Выпускная квалификационная работа: Совершенствование документационного обеспечения управления

Образовательная автономная некоммерческая организация
высшего образования
«МОСКОВСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ»
Программа
СПО по
профессии
080203.01
38.01.0
1
Оператор диспетчерской (производственнодиспетчерской) службы
(код)
(наименование)
ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
на тему
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ ООО РГ АСК
Обучающийся
_____________
(Ф.И.О. полностью)
подпись
(Ф.И.О. полностью)
_____________
подпись
Руководитель
МОСКВА 2024 г.
Образовательная автономная некоммерческая организация
высшего образования
«МОСКОВСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ»
ЗАДАНИЕ
на выпускную квалификационную работу
обучающийся Межулева Анастасия Алексеевна
1. Тема: СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
В
ОРГАНИЗАЦИИ ООО РГ АСК.
2. Срок сдачи обучающимся законченной работы «___» ___________ 20___ г.
3. Исходные данные к выпускной квалификационной работе: научная и учебная
литература, интернет ресурсы.
4. Содержание выпускной квалификационной работы (перечень подлежащих разработке
вопросов):
ВВЕДЕНИЕ
Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ОРГАНИЗАЦИИ
1.1. Сущность и факторы развития документационного обеспечения организации
1.2. Документационное обеспечение в условиях цифровизации
Глава 2. СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ В ООО «РГ АСК»
2.1. Организационно-экономическая характеристика ООО «РГ АСК»
2.2. Анализ документационного обеспечения управления в ООО «РГ АСК»
2.3. Мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения управления с
учетом цифровизации
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Дата выдачи задания __.__.202__
Задание принял (дата) __.__.202__
Подпись руководителя ____________
Подпись обучающегося____________
2
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
4
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
7
1.1. Сущность и факторы развития документационного обеспечения
организации
7
1.2. Документационное обеспечение в условиях цифровизации
17
ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «РГ АСК»
27
2.1. Организационно-экономическая характеристика ООО «РГ АСК»
27
2.2. Анализ документационного обеспечения управления в ООО «РГ АСК» 34
2.3. Мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения
управления с учетом цифровизации
43
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
55
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
58
3
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время в своей деятельности каждая организация
сталкивается
с
различной
документацией,
без
которой
становится
невозможным ее эффективное функционирование. В связи с этим можно
отметить,
что
документационное
обеспечение
управления
(ДОУ)
представляет собой одно из наиболее важных направлений деятельности,
посредством которого осуществляется поддержание конкурентоспособности
компании, а также усиление ее положение на рынке.
Документационное обеспечение управления является неотъемлемой
частью процесса успешного управления процессами, которые имеют место в
различных организациях. Основой управления является информация об
объекте контроля, которая представлена в различного рода документах и
выступает в качестве основы при принятии управленческих решений.
Документационное обеспечение и управление находятся в тесной связи, так
как первое не может возникать без второго, при этом существование
управления также является возможным только в том случае, если реализован
определенный порядок обработки документации.
В настоящее время предъявляются определенные требования к тому,
каким образом должен быть организован процесс ДОУ. Так данный процесс
должен представлять собой единый комплекс, в рамках которого определен
общий порядок работы с документами, начиная с момента их создания или
получения и заканчивая процессом их архивирования или же уничтожения,
если
это
требуется
Документационное
эффективного
в
соответствие
обеспечение
средства
для
с
установленным
порядком.
в
качестве
достаточно
контроля
исполнения
выступает
организации
управленческих решений, также его следует рассматривать как инструмент,
при помощи которого ведется делопроизводство в организации и решаются
разного рода вопросы, связанные с обработкой документов.
4
Цифровизация общества, которая идет активными темпами в настоящее
время, оказывает также существенное влияние на деятельность компаний, в
том числе этом изменения затрагивают и документационное обеспечение.
Отмечается, что в настоящее время усиливается роль ДОУ в процессе
формирования единого информационного пространства предприятия. Все это
приводит к необходимости проведения дополнительных исследования
эффективности системы ДОУ на предприятии, выделении потенциальных
направлений для развития и формирования методических рекомендаций.
Однако, стоит отметить, что большинство компаний не уделяют
должного внимания исследованию системы ДОУ, которая у них используется.
Это позволяет говорить о том, что исследование системы ДОУ на предприятии
и выделение направлений для ее совершенствования является актуальным, так
как если данные процессы в организации построены с определенными
недостатками, то это может стать причиной ряда трудностей как в рамках
управленческой деятельности, так и при функционировании организации в
целом. В связи с этим можно говорить об актуальности исследования
особенностей построения документационного обеспечения в компании.
Устранение имеющихся недостатков в ДОУ способствует повышению
эффективности деятельности предприятия.
Объект исследования — система
документационного обеспечения
управления в организации.
Предмет
исследования
—
направления
совершенствования
документационного обеспечения управления в организации ООО «РГ АСК».
Цель
исследования
совершенствования
—
выявить
документационного
возможные
обеспечения
направления
управления
в
организации ООО «РГ АСК» и разработать рекомендации по повышению
эффективности данной деятельности.
Задачи исследования:
5
1. Рассмотреть сущность и факторы развития документационного
обеспечения организации
2. Выделить особенности документационного обеспечения в условиях
цифровизации.
3. Изучить организационно-экономическую характеристику ООО «РГ
АСК»
4. Провести анализ документационного обеспечения управления в ООО
«РГ АСК»
5. Разработать мероприятия по совершенствованию документационного
обеспечения управления с учетом цифровизации.
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из
введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.
6
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
1.1. Сущность и факторы развития документационного
обеспечения организации
Под документационным обеспечением следует понимать такой процесс,
в рамках которого проводится создания и организация работы документов,
необходимых для того, чтобы предприятие успешно функционировало.
Данный аспект является достаточно важным для деятельности каждой
организации ввиду того, что он включает в себя процессы, связанные с
составлением и принятием необходимых для принятия управленческих
решений документов
деятельности
В таких документах отражаются различные аспекты
компании,
ее
финансовые
результаты,
управленческая
деятельность и т. д. [1].
В научной литературе не представлено единого подхода к пониманию
документационного обеспечения. Кроме того, имеют место разногласия среди
исследователей относительно того, как следует понимать рассматриваемый
процесс и его составляющих. К примеру, ряд ученых отмечают, что понятия
документационное
обеспечение
и
делопроизводство
являются
тождественными. Однако подобное мнение можно считать ошибочным так
как между данными понятиями имеется ряд различий. Так понятие
делопроизводство чаще всего применяется в том случае, когда описывается
организация и методы работы с документами. В то же время в
документационном обеспечении акцент делается на информационнотехнологическом аспекте, который имеет место в современной системе работы
с документами. Также сюда можно отнести изучение особенностей
использования информационных технологий в данной сфере. При этом также
стоит отметить, что документационное обеспечение управления не только
7
процесс создания документов, но и организацию деятельности, связанной с их
обработкой, такой как документооборот, хранение и использования
документации для решения вопросов компании.
Согласно
управления
ГОСТу
(ДОУ)
Р
51141-98,
включает
в
документационное
себя
создание
обеспечение
документов
или
документирование, то есть фиксацию информации на различных носителях в
соответствии с установленными правилами, которые определены в правовых
актах и нормативно-методических документах. В качестве результатов
данного процесса выступает создание документа, то есть запись информации
на различных носителях с применением специальных реквизитов, при помощи
которых можно ее идентифицировать.
Таким образом, анализ научной литературы позволил выделить
несколько составных элементов ДОУ, среди которых отмечаются:
- документирование деятельности;
- организация работы с официальными документами.
Данные элементы находятся в тесной взаимосвязи друг с другом и
позволяют построить систему работы с документацией. При этом, необходимо
отметить, что для успешного функционирования ДОУ в компании необходимо
наличие
каждого
из
обозначенных
элементов
и
их
совместное
функционирования.
В качестве основных функций, которые реализуются посредством
документационного
обеспечения
можно
обозначить
осуществление
следующих видов работ с документами:
- приём, регистрация и распределение документов по исполнителям;
- оформление и отправка исходящих документов;
- изготовление и размножение документов;
- контроль над сроками исполнения документов;
- хранение документов;
8
- методическое руководство для всех подразделений организации по
вопросам постановки делопроизводства;
- повышение квалификации персонала по делопроизводству в
соответствии с инновационными технологиями.
Ввиду того, что документы имеют важное значение для успешного
функционирования организации, а работа с ними является значимым
элементом управленческой системы [1]. Ввиду того, что документационное
обеспечение выступает в качестве основного процесса обработки документов,
то следует рассмотреть его составляющие, такие как объект, предмет, а также
цель.
Под объектом ДОУ чаще всего понимается как отдельный документ, так
и совокупность документации, которая используется в организации.
Предмет ДОУ можно определить как процесс документирования,
документооборота,
а
также
организации
оперативного
хранения
и
использование документов в процессе функционирования организации
согласно требованиям, закрепленным в нормативных документах.
В качестве основной цели ДОУ следует отметить организацию
рациональной и оперативной работы с документами в организации, а также
оптимизацию данного процесса.
Для того, чтобы документационное обеспечение в организации могло в
полной мере реализовать поставленную перед ним цель, необходимо
соблюдение ряда принципов при его организации. Среди основных принципов
в научной литературе выделяются следующие:
- легитимность (нормативность),
- юридическая ответственность,
- системно-правовой,
- информационное обеспечение,
-
использование
инновационных
документов.
9
документов
для
сохранения
Для того, чтобы документационное обеспечение могло успешно
функционировать в организации должна быть разработана система норм,
методов и правил работы с документацией. Кроме того, определенные виды
документов следует стандартизировать и унифицировать, что будет
способствовать устранению возможности возникновения ошибок при
создании документов, а также позволит сократить временные затраты на
осуществление данного процесса.
В целом процесс ДОУ можно разбить на ряд основных этапов, которые
позволяют в полной мере реализовать работу с документами предприятия:
– движение документов предприятия в соответствии с графиком
документооборота;
– контроль за исполнением документов;
– оперативное хранение и подготовка документов к передаче в архив,
хранение документов в архиве [32].
Для более детального понимания данного процесса следует рассмотреть
подробнее каждый из выделенных этапов.
На начальном этапе работы с документами осуществляется их создание
или получение от других источников. Стоит отметить, что важным условием
для
успешного
функционирования
процесса
является
своевременная
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов организации.
При поступлении документов в компанию, ответственный специалист
проводит первичную проверку их соответствию определенным в нормативных
источниках условиям. В случае, если все условия соблюдены, то документ
регистрируется
и передается
исполнителю. В случае
несоблюдения
необходимых требований документ возвращается отправителю [18].
В целом можно следующим образом описать процесс проведения
обработки документов при их поступлении в организацию: проверка
целостности упаковки, комплектности документов и правильности указания
10
всех необходимых данных. Далее проводится распределение документов в
зависимости от сроков их исполнения, ответственных лиц и т.д.
Для регистрации документов необходимо присвоить им специальных
код и обозначить его на регистрационном штампе, который проставляется на
документе. Такой штамп содержит информацию о компании, а также номер
документа. Также следует проводить отдельный учет входящей документации
и той, которая была создана непосредственно в организации.
После проведения процедуры регистрации документ передается к
исполнению в то структурное подразделение, в чье ведение входят данные
обязанности. По правилам, доведение документов до исполнителя должно
осуществляться в тот де день, когда они поступили в организацию. При этом
предъявляются требованию к исполнению документов, контроль которого
осуществляется руководителем структурного подразделения, в которое был
передан данный документ [21].
Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой
информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование
руководителями подразделения (при наличии необходимости), а также
представление на подписание (утверждение) руководством.
Для того чтобы повысить эффективность работы предприятия
необходимо совершенствовать систему документационного обеспечения
управления [3]. В связи с этим основными принципами ДОУ становятся:
• высокое качество документов;
• оптимальность ДОУ (целесообразность документов, недопустимость
их многократного дублирования и т. д);
• оперативность в составлении и прохождении документов.
Успешной реализации данных принципов способствуют следующие
организационные меры:
• внедрение компьютерных сетей и современных сетевых технологий;
11
• распределение обязанностей между сотрудниками предприятия;
оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий
компьютерами и современной оргтехникой.
В каждой компании есть свои особенности в системе ДОУ. Правильная
организация работы с документами позволяет предприятию эффективно
функционировать и развиваться в целом. Документооборот - это способ
управления организацией, который включает в себя регистрацию, передачу и
хранение информации о состоянии компании и управляющих воздействий на
ее изменение.
Как правило, работу с документами в организации осуществляет
кадровая служба или служба делопроизводства. В должностной инструкции
специалиста по делопроизводству должна содержатся информация о целях,
задачах, зоне ответственности, а также порядке его взаимодействия с
исполнителями.
Служба документооборота в малой компании отличается от службы в
крупной компании меньшим объемом документов. В малой компании работа
с документами организуется централизованно. При этом в основном
документационное обеспечение осуществляется в организациях посредством
выделения в организационной структуре компании специальной службы.
Служба
документации
организации
(ДОУ)
-
это
отдельное
подразделение, которое занимается организацией и обеспечением документов
для управления организацией. Она отвечает за прием, учет, исполнение,
отправку, хранение и контроль документов, а также предоставляет
информацию и справочную работу для управленческих структур организации.
В своей деятельности службы документационного обеспечения
управления
руководствуются
законами,
указами,
постановлениями
правительства, приказами и распоряжениями руководства, положениями о
службе, ЕГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов,
инструкцией по делопроизводству данного учреждения, должностными
12
инструкциями работников службы, ГОСТами на унифицированные системы
документации»
К функциям службы документационного обеспечения учреждений
относится не только организация документооборота учреждения, но также и
учет и контроль за их исполнением.
Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач
при разработке автоматизированных информационных систем для работы с
документами, а также принимает участие в обеспечении режима доступа к
информации и ее защите, совершенствовании работы с документацией.
Служба ДОУ осуществляет в рамках своих полномочий следующие
задачи:
-
обеспечивает
документационное
управление
деятельностью
организации;
- организовывает работу с документами внутри организации;
- занимается учетом и совершенствованием процедур работы с
документами.
Функции ДОУ
- разработка и проектирование бланков, обеспечение их изготовления
-
обеспечение
изготовления
документов,
их
копирования
и
тиражирования
- обеспечение контроля качества подготовки и оформление документов,
соблюдение установленной процедуры согласия и удостоверение документов.
В том случае, когда речь идет о небольших организациях с маленькой
численностью сотрудников создание специального отдела ДОУ является
проблематичным и экономически неэффективным. В этом случае обязанности
по работе с документами возлагаются на одного из специалистов компании.
Если при таком возложении обязанностей не были в полной мере проработаны
бизнес-процессы, то может возникнуть такая ситуация, когда необходимость
обработки документов негативным образом влияет на то, как сотрудник
13
выполняет свои должностные обязанности. Часто работа с документами
требует больших временных затрат, в связи с чем постоянно возникает
потребность
в
оптимизации
данного
процесса
и
повышения
его
эффективности.
В организации используются различные виды документов, которые
имеют свои особенности создания и обработки. Рассмотрим основные из них.
Документы, которые создаются и используются в управленческой
деятельности, относятся к организационно-распорядительным документам.
Данные документы имеют схожие функции, выполняемые на различных
предприятиях, поэтому они оформляются одинаковым способом на
предприятиях различных форм собственности вне зависимости от сферы их
деятельности
Документы, которые создаются или поступают на предприятие,
перемещаются,
образуя
документопотоки.
Документопотоки
можно
классифицировать по месту создания и использования документов (входящие,
исходящие, внутренние), а также по направлению движения (вертикальные,
горизонтальные) и т.д
В основе процесса управления документопотоков на предприятии лежит
документооборот под которым следует понимать тот путь, который проходят
документы с момента их появления в организации и до их исполнения и
передачи адресатам. Движение документов в организации осуществляется в
рамках ряда этапов, образующий в совокупности жизненный путь документов.
В настоящее время проблема документационного обеспечения и его
составляющих в рамках организации становится все более актуальной.
Подобная ситуация связана с активной информатизацией процессов в
компании. При этом можно выделить ряд проблем, с которыми сталкиваются
многие современные организации в данном вопросе:
-
низкая
эффективность
организации
работы
с
управлением
документами, а также в целом с информационными ресурсами компании;
14
- применение в организации таких методик обработки и хранения
информации, которые являются устаревшими;
- неэффективная организация системы архивного хранения документов
организации, отсутствие контроля за сроком хранения документации;
- недостаточно внимание к кадровому обеспечению ДОУ в организации,
отсутствие регламентов работы специалистов ДОУ.
Несмотря на то, что сегодня принято говорить об автоматизации и
информатизации учета и документооборота, все-таки на сегодняшний день
автоматизация носит случайный и не поддающийся управлению характер.
Главными направлениями, к которым применимо такое описание являются
следующие:
- разработка нормативно-методических основ, принципов и правил
документирования;
- стандартизация и унификация документов;
-
обеспечение
документационной
безопасности
и
сохранности
конфиденциальных данных и другие [2].
Анализ текущей ситуации, а также нормативных требований и научной
литературы позволил выделить ряд проблем, которые в настоящее время
имеют место относительно организации системы документационного
обеспечения на коммерческих предприятиях:
- несовершенство законодательного регулирования документооборота и
необходимость закона о документации (закон о документации позволит
закрепить общие принципы и существенные положения документационного
обеспечения, установит правила ведения документации организациями,
формы и способы документирования и т.д.);
- необходимость разработки государственных нормативно-правовых
актов (это позволит устанавливать стандарты и правила делопроизводства,
документации и меры ответственности за нарушение стандартов);
15
- необходимость внедрения стандартов (необходимо для установления
единых образцов заполнения документации и унификации элементов
оформления документации, что позволит создать упростить автоматизацию,
хранение и передачу документации [28].
От того, каким образом в компании организована система работы с
документами
также
зависит
эффективности
деятельности
аппарата
управления организацией и культура труда ее сотрудников. Грамотное
ведение
документации
способствует
успешности
управленческой
деятельности предприятия, так как при принятии решений важное значение
имеет своевременная, корректная и полная информация, которая в
значительном объеме содержится в документации компании.
В настоящее время активно ведется процесс цифровизации системы
управления документами, однако по прежнему на предприятиях сохраняются
характерны для традиционной системы документооборота элементы. Такое
положение дел в основном характерно для малых предприятий, у который не
слишком большой объем работы и документации. При этом, несмотря на то,
что традиционная система работы с документами функционирует в течение
достаточно длительного периода, она по прежнему имеет большое количество
недостатков, которые становятся все более видимыми в условиях цифровой
трансформации данной сферы
Можно выделить ряд общих проблем, для тех организаций, где работа с
документами ведется традиционным способом:
- документы теряются;
- накапливается множество документов, назначение и источники
которых неясны;
- документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
- тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и
формирование тематической подборки документов;
16
- создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и
копирование документов тратиться немало средств;
- на подготовку и согласование документов тратится много времени.
Таким образом, документационное обеспечение является достаточно
важной частью
работы любой компании. Это создание документов
различного назначения, а также построение процесса работы с ними в рамках
организационных процессов компании. В ходе анализа научной литературы
были выделены особенности документационного обеспечения, а также
составляющие данного процесса. Документационное обеспечение состоит из
двух основных компонентов: документирования деятельности и организации
работы с официальными документами. Обе эти составляющие необходимы
для эффективной системы делопроизводства и должны функционировать
вместе.
1.2. Документационное обеспечение в условиях
цифровизации
Новые цифровые технологии, которые являются технологической
основой и средством реализации задач цифровой экономики, с одной стороны
предоставляют специалистам всех отраслей и простым гражданам новые
возможности, гораздо более существенные, чем «традиционные» технологии,
однако, с другой стороны, накладывают новые ограничения и требования, т.к.
не могут быть реализованы без соблюдения ряда существенных требований, в
том числе, чисто технического характера.
Влияние
цифровых
технологий
также
затронуло
сферу
делопроизводства. В современных компаниях использование электронного
документооборота стало необходимостью, так как это позволяет ускорить
процессы производства, сделать компании более прозрачными и повысить
эффективность управления. Внедрение такой системы имеет прямой
17
положительный эффект, включающий в себя экономию рабочего времени
сотрудников и средств на материалы.
Российская государственная политика последних лет в области
информационных
технологий
способствовала
развитию
сферы
документационного обеспечения управления. Сегодня в России все
коммерческие структуры, а также государственные органы как на
федеральном, так и на региональном уровнях перешли на использование
систем, позволяющих автоматизировать ведение делопроизводства на всех его
стадиях: от момента создания документа до его списания в архив. Такой
массовый переход означает, что уже ни у кого не вызывает сомнений тот факт,
что автоматизированные системы управления документами позволяют
упростить доступ ко всем документам и необходимым данным, обеспечить их
надежное хранение, а также достичь более высокого уровня эффективности
управленческой деятельности в современном мире технологий и передовых
коммуникаций [22].
С другой стороны, появляется потребность в разработке таких систем
или модернизации действующих. И здесь мы уже говорим о необходимости
создания и использования не только локальных автоматизированных систем
документооборота, которые превалируют на российском рынке, но и об
использовании облачных систем. Облачные системы позволяют получить
доступ к документам из любого места, если есть подключение к Интернету;
обеспечить возможность совместной работы с документами; повысить
эффективность благодаря таким функциям, как поиск по ключевым словам и
интеллектуальное распознавание текста документа.
Использование цифровой технологии в ДОУ позволяет сократить время
на поиск информации и отслеживание перемещения документов, что
уменьшает риск потери важных документов. Это также повышает
эффективность обработки документов, позволяет работать удаленно с
помощью электронного доступа и коммуникаций, а также создает
18
дополнительные копии файлов, что исключает возможность полной потери
документа.
Электронный документооборот является технологией, обеспечивающий
жизненный цикл документа электронными средствами. Кроме того, с
юридической
точки
зрения
понятие
электронного
документооборота
отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит
легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила)
электронных
документов.
информационных
Поэтому,
технологий,
наряду
важную
роль
с
совершенствованием
в
процессе
создания
инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его
законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным,
создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса
документа. Электронный документооборот включает в себя создание,
обработку,
передачу,
учет
и
хранение
информации
документов
осуществляющих на основе использования электронно-вычислительных сетей
[31].
В
России
создается
цифровая
экономика
и
инструменты,
ее
обеспечивающие, — правовые основы для регулирования отношений в ней.
Так, в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации
внесен законопроект (подготовленный депутатами В. Володиным и П.
Крашенинниковым), вводящий в Гражданский кодекс Российской Федерации
цифровые права в число объектов гражданских прав (предлагается ввести в
гражданский оборот такие категории, как «цифровое право», «цифровые
права», включая защиту прав участников виртуальных сделок).
Так, в Стратегии развития информационного общества в Российской
Федерации на 2017—2030 годы (далее — Стратегия)1 одними из основных
задач применения информационных технологий в сфере взаимодействия
государства и бизнеса, формирования новой технологической основы в
экономике являются:
19
—
продвижение
проектов
по
внедрению
электронного
документооборота в организациях, создание условий для повышения доверия
к
электронным
документам,
осуществление
в
электронной
форме
идентификации и аутентификации участников правоотношений (подп. г п. 4);
—
создание
электронной
системы
представления
субъектами
хозяйственной деятельности отчетности в органы государственной власти РФ
и органы местного самоуправления, а также сохранение возможности
предоставления документов традиционным способом (подп. ж п. 41);
— развитие трансграничного информационного взаимодействия, в том
числе обеспечение трансграничного пространства доверия к электронной
подписи (подп. л п. 41).
Эффективность внедрения системы электронного документооборота
определяется
как
единое
повышение
исполнительской
дисциплины,
обеспечение удобного доступа к документам и заданиям лицам, которые
находятся
вне
компании,
кроме
того
возможность
мониторинга
загруженности работников.
Электронный документооборот выступает в качестве одной из наиболее
важных составляющих процесса цифровой трансформации бизнеса на
современном этапе. Внедрение системы электронного документооборота
(СЭД) способствует повышению эффективности данной деятельности. Так
процессы работы с документами становятся более быстрыми и прозрачными,
обеспечивается безопасность ведения документации компании и защита
документов от несанкционированного доступа к важной и конфиденциальной
информации. Кроме того, повышению эффективности деятельности компании
способствует создание единого информационного пространства для всех
сотрудников, что позволяет быстро обмениваться информацией, получать и
обрабатывать документы, находить сведения в архивной документации в
короткие сроки. Не менее важным пунктом является повышение контроля за
движением и исполнением документов, возможность отслеживать путь
20
документа, сроки его исполнения, а также ответственных лиц и вовремя
проводить мероприятия по снижению вероятности неисполнения или потери
документов.
Многие исследователи в настоящее время рассматривают особенности
цифровизации
документационного
обеспечения
и
анализируют
эффективности использования современных технологий в данном процессе.
Например, А. Н. Бисултанов и М. Ш. Баснукаев интерпретируют цифровой
документооборот как инновационный способ организации документооборота.
Авторы считают, что реализация на практике нового способа организации
документооборота, в основе которого лежит блокчейн-технология цифрового
документооборота, является необходимостью в условиях напряженной
экономико-политической ситуации, неблагоприятного налогового климата,
роста налоговой преступности и увеличения нагрузки кание, обработку и
хранение информации в условиях децентрализованной системы на основе
технологии блокчейн с применением совокупности автоматизированных
процессов, в том числе автоматизацию исполнения прав и обязательств
заключенных смарт-контрактов [4, с. 34] к на субъектов бизнеса, так и на
контролирующие организации.
В отличие от традиционной формы обработки документов, при
цифровой форме взаимодействия юридически значимый электронный
документооборот и однократность ввода документа обеспечиваются между
любыми двумя (и более) контрагентами с применением электронной подписи,
базирующимися
на
единых
инфраструктурных,
технологических
и
методологических решениях [33].
По мнению С. Н. Сергеева, жизненный цикл документа при цифровом
документообороте должен обеспечиваться с учетом следующих требований:
– с момента своего появления электронный документ имеет
машиночитаемую
форму
и
вносится
автоматически;
21
в
информационные
системы
– движение документа и факт его передачи фиксируются в метаданных
и усиливаются меткой времени;
– соблюдаются строгие требования по криптографической защите и
подтверждению полномочий подписывающих лиц;
– обеспечивается возможность архивного хранения электронных
документов
органов
государственной
власти,
завершенных
делопроизводством, с сохранением их юридической силы;
– документ может быть передан по запросу в форме, пригодной для
контрольного органа, суда и т. п [33].
Описанная
проблема была исследована
аналитиками компании
«Кейсистемс-Безопасность». Результаты такой работы на сегодняшний день
доступны в виде специализированного программного продукта под названием
«Модуль цифрового документооборота». Данный продукт представляет собой
комплекс сервисных компонентов (рис. 1), базирующихся на единых
инфраструктурных, технологических и методологических платформах [24].
Отмечается, что внесение изменений и модернизация системы
документационного обеспечения в настоящее время выступает в качестве
важной части стратегического развития как коммерческих компаний, так и
государственных организаций. Кроме того, успешный ввод новых технологий
в данный процесс способствует повышению эффективности реализации
мероприятий в рамках цифровой трансформации современного общества.
Также отмечается, что цифровизация процесса работы с документами
положительным образом скажется и на результативности компании, позволит
снизить финансовые затраты на обеспечение её деятельности и перейти на
новый уровень предоставления продуктов или услуг. При этом в настоящее
время выделены определенные задачи, которые должны быть реализованы в
рамках перехода к системе цифровой обработки документации (рисунок 1).
22
Рисунок 1 - Основные задачи перехода к цифровому обмену и хранению
документов
В информационных системах указанные компоненты направлены на
решение задач для достижения экономического или управленческого
эффектов через оптимизацию процессов.
В
Российской
Федерации
большинство
фирм
привыкли
к
использованию электронного метода документирования управления, так как
оно экономичнее во времени, просто в использовании и в некотором роде
может подвергаться «плагиату» отдельных актов, приказов и распоряжений
для упрощения документотворчества. В перспективе Россия планирует
перейти на использование блокчейн-платформ, но, к сожалению, сам процесс
будет проходить медленно по сравнению с глобальным рынком. Это
обуславливается множеством барьеров для внедрения данной технологии, в
особенности с юридической точки зрения. Федеральный закон в данном
вопросе еще не установил нормы и правила, потому особенности заполнения
электронной
документации
переносится
23
на
смарт-контракты
до
неопределенного срока. Несмотря на эти нерешенные организационные
вопросы, компании и внутри страны, и за ее пределами активно используют
блокчейн в сфере документации.
Ввиду того, что данный процесс затрагивает многие сферы и относится
к важному направлению функционирования как государственных, так и
коммерческих организаций, можно высказать предположение о том, что в
законодательстве также в ближайшие годы произойдут определенные
изменения, направленные на решение обозначенной выше проблемы. Это в
конечном итоге будет способствовать повышению эффективности ДОУ за
счет
внедрения
современных
разработок
и
применения
новейших
информационных технологий.
Электронный документооборот получил широкое распространение,
однако приобретает особую популярность новейшая форма ДОУ - блокчейн.
Блокчейн - платформа, известная тем, что является основной для криптовалют,
однако современное ее применение не настолько ограничено.
Блокчейн (от англ. blockchain - «цепочка из блоков») - технология
децентрализованного хранения информации, состоящей из цепочки блоков,
хранящей определенные данные и записи [11]. Цепочки не сообщены с одним
общим сервером, что определяет высокую степень защиты информации
шифрованием. Используя данные технологии, были созданы смарт-контракты
- короткие акты, передающиеся на основе блокчейна, хорошо защищаемые ею
и гарантирующие их исполнение. В виде смарт-контракта можно представить
любой документ, используемый предприятиями при внешних и внутренних
отношениях. Отсюда следует, что ограничения ДОУ, накладываемые при
создании приказов, распоряжений и иных актов, действовали также на
блокчейн. Однако, следует быть внимательным при его создании, так как
существует ряд недостатков использования данного метода документооборота
[20]:
24
1) записанный смарт-контракт не подлежит изменениям, благодаря
специфике платформы и ее защиты;
2) отсутствие правового регулирования;
3) смарт-контракт существует только в среде блокчейна, из-за чего его
потенциалом могут пользоваться 1Т-компании и стартапы;
4) сложность в интеграции с реальными объектами мира, с которыми он
должен взаимодействовать. По этой причине в основном используется пока
что в сфере исполнения обязательств, которые можно отследить с помощью
автоматизированных систем. Но многие влиятельные компании видят, что в
перспективе данный недостаток будет устранен, как и остальные.
Несмотря на значительные упущения систем смарт-контрактов, у них
все же есть некоторые преимущества [29]:
- экономия издержек за счет отсутствия посредников при проведении
коммерческих операций;
- вышеупомянутая безопасность системы;
-
повышенная
скорость
обработки
документов
за
счет
автоматизированных систем;
- подтверждение права собственности на контракт самостоятельно
выгружаемой организацией;
- исключение «человеческого фактора».
В сравнении с данной «сырой» системой, наоборот, получающей
положительные отзывы, электронный документооборот выглядит намного
целостнее и полнее. Тем не менее последний в свою очередь может
подвергаться мошенническим операциям, которые ставят предприятие в
небезопасное положение, на ряду с влиянием человеческого фактора.
Таким образом, развитие цифровых технологий оказало значительное
влияние и на сферу делопроизводства. Современные компании не могут
обойтись без использования электронного документооборота, который
позволяет ускорить производственные процессы, сделать работу компании
25
более прозрачной и эффективной. Внедрение такой системы имеет множество
преимуществ, включая экономию времени и средств, а также повышение
эффективности управления.
Использование цифровых технологий в ДОУ позволяет сократить время
на поиск информации и отслеживание перемещения документов, что снижает
риск потери важных документов. Это также улучшает обработку документов,
позволяет работать удаленно и создавать дополнительные копии файлов, что
предотвращает полную потерю документа. При этом, в современной цифровой
экономике предприятия, не использующие платформенные структуры, будут
постепенно терять свою конкурентоспособность и прибыль. Чтобы избежать
этого, необходимо уже сейчас начать внедрять платформенные структуры
цифровизации для улучшения технологических процессов.
26
ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
В ООО «РГ АСК»
2.1. Организационно-экономическая характеристика ООО
«РГ АСК»
Компания Общество с ограниченной ответственностью рекламная
группа «АСК». Рекламная группа «АСК» существует на рынке рекламных
услуг с 2014 года. Адрес компании: Республика Хакасия, г. Абакан, ул.
Бограда, д. 118
Виды деятельности по ОКВЭД,
Основной вид деятельности: деятельность рекламных агентств
Дополнительные виды деятельности:
- Прочие виды полиграфической деятельности
- Изготовление печатных форм и подготовительная деятельность
-
Деятельность
брошюровочно-
переплетная
и
отделочная
и
сопутствующие услуги.
Цель деятельности организации — получение прибыли посредством
оказания рекламных услуг и производства полиграфической продукции.
Основная задача: достичь лидирующих позиций среди рекламных
агентств региона и стать одним из самых востребованных агентств,
специализирующихся на производстве рекламной продукции.
Специальные цели:
1. Увеличение клиентской базы путем улучшения качества услуг и
активной рекламной кампании.
2. Добиться большей прибыльности и сохранить эту тенденцию путем
привлечения большего числа клиентов.
Стратегия: «АСК» выбирает стратегию роста, что является актуальным
для компании так как она стремиться занять лидирующие позиции в регионе
27
присутствия. Компания стремиться к использованию новых технологий и
расширению спектра предоставляемых услуг.
Данную рекламную группу можно назвать агентством полного цикла.
Работа агентства включает в себя несколько этапов. Перед началом кампании
специалисты анализируют вводную информацию:
- выясняют, какой товар предлагает производитель и с какого ракурса
его лучше рекламировать;
- определяют целевую аудиторию и каналы, где будут продвигать товар;
- оценивают рекламный бюджет заказчика.
Затем специалисты агентства разрабатывают стратегию рекламной
кампании и согласовывают её с заказчиком. После согласования создают
рекламные материалы.
Агентства полного цикла иногда привлекают субподрядчиков. Они
создают разнообразную рекламу, поэтому могут понадобиться специалисты в
узких областях. Такие организации также отслеживают эффективность и
анализируют показатели. Они периодически предоставляют отчеты о
результатах своей работы клиенту.
Также компания предоставляет следующие виды услуг:
1. Рекламно-информационные услуги предназначены для организаций и
частных лиц. К рекламно-информационным услугам относят печатные
изделия: каталоги, флаеры, плакаты, проспекты, календари,
2. Рекламно-полиграфические услуги включают создание макета,
разработку и выпуск продукции.
Рекламно-полиграфические материалы могут быть представлены в виде:
визиток, листовок, буклетов, брошюр, бланков и т.д.
3.
Рекламно-маркетинговые
услуги
делятся
на
3
категории:
исследования, консалтинг, BTL.
Организационная структура компании — линейная. Так права и
обязанности в такой структуре распределяются линейно, главная задача
28
сотрудников – подготовка по запросу линейных управляющих сведений,
необходимых для принятия взвешенных решений.
Рисунок 2 — Организационная структура компании
Директор несет ответственность за:
1. Своевременность, обоснованность и эффективность принимаемых
решений.
2.
Деятельность
подчиненных
подразделений
и
соблюдение
сотрудниками трудовой и производственной дисциплины.
3. Организацию и деятельность отдела по выполнению функций,
возложенных на отдел.
Бухгалтер отвечает за получение и обработку любых денежных средств
от имени организации, контролирует доходы и расходы компании, составляет
отчетность.
Юрист отвечает за сопровождение всех сделок, совершаемых
компанией, а также за соблюдение установленных в законодательстве
требований в отношении бизнеса.
Специалист по рекламе и маркетингу ответственен за формирование
маркетинговой стратегии организации, а также реализацию мероприятий по
продвижению компании.
29
Специалист про продажам осуществляет взаимодействие с клиентами
компании, проводит презентацию услуг, составляет документацию и
отчетность.
Специалист по производству отвечает за процесс производства
рекламной продукции в рамках ассортимента компании.
Далее был проведен анализ финансовых показателей компании. Данные
представлены в таблице 1.
Таблица 1
Финансовые показатели ООО «РГ АСК»
Показатель
2021
2022
2023
Динам Динам
ика
ика
2022 к 2023 к
2021
2022
Выручка
тыс.
8427
9913
22031
118%
222%
Себестоимость продаж
тыс.
8204
9521
21563
116%
226%
Валовая прибыль (убыток)
тыс.
0
0
0
0%
0%
Коммерческие расходы
тыс.
0
0
0
0%
0%
Управленческие расходы
тыс.
0
0
0
0%
0%
Прибыль (убыток) от продаж
тыс.
0
0
0
0%
0%
Доходы от участия в других
организациях
тыс.
0
0
0
0%
0%
Проценты к получению
тыс.
0
0
0
0%
0%
Проценты к уплате
тыс.
0
0
0
0%
0%
Прочие доходы
тыс.
0
0
0
0%
0%
Прочие расходы
тыс.
29
33
165
114%
500%
Прибыль (убыток) до
налогообложения
тыс.
0
0
0
0%
0%
Текущий налог на прибыль
тыс.
84
137
229
163%
167%
Текущий налог на прибыль
тыс.
0
0
0
0%
0%
Прочее
тыс.
0
0
0
0%
0%
Чистая прибыль (убыток)
тыс.
110
222
74
202%
33%
30
Таким образом, анализ финансовой деятельности предприятия показал,
что каждый год наблюдается увеличение по основным показателям. При этом
также выявлено, что в 2023 чистая прибыль у организации существенно
сократилась по сравнению с предыдущими периодами. Ниже на графике
представлено, как изменились за последние годы ключевые результаты
деятельности ООО Рекламная группа «АСК» - выручка и чистая прибыль.
Рисунок 3 — Динамика выручки и прибыли предприятия
Динамика показателей капитала, внеоборотных активов и общей величины активов (пассивов) баланса изображена
на рисунке 4.
Рисунок 4 — Динамика показателей капитала в компании
31
Для анализа факторов внешней среды, которые влияют на деятельность
рассматриваемой
организации
был
проведен
PEST-анализ.
Данные
представлены в таблице 2.
Таблица 2
PEST-анализ факторов внешней среды
Политико-правовые факторы
Экономические факторы
Государственные программы по развитию Изменение курсов валют
малого предпринимательства
Новые санкции
Изменение законодательства по налогам и Мировой кризис
сборам
Конкуренты на рынке
Ужесточение требований к качеству
продукции и производству
Введение новых нормативных требований
Социокультурные факторы
Технологические факторы
Демографические изменения
Развитие новых технологий и инструментов
Нехватка квалифицированных кадров
производства рекламной продукции
Появление новых форм и методов Развитие технологий продвижения
предоставления услуг
Модернизация оборудования
Таким образом, анализ факторов внешней среды показал, что
наибольшее
влияние
технологические и
на
деятельность
экономические
факторы.
организации
оказывают
Грамотное
применение
возможностей в соответствие с данными факторами позволит повысить
результативность деятельности компании и получить дополнительную
прибыль.
Также
для
анализа
конкурентоспособности
рассматриваемой
организации применялся метод Пять сил Портера. Рассмотрим подробнее
каждый из факторов, который выделен в данном методе:
1. Угроза появления новых конкурентов. Данная сфера является
достаточно привлекательной для новых организаций. Порог вхождения для
ряда услуги рекламного агентства является низким, что может привести к
появлению новых конкурентов.
2. Сила потребителей. Большое влияние на деятельность организации
оказывают организации и частные лица, являющееся основным потребителем.
32
В сложных экономических условиях клиенты стремятся снизить затраты,
отказаться от рекламных материалов и услуг сторонних организаций.
3. Сила поставщиков. Поставщики — это компании, которые
обеспечивают компанию и ее конкурентов комплектующими и материалами,
необходимыми для деятельности организации. Организация сильно зависит от
поставщиков,
которые
занимаются
поставкой
оборудования
и
комплектующих так как без них невозможна полноценная деятельность
компании.
4.
Сила
действующих
конкурентов.
Данный
рынок
является
высококонкурентным, что негативным образом сказывается на деятельности
компании. В этом случае влияние конкурентов можно оценить как сильное.
5. Угроза появления товаров-заменителей. Угроза средняя. В качестве
заменителей могут выступать цифровые технологии, новые инструменты для
продвижения и сервисы с использованием искусственного интеллекта.
Обобщенные результаты представлены в таблице 3.
Таблица 3
Матрица пяти конкурентных сил по М. Портеру
Фактор
Содержание фактора
Угроза
появления
новых Вероятность появления новых конкурентов высокая.
конкурентов
Низкий порог вхождения
Сила
действующих Конкуренция в отрасли высокая. Данная отрасль
конкурентов
достаточно хорошо развита в регионе
Сила потребителей
Организации и частные лица, которые являются основным
потребителем, оказывает большое влияние на деятельность
организации
Сила поставщиков
Организация сильно зависит от поставщиков, от их цен и
наличия товаров
Угроза появления товаров- Угроза средняя. Есть ряд товаров-заменителей, но они не
заменителей
могут значительным образом повлиять на деятельность
рассматриваемой организации.
В качестве конкурентных преимуществ данной организации можно
обозначить высокое качество продукции, использование современных
33
технологий на производстве и наличие успешных проектов. При этом стоит
отметить, что конкурентный анализ показал, что данная индустрия является
достаточно сложной, ввиду высокой конкуренции на рынке.
Таким
образом,
в
рамках
настоящего
исследования
изучение
документационного обеспечения проводится на примере ООО «РГ АСК».
Основное направление деятельности компании — услуги рекламных агентств.
Компания функционирует на достаточно сложном рынке, но при этом имеет
ряд положительных моментов, которые могут эффективно повлиять на
результаты деятельности.
2.2. Анализ документационного обеспечения управления в
ООО «РГ АСК»
Оценка особенностей организация документационного обеспечения в
компании
проводилась
посредством
изучения
организации
процесса
обработки документов по следующим направлениям: входящая, исходящая и
внутренняя документация. У каждой из представленных групп имеются
определенные особенности в процессе обработки документов и их движения
внутри компании. Целесообразно рассмотреть отдельно процесс построения
работы с документами в каждой группе для того, чтобы оценить степень
эффективности данной деятельности и определить возможные направления
для ее совершенствования.
На начальном этапе исследования был проведен анализ организации
процесса документооборота в целом по компании. Так было выявлено, что в
рассматриваемой организации отсутствует специальное подразделение, в
обязанности
которого
бы
входило
документационное
обеспечение
деятельности. В настоящее время основные обязанности по обработке
документов и разработке различной документации осуществляет юрист.
34
Можно выделить ряд основных обязанностей, которые выполняются
юристом в рамках документационного обеспечения:
-
проведение
первичной
обработки
входящей
и
исходящей
документации компании;
- ведение справочной работы по документам, проверка их на
соответствие требованиям компании и нормативных правовых актов;
- разработка и проектирования различных бланков документов,
составление документов по запросам от руководителя и сотрудников
компании;
- изготовление документов в электронном виде, тиражирование.
Также были изучены локальные акты компании. Анализ показал, что в
организации нет специального положения, на основании которого бы
осуществлялась регламентация процесса документационного обеспечения
деятельности. Кроме того, не были разработаны и введены в действие
инструкции, в которых бы регламентировался процесс делопроизводства и
организации документооборота в компании. В целом, стоит отметить, что в
ООО «РГ АСК» в настоящее время не используются правила подготовки
документов и их оформления, также нигде не закреплена организация работы
с документами в рамках делопроизводства.
Еще одной особенностью деятельности в рамках делопроизводства
является отсутствие специального архива документации. Все документы
хранятся у специалистов, к деятельности которых они относятся. Не
проводится специальная работа по регистрации документов, отсутствуют
номенклатурные справочники по документации компании.
Изучение статистики документации в ООО «РГ АСК» позволило
сделать вывод о том, что в компании преобладающей является входящая
документация. При этом наименьшую долю составляют внутренние
документы. Распределение видов документации по долям представлено на
рисунке 4.
35
Рисунок 4 — Доли каждого из видов документации
Далее был проведен анализ того, каким образом в ООО «РГ АСК»
организована работа с входящей документацией. Наглядно этапы движения
документов в компании представлены на рисунке 5.
Рисунок 5 – Схема входящего документопотока
В рассматриваемой организации, как отмечалось выше, деятельность по
приему и проведению первичной обработки документов осуществляется
юристом компании. В этом случае юристом осуществляется проверка
36
правильности представленных документов, уровень их целостности и
сохранности. Также перед передачей документов руководителю юрист
вскрывает входящую корреспонденцию, которая пришла по почте или с
курьерами на бумажном носителе кроме тех документов, которые отмечены
специальными пометками («лично», «конфиденциально» и т. д.).
Стоит отдельно отметить, что в ООО «РГ АСК» отсутствует процедура
регистрации входящих документов, что негативным образом сказывается на
эффективности организации процесса делопроизводства. Так у компании нет
четкого понимания о количестве входящих документов, также контроль их
исполнения осуществляется в отношении только документов высокой
значимости, при этом другие документы могут в конечном итоге потеряться и
не быть исполнены должным образом. Регистрация входящих документов
является необходимым процессом для построения эффективной системы
документационного обеспечения, так как она позволяет формировать банка
данных о документов, отслеживать движение документов среди сотрудников,
уровень их исполнения. Также в случае наличия подобного банка можно
достаточно быстро получить доступ к документам за несколько лет.
После того, как документы были получены юристом, он проводит их
предварительное
рассмотрение.
Далее
проводится
распределение
документации среди руководителя компании и сотрудников. В данной
организации сложилась практика передачи документов напрямую к
исполнителями или заинтересованным лицам. Юрист передает документацию
директору компании в том случае, когда она относится к его ведению, а также
в ситуациях отсутствия непосредственного исполнителя.
Далее
документ
принимается
к
исполнению
и
исполняется
ответственным лицом. При этом, ввиду отсутствия в компании специальной
процедуры регистрации документов и передача их чаще всего напрямую
исполнителю без согласования с директором привод к ситуациям, когда у
директора отсутствует информация о поступлении документа или его
37
исполнении, что также может привести к использованию неверной
информации
при
принятии
управленческих
решений,
неисполнению
документов и т.д.
Таким образом, на основании анализа особенностей ведения входящего
документооборота в компании были выделены следующие проблемные
моменты:
- отсутствие регистрации входящей документации;
- отсутствие проверки хода исполнения документов;
- неосведомленность руководителя компании о входящей документации
в полном объеме;
- отсутствие выявления неисполненных документов.
Далее проводилась оценка организации процесса работы с исходящими
документами. Основные этапы, которые имеют место при движении
исходящих документов в ООО «РГ АСК» представлены на рисунке 6.
Рисунок 6 — Схема движения исходящей документации
Аналогично
входящему
документообороту,
процесс
обработки
исходящей документации в ООО «РГ АСК» осуществляется в несколько
этапов. Так сначала составляется проект документа, после чего проводится
38
проверка правильности его оформления и согласование, далее документ
подписывается и передается адресату.
Оформление исходящих писем и справок осуществляется на фирменном
бланке компании. При этом в организации присутствует только один вариант
фирменного бланка, в случае необходимости его изменения составитель
документа самостоятельно вносит в него правки, после чего их согласует
юрист и руководитель. После подписания документ отправляется адресату,
при этом в компании остается копия только тех документов, которые имеют
важное значение, а также тех, которые отправляются в государственные
органы. Остальные исходящие документы не хранятся.
Анализ особенностей организации данного процесса в рассматриваемой
компании позволил выделить ряд моментов, которые могут негативно
сказаться на его эффективности. Так согласование документа осуществляется
в большинстве случаев в устной форме, что может способствовать
возникновению негативных последствий. Далее юристом проверяется
правильность оформления документа. Если документ оформлен неправильно
или представлен не в полном комплекте, документ возвращается исполнителю
на доработку. При этом установлено, что не вся документация проходит
проверку юристом и имеют место случаи отправления документов с ошибками
в оформлении.
Таким
образом,
в
ходе
анализа
особенностей
исходящего
документооборота были также выявлены определенные проблемы. Так
отсутствие регистрации документов создает определенные трудности в их
дальнейшем отслеживании. Кроме того, имеют место ситуации неверного
оформления документов, пропуска этапов данного процесса, что может быть
обусловлено отсутствием четких регламентов работы с документами в
компании.
39
Также еще одним направлением для рассмотрения выступают
внутренние документы. Этапы движения внутренних документов ООО «РГ
АСК» представлены в виде схемы на рисунке 7.
Рисунок 7 – Этапы движения внутренних документов в организации
В настоящее время внутренний документооборот включает в себя
несколько этапов, среди которых выделяется создание проекта документа и
его согласования. После того, как обозначенные этапы были пройдены
документ утверждается и передается на исполнения. После исполнения
документ передается на хранение. В целом можно отметить, что процесс
обработки внутренней документации имеет определенные сходства с
исходящим документооборотом. Однако, необходимо уточнить, что не все
виды внутренних документов проходят каждый из обозначенных этапов.
Например, служебные и докладные записки, справки поступают напрямую
руководителю.
Таким образом, в ходе анализа особенностей работы с внутренними
документами в ООО «РГ АСК» был выявлен ряд основных недостатков
данного процесса. Аналогично с входящим и исходящим документооборотом
во внутреннем документообороте отсутствует регистрация документов, в
связи с чем также имеются проблемы с учетом и контролем документов,
40
возникают трудности с их поиском. Кроме того, имеют место ошибки про
оформлении документов или их согласовании так как отсутствует четко
регламентированный порядок того, каким образом должна осуществляться
данная деятельности.
Для того, чтобы обобщить результаты исследования, а также выделить
возможные
направления
и
угрозы
был
проведен
SWOT-анализ
документационного обеспечения в ООО «РГ АСК». Данные представлены в
таблице 4.
Таблица 4
SWOT-анализ
Сильные стороны
Слабые стороны
Проверка документации юристом
Отсутствие
локальных
документов
Готовые шаблоны основных исходящих и организации,
в
которых
бы
внутренних документов
регламентировалась
деятельность
по
Фирменные бланки для документов
документационному обеспечению
Отсутствие специалисты по ДОУ
Отсутствие регистрации документов
Низкий уровень контроля за движением
документации
Потеря документов
Отсутствие системы хранения документации
и отслеживания устаревших документов
Возможности
Угрозы
Разработка
регламентов
по Потеря документов
документообороту
Внесение изменений в требования по
Внедрения бизнес-процессов обработки обработке документации в законодательстве
входящей, исходящей и внутренней Неисполнение
важных
документов
в
документации
установленные сроки
Внедрение
системы
электронного
документооборота
На основании данных анализа можно сделать предоставить следующие
рекомендации:
1. Преимущество, которое следует укреплять для формирования
эффективной системы документационного обеспечения в компании:
- Расширение возможности использования готовых решений при работе
с различной документацией.
41
- Использование возможностей юриста для проведения проверки
документов и своевременного внесения корректировок в бизнес-процессы,
связанные с документооборотом.
2. Были выделены сильные стороны рассматриваемого процесса,
которые не являются достаточно очевидными, но при этом могут оказать
положительное влияние на организацию системы работы с документами в
компании. Так можно выделить следующие:
- Обработка и первичная проверка документов юристом позволит
выявить некорректные или неверно оформленные документы на начальном
этапе и вовремя внести корректировки
- Наличие готовых шаблонов документов позволит сократить временные
затраты на оформление документов.
3. Выделены наиболее приоритетные направления деятельности,
которые позволяют быстро и эффективно реализовать возможности:
- Разработка регламентов по документообороту.
- Внедрение системы электронного документооборота
4. Для того, чтобы скрыть слабые стороны документационного
обеспечения, на которые в настоящее время нет возможности в полной мере
повлиять предлагается реализовать проект внедрения системы электронного
документооборота, которая поможет повысить эффективность процесса
работы с документацией и снизить вероятность возникновения проблемных
моментов.
Проведенный анализ показал, что в настоящее время у рассматриваемой
компании
в
отношении
документационного
обеспечения
достаточно
неустойчивое положение. В связи с этим становится необходимым принятие
дополнительных мер по повышению эффективности рассматриваемого
процесса.
Таким образом, анализ особенностей документационного обеспечения в
ООО «РГ АСК» показал, что в настоящее время данное направление
42
деятельности
организовано
недостаточно
эффективно, что
оказывает
негативное влияние на деятельность компании в целом. Так были выделены
следующие проблемы:
− отсутствует регламентация процесса делопроизводства и
работы с документами;
− регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в
организации не ведется, отсутствует контроль за движением и
исполнением документов;
- не создана система хранения и архивирования документации.
Данные проблемы нуждаются в проработке, что позволит повысить
эффективность не только делопроизводства в компании, но также и
положительным образом скажется на деятельности организации в целом. В
следующей
параграфе
будут
представлены
основные
мероприятия,
проведение которых позволит устранить выделенные проблемы.
2.3. Мероприятия по совершенствованию
документационного обеспечения управления с учетом
цифровизации
На
основании
результатов
анализа
организации
системы
документационного обеспечения в ООО «РГ АСК» и выделенных проблемных
моментов были разработаны мероприятия по их устранению. Предложенные
мероприятия представлены в таблице 5.
Таблица 5
Мероприятия, направленные на повышение эффективности
документационного обеспечения в ООО «РГ АСК»
43
Проблема
Мероприятия
Отсутствие регламентация процесса Разработка нормативно-локальной документации.
делопроизводства
и
работы
с Разработка бизнес процесса работы с документами
документами
Разработка должностной инструкции специалиста
ДОУ
Отсутствия регистрации и контроля
исполнения документации
Внедрение системы электронного
документооборота для учета документов
Разработка процесса контроля за исполнением
документов
Отсутствие системы хранения и
архивирования документов
Систематизация и упорядочение дел
Разработка номенклатуры дел
Экспертиза ценности документов.
Рассмотрим подробнее основные мероприятия, которые предлагается
провести для повышения эффективности документационного обеспечения.
Для устранения проблемы регламентации системы делопроизводства
одним из предлагаемых мероприятий является балы локальных документов,
отсутствие которых было выявлено в процессе проведения оценки
документационного обеспечения компании. В первую очередь необходимо
создать и утвердить регламент по документообороту. В рамках данного
регламента
будет
представлено
описание
различных
элементов
делопроизводства с описанием основных мероприятий, сроков их проведения,
механизмом контроля и ответственными лицами. Это позволит упорядочить
процесс работы с документами и сделает данный процесс прозрачнее и
понятнее как для сотрудников, так и для руководства.
Также необходимым является принятие специальных инструкции по
делопроизводству. В подобной инструкции должны быть выделены основные
правила и приемы работы с документами, порядок данной работы. Инструкция
содержит в себе информацию о том, в каком порядке осуществляется работа с
документами, в какие сроки должны проводиться те или иные действия, кто
является ответственным специалистом и какие функции на него возлагаются.
Одним из наиболее важных вопросов, который должен быть включен в
инструкцию, является определение порядка регистрации документов, а также
контроля движения документа внутри организации и его исполнения.
44
Кроме того, для повышения эффективности документационного
обеспечения необходимо выделить сотрудника, в обязанности которого будет
входить работа с документацией. В качестве такого сотрудника может
выступать секретарь или офис-менеджер компании. При этом разрабатывается
специальная должностная инструкция, в которой определяются основные
обязанности лица, которое отвечает за организацию делопроизводства в
компании.
Одной из наиболее важных проблем, негативно влияющих на
деятельность компании является отсутствие регистрации и контроля за
движением документов. Для того, чтобы данный контроль проводился
эффективнее и не требовал больших трудозатрат планируется введение
системы электронного документооборота. В рамках данной системы будет
проводится учет документов, их обработка и контроль за исполнением.
В рамках реализации запланированных мероприятий планируется
организовать систему учета таким образом, чтобы она затрагивала все
документы ООО «РГ АСК». При этом в зависимости от того, входящим,
исходящим или внутренним является данный документ будет зависеть
проходимый им путь, сроки контроля и исполнители. Решить данную задачу
наиболее эффективно можно посредством включения специальных настроек в
систему электронного документооборота, где при выборе вида документа
будет автоматически выстраиваться его путь, сроки контроля и оповещения
ответственных специалистов на данном этапе. Это похволит устранить одну
из наиболее важных проблем, которая есть сейчас в ООО «РГ АСК» отсутствие контроля за документами и неисполнение документов в
установленные сроки. Можно выделить ряд параметров, которые необходимо
учесть при программировании СЭД:
– проверка хода исполнения документов;
– своевременное оповещение исполнителей и заинтересованных лиц о
завершении сроков исполнения;
45
– выявление неисполненных документов и уведомление о них
руководителя компании для принятия решения.
Для того, чтобы корректно настроить работу СЭД необходимо детально
описать путь каждого отдельного вида документа с выделением этапов, их
длительности и ответственных сторон. Также стоит отдельно отметить, что
описание необходимо составить не только для входящих, исходящих и
внутренних документов, но также и для отдельных их видов в зависимости от
ответственных подразделений, срочности и т.д.
Еще
одна
проблема,
которая
снижает
эффективность
документационного обеспечения в рассматриваемой компании
отсутствие
утвержденной
процедуры
осуществления
- это
хранения
и
архивирования документов компании. Данный вопрос также является
достаточно важным, так как правильное хранение позволит обеспечить
быстрый поиск документов, а также даст возможность отслеживать сроки
хранения документации и своевременное ее уничтожение.
Для
того,
чтобы
определить
порядок
хранения,
нужно
систематизировать и упорядочить документацию, выделить документы в
зависимости от их сроков хранения. По образовавшимся делам необходимо
составить опись дел.
Выделить
отдельное
помещение
для
хранения
документов.
Рекомендуется выделить отдельное помещение для хранения документов, а по
истечении срока хранения сдавать документы в архив. Также в этом
помещении должны храниться дела постоянного хранения и документы по
личному составу. Тем самым освободится пространство на рабочем месте
сотрудников организации.
Разработать номенклатуру дел. Для того, чтобы определить сроки
хранения
документов,
необходимо разработать номенклатуру дел в
организации. Номенклатура дел не только определяет сроки хранения
документов, но и помогает упорядочить, систематизировать дела, также
46
номенклатура дел позволяет осуществить оперативный поиск необходимой
информации.
Провести экспертизу ценности документов. Так как в номенклатуре дел
указываются сроки хранения документов, то благодаря этому документу
можно провести экспертизу ценности документов, образовавшихся за период
деятельности ООО «РГ АСК». В ходе экспертизы ценности необходимо
отобрать документы, принадлежащие к уничтожению, у которых уже истек
срок хранения и документы для передачи в архив для временного и
постоянного хранения.
Наиболее
рациональным
способом
совершенствования
документационного обеспечения является создание электронного архива.
Электронный архив – это система структурированного хранения
электронных
документов,
обеспечивающая
надежность
хранения,
конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории
использования документа, быстрый и удобный поиск [18]. Он представляет
собой информационную систему, специальное программное обеспечение,
призванное автоматизировать процедуры управления архивным фондом
документов организации в соответствии с требованиями государственного
нормативного регулирования и спецификой внутренних процессов компании.
Электронный вид документов обеспечит сохранение огромной части
источников отечественной истории нашего времени, которые изначально
создаются в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на
традиционных носителях.
Электронный архив имеет преимущество: быстрый и легкий доступ к
документам; длительное хранение без потери качества документов;
обязательное
соблюдение
процедур
внесения
изменений;
работа
с
документами, учитывающими все последние обновления и исправления;
выпуск документации высокого качества, независимо от срока хранения.
Практика
управления
свидетельствует
47
о
том,
что
автоматизация
делопроизводства позволяет сократить на 75% время для обработки одного
документа, повысив при этом производительность труда на 25-50% [15].
Так
одним
эффективности
из
возможных
документационного
решений
проблемы
обеспечения
в
повышения
рассматриваемой
организации является внедрение системы электронного документооборота
был разработан проект «Электронный документооборот в компании».
Цель проекта: улучшить функционирования системы управления
документацией в рассматриваемом учреждении и повысить качество
делопроизводства.
Задачи проекта:
1. Проработать необходимый функционал для системы электронного
документооборота.
2. Подобрать наиболее подходящее программное обеспечение.
3. Внедрить электронный документооборот в деятельность компании.
4. Провести оценку реализации проекта и выделить направления для его
совершенствования.
Сроки реализации проекта – 2024-2025 годы.
Реализация проекта осуществляется через проведение специальных
мероприятий. План мероприятий, а также ответственные лица и сроки
представлены в таблице 6.
Таблица 6
Перечень мероприятий по реализации проекта «Электронный
документооборот в компании»
Мероприятие
Исполнитель
Сроки
Разработка бизнес-процессов в рамках Руководитель компании сентябрь-октябрь
документационного обеспечения
2024г.
Выделение
необходимого Руководитель компании ноябрь 2024г.
функционала системы электронного
документооборота
Подбор предложений, тестирование Руководитель компании декабрь 2024г.
системы,
выбор
оптимального
48
варианта
Внедрение системы
документооборота в
компании
электронного Руководитель компании Январь-февраль 2025 г.
деятельность Подрядчик
Обучение персонала
Руководитель компании Январь-февраль 2025 г.
Подрядчик
Анализ результатов проекта
Руководитель компании Апрель 2025 г.
Вследствие
внедрения
автоматических
систем
управления
документооборотом в компании планируется достижение следующих
результатов:
– сокращается время на подготовку и исполнение документации;
– формируются и осуществляется автоматическое управление базами
данных (архивами);
– сокращение объема рутинных операций позволяет сотрудникам
уделить больше внимания глубокому анализу и решению стратегически
важных управленческих задач;
– улучшается качество разработки решений в области управления;
– сокращается число документов с неопределённым местоположением;
–
процедуры
документооборота
и
разработки
становятся
информационно открытыми, позволяя осуществлять надзор на каждом этапе;
– возникает мотивация и перспективы для улучшения организационной
структуры.
Модернизация
системы
направлена
на
улучшение
процесса
документационного обеспечения, что обусловлено следующими аспектами:
– развитие системы электронного документооборота, в том числе
создание
структурированных
электронных
пакетов
документов
для
обеспечения процесса делопроизводства, в соответствии с установленными
нормами и правилами ведения делопроизводства в компании;
–
разработки подсистемы для автоматизированного управления
процессом взаимодействия с клиентами и партнерами организации;
49
– обновлении методов поиска и каталогизации данных;
– улучшения пользовательских интерфейсов для повышения удобства
использования системы, улучшения визуального представления информации,
увеличения
производительности
пользователя
при
взаимодействии
с
документами внутри системы, и минимизации вероятности ошибок в процессе
работы пользователей;
– обновлении процедур создания документов и внедрении типовых
документов, соответствующих современным требованиям пользователей;
– обновлении систем управления доступом пользователей;
– усовершенствования систем ограничения доступа к документам в
соответствии с полномочиями конечных пользователей;
– обновлении инфраструктуры для взаимодействия данных между
базами данных, учитывая текущие требования электронной обработки
документов;
– улучшения процессов функционирования системы для гарантирования
её надёжности, стабильности, непрерывной активности, минимизации
ошибок, увеличения скорости работы системы.
Также были обозначены планируемые результаты от реализации
данного проекта (таблица 7).
Таблица 7
Планируемые результаты
Мероприятие
Планируемые результаты
Разработка бизнес-процессов в Проработаны
бизнес-процессы
работы
с
рамках
документационного документацией в рамках различных направлений.
обеспечения
Четко определены этапы работы, сроки и
ответственные лица на каждом из представленных
этапов.
Выделение
необходимого Разработаны требования к функционалу СЭД в
функционала системы электронного соответствие с выделенными бизнес-процессами,
документооборота
приписаны необходимые функции, права и
возможности для каждого из пользователей
программы
50
Подбор предложений, тестирование Выбрано несколько СЭД, проведено тестирование.
системы,
выбор
оптимального Подписан договор о внедрении наиболее
варианта
подходящей системы
Внедрение системы электронного СЭД используется в компании, вся документация
документооборота в деятельность проводится через систему, выстроен процесс
компании
регистрации, исполнения и контроля документов
Обучение персонала
Все сотрудники компании могут использовать СЭД
для реализации задач, связанных с обработкой
документов в пределах своих должностных
обязанностей.
Анализ результатов проекта
Проведена
оценка
результатов,
определены
направления для дальнейшего совершенствования
В результате реализации проекта будут достигнуты следующие
положительные изменения, которые оказывают влияние на эффективность
организации документационного обеспечения в компании:
–
сократятся временные рамки
для
обработки и выполнения
документации;
–
сокращение
рутинных
процессов
позволяет
работникам
фокусироваться на решении стратегических управленческих задач;
– улучшится эффективность принятия управленческих решений.
Затраты на реализацию разработанных мероприятий представлены в
таблице 8.
Таблица 8
Затраты на реализацию мероприятий
Мероприятие
Затраты
Разработка регламентов и бизнес-процессов
10 000 руб.
Внедрение системы электронного документооборота
35 000 руб.
Реализация системы обучения (тренингов) по
электронному документообороту
20 0000 руб.
Итого
65 000 руб.
Таким
образом,
на
реализацию
предложенных
мероприятий
планируется потратить 65 тыс. руб. При этом также выделены планируемые
51
результаты,
достижение
которых
позволит
оправдать
вложенные
в
реализацию мероприятий средства.
Также для того, чтобы оценить то, насколько успешным является
внедрение предложенных мероприятий были разработаны параметры для
оценки
– продолжительность этапов подготовки и выполнения документации;
–
уменьшение затрат за счет сокращения времени на обработку
документов;
– уменьшение процента потерянных или неисполненных документов.
Для
оценки
эффективности
внедренных
процедур
необходимо
разработать критерии оценки, которые будут направлены на достижение
определенных целей, связанных с оптимизацией процесса электронного
документооборота. Эти цели включают в себя сокращение времени,
затрачиваемого на подготовку, обработку и выполнение документов,
уменьшение нагрузки на персонал, улучшение управления процессом,
предотвращение потери документов, обеспечение эффективного контроля за
документацией на всех этапах и автоматическое обновление базы
нормативных актов.
Сокращение трудозатрат благодаря реализации запланированных
действий вычисляется с помощью формулы
Эт=Ти*П/(100+П),
где Эт описывает уменьшение объема трудозатрат благодаря реализации
предусмотренных инициатив, выраженное в человеко-днях;
Ти – собой трудозатраты на выполнение работ перед реализацией
мероприятий, измеряемые в человеко-днях.
П – увеличение эффективности работы, достигнутое через выполнение
запланированных действий, в процентах.
Также были выделены плановые показатели, на основании которых
определяется насколько эффективным была реализация проекта для
52
рассматриваемой организации. В данном случае выделены текущие и
плановые показатели по следующим параметрам:
- длительность обработки документов,
- длительность исполнения документов,
- доля потерянных документов или тех, по которым не были исполнены
поставленные задачи.
Данные представлены в таблице 9.
Таблица 9
Параметры для оценки эффективности реализации проекта
Параметры
Текущие
После
реализации
проекта
Длительность обработки документов
(дней)
3,5
2,1
Длительность исполнения документа
(дней)
11,2
8,7
Доля потерянных документов
15%
0%
Исходя из проведенных расчетов, ожидается, что реализация указанных
мероприятий положительно скажется на улучшении процедур, связанных как
с подготовкой, так и с обработкой документации. Анализируя текущее
состояние дел и возможные результаты, можно утверждать, что это приведет
к значительному уменьшению времени на обработку документов и
повышению эффективности документационного обеспечения в компании.
Таким образом, на основании выделенных ранее проблем были
разработаны
мероприятия
для
совершенствования
системы
документационного обеспечения в рассматриваемой компании. В рамках
данных мероприятий планируется разработка и принятие локальных
документов для регламентации процессов делопроизводство, реализация
системы учета и контроля документов, а также внедрение системы хранения
документации. Основным направлением деятельности для реализации
53
запланированных мероприятий является запуск проекта «Электронный
документооборот в компании». В результате выполнения запланированных
действий планируется повышение качества обработки документов и их
исполнения, снижение временных затрат на работу с документами и
устранение проблемы потерянных или неисполненных документов.
54
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документационное обеспечение представляет собой достаточно важную
часть работы любой компании. Данная деятельность подразумевает создание
документов различного назначения, а также построение процесса работы с
ними в рамках организационных процессов компании. В ходе анализа научной
литературы были выделены особенности документационного обеспечения, а
также составляющие данного процесса. Так можно отметить, что в состав
документационного
обеспечения
входит
процесс
документирования
управленческой деятельности, а также организация процесса работы с
документацией. Каждый из элементов выполняет важную роль в обеспечении
эффективности функционирования рассматриваемой системы.
В настоящее время ввиду изменений, происходящих в обществе также
меняется
и
систем
делопроизводства
в
различных
учреждениях
и
коммерческих предприятиях. Сегодня в России осуществляется активный
переход
к
использованию
специальных
систем,
позволяющих
автоматизировать процессы делопроизводства на разных его стадиях. Данная
тенденция характерна как для коммерческих организаций, так и для
государственных структур различного уровня управления.
Использование цифровых технологий в работе с документацией
оказывает положительное влияние на данную деятельность. Так современные
технологии позволяют сократить время на поиск информации и отслеживание
перемещения документов, что снижает риск потери важных документов. Это
также улучшает обработку документов, позволяет работать удаленно и
создавать дополнительные копии файлов, что предотвращает полную потерю
документа. При этом, исследователи данного вопроса отмечают, что чем
меньше компании будут использовать цифровые технологии в работе с
документами, тем ниже будет уровень их конкурентоспособности на рынка и
следовательно прибыль. Для избежания подобной ситуации специалисты
55
рекомендуют проводить активную работу по автоматизации технологических
процессов и начинать использование специальных цифровых платформ в
делопроизводстве.
Настоящее
исследование
посвящено
изучению
особенностей
документационного обеспечения проводится на примере ООО «РГ АСК».
Основное направление деятельности компании — услуги рекламных агентств.
Компания функционирует на достаточно сложном рынке, но при этом имеет
ряд положительных моментов, которые могут эффективно повлиять на
результаты деятельности.
Начальный
этап
исследования
особенностей
документационного
обеспечения в ОО «РГ АСК» включал в себя изучение построения
делопроизводства в компании, выделение особенностей и проблемных
моментов, которые негативным образом влияют на его эффективность.
Результаты
анализа
показали,
что
в
рассматриваемой
организации
документационное обеспечение находится на низком уровне. Процесс работы
с документами не регламентирован, отсутствуют локальные акты, которые бы
закрепляли требования документооборота. Также отсутствуют специальные
подразделения или специалисты, которые бы в полной мере отвечали за
процессы делопроизводства, данную функцию выполняет юрист, однако
возложенные на него обязанности не могут в полной мере реализовать все
аспекты данной деятельности.
Таким образом, анализ особенностей документационного обеспечения в
ООО «РГ АСК» показал, что в настоящее время данное направление
деятельности
организовано
недостаточно
эффективно, что
оказывает
негативное влияние на деятельность компании в целом. Так были выделены
следующие проблемы:
− отсутствует регламентация процесса делопроизводства и
работы с документами;
56
− регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в
организации не ведется, отсутствует контроль за движением и
исполнением документов;
- не создана система хранения и архивирования документации.
На
основании
результатов
анализа
организации
системы
документационного обеспечения в ООО «РГ АСК» и выделенных проблемных
моментов были разработаны мероприятия по их устранению.
Для
того,
чтобы
устранить
проблему
отсутствия
регламентов
делопроизводства была предложена разработка и внедрение локальных
документов, в которых бы рассматривались основные процессы работы с
документами, устанавливались сроки, системы контроля и ответственные
специалисты. Кроме того, видится необходимым описание основных бизнеспроцессов работы с документами и построение системы взаимосвязей между
специалистами компании для того, чтобы составить наиболее полное
представление о данных процессах. Еще одним мероприятием для решения
рассматриваемой проблемы является ввод новой штатной единицы, в
обязанности которой бы входила работа с ДОУ и разработка должностной
инструкции для данного сотрудника. Также для того, чтобы осуществлять
процесс контроля за документами в качестве основной рекомендации
предлагается внедрить в компании систему электронного документооборота.
Проблема отсутствие системы хранения и архивирования документов может
быть решена посредством проведения систематизации и упорядочения дел,
разработки номенклатуры дел и экспертизы ценности документов.
Проведенные расчеты показывают, что реализация планируемых
мероприятий будет положительно влиять на улучшение процессов, связанных
с подготовкой и обработкой документов. Изучая текущую ситуацию и
возможные результаты, можно сделать вывод, что это приведет к
57
существенному сокращению времени на обработку документов и повышению
эффективности документационного обеспечения в организации.
58
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1.
Андреева
В.И.
Делопроизводство.
Требования
к
документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). – Москва: Бизнес-школа.,
2019. – 222 с.
2.
Барихин А. Б. Делопроизводство и документооборот. – Москва :
Книжный мир, 2019. – 416 с.
3.
Басаков М.И.
Документационное обеспечение управления
(делопроизводство). – Ростов-на-Дону: Феникс, 2019. – 83 c.
4.
Беликова С.С., Беликов А.В. Национальная система электронного
документооборота как фактор циф-ровизации экономики // Академический
вестник Ростовского филиала Российской таможенной академии. – 2021. – №
2 (43). – С. 21-27.
5.
Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного
к электронному. Вопросы теории и практики.
– Москва : ООО
«ТЕРМИКА.РУ», 2023. – 426 с.
6.
Варламова Л. Н. Стандартизация управления документами. –
Москва : ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2019. – 504 с.
7.
Гринберг
А.С.,
Горбачев
Н.Н.,
Мухаметшина
О.А.
Документационное обеспечение управления. – Москва: Юнити-Дана, 2020. –
392 c.
8.
Говорова
А.А.
Понятие
«информатизация»
в
системе
документационного обеспечении управления // Молодой ученый. – 2024. – №
3 (502). – С. 78-79.
9.
Грозова О. С. Делопроизводство. – Москва: Юрайт, 2020. – 127 с.
10.
Делопроизводство в кадровой службе / Кибанова А.Я. – Москва:
Проспект, 2021. – 80 с.
59
11.
Дубовская Е.А., Валькович О.Н. Документационное обеспечение
управления предприятием в условиях цифровой экономики // Международный
журнал гуманитарных и естественных наук. – 2021. – №12-1. – С. 185-187
12.
Егоров
В.П.,
Слиньков
А.В.
Документоведение
и
документационное обеспечение управления в условиях цифровой экономики.
– Москва: Лань, 2021. – 216 с.
13.
Егоров В.П., Слиньков А.В. Документационное обеспечение
управления негосударственных организаций в условиях цифровой экономики.
– Москва: Лань, 2024. – 372 с.
14.
Егоров
В.П.,
Слиньков
А.В.
Обеспечение
сохранности,
реставрация и консервация документов. – Москва: Лань, 2022. – 220 с.
15.
Измайлов М.К. Документационное обеспечение управления:
проблемы и перспективы // Бизнес и дизайн ревю. – 2020. – №4 (20). – С. 3
16.
Климова
Е.З.,
Крылова
Т.В.,
Ткачев
Е.С.
Анализ
документационного обеспечения управления в образовательной деятельности
// Наука Красноярья. – 2023. – Т. 12. – № 3-3. – С. 82-88.
17.
Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и
делопроизводство. – Москва : Юрайт, 2020. – 164 с.
18.
Конфиденциальное
делопроизводство
и
защищенный
электронный документооборот: учебник / Н.Н. Крахин А.В. Информационные
технологии и системы в управленческой деятельности: учебно-практ. пособие.
– Москва : ФЛИНТА, 2020. – 256 с.
19.
Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления.
Документооборот и делопроизводство. – Москва : Юрайт, 2020. – 463 с.
20.
Маклачкова В. В. Технология блокчейн как инструмент
цифрового документацион-ного обеспечения управления предприятием /
Маклачкова В.В., Магомедова З.Д. // Сборник трудов XV Международной
отраслевой научно-технической конференции «Технологии информационного
общества». – 2021. – С. 206-208.
60
21.
Миренкова В.О., Субботина Т.Н. Анализ документационного
обеспечения управленческой деятельности в организации // Экономика и
бизнес: теория и практика. – 2022. – №5-2. – С. 183-187
22.
Нитченко,
А.
Н.
Развитие
системы
документационного
обеспечения управления при цифровой трансформации организации //
Молодой ученый. – 2022. – № 48 (443). – С. 6-8
23.
Павлова Р. С. Документационное обеспечение управления. –
Москва: Лань, 2023. – 608 с.
24.
Пономаренко Н.Ш., Рютина Е.В. Документооборот в контексте
цифровизации // Теория, история и практика ДОУ и архивного дела. – 2020. –
С. 223-232
25.
Рогожин
М.
Настольная
книга
ответственного
за
делопроизводство. – Москва : Проспект, 2019. – 128 c.
26.
Романов Д.А. Правда об электронном документообороте. – М.:
ДМК Пресс, 2019. – 199 c.
27.
Рубцова М.Г. Анализ профессиональных стандартов в сфере
документационного обеспечения управления // Документы и архивы: история
и
современность.
Материалы
Всероссийской
студенческой
научно-
практической конференции. – Тверь, 2023. – С. 167-174.
28.
Рыжкова
А.А.
Совершенствование
документационного
обеспечения организации // Скиф. – 2020. – №2 (42). – С. 396-400
29.
Садыкова
А.В.,
Миронова
Н.Г.
Цифровизация
и
документационное обеспечение в России / Садыкова А.В., Миронова Н.Г. //
Форум молодежной науки. – 2020. – Выпуск 1. – №6. – С. 66-73.
30.
Садыкова
А.В.,
Миронова
Н.Г.
Цифровизация
и
документационное обеспечение управления в России // Форум молодёжной
науки. – 2020. – №6. – С. 66-73
61
31.
Салменккова
М.В.,
Катасонова
Д.В.,
Хачатурян
Л.К.
Документация в современном обществе: корпоративный документооборот //
Форум молодых ученых. – 2019. – №1-3 (29). – С. 186-189
32.
Селиверстова К.И. Модели процесса принятия управленческих
решений и способы их документирования // Научная палитра. – 2019. – №2
(24). – С. 21
33.
Сергеев С. Н. Цифровой документооборот:
как достичь
эффективности? // БЮДЖЕТ.RU. – URL: http://bujet.ru/article/359310.php
34.
Снигур
Н.А.,
документационного
Леваднюк
обеспечения
в
К.И.
Эффективная
государственных
организация
предприятиях
//
Государственное и муниципальное управление: вчера, сегодня, завтра.
Материалы научно-практической конференции (с международным участием).
В 3-х частях. – Луганск, 2024. – С. 83-88.
35.
Храмцовская
Н.
А.
Вопросы
обеспечения
аутентичности
электронных документов // Делопроизводство. – 2020. – № 3. – С. 50–59.
36.
Шевченко
О.П.
Разработка
графика
документационного
обеспечения системы управления персоналом // Развитие науки и практики в
глобально меняющемся мире в условиях рисков (шифр-МКРНП). Сборник
материалов XXVIII Международной научно-практической конференции. –
Москва, 2024. – С. 389-395.
62
ПОСЛЕДНИЙ ЛИСТ ВЫПУСКНОЙ КВАЛИФИКАЦИОННОЙ
РАБОТЫ
Выпускная квалификационная работа выполнена мной совершенно
самостоятельно. Все использованные в работе материалы и концепции из
опубликованной научной литературы и других источников имеют ссылки на
них.
« 9 » августа 2024 г.
________________________/Межулева Анастасия Алексеевна
(подпись)
(Ф.И.О.)
63