Отчет по практике: Делопроизводство и архивная работа

ООО «ИНФОУРОК»
ОТЧЕТ ПО ПРАКТИКУМУ
слушателя дополнительной профессиональной программы профессиональной
переподготовки
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНАЯ РАБОТА В ОРГАНИЗАЦИИ
Разработала: Романова Елена Сергеевна
ФИО слушателя
Электросталь, 2026
Организационно-правовые документы:
Организационно-правовоые документы – это комплекс документов,
содержащих правила организации: выбор её организационно-правовой формы,
компетенцию,
структуру,
штатную
численность,
состав
должностей
(руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование
совещательных органов управления, установление режима работы и систем охраны,
организацию и оценку труда, порядок реорганизации и ликвидации.
К таким документам относятся:
1) устав или положение об организации;
2) учредительный договор;
3) положения о структурных подразделениях, коллегиальных и
совещательных органах;
4) регламент;
5) структура и штатная численность;
6) штатное расписание;
7) должностные инструкции работников;
8) правила внутреннего трудового распорядка.
Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке
организации или на чистом листе формата А4.
Организационно-правовые документы, как правило подлежат утверждению,
непосредственно актом руководства с проставлением грифа утверждения или
изданием соответствующего распорядительного документа – постановления,
решения, приказа или распоряжения, поэтому датой такого документа является дата
утверждения.
Заголовок к тексту должен согласовываться с наименованием вида
документа, например:
1) должностная инструкция (кого?) секретаря-референта;
2) положение (о чём?) о кадровой службе.
Организационно-правовые документы имеют сложную структуру текста, но
констатирующей частью должен являться раздел «Общие положения», в котором
указываются основное назначение данного документа, сфера его распространения и
ответственность за нарушение установленных правил.
Основная часть текста делится на разделы, которые нумеруются римскими
цифрами и имеют названия, а также пункты и подпункты, которые нумеруются
арабскими цифрами.
Организационно-правовые документы проходят процесс согласования со
всеми заинтересованными должностными лицами и подразделениями. Они
действуют до их отмены или до замены новыми. Особенностью этой группы
документов является возможность внесения в текст изменений и дополнений в том
случае, если нет необходимости перерабатывать весь документ. Например,
изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в
соответствии с установленной законом процедурой: по решению высшего органа
управления
организацией
с
обязательным
информированием
органа,
осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в
штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или
распоряжениями руководителя. Изменения в положения о структурных
подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными
документами руководства по мере необходимости.
Устав организации – это правовой акт, определяющий структуру, функции
и права предприятия, организации учреждения. Текст устава может содержать
следующие разделы:
1) общие положения;
2) акционерный капитал (уставный капитал);
3) порядок деятельности;
4) управление;
5) учёт и отчётность;
6) распределение прибыли;
7) прочие накопления;
8) прекращение деятельности.
Структура текста устава негосударственной организации отличается от
структуры текста устава государственного учреждения тем, что содержит
дополнительные разделы, в которых отражается специфика его организации и
деятельности.
На титульном листе проставляется отметка о регистрации, которая состоит
из наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию вновь
созданной организации, даты регистрации, государственного регистрационного
номера, подписи печати регистрирующего органа. Также на титульном листе
оформляется гриф утверждения и проставляется печать. Устав государственной
организации утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной –
общим собранием акционеров или учредителями.
Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного
управления (или утверждаемый руководителем организации) в целях установления
правил,
регламентирующих
организационные,
научно-технические,
технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности
учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных
лиц и граждан.
Инструкция по ДОУ – это нормативный документ, регламентирующий
организацию, правила, и процессы создания документов, порядок работы с ними в
конкретном учреждении (группе учреждений) с учётом условий и специфики
деятельности.
Инструкция
по
документационному
обеспечению
управления
разрабатывается в целях рационализации труда в органах управления и предлагает
создание таких условий, при которых конечная цель управления достигается с
наименьшими затратами. Работа по функциям управления включает в себя все
стадии – от сбора и обработки первичной информации до принятия управленческого
решения и контроля за его реализацией.
Выделяют следующие виды инструкций по документационному обучению
управления:
 типовые – разрабатываются министерствами для подведомственных
однотипных учреждений соответствующей отрасли;
 примерные – составляются с учётом требований типовой инструкции,
но без учёта особенностей конкретной организации;
 индивидуальные – разрабатываются на основе типовой и примерной
инструкции применительно к конкретным условиям деятельности данной
организации (предприятия).
Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый организацией
(предприятием) в целях регламентации организационно-правового положения
работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия
для его эффективной работы.
С помощью должностной инструкции в любой организации (предприятии)
реализуется функция управления персоналом.
На основании должностной инструкции разрабатывается и заключается
трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция
используются при разрешении конфликтных ситуаций между работником и
работодателем.
Должностная инструкция разрабатывается инспектором отдала кадров или
специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом и
утверждается руководителем предприятия (организации). Все изменения и
дополнения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя.
Должностная инструкция содержит следующие разделы:
1) общие положения;
2) функции;
3) должностные обязанности;
4) права;
5) ответственность.
В разделе 1 устанавливаются: область деятельности специалиста; порядок его
назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия;
квалификационные требования; подчинённость специалиста; должностные лица,
которыми он руководит.
В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми
должен руководствоваться специалист в своей деятельности.
В разделе 2 перечисляются основные направления деятельности
специалиста.
В разделе 3 определены конкретные виды работ, выполняемые
специалистом.
В разделе 4 устанавливаются права, необходимые специалисту для
выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе 5 указывается, за что конкретно несётответственность данный
специалист.
Правила внутреннего трудового распорядка – это правовой акт,
регламентирующий организацию работы организации (предприятия), взаимные
обязательства работников и администрации, предоставление отпусков,
командирование сотрудников и другие вопросы.
Регламент – это правовой акт, устанавливающий порядок деятельности
руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
Структура и штатная численность это правовой акт,
устанавливающий структуру
организации,
наименование
структурных
подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в
соответствии с группой по оплате труда.
Штатное расписание – это правовой акт, закрепляющий структуру,
численность и должностной состав работников организации с указанием
должностных окладов (для государственных учреждений – с указанием разряда по
Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и
тарифных разрядов).
Практика проходила на базе организации ООО «Фиалка-МСК», по адресу г.
Москва, ул. Фрунзенская, д.2, офис 16. Структура организации (рис. 1)
Вспомогательный персонал
Начальник
склада
Грузчики
Складские
рабочие
Директор ООО
«Фиалка-МСК»
Начальник
отдела
логистики
Менеджер
по
логистике
Начальник
транспортного
отдела
Диспетчер
Водители
Секретарь
Начальник
отдела
кадров
Главный
бухгалтер
Отдел
кадров
Бухгалтер
Кассир
Выберите организацию
Я проходила практику в ООО «Фиалка-МСК » в отделе делопроизводства.
Основными нормативными документами, содержащими общие положения об
организации делопроизводства в ООО «Фиалка-МСК» являются:
 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти;
 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие
требования».
В
ООО
«Фиалка-МСК»
разработаны
нормативные
документы,
регламентирующие рациональное распределение обязанностей и полномочий по
обработке, рассмотрению, согласованию и подписанию/визированию документов.
Это:
 Устав об ООО «Фиалка-МСК», положения о структурных
подразделениях, должностные инструкции;
 Организационная структура и списочный состав сотрудников ООО
«Фиалка-МСК»;
 Приказ о распределении обязанностей между руководителем ООО
«Фиалка-МСК» и его заместителями.
Структурные подразделения ООО «Фиалка-МСК» осуществляют свою
деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены
основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. Круг
обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности
работников ООО «Фиалка-МСК» и квалификационные требования к ним
закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет
равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.
В уставе ООО «Фиалка-МСК» зафиксированы все моменты, связанные с
управлением и документированием управления, чтобы в дальнейшем в деятельности
Общества не возникло проблем в разграничении полномочий или исполнении чужих
обязанностей.
Но следует отметить, что до настоящего момента отсутствует такой основной
нормативный документ, регламентирующий документационное обеспечение
управление Общества как инструкция по делопроизводству.
К распорядительным документам ООО «Фиалка-МСК» относятся:
 приказы по организационным вопросам;
 приказы об утверждении в Обществе штатного расписания;
 приказы по личному составу: о приеме на работу, об увольнении, о
переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и
дисциплинарных взысканиях.
В организации функционируют следующие системы документации:
1. Система организационно-распорядительной документации. Одна из
важнейших систем документации ООО «Фиалка-МСК». Она включает
документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления
и функционирования Общества, отдельных должностных лиц.
К организационно-правовым относятся:
 устав (регулирует деятельность ООО «Фиалка-МСК», определяет ее
права и обязанности);

штатное расписание;

должностные инструкции.
В подсистему распорядительной документации входят документы,
регулирующие ООО «Фиалка-МСК»: решение, приказ, распоряжение и др.
2.
Подсистема информационно-справочной включает: докладные записки,
объяснительные записки, заявления, служебные письма, телеграммы,
телефонограммы, электронные сообщения. В состав информационно-аналитических
документов входят: акты, справки, отзывы, перечни, списки.
3. Система отчетной документации состоит из документов, содержащих
сведения о результатах деятельности ООО «Фиалка-МСК» за
определенный период времени. Основной вид - отчет, отчетный доклад.
4.
Система плановой документации: программа, план (перспективный,
годовой и т.д.), график, смета расходов.
Таким образом, основными нормативными актами, регламентирующими
порядок работы с документами, являются все положения, действующие в ООО
«Фиалка-МСК», инструкции, все графики, табели унифицированных форм
документов.
К рекомендациям по пополнению нормативной базы следует отнести создание
инструкции по делопроизводству, как основного нормативного документа,
регламентирующего документационное обеспечение управление Общества.
Оформление организационно – распорядительных и информационно –
справочных документов, в том числе документов – ответов
Распорядительные документы
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой
документации группа распорядительных документов включает: постановления,
решения, приказы, распоряжения. Каждый вид распорядительного документа
предназначен для документирования деятельности учреждений и организаций
разных уровней управления или власти, предприятий, организаций
негосударственных организационно-правовых форм. Выбор конкретного вида для
документирования распорядительной деятельности зависит от статуса и
компетенции должностного лица, от порядка принятия управленческого решения
(единоначально или коллегиально).
Первый руководитель издает приказы и даёт указания. Заместители директора,
руководители крупных структурных подразделений издают распоряжения,
указания.
Порядок рассмотрения вопроса на основе принципа коллегиальности
предусматривает издание таких документов, как постановления и решения.
Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или
нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям).
Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов
практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга
специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям
— достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по
управленческой проблеме.
Подготовка распорядительных документов складывается из следующих
этапов:
• сбор данных по управленческому вопросу;
• составление проекта распорядительного документа;
• согласование проекта распорядительного документа;
• подписание документа.
Сбор данных по управленческому вопросу начинается с обеспечения правовой
основы подготавливаемого документа — изучения действующих законодательных
актов, правительственных постановлений, так как подготавливаемый документ, для
того чтобы обладать необходимой юридической силой, не должен противоречить
установленным законом нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов,
которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию,
внутренние распорядительные документы организации. В это время определяется
необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их
отдельных пунктов.
Составление
проекта
распорядительного
документа
выполняется
исполнителем на основе первого этапа подготовки.
Согласование проекта документа исполнитель проводит, прежде всего, с тем
руководителем, который давал задание на разработку распорядительного
документа. На этом этапе документ может неоднократно редактироваться и
дополняться по указанию руководителя.
После того как исполнитель получает одобрение руководителя на
представленный текст, он обязан отпечатать его на соответствующем бланке с
соблюдением правил расположения и оформления всех необходимых для данного
вида документа реквизитов и провести согласование (визирование) проекта
документа с заинтересованными должностными лицами (или организациями).
Количество согласующих инстанций определяет руководитель. В любой
управленческой структуре, как правило, складывается типовая процедура
внутреннего согласования, т.е. известен состав должностных лиц, визирующих
проект распорядительного документа и последовательность визирования. Внешнее
согласование определяется требованиями законов, нормативных правовых актов,
нормами и правилами выпуска тех или иных документов, установленными
положениями (уставами) тех учреждений и организаций, с которыми проводится
согласование.
Согласование выполняет тот исполнитель (структурное подразделение),
который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются
существенные замечания к содержанию документа, он составляется заново и вторая
редакция подлежит повторному полному согласованию.
Подписание документа. Перед передачей документа на подписание
руководителю документ должен быть тщательно проверен — особое внимание
обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия
структурных подразделений, организаций, наименования, номера и даты
упоминаемых правовых актов или иных документов. После подписания внесение
каких-либо исправлений в документ недопустимо и делопроизводственная служба
проводит регистрацию документа, с этого момента документ приобретает статус
официально изданного.
Приказ — правовой акт, издаваемый единоначально первым руководителем
организации. Например, в акционерном обществе это генеральный директор, на
предприятии — директор, в медицинском учреждении главный врач, в высшем
учебном заведении — ректор.
Каждый руководитель издает два вида приказов: по основной деятельности и
по личному составу.
Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и
оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее
текущей деятельностью. Эти приказы называют инициативными. Но приказы могут
издаваться и во исполнение законодательных актов, нормативных правовых актов и
распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти,
вышестоящих организаций.
Приказы по основной деятельности оформляются на бланке этого вида
документа
Приказы по личному составу издаются для документирования трудовых
отношений работника и работодателя или служащих и нанимателя. Эти приказы
издаются при приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении
отпуска, направлении в командировку, поощрении работника, наложении на него
дисциплинарного взыскания или увольнения с работы.
Приказы по личному составу в основном оформляются в унифицированных
формах, утвержденных органами статистики и подготовленными по постановлению
Правительства Российской Федерации.
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:
констатирующей (вводной) и распорядительной.
Если приказ издается по инициативе руководителя, то в констатирующей
части излагаются цели и задачи управленческих действий, предписываемых
приказом, т.е. дается объяснение необходимости издания приказа.
В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов,
Правительства Российской Федерации, правительства субъекта Российской
Федерации, федерального органа исполнительной власти, иных органов управления,
в констатирующей части указывают вид документа, организацию-автора, номер,
дату и заголовок этого документа.
Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ»,
которое печатается прописными буквами с новой строки без абзаца.
Текст приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Каждый пункт приказа может содержать различные по характеру исполнения
действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в
неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, создать,
организовать и т. д.).
Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя — определенного должностного лица или целого структурного подразделения.
Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется
в один общий пункт для всех предписываемых действий.
В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль
за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на».
В практике управления часто встречаются случаи, когда издаваемый приказ
отменяет ранее изданный или его отдельные пункты. В этом случае в текст
необходимо включать пункт следующего содержания: «Приказ «О....» от 00.00.00 №
00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет
только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то используется стандартная
формулировка:
«Пункты 2, 5, приказа «О....» от 00.00.00 № 00 считать утратившими силу
(отмененными)».
В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с
заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой
(юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие
действующим законодательным нормативным, правовым и распорядительным
актам. Контроль правильности оформления приказов является обязанностью
службы делопроизводства.
Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата
его подписания). Регистрация приказов проводится отдельно от других документов.
Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года
и, как правило, состоят из порядковых номеров.
Все приказы (подлинные экземпляры) формируются делопроизводственной
службой в дело, например «Приказы директора по основной деятельности». Внутри
дела приказы систематизируются по номерам и хронологии.
Распоряжение — распространенный в управленческой практике документ.
Особую разновидность этого документа представляет Распоряжение —
правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных,
исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской
Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в
пределах компетенции, определенной законом, нормативно-правовыми актами.
Такие распоряжения содержат подзаконное официальное решение, принятое с
соблюдением установленной процедуры и порождающие юридические последствия.
Распоряжения обязательны для исполнения всеми органами управления,
хозяйствующими субъектами независимо от организационно-правой формы, а
также общественными объединениями, должностными лицами и гражданами,
проживающими на данной территории.
Распоряжения, затрагивающие интересы граждан, должны быть
опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях и вступают в силу со
дня их опубликования. По месту их разработки такие распоряжения хранятся
постоянно.
Распоряжения — распорядительный документ, издаваемый руководителем
или его заместителями единоначально для решения оперативных вопросов, по
вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам,
связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.
Как правило, распоряжения имеют ограниченный срок действия и
распространяются на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).
Распоряжение по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же
формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов.
Однако распространена практика издания распоряжений, которые не содержат
констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается
непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если
необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то она
обосновывается во вводной части, а текст распорядительной части начинается со
слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Распоряжение вступает в силу с момента его подписания. Регистрация
распоряжений ведется отдельно от других видов документов. Регистрационные
индексы присваиваются в пределах календарного года и, как правило, состоят из
порядковых номеров.
Подлинные экземпляры распоряжений формируются делопроизводственной
службой в отдельное дело, например «Распоряжения Генерального директора по
административным вопросам».
Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и
принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных
органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов
управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того,
совещания,
проводимые
руководителями
структурных
подразделений,
заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.
Распространено составление протоколов для документирования деятельности
временных коллегиальных органов (конференций, собраний, семинаров и т. д.).
Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на
заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи.
Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и
выступлений, проекты решений.
Протокол оформляется на общем бланке.
Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида
заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета;
совещания начальников структурных подразделений и т.д.
Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило,
оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то
дата протокола включает даты начала и окончания.
Например: 21 —24.07.2009.
Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в
пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Текст протокола включает вводную и основную части.
Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы
председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали»
в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц,
присутствовавших на заседании.
Если на заседании были лица из других организаций, то после слова
«Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается
список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается
должность и название организации.
Во вводной части протокола указывается повестка дня.
Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и
закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих
(докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его
формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об
утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».
По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее
данный вопрос).
В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется
текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько
пунктов включено в повестку дня.
Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково.
Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.
Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы,
фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаще всего в тех
случаях, когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся
вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно
подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников
заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания,
позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину
заседания.
При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на
столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.
Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ»,
«ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными
буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного
докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой
сформулировано решение.
В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. В начале текста с новой
строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись
выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица
единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии
указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).
В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.
В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают
фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе
выступления он был задан докладчику).
В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по
обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в
любой форме протокола.
Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.
Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и
представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после
заседания.
Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование
должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии
ограничивается правым полем.
В день подписания протокола председателем он должен быть
зарегистрирован.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста
подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому
готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть
текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший
обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает
только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки,
состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку),
личной подписи, фамилии, инициалов и даты.
Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный
документ, как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до
исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления
акционерного общества, не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола
заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам
ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.
Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов,
направляемые в другую организацию.
Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду
заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета
директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы
систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение
календарного года.
К информационно – справочным документам относят письма, докладные
(служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и
телефонограммы. Эти документы используются как для передачи информации от
одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей
организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.
В отличие от распорядительных документов эти документы могут не
требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может
побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе
резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия
каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
Докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты
являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации.
Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны
их составителем.
Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой
осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть
подписаны одним из руководителей организации.
Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно
комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты
составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарноматериальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении
испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных
объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих
комиссий, так и созданных на какое-то время.
В заголовочной части акта размещают реквизиты, которые присутствуют в
бланке организации: наименование организации, наименование структурного
подразделения, наименование вида документа (акт), основание для его издания,
дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.
Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является
внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают
юридический адрес организации — автора акта.
Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого
события и месту его составления.
Основное содержание акта включает заголовок и текст.
Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в
родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке деятельности
АХО». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного
существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.
Вводная часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы
комиссии, ее цели и задачи.
В этой части в обязательном порядке должны быть сведения о документе
(автор, название, дата и номер), послуживший основанием для проведения проверки
(или работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя,
договор о совместной деятельности и др. Далее во вводной части указывают
должность и фамилию председателя комиссии; должности и фамилии членов
комиссии. Возможно, в работе комиссии (или в проверке) участвовали работники из
других организаций. Тогда в акте должны быть указаны все присутствующие, их
должности и названия организаций.
Основная часть текста содержит суть фактов, методы, которыми велась
проверка, ее результаты, а также выводы, предложения, заключения комиссии. Эта
часть может также состоять из нескольких пунктов.
В оформляющей части размещают подписи председателя и членов комиссии в
той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Акт
подписывают все члены комиссии. В случае несогласия одного из членов комиссии
с содержанием акта (или отдельными выводами) рядом с его подписью указывается
«Особое мнение члена комиссии И.И. Иванова прилагается». Особое мнение члена
комиссии становится приложением к акту.
В оформляющей части указывается количество экземпляров акта и
местонахождение каждого экземпляра.
Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью
(если в нормативных документах не предусмотрено иное).
Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения.
Например, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками
хранения утверждается первым руководителем организации (директором,
генеральным директором).
Отдельные виды актов (по материальным, финансовым вопросам) обретают
юридическую силу при заверении грифа утверждения печатью.
Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны
замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.
Акты редко формируются в отдельные дела. Чаще всего их подшивают в дела
по определенным направлениям деятельности организации в тех структурных
подразделениях, куда были направлены экземпляры акта.
Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов,
служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их
деятельности.
Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно
объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов,
выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма составляют большую
часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество
разновидностей:
инструктивные,
сопроводительные,
информационные,
гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма, подтверждения,
письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т.д. В письмах
выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма
направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в
драматических и трагических ситуациях.
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа
бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается
использовать для писем формат А5.
Датой письма является дата его подписания.
Текст письма строят по схеме:
• введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на
события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы,
послужившие основанием для составления письма);
• доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в
письме);
• заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).
Нередко в практике документирования применяются письма, которые
содержат одну заключительную часть текста без пояснений.
По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну
страницу.
Цель составления и направления писем сводится, как правило, к
побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность,
четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих
правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении
писем.
Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по
их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.
Текст письма, как правило, излагается от третьего лица единственного числа,
например: «Участок не имеет возможности...», «В ближайший год подразделение не
предполагает...» и т.д.
Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а
в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или
должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в
настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа,
аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).
Независимо от способа передачи документа используют единые требования к
его составлению и оформлению.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю другого
структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего
учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с
выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется как по личной инициативе автора
(должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.
По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные,
информационные и отчетные. Инициативная докладная записка составляется с
целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки
не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения,
рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит
информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетные докладные
записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний,
распоряжений и т.п.
Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная
записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она
направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то
внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние
— на обычном листе бумаги.
Внешняя докладная записка должна содержать: наименование организации,
название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления,
адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя организации, фамилию
исполнителя, номер его телефона. Для ее оформления обычно используется общий
бланк организации.
Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного
подразделения, наименование вида документа (докладная записка), дату, адресат,
заголовок к тексту, текст, подпись. Подписывает внутреннюю докладную записку
составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).
Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В
первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания
документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и
предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.
Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку,
является основанием для принятия каких-то решений, издания документов,
проведения мероприятий.
Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных
положений основного документа (проекта, отчета, плана и т.д.). По своему
оформлению такие объяснительные записки отличаются от докладной записки тем,
что не содержат выводов и предложений.
Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые
работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по
отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности.
Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях
трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях,
проступках и др. В таких ситуациях работодатель обязан затребовать от работника
объяснительную записку (ст. 193 ТК РФ), которая рассматривается трудовым
законодательством как форма самозащиты работника.
Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется
руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее
составления. Оформление даты в объяснительной записке крайне важно —
дисциплинарное взыскание может применяться к работнику не позднее одного
месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни
работника или пребывания его в отпуске. Текст объяснительной записки должен
содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы,
объясняющие
происшествие,
смягчающие
проступок
работника
или
подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста
распространяется и на объяснительные записки. При оформлении подписи
указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.
Справка — документ, содержащий описание или подтверждение фактов и
событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера.
Справка служебного характера представляется по запросу вышестоящих
организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия,
прокуратуры, государственного надзора и др.). Такая справка оформляется на
бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование
вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст,
подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.
Справки служебного характера применяются для представления
руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. В таких
случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги, но с указанием тех
же реквизитов. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В
него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в
справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для
составления справки. В отличие от докладных записок текст справки содержит
только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса.
Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций
для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка
должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование
вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.
При оформлении справок часто используются трафаретные тексты, в которых
основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от
руки или на пишущей машинке.
Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и
отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать
архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим
подтверждается, что...........действительно работает....» и т.д.
В тексте этого документа обязательно указывается организация, в которую
предоставляется справка. Справку подписывает должностное лицо (секретарь,
инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.
Телефонограмма -— обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом
передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от
руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях,
заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее
запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение
необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах
действия местной телефонной связи.
Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более
200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на
чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре.
Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа, должность,
фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона,
наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника,
принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы,
текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего
документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при
составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата
и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц,
передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций,
передающих (принимающих) телефонограмму.
При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих
рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно
выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и
срочной.
При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи
повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать,
разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к
ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.
Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием
всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.
Оформление документов в отделе делопроизводства ООО «Фиалка-МСК»
производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Движение документов внутри организации:
Потоки документов, поступающие в организацию ООО «Фиалка-МСК»
извне и отправляемые за пределы организации, дополняются внутренним
документооборотом. Внутренний документооборот организации формируется не
только как реакция на поступившие извне корреспонденции, но и во исполнение
решения руководителя, поступивших его указаний подчиненным. Внутренние
документы
готовятся,
оформляются
и
исполняются
(используются)
непосредственно в организации и не выходят за ее пределы.
К внутренним документам принято относить все документы, которые
разрабатываются должностными лицами организации (ее структурными
подразделениями) в целях обеспечения управленческих решений и действий
внутреннего характера.
Значительная часть документооборота организации приходится на проекты
документов, их согласование с заинтересованными структурными подразделениями
и должностными лицами.
Работа с документами внутри организации в таком случае включает
следующие этапы:
1) постановка задачи руководителем подчиненным и подготовка ими в
устном или письменном виде предложений по своим сферам
ответственности;
2) заслушивание руководителем предложений подчиненных по способам
решения предстоящих задач, выработка замысла действий и принятие
решения руководителем;
3) получение указания на разработку документа, уяснение или уточнение
цели документа, поиск необходимых исходных данных, требуемых или
выделяемых ресурсов, сроков исполнения;
4) разработка проекта документа и представление его руководите-лю на
предварительное рассмотрение;
5) согласование проекта документа с заинтересованными руководи-телями
структурных подразделений и должностными лицами;
6) корректировка документа по результатам согласования и его
оформление, визирование (в необходимых случаях);
7) проверка правильности оформления документа, его подписание или
утверждение;
8) тиражирование и регистрация документа;
9) экспедиционная обработка (упаковка и отправка) документа;
10)
помещение второго экземпляра в дело, последующая работа с ним,
текущее и архивное хранение.
Подготовка проекта документа исполнителем обычно начинается со сбора
необходимой исходной информации. Работники делопроизводства оказывают
помощь исполнителю в подборе нормативных актов по данной тематике, ведут
информационно-справочную работу по предыдущей переписке или решению
аналогичных вопросов в организации.
Проект документа вначале представляется на рассмотрение руководителю,
который может одобрить проект или внести существенные поправки в направления
будущих действий.
При согласовании проекта документа с руководителями структурных
подразделений, заинтересованных в совместных действиях, могут вноситься
уточнения и дополнения. Иногда применяется в согласования действий с внешними
участниками совместных действий. Принципиальные изменения в проект документа
представляются на решение руководителя.
Визы согласований оформляются на экземпляре документа, который
остается в деле организации. На доклад согласованного документа руководителю
предоставляются все материалы, включая приложения, другие документы,
послужившие основанием для разработки проекта. Руководитель может подписать
(утвердить) документ, внести в него изменения или дополнения или же вернуть его
на доработку исполнителю.
Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления
и комплектности документа, соответствия количества экземпляров списку
рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Документы, предназначенные внешним организациям, подлежат отправке в день их
регистрации или на следующий рабочий день.
Внутренний документооборот может быть существенно улучшен за счет
использования имеющихся резервов. К ним относятся совершенствование
технологии взаимодействия должностных лиц организации с работниками
делопроизводства. Рациональность документоборота зависит, прежде всего, от
сокращения количества внутренних документов в организации.
Для повышения оперативности исполнения документов несколькими
исполнителями может применяться копирование документа в несколько
экземпляров. При этом количество копий определяется основным исполнителем и
должно быть в разумных пределах, так как излишнее тиражирование документа
приводит к росту документооборота, затрат ресурсов и лишь затрудняет совместную
работу.
При работе с внутренними документами следует шире применять
электронный обмен общей информацией с помощью использования единой базы
данных, когда обеспечивается возможность параллельной работы над одним
документом нескольких исполнителей на своих рабочих местах. Следует также
стремиться сокращать число ничего не значащих документальных согласований и
количество дублирующих друг друга документов, решать текущие вопросы путем
рабочих согласований.
Одним из узких мест организации рационального документооборота
является согласованная работа над документами нескольких исполнителей из
различных структурных подразделений. Для этого служба делопроизводства должна
отладить систему движения документов между подразделениями и эффективный
контроль исполнения поручений руководства.
Передача документов между структурными подразделениями и
исполнителями зависит от многих факторов и может включать различные способы
в зависимости от конфиденциальности, степени важности и срочности информации.
В частности, конфиденциальные, особо важные и срочные документы
передаются исполнителям под роспись в специальном журнале выдачи, передача
таких документов производится только через работника делопроизводства и
самостоятельная передача друг другу не допускается.
В случае большой срочности и конфиденциальности производится разовая
доставка документов конкретному исполнителю работником делопроизводства
(секретарем) или же исполнитель вызывается для получения документа.
Единый порядок передачи между подразделениями документов, не
содержащих конфиденциальную информацию, как правило, не устанавливается,
однако в базу данных вносятся сведения о любом изменении их местонахождения с
указанием даты передачи, в том числе от одного исполнителя к другому в пределах
одного подразделения.
Важные документы с ограниченным правом доступа разносятся
исполнителям и забираются у исполнителей работниками делопроизводства с
соблюдением точного графика, как правило, без расписки.
Документы с резолюциями руководителей организации передаются
руководителям структурных подразделений или по их назначению непосредственно
исполнителям. Ознакомление исполнителей с документами производится в день их
получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее шести
месяцев) предусматривают этапы исполнения, даты промежуточного контроля, и
создается система контроля исполнения.
Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа, не
подлежащего тиражированию, поручается специально выделенному сотруднику.
Может также разрабатываться график последовательности и сроков прохождения
документа между подразделениями организации.
Если исполнение документа поручено нескольким лицам, то назначается
ответственный исполнитель, который имеет право созыва остальных исполнителей.
Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное
исполнение документа и предоставление ответственному исполнителю в
установленные им сроки необходимых материалов: проектов, справок, сведений.
Обычная корреспонденция размещается в сортировочные ячейки (они
отводятся каждому подразделению), из которых сотрудники подразделений
забирают их самостоятельно в установленное время.
При эксплуатации системы компьютерной регистрации документов и
автоматизированного документооборота в инструкциях предусматривается способы
передачи информации исполнителю.
При получении телеграммы, телефонограммы и письма, требующего
срочного исполнения, работник делопроизводства обязан ознакомить
предполагаемого исполнителя с содержанием информации в переданном
сообщении.
Номенклатура дел
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований
(заголовков) дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном
порядке.
Номенклатура дел фактически предопределяет всю систему хранения
документов в текущей работе с документами, поэтому от её качества зависит
полнота дальнейшего использования содержащейся в документах информации.
Номенклатура дел является также указателем индексации при регистрации, так как
индекс документа включает в себя индекс дела по номенклатуре.
Номенклатура дел служит распределения и группировки исполненных
документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков
хранения дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные
документы, а также является учтённым документом в архиве учреждения на дела
временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
Виды номенклатура дел
Номенклатуры дел могут быть индивидуальными, примерными и
типовыми. Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретного
учреждения (структурного подразделения). Примерные и типовые номенклатуры
дел разрабатываются в целях унификации группировки документов в дела в
определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и
составом документов. Как правило, типовой номенклатурой дел устанавливается
единая индексация документов для учреждений данной системы. Например, во всех
подразделениях министерства дела с копиями приказов министра будут учтены под
одним номером - 02. Такой порядок индексирования дел значительно облегчает
работу с документами как управленческого, так и производственного персонала при
поиске информации по документам, при учете и формировании дел. Примерные
номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые - обязательный.
Примерные и типовые номенклатуры дел служат основой для составления
индивидуальных номенклатур дел в подведомственных организациях. При
составлении индивидуальных номенклатур дел на основе типовых и примерных
должна быть учтена специфика формирования дел конкретного учреждения.
Следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную
номенклатуру дел.
Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые
- обязательный. Примерные и типовые номенклатуры дел служат основой для
составления индивидуальных номенклатур дел в подведомственных организациях.
При составлении индивидуальных номенклатур дел на основе типовых и примерных
должна быть учтена специфика формирования дел конкретного учреждения.
Следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную
номенклатуру дел.
Номенклатуру дел структурного подразделения составляет и подписывает
секретарь, а утверждает руководитель структурного подразделения; ее
согласовывают с архивом учреждения и службой ДОУ. Экземпляр номенклатуры
дел структурного подразделения передается в службу ДОУ, где составляется
сводная номенклатура дел всего учреждения, которую подписывает руководитель
службы ДОУ, а утверждает руководитель учреждения. Сводная номенклатура дел
согласовывается с отраслевым архивом. После утверждения сводной номенклатуры
дел подразделения получают выписки из соответствующих разделов для
использования в работе руководителя организации. В выписках должны быть
указаны сроки разработки номенклатур структурными подразделениями и
представления их в документационную службу, сроки разработки номенклатуры для
всей организации и представления её на утверждение руководителю организации, а
также срок введения в действие.
Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах:1 -й экземпляр
находится на постоянном хранении, 2-й выдается для работы, 3-й передается в архив
организации в качестве учетного документа, а 4-й экземпляр остается в
государственном архиве, источником комплектования которого является данная
организация.
Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения и
подлежит учету как самостоятельное дело. В организациях (предприятиях), не
передающих документы на государственное хранение, номенклатуры дел хранятся
не менее 10 лет.
Требования к составлению номенклатуры дел
Каждое учреждение должно иметь номенклатуру дел, реквизиты которой
оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Основным и принципами
построения номенклатуры дел являются:
 единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску
документов;
 применение индексации документов, обеспечивающей внесение в
соответствующие разделы номенклатуры дел добавлений и исправлений;
 стабильность индексов дел, сохранение за номенклатурой дел функции
учета документов.
Для того чтобы квалифицированно составить номенклатуру дел, необходимо
тщательно изучить состав и содержание всего комплекса организационно
распорядительной, планово-отчетной и других групп документов, образующихся в
деятельности организации. При составлении номенклатуры дел используют также:
положения или уставы учреждения, планы и отчеты о работе, штатные расписания ,
действующие перечни документов, номенклатуры дел за прошлые годы, список
структурных подразделений и корреспондентов, описи дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) срока хранения.
В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые
отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности
учреждения, дела общественных организаций, созданных в учреждении. В
номенклатуру дел включаются также незаконченные в работе дела, поступившие из
других учреждений для их продолжения, а также все справочные картотеки к
документам.
Не включаются в номенклатуру печатные издания, сборники постановлений
правительства, брошюры, справочники, информационные листки, журналы,
экспресс-информации.
Номенклатура дел действует в течение ряда лет и подлежит пересоставлению
и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры
учреждения. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце
каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного
года (для учебных заведений- с 1 сентября нового учебного года).
Номенклатуру дел пересогласовывают с отраслевым архивом не реже чем раз
в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации
номенклатуру дел пересоставляют и согласовывают независимо от срока ее
предыдущего согласования.
Выделяют номенклатуру дел структурного и производственно- отраслевого
типов. Выбор схемы построения номенклатуры дел должен основываться на учете
организационно-структурного построения аппарата учреждения или выполняемых
им функций. В номенклатуре дел, построенной по структурному типу,
наименованиями разделов и подразделов являются названия структурных
подразделений организации, которые располагаются согласно утвержденной
структуре учреждения. Рекомендуется в качестве первого раздела номенклатуры дел
указывать секретариат (канцелярию).
В номенклатуре дел, построенной по производственно-отраслевому признаку,
названиями разделов и подразделов являются управленческие функции и отрасли,
которые располагают в ней по значимости. Такой тип номенклатуры дел более
удобен, так как не зависит от изменений, которые могут происходить в структуре
учреждения в течение делопроизводственного года.
Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь собственный
строго определенный индекс, который состоит из обозначения структурного
подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения
или учреждения.
Как правило, в номенклатурах дел структурных подразделений следует
сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел. Если в течение года
возникают новые документируемые участки работы и непредусмотренные дела, они
вносятся в номенклатуру дел дополнительно на резервные номера, которые
предусмотрены в каждом разделе номенклатуры дел.
В течение всего срока действия номенклатуры дел в ней своевременно
проставляются отметки о заведении дел, передаче их в архив, о «переходящих»
делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование
дел, о передаче дел в другие учреждения или структурные подразделения для
продолжения.
Заголовки дел указываются в соответствующем разделе номенклатуры дел.
Они формулируются на основе определений документируемых участков работы и
вопросов деятельности учреждений. Заголовок в обобщенной форме должен четко
отражать состав и содержание документов дела. В основном используют следующие
признаки документов при составлении заголовков дел:
 номинальный - за основу берется вид документов, которые помещаются
в дело (приказы по личному составу);
 авторский - определяется на основании реквизитов «наименование
организации» или «подпись» (письма, предложения, заявления);
 корреспондентский - определяется по реквизиту «адресат» и
используется при составлении заголовков к делам по переписке
(например, переписка с Минэкономразвития России по вопросам
распределения молодых специалистов);
 предметно-вопросный (основной признак), отвечающий на вопрос «О
чем документы дела?». Следует помнить, что в одно дело могут быть
подшиты документы только по одному вопросу и с одним сроком
хранения;
 хронологический - содержит указание о том, за какой временной период
сгруппированы документы в деле. Как правило, в дело подшиваются
документы за один делопроизводственный (календарный) год, но есть и
«переходящие» дела, в которых документы подшиты в течение
нескольких лет. В этом случае заголовок обязательно содержит указание
на временной отрезок (например, переписка с Мингосимуществом
России за 2000-2002 годы);
 географический - используется в случаях, когда в деле сгруппированы
документы нескольких авторов или корреспондентов, объединенных
признаком территории, на которой они расположены (отчеты глав
администраций Центрального района Воронежской области).
Не допускаются формулировки типа «исходящая переписка», «входящие
письма», «разное».
Элементы заголовка следует располагать в такой последовательности:
1) наименование вида документа {приказы, протоколы, отчеты);
2) название
автора
документа
(организация,
структурное
подразделение, должностное лицо);
3) наименован не организации, которой адресована или от которой
будет получена документация (адресат или корреспондент
документа);
4) краткое содержание документов дела;
5) название местности, с которой связано содержание документов
дела;
6) даты (период времени) документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных
последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин
«документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности
документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады).
Например, «Документы о проведении тематических выставок (планы, списки,
доклады, характеристики экспонатов)».
В заголовках дел, содержащих распорядительные документы одной
разновидности, название последней указывают во множественном числе. Например,
«Приказы по основной деятельности».
Если ожидается, что дело будет состоять из нескольких томов (частей) и
содержание его будет уточняться в процессе управленческой и производственной
деятельности, то к нему составляется общий заголовок. При необходимости в
заголовок дела в конце года можно вносить дополнения и уточнения.
В заголовках дел, содержащих переписку, указываются название
корреспондента и вопрос, по которому она ведется. Например, «Переписка с
ВНИИДАД по вопросам методической работы». Если корреспондентов несколько,
то в заголовке они не указываются. Например, «Переписка об организации
семинаров по вопросам документирования управленческой деятельности».
По срокам хранения
Всего
1
2
В том числе
переходящих
с отметкой ЭПК
3
4
Постоянного
Временного (свыше
10 лет)
Временного (до 10
лет включительно)
ИТОГО
Должность ответственного
за делопроизводство
____________
(Подпись)
_____________
(Фамилия, инициалы)
«_______» ______________ 20______г.
(дата)
Итоговые сведения переданы в службу Документационного обеспечения
управления министерства, ведомства
___________________________
________________
(Должность передавшего сведения)
(Подпись)
_________________
(Фамилия, инициалы)
«_______» ______________ 20______г.
(дата)
Рис. 2 Итоговая запись о количестве заведённых листов дел (томов)
В делах, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается
временной период (месяц, квартал, год), на (за) который составлен данный
документ.
Термины «материалы» и «документальные материалы» ГОСТом не
предусмотрены, их использование в делопроизводстве и архивном деле не
рекомендуется.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Дела группируют и
подсчитывают по срокам их хранения, обязательно отмечая - «переходящие» дела.
Составляет и подписывает итоговую запись (рис. 2) сотрудник (секретарь),
работающий с номенклатурой дел.
Оформление номенклатуры дел
Номенклатура дел, как правило, документ многостраничный. Первый лист
оформляется на общем бланке или на листе формата А4.
Реквизиты номенклатуры дел:
 наименование организации;
 наименование вида документа;
 дата;
 индекс;
 место составления;
 гриф утверждения;
 заголовок к тексту («На 2009 год»);
 текст (табличная форма);
 подпись;
 отметка о согласовании.
Реквизиты оформляются по ГОСТ Р 6.30- 2003, второй и последующие листы
нумеруются. Номенклатура дел содержит пять граф.
1. «Индекс дела»- обозначается арабскими цифрами, состоит из номера
структурного подразделения и порядкового номера дела. При наличии нескольких
томов в деле индекс проставляется на каждом томе с добавлением номера тома (т.
2). Порядок индексирования должен быть изложен в основном нормативном
документе - в инструкции по ведению делопроизводства в организации. В одном
томе должно быть подшито не более 250 листов; если документов больше,
формируют следующий том.
2. «Заголовок дела (тома, части)» - включает заголовки дел, которые отражают
документируемые участки работы или вопросы деятельности учреждения.
Заголовок в обобщенной форме должен четко отражать состав и содержание
документов дела.
3. «Количество дел (томов, частей)»- заполняется по окончании календарного
года. Она предназначена для фиксации факта заведения дел. Ее данные используют
при составлении итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел,
заведенных в определенном году в организации.
4. «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню». В настоящее
время основным нормативным документом при определении срока хранения
документа в процессе составления номенклатуры дел и отборе документов на
государственное хранение и к уничтожению является Перечень типовых
управленческих документов.
5. «Примечания» - вносятся сведения о «переходящих» делах, об утрате,
уничтожении дел, о передаче дел в другое структурное подразделение или
организацию. При необходимости можно указывать фамилии лиц, ответственных за
формирование и ведение какой-либо группы дел или отдельно взятого дела.
Организация хранения документов в организации и передачи дел на
архивное хранение
Оформление дел — это подготовка дела к передаче на архивное хранение
(пункт 99 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Оформление дел начинается с момента заведения их
в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по
окончании календарного года, в котором они были заведены.
Оформление дел проводится работниками службы документационного
обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями,
в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической
помощи и под контролем архива ООО «Фиалка-МСК».
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное
оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
 подшивку или переплет дела;
 нумерацию листов дела;
 составление листа-заверителя;
 составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
 внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение
названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела,
заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному
оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле,
листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую
обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения
текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к
подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов
удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или
неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами
с завязками или в коробках.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений
личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы
вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого
количества таких документов последние изымаются из дел, на них составляется
отдельная опись.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения
документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и
внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом
верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней
описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по
каждому тому или по каждой части отдельно. Подшитые в дело конверты с
вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем
очередным номером каждое вложение в конверте. В конце каждого дела
подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо
ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.
Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на
оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом
листе формата карточки.
Лист — заверитель дела (заверительная запись) составляется по
установленной форме, подписывается его составителем. Все последующие
изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных
документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Обратите внимание, что запрещается выносить лист-заверитель на обложку
дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или
переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа
на внутренней стороне обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные
дела и так далее), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме,
в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их
индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи
составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью
количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или
подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по
установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки
дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой
указываются:
 наименование организации;
 наименование структурного подразделения;
 индекс дела;
 архивный шифр дела;
 номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
 заголовок дела;
 крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела;
 количество листов в деле;
 срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «хранить
постоянно»).
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для
наименования государственного архива, в который дела организации будут
приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В
необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов,
протоколов и другие).
Крайние даты дела указываются арабскими цифрами. Крайними датами дел,
содержащих
организационно-распорядительную,
творческую
и
иную
документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для которых
точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких
томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты
регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов,
включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому
подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней
записей в журнале.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме
и увольнении лица, на которое это дело заведено.
В архив организации передаются дела постоянного и долговременного (свыше
10 лет) хранения, а также дела по личному составу не позднее чем через три года
после их завершения в делопроизводстве. Дела временного хранения (до 10 лет
включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации
(учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет
и так далее).
Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы,
архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.
Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью,
проверяет правильность формирования и оформления дела.
Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет
руководитель организации. За нарушение архивного законодательства руководителя
организации могут привлечь к административной ответственности. Наказание
может быть в виде предупреждения или штрафа (статья 13.20 Кодекса Российской
Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ)).
Организацию или его должностных лиц могут оштрафовать также за
непредставление (несообщение) сведений, необходимых для осуществления
налогового контроля (статья 15.6 КоАП РФ).
Формирование дел в организации и их текущее хранение
В начале каждого года в организации начинается формирование документов в
дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации
В организациях дела формируются централизованно в службе
документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел
делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях.
Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в
структурных подразделениях.
Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации
(учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация,
переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в
службе документационного обеспечения управления (ДОУ).
Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации,
формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных
подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно
положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом
отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).
Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются
работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за
формированием дел осуществляется службой ДОУ.
Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает
необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в
формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в
соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Правила формирования дел
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные
требования:
 помещать в дело только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
 включать в дело по одному экземпляру документа;
 помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного
вопроса;
 помещать приложения вместе с основными документами;
 группировать в одно дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
 раздельно группировать в дела документы постоянного и временного
сроков хранения.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры, черновики.
Дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В
случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома.
Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1»,
«том 2» и т.д.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической,
вопросно-логической последовательности или сочетании.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему
содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.
Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их
сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие
– по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Группировка в дела отдельных видов документов
Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по
видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного
календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды
распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания.
Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со
своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в
самостоятельном журнале (книге).
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по
личному составу. Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню
типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры
России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в
самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей
учетной форме (журнал, книга, картотека).
Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их
хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело
документы с разными сроками хранения.
В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.
К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:
 о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;
 аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
 изменении фамилии;
 поощрении, награждении;
 оплате труда, премировании, различных выплатах;
 всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными
условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком,
отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
 дежурствах по профилю основной деятельности;
 длительных внутрироссийских и зарубежных командировках,
командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными
условиями труда.
К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы:
 о дисциплинарных взысканиях;
 ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках;
 дежурствах;
 краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.
Практика использования документов по личному составу показывает, что при
значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок
хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности.
Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении,
совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым
стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в
которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы
должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.
Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и
распорядительными
актами
(приказами,
распоряжениями,
решениями,
постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их
утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в
самостоятельные дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их
составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к
протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого
объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по
датам протоколов и их номерам.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие
документы группируются отдельно от их проектов.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и
систематизируется в хронологической последовательности; при этом документответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по
определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в
дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и
систематизируются следующим образом:
 внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
 анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему;
 автобиография, резюме;
 документы об образовании;
 заявление о приеме на работу;
 приказ (распоряжение) о приеме на работу;
 трудовой договор;
 договор о материальной ответственности (при его наличии);
 копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе,
аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках
без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.;
 дополнительные соглашения к трудовому договору;
 копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии;
 аттестационные листы;
 копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника;
 справки о регистрации по месту жительства;
 медицинские справки;
 заявление об увольнении;
 копия приказа (распоряжения) об увольнении.
 Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2)
формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно
от личных дел.
Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в
алфавитном порядке фамилий.
Подготовка дел к передаче на хранение
По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве
проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В
архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через
три года после их завершения в делопроизводстве.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в
дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от
документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного
компьютера.
Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту
их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого
исполненного документа. После исполнения документа и окончания работы с
делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечения физической
сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный
за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения
обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо
разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность
и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально,
корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел
указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее
помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок
дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.
Проверка наличия и состояния документов и дел
Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически
необходимо проводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях
установления фактического наличия дел и соответствия их количеству,
числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении
дел, возврате дел, смене лица, ответственного за сохранность документов и
руководителя структурного подразделения, а также при реорганизации, ликвидации
организации или его структурного подразделения.
Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с
описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их
визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте
проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по
результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в
установленном порядке.
Порядок выдачи дел и документов
Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения
руководителя службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений для работы
осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель,
помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное
подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его
возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных
подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат
возврату. Другим организациям дела выдаются на основании их письменных
запросов с разрешения руководителя организации по акту.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем
хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут
быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место
вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и на
какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения (например, приказов по
основной деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и
т.п.) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения
руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта
о причинах выдачи подлинника.
Как
правило,
изъятие
подлинных
документов
производится
правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими
на законных основаниях. В этом случае обращающийся орган должен представить в
организацию запрос, в котором должна быть ссылка на соответствующий
законодательный, иной нормативный правовой акт, на основании которого
документы могут быть предоставлены органу для изъятия. Изъятые подлинные
документы после минования их надобности подлежат возврату организации.
Организация контролирует возврат этих документов.
Обложка дела представлена в приложении 1.
Внутренняя опись представлена в приложении 2.
Приказ о приёме на работу представлен в приложении 3.
Типовая форма договора представлена в приложении 4.
Номенклатура дел организации ООО «Фиалка-МСК» представлена
в
приложении 5.
В отчёте представлены образцы некоторых документов, в связи с тем, что
отсутствовала служебная необходимость создания данных документов, во время
прохождения практики.
Задание 2.
Обложка дела
Приложение 1 Практикум
Д. № _________________
Оп. №________________
Ф.№ _________________
__________________________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(название учреждения)
__________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(название структурного подразделения)
ДЕЛО № ______________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(заголовок дела)
Начато ________________________
Окончено ______________________
На __________ листах
Ф. № _________________
Срок хранения: ________
Оп. № ________________
Исполнитель _______________
Д. № _________________
Делопроизводитель __________
Внутренняя опись
Приложение 2 Практикум
Начальник отдела
документационного
обеспечения
ООО «Фиалка-МСК»
Отдел документационного
обеспечения
_________________ О.П. Петрова
ОПИСЬ № ______
приема-передачи дел за 2022 год
на хранение в архив организации
№
п/п
Индекс
дел
Заголовок
дел
Крайние
даты
Кол-во
листов
Примечание
6
1
2
3
4
5
1
№1-№32
Приказы 2022 год
09.02.22
127
2
№33-№64
Приказы 2022 год
01.03.22
149
3
№65-№130
Приказы 2022 год
27.04.22
218
4
№131-№206
Приказы 2022 год
29.06.22
178
5
№207-№293
Приказы 2022 год
28.08.22
109
6
№294-№361
Приказы 2022 год
25.10.22
170
7
№362-№439
Приказы 2012 год
29.12.22
115
В данную опись включено 7 (семь) ед.хр.______________________________________
цифрами и прописью
с № 1 по № 439 , в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________________
Передачу произвели;
Начальник ОДО
Прием произвели:
Старший архивариус
____Петрова__________Петрова О. П.
____Паршина_____ Паршина В. Н.
«___» __________ 20____ г.
«___» __________ 20____ г.
Приказ о приёме на работника на работу
Приложение 3 Практикум
Унифицированная форма № Т-1
Утверждена Постановлением Госкомстата
России
от 05.01.2004 № 1
Форма по ОКУД
по ОКПО
ООО «Фиалка-МСК»
Код
0301001
(наименование организации)
Номер документа
Дата составления
ПРИКАЗ
30
(распоряжение)
о приеме работника на работу
04.07.2022
Принять на работу
с
по
Дата
29.06.2022
Табельный номер
Макарова Ольга Петровна
089
(фамилия, имя, отчество)
в
Финансово-экономическая служба
(структурное подразделение)
Делопроизводитель
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
Основная
(условия приема на работу, характер работы)
с тарифной ставкой (окладом)
45 000
руб.
00 коп.
руб.
00 коп.
(цифрами)
надбавкой
30 000
(цифрами)
с испытанием на срок
Основание:
Трудовой договор от “
Руководитель организации
3 (три)
04 ”
июля
20 22 г. №
месяца(ев)
30
директор
Петров
М. Н. Петров
(должность)
(личная подпись)
(расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
Макарова
“ 04 ”
июля
20 22
г.
Приложение 4. Практикум
Приложение N 3
к приказу Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 16 апреля 2025 г. N 251н
ТИПОВАЯ ФОРМА ДОГОВОРА
О ПОЛНОЙ ИНДИВИДУАЛЬНОЙ МАТЕРИАЛЬНОЙ
ОТВЕТСТВЕННОСТИ
____Общество с ограниченной ответственностью «Фиалка – МСК»_______,
(наименование организации)
далее именуемый «Работодатель», в лице руководителя (или его заместителя)
_директора Михаила Николаевича Петрова_____________________________,
(наименование должности, фамилия, имя, отчество (при наличии)
действующего на основании __Устава организации_____________________,
(устава, положения, доверенности)
с одной стороны, и ___делопроизводитель______________________________
(наименование должности)
______Макарова Ольга Петровна______________________________________
__________________________________________________________________,
(фамилия, имя, отчество (при наличии)
именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий
Договор о нижеследующем:
1. Работник принимает на себя полную материальную ответственность за
недостачу вверенного ему Работодателем имущества, а также за ущерб,
возникший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и в
связи с изложенным обязуется:
а) бережно относиться к переданному ему для осуществления возложенных
на него функций (обязанностей) имуществу Работодателя и принимать меры к
предотвращению ущерба;
б) своевременно сообщать Работодателю либо непосредственному
руководителю о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности
вверенного ему имущества;
в) вести учет, составлять и представлять товарно-денежные и другие
отчеты о движении и остатках вверенного ему имущества;
г) участвовать в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверке
сохранности и состояния вверенного ему имущества.
2. Работодатель обязуется:
а) создавать Работнику условия, необходимые для нормальной работы и
обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества;
б) знакомить Работника с действующим законодательством Российской
Федерации о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный
работодателю, а также иными нормативными правовыми актами (в том числе
локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска),
перевозки, применения в процессе производства и осуществления других
операций с переданным ему имуществом;
в) проводить инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохранности и
состояния имущества.
3. Определение размера ущерба, причиненного Работником Работодателю, а
также ущерба, возникшего у Работодателя в результате возмещения им ущерба
иным лицам, и порядок их возмещения производятся в соответствии с
действующим законодательством Российской Федерации.
4. Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен
не по его вине.
5. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания. Действие
настоящего Договора распространяется на все время работы с вверенным
Работнику имуществом Работодателя.
6. Настоящий Договор составлен в 2 (двух) имеющих одинаковую юридическую
силу экземплярах, из которых один находится у Работодателя, а второй – у
Работника.
7. Изменение условий настоящего Договора, дополнение, расторжение или
прекращение его действия осуществляются по письменному соглашению сторон,
являющемуся неотъемлемой частью настоящего Договора.
В случае, если Договор заключен в электронном виде в соответствии со
статьями 22.1 - 22.3 Трудового кодекса Российской Федерации, дополнение,
расторжение или прекращение его действия осуществляются по соглашению
сторон, оформленному в электронном виде в соответствии со статьями 22.1 - 22.3
Трудового кодекса Российской Федерации.
Адреса сторон Договора:
Работодатель
Работник
02.09.2026 г.
Подписи сторон Договора:
Петров
М. Н. Петров
Макарова
О. П. Макарова
М. П.
Номенклатура дела
Приложение 5 Практикум
ООО «Фиалка-МСК»
11715, г. Москва, ул. Фрунзенская, д.2, офис 16
Тел. 8 (495) 769-58-36, e-mail: info@fialka.ru
ОКПО 07520955, ОГРН 000000000000,
ИНН 7811039385, КПП 781101002
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2024 год
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
__М. Н. Петров_______
«_01_»____февраля______2024 г.
Индекс
дела
Кол-во
томов
(частей)
1
01-01
Заголовок дела
Примечание
3
Срок
хранения
и№
статьи по
перечню
4
01 - Руководство
Законы РФ и РС(Я), присланные для
сведения
ДМН
ст. 1 б
относящиеся
к
деятельности
ООО «ФиалкаМСК»
–
Постоянно
относящиеся
к
деятельности
ООО «ФиалкаМСК»
–
Постоянно
2
01-02
Указы,
постановления,
распоряжения, Правительства РС(Я),
присланные для сведения
ДМН
ст. 3 б
01-03
Протоколы заседаний Дирекции
(Коллегии) и документы (повестки,
постановления, решения) к ним
Протоколы
совещаний
у
руководителя
(директора)
организации
Устав ООО «Фиалка-МСК»
Постоянно
ст. 18 в
01-04
01-05
01-06
01-07
01-11
01-12
01-13
01-14
Приказы директора по основной
деятельности
Приказы
директора
по
административно-хозяйственным
вопросам
Годовой план работы ООО «ФиалкаМСК»
Государственное
задание
ООО
«Фиалка-МСК»
Годовой отчет о деятельности ООО
«Фиалка-МСК»
Годовой статистический отчет по
основной деятельности
Постоянно
ст.18 е
Постоянно
ст.28
Постоянно
ст.19 а
5 лет
ст. 19 б
Постоянно
ст. 198 а
Постоянно
ст. 198 а
Постоянно
ст.211 а
Постоянно
ст. 335 а
5
По оперативным
вопросам – 5 лет
01-15
01-16
01-17
01-18
01-19
01-20
01-21
02-01
02-02
02-03
02-04
02-05
02-06
02-07
Документы
(протоколы,
акты,
объяснения,
ходатайства,
предупреждения,
определения,
постановления)
об
административных правонарушениях
Переписка с министерствами и
ведомствами РС(Я) по основным
направлениям деятельности
Переписка с организациями по
основным
направлениям
деятельности
Журнал учета проверок
Журнал регистрации поступающих и
отправляемых документов
Журнал регистрации обращений
(заявлений) граждан
Сводная номенклатура дел ООО
«Фиалка-МСК»
02 – Кадры
Положения об оплате труда и
премировании работников
Приказы директора по основной
деятельности (копии)
Приказы директора по личному
составу
(о
приеме,
переводе,
перемещении, ротации, совмещении,
совместительстве,
увольнении,
оплате труда, аттестации, повышении
квалификации, присвоении классных
чинов, разрядов, званий, поощрении,
награждении, об изменении анкетнобиографических данных, отпусках по
уходу за ребенком, отпусках без
сохранения заработной платы)
Приказы директора по личному
составу (о ежегодно оплачиваемых
отпусках, отпусках в связи с
обучением, дежурствах, не связанных
с
основной
(профильной)
деятельностью)
Приказы директора по личному
составу
(о
дисциплинарных
взысканиях)
Личные дела руководителей и
работников ООО «Фиалка-МСК»
Документы
(представления,
наградные
листы,
ходатайства,
характеристики,
автобиографии,
5 лет
ст. 145
5 лет ЭПК
ст. 70
5 лет ЭПК
ст. 70
10 лет
ст. 149
5 лет
ст. 182 г
5 лет
ст. 182 е
Постоянно
ст. 157
Постоянно
ст. 294 а
ДМН
Подлинники – 0106
50 лет ЭПК
ст. 434 а
5 лет
ст. 434 б
Об отпусках,
командировках
работников с
вредными и (или)
опасными
условиями труда
– 50 лет
3 года
ст. 434 д
50 лет ЭПК
ст. 445
Постоянно
ст. 500 а
В
случае
принятия
решения
об
выписки из решений, постановлений,
протоколов)
о
награждении
государственными
и
ведомственными
наградами,
присвоении
почетных
званий,
присуждении премий
02-08
02-09
02-10
03-01
03-02
Документы
(представления,
наградные
листы,
ходатайства,
характеристики,
автобиографии,
выписки из решений, постановлений,
протоколов) о представлении к
награждению государственными и
ведомственными
наградами,
присвоении
почетных
званий,
присуждении премий
Журнал регистрации и контроля
приказов директора по личному
составу
Номенклатура дел кадров
03 - Бухгалтерия
Штатное расписание и изменения к
нему
Приказы директора по личному
составу (копии)
03-03
Бюджетная смета
03-04
Годовая бухгалтерская (финансовая)
отчетность (бухгалтерские балансы,
отчеты о финансовых результатах,
отчеты о целевом использовании
средств, приложения к ним)
Промежуточная
бухгалтерская
(финансовая)
отчетность
(бухгалтерские балансы, отчеты о
03-05
отказе - 5 лет
О представлении
к награждению
ведомственными
наградами,
присвоении
ведомственных
почетных званий,
присуждении
ведомственных
премий - 10 лет
5 лет
ст. 500 б
50 лет ЭПК
ст. 182 б
О
ежегодно
оплачиваемых
отпусках,
отпусках в связи
с
обучением,
дежурствах, не
связанных
с
основной
(профильной)
деятельностью - 5
лет
ООО
«Фиалка-МСК»
3 года
ст. 157
Постоянно
ст. 40 а
ДМН
Постоянно
ст. 243 б
Постоянно
ст. 268 а
5 лет
ст. 268 а
Подлинники –
02-02, 02-03, 0204, 02-05
03-06
03-07
03-08
03-09
03-10
03-11
03-12
03-13
финансовых результатах, отчеты о
целевом использовании средств,
приложения к ним)
Лицевые счета работников по
заработной плате
Регистры
бухгалтерского
(бюджетного) учета (главная книга,
журналы-ордера,
мемориальные
ордера, журналы операций по счетам,
оборотные ведомости)
Первичные учетные документы и
связанные с ними оправдательные
документы (кассовые документы и
книги,
банковские
документы,
корешки денежных чековых книжек,
ордера, табели, извещения банков и
переводные требования, акты о
приеме, сдаче, списании имущества и
материалов, квитанции, накладные и
авансовые отчеты, переписка)
Документы
(планы,
отчеты,
протоколы, акты, справки, докладные
записки, переписка) о проведении
проверок финансово-хозяйственной
деятельности
Налоговые декларации (расчеты)
юридических лиц, индивидуальных
предпринимателей по всем видам
налогов
Выписки
из
лицевых
счетов
организаций, приложения к выпискам
из лицевых счетов, отчеты о
состоянии
лицевых
счетов
с
приложением платежных документов
Переписка
по
вопросам
бухгалтерского учета, бюджетного
учета
Номенклатура дел бухгалтерии
50 лет ЭПК
ст. 296
5 лет
ст. 276
5 лет
ст. 277
При условии
проведения
проверки
При
условии
проведения
проверки;
при
возникновении
споров,
разногласий
сохраняются до
принятия
решения по делу
5 лет
ст. 282
5 лет
ст. 310
5 лет
ст. 250
5 лет
ст. 289
3 года
ст. 157
Делопроизводитель, О. П. Макарова
Макарова
О.П. Макарова_____
(наименование должности руководителя
службы делопроизводства)
(подпись)
(расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК или ЦЭК
ООО «Фиалка-МСК»
от «_01»__февраля___2024 г.№__121_____