. Однако благодаря своей
универсальности программные продукты «1С» могут эффективно решать актуальные задачи
современного бизнеса, независимо от его специфики.
После приобретения программного продукта компании «1С» возникает необходимость
его внедрения.
Внедрение ПП – это комплекс последовательных действий, направленных на создание
работающей автоматизированной системы, которая отвечает заявленным целям предприятия.
Данная последовательность действий называется технологией внедрения.
Успешное внедрение зависит от правильного выбора технологии. Существует несколько
технологий внедрения, и важно выбрать ту, которая наилучшим образом подходит для конкретного решения. В зависимости от сложности прикладного решения процесс внедрения
может происходить разными методами. Даже при приобретении типовой конфигурации 1С
последует процесс внедрения, состоящий из нескольких этапов.
Невозможно просто установить программу на компьютер и ожидать, что на следующий
день вся организация начнёт с ней эффективно работать. Для максимально эффективного
взаимодействия с системой 1С её необходимо правильно внедрить и регулярно обновлять.
Только после грамотного проведения процедуры внедрения программа будет полностью готова
к работе. Внедрение – это неотъемлемая часть жизненного цикла программного продукта
«1С», обеспечивающая его эффективное функционирование в компании.
Некоторые организации способны самостоятельно внедрить программный продукт 1С.
Однако это возможно для простых решений с минимальной настройкой и переносом данных.
Во всех остальных случаях нужны специалисты.
Внедрение 1С требует знаний и навыков, связанных с настройкой параметров и функций
под нужды конкретной компании: аналитиков, консультантов, ИТ-архитекторов. Нужно разобраться в функционале программы, системе учёта, отчётах и документах.
235
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
План внедрения ПП
Прежде чем начать внедрение программного продукта 1С, нужно понять, какой продукт
внедрять, для чего и где. Проекты, где необходимы целые этапы обследования, написания ТЗ
и т. п., мы рассмотрим позже. А пока ограничимся ситуацией, в которой нужна одна встреча
или даже телефонный разговор.
Даже внедрение типового продукта может требовать разных лицензий
Прежде чем внедрять ПО, нужно узнать массу информации, вот наиболее важная:
• Отрасль клиента
• Цели внедрения
• Выбранные заказчиком ПП
• Какое ПП 1С уже установлено
• Требуется ли переносить данные и если да – какие
• Требуется ли расширение функционала
• Архитектура сети
• Информация о пользователях
• Информация о «железе»
• Другая важная информация
На основании всего набора информации бизнес-аналитик может сделать вывод, какое
ПО надо внедрять, и определить план внедрения.
236
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример плана типового внедрения с небольшими доработками
План внедрения должен содержать календарный план работ с этапами внедрения, исполнителями и прочей важной информацией. Идеально такие планы делать в виде таблиц, также
очень наглядны диаграммы Ганта. На примере приведён такой план. При этом, если работы
исполняет несколько человек, можно добавить колонку «Исполнитель». Также можно добавить
даты проведения работ, если они уже утверждены.
237
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример набора ПО и оборудования при типовом внедрении
Также в план можно включить информацию о всём наборе необходимого ПО, включая
серверное, а если нужно – и оборудовании. Например, при внедрении в розничных магазинах
обычно требуется торговое оборудование, которое необходимо интегрировать с ПО, например,
1С: Розница.
Жизненный цикл ПП
У любого программного продукта, в том числе у продукта 1С, есть жизненный цикл.
Сначала мы внедряем программный продукт. Потом он эксплуатируется, затем от него отказываются по причине, например, что продукт устарел, после чего, соответственно, нужно переходить на новые продукты.
Жизненный цикл программного продукта 1С продолжается до полного вывода из эксплуатации.
Жизненный цикл программного продукта
238
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Основной объём работ проводится на этапе внедрения, поэтому ему мы и посвятим
этот раздел. Нужно установить программный продукт, настроить, сделать перенос данных, интегрировать с другими информационными системами, при необходимости добавить
расширения, организовать обучение. Установка программного продукта – это только часть
работы по внедрению. Именно поэтому нужны специалисты, которые выполняют целый комплекс работ.
Следующий этап жизненного цикла ПП 1С – эксплуатация. На этом этапе проводятся
различные разовые работы по требованию заказчиков и работы по сопровождению программного продукта, в том числе необходимые обновления.
Отказ от использования программного продукта – это, как правило, внедрение нового
программного продукта на замену текущему. Что мы делаем на этом этапе со старым продуктом – мы его архивируем, переносим данные в новую систему, корректируем какие-то
настройки, выгружаем данные.
Так выглядит жизненный цикл фактически любого программного продукта, не только
1С.
Разберём самый объёмный этап жизненного цикла программного продукта 1С – внедрение, на примере технологии типового внедрения, которая очень часто применяется в малом и
среднем бизнесе. Про проекты внедрения на крупных предприятиях будем говорить позже.
Установка ПП
Последовательность установки программного продукта 1С может немного различаться в
зависимости от его версии и конфигурации, но в основном процесс остаётся стандартным:
1. Проверьте технические характеристики компьютеров, на которые будет установлена
программа, и сравните их с системными требованиями для установки 1С. Убедитесь, что компьютер соответствует минимальным требованиям программы: операционная система, процессор, объём оперативной памяти и свободное пространство на жёстком диске.
2. Скачайте установочные файлы с официального сайта 1С для вашей версии программы
(например, «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата и управление персоналом» и т. д.).
3. Установите платформу на все ПК.
4. Установите драйвер защиты или активируйте лицензии.
5. Установите конфигурации на все ПК.
6. Вынесите ярлыки запуска ПО пользователям на рабочие столы.
7. Осуществите пробный запуск.
Настройка ПП
Первичная настройка программного продукта включает в себя:
• Внесение первоначальных данных
• Настройка учётной политики
• Загрузка классификаторов
• Настройка ролей, прав, доступов
• Настройка интерфейсов
• Другие настройки из раздела Администрирование
239
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Для базовых первичных настроек в 1С существует стартовый помощник
Первоначальные данные включают:
• Реквизиты организаций
• Банковские счета
• Подразделения
• Параметры учёта: валюты, расчёты с контрагентами, партионный учёт, комиссия, розница, производство, зарплата и кадры
• Справочники, остатки
• Прочее
Настройку первоначальных данных нужно делать вместе с заказчиком, потому что есть
много данных, о которых вам расскажет именно он. Первоначальные данные очень важны для
работы в программе, потому что, например, без указания банковских счетов нельзя вести учёт
по банку. Нужно обязательно указать все подразделения, которые существуют у заказчика,
чтобы ему было удобно вести учёт в разрезе подразделений. Важны и различные параметры
учёта.
Дальше нужно правильно настроить учётную политику. Это лучше сделать сразу, потому
что её, как правило, разрешается настраивать раз в год.
Настройка учётной политики в 1С: Бухгалтерии включает в себя следующее:
• Система налогообложения
• Расчёт налога на прибыль
• Расчёт НДС
• Способ оценки запасов
• Учёт товаров в рознице
• Учёт затрат
• Формирование резервов
• Прочее
Следующий пункт настройки – классификаторы.
В 1С классификатор – это систематизированный перечень установленных элементов
для всех компаний.
240
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
В типовых конфигурациях 1С есть различные классификаторы, необходимые для учёта
тех или иных показателей. Существуют как универсальные справочные данные, которые есть
практически в каждой типовой конфигурации 1С, так и узконаправленные.
Универсальные классификаторы: Валюты и их курсы, Банки (БИК), Единицы измерения
(ОКЕИ), Страны мира (ОКСМ), Адресный классификатор (КЛАДР), Фонды (ОКОФ), Основные средства (ЕНАОФ) и другие
Каждый из этих классификаторов очень важен для эффективной работы в программе.
Так, например, классификатор банков содержит информацию об учреждениях и подразделениях Банка России, а также кредитных организациях, корреспондентские счета которых
открыты в расчётной сети Банка России. Данный справочник является единым и действует на
всей территории России. Неактуальность классификатора банков в программе может привести
к оформлению ошибочных платёжных поручений.
Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ): данные из этого классификатора отражаются в первичных документах – товарных накладных, следовательно, классификатор должен быть максимально актуальным.
При настройке ролей, прав и доступов нужно исходить из правила, что если вы не
знаете, как раздать права, раздайте всем минимальные права и добавляйте потом права по
запросу пользователей. Раздавать всем пользователям максимальные права администратора
настоятельно не рекомендуется. Пользователи, которые не умеют работать в программе, могут
внести в базу необратимые изменения, которые испортят весь учёт.
В программе есть возможность разграничить доступ по организациям и по объектам
ведения учёта. Отдельно нужно настроить доступ к персональным данным. Также важно не
забыть про настройку удалённого доступа. Кому-то из сотрудников нужно удалённо заходить
в программу, например, через удалённый рабочий стол.
В 1С можно настроить интерфейс «как было раньше»
При настройке интерфейсов нужно обратить внимание на следующие области:
241
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Меню
• Внешний вид, пиктограммы
• Панель разделов
• Панель навигации
• Панель действий
• Рабочий стол
Настройка интерфейса подразумевает создание для пользователя простой и удобной
рабочей среды.
Если рабочий интерфейс пользователя перегружен ненужными ему пунктами, которые
он, к тому же, не все понимает, у него создастся стойкое представление об излишней сложности программы, появится страх допустить ошибку. Все это отрицательно скажется на производительности труда сотрудника.
При настройке интерфейса нужно помнить о том, что каждый сотрудник должен видеть
только те элементы интерфейса, которые необходимы для выполнения его рабочих обязанностей.
Для каждой роли предусмотрено своё меню, и под внешний вид можно настраивать пиктограммы. Клиент может сделать это самостоятельно, но ему может быть непонятно, как это
сделать. Помогите ему это сделать.
Переносы данных
Переносы данных в новую систему – частая необходимость, поскольку заказчик, скорее
всего, уже вел учет в какой-то системе, и в старой учетной системе остались данные, необходимые для работы.
Для переноса данных в 1С созданы специальные обработки
Виды переносов данных:
242
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Из старых версий (справочники, остатки, обороты и т. д.)
• Из файлов
• Из других решений 1С
• Из сторонних программ
Перед осуществлением переноса необходимо обсудить с заказчиком, нужно ли переносить все данные, так как, возможно, новую программу приобрели для того, чтобы «начать
новую жизнь». О переносах данных уже упоминалось в разделе об интеграции и обмене данными.
Интеграция ПП
Интеграция – это настройка взаимодействия программы 1С с какими-то внешними
системами. 1С: Предприятие – открытая система, предоставляющая возможность интеграции
с практически любыми внешними программами и оборудованием.
Подключение и настройка торгового оборудование в 1С
Когда требуется настройка интеграции в типовых решениях:
• Обмен с различными государственными системами: «Честный знак», ЕГАИС и др
• Обновление через интернет
• Взаимная передача документов (прайс-листов и пр.) между 1С и любой другой системой, которую использует контрагент
• Соединение с торговым оборудованием, сканером штрихкодов, онлайн-кассой, терминалом сбора данных (ТСД) и прочее.
• Обмен данными с другими решениями 1С, например 1С: Бухгалтерия с УТ
• Интеграция с сайтом обеспечит актуальные данные по заказам с сайта, обратную отчетность по остаткам на складе, обмен данными сайта и учетной программы
С помощью средств платформы «1С: Предприятие 8» можно организовать обмен файлами различных форматов, осуществлять доступ ко всем объектам системы из внешних при243
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
ложений, поддерживать различные протоколы обмена и стандарты взаимодействия с другими
подсистемами (XML, JSON и т. п.), работать с интернетом и электронной почтой.
Обмен данными может производиться как разово, так и регулярно. Интеграция уже описана подробно в разделе об интеграции и обмене данными.
Расширение ПП
Расширение функционала программного продукта 1С при типовом внедрении включает
в себя:
• Изменения в рамках типового функционала
• Небольшие изменения типовой конфигурации
• Внешние формы
• Расширение конфигурации
• Дополнительные программы и конфигурации
Часто заказчик хочет что-то добавить или изменить в типовой конфигурации «под себя».
Расширение функционала 1С – это доработка типовой конфигурации под требования конкретного заказчика, желательно с сохранением типовой поддержки. Можно добавлять свои решения, использовать объекты основной конфигурации.
Аналитику плана счетов в 1С: Бухгалтерии можно расширять
Необходимо помнить, что изменение типовой конфигурации может привести к тому, что
она станет нетиповой и её придется снимать с поддержки. Клиенту нужно будет вызывать программиста для обновления.
244
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Постарайтесь не снимать конфигурацию с поддержки 1С
Примеры расширения функционала с сохранением типовой поддержки:
• Доработка печатных форм
• Расширение аналитики
• Электронные уведомления
• Штрихкодирование документов
• Подключение нестандартного оборудования
• Различные обработки
• Дополнительные отчеты
Существует возможность расширения конфигурации, при которой изменять типовую
конфигурацию не требуется. Все изменения выполняются в расширении, которое, фактически,
само является конфигурацией.
После этого, в режиме 1С: Предприятие, расширение просто подключается к типовой
конфигурации. Платформа автоматически, в режиме 1С: Предприятие, объединяет расширение с типовой конфигурацией. В результате заказчик работает с изменённым под его требования типовым решением.
Расширение типовой конфигурации 1С
Когда выходит новая версия типовой конфигурации, выполняется её автоматическое
обновление, так как режим поддержки типовой конфигурации не изменился. А при запуске
245
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
после обновления платформа снова автоматически объединит изменённую типовую конфигурацию с расширением. И заказчик продолжит работу в измененном решении.
Обучение работе в ПП
Важный этап внедрения программного продукта 1С – это обучение пользователей. Оно
помогает обеспечить эффективное использование программного обеспечения и достижение
поставленных целей.
Обучение включает в себя различные аспекты:
• Собственно обучение работы в ПО в соответствии с ролью пользователя
• Разъяснение пользователям режимов запуска программного продукта
• Разъяснение назначения информационных баз
• Разъяснение по администрированию и началу работы с ПП
• Разъяснение порядка создания резервных копий ПП
• Установка и демонстрация ИТС
• Разъяснение правил работы Линии Консультаций
• Рассказ о дополнительных разовых работах, обучении, абонентском сопровождении
Зачастую обучению пользователей уделяется недостаточно внимания. Хорошо, если
пользователи обучаются на специальных курсах. Однако не всегда этого достаточно. Пользователям нужно провести обучение с учетом специфики предприятия и их ролей, хотя бы в
виде консультаций при начале работы с программой.
Обучение пользователей позволит им быстро освоить программу и начать работать с ней,
что, в свою очередь, повышает производительность и эффективность работы компании. Кроме
того, обучение помогает избежать ошибок и проблем, связанных с неправильным использованием программы, что может привести к снижению качества работы и потере времени.
Сопровождение ПП на примере 1С
ПО «1С: Предприятие» требует не только начального внедрения, но и постоянной поддержки, обновления, а также адаптации к изменяющимся бизнес-процессам и законодательству.
Основные аспекты сопровождения 1С: Предприятия
1. Обновление программного обеспечения:
• Регулярные обновления необходимы для обеспечения соответствия системы текущему
законодательству, особенно в части бухгалтерского и налогового учета.
• Обновления также включают улучшения функциональности, исправления ошибок и
усовершенствования системы безопасности.
2. Поддержка пользователей:
• Консультации пользователей по вопросам работы с системой.
• Обучение новых сотрудников или дополнительное обучение текущих сотрудников в
случае введения новых функций.
3. Адаптация и доработка:
• Модификация конфигураций под специфические потребности организации
• Разработка дополнительных отчетов, обработок и других элементов системы.
4. Резервное копирование и восстановление данных:
• Регулярное создание резервных копий данных для защиты от потерь из-за технических
сбоев или человеческого фактора.
• Восстановление данных в случае их утраты.
5. Интеграция с другими системами:
246
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Настройка взаимодействия 1С: Предприятия с другими информационными системами
организации (CRM, ERP, сайты, внешние сервисы).
ИТС (Информационно-технологическое сопровождение) является важной частью
процесса сопровождения системы «1С: Предприятие». Это пакет обновлений и сервисов,
предоставляемых фирмой «1С», который включает:
• Обновления конфигураций и платформы: обеспечение соответствия актуальному законодательству и потребностям времени.
• Консультации и методическая поддержка: доступ к базам знаний, методическим материалам, ответам на часто задаваемые вопросы.
• Техническая поддержка и ремонт ошибок: обеспечение стабильной работы ПО, исправление выявленных дефектов.
• Доступ к сервисам: например, «1С-Отчетность» для сдачи регламентированной отчетности в государственные органы, «1С-Такском» для обмена электронными документами, и
многим другим.
Подписка на ИТС позволяет организациям своевременно обновлять свои системы, получать квалифицированные консультации и доступ к дополнительным сервисам, что значительно
повышает эффективность работы с системой «1С: Предприятие».
Про релизы и версии 1С
1С: Предприятие состоит из платформы и конфигураций. Платформа всегда поставляется в готовом виде и не может быть изменена пользователем. Конфигурация также поставляется в готовом виде, но может изменяться пользователем либо фирмой-интегратором (кроме
базовых версий).
В поставку большинства программных продуктов 1С: Предприятия входит платформа и
одна или несколько конфигураций. Некоторые конфигурации поставляются отдельно, и для их
работы у пользователя должен быть другой продукт, включающий платформу.
Платформа и конфигурации обновляются независимо, то есть обновления платформы и
конфигурации выпускаются в разное время и имеют разную нумерацию.
Нумерация конфигураций и технологической платформы состоит из четырёх чисел,
например, версия платформы 8.3.15.1830. Здесь первая цифра – номер версии, вторая – номер
редакции, третья – номер релиза, четвёртая – номер подрелиза.
• Первые два числа – это версия.
• Вторые два числа – это релиз.
247
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Информация «о программе» в 1С
Релиз 1С – это актуальное обновление основных элементов программы 1С, в число которых входят технологическая платформа и соответствующая конфигурация. Он включает в себя
обновления, исправления ошибок, улучшения функциональности и новые возможности. Релиз
обычно выпускается после тестирования и проверки на стабильность, чтобы обеспечить пользователям наилучший опыт использования программы. Необходимо регулярно производить
обновление и установку актуальных релизов программ 1С для полного соответствия действующим нормам законодательства.
Версия платформы 1С обозначает своего рода «поколение» платформы. Каждый
выпуск имеет свой номер, обычно двухзначный (например, 8.0, 8.1, 8.2 и 8.3). Этот же номер
присваивается конфигурации, работающей на базе данной платформы (например, «1С: Бухгалтерия 8.2» или «1С: Бухгалтерия 8.3»).
Редакция программы 1С в системе программ 1С: Предприятие относится к конфигурациям. Новые редакции конфигураций разрабатываются в среднем раз в полгода, но зависит
от решения: например, 1С: УНФ – реже, 1С: ЗУП – чаще, потому что более плотная привязка к
меняющемуся законодательству. В новых редакциях расширяется состав задач, решаемых программой, вводятся новые возможности (документы, справочники, отчёты), улучшаются алгоритмы и внешнее оформление.
В некоторых случаях выпуск новых редакций происходит из-за изменений в законодательстве, влияющих на механизмы учёта. В новой редакции обычно есть новая документация
и описание отличий для пользователей предыдущих редакций.
Типичные ошибки в описании конфигураций пользователями:
248
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
«Бухгалтерия 8» – одновременно указано и название конфигурации, и номер версии
платформы. Под данное описание подходят бухгалтерские конфигурации с номерами версий
1.6, 2.0 и 3.0. Описывая свою конфигурацию, указывайте её название и номер версии (а не
платформы). Правильно: 1С: Бухгалтерия 3.0 на платформе 1С: Предприятие 8.3.
Случай из практики
Было у меня в жизни интересное время, когда я отошёл от автоматизации и решил
заняться туризмом. Организовал туроператорскую компанию. Кому интересно – легко
может её найти в Интернете. Называется «Весёлый ветер», занимается экзотическими
турами. Теперь уж она не моя: начались экономические кризисы, и я её продал, но опыт приобрёл очень интересный. Ведь и там я везде всё старался автоматизировать.
Прежде всего я автоматизировал финансовый учёт. Ну тут проблем нет: клиент-банк
подключил к 1С, всё работало. Договоры загнали опять же в 1С, было удобно.
Далее я решил перейти к CRM. И столкнулся с крайне сильным саботажем со стороны
менеджеров. Они вели бумажные журналы-тетради и ни в какую не хотели от них отказываться.
Со временем я сдался, и вот почему. Дело в том, что наша фирма занималась организацией туров в совершенно экзотические страны: Йемен, ЮАР, Кения, Перу, Мьянма, Мадагаскар и т. д. Все туры были экскурсионными, но сопряжёнными с тем, что надо быть готовым
ко всему: страны совсем уж экзотичны. И контингент покупателей был соответствующий.
Совершенно нестандартные люди, коих единицы.
Так вот фишка в том, что у менеджеров было максимум по 20–30 клиентов, и они
попросту не видели смысла в учёте такого количества. Всё было в их тетрадях и в голове.
То есть такой как бы совсем семейный бизнес со «своими» клиентами. К тому же многие
клиенты были известными людьми: они не хотели афишироваться, соблюдалась конфиденциальность во всём.
Очень похоже на то, что владельца семейного ресторана заставить куда-то внести
все данные о каждом клиенте. Зачем? Он же их всех (или почти всех) знает. А начнётся
автоматизация – пропадёт вот эта «ламповость». Другое дело – сетевой ресторан. Но и
там я не видел, чтобы кто-то заносил какие-то данные.
Короче, понял я, что не везде можно залезть с автоматизацией: кое-где это может
только помешать. Всё зависит от величины бизнеса, количества клиентов и от самого принципа ведения бизнеса.
Чем меньше бизнес – тем меньше нужна автоматизация. В минимальном случае достаточно того, что предоставляют для ИП банки: там можно выписывать счета, контролировать платежи, оплачивать услуги.
249
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Возьмите для примера предприятие, которое вам интересно с точки зрения бизнес-процессов, имеющее явные отраслевые особенности.
Представьте, что вам поручили автоматизировать это предприятие на базе отраслевого
решения (типовые конфигурации, такие как 1С: Бухгалтерия, ЗУП, УТ, УНФ, ERP и подобные не считаются отраслевыми). Количество пользователей – не менее 20. Считаем условно,
что у клиента в наличии только компьютеры с установленными операционными системами и
выделенный сервер, все программное обеспечение надо предложить.
Составьте для заказчика план внедрения. Шаблонов для такого документа нет (но наиболее близко это к коммерческому предложению), поэтому придётся составить самому.
В плане должны быть в обязательном порядке включены:
• Полный список программных продуктов, которые клиенту нужно приобрести;
• Указание количества рабочих мест с разбивкой по ролям / должностям пользователей;
• Список всех процедур, которые будут произведены при внедрении комплекса программных продуктов, с указанием времени, которое понадобится на ту или иную процедуру;
• Остальное – на ваше усмотрение.
250
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Основы проектных технологий
Проект по внедрению ПП
Основная цель внедрения программного продукта (ПП) – автоматизация бизнес-процессов организации. Это позволяет сократить ручной труд, увеличить точность и скорость выполнения задач, повысить эффективность работы сотрудников.
Внедрение ПП – сложный и многогранный процесс, требующий чёткого планирования
и грамотной координации работы проектной команды. Многие проекты терпят неудачу из-за:
• неграмотного руководства
• неправильной мотивации команды
• некорректной оценки сроков и бюджета
• некомпетентности специалистов
Для достижения целей проекта, успешного внедрения системы и удовлетворённости
заказчика необходимо правильно выстроить работу проектной команды.
Проект – это деятельность с конкретными результатами, началом и концом. Он включает в себя цели и задачи, бюджет, определённые сроки и содержание.
Ранее были описаны этапы внедрения ПП, рассчитанные на внедрение типовых программных продуктов. Однако при внедрении на средних и крупных предприятиях часто недостаточно телефонного разговора или встречи, чтобы определить, как и какие ПП нужно внедрять, при этом часто требуются доработки. В этом случае программные продукты внедряются
сложнее.
Этапы проектного внедрения ПП
Проекты по внедрению ПП включают в себя следующие этапы:
1. Обследование
2. Формирование требований
3. Написание ТЗ
4. Оценка и согласование
5. Разработка
251
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
6. Тестирование
7. Внедрение
8. Сопровождение
Внедрение и сопровождение мы в целом уже описали выше, и на проектах оно происходит так же, как и у небольших предприятий, только этим занимается большее количество
людей и длится дольше.
Остальные этапы рассмотрим подробнее, не коснёмся только этапа разработки, потому
что на этом этапе всё достаточно понятно: происходит работа по доработке информационных
систем согласно ТЗ.
Но вначале поговорим о проектных командах и различных технологиях проектного внедрения.
Роли в проектной команде
Проект внедрения программного продукта включает множество разнообразных задач,
поэтому в нём задействованы проектные команды. Проектная команда создаётся со стороны
заказчика и со стороны исполнителя. При этом исполнитель – это не обязательно какой-то
внешний интегратор. Это может быть и ИТ-подразделение, которое работает внутри компании,
или, как говорят, «in-house».
Проектные команды со стороны заказчика и исполнителя
Со стороны заказчика проектом занимается рабочая группа сотрудников, состоящая
из следующих ролей:
• Куратор проекта. Наверху структуры со стороны заказчика находится куратор проекта, который может быть генеральным директором, собственником компании, финансовым
директором или главным бухгалтером. Он определяет цели проекта и участвует в переговорах
о цене и сроках.
• Руководитель проекта. Он занимается выявлением требований к системе в целом,
согласованием проектных документов, организацией тестирования и в целом контролем над
проектом. Этот человек организует функциональных заказчиков и пользователей для выполнения ряда задач, необходимых для проекта: организации экспресс-обследования, сбора требований. Он мотивирует и координирует сотрудников заказчика.
• Функциональный заказчик. Как правило, это руководитель какого-то подразделения (например, руководитель отдела продаж, начальник склада) или сотрудник, отвечающий
за определённую функциональность (например, коммерческий директор, финансовый менеджер). Его задача – определить требования к системе в рамках своего отдела или функционального блока, и в этих рамках принимать участие в тестировании и запуске системы.
252
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Пользователь. Непосредственные пользователи системы. Они могут рассказать, как
в данный момент происходит их работа; что удобно, что нет. Они могут принимать участие
в тестировании.
Со стороны исполнителя тоже есть руководитель проекта, разработчики и проектные аналитики. Но проектные аналитики бывают разные, поэтому рассмотрим команду исполнителя с
точки зрения функционала каждой роли и покажем, что они делают на разных этапах проекта.
Роли проектной команды со стороны исполнителя
Со стороны исполнителя проектом занимается рабочая группа сотрудников, состоящая из следующих ролей:
• Руководитель проекта. Решает коммерческие и организационные вопросы, ведёт
переговоры с заказчиками, определяет стоимость и сроки выполнения работ, осуществляет
общее руководство проектом.
• Бизнес-аналитик. Определяет и фиксирует бизнес-требования с целью удовлетворения бизнес-интересов со стороны заказчика.
• Функциональный архитектор. Работает с требованиями к системе с точки зрения
того или иного функционала.
• Системный аналитик. Определяет, как будут реализованы функциональные требования с точки зрения ИТ-инфраструктуры.
• Разработчик. Он работает над технической реализацией, разработкой и тестированием компонентов.
Обратите внимание, как распределение ролей специалистов на проекте похоже на уровни
IT-архитектуры по TOGAF. Система проектируется также «послойно», как и запускается в
эксплуатацию.
Существуют также различные консультанты и методисты, которые подключаются к той
или иной стадии проекта.
Количество ролей специалистов и руководителей в командах зависит от уровня команды
и величины проекта. На крупных проектах существует максимальное количество ролей.
253
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Уровни проектных команд на крупных проектах
Таким образом, каждый участник проектной команды чётко знает свои задачи и обязанности, что обеспечивает эффективное выполнение проекта и достижение поставленных целей.
Стандарты управления проектом. PMBоK и ГОСТы
Как при помощи навыков участников проектной команды сделать так, чтобы клиент
получил результат проекта? Ответом на этот вопрос являются технологии управления проектами.
Необходимо организовать работу определённым образом для того, чтобы навыки, умения и опыт дали тот результат, который нужен заказчику. Управлять проектами можно по-разному, всё зависит от специфики и выбранной технологии – правил и принципов, по которым
строится работа команды.
Для управления проектами существуют стандарты. Стандарт – это набор правил, критериев оценки, терминов и понятий, разработанный для того, чтобы специалисты, которые занимаются разными проектами, могли обсуждать задачи управления на одном языке.
Стандартами в области управления проектами занимается Институт управления проектами (Project Management Institute, или PMI). Это международная профессиональная некоммерческая организация сообщества специалистов по управлению проектами. Институту принадлежит авторство свода знаний о том, как управлять проектом, PMBoK (Project Management
Body of Knowledge). В PMBoK систематизированы стандарты и инструменты для работы в
проектном менеджменте. На PMBoK основан экзамен для сертификации проектных менеджеров PMP (Project Management Professional) от PMI; этот сертификат ценится у работодателей
по всему миру.
В основе методологии PMBoK – процессная модель управления проектом. Любой проект
состоит из множества процессов, у каждого из них есть:
• входы – то, что нужно для выполнения процесса;
• выходы – то, что получится в результате процесса;
254
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• инструменты – конкретные способы получения выходов из входов.
Первое издание PMBoK вышло в 1996 году. С того времени его регулярно обновляют и
дополняют. В 2021 году вышла седьмая редакция PMBoK. Она является актуальной на данный
момент. Это документ, в котором описаны все основные термины, понятия и стандарты для
управления проектами в целом. Речь не идёт о проектах внедрения информационных систем,
в PMBoK рассматриваются общие положения о проектах вообще.
В седьмом издании PMBoK описаны:
• 12 принципов управления проектами;
• 8 областей реализации проектов;
• рекомендации к построению системы ценностей проекта и компании;
• раздел по адаптации описанных методов управления к конкретным проектам;
• модели, методы и артефакты – раздел с инструментами для осуществления рекомендаций на практике.
PMBoK является главным источником нормативной информации по проектам и стандартов ISO. PMBoK выделяет так называемые области знаний. Это перечисление того, чем
руководитель проекта должен управлять в ходе проекта:
• Управление содержанием проекта (определение целей проекта);
• Управление временем проекта (следование графику);
• Управление бюджетом проекта;
• Управление качеством проекта;
• Управление заинтересованными сторонами (взаимодействие с командой и стейкхолдерами);
• Управление коммуникациями (внутренние и внешние связи);
• Управление ресурсами (серверы, ПО, недвижимость и т. д.);
• Управление закупками (планирование и контрактование);
• Управление рисками;
• Управление интеграцией (координация ресурсов и процессов).
PMBoK также классифицирует процессы управления проектами по стадиям жизненного
цикла проекта:
1. Инициация;
2. Планирование;
3. Исполнение;
4. Мониторинг и контроль;
5. Завершение.
В России для управления проектами существует набор ГОСТов. Существует два набора
ГОСТов:
1. ГОСТы для управления проектами. Опять же, речь идёт об управлении какими угодно
проектами, не обязательно проектами внедрения информационных систем.
2. Набор ГОСТов, разработанных именно для информационных систем и информационных технологий.
ГОСТы важны для заказчиков из оборонной сферы, из области государственного
управления. Для некоторых заказчиков проектная документация, информационные системы
должны быть обязательно разработаны в соответствии с ГОСТами.
Стандарты и ГОСТы – это очень общее теоретическое описание подходов к управлению
проектами. Для конкретного использования в проектах существуют технологии внедрения.
Проектная технология – это способ организации работ и взаимодействия заказчика
с исполнителем в рамках проекта. Важны обе компоненты проектной технологии: и первая,
и вторая.
Существуют следующие основные принципы и технологии внедрения ПП:
255
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Waterfall («Водопад»)
• Практика сообщества 1С
• Стандартные технологии 1С. Партнеры фирмы 1С могут приобрести их в составе подписки на онлайн-сервис «ПрофКейс».
• Agile
• Scrum
• Kanban
Опишем эти технологии.
Методогия Waterfall
Методология Waterfall, или «Водопад», является одной из самых популярных и традиционных методологий управления проектами в сфере информационных технологий. Эта методология была разработана ещё в середине XX века и на протяжении многих десятилетий остаётся актуальной.
Основная идея метода Waterfall заключается в том, что проект разбивается на последовательные стадии, каждая из которых должна быть полностью завершена перед переходом к
следующей. Это напоминает схождение воды по ступеням водопада, отсюда и название. Классические этапы Waterfall включают:
1. Сбор требований. На этом этапе собираются и документируются все требования к
системе. Важно охватить как можно больше деталей, чтобы на последующих стадиях избежать
изменений.
2. Анализ. Анализируются собранные требования и разрабатывается концептуальная
модель системы.
3. Проектирование. Создаётся архитектура системы и спецификации, которые должны
быть реализованы в процессе разработки.
4. Реализация. Прямое программирование и отладка системы в соответствии с разработанной архитектурой и спецификациями.
5. Тестирование. Проверка системы на соответствие всем заявленным требованиям и
устранение ошибок, выявленных в процессе тестирования.
6. Внедрение. Установка и настройка системы в рабочей среде пользователя.
7. Эксплуатация и обслуживание. Поддержка и обновление системы по мере необходимости.
Методология Waterfall
256
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Методология Waterfall имеет ряд существенных преимуществ:
• Четкая структура и последовательность: все этапы проекта чётко определены и следуют
друг за другом, что упрощает управление проектом и контроль выполнения задач.
• Тщательная документация: на каждом этапе создаются подробные документы, что способствует лучшему пониманию требований и решений всеми участниками проекта.
• Простота управления: благодаря строгой последовательности этапов менеджеру проекта проще контролировать процесс и своевременно обнаруживать проблемы.
Однако Waterfall не лишён и недостатков:
• Негибкость: изменения в требованиях на поздних этапах проекта могут быть крайне
затратными и трудными для реализации.
• Риск отклонений: если требования были неправильно поняты на этапе анализа или проектирования, это может привести к существенным отклонениям и проблемам в дальнейшем.
• Длительные циклы разработки: в отличие от гибких методологий, таких, как Agile,
методология Waterfall не позволяет быстро адаптироваться к изменениям, что может замедлить процесс разработки и внедрения.
Методология Waterfall продолжает использоваться благодаря своей структурированности и чёткости, что делает её особенно полезной для проектов с хорошо определёнными и
неизменными требованиями. И многие описанные далее технологии имеют с Waterfall много
общего.
Тем не менее, в быстро меняющемся мире технологий всё чаще отдают предпочтение
гибким методологиям, которые позволяют быстрее адаптироваться к изменениям и сокращать
сроки разработки. Их мы рассмотрим позже.
Практика внедрения ПП сообщества 1С
Эта практика сформировалась в сообществе 1С: Франчайзи вне зависимости от какихлибо стандартов.
Практика внедрения ПП сообщества 1С
Типичный процесс внедрения программного продукта (ПП) 1С выглядит следующим
образом:
1. Коммерческое предложение. Аналтитики подготавливают для клиента коммерческое предложение, в котором описываются участки учёта, которые будут автоматизированы;
пользователи, привлекаемые для работы в системе; подразделения, использующие систему;
ключевые доработки; общие сроки и стоимость проекта. Согласно терминологии PMBoK, коммерческое предложение является документом, фиксирующим параметры проекта.
2. Техническое задание (ТЗ). Если клиента устраивает коммерческое предложение,
начинается этап написания ТЗ. Для этого проводятся интервью, анализируются старые информационные системы и готовится описание необходимых доработок. В результате общения с
пользователями разрабатывается ТЗ.
257
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
3. Выполнение доработок. На этом этапе выполняются доработки, описанные в ТЗ.
Результатом является сдача-приёмка всех доработок и соответствующий акт. В некоторых случаях выполнение работ может оформляться не фиксированным документом, а листами учёта
рабочего времени. Доработки выполняются по ТЗ, но невозможно заранее точно определить,
сколько времени потребуется. Поэтому клиент ежедневно подписывает листы учёта рабочего
времени, а затем рассчитывается за фактические затраты времени и денег на реализацию требований, описанных в ТЗ.
4. Внедрение информационной системы. На заключительном этапе выполняется
загрузка начальных данных, консультация пользователей и, после того как пользователи начинают работу в системе, производятся дополнительные доработки по их требованиям.
Эта технология работы часто используется для небольших проектов и несложных систем,
таких как 1С: Бухгалтерия и 1С: УНФ.
1С: Технология Стандартного Внедрения
1С: Технология Стандартного Внедрения (1С: ТСВ) представляет собой методику управления внедрением программных продуктов, предназначенных для автоматизации управления
и учёта в рамках системы 1С: Предприятие. В сфере применения ТСВ отсутствуют значительные ограничения в отношении размера предприятия, типовых решений или отраслевой специфики бизнеса заказчика.
Ключевым аспектом ТСВ является ориентация на внедрение типовых решений и необходимость активного участия заказчика в реализации проекта. Технология предназначена для
внедрения 1С: Предприятие, независимо от видов учёта, будь то бухгалтерский, управленческий или другие; и независимо от типов внедряемых решений: 1С: БП, 1С: УТ, 1С: УНФ,
отраслевые или специализированные решения. Могут быть внедрены любые подсистемы или
программные продукты, с возможностью ведения одного или нескольких проектов одновременно, на одном объекте или в распределённой структуре.
ТСВ предназначена для управления внедрением любых тиражных (типовых или отраслевых) решений в рамках комплексных проектов как на малом, так и среднем рынке автоматизации предприятий.
1С: Технология Стандартного Внедрения (1С: ТСВ)
258
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Для удобства выбора партнёров, имеющих успешный опыт внедрения стандартных решений и обладающих необходимой квалификацией и ресурсами, можно воспользоваться рейтингом сертифицированных партнёров по стандарту ISO 9001.
1С: Технология Быстрого Результата
1С: Технология Быстрого Результата (1С: ТБР) представляет собой метод управления процессом внедрения программных продуктов семейства 1С: Предприятие, обладающий
широкими возможностями применения: от малых предприятий до крупных корпоративных
организаций, независимо от типовой конфигурации или отраслевой сферы заказчика. Этот
метод предназначен для использования партнёрами 1С: Франчайзи и конечными пользователями, внедряющими типовые программные решения на платформе 1С: Предприятие.
Традиционно технологии фирмы 1С создавались преимущественно для поддержки партнёров, внедряющих продукты 1С: Предприятие. Однако, с нашей точки зрения, 1С: ТБР
должна быть одинаково доступна как партнёрам, так и клиентам. Клиенты должны быть осведомлены о процессе работы партнёров и иметь возможность контролировать ход проекта.
Полное понимание внутренней «кухни» проекта внедрения позволяет удалить все возможные сомнения в действиях партнёра. Совместная и прозрачная работа объединённой команды
партнёра и клиента – это важное преимущество данной технологии.
1С: Технология Быстрого Результата (1С: ТБР)
1С: ТБР подходит для внедрения любых учётных систем на платформе 1С: Предприятие:
бухгалтерский учёт, управленческий учёт, и какие решения используете: ERP, УТ, отраслевые
или специализированные решения. Вы можете автоматизировать любую подсистему или программный продукт, осуществлять один проект или несколько, как в рамках одного объекта,
так и в распределённой структуре.
Технология ориентирована на управление внедрением различных тиражных решений
в рамках комплексных проектов на малом рынке, проекты для автоматизации предприятий
среднего бизнеса и, в некоторых случаях, для корпоративного сегмента.
Опираясь на принципы Agile, о которых поговорим позже, 1С: ТБР представляет собой
гибкую и современную методологию управления проектами внедрения информационных
систем. Для удобства выбора партнёров с проверенным опытом выполнения проектных работ,
259
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
обладающих необходимыми знаниями и ресурсами, можно воспользоваться рейтингом партнёров 1C: Консалтинг.
1С: Технология корпоративного внедрения
Рост и объединение бизнеса ведут к усложнению требований к информационным системам. Холдинги и государственные корпорации нацелены на разработку комплексной ИТархитектуры, интеграцию программных средств в единую ИТ-модель, создание единых методологий учета и управления, которые будут поддержаны в информационной системе и распространены из управляющей компании на дочерние структуры, представительства и филиалы.
Для решения этих задач необходимы мощные ИТ-решения, специальные технологии их внедрения и интеграции, а также методологии управления сложными проектами и программами
проектов.
Комплексные решения, основанные на платформе 1С: Предприятие 8, такие как 1С:
ERP, 1С: Управление холдингом, и другие, уже прочно заняли свою нишу на корпоративном
рынке. Текущий уровень производительности и масштабируемости платформы 1С: Предприятие 8 позволяет создавать системы любой сложности и масштаба. Линейка отраслевых и специализированных решений, основанных на 1С: Предприятие 8, дает возможность решать задачи
предприятий в различных секторах экономики.
1С: Технология корпоративного внедрения (1С: ТКВ) – это технология управления проектами внедрения программных продуктов фирмы 1С, предназначенная для управления проектами большого масштаба и высокой сложности.
1С: Технология корпоративного внедрения (1С: ТКВ)
Технология основывается на рекомендациях стандарта PMI PMBOK ® и соответствует
требованиям международных стандартов, таких как стандарты серии ISO 9000.
Технология разработана специально для управления крупными и масштабными проектами, что позволяет значительно снизить специфические для ИТ-проектов риски, связанные с управлением содержанием проектов. Кроме того, она помогает снизить архитектурные
риски, которые могут угрожать нормальному функционированию информационной системы,
особенно критичные для обеспечения ее высокого качества – такие как требования к производительности, надежности, отказоустойчивости и масштабируемости. Технология внедрения
ТКВ ближе к «Водопаду», с которым будет предоставлено знакомство позже.
Для облегчения выбора партнеров, имеющих успешный опыт решения подобных задач
и необходимых для этого квалификаций и ресурсов, создан рейтинг партнеров, работающих
на корпоративном рынке.
260
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Концепция Agile
Одной из популярных концепций управления проектами является «гибкая методология», или Agile, что в переводе с английского означает «гибкий». Agile представляет собой
подход к управлению проектами, основанный на поэтапной разработке продукта через итерации или спринты.
Каждая итерация включает в себя следующие этапы:
1. Планирование
2. Проектирование
3. Разработка
4. Тестирование
5. Запуск (развертывание, деплой)
После завершения первой итерации начинается следующая, в фокусе которой находится
разработка другой функции продукта.
Основу Agile составляет Манифест Agile – набор принципов, принятый специалистами
по управлению проектами много лет назад:
• Люди и взаимодействия важнее процессов и инструментов.
• Рабочий продукт важнее исчерпывающей документации.
• Сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий контракта.
• Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.
Согласно авторам Манифеста, как команды по разработке, так и заказчики заинтересованы в успешной реализации проекта. В связи с этим, не стоит тратить время на согласование
каждой детали в документах. Манифест Agile признает неизбежность изменений в процессе
разработки программного продукта. Практически никогда не бывает, чтобы изначально запланированный процесс соответствовал конечному результату. Изменения в планах – нормальное
явление, и вся проектная практика должна быть организована так, чтобы невыполнение изначального плана не воспринималось как катастрофа.
Проекты согласно Agile выглядят следующим образом. Существует владелец программного продукта, обладающий видением того, как и что должно работать. На стороне клиента также есть заинтересованные лица, предоставляющие «пользовательские истории» (user
stories), описывающие, как программа должна функционировать для удовлетворения их
потребностей. Эти пользовательские истории формируют «Задачи к выполнению» или
Product Backlog. Владелец продукта и команда разработки анализируют этот список, оценивают пользовательские истории по их размеру, важности и ценности для проекта, расставляют
приоритеты и реализуют их в соответствии с этими приоритетами.
Проект согласно концепции Agile
261
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Команда разработки обязуется, например, реализовывать пять-шесть пользовательских
историй в неделю. В конце каждого цикла разработки выпускается новая версия продукта.
После выпуска возможно появление новых идей для продукта, которые владелец продукта рассмотрит и включит в проект. Таким образом, программный продукт разрабатывается постепенно, итерационными шагами.
Agile включает в себя несколько методологий, таких как Scrum, Kanban, Extreme
Programming (XP) и другие, каждая из которых реализует принципы Agile по-своему.
Гибкая методология SCRUM
SCRUM – одна из методологий, используемых для организации разработки программных продуктов на основе гибких методов.
Ключевые особенности SCRUM:
• Основан на принципах Agile.
• Подходит для команд от 3 до 9 человек.
• Разработка осуществляется итерациями длительностью 2–4 недели.
• Ежедневное перепланирование задач.
Процесс управления проектом в SCRUM выглядит следующим образом: Заказчики передают свои требования проектной команде. Эти требования помещаются в Product Backlog –
пул задач, в котором необходимо расставить приоритеты, оценить их и запустить в работу.
Затем начинается цикл разработки, называемый спринт.
Проект по технологии SCRUM
Спринт – это временной интервал длительностью 2, 3 или 4 недели, в течение которого
реализуются отобранные задачи. Владелец продукта и команда разработки выбирают задачи
для выполнения на ближайшие две недели и затем приступают к их выполнению.
Каждый день во время спринта проектная команда собирается для ежедневных встреч
под руководством SCRUM-мастера. Эти встречи включают перепланирование задач и быстрые
регламентированные обсуждения проблем разработки. Каждый участник команды отвечает на
три вопроса:
• Что было сделано вчера?
• Что будет сделано завтра?
• Что мешает в работе?
Отвечая на эти вопросы, команда корректирует свои действия и предпринимает меры
для выполнения плана на текущий спринт.
262
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
По завершении спринта все задачи должны быть выполнены. Команда проводит обзор
спринта, где результаты работы описываются и готовятся к демонстрации заказчикам. По итогам спринта выпускается релиз или доработки, которые демонстрируются заказчикам, чтобы
они могли сформулировать новые задачи для следующего этапа.
Кроме обзора спринта, проводится ретроспектива, на которой команда обсуждает, что
было сделано неправильно и как можно улучшить работу. Технология SCRUM предполагает
не только выполнение задач, но и обсуждение организационных изменений по итогам каждого
спринта.
Следует учитывать, что у гибких технологий есть как положительные, так и отрицательные стороны.
Плюсы Agile и SCRUM:
• Гибкость и простота
• Удобство для больших проектных команд
• Высокая скорость разработки
• Минимальное документирование
Минусы Agile и SCRUM:
• Слабая формализация
• Требование высокой компетентности заказчика
• Размытая ответственность
• Необходимость обучения команды и заказчика
На самом деле, не существует правильной или неправильной технологии внедрения,
потому что в каждой компании есть свой опыт и своя отработанная годами технология.
Методика Kanban
Kanban – это метод управления задачами, который улучшает эффективность и минимизирует потери.
Основные Принципы Kanban:
1. Визуализация работы. Задачи отображаются на доске, что позволяет команде видеть
текущий статус и узкие места.
2. Ограничение задач в работе (WIP). Ограничивает количество задач на каждом этапе,
что помогает фокусироваться на завершении текущих перед началом новых.
3. Управление потоком. Анализирует производительность и устраняет узкие места в
работе.
4. Чёткие правила процесса. Обозначает критерии для перехода задач между этапами.
5. Обратная связь. Регулярные встречи и обсуждения помогают улучшить процесс.
6. Совместная работа и улучшения. Постоянное взаимодействие и стремление к улучшению процесса.
Доска Kanban представляет из себя доску (настенную или электронную), разделенную
на столбцы – этапы выполнения задач. На нее вешаются карточки с задачами. Карточки передвигаются по этапам в зависимости от смены статуса задачи. Такая доска позволяет наглядно
видеть, на каком этапе сколько задач находится и у кого, и избегать «узких мест».
263
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример использования Kanban при работе с задачами заказчиков
Применение методологии Kanban:
• Управление требованиями. Визуализация и приоритизация требований клиентов.
• Разработка и тестирование. Ограничение WIP балансирует усилия между разработкой
и тестированием.
• Выпуск и поддержка. Организация выпусков и управление поддержкой продукта.
• Коммуникация с клиентами. Демонстрация текущего статуса и прогресса. Например,
в Service Desk и Help Desk.
Kanban обеспечивает гибкость, прозрачность и эффективность выполнения задач, адаптируясь к изменениям и улучшая процессы на основе обратной связи.
Случай из практики
Руководство одного промышленного предприятия решило автоматизировать управленческий учёт.
Внедрение было и без того сложным, поскольку ранее из автоматизации управленческого учёта использовался разве что Excel. Так заказчик ещё и усложнил задачу: требовалось
выполнить внедрение ПО совместно с его специалистами, которых он представил как команду
заказчика.
Ну что же… Желание понятно: руководство предприятия хотело, чтобы после внедрения внутренняя ИТ служба продолжала обслуживать и совершенствовать систему. А для
этого специалисты должны были серьёзно вникнуть в суть проекта.
Пообщавшись со специалистами, мы поняли, что, в принципе, для сопровождения квалификации команды вполне достаточно. Хоть отдельные области знаний и было бы полезно
264
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
подтянуть. Забегая вперёд, скажу, что через какое-то время руководство предприятия
отдало нам на обучение в CORS Academy около 10 специалистов.
Подписали договор на внедрение, в котором мы со своей стороны указали, каким образом
будем давать задачи их специалистам. Был назначен ответственный со стороны заказчика.
Начали работать…
По прошествии какого-то времени мы начали понимать, что специалисты со стороны
предприятия попросту игнорируют задачи, которые мы ставим.
А сроки поджимают…
Устраиваем переговоры с заказчиком. Заказчик высказывает неудовольствие, потому
что очевидно, что сроки на грани срыва.
Но вот ведь что оказалось… Договор-то заказчик подписал, но назначенный ответственный не довёл до специалистов, каким образом они будут получать от нас задачи, как
расставлять приоритеты. Но самое главное – у специалистов была масса иных задач, не связанных с нашим проектом. То есть специалисты вроде есть, но времени у них как бы нет.
В итоге, конечно, мы всё же проект «вытянули», хоть и сроки пришлось сдвинуть. Ввели
Kanban доску на базе продукта Atlassian Jira (сейчас есть много отечественных заменителей,
например Битрикс24), благодаря чему задачи уже было нельзя просто проигнорировать.
Но с тех пор крайне внимательно относимся к управлению проектами, подразумевающими совместные работы. Сложно управлять людьми, если они тебе не подчиняются. Однозначно должен быть единый ответственный со стороны заказчика или партнёра, который
«головой» отвечает за сроки выполнения работ подчинёнными.
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Возьмите для примера любое предприятие, по которому вы делали задание ранее, со
всеми его характеристиками и особенностями. Представьте, что вы помогали внедрять весь
комплекс программных продуктов, установленных на предприятии согласно кейсу.
Определите, какую технологию вы использовали для внедрения. Обоснуйте выбор: поймите, по каким признакам он был сделан.
Прорисуйте бизнес-процесс самого внедрения, согласно определённой вами технологии,
используя любую наиболее удобную для этого нотацию.
Результат:
1. Прорисованный бизнес-процесс внедрения на предприятии.
2. Комментарий, по каким признакам определили технологию внедрения, и почему
выбрали именно эту нотацию для описания бизнес-процесса.
265
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Предпроектное обследование
Цели и стандарты предпроектного обследования
Предпроектное обследование представляет собой первый этап работы над проектом по
внедрению системы 1С. Успешное проведение этого этапа и полученные результаты в значительной степени определяют дальнейший исход всего проекта.
Основная цель предпроектного обследования – выявить направления для автоматизации и определить границы проекта. Оно направлено на всесторонний анализ потребностей
предприятия, формулирование целей и задач внедрения, оценку необходимых ресурсов и прогнозирование возможных рисков.
В ходе обследования проводится анализ текущих бизнес-процессов предприятия, выявляются слабые места и точки возможной оптимизации с помощью системы 1С.
Еще одна важная задача предпроектного обследования – подготовка документации,
содержащей требования и условия успешного внедрения системы. В документации определяются объем работ, сроки и бюджет проекта, а также основные функциональные и технические
требования к системе.
Предпроектное обследование также позволяет оценить необходимость в ресурсах, как
человеческих, так и материальных, и разработать план их приобретения или выделения. Таким
образом, обследование помогает сократить затраты и минимизировать риски во время внедрения системы 1С.
По стандартам проектного внедрения существуют следующие ГОСТы:
• ГОСТ 34.201–2020. Виды, комплектность и обозначение документов при создании
автоматизированных систем.
• ГОСТ 34.601–90. Стадии создания.
• ГОСТ 34.602–2020. Техническое задание на создание автоматизированной системы.
Однако только в последнем из них что-то говорится о предпроектном обследовании.
Выдержка из ГОСТа: что нужно делать при предпроектном обследовании
Как видно, информация довольно скудная.
Существует, конечно, еще свод знаний BABOK, но это уже не совсем стандарт. Поэтому
в этом повествовании будет исходить из практики ведущих экспертов в области управления
проектами.
Цифровая зрелость компаний
В зависимости от масштабов проекта и предпроектные обследования может быть совершенно разными. На масштаб проекта влияет величина компании, количество подразделений,
уровень цифровой зрелости и цифровизации.
266
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Уровни цифровизации компаний также сильно влияют на то, как будет проводиться предпроектное обследование.
Уровни цифровизации компаний
1. Информатизация
Информатизация является первым этапом на пути к цифровизации. На этом уровне компании начинают использовать информационные технологии для улучшения своих бизнес-процессов. Основная цель информатизации – это сбор, хранение и первоначальная обработка данных с помощью компьютерных систем и программного обеспечения. В рамках данного этапа
внедряются основополагающие ИТ-инфраструктуры, такие как системы управления данными
и электронные таблицы. Компании начинают использовать электронную почту и другие базовые офисные приложения для повышения производительности.
2. Автоматизация
Следующим уровнем является автоматизация, которая идет дальше информатизации.
Здесь компании стремятся автоматизировать рутинные и повторяющиеся задачи для повышения эффективности и снижения затрат. Это может включать автоматизацию производственных
процессов, использования роботов или программных решений для выполняющихся задач. На
этом этапе также внедряются системы управления предприятием (ERP), управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и другие специализированные программные решения, которые позволяют рационализировать операционные процессы. Как раз вот тут начинают активно
применяться решения от фирмы 1С.
3. Цифровизация
Цифровизация – это процесс интеграции цифровых технологий в бизнес-процессы компании, что ведет к значительным изменениям в способах ведения бизнеса. Этот уровень подразумевает более глубокую интеграцию ИТ-решений и использование цифровых данных для
принятия управленческих решений. В рамках цифровизации активно применяются аналитические инструменты, Big Data, машинное обучение и искусственный интеллект. Цель – создать
более гибкую и быстро реагирующую на изменения внешней среды организацию, использовать
технологии для управления цепочками поставок, анализировать поведение клиентов и предсказывать тенденции рынка.
4. Цифровая трансформация
Цифровая трансформация представляет собой кульминацию всех предыдущих этапов и
является наиболее глубоким уровнем цифровизации. Этот этап не только включает в себя внедрение новых технологий, но и пересмотр всей бизнес-модели компании. Организация переходит на новый уровень работы, где цифровые технологии становятся ядром всех бизнес-операций и стратегий. Примеры цифровой трансформации включают в себя создание полностью
новых цифровых бизнес-моделей, трансформацию клиентского опыта, разработку новых про267
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
дуктов и услуг, основанных на цифровых платформах. Цифровая трансформация требует культурных изменений внутри компании и готовности к постоянным инновациям.
Цифровая зрелость компаний – это мера интеграции цифровых технологий и подходов в их бизнес-процессы и стратегии. Она оценивает, насколько эффективно компания
использует цифровые инструменты для достижения целей, улучшения клиентского опыта и
конкурентоспособности.
Ключевые аспекты цифровой зрелости включают следующие:
1. Технологическая инфраструктура: уровень развития IT-систем.
2. Цифровое лидерство и стратегия: наличие цифровой стратегии и поддержки со стороны руководства.
3. Клиентский опыт: улучшение взаимодействия с клиентами с помощью технологий.
4. Операционные процессы: автоматизация и оптимизация внутренних процессов.
5. Культура и навыки: уровень цифровой грамотности и инновационная культура сотрудников.
6. Аналитика и данные: способности к использованию данных для принятия решений.
Компании с высокой цифровой зрелостью более гибкие и адаптивные, что позволяет им
быстрее реагировать на изменения рынка и технологий. Оценка цифровой зрелости помогает
выявить сильные и слабые стороны, а также наметить пути улучшения.
Существует несколько моделей и фреймворков для оценки цифровой зрелости, такие как
модели от McKinsey, BCG, Deloitte и других консалтинговых компаний. Эти модели обычно
разделяют цифровую зрелость на несколько уровней: от начального, где цифровая трансформация только начинается, до продвинутого, где цифровые технологии полностью интегрированы во все аспекты бизнеса. Уровень цифровой зрелости во многом коррелирует с уровнем
цифровизации.
Типы обследований
Теперь постараемся классифицировать обследования по типам, показав зависимость от
цифровой зрелости и прочих параметров.
1. Экспресс-обследование
○ Микро – и малые компании
○ Уровень: информатизация и начальная автоматизация
○ Длительность обследования: 1–2 недели
○ Проводит 1 человек
○ Уровень проектной команды: III
○ Длительность проекта: 2–3 месяца
○ Суть работ: несложная настройка и доработка типового ПО
○ Видов учета: до 5
○ Результат проекта: Excel + 1С
2. Обследование
○ Малые компании
○ Уровень: информатизация и начальная автоматизация
○ Длительность обследования: 1–2 месяца
○ Проводит 1–2 человека
○ Уровень проектной команды: II–III
○ Длительность проекта: до 1 года
○ Суть работ: полноценное внедрение ПО
○ Видов учета: до 15
268
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
○ Результат проекта: Excel не более 30 % функционала
3. IT-аудит
○ Средние компании
○ Уровень: автоматизация
○ Длительность обследования: 3–5 месяцев
○ Проводит 3–4 человека
○ Уровень проектной команды: II
○ Длительность проекта: 1–1,5 года
○ Суть работ: анализ всего существующего ПО для принятия решений о целевой архитектуре под финансовые, производственные и процессные функции
○ Видов учета: до 30
○ Результат проекта: полный уход от Excel
4. IT-концепция
○ Крупные компании
○ Уровень: цифровизация
○ Длительность обследования: 6–7 месяцев
○ Проводит 5–6 человек
○ Уровень проектной команды: I–II
○ Длительность в проекта: 2–3 года
○ Суть работ: аудит + уже используемые цифровые функции
○ Видов учета: до 45
○ Результат проекта: информационные системы с поддержкой роботов, 3–5D технологий, автоотчетность
5. IT-стратегия
○ Корпорации
○ Уровень: цифровая трансформация
○ Длительность обследования: до 1 года
○ Проводит 7–10 человек
○ Уровень проектной команды: I
○ Длительность проекта: 5–7 лет
○ Суть работ: концепция + все функции + анализ мирового опыта в отрасли
○ Видов учета: более 50
○ Результат проекта: цифровые технологии
Ранее, при обсуждении бизнес-процессов, также была затронута тема реинжиниринга.
При выборе типа предпроектного обследования важно понять, нужен ли полный реинжиниринг процессов в компании или оптимизация отдельных участков.
Что нужно сделать в рамках обследования
Итоговая цель любого отчета о предпроектном обследовании – понять текущее состояние
и определить целевое.
"AS IS" (Текущее состояние) – это описание текущего состояния бизнес-процессов,
систем и инфраструктуры организации. Анализ "AS IS" позволяет получить ясную картину о
том, как функционирует организация на данный момент. Этот этап включает документирование текущих процессов, идентификацию текущих систем, определение их взаимодействий и
выявление проблемных зон.
"TO BE" (Целевое состояние) – это модель целевого состояния бизнес-процессов и
систем, которые должны быть достигнуты после внедрения новой информационной системы.
269
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Моделирование "TO BE" помогает спроектировать новые или улучшенные процессы, интегрировать новые системы и обеспечивать соответствие требованиям пользователей и бизнеса.
Однако на этапе "TO BE" в рамках предпроектного обследования не нужны подробности.
Требуются лишь цели и пожелания. Потому что далее следует глубокий анализ результатов
обследования, а уже позже – написание Технического задания, где прописываются все детали
состояния "TO BE". Ошибкой является включение части ТЗ в результаты обследования.
В рамках предпроектного обследования необходимо выполнить ряд ключевых задач:
• Определить бизнес-цели проекта, которые заказчик планирует достичь в результате
внедрения новой системы.
• Получить видение текущих бизнес-процессов и процедур. Определить способы, которыми можно достичь конечные бизнес-цели проекта.
• Определить функциональные и структурные границы проекта.
• Определить риски проекта.
• Выделить текущие проблемы предприятия, которые могут помешать достижению намеченных целей проекта.
• Провести анализ технической инфраструктуры заказчика.
• Описать основные несоответствия между бизнес-процессами предприятия и функциональностью системы, рекомендуемой к внедрению.
• Оценить готовность компании к внедрению новой системы.
• Определить состав рабочей группы со стороны заказчика.
• Определить и утвердить у заказчика схему и сроки внедрения первых блоков.
• Определить стоимость работ по проекту.
В результате предпроектного экспресс-обследования будет составлен отчет о предпроектном обследовании и план-график работ по проекту.
Методы предпроектного обследования
Рассмотрим основные методы предпроектного обследования.
1. Анкетирование
Анкетирование – эффективный способ сбора информации от большого числа сотрудников. Этот метод позволяет следующее:
• Стандартизировать процесс сбора данных
• Быстро получить ответы на конкретные вопросы
• Провести последующий количественный анализ
Анкеты должны быть четко структурированы и содержать как открытые, так и закрытые
вопросы. Однако анкеты не всегда качественно заполняются, поэтому уже после нужно проводить интервью и уточнять детали.
2. Документальный анализ
Документальный анализ включает следующее:
• Описания бизнес-процессов
• Стандарты и процедуры
• Отчеты и аналитические материалы
• Техническая документация на используемое ПО
3. Интервью, в том числе групповые
Проведение интервью с ключевыми участниками проекта и пользователями системы позволяет следующее:
270
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Получить инсайдерскую информацию о бизнес-процессах
• Выяснить потребности и ожидания пользователей
• Обнаружить незадокументированные проблемы и трудности
Интервью могут быть структурированными, полуструктурированными или неструктурированными, в зависимости от целей и задач интервью.
4. Наблюдение
Прямое наблюдение за выполнением бизнес-процессов позволяет следующее:
• Понять реальные рабочие процессы и выявить несоответствия между декларируемыми
и фактическими действиями
• Обнаружить узкие места и точки неэффективности
• Проанализировать взаимодействие сотрудников с информационными системами
Этот метод полезен для изучения повседневной работы пользователей и выявления возможностей для улучшений.
ИС
5. Анализ бизнес-процессов
Построение и анализ моделей текущих бизнес-процессов (AS-IS) позволяет следующее:
• Визуализация и формализация текущих процессов
• Выявление проблемных областей и возможных улучшений
• Разработка моделей целевых процессов (TO-BE), которые будут реализованы в новой
Для построения моделей используются различные методы и нотации, такие как BPMN,
IDEF и другие.
Анкетирование
Анкетирование является одним из наиболее эффективных методов сбора информации
в рамках предпроектного обследования при внедрении информационных систем. Этот метод
включает разработку и распространение опросных листов (анкет) для получения целевой
информации от большого числа сотрудников и пользователей системы.
271
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример базовой опросной анкеты для подразделения
Сводная анкета служит инструментом для сбора всесторонней информации об организации, ее текущих процессах, потребностях и ожиданиях, что позволяет более точно определить объем работы, временные рамки и бюджет проекта. Рассмотрим основные разделы и
пункты, которые могут быть включены в такую анкету.
272
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
1. Общие сведения об организации
Этот раздел предназначен для сбора базовой информации об организации:
• Наименование организации и ее местонахождение
• Количество сотрудников в ИТ-отделе и программистов 1С
• Контактные данные и ФИО лица, заполнившего анкету.
2. Автоматизируемые подразделения и функции
Здесь указывается информация о подразделениях, подлежащих автоматизации:
• Месторасположение и название подразделения
• Перечень автоматизируемых функций
• Планируемое количество рабочих мест
3. Проблемы и их решения
Раздел предназначен для описания текущих проблем, которые должны быть решены в
результате внедрения новой программы, а также предложений по их решению.
4. Общие сведения о проекте
Этот раздел содержит ключевые параметры проекта:
• Наличие и размер бюджета на автоматизацию
• Плановые даты начала и окончания проекта
• Рассматривается ли другое программное обеспечение
• Проведение тендера и нормативные акты, регулирующие его
5. Вид работ на проекте
В этом разделе определяют, какие работы будут выполняться удаленно, а какие на месте.
Например:
• Проведение контрольного примера
• Выполнение и сдача доработок
• Обучение пользователей и перенос данных
• Опытная и промышленная эксплуатация
6. Дополнительные требования к проекту
Здесь собирается информация о предпочтительных методах проведения обучения, способах ввода и переноса данных и других дополнительных требованиях. Например:
• Способы проведения обучения (по готовым курсам или на данных заказчика)
• Методы ввода данных (вручную или перенос)
• Возможность выгрузки данных из текущей системы силами заказчика
7. Договорные условия
Вопросы, касающиеся условий договора:
• Возможность предоплаты и формирования договоров в редакции заказчика
• Готовность к помесячному актированию и оплате работ
• Понимание сложности внедрения и возможных сдвигов по срокам
8. Функциональные сведения
Раздел охватывает подсистемы, которые требуется автоматизировать, такие как:
• Бюджетирование и планирование
• CRM и маркетинг
• Продажи, закупки и складской учет
273
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Производство, кадровый учет и расчет зарплаты
• Казначейство, обслуживание и ремонты
• Регламентированный (бухгалтерский) учет и международные стандарты финансовой
отчетности
9. Технические сведения
Включает описание используемых программных продуктов:
• Полный перечень систем, которые используются на предприятии
• Точные названия и версии программ
• Функции, которые они автоматизируют.
• Планируется ли их замена на новую систему
10. Описание обмена данными
В этом разделе указываются системы, с которыми необходимо реализовать обмен данными, их краткое описание и формат обмена.
11. Шаблоны печатных форм и отчетов
Тут прописывается информация о шаблонах печатных форм, которые должны быть подготовлены в новой системе, с возможностью прикрепления образцов.
12. Сведения об объеме данных
Раздел включает количественные данные, например:
• Количество контрагентов, номенклатуры и складских документов
• Количество банковских и кассовых операций
Сводная анкета по предпроектному обследованию собирает всестороннюю информацию,
необходимую для успешного планирования и реализации проекта по внедрению ИС. Она
помогает выявить текущие проблемы, определить требования и ожидания, а также спланировать бюджет и сроки проекта, что значительно повышает шансы на успех.
Документальный анализ
Запрос конкретных документов у заказчика является важным шагом для проведения всестороннего и детального анализа в рамках предпроектного обследования. Вот список документов, которые необходимо запросить:
1. Организационная структура:
• Схемы организационной структуры
• Описание функций и обязанностей подразделений
2. Описание бизнес-процессов:
• Карты и схемы текущих бизнес-процессов (AS IS)
• Регламенты и инструкции по выполнению процессов
3. Политики и процедуры:
• Внутренние нормативные акты
• Политики и процедуры, включая управление качеством, информационной безопасностью и документооборотом
4. Техническая документация существующих ИС:
• Описание архитектуры текущих информационных систем
• Технические спецификации и руководства пользователей
• Схемы интеграции и взаимодействия систем
274
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
5. Бюджет и финансовые отчеты:
• Годовые и квартальные финансовые отчеты
• Бюджетные планы и прогнозы
6. Аналитические отчеты:
• Отчеты о производительности и эффективности текущих процессов
• Аналитические записи о проблемах и узких местах
7. Кадровая документация:
• Списки сотрудников ИТ-отдела и их компетенции
• Текущие штатные расписания и оргструктуры
8. Документы по обучению и развитию:
• Программы обучения и повышения квалификации сотрудников
• Методические материалы и инструкции по использованию ИС
9. Проекты и тендеры:
• Документация по текущим и завершенным проектам автоматизации
• Результаты и отчеты по тендерам в области ИТ, если проводились
10. Семинары и рабочие группы:
• Протоколы обсуждений и выводы
• Материалы, используемые в рамках семинаров и рабочих групп
11. Статистика и данные:
• Количественные данные по объему использования ИС (количество запросов, транзакций и т. д.)
• Статистика работы ИТ-инфраструктуры (серверная нагрузка, объемы данных и т. д.)
12. Шаблоны и отчеты:
• Образцы текущих отчетов и шаблонов, используемых в работе
13. Регламентирующие документы:
• Внутренние регламенты по информационной безопасности
• Политики конфиденциальности и обработки данных
14. Договоры и соглашения:
• Договоры с поставщиками ИТ-услуг и систем
• Лицензионные соглашения на ПО
Запрос этих документов у заказчика позволит провести комплексный анализ текущего
состояния организации, выявить слабые места и подготовить рекомендации для проектирования и внедрения новой информационной системы. Однако какие конкретно документы запрашивать – зависит от целей проекта.
Интервью
Перед тем, как проводить интервью с заказчиком, необходимо к нему подготовиться:
• Погружение в отрасль
• Изучение терминологии
• Изучение заказчика (в том числе через анкетирование и документальный анализ)
• Изучение опыта автоматизации в подобных компаниях
• Изучение возможностей ПО, которое планируется внедрить
• Составление плана (чек-листа) интервью
• Тренировка с коллегами
275
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Фрагмент чек-листа интервью
В настоящей книге нет возможности полностью предоставить примеры всех чек-листов к
интервью, поскольку только про интервью можно написать целую отдельную книгу. Рекомендуем на этот счет приобретать специальные тренинги, о которых будет написано в конце главы.
Все интервью нужно обязательно протоколировать. Протокол необходим для того, чтобы
понять, правильно ли стороны поняли друг друга. Для этого нужно конспектировать ответы.
Во время интервью можно параллельно вести аудиозапись. При помощи современных возможностей искусственного интеллекта эти записи легко превращаются в текстовые протоколы.
Организация групповых интервью или рабочих групп с участием представителей различных подразделений позволяет следующее:
• Улучшить взаимодействие между отделами
• Обсудить различные точки зрения и предложить совместные решения
• Сформировать общую стратегию и понимание целей проекта
Рабочие группы могут также участвовать в разработке сценариев использования ИС и
тестирования прототипов.
276
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример протокола короткого группового интервью
277
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Наблюдение
Этот метод включает в себя непосредственное наблюдение за работой сотрудников, их
взаимодействием с текущими бизнес-процессами и информационными системами.
Что конкретно можно наблюдать:
1. Действия сотрудников. Как сотрудники выполняют свои ежедневные задачи, какие
шаги они предпринимают для выполнения бизнес-процессов, какие инструменты и системы
они используют.
2. Взаимодействие с ИС. Как сотрудники вводят и извлекают данные из информационных систем, какие функции и модули системы наиболее часто используются, сложности или
проблемы, с которыми сталкиваются пользователи ИС.
3. Коммуникация и координация. Как происходит обмен информацией между различными отделами и сотрудниками, как сотрудники координируют свои действия в рамках одного
процесса, какие каналы связи используются (электронная почта, мессенджеры, личные встречи
и т. д.).
4. Проблемные зоны. Узкие места и задержки в процессах, ошибки и несоответствия в
выполнении задач, обходные пути, которые сотрудники используют для преодоления ограничений существующих систем.
По результатам наблюдений необходимо провести анализ для выявления проблем и возможностей для улучшения. Следует сравнить наблюдаемые процессы с задокументированными инструкциями и стандартами и составить отчеты, включающие выявленные проблемы
и рекомендации по улучшению.
Анализ бизнес-процессов
Этот метод включает систематическое исследование существующих процессов в организации для выявления их эффективности, проблем и возможностей для улучшений.
Поясним, что конкретно нужно анализировать:
Текущие процессы (AS IS):
• Структура процессов: как процессы организованы и выполняются в текущий момент.
• Роли и обязанности: кто за что отвечает и какие задачи выполняет.
• Временные затраты: сколько времени занимает выполнение каждого этапа.
• Ресурсы: какие ресурсы (люди, технологии, информация) используются.
Проблемные зоны и неэффективности:
• Узкие места: этапы процесса, которые замедляют или блокируют его выполнение.
• Ошибки и проблемы: часто возникающие ошибки, дублирование задач или нерезультативные действия.
• Обходные пути: неофициальные методы и процедуры, используемые сотрудниками для
выполнения задач.
Целевые процессы (TO BE):
• Оптимизация: предложения по улучшению и реорганизации процессов.
• Интеграция технологий: как новые ИС будут интегрированы в бизнес-процессы.
• Измерение успеха: метрики и критерии для оценки эффективности новых процессов.
Про оптимизацию бизнес-процессов мы уже много рассказали в предыдущих разделах,
поэтому не будем на этом останавливаться.
278
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Отчет о предпроектном обследовании
Отчет о предпроектном обследовании является ключевым документом, завершающим
этап анализа и исследования перед внедрением программного продукта. Следующим этапом
является написание технического задания (ТЗ), которое будет основываться на данных отчета.
Этот отчет представляет собой детальный сборник всех выявленных данных, включающий
текущее состояние бизнес-процессов, требования пользователей и рекомендации по улучшению.
Основные разделы отчета:
1. Общая информация:
1) Введение и цели проведения обследования.
2) Исходные данные и краткое описание проведенных мероприятий.
2. Анализ текущего состояния (AS IS):
1) Описание текущих бизнес-процессов и систем.
2) Выявленные проблемы и неэффективности.
3) Ресурсы и инструменты, используемые в текущих процессах.
3. Требования и ожидания пользователей:
1) Функциональные и нефункциональные требования к новой ИС.
2) Потребности и пожелания конечных пользователей.
4. Модели целевых процессов (TO BE):
1) Описание целевых бизнес-процессов после внедрения ИС.
2) Предложения по улучшению и оптимизации процессов.
3) Рекомендации по интеграции новых технологий и систем.
5. Оценка и управление рисками:
1) Идентификация потенциальных рисков проекта.
2) Оценка вероятности и воздействия рисков.
3) Предложения по минимизации и управлению рисками.
6. План внедрения и ресурсное обеспечение:
1) Операционный план внедрения системы с ключевыми этапами.
2) Требуемые ресурсы и сроки выполнения каждого этапа.
3) Ответственные лица и распределение обязанностей.
7. Заключение и рекомендации:
1) Ключевые выводы по результатам обследования.
2) Общие рекомендации для успешного внедрения ИС.
3) Последующие шаги и предложения по мониторингу и оценке результатов.
Отчет о предпроектном обследовании является фундаментом для всех последующих этапов проекта по внедрению программных продуктов.
279
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример оглавления отчета об обследовании
В указанном выше примере отчета об обследовании мы видим, что предлагаются этапы
внедрения автоматизированной системы (АС) с календарным планом и стоимостью. По факту
такой отчет содержит еще и коммерческое предложение с указанием дальнейших шагов.
Поскольку ГОСТами отчеты об обследовании не регламентированы, такое тоже возможно. По
факту и всё, что мы советуем, тоже имеет рекомендательный характер.
Мы не будем приводить все примеры отчетов о предпроектных обследованиях, потому
что, в зависимости от целей, они могут иметь совершенно разный состав. Некоторые отчеты
могут быть очень объемные, в половину этой книги. Много примеров можно найти в наших
тренингах и курсах.
280
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Случай из практики
Внедрение автоматизированных систем управления (АСУ) – процесс непростой. А если
АСУ внедряется в сети филиалов – ситуация особо сложная.
Внедряли мы как-то такую систему в довольно крупной сети, состоящей из 50 филиалов. Пользователей – порядка 2000. После внедрения – распределённая база. Основной целью
было объединить финансовый учёт, CRM и продажи. Ну и запустить более свежую версию
1С, в которой было больше возможностей.
Новая система была на базе «1С: Управление торговлей» со специфическими доработками. При этом постарались сделать новую версию максимально похожей на старую, чтобы
легче было систему запустить.
При обсуждении было очень много возражений:
– Нас и старая версия устраивает
– У нас особые бизнес-процессы, нам не подойдёт это решение
– Мы в базе сделали супер-доработки, которых нет в новой системе
Все эти возражения, в принципе, были вполне справедливыми. Если устраивает старая
версия – зачем нужна новая? Если особые бизнес-процессы – то новая версия только всё испортит. Ну а если база доработана «под себя», то исчезнут полезные функции.
Но есть и другой взгляд. Взгляд управляющей компании. Контролировать финансы в
разрозненных системах затруднено. Клиентская база у каждого своя, и в случае обращения
клиента в другой филиал информация о работе с клиентом остаётся в старом. Отчёты о
продажах и прибыли собирать крайне сложно. Да и в целом получалось, что каждый филиал
в рамках одной компании работал по своим стандартам.
Что же делать?
Управляющая компания взяла в итоге на себя обязательство помочь филиалам во внедрении системы. Обещала добавить определённые доработки, если они были полезны всем
филиалам. Но это помогло лишь отчасти: некоторые филиалы продолжали саботировать
запуск системы даже после того, как она всем была установлена, и большая часть филиалов
уже в ней работала.
Знаете, что надо делать в этой ситуации?
То, что сделала управляющая компания.
Дело в том, что контроль за расчётными счетами вела полностью она. Филиалы привыкли, что информация о платежах ежедневно приходила на электронную почту в файлах
Excel.
И вот в один прекрасный день выписки по платежам просто перестали приходить на
электронную почту. Потому что вся эта информация уже была в новой базе 1С. А без информации о платежах работа в филиале попросту встаёт.
281
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
1. Выберите программный продукт, который вы планируете внедрять. Это должно быть
отраслевое решение.
2. Изучите в качестве примера предприятие, в котором вы будете внедрять ПП, разберитесь в отраслевых особенностях.
3. Создайте чек-лист для проведения первичного интервью.
282
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Требования и техническое задание
Виды заданий
Все задачи по проектированию и сопровождению информационных систем можно
условно поделить на 3 вида, в зависимости от разных факторов.
Виды заданий в ИТ
Тикеты – самые простые задачи. Обычно их используют при сопровождении ИТ систем.
Их могут делать непосредственно пользователи.
Пример тикета
Требования уже могут относиться к проектам по внедрению информационных систем.
А если внедрение достаточно крупное – требования собираются в техническое задание.
283
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Требования к бизнес – системе
Когда заказчик выражает желание увеличить прибыль компании, задача бизнес-аналитика заключается в переводе этого запроса в перечень требований, понятных для команды
проекта.
Требование – это документально зафиксированное условие или возможность, необходимая пользователю для решения задач или достижения целей. Требования к бизнес-системе
компании описывают, почему организации нужна именно такая система, и цели, которые она
намерена достичь с её помощью. Без грамотно сформулированных требований любой проект
по внедрению системы обречён на провал.
Начало любого проекта связано с запросом заказчика, выполнение которого ведёт к изменениям в существующей бизнес-системе компании. Заказчик часто оценивает ситуацию на
основе своего опыта, не принимая во внимание настроение в коллективе, экономическую ситуацию и уровень сложности задачи. Такой подход может препятствовать выбору правильной
бизнес-стратегии.
Типы бизнес-систем по модели «Кеневин»
Для решения этой проблемы может быть полезна авторская модель «Кеневин» (Cynefin
framework). Эта модель иллюстрирует стадии жизненного цикла любой бизнес-системы:
• от хаотичного состояния к запутанному,
• от путаницы к порядку,
• от порядка к упрощению.
Название «Cynefin» переводится как «среда обитания» или «место». Термин используется для объяснения эволюционной природы сложных систем. На основе модели «Кеневин»
разрабатываются тактики поведения в конкретной, чаще всего проблемной среде – будь то
производство, работа проектной команды, деятельность отдела взаимодействия с поставщиками или даже компании в целом.
284
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Модель «Кеневин» помогает компании определить, в какой системе она находится, и,
следовательно, выбрать правильную модель управления. В основе модели лежит распределение
бизнес-проблем по четырём областям:
1. Простая система. Включает понятные и привычные задачи, которые не вызывают трудностей.
2. Сложная система. Появляется множество компонентов и взаимосвязей между ними.
Для решения задач требуются новые подходы, и регламентация работы становится сложной.
3. Запутанная система. Предполагает состояние нестабильности, где нет времени на долгое обдумывание.
4. Хаотическая система. Включает несколько подсистем из разных категорий, что делает
её трудно классифицируемой.
ИТ-проекты реализуются в системах различных типов, поэтому действия команды по
внедрению отличаются. В простых системах следует придерживаться чётких инструкций
(например, установка ОС). В сложных системах необходимы эксперты для достижения результата, и здесь работают практики по проектному управлению (PMI и др.). В хаотических системах (разработка ПО чаще всего протекает в таких условиях) необходимы гибкие фреймворки,
позволяющие проводить эксперименты и менять направление в ходе реализации проекта.
Понимание типа системы, в которой работает заказчик, помогает правильно сформулировать требования.
При формировании требований основными используемыми стандартами являются:
• Международный стандарт IEEE, который называется «Рекомендуемая методика составления спецификаций требований к программному обеспечению».
• Всемирно известная книга Карла Вигерса "Разработка требований к программному
обеспечению", часто называемая «библией аналитика».
• Отечественный ГОСТ 34.
• Перевод с комментариями и дополнениями книги "Свод знаний по программной инженерии" (SWEBoK) под редакцией Сергея Орлика.
Основные методы описания требований включают следующее:
• Текст
• Таблицы
• Пользовательские истории (UML, BDD)
• Описанные бизнес-процессы (BPMN, IDEF0, …)
• IT архитектуры
• Прототипы интерфейсов
Все эти методы нами уже в той или иной степени были ранее рассмотрены.
Классификация требований
На рисунке ниже приведена схема, взятая из свода знаний по программной инженерии
SWEBoK, которая называется «Область знаний и программные требования».
285
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Область знаний программных требований
На верхнем уровне представлена классификация требований. Столбцы представляют
собой этапы работы с требованиями. Это извлечение, анализ, спецификация или документирование, утверждение.
На рисунке ниже схематически представлена базовая классификация требований.
Синими стрелками здесь выделены три типа требований, которые являются функциональными. Эти требования отражают содержательно необходимый функционал будущей системы.
Оранжевыми стрелками подсвечены требования, которые принято относить к нефункциональным. Функциональные требования отвечают на вопрос, что должна делать система, а нефункциональные требования – на вопрос, как хорошо она это делает.
286
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Базовая классификация требований
Базовая классификация требований:
1. Функциональные требования:
• Бизнес-требование
• Пользовательское требование
• Функциональное требование
2. Нефункциональные требования:
• Бизнес-правило
• Внешние интерфейсы
• Атрибуты качества
• Ограничения
• Системные требования
Функциональные требования обозначены синими стрелками, нефункциональные – желтыми.
Бизнес-требования
Бизнес-требования – это обоснование проекта. Они описывают, почему организации
необходима определенная система, и включают цели, которые организация намерена достичь
с её помощью. Бизнес-требования в основном формируются ключевыми заказчиками и бенефициарами проекта, чаще всего собственниками и топ-менеджерами бизнеса. Это те люди,
которые наиболее заинтересованы в изменении существующего положения дел.
Бизнес-требования могут быть как финансовыми, так и нефинансовыми.
Примеры финансовых бизнес-требований:
• Достигнуть объема продаж X единиц или дохода в Y долларов за Z месяцев.
• Добиться положительного потока денежных средств по продукту в течение Y месяцев.
• Увеличить валовую маржу для существующего бизнеса с X до Y% в течение одного
года.
Примеры нефинансовых бизнес-требований:
• Повысить уровень удовлетворенности клиентов до 90 % в течение шести месяцев.
• Сократить время обработки заказов с 48 до 24 часов в течение квартала.
• Увеличить участие сотрудников в корпоративных обучающих программах до 80 % в
течение года.
Бизнес-цели нужно формулировать по технологии SMART.
Цели по SMART:
• S (Specific) – Конкретность
• M (Measurable) – Измеримость
• A (Achievable) – Достижимость
• R (Relevant) – Актуальность
• T (Time-bound) – Ограниченность по времени
287
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Цели по SMART
Выше приведенные примеры соответствуют этим критериям.
На практике в документах требований часто встречаются неправильные формулировки,
такие как: «разработать надежную платформу для семейства связанных продуктов», «построение системы стратегического управления, основанной на бюджетировании», «построение
системы сбалансированных показателей», «внедрить систему консолидированной управленческой отчетности в группе компаний, основанную на унифицированной методологии учета»
и т. д.
Пользовательские требования
Пользовательские требования представляют собой детализацию и конкретизацию бизнес-требований с точки зрения владельцев процессов и конечных пользователей. Бизнес-требования объясняют, почему нужен проект и для чего нужна система, тогда как пользовательские требования описывают, что пользователи должны иметь возможность делать с системой.
Это включает в себя автоматизацию определённых процессов и общие требования к ним.
Пользовательские требования часто представляются в виде вариантов использования.
Этот термин взят из нотации UML и обозначает отдельное, независимое действие, которое
пользователь (актор) может выполнить для достижения определенного значимого результата.
Актором может быть как человек, так и программа.
Диаграмма вариантов использования предоставляет высокоуровневое визуальное
представление о требованиях пользователей, что позволяет лучше понять их потребности и
ожидания. На рисунке ниже представлена диаграмма варианта использования, называемая
система «Предзаказ» для предприятия общественного питания.
288
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример диаграммы вариантов использования
Пример диаграммы вариантов использования:
Здесь мы видим некие связи между вариантами, а именно «расширение» и «включение»,
есть пользователи, клиенты, официанты. И клиент должен иметь возможность забронировать
столик, оставить отзыв, удалить предзаказ.
Кроме того, в системе должны реализовываться некие другие действия, другие варианты. Определенным образом структурированное описание варианта использования называется сценарием использования .
К необходимым элементам описания варианта использования относятся:
• уникальный идентификатор и краткое имя, определяющее цель пользователя;
• краткое текстовое описание цели варианта использования;
• условие-триггер, инициирующее выполнение варианта использования;
• список предварительных условий (ноль или больше), которые должны быть удовлетворены до начала выполнения варианта использования;
• одно или больше выходных условий, описывающих состояние системы после успешного
завершения варианта использования;
• пронумерованный список действий, иллюстрирующий последовательность этапов взаимодействия действующего лица и системы (диалогов) от предварительных до выходных условий.
Пример такого сценария на рисунке ниже.
289
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример сценария использования
В этом сценарии соблюдена определенная структура. Есть обязательные реквизиты,
такие как идентификатор и название. Указаны автор, дата создания и общее текстовое описание. Указаны предварительные и выходные условия. Описано нормальное направление развития варианта использования и альтернативное.
Те, кто на практике сталкивался с нотациями EPC или BPMN, поймут, что образец сценария использования очень похож на окружение функции из нотации EPC. Однако эти нотации относятся не к требованиям, а к описаниям процессов. Вот пример такой схемы в нотации
EPC. На схеме основные элементы этой нотации – функция с зеленой заливкой и событие с
розовой заливкой.
290
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример сценария использования в нотации EPC
Диаграмм в нотации BPMN ранее было уже достаточно показано в качестве примеров.
Здесь также есть функции, события, шлюзы, свернутые процессы, дорожки и другие элементы.
Пользовательские требования представляются вариантами использования в нотации
UML, а также функциями и окружением функций в нотациях EPC и BPMN.
Функциональные требования
Функциональные требования представляют собой конкретные фрагменты поведения
системы, которые должны быть реализованы разработчиками программного обеспечения.
Хотя разработчики не реализуют непосредственно пользовательские требования, функциональные требования часто формулируются в привязке к функциям бизнес-процессов, чтобы
обеспечить соответствие потребностям пользователей.
Функциональные требования обычно формулируются в виде утверждений с использованием слов «должен» или «должна», или их аналогов.
291
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Важно учитывать:
• Объем и структура документов требований должны быть оптимально разбиты на блоки
для обеспечения максимального удобства восприятия всеми пользователями.
• Правильный выбор принципа нумерации: для небольших проектов, где работают 1–2
аналитика, может подойти сквозная нумерация, тогда как для более крупных проектов предпочтительнее иерархическая.
Ключевые аспекты функциональных требований включают следующее:
1. Объем и структура документации:
• Важно выбрать правильный объем и структуру документов требований для удобства
восприятия всеми категориями пользователей.
2. Нумерация требований:
• Сквозная нумерация без иерархии.
• Иерархическая нумерация.
3. Пометка TBD:
• «To be determined» («Необходимо определить») используется для маркировки требований, которые должны быть уточнены на определённом этапе проекта.
4. Группировка функциональных требований (по стандарту IEEE):
• По режимам системы. Примеры:
○ Система должна предоставлять пользователям возможность входа в систему при вводе
корректных учетных данных.
○ Система должна обеспечивать автоматическое резервное копирование данных каждые
24 часа.
• По классам пользователей. Примеры:
○ Администратор должен иметь возможность заблокировать или разблокировать учетные записи пользователей.
○ Обычный пользователь должен иметь возможность просматривать и редактировать
свои персональные данные.
• По объектам. Примеры:
○ Система должна поддерживать возможность загрузки документов в формате PDF.
○ Каждый проект в системе должен включать описание, временные рамки и ответственного исполнителя.
• По свойствам. Примеры:
○ Система должна реагировать на действия пользователя не позднее, чем через 2
секунды.
○ Система должна быть доступной 99,9 % времени в год.
• По стимулам. Примеры:
○ При нажатии на кнопку «Отправить», система должна отправить уведомление по электронной почте указанному получателю.
○ При возникновении ошибки, система должна отобразить сообщение об ошибке с описанием проблемы и предложенным решением.
• По откликам. Примеры:
○ Система должна отправлять уведомление пользователю о успешном завершении транзакции.
○ Система должна автоматически перенаправить пользователя на страницу подтверждения после успешной оплаты.
• Функциональная иерархия. Примеры:
○ Система должна обеспечивать возможность регистрации новых пользователей.
○ Пользователь должен ввести личные данные (имя, фамилия, email).
○ Пользователь должен подтвердить регистрацию через ссылку, отправленную на email.
292
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
При начальном выявлении требований часто невозможно описать их полностью. В таких
случаях принято использовать пометку TBD (to be determined) для дальнейшего уточнения на
определённом этапе проекта. По мере продвижения проекта все такие помеченные требования
должны быть окончательно определены.
Бизнес-правила
Перейдем к нефункциональным требованиям и начнем с бизнес-правил. Источниками
бизнес-правил являются документы, которые используются бизнесом: организационные политики, государственные нормативы, отраслевые стандарты и альбомы хозяйственных операций.
Общие подходы к работе с бизнес-правилами:
• Создание и поддержка перечня источников бизнес-правил: необходимо создать перечень источников бизнес-правил (политики, регламенты) и придерживаться правил их кодировки.
• Анализ источников бизнес-правил: выполняется анализ источников бизнес-правил и
извлечение атомарных бизнес-правил, которые следует оформить в функциональные требования.
• Документирование функциональных требований: необходимо выявить и документировать функциональные требования, связанные с бизнес-правилами.
Каждое атомарное бизнес-правило служит основой для формулировки функционального
требования. Атомарное бизнес-правило включает факты, ограничения, активаторы операций,
производные факты и вычисления.
Типы атомарных бизнес-правил:
Факты: верные утверждения о бизнесе на определенный момент времени. Например:
• На каждый химический контейнер нанесен уникальный штрих-код.
• Доставка каждого заказа оплачивается.
• С стоимости доставки налог с продаж не берется.
Ограничивающие бизнес-правила: ограничения, определяющие, какие операции не
могут выполняться системой или ее пользователями. Пример:
• Матрица полномочий.
Активаторы операций: правила, инициирующие выполнение действий при определенных условиях (иногда называются триггерами). Примеры:
• Если клиент заказал книгу автора, написавшего несколько книг, перед оформлением
заказа ему нужно предложить приобрести другие книги того же автора.
• После добавления клиентом книги в корзину следует отобразить аналогичные книги,
которые приобрели другие клиенты вместе с этой книгой.
Производные факты: описания классификаций, которые автоматически выполняет
система на основе формальных признаков. Пример:
• Если оплата не поступила в течение 30 календарных дней с момента отправки счета, то
счет считается просроченным (пример автоматической классификации задолженности).
Вычисления: формулы и алгоритмы расчетов.
В целом, бизнес-правила – это политики и регламенты, которые нужно хорошо изучить
для извлечения функциональных требований.
Внешние интерфейсы
Перейдем к рассмотрению внешних интерфейсов. Для этого необходимо изучить две
архитектурные схемы:
293
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Схема функциональной архитектуры показывает, какие функциональные модули работают в различных системах.
• Схема ландшафта информационных систем указывает названия программных продуктов и интеграции между информационными базами.
Схема функциональной архитектуры
Схема ландшафта информационных систем
Для обоих схем рекомендуется использовать язык архитектурного моделирования
ArchiMate.
Когда обе эти схемы согласованы, можно приступать к формированию требований к
интеграционным интерфейсам.
Различают требования:
• В части интерфейсов ПО
294
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• В части интерфейсов оборудования
• Коммуникационные интерфейсы
Описания этих требований должны содержать связи между компонентами, между приложениями, базами данных, операционными системами, библиотеками, веб-сайтами. Описание должно содержать назначение, форматы, содержимое сообщений, данных и контрольных
значений, соответствие между входными и выходными данными, а также все преобразования,
которые должны происходить с данными при перемещении между системами.
В части интерфейсов оборудования необходимо описать типы поддерживаемых
устройств, протоколы взаимодействия, которые будут использоваться. Зачастую описание
аппаратных интерфейсов очень объемное и может занимать целый документ.
Коммуникационные интерфейсы содержат описания требований к каналам взаимодействия между людьми, поскольку люди также являются элементом бизнес-системы.
Атрибуты качества
Успех информационной системы определяется не только наличием всей нужной функциональности. У пользователей есть ожидания, часто невысказанные, о том, насколько хорошо
должен работать продукт.
К таким ожиданиям относится то, как легко его использовать, как быстро он работает,
как ведет себя в неожиданных ситуациях. В целом эти характеристики называют атрибутами
качества ПО.
На рисунке ниже систематизированы атрибуты качества, предложенные Вигерсом и приведенные в стандарте IEEE.
Атрибуты качества по Вигерсу и IEEE
Классификация атрибутов качества, которую предлагает наш отечественный стандарт
ГОСТ-34, шире и детальнее.
295
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Атрибуты качества по ГОСТ-34 и IEEE
Есть еще одна модель: ниже представлена полезная модель атрибутов качества, предложенная Институтом разработки программного обеспечения.
296
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Модель Quality Attribute Workshop от института SEI
Здесь атрибуты качества сгруппированы в три группы, выделены атрибуты качества архитектуры и коммерческие атрибуты. В части архитектуры нужно обратить внимание на показатели надежности и устойчивости (некоторые аналитики называют этот показатель живучестью). Надежность связана с количеством ошибок, т. е. со степенью зрелости системы,
а устойчивость показывает то, насколько критичными такие ошибки могут являться для
системы. Т. е. насколько система сможет перехватывать какие-либо критические ошибки,
насколько система защищена «от дурака».
Ограничения
Ограничения являются неотъемлемой частью любого документа требований и проекта.
Документ, описывающий требования, должен содержать информацию о том, что система
должна и не должна делать. Границы проекта могут быть представлены различными способами:
На высоком уровне ограничения определяются бизнес-целями, установленными клиентом. На более детальном уровне это границы, определяемые процессами, функциями, событиями и реакциями на них. В конечном итоге ограничения выражаются через функциональные требования, которые планируется реализовать в определенном выпуске или итерации. На
каждом уровне ограничения не должны выходить за рамки более высокого уровня. Например,
пользовательские требования должны соответствовать бизнес-целям.
Способы задания ограничений:
• Организационный периметр. Определяет организационные границы проекта.
• Функциональный периметр. Перечень функциональных блоков и бизнес-процессов,
покрываемых проектом автоматизации.
• Ограничения по количеству информационных систем и баз данных в периметре проекта. Включают количество систем, которые необходимо интегрировать.
• Ограничения по количеству интеграционных потоков и интерфейсов. Определяют
количество необходимых интеграций между системами.
• Ограничения по количеству документов и хозяйственных операций. Указывают количество обрабатываемых документов и операций.
• Ограничения по количеству печатных форм. Определяют количество печатных документов, поддерживаемых системой.
• Ограничения по трудоемкости этапов проекта. Указывают допустимые трудозатраты на
различных этапах.
• Ограничения по составу выполняемых работ. Определяют перечень задач и операций,
выполняемых в ходе проекта.
297
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Функциональный периметр – это перечень функциональных блоков и блоков бизнес-процессов, которые покрываются контуром проекта автоматизации. Ограничения могут
быть заданы по количеству информационных систем и баз данных в периметре проекта. Ограничения могут быть заданы количеством интеграционных потоков, интеграционных интерфейсов.
Также практикуются ограничения по количеству документов хозяйственных операций,
по количеству печатных форм, по трудоемкости этапа или этапов проекта. Ограничиваться
может состав выполняемых работ.
Системные требования
И последний тип требований – это системные требования. Термин "системные требования" (system requirements) описывает требования к продукту, который содержит многие компоненты или подсистемы.
Виды системных требований
Требования к продукту и требования к проекту нужно уметь различать, поскольку требования к проекту относятся к области управления проектом и, соответственно, к зоне компетенций руководителя проекта.
Требования к переходу
Требования к переходу относятся к процессу миграции со старой системы на новую. Они
включают настройки для переноса и преобразования данных, обеспечения безопасности, поддержки производства и обучения. Эти требования описывают, как осуществлять перенос нормативно-справочной информации, остатков и оборотов на момент начала учета.
Чек-лист для составления требований по переходу:
1. Перенос нормативно-справочной информации:
• Состав
• Количество
• Качество
• Необходимость нормализации
• Необходимость иных преобразований данных
2. Перенос остатков/оборотов на момент старта учета:
• Определение механизмов загрузки остатков
• Разработка шаблонов загрузки остатков и оборотов
• Определение критериев приемки результатов переноса
298
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
3. Распределение ответственности:
• За заполнение шаблонов загрузки остатков/оборотов (выгрузка данных из исторических систем)
• За верификацию и корректность заполненных шаблонов остатков и оборотов
• За проверку данных в целевой системе после переноса
Область проблем и область решений
При выявлении требований важно различать требования, относящиеся к проблемной
области, и требования, относящиеся к области решений. Если заказчик преподносит решение
как требование, необходимо совместно с ним выяснить, какую проблему это решение призвано
решить.
Иногда объективный анализ показывает, что предложенное заказчиком решение оптимально не является. В таких случаях полезно использовать метод «пяти почему», чтобы докопаться до корня проблемы.
Метод «пяти почему» (5 Whys) – это техника анализа причин и следствий, выясняющая корневую причину проблемы через последовательное задавание вопроса «почему?».
Применение метода:
1. Определите проблему: четко опишите проблему.
2. Задайте первый вопрос «почему?»: запишите ответ.
3. Задайте второй вопрос «почему?»: запишите ответ на предыдущий ответ.
4. Повторите процесс: повторите «почему?» пять раз для каждого ответа.
5. Проанализируйте корневую причину: определите действия для устранения основной
проблемы.
Приведем пример.
Проблема: Клиент недоволен обслуживанием.
1. Почему клиент недоволен?
299
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
– Еда была холодной.
2. Почему еда была холодной?
– Еду подали спустя долгое время.
3. Почему еду долго не подавали?
– Официант не забрал еду своевременно.
4. Почему официант не забрал еду?
– Нет системы оповещения о готовности.
5. Почему нет системы оповещения?
– Ее никогда не внедряли.
Корневая причина: отсутствие системы оповещения.
Рекомендация: внедрить систему оповещения.
Процесс работы с требованиями
Процесс работы с требованиями включает несколько ключевых этапов:
1. Выявление требований.
2. Анализ требований.
3. Документирование требований.
4. Утверждение требований.
Эти этапы организованы для обеспечения качественной разработки и управления требованиями в проектах различной сложности и направленности.
Выявленные требования необходимо ранжировать, процесс который называется приоритизацией. Общепринятыми уровнями приоритета являются высокий, средний и низкий.
Однако, при использовании низкого приоритета заказчики могут настороженно воспринимать
это. Поэтому была предложена альтернативная модель приоритизации – MoSCoW, включающая следующие категории:
• Must (Критично)
• Should (Необходимо)
• Could (Желательно)
• Would (Сейчас не критично)
300
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Модель приоритизации MoSCoW
Модель приоритизации MoSCoW:
Важнейшие задачи управления требованиями включают:
1. Определение процесса управления изменениями и отслеживание состояния всех требований.
2. Анализ влияния изменений требований и создание матрицы связей требований.
3. Создание базовой версии и управление версиями требований, ведение журнала изменений требований.
Различные инструменты могут быть использованы для хранения и управления требованиями:
• Текстовый документ
• Электронная таблица
• База знаний (wiki)
• ALM-система (управление жизненным циклом программного продукта), например,
Devprom.
301
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример требований в ALM системе Devprom
ALM-системы позволяют управлять проектами и продуктами на этапах сбора требований, проектирования, разработки, тестирования и поддержки.
Этапы жизненного цикла требований могут включать:
1. Пул («Бэклог» – очередь из требований)
2. План анализа
3. Анализ
4. Согласование
5. Исполнение
6. Реализовано
Основные задачи аналитика включают:
1. Определение бизнес-требований
2. Планирование подхода к работе с требованиями
3. Определение заинтересованных лиц и классов пользователей
4. Выявление требований
5. Анализ требований
6. Документирование требований
7. Доведение требований до заинтересованных лиц
8. Управление проверкой требований
9. Обеспечение расстановки приоритетов требований
10. Управление требованиями
Эффективное управление требованиями – ключевой фактор успешного завершения проекта, способствующий достижению всех поставленных целей и удовлетворению потребностей
всех заинтересованных сторон.
Техническое задание
На рисунке ниже представлена динамика работ с требованиями в зависимости от применяемой методологии разработки.
302
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Объем работы с требованиями в разных методологиях проектов
Объем работы с требованиями в разных методологиях проектов
При гибкой разработке работа с требованиями равномерно распределена на всей продолжительности проекта. В таком случае чаще используются ALM-системы.
Для классической или водопадной модели характерна концентрация работ по созданию
требований в начале проекта. В этом случае требования принято консолидировать в единое
техническое задание.
Стандарты технических заданий:
• ГОСТ 19. Единая система программной документации. СССР, 70-е годы 20 века
• ГОСТ 34. Информационная технология. СССР, 80-е годы 20 века, обновлено в 2009 г.
○ ГОСТ 34.602–89. Техническое задание на создание автоматизированной системы.
(особо часть 2 – «Состав и содержание ТЗ»)
○ РД 50–34.698–90. Автоматизированные системы. Требование к содержанию документов. (почему-то отменено в 2020 году, не давая замену, поэтому документ полезный)
• ISO/IEC/IEEE 29148:2011
○ BRS – business requirements specification
○ SyRS – system requirements specification
○ SRS – software requirements specification
○ и другое…
Техническое задание по ГОСТу должно включать:
1. Общие сведения
2. Требования
3. Условия эксплуатации
4. Приемка и испытание
5. Бизнес-обоснование
6. Ссылки на нормативные документы
Требования – это основная часть ТЗ, остальные разделы являются вспомогательными.
Перечислим основные ошибки, которых следует избегать при написании ТЗ:
• Нечеткие цели и задачи
• Мало деталей в технической информации
• Размытые или неустановленные сроки (если они предусматриваются при написании ТЗ)
303
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Нет согласованности по всем вопросам между сторонами
• Нет регламента взаимодействия
• Нет ответственных лиц
• Нет критериев оценки результата
В жизни, конечно, ТЗ может сильно отличаться друг от друга и включать массу дополнительных разделов. По написанию ТЗ можно сделать целую отдельную книгу, поэтому пока
мы на этом остановимся. А кто хочет углубиться в правильное написание этого документа –
лучше будет изучить указанные ГОСТы.
Случай из практики
Был у нас как-то крайне интересный клиент. Производил кубки. Не те, которые из рога
серны, из которых вино пьют на Кавказе, а те, что дарят спортсменам за различные победы
в соревнованиях.
Особо любопытно было то, что и такой, казалось бы, мелочи, как детали для этих
кубков, в России не производили. А производили в Австрии. В России было лишь сборочное
производство. Соответственно, и предприятие возглавлял австриец, но говорящий по-русски.
И фирма считалась филиалом австрийской компании.
Находилась фирма на территории московского часового завода «Слава», который ныне
уж снесли и настроили на его месте прекрасные жилые комплексы. И где теперь та фирма,
я уж не знаю, но в те времена помогал австрийцам автоматизироваться наш специалист.
Делал мелкие доработки в 1С: Торговля и склад, ещё версии 7.7.
Вызывают как-то меня к руководству этой фирмы, и директор говорит:
– У нас в Австрии стали требовать дополнительную отчётность, которую проще всего
получить из 1С. Надо кое-что перевести на немецкий.
Я тщательно собрал требования. Написал небольшое ТЗ. Предложил комплексный
перевод. Но директор наотрез отказался:
– Слушайте, нам нужны только вот эти и эти справочники перевести на немецкий,
чтобы они в отчёте появлялись, ну и названия отчётов, названия столбцов и колонок.
– Да, но часть данных для этих отчётов берутся из накладных, а это уже документы,
а не справочники.
– Вот как? А ведь австрийцам могут потребоваться и сами документы. Переведите
их тоже!
– Хорошо, мы сделаем дополнительные печатные формы специально для вашего головного офиса в Австрии.
После этого ТЗ ещё многократно переписывалось из-за постоянно меняющихся требований и желания директора сэкономить. Проблема была ещё и в том, что для австрийцев
304
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
пришлось переводить формы накладных ТОРГ-12, а эти формы утверждены Госкомстатом
РФ. Хотели перевести более глубоко, но директор решил, что это лишнее.
И знаете, что в итоге получилось?
Очень необычные печатные формы, наполовину на немецком, наполовину на русском. И
особо мило смотрелась надпись «Утверждено постановлением Госкомстата РФ». До перевода этих надписей так и не дошли.
Но директор остался доволен.
Австрийский головной офис тоже.
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Решите одну из задач на ваш выбор:
Задача 1
Выберите любые ИТ-системы (как вариант – конфигурации 1С, но не обязательно),
между которыми может возникнуть необходимость разово перенести какие-либо данные.
Составьте краткое Техническое задание (ТЗ) на перенос данных из одной системы в другую,
используя наиболее эффективный, на ваш взгляд, метод.
Задача 2
Составьте краткое Техническое задание (ТЗ) на полезную доработку для конфигурации
"1С: Управление торговлей" или "1С: Управление нашей фирмой". Идею самой доработки
выберите сами.
305
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Оценка задач и тестирование ПО
Оценка задач
Научиться оценивать задачи важно по нескольким причинам:
• Правильно определять сроки работ, а следовательно – и сроки целого проекта.
• Вычислять стоимость предстоящих работ.
• Грамотно распределять загрузку специалистов.
Будем оценивать задачи в часах. Самый простой метод оценки – по нормативам.
Пример оценки задач по нормативам
Однако даже из самого метода очевидно, что разброс оценки в зависимости от сложности задачи может быть в разы. Также очевидно, что время выполнения будет сильно зависеть
от квалификации специалиста, количества автоматизируемых рабочих мест, количества бизнес-процессов для автоматизации, видов и количества ПП для автоматизации, измененности
типового функционала ПО и прочих причин.
Методов оценки задач существует довольно много:
• Нормативные
• Экспертный
• Покерный
• По трем точкам
• По аналогии
• «С потолка» и другие
И в каждом есть свои плюсы и минусы. Чаще всего при оценке простых работ применяют
экспертный метод. То есть попросту исходя из опыта. Но с проектами всё намного сложнее.
306
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Пример расчета человеко-часов на проекте через коэффициенты
Для того чтобы научиться оценивать время, нужен большой опыт. А учиться этому важному навыку можно порекомендовать следующим образом:
1. Проанализируйте задачу (например, «Создать отчет»).
2. Произведите декомпозицию (например, «создать форму отчета – сделать запрос к базе
– создать макет – вывести результаты»).
3. Спрогнозируйте время выполнения каждой мелкой задачи и просуммируйте время.
4. После выполнения оцените общее время и время на каждую задачу.
5. По результатам план-фактного анализа скорректируйте свои оценки на будущее.
Таким образом, со временем можно давать более точную оценку. Но всё равно сложно
давать точные прогнозы и учесть все факторы. Поэтому всегда рекомендуется давать оценку
с запасом на риски.
Что такое тестирование
При разработке программного обеспечения значительная часть времени уходит не на
программирование, а на проведение тестирования.
Тестирование – это процесс выполнения программы с целью выявления ошибок и
дефектов.
Создание абсолютно безошибочного программного продукта невозможно. Даже после
тщательно проведенного тестирования и устранения выявленных ошибок, вероятно, что некоторые ошибки все еще могут присутствовать, просто они пока не обнаружены.
Тестирование программного обеспечения включает в себя:
• Проверку программного продукта на соответствие требованиям: убедиться, что программа работает в соответствии с установленными требованиями и спецификациями.
• Выявление дефектов: найти и исправить ошибки в программе.
Тестирование проводится на разных этапах жизненного цикла программного обеспечения:
1. Создание программного продукта: тестирование начинается на этапе разработки.
2. Техническое сопровождение: тестирование продолжается в процессе эксплуатации
программы.
3. Развитие системы: на этапе обновления и расширения функциональности также требуется тестирование.
307
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Как и любое другое программное обеспечение, продукты фирмы «1С» нуждаются в
тестировании. Пользователи и разработчики 1С должны быть уверены в работоспособности
конфигураций после обновления платформы до последней версии, установки новых функций
или внесения любых других изменений.
Первоначально готовый функционал тестирует сам разработчик. Он пишет код и проверяет отдельные модули и функции на их работоспособность. После завершения разработки
функционала, тестирование выполняется аналитиком.
Рассмотрим два ключевых вида тестирования:
4. Внутреннее тестирование. Это тестирование на стороне исполнителя (аналитика),
без привлечения заказчика.
5. Внешнее тестирование. Включает приемку системы или доработок заказчиком, что
по сути является тестированием готовой системы совместно с пользователем. Во время этого
этапа у заказчика могут появиться дополнительные требования, а также могут быть выявлены
пропущенные ранее ошибки и недоработки.
В некоторых компаниях работают специализированные сотрудники – тестировщики,
главной обязанностью которых является выявление всех возможных багов и дефектов.
Процесс тестирования состоит из четырех этапов.
Этапы тестирования
Результат тестирования состоит в:
• Списке выявленных несоответствий и дефектов.
• Подтверждении отсутствия дефектов (в идеальном случае).
Виды тестирования
Тестирование программного обеспечения можно разделить на две основные категории:
функциональное и нефункциональное тестирование.
Функциональное тестирование проверяет, соответствует ли программное обеспечение требованиям технического задания.
Оно включает два уровня:
1. Компонентное тестирование – проверка отдельных элементов программного продукта на соответствие техническому заданию. Например, проверка справочников, регистров,
документов, кнопок, и полей.
2. Интеграционное тестирование – проверка взаимодействия всех компонентов
системы по бизнес-процессам.
308
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Функциональное тестирование ПП
Этапы компонентного тестирования:
1. Провести быстрое тестирование – проверка готовности системы к тестированию, в том
числе наличие всех требуемых объектов.
2. Составить план компонентного анализа – описание последовательности действий и
списка объектов для тестирования: ПСИ, остатки / документы движения, объекты для тестирования, отчеты.
3. Тестирование минимум под тремя ролями – проверка объектов системы при различных настройках ролей: полные права, ограниченные права, и без прав.
4. Провести детальный тест.
Примеры тестирования. ТЗ (для 1С: Бухгалтерия предприятия): сделать возможность
вести серийный учет малоценного имущества (шкафы, холодильники, телефоны, мебель).
• Компонентное тестирование: проверка наличия серии в справочнике Номенклатура и
правильного заполнения Серии в каждом из документов.
• Интеграционное тестирование: полный прогон всей цепочки документов от Поступления материалов на склад до Списания со склада, вместе с передачей в эксплуатацию.
Пример детального теста (для справочника):
• Проверить наличие справочника.
• Проверить размещение справочника.
• Проверить наличие всех реквизитов.
• Создать новый элемент справочника и проверить заполнение всех реквизитов.
• Пометить на удаление/снять отметку удаления с элемента.
• Проверить структуру (подчиненность)/иерархию.
Нефункциональное тестирование проверяет общие аспекты работы системы: скорость, устойчивость и удобство использования. Оно включает следующие виды:
1. Тестирование удобства пользования (usability testing) – оценка, насколько система
удобна, понятна и привлекательна для пользователей. Проверяются:
• Эффективность – количество шагов и время, необходимые для выполнения операций.
309
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Правильность – количество ошибок, совершенных пользователем.
• Активизация памяти – насколько хорошо пользователь помнит работу в системе после
перерыва.
• Эмоциональная реакция – ощущения пользователя после завершения задач, степень
стресса.
2. Нагрузочное тестирование – это проверка работы системы под нагрузкой.
Необходимые действия:
• Измерение времени выполнения операций при определенной интенсивности выполнения этих операций.
• Определение количества пользователей, одновременно работающих с приложением.
• Определение границ приемлемой производительности при увеличении нагрузки.
• Исследование производительности на высоких, предельных, стрессовых нагрузках.
Метод Poka-yoke часто по-русски называют «защитой от дурака»
Есть специальный термин Poka-yoke, который возник в Японии.
Poka-yoke – это механизм или организация работы таким образом, что ее можно выполнить только одним правильным способом.
Автоматизация нагрузочного тестирования помогает сократить время и бюджет, обеспечивая тщательную проверку при пиковых нагрузках.
Нагрузочное тестирование проводится после функционального, и его целью является
установление пределов производительности и устойчивости системы.
Функциональное и нефункциональное тестирование, хотя и различаются по природе,
дополняют друг друга и являются необходимыми элементами процесса разработки ПО.
Эффективное тестирование обеспечивает надежность и удобство использования программного продукта.
Тестовые сценарии
Для интеграционного тестирования важно учесть все возможные условия, чтобы выявить
дефекты или подтвердить корректную работу функционала. Для этого аналитики составляют
тестовые кейсы, также известные как тестовые скрипты или сценарии.
Структура тест-кейса:
• Идентификатор: для удобной организации и навигации.
• Название: основная тема или идея тест-кейса.
• Предусловия: описание условий, которые должны быть выполнены перед началом теста.
• Шаги: последовательность действий для проведения теста.
• Ожидаемый результат: результат, который должен быть получен.
В отчетности по тестовым сценариям необходимо указывать результаты фактических
прогонов. Результаты показывают, есть ли замечания или ошибки, выявленные в ходе тестирования функционала.
310
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Во время тестирования проводится сравнение фактического и ожидаемого результата.
Если они не совпадают – фиксируется ошибка.
Тест-дизайн – это этап процесса тестирования ПО, на котором проектируются и создаются тестовые случаи (тест-кейсы), в соответствии с определенными ранее критериями качества и целями тестирования.
Методологии тест-дизайна:
• Эквивалентное разделение
• Анализ граничных значений
• Предугадывание ошибки
• Причина/Следствие
Рассмотрим эти техники тест-дизайна.
Эквивалентное разделение.
Эта методика позволяет минимизировать число тестов, не создавая сценарий для каждого возможного значения. Например, для тестирования функциональности приложения по
покупке товаров для взрослых, значения возраста разбиваются на несколько групп (0–18, 18–
50, 50–100 и т. д.). Для каждой группы выбирается одно значение – например, 5 для группы
0–18. Это позволяет протестировать, как система работает для различных групп значений.
Анализ граничных значений.
Метод основывается на предположении, что большинство ошибок возникает на границах
эквивалентных классов. Например, граничными значениями возраста могут быть 0, 1, 17, 18,
19, 49, 50, 51, 99, 100 и 101. Проверяя эти значения, можно выявить ошибки, возникающие
на границах.
Предугадывание ошибки.
Используя свои знания о системе, аналитик может предугадать, при каких входных условиях возможна ошибка. Например, необходимо проверить возможность ввода отрицательных
значений, дробных чисел, SQL-запросов и т. д.
Причина/Следствие.
Метод позволяет определить, сколько вариантов развития может быть у конкретного
функционала. Часто существуют два исхода – положительный и отрицательный. Рассматривая
все возможные исходы, можно создать качественные тестовые сценарии.
Перечисленные методики – это лишь часть существующих техник тест-дизайна, но их
применение помогает эффективно составлять тестовые сценарии и проводить качественное
тестирование.
Автоматизированное тестирование
Автоматизированное тестирование – это процесс использования программного
обеспечения для выполнения тестов, которые в противном случае проводились бы вручную.
Эта методология позволяет повысить эффективность, точность и покрытие тестирования программного обеспечения.
В автоматизированном тестировании обычно за основу тестов берутся пользовательские
истории (User Stories)
Разработка через поведение (Behavior-Driven Development, BDD) – это методология разработки программного обеспечения, которая объединяет принципы TDD (Test-Driven
Development) и DDD (Domain-Driven Design). Основная цель BDD – улучшить коммуникацию
311
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
между разработчиками, тестировщиками и другими заинтересованными сторонами путем четкого определения требований к поведению системы.
Основные аспекты BDD:
• Фокус на поведении: требования описываются как ожидаемое поведение системы.
• Использование естественного языка: сценарии поведения пишутся с использованием
простой и понятной лексики, обычно на английском языке.
• Коллаборация: все заинтересованные стороны участвуют в процессе написания сценариев, что повышает их вовлеченность и уменьшает недопонимание.
Gherkin – это специальный язык, используемый для написания описаний поведения в
BDD. Он позволяет создавать сценарии в легко читаемой форме, что делает их понятными для
всех участников процесса.
Gherkin использует формат Given-When-Then (Дан-Когда-Тогда) для описания сценариев:
– **Given (Дан)**: начальные условия.
– **When (Когда)**: действия, совершаемые пользователем.
– **Then (Тогда)**: ожидаемое поведение системы.
Пример сценария Gherkin:
Сценарий: Успешный вход в систему
Дан пользователь на странице входа
Когда пользователь вводит корректные логин и пароль
Тогда пользователь видит главную страницу
Таким образом, Gherkin помогает связать требования напрямую с тестами, обеспечивая
прозрачность и понятность задач для всех участников разработки. В том числе при помощи
Gherkin можно задавать тестовые сценарии.
Пример сценария в Vanessa ADD
Vanessa ADD (Automation Driven Development) – один из инструментов для автоматизированного тестирования приложений на платформе 1С: Предприятие. Этот инструмент позволяет создавать сценарии тестирования на понятном и доступном языке и обеспечивает их
автоматическое выполнение.
Особенности Vanessa ADD:
312
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
• Интеграция с 1С: Предприятие: позволяет тестировать широкий спектр функциональных возможностей прикладных решений 1С.
• Сценарное тестирование: Поддержка создания тестов на сценарном языке, что облегчает понимание и управление тестами.
Расширяемость и настройка: Возможность адаптировать инструмент под специфические
нужды проекта.
Vanessa ADD позволяет поднять уровень автоматизации и снизить затраты на тестирование, обеспечивая высокое качество выпускаемого программного обеспечения.
Автоматизированное тестирование является важным компонентом современного процесса разработки программного обеспечения. Пользовательские истории помогают лучше
понимать потребности пользующихся системой, BDD улучшает коммуникацию и структурирование требований через поведение, Gherkin предлагает удобный формат описания сценариев, а Vanessa ADD предоставляет мощные инструменты для тестирования на платформе 1С:
Предприятие. В совокупности эти методы и инструменты позволяют создать более качественные, надежные и удобные для пользователей программные решения.
Результаты тестирования
Процесс тестирования программного обеспечения имеет ключевое значение для обеспечения его качества и надежности. В данном обзоре рассмотрим категории выявленных ошибок, методы их обработки, а также влияние на итоговые клиентские процессы.
Результаты тестирования можно классифицировать следующим образом:
1. Соответствие требованиям
• Задача полностью соответствует требованиям заказчика и техническому заданию. Это
идеальная ситуация, свидетельствующая о высоком качестве разработки.
2. Выявленные ошибки и дефекты
• Ошибки в коде, допущенные разработчиками.
• Ошибки аналитиков при формулировке технического задания.
• Низкая производительность системы, требующая оптимизации кода, смены серверного
окружения или замены программного продукта.
3. Новые требования
• В процессе тестирования могут выявляться дополнительные потребности, не учтенные
в начальных требованиях. Аналитики фиксируют эти запросы и предлагают доработки, согласовывая их с заказчиком.
Категории выявленных ошибок:
• Критичные ошибки. Ошибки, блокирующие выполнение ключевых процессов. Например, если невозможность формирования документов отгрузки приводит к остановке транспортных операций и потерям скоропортящихся товаров. Эти ошибки требуют немедленной
правки до передачи функционала клиенту.
• Ошибки, влияющие на закрытие учетного периода. Ошибки, которые мешают завершению учетного цикла, такие как проблемы в обработке сторонних услуг. Исправление таких
ошибок желательно до передачи функционала, но в исключительных случаях возможно в течение месяца до завершения периода.
• Ошибки, увеличивающие трудозатраты. Ошибки, не влияющие на основную функциональность, но требующие дополнительных временных затрат, как например отсутствие авто313
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
матического подбора партий в документах отгрузки. Оценка этих ошибок проводится с целью
определения их влияния на производительность и удовлетворенность пользователей.
• Ошибки интерфейса. Ошибки, касающиеся только внешнего вида системы, такие как
некорректный цвет отчетов. Эти ошибки менее критичны и исправляются по мере необходимости.
Ошибки обрабатываются в зависимости от их критичности:
1. Необходимость исправления до передачи функционала клиенту:
2. Возможность исправления после передачи функционала:
Приоритеты исправления и сроки оговариваются с заказчиком или определяются внутренне, если заказчик не участвует в процессе. Все ошибки фиксируются и планируются для
поддержания стабильной и функциональной работы системы.
Приемка системы заказчиком
После завершения функциональных тестов и исправления критических ошибок, система
или отдельные ее процессы готовы к приемке заказчиком. Этот этап можно рассматривать
как внешнее тестирование, поскольку заказчик проверяет и тестирует разработанный функционал.
Приемка информационной системы заказчиком
Приемка информационной системы заказчиком
Приемка заказчиком может включать несколько этапов или видов тестирования:
1. Юнит-тестирование (ЮТ).
На этапе юнит-тестирования заказчику демонстрируются отдельные процессы или подпроцессы с учетом согласованных доработок. Заказчик назначает экспертов или ключевых
пользователей для приемки. Важно, чтобы на встречах присутствовали эксперты, чьи требования были реализованы. Аналитики готовят тестовые кейсы, примеры, справочники, настройки
и набор операций для демонстрации. Результаты фиксируются в тестовых кейсах и протоколах.
Преимущества:
• Раннее выявление соответствия доработок ожиданиям заказчика.
• Снижение рисков несоответствия функционала в процессе эксплуатации.
2. Интеграционное тестирование (ИТ).
Это фаза тестирования, при которой отдельные программные модули объединяются и
тестируются в комплексе по схеме бизнес-процессов. Важно, чтобы заказчик мог сам работать
в системе при поддержке аналитика.
3. Тест одного дня (ТОД).
ТОД представляет собой функциональное тестирование всей системы на полном объеме
операций за период времени (день, сутки или производственный цикл). В это тестирование
включаются все критические бизнес-процессы и интеграции. Обычные сотрудники заказчика
выполняют свою работу в новой системе.
314
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Цели:
• Проверка полноты функционала по критическим процессам.
• Управление рисками в основных процессах.
• Оценка готовности системы к запуску, подтверждение отсутствия ошибок, проверка
целостности процессов.
4. Опытная эксплуатация.
Этот этап позволяет проверить готовность системы к промышленному использованию.
Тестирование производится на реальных данных и бизнес-процессах в условиях, максимально
приближенных к рабочим.
Особенности:
• Позволяет проверить степень готовности системы к её промышленному использованию.
• Проводится на реальных данных бизнес-процессов в полном объеме, в условиях, максимально приближенным к рабочим.
• Проверяется корректность обработки данных в реальных условиях дальнейшей эксплуатации системы.
• Проводится на большем промежутке времени, чем ТОД (от 1–2 дней до 1 месяца).
• Проводится не на каждом проекте.
• Работа в отдельной базе с реальными данными, операции ведутся параллельно и в старой системе и в новой.
Тестирование программного продукта играет важную роль в обеспечении его высокого
качества и надежности. Оно помогает выявить дефекты, улучшить систему и предотвратить
возможные проблемы. Это приводит к повышению удовлетворенности пользователей, оптимизации производительности и снижению рисков.
После опытной эксплуатации начинается полноценная работа в информационной
системе, а значит проект внедрения программного продуктаможно считать завершенным.
Случай из практики
Напоследок приведём историю, уже не связанную с темой, а скорее просто как забавный
случай из области ИТ.
Во времена, когда облачные технологии ещё только тестировали, а мы свои сервера перевели уже полностью в «облака», произошёл курьёзный случай.
Думаю, ни для кого не секрет, что наши «компетентные органы» иногда занимаются
самоуправством. А в те времена приход проверки в офис был совсем не новостью.
Так вот как-то раз к нам в офис нагрянули сотрудники ОБЭП.
315
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
К одному из наших ключевых руководителей подходит представитель органов и интересуется:
– А скажите-ка нам, пожалуйста, где у вас тут сервер расположен?
Тот быстро сообразил, что надо делать, и показывает на старый, особо не нужный
компьютер, расположенный в углу комнаты:
– Да вон он стоит!
Ну представители власти, недолго думая, берут и конфискуют его. Просто уносят
системный блок, заявляя, что он пройдёт тщательную проверку.
Вроде ушли…
Но проходит 10 минут, и «бравые ребята» возвращаются!
– Вы что же, думаете – мы дураки? Где ключ защиты от программы 1С? Его на сервере
нет!
Отдали им какой-то ненужный ключ и отправили восвояси…
После этого мы полностью убедились в том, что хранение баз данных в «облаках» имеет
массу преимуществ.
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
Возьмите ТЗ на доработку ПО, которое вы писали ранее (если по какой-то причине его
не выполняли, то найдите в Интернете любое готовое ТЗ).
Составьте План функционального тестирования этой доработки согласно рекомендациям. План тестирования одновременно служит инструкцией для тестирования тестировщику.
Не забывайте, что план – это не список задач. Важно не только что делать, но и когда
делать, кто будет это делать и какие результаты мы должны проверить на соответствие заявленным.
316
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Рекомендуемые курсы и книги по данному разделу
1. «Курс Аналитика 1С» от CORS Academy, если вы собираетесь автоматизировать бизнес-процессы на базе 1С.
2. Курс «Практика управления проектами внедрения 1С» от CORS Academy.
3. Онлайн-тренинг «Инструменты управления проектами» от CORS Academy.
4. Онлайн-тренинг «Пишем устав проекта» от CORS Academy.
5. Онлайн-тренинг «Документация на IT проектах» от CORS Academy.
6. Онлайн-тренинг «IT проекты без конфликтов» от CORS Academy.
7. Онлайн-тренинг «Технологии предпроектного обследования» от CORS Academy.
8. Онлайн-тренинг «Пишем ТЗ» от CORS Academy.
9. Онлайн-тренинг «Оценка задач» от CORS Academy.
10. Онлайн-тренинг «Организация Service Desk по ITSM. Практики ITIL. Разработка
SLA» от CORS Academy.
11. Своды знаний PMBOK и SWEBOK от CORS Academy.
317
И. Отькало. «Автоматизация бизнес-процессов»
Заключение
Вот вы и перевернули последнюю страницу книги.
Мы не сомневаемся, что вы узнали что-то новое в области автоматизации бизнес-процессов. А может, и приняли решение погрузиться в профессию.
Если хотите более глубоко изучить тему, приходите к нам на наш курс аналитика 1С, а
также другие курсы и тренинги нашей CORS Academy!
Вступайте в наш CORS Клуб!
А корпоративных клиентов может заинтересовать CORS Платформа.
Ну и, конечно, присоединяйтесь к нашим сообществам, пообщаемся:
• АБП, "Автоматизация бизнес-процессов"
• "CIO", сообщество ИТ руководителей:
• "Руководители 1С: Франчайзи"
Вы их легко найдете в Telegram.
Будем рады увидеться с вами снова, до скорых встреч!
318