Лекция 6
Бухгалтерские
информационные системы
Вопросы:
• Цели функционирования БУИС
• Свойства БУИС
• Принципы проектирования
Определение БУИС
Бухгалтерские информационные системы (БУИС) - организованные
средства ввода, хранения и обработки данных, позволяющие на
основе первичных бухгалтерских документов формировать
финансово-экономические показатели отчетов, передавать
информацию пользователям для анализа и принятия решений.
Цели функционирования БУИС
Главная цель функционирования БУИС в организации —
обеспечить руководство предприятия бухгалтерской информацией
для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных
вариантов использования ограниченных ресурсов.
Бухгалтерская информация помогает руководителям не только
понять и проанализировать итоги, но и прогнозировать результаты
деятельности предприятия при принятии различных решений.
Таким образом, современная БУИС, являясь системой поддержки
принятия решений для руководителя, должна обеспечить функции
планирования, учета, контроля, анализа в системе управления
организациям.
Внешние и внутренние связи
Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние и
внешние информационные связи.
Внутренние связи отражают информационные взаимодействия
отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета.
Внешние связи отражают взаимодействие с другими
подразделениями, реализующими иные функции управления, а
также с внешними организациями.
Внутренние связи заложены в методологии бухгалтерского
учета, системе ведения счетов и выполнения проводок,
основанных на принципе двойной записи: каждая хозяйственная
операция отражается дважды — в кредите одного счета и
дебете другого.
Внешние связи БУИС:
• получение нормативных и методических материалов;
• передача сводной финансовой отчетности заинтересованным
организациям: вышестоящим административным органам,
налоговой инспекции, органам статистики, финансовым
организациям и др.
.
Свойства БУИС
Основываясь на данных о хозяйственной деятельности организации,
БУИС производит финансовую, бухгалтерскую информацию. Чтобы
бухгалтерская информация была полезной, она должна быть
достоверной и значимой.
Достоверность означает, что информация должна: полностью отражать
хозяйственные процессы на предприятии, быть легко проверяемой, не
отражать интересы какого-либо конкретного лица.
Значимость бухгалтерской информации заключается в том, что она
должна быть:
Полезной при составлении планов.
Основанной на обратной связи (обратная связь предполагает знание
того, насколько верными оказались предыдущие ожидания).
Поступать к пользователю своевременно.
Требования к БУИС
Бухгалтерская информация связывает деятельность тех, кто
участвовал в ее подготовке и лиц, принимающих решение (ЛПР).
Для того чтобы информация понималась и воспринималась теми и
другими одинаково, необходимо, чтобы продукт БУИС отвечал
следующим требованиям
• сравнения и постоянства,
• существенности,
• консервативности,
• Полноты
• Во-первых, бухгалтерская информация должна удовлетворять
требованиям сравнения и постоянства. То есть, нельзя в течение
учетного периода использовать разные формы и методы
бухгалтерского учета. В этом случае пропадает возможность сравнения
данных. Однако это не означает, что устаревший или неудачно
выбранный метод бухгалтерского учета должен использоваться
бесконечно долго. Если есть веские основания для изменения
используемой формы учета, то такие изменения могут быть
совмещены с началом нового учетного периода (года).
• Во-вторых, бухгалтерская информация должна быть существенной. Не
следует терять время на учет незначительных факторов. То есть, если
усилия по учету сравнимы со стоимостью учитываемых средств, то
учет необходимо упростить. Каждая организация выбирает свой
уровень существенности учета.
• В-третьих, бухгалтерская информация должна быть
консервативной. Так как отражение фактов хозяйственной
деятельности в бухгалтерском учете не всегда является
однозначным, необходимо выбирать оценку, которая менее
оптимистична. Это означает, что следует рассчитывать на
отсутствие прибыли и учитывать возможные убытки. Данная
особенность обеспечивает осторожность в оценке активов,
имущества и в определении величины убытков.
• В-четвертых, бухгалтерская информация должна быть полной,
содержать максимум того, что необходимо пользователю.
Принципы проектирования БУИС
При проектировании БУИС необходимо учитывать, что она
является одним из видов экономических информационных систем
(ИС). Следовательно, имеет общие черты, свойственные всем
системам автоматизированной обработки экономической
информации.
Любая система управления основана на принципе обратной связи,
однако только на основе бухгалтерской информации можно
осуществить обратную связь, т.е. определить насколько верными
оказались предыдущие ожидания. БУИС — единственный источник
достоверной информации для обратной связи.
• Принцип первого лица – определяющий лицо, принимающее
окончательное решение и определяющий порядок
ответственности на различных уровнях управления.
• Принцип системного подхода, предполагающий в процессе
проектирования БУИС проведение анализа объекта управления в
целом и системы управления им, а также выработку общих целей
и критериев функционирования объекта в условиях его
автоматизации. Данный принцип предусматривает однократный
ввод информации в систему и многократное ее использование;
единство информационной базы; комплексное программное
обеспечение.
• Принцип надежности характеризует надежность работы БУИС,
которая обеспечивается различными способами. Например,
дублирование структурных элементов системы или их
избыточность.
• Принцип непрерывного развития системы требует от системы
возможность расширяться без проведения серьезных
организационных изменений.
• Принцип экономичности заключается в том, что выгоды от новой
БУИС не должны превышать расходы на нее.
• Принцип совместимости предполагает, что проектируемая БУИС
будет учитывать организационную структуру предприятия, а
также интересы, квалификацию людей, осуществляющих
бухгалтерский учет. Они должны быть подготовлены к работе в
этой системе.
• В основу БУИС положены три фазы обработки:
• 1-я фаза — первичный учет:
• составление первичных бухгалтерских документов;
• обработка и составление ведомостей аналитического учета по
каждому участку учета.
Например, по учету заработной платы составляется расчетно-платежная
документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и
др.
Все операции преобразования выполняются на основании пакета
прикладных программ конкретного участка учета или встроенным
модулем в единую программу бухгалтерского учета.
2-я фаза обработки:
• составление проводок;
• их размещение в различные регистры аналитического и
синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов.
Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать
этот процесс.
3-я фаза обработки состоит в составлении сводного синтетического учета:
• отчетно-сальдовых ведомостей по счетам главной книги;
• баланса;
• форм финансовой отчетности.
• Между комплексами бухгалтерского учета существуют информационные
связи.
• Например: формирование исходной информации происходит за счет
первичного учета для участков:
• учет основных средств;
• учет готовой продукции;
• учет финансово-расчетных операций;
• учет материальных ценностей;
• учет труда и заработной платы.
