Теория организации: Законы организации

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСАВИАЦИЯ)
ФГОУ ВПО "САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ГРАЖДАНСКОЙ АВИАЦИИ"
Теория организации
Методические указания по изучению
раздела «Законы организации»
и выполнению контрольных работ
Для всех факультетов
Санкт – Петербург
2007
2
Одобрено и рекомендовано к изданию
Учебно-методическим советом Университета
Ш 87 (03)
ТЕОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ. Раздел «Законы организации»: Методические
указания по изучению раздела «Законы организации» и
выполнению
контрольных работ/ Университет ГА. С.-Петербург, 2007.
Издаются в соответствии с программой дисциплины "Теория организации"
(объем 238 ч, 2-3 семестры).
Даны рекомендации по выполнению контрольных работ.
Предназначены для студентов всех специализаций.
Ил.15,табл. 2, библ. 12 назв.
Составители:
В.А. Брагин, доцент
А.И. Грачев, доцент
О.А.Турубар, ст. преподаватель
Рецензент:
А.А. Богданов, докт. техн. наук проф.
С
Университет гражданской авиации, 2007
3
Общие методические указания
Цель дисциплины – дать студентам необходимые знания о теории
организационной
и
кибернетической
систем
при
проектировании
организационных структур.
Задачами изучения дисциплины - сформировать у студентов систему
базовых знаний об использовании теории систем в организации, выявлении
законов деятельности, определении методов организации, характеристик
организационной культуры и стиля руководства.
Учебный план предусматривает выполнение двух контрольных работ.
Номер варианта контрольной работы соответствует последней цифре учебного
шифра студента.
Контрольные работы №1 и №2 выполняются в виде ответов на два вопроса
соответствующего варианта контрольных заданий.
4
Контрольная работа №1
Контрольные задания по вариантам
Вариант 1
1. Место теории организации в системе экономических знаний.
2. Организационная и кибернетическая системы.
Вариант 2
1. Понятие организации как системы.
2. Законы организации.
Вариант 3
1.Причины возникновения организации.
2. Цели возникновения организации. Функции целей. Требования к целям.
Вариант 4
1. Принципы организации хозяйственных систем.
2. Внешняя и внутренняя среда организации.
Вариант 5
1. Понятие управленческой структуры.
2. Нормы
управляемости
(диапазон
контроля
в
управленческих
структурах).
Вариант 6
1. Факторы, влияющие на управленческую структуру.
2. Пример функциональной структуры управления предприятием.
Вариант 7
1. Зависимость управленческой структуры от специализации работ.
2. Преимущества и недостатки функциональной структуры управления.
Вариант 8
1.Управление организацией (принципы, методы).
2.Характеристики организационных структур управления.
Вариант 9
1.Критерии рациональности организационных структур.
5
2. Принципы проектирования организационных структур.
Вариант 10
1. Организация как структура. Виды структур.
2. Типы организационных структур управления
Контрольная работа №2
Контрольные задания по вариантам
Вариант 1
1. Закон синергии. Чем определяется потенциал организации.
2. Признаки достижения синергии в организации
Вариант 2
1. Закон самосохранения и его аналитическое соотношение.
2. Параметры, влияющие на уровень самосохранения организации.
Вариант 3
1. Закон развития. Его аналитическое обоснование.
2. Основные принципы закона развития.
Вариант 4
1. Закон информированности-упорядоченности.
2. Характеристики информации: объем и достоверность.
Вариант 5
1. Формулировка закона информированности-упорядоченности.
2. Роль информации в управленческой деятельности.
Вариант 6
1.Закон единства анализа и синтеза.
2. Особенности анализа и синтеза в социальных организациях.
Вариант 7
1. Формулировка и математическая интерпретация закона единства
анализа и синтеза.
2. Следствия, вытекающие из закона единства анализа и синтеза.
6
Вариант 8
1. Закон композиции и пропорциональности (гармонии).
2. Роль гармонии в деятельности организации.
Вариант 9
1.Специфические законы социальной организации.
2. Взаимосвязь законов организации.
Вариант 10
1. Организационная культура и ее связь с организационным поведением.
2. Управление организационной культурой.
7
Введение
В
процессе
функционирования
организаций
возникает
большое
количество самых разнообразных устойчивых и неустойчивых связей. При
поверхностном рассмотрении они воспринимаются как нечто случайное. Тем
не менее, в подавляющем большинстве эти связи подчинены определенным
законам и закономерностям.
Закон — это общепринятое правило, которое признается обязательным
для исполнения. Все живое и неживое на Земле подчиняется законам природы.
Жизнедеятельность
людей
регламентируется
законами
общественного
развития и постановлениями государственной власти. Конституция —
основной закон государства, обладающий высшей юридической силой и
устанавливающий основы политической, правовой и экономической систем
страны. Каждого человека в той или иной степени касается Трудовой кодекс.
Существуют неписаные законы нравственности.
Закон
теории
организации
–
это
зависимость,
которая
либо
зафиксирована в законодательных документах, либо получила признание
большинства людей и организаций, либо получила поддержку ведущих
ученых. Социальные законы определяют отношения, возникающие
между
людьми в рабочих группах и проявляются в процессе их деятельности. В
соответствии с социальными законами складываются отношения между
организациями и людьми, работающими в этих организациях. Многие из
социальных законов фиксируются в форме законодательных актов либо
нормативных документов, определяющих поведение больших групп людей.
В отличие от законов материального мира действие одного и того же
социального закона может обладать различной степенью интенсивности в
однотипных ситуациях, что вынуждает нас рассматривать социальный закон не
как постоянную характеристику или устойчивую связь явлений, а как некоторую
тенденцию, имеющую определенную степень достоверности. Эта особенность
действия социальных законов существенно отличает их от большинства законов,
известных в естественных науках.
8
Законы играют решающую роль в теории организации, поскольку они
образуют фундамент этой дисциплины, способствуют переходу от эмпирического
к логическому методу познания, позволяют использовать в процессах управления
конкретными организациями научно обоснованные методы
предсказания
дальнейшего развития событий.
Теория организации – это наука, которая изучает принципы, законы и
закономерности для создания, развития, функционирования и ликвидации
организации.
Основными законами организации, имеющими внешнюю и внутреннюю
направленность, являются:
•
закон синергии;
•
закон самосохранения;
•
закон развития;
•
закон композиции и пропорциональности;
•
закон информированности и упорядоченности;
•
закон единства анализа и синтеза.
Существует еще и ряд специфических законов, регламентирующих главным
образом деятельность внутри организации.
9
1. Организация как основа менеджмента
Чтобы считаться организацией, трудовое формирование должно отвечать
следующим обязательным требованиям (рис.1).
Организация
Наличие
не менее
2-х
человек
в группе
Единство
цели
Формальные
организации
Совместный
труд
Неформальные
организации
Рис. 1. Элементы организации
Общие характеристики организаций
Все организации отличаются друг от друга функциями, методами и
принципами управления, сложностью операций и процедур и т.д. Вместе с тем,
они имеют общие для всех организаций характеристики
( рис. 2).
Характеристики организации
Ресурсы
Разделение
труда
вертикальное
горизонтальное
Зависимость
от внешней и
внутренней
среды
Подразделения
Необходимость
управления
Рис. 2. Общие характеристики организации
10
1.
Ресурсы.
преобразование
Целью
ресурсов,
любой
организации
является
наличие
которые
используются
ею
достижения
для
и
тактических и стратегических целей. Главные ресурсы – это люди (трудовые
ресурсы), основные и оборотные средства, технологии и информация.
2.Разделение труда бывает горизонтальное и вертикальное.
Горизонтальное - это разделение общего производственного процесса
на частное, непрерывное обособление различных видов трудовой деятельности
со специализацией производства и исполнителей.
Как правило, по горизонтали труд разделяется по:
-
функциональному,
товарно-отраслевому,
квалификационному
признакам.
Вертикальное – отделение работы по координированию действий от
самих действий. Поскольку работа в организации делится на составляющие
части, для того чтобы она была успешной, необходимо координировать работу
группы. В данном случае происходит обособление функции управления, суть
которой состоит в целенаправленном координировании и интегрировании
деятельности всех элементов организации. Вертикальное разделение труда
осуществляется по следующим основным направлениям:
- общее руководство - выработка и проведение в жизнь главных,
перспективных направлений деятельности организации;
-
технологическое
руководство
-
разработка
и
внедрение
прогрессивных технологий;
- экономическое руководство
-
стратегическое и тактическое
планирование, анализ экономической деятельности организации, обеспечение
ее рентабельной работы;
- оперативное управление - составление и доведение оперативных
планов до микроколлективов и отдельных исполнителей, расстановка
исполнителей
по
рабочим
местам,
их
инструктаж,
систематического контроля за ходом производственного процесса;
организация
11
- управление персоналом – подбор, расстановка и развитие трудовых
ресурсов организации.
3. Зависимость от внешней и внутренней среды. Ни одна организация
не может функционировать изолированно, вне зависимости от внешних
ориентиров. Это условия и факторы, возникающие в окружающей среде
независимо от деятельности организации и так или иначе воздействующие на
нее. Различают факторы внешней (рис.3) и внутренней среды организации
(рис.4). Рассматривая влияние внешней среды на организацию, следует иметь в
виду, что ее воздействие не одинаково. Поэтому важно уметь выявить наиболее
существенные факторы внешнего влияния и выработать эффективные способы
реагирования на них.
Политика
Поставщики
Технология
Учреждения,
органы власти
Общество
Профессиональные
группы
Банки
Жители района
ОРГАНИЗАЦИЯ
Профсоюзы
Клиенты
Нормы
общественной жизни
Владельцы
Рабочие
(наемные)
Конкуренты
Рынок
рабочей
силы
Рис. 3. Факторы внешней среды организации
Конъюнктура
12
Под внутренней средой организации понимают ситуационные факторы
внутри организации.
ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ
Цели
организации
Организационная
структура
Задачи
Технология
Люди
Рис.4.Внутренняя среда организации
Цели организации. Организацию следует рассматривать как средство
достижения целей.
Цели – это конечные состояния или желаемый результат, которого стремится
добиться
трудовой
коллектив.
Организации,
имеющие
несколько
взаимосвязанных целей, называют сложными организациями.
Структура организации - это логические взаимоотношения уровней
управления и функциональных областей, построенных в форме, позволяющей
наиболее эффективно достичь целей организации.
Задача - это предписанная работа или ее часть (операции, процедуры), в
большинстве случаев в количественном выражении, которая должна быть
выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. В
соответствии со структурой организации каждой должности предписан ряд
задач,
рассматривающихся как необходимый вклад в достижение целей
организации.
Технология - это сочетание квалификационных навыков, оборудования,
инфраструктуры, инструментов и соответствующих знаний, необходимых для
осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях.
Задачи
и
технология
тесно
взаимосвязаны.
Выполнение
задачи
предполагает использование конкретной технологии.
Люди (трудовые ресурсы) - это наиболее значимый элемент внутренней
среды организации. Цели организации достигаются через труд людей. Это
13
значит,
что
в
менеджменте
все
внутренние
элементы
никогда
не
рассматриваются изолированно друг от друга. Изменения одного из
перечисленных элементов будут в определенной мере влиять на все остальные.
Рассмотренные характеристики и понятия относятся к формальной
организации. Вместе с тем в практике управления определенную роль играют
и неформальные организации.
Формальная и неформальная организации. В каждом трудовом
коллективе наряду с формальной (официальной) структурой взаимоотношений
существуют
и
сотрудниками.
неформальные
(неофициальные)
Официальные
отношения
отношения
между
регламентируются
соответствующими нормами, приказами, распоряжениями. Неофициальные
отношения не регламентируются никем и ничем (рис. 5.).
Организационный
процесс
Спонтанное
взаимодействие,
не
спланированное
руководством
Формальная организация,
спланированная
руководством
Командные
группы
Рабочие
группы
Неформальная
организация
Комитеты
Рис.5. Механизм образования формальных и неформальных организаций
Группы
людей, созданные
руководством для
достижения
организации, называются формальными группами. Главной
целей
их функцией
является выполнение конкретных задач и достижение целей организации.
Отношения между людьми регулируются различного рода нормативными
документами: законами, постановлениями, приказами, распоряжениями и т.д.
Стихийно образовавшаяся группа людей, вступивших в регулярное
взаимодействие
для
достижения
неформальной
группой.
Отношения
определенных
между
целей,
членами
признается
такой
группы
14
формируются на основе личных симпатий. Члены группы связаны общностью
взглядов, склонностей, интересов. Здесь нет списка членов коллектива,
формальных обязанностей.
Для организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали.
Быстрее всего новости передаются по неформальным каналам. Это один из
способов, с помощью которого неформальная группа осуществляет свою
власть (неформальная коммуникация). Другой способ, которым пользуется
неформальная группа для проявления своей власти, - это ее способность
действовать
или
бездействовать.
Несанкционированное
установление
производственных норм - один из путей, благодаря которому неформальные
группы оказывают негативное влияние на людей. Вместе с тем некоторые
организации могут быть спасены, так как неформальные группы могут
работать более усердно, чем установлено нормами. Неформальная группа
может продвигать или тормозить развитие организации.
Причины, побуждающие вступать людей в неформальные отношения
1. Чувство принадлежности. Большинство формальных организаций
сознательно лишает людей возможности иметь социальные контакты,
работники вынуждены обращаться к неформальным организациям, чтобы эти
контакты приобрести.
2. Взаимопомощь. Естественно, можно обратиться к своему формальному
начальнику, однако здесь срабатывает принцип "не создавай проблемы
начальству", другие боятся критики и т.п. В этих случаях люди предпочитают
прибегать к помощи своих коллег.
3. Защита. Люди всегда знали, что сила в единстве.
4. Общение. Во многих формальных организациях система внутренних
контактов слабая, а иногда руководство намеренно скрывает от своих
подчиненных
получению
организации.
определенную
информации
информацию,
(слухам)
возможен
доступ
только
к
неформальному
в
неформальной
15
5. Симпатия. Люди часто присоединяются к неформальным организациям
просто для того, чтобы быть ближе к тому, кто им симпатичен.
Характеристики неформальных организаций
1. Социальный контроль. Речь идет об установлении и укреплении норм групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения. Часто тех, кто
нарушает эти нормы, ждет отчуждение.
Менеджеру следует знать, что социальный контроль, осуществляемый
неформальной группой, может оказать положительное влияние на достижение
целей организации.
2. Сопротивление переменам объясняется тем, что перемены могут нести в
себе угрозу дальнейшему существованию неформальной организации.
3. Неформальные лидеры. Их отличие состоит в том, что лидер формальной
организации имеет поддержку в виде делегированных ему официальных
полномочий и действует в отведенной ему конкретной функциональной
области. Опора неформального лидера – признание его группой.
Неформальный лидер помогает группе в достижении целей, поддерживает
и
укрепляет ее существование.
Наличие
неформальных групп в организации – вполне нормальное
явление. Они чаще всего укрепляют трудовой коллектив, и формальный
руководитель организации должен их поддерживать. Товарищеские контакты
во время работы и по ее окончании, сотрудничество и взаимопомощь
формируют благоприятный психологический климат в организации.
16
2. Закон синергии
Энергетический
потенциал
деловой
организации,
определяющий
ее
возможности в достижении поставленной цели, зависит от множества факторов.
Это как материальные характеристики (территория, служебные помещения,
техническая оснащенность, денежные средства, оборотные фонды и др.),
необходимые для успешной деятельности, так и факторы социального характера
(уровень профессиональной подготовки персонала, социально-психологическая
обстановка в коллективе, заинтересованность всех работников организации в
достижении общей цели), определяющие микроклимат в коллективе и
профессионализм персонала. Эти характеристики и факторы в совокупности,
воздействуя на эффективность функционирования организации, определяют
синергию организации. Синергия (от греческого synergia — сотрудничество,
содействие) означает совместное и однородное функционирование элементов
системы.
Любая
элементами,
организация
которые
характеризуется
составляют
ее
следующими
суммарный
потенциал
основными
 n

Р=   Ri  :
 i 1 
производительность, заинтересованность, научный потенциал, отношение к
внешней среде, кадровый и технический потенциал, имидж и перспективы
развития.
Закон синергии. Для любой организации существует такой набор
элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно
больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов, либо
существенно меньше.
Различные сочетания элементов этих потенциалов создают большой набор
возможного потенциала организации - от очень низкого до очень высокого.
Низкий потенциал может возникнуть в случае приобретения организацией
набора некомплектного оборудования, слабом профессиональном уровне
работников, частых конфликтных ситуациях внутри коллектива и между
отдельными сотрудниками.
17
Высокий потенциал может возникнуть при приобретении организацией
современного оборудования, внедрении в производство новых технологий, при
совпадении
целей
организации
с
целями
подавляющего
большинства
работников.
При этом потенциал организации может меняться двумя способами:
- пропорционально привлечению дополнительных ресурсов;
- скачкообразно (существенно больше привлечения дополнительных
ресурсов).
А)
б)
Потенциал
Потенциал
организации
организации
А
Б В
Потенциал
дополнительных ресурсов
А
Г
Потенциал
дополнительных ресурсов
Рис. 6. Варианты изменения потенциала организации
а) - пропорциональное (постепенное) изменение;
б)- скачкообразное (резкое) изменение
При варианте (рис.6, б) соединение хорошо совместимых двух ресурсов А и
Г создает такой общий потенциал организации, который существенно
перекрывает потенциал, полученный при объединении трех ресурсов А, Б и В
(рис. 6, а). При этом величина самого ресурса Г существенно меньше суммы
ресурсов Б и В.
В теории управления процесс существенного усиления или ослабления
потенциала какой-либо материальной системы носит название синергии.
Таким образом, синергия может вызвать как резко положительные, так и резко
отрицательные последствия (рис.7).
18
а)
б)
Потенциал организации
Потенциал организации
1
2
3
4
Количество ресурсов
5
6
Убытки
Количество ресурсов
Рис. 7. Варианты синергии:
а) - положительная;
б) - отрицательная
Рассмотрим положительный вариант синергии. Имеются три области
(1,2,3, рис.7,а).
Область 1 характеризуется простым увеличением потенциала организации
на величину потенциала очередного ресурса.
Область
2
характеризуется
резким
(скачкообразным)
увеличением
потенциала организации от нескольких ресурсов, при этом приращение
потенциала организации существенно больше, чем потенциал каждого
введенного ресурса (эффект синергии).
Область 3 – это спад, когда в организации работают слишком много людей
или имеющаяся техника и оборудование используется неэффективно.
Отрицательный вариант (см. рис. 7,б). Имеются также три области
(4,5,6).
Область 4 характеризуется простым увеличением потенциала организации
на величину потенциала очередного ресурса.
Область 5 характеризуется резким (скачкообразным) уменьшением
потенциала организации вследствие того, что новый элемент свел на "нет"
потенциал имеющихся элементов и внес отрицательные последствия своего
участия в деятельности организации (эффект синергии).
19
Область 6 – это небольшой подъем при существенном увеличении
составляющих ресурсов.
Область скачкообразного изменения потенциала (2 или 5) может носить
созидательный (область 2) или разрушительный (область 5) характер.
Поведение кривой в областях 2 или 5 носит название закона синергии.
Действие закона синергии в организационных системах существенно
обособляет организацию от других объектов и систем материального мира. Для
всех естественных систем (за исключением сложных биологических) основным
законом является закон сохранения и превращения энергии, в соответствии с
которым в любой замкнутой системе при всех ее изменениях количество энергии
остается постоянным.
Закон синергии утверждает, что в замкнутых социальных системах возможно
изменение энергии в сторону как увеличения, так и уменьшения. Объективно это
связано с тем, что в понятие энергетического ресурса организации входят не
только материальные ресурсы, но и социально-психологический ресурс
коллектива, определяемый интеллектуальной и эмоциональной энергией, уровнем
профессиональной
подготовки
каждого
члена
организации,
а
также
в
значительной мере степенью взаимодействия членов коллектива в реализации
общей цели организации.
Степень реализации потенциальных возможностей организации зависит от
эффективности работы звена управления. При этом может быть достигнут как
положительный, так и отрицательный эффект. Низкий уровень реализации
энергетического
потенциала
может
быть
обусловлен
неэффективным
менеджментом, отсутствием в коллективе лидера, недостаточной квалификацией
или
пассивностью
персонала,
слабой
технической
оснащенностью,
использованием устаревших технологий управления и многими другими
причинами.
Задача руководителя заключается в том, чтобы найти нужный набор
элементов и так организовать работу, чтобы синергия в организации носила
созидательный, а не разрушительный характер. Применительно к социальным
20
организациям закон синергии проявляется, в частности, в приросте энергии,
превышающем сумму индивидуальных усилий членов организации. Это явление
предопределило переход человечества к организованным формам трудовой и
общественной деятельности и привело к возникновению организаций.
Наиболее важной особенностью действия закона синергии в рамках
социальных организаций является возможность управления приростом энергии. В
деловых организациях это выражается в целенаправленном регулировании
энергетического и производительного потенциала.
Основная задача звена управления состоит в создании условий, при которых
поставленная цель достигается в более короткие сроки с использованием
наименьших объемов материальных и людских ресурсов. В конечном итоге
благодаря этому обеспечивается достижение максимального экономического
эффекта,
что
позволяет
полученные
материальные
(денежные
или
вещественные) средства использовать для дальнейшего развития организации или
удовлетворения социально-культурных потребностей членов организации.
Процесс значительного повышения энергетического потенциала организации
аналогичен известному в физике явлению акустического резонанса, который
выражается в резком возрастании силы звука при приближении частоты внешнего
воздействия к некоторым значениям частоты колебаний, определяемым
свойствами самой системы. Так, например, громкий крик в горах может вызвать
камнепад или сход лавины.
В социальных системах резонансом или синергетическим эффектом можно
считать усиление результатов совместной деятельности в результате совпадения
набора элементов и оптимального сочетания их характеристик.
Аналогично в медицине "синергия" означает комбинированное действие
лекарственных веществ на организм, при котором суммарный эффект превышает
действие, оказываемое каждым компонентом в отдельности.
Появление нового качества (в организационных системах - это ожидаемый
прирост энергии) в результате суммирования отдельных составляющих является
закономерностью социальных организаций. В процессе объединенного труда эта
21
закономерность проявляется постоянно, но ее действие носит противоречивый
характер.
Рассмотрим перечень
заключение
о
действиях
основных
показателей,
системы
управления
позволяющих
по
сделать
использованию
синергетического эффекта на основе метода сравнительных оценок (табл.1).
Таблица 1
Личностные и групповые
Для организации в целом
Увеличение производительности
труда
Внесение предложений по
улучшению условий организации
труда.
Повышение уровня
профессиональной подготовки
Усиление исполнительской
дисциплины
Освоение смежных профессий
Рост заработной платы
Высокий уровень показателей
экономической деятельности
Переход к групповым формам
оплаты труда и гибкая система
поощрений трудовой
деятельности
Приобретение акций организации
Сознательное отношение к труду
Использование современных
технологий коммуникации и
управления
Лояльность к руководству
Создание положительного имиджа
Отсутствие конфликтов
Здоровый моральный климат
Участие в коллективных
мероприятиях
Инновационная деятельность
Быстрая и адекватная реакция на
изменения во внешней среде
Использование прибыли в целях
расширения собственного бизнеса
Устойчивые показатели развития
организации
Совершенствование структуры
Освоение новых рынков сбыта
Повышенный спрос на продукцию
Высокое качество товаров и услуг
22
3. Закон самосохранения
Любая
организация
представляет
собой
некоторую
самостоятельно
существующую систему, подобную живому организму, который появляется на
свет, растет, развивается, совершенствуется, болеет, стареет и умирает.
Организации присуще стремление к самосохранению. В этом смысле она может
продолжить свое существование даже после достижения поставленной цели.
При рыночных отношениях и наличии острой конкурентной борьбы
происходит естественный отбор организаций, наиболее приспособленных к
сложившимся условиям. Организации, не удовлетворяющие потребностям
общественного развития, обречены на гибель. Поэтому выбор целей и миссии
организации является первым и самым ответственным моментом в стремлении к
выживанию. В жизни многих организаций бывали ситуации, когда они
оказывались на грани ликвидации или вступали в процедуру банкротства. Одни из
них при этом были ликвидированы, другие, реорганизовав предприятие, сумели
найти ресурсы и выжили.
Решению
проблем
выживания
организаций
способствует
закон
самосохранения, который утверждает, что каждая материальная система
стремится сохранить себя и использует для достижения этого весь свой
потенциал.
В аналитическом виде данный закон имеет следующий вид:
n
n
  R1 i R2i    (V1i  V2i )
i 1
i 1
i
где Ri
,
(3.1)
- потенциал (ресурс) организации в области i (экономика, политика,
финансы и т.д.), способствующий ее развитию;
V1 - ресурс внешнего разрушительного воздействия;
V2 - ресурс внутреннего воздействия, стремящийся ликвидировать
организацию или нанести ей ощутимый вред.
23
Таким образом, общая сумма созидательных ресурсов организации должна
быть больше суммы внешних и внутренних разрушительных ресурсов.
Левая часть в формуле (3.1) носит название энергии удержания (У), а правая
часть – энергия ликвидации (Л).
Формулу (3.1) можно представить в виде:
У  Л.
V1 и V2 могут влиять на деятельность организации как позитивно, так и
негативно.
Например конкуренты желают вытеснить компанию "А" с ее рынка и
затрачивают на эту акцию финансы и время. В этом случае возможны три
варианта.
1. У компании "А" нет ресурсов для противостояния, и она терпит
существенные убытки или ликвидируется.
2. Компания "А" имеет достаточно ресурсов, чтобы остаться на своих
позициях.
3. Жесткий нажим на компанию "А" со стороны конкурентов активизирует
деятельность ее персонала, повышает суммарный ресурс компании, и она либо
остается на рынке с новой продукцией, либо расширяет свой рынок с прежней
продукцией.
Таким образом, реакция компании на внешние или внутренние отрицательные
воздействия может привести либо к созидательным, либо к разрушительным
явлениям. Это частично определяется рядом факторов.
К внутренним факторам относятся:
- философия организации;
- принципы ее деятельности;
- использование ресурсов и технологии;
- качество и уровень реализации маркетинга.
По данным консультантов США 90% различных неудач американских фирм
связывают с неопытностью менеджеров и злоупотреблениями служебным
положением.
24
К
внешним
факторам
относятся:
международные,
политические,
экономические, технологические, социальные, демографические, а также развитие
культуры взаимодействия между организациями.
Перечисленные факторы, реализуясь в конкретные действия, могут
существенно повысить ресурс организации.
В частности, руководитель организации должен:
- иметь в запасе новую технологию;
- постоянно повышать профессиональную подготовку персонала;
- иметь и поддерживать связи с внешней средой и конкурентами;
- иметь своих информаторов в среде конкурентов;
- создавать союзы взаимного страхования с аналогичными организациями;
- иметь дополнительный источник существования.
Для анализа положения организации очень важен показатель "уровень
самосохранения" (УР), определяемый как разность ресурсов удержания и
ликвидации, деленный на суммарный объем ресурсов удержания:
УР 
У Л
100 % .
У
Существует семь уровней самосохранения (табл.2).
Таблица 2
Уровень
1
1
Диапазон
значений, %
Комментарии
2
3
(-1000) –
Организацию следует немедленно ликвидировать
(-100)
Для старых организаций просмотреть циклы
подъема и спада. Общая тенденция – принятие
2
(-40) - (-10)
решения о ликвидации или реорганизации.
Для новых организаций – либо ликвидация, либо
подключение новых источников удержания
25
Окончание табл.2
1
2
3
Для старых организаций – это сигнал к принятию
3
0
радикальных решений.
Для новых – это обычная борьба за выживание
4
10 – 20
Нормальная ситуация в рыночной экономике
5
100 – 200
Благоприятная ситуация в рыночной экономике
6
300 – 400
7
500 - 1000
Организация находится в искусственно льготных
условиях
Организацию следует немедленно ликвидировать
Таким образом, если в организации серьезно поставлена аналитическая
работа, то специалисты способны раньше распознать надвигающуюся
опасность, оперативнее реагировать на нее и с большей вероятностью избежать
или уменьшить неприятности.
Знание закона самосохранения необходимо прежде всего для безопасности
организации и личной безопасности руководителя организации.
Так, при уровнях 3,4 и 5 самосохранения вероятность угроз будет
значительно меньше, чем при уровнях 1,2,6 и 7.
Следует отметить, что стремление к самосохранению присуще не только
крупным формациям, но и каждому отдельному человеку, а также и небольшим
коллективам, в том числе и семье как ассоциативной организации малого
размера.
Закон
самосохранения
служит
основой
для
оценки
способности
организации к выживанию в изменяющихся условиях существования.
Полученная оценка используется для определения времени существования
организации и прогнозирования ее дальнейшего развития.
В ходе построения оценки необходимо составить максимально полное
описание факторов внутренней и внешней среды, оказывающих влияние на
26
деятельность организации, разбить эти факторы на две группы: позитивные и
негативные.
Позитивные факторы относятся к ресурсам, повышающим возможности
организации в борьбе за выживание.
К мероприятиям организационно-экономического характера, повышающим
устойчивость организации, следует отнести:
•
создание резервного денежного фонда (для некоторых типов деловых
организаций, например, банков, страховых и инвестиционных компаний,
пенсионных фондов наличие обязательного резервного фонда устанавливается в
законодательном порядке);
•
увеличение доли высоколиквидных материальных фондов;
•
диверсификация деятельности, т.е. использование страховочных, может
быть низкодоходных, но достаточно устойчивых видов деятельности;
•
установление постоянных партнерских отношений с целью формирования
устойчивой среды обитания;
•
использование при заключении сделок с партнерами контрактов
форвардного типа;
•
совершенствование структуры управления;
•
автоматизация производства;
•
использование "ноу-хау" и освоение новых технологий работы;
•
активизация маркетинговых исследований с целью выявления новых
возможностей организации.
К мероприятиям социально-психологического характера, повышающим
устойчивость организации, относятся:
• разработка системы повышения профессиональной пригодности персонала;
 регулярная
оценка
уровня
профессиональной
и
психологической
пригодности персонала;
•
улучшение социально-бытовых условий;
•
разработка системы мотиваций экономического и социального характера;
27
•
создание кадрового резерва из людей, входящих в состав организации, и из
внешней среды;
•
проведение мероприятий по борьбе с конфликтными ситуациями;
•
разъяснение сотрудникам значимости их труда в обеспечении устойчивого
существования организации.
Комплекс
указанных
мероприятий
способствует
выживанию организации в условиях глобального рынка.
самосохранению
и
28
4. Закон развития
Развитие – это необратимое, направленное, закономерное изменение
материи и сознания. Различают две формы развития:
-
эволюционную,
связанную
с
постепенными
количественными
и
качественными изменениями;
- революционную, характеризующуюся скачкообразным, неосознанным
переходом от одного состояния материи к другому.
Выделяют прогрессивное и регрессивное развитие.
Прогрессивное развитие – это переход от низшего к высшему, от менее к
более совершенному, а регрессивное – это деградация, понижение уровня знаний
и отношений, переход к изжившим себя ранее или уже пройденным формам и
структурам. Прогресс и регресс тесно связаны между собой и составляют
диалектическое единство. Без регресса нет прогресса, а без прогресса нет
регресса.
Развитие организаций обусловлено следующими факторами:
- изменениями внешней среды (экономика, политика, этика, культура и др.);
- изменениями внутренней среды (перемещения работников, переход на
новые технологии и др.);
- потребностями и интересами человека и общества (потребность в
самовыражении и самопроявлении человека, потребность в прибавочном
продукте общества и др.);
- старением и износом материальных элементов (оборудования, человека,
технологии);
- изменениями экологии (загрязнение или очищение окружающей среды,
сокращение или увеличение флоры и фауны);
- техническим прогрессом;
- общим состояние мировой цивилизации.
Организация является весьма сложным объектом. В ее состав входят люди,
оборудование, здания, информационная среда и т.д. В процессе своего
29
существования она меняется во времени: имеет свое прошлое, существует в
настоящем и планирует будущее.
Закон развития: каждая материальная система стремится достичь
наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов
жизненного цикла.
Энергетический потенциал организации определяется не только потенциалом
материальных ресурсов, но и возможностями коллектива, зависящими от
интеллектуальной и профессиональной подготовленности его членов, а также от
общего психологического и эмоционального настроя.
Для организаций так же, как и для многих других явлений, применимо
понятие жизненного цикла. Основные этапы жизнедеятельности организации:
порог нечувствительности, внедрение (создание), рост,
зрелость, насыщение
(стабильность), спад, банкротство и ликвидация организации. На графике
отражены последовательные этапы жизненного пути,
которые проходит
организация в процессе своего развития (рис. 8) .
Ресурс системы
1
2
3
4
5
6
7
8
Этапы циклов
Т0 Т1
Т2
Т3
Т4
Т5
Т6
Т7
Т8
Рис. 8. Жизненный цикл организации
Ресурс
организации
не
может
быть
нулевым.
Исходной
точкой,
предопределяющей процессы развития организации, является определение цели
ее существования.
30
В аналитическом виде закон развития записывается:
n
R j   (Ry ) ;
i 1
8
 (K j  R j )
j 1
(4.1)

 Rmax ;
K j  F j ( K j 1, ...., K 7 ) .
где Rj - потенциал системы на этапе j жизненного цикла;
Ry - потенциал системы в области i (экономика, политика, финансы) и
на этапе j;
Kj - весовой коэффициент влияния каждого предыдущего потенциала
этапа на последующие;
Fj - функция этого влияния;
R
- запланированные результаты по конкретным видам деятельности
max
(бизнес-план, оперативное, тактическое, стратегическое планирование).
Закон развития опирается на ряд принципов: инерции, эластичности,
непрерывности и стабилизации.
Принцип инерции
(или запаздывания) состоит в том, что изменение
потенциала системы Rj начинается спустя некоторое время (Т1) после начала
воздействия изменений во внешней или внутренней среде и продолжается
некоторое время (Тп) после их окончания (рис. 9).
Ri
Зона
Зона
Зона
инерции
эластичности
инерции
Т1
Тn
Начало
воздействия на систему
Конец
воздействия на систему
Рис. 9. Потенциал системы при воздействии
Т1 – время запаздывания; Тn - время продолжения
31
В организации инерция проявляется в функционировании устаревшего
оборудования, в использовании устаревших знаний и навыков, в деятельности
отживших организационных структур. Инерция также свойственна человеку
независимо от его возраста. Она проявляется в традициях, обрядах, стереотипах
мышления, нормах поведения.
Принцип эластичности состоит в том, что скорость (Сп) изменения
потенциала системы Rj зависит от самого потенциала Rj, то есть
Сп = F(Rj) .
Скорость изменения потенциала или суммы ресурсов определяется углом
подъема или спада кривой изменения ресурса в зоне эластичности (рис.9). Если
угол малый, то говорят о малой эластичности системы, то есть система не очень
восприимчива к воздействиям и малые воздействия могут пройти мимо нее
незаметно. Если угол большой, то можно говорить о большой эластичности
системы, ее активной восприимчивости.
Разные организации по-разному реагируют на одни и те же события в
зависимости от профессионализма персонала, технического, организационного и
культурного уровня самой организации.
Примеры поведения организаций с высокой эластичностью:
- при скачкообразном увеличении спроса на продукцию организация быстро
реализует резервные мощности и привлекает смежные организации;
- при резком долговременном уменьшении спроса на продукцию персонал
организации в короткие сроки разрабатывает, осваивает и выпускает новую
продукцию, которая пользуется большим спросом.
Принцип непрерывности состоит в том, что процесс изменения
потенциала системы Rj идет непрерывно, меняются лишь скорость и знак
изменения. Прерывистость изменения потенциала системы часто объясняется
взглядом со стороны, когда не замечается текущая работа, приводящая к новому
качеству или количеству выпускаемой продукции.
32
Принцип стабилизации состоит в том, что система стремится к
стабилизации диапазона изменения потенциала системы Rj . Этот принцип
основан на известной потребности человека и общества в стабилизации.
Улучшение работы организации и расширение этапа стабилизации должно
проводиться профессионально за счет ряда факторов, в том числе за счет
подключения новых ресурсов на каждом этапе развития производства.
Стабилизация осуществляется включением новой продукции в деятельность
организации
до
наступления
спада
производства.
Для
стабилизации
профессионального уровня персонала организации необходимо создать систему
постоянного обучения сотрудников. Если такого обучения нет, то процесс
деятельности организации все равно будет идти, но спонтанно и неэффективно.
Цель — это предвосхищение результатов, на достижение которых
направлена деятельность организации.
Цель организации должна исходить из запросов потребителя, т.е.
организация должна решать социально значимые проблемы, стоящие перед
обществом. В основу деятельности практически любой организации положена
коммерческая идея, то есть предвидение того, каким путем она будет
зарабатывать деньги и какой будет получать доход. Однако для обеспечения
успешного развития такое понимание цели является слишком упрощенным.
При этом прибыль, полученная организацией, должна рассматриваться как
один из критериев успеха, а не как самоцель. Не следует забывать о том, что
деньги – это не цель, а лишь средство для достижения цели.
Основной целью организации должно быть эффективное и быстрое
развитие. Эта задача может решаться за счет освоения и расширения рынка,
внедрения новых технологий работы или выпуска новой продукции, решения
наиболее актуальных социальных задач и т.п.
Последнее утверждение наиболее важно для некоммерческих организаций,
работа которых полностью ориентирована на решение важнейших социальных
проблем, стоящих перед обществом.
33
5. Закон информированности-упорядоченности
В современном обществе уровень развития государств определяется не только
экономическими и природными ресурсами, но и состоянием информационного
обеспечения или состоянием информационной среды, в которой живет
государство.
Информационная
среда
включает
в
себя
совокупность
всех
естественнонаучных знаний, которыми владеют люди, живущие в данной стране.
Нормы общей и политической культуры, морали, состояние взаимосвязей,
определяющих
информационный
обмен
между
людьми,
общественными
группами и организациями – все это важнейшие элементы информационной среды
(рис.10).
Закон информированности и упорядоченности определяет: чем большей
информацией о внешней и внутренней среде располагает организация, тем
она имеет большую вероятность устойчивого функционирования.
Математическая интерпретация закона имеет следующий вид:


n
 (k1 Vi )  (k 2  Ц i )  (k3  Д i )  (k 4  H i )  (k5  П i )  max;
i 1
 n  P 
d    i   dt  0,
 i  1 L  
 i 

где k1, k2,, k3,, k4,, k5 – коэффициенты пропорциональности влияния уровней
характеристик информации друг на друга;
Vi,, Цi,, Дi,, Hi,, Пi – уровни характеристик информации: объем, ценность,
достоверность, насыщенность и полнота в области
i (финансы, экономика,
персонал и т.д.);
Pi – ресурс организации в области i (экономика, искусство, политика и т.д.);
Li – ресурсы, направленные на ликвидацию организации в области i.
Первая формула соотношения суммирует информационные массивы и
обязывает руководителей собирать максимальное количество информации в
каждом направлении деятельности.
34
По второй формуле вычисляется производная по времени от отношения
ресурсов организации к ресурсам, направленным на ее ликвидацию. Она
обязывает руководителей ограничить сбор такой информации разумными рамками
самосохранения.
Приведенное
соотношение
регулирует
выбор
уровней
характеристик информации и ее количество.
Закон исходит из известного соотношения неопределенности информации (N),
определяющей качество разработки решения:


n
N    P  log P ,
i
i
i 1
где Рi – вероятность поступления i- й информации.
Все коммуникационные процессы в организации основаны на получении,
обработке, передаче и хранении данных.
Данные – это сообщения, сведения любого происхождения, вида и
назначения, результаты мыслительной деятельности.
Управленческая информация – это часть данных, несущих в себе новизну и
полезность для принятия специалистом обоснованного управленческого решения
(рис. 10).
Данные
о процессах
и явлениях
Для общего
пользования
Информация о требуемых
процессах и явлениях
Для конкретного
специалиста или
организации
Рис. 10. Особенности использования данных и информации
Информация представляет важнейший элемент информационной среды
управления (ИСУ).
В состав ИСУ входят:
- информационные технические средства управления (ПЭВМ, телефон, факс
и многое другое);
- профессионализм работников аппарата управления;
35
- современные технологии;
- общая культура управленческих отношений;
- система документооборота.
Уровни развития составляющих ИСУ должны взаимно соответствовать, при
этом среда играет активизирующую роль, выступая как дополнительный ресурс.
При большом несоответствии друг другу составляющих ИСУ информационный
процесс становится неэффективным (эффект отрицательной синергии). При
ручной обработке информации (печать на обычных машинках, вычисления на
микрокалькуляторах, архивирование в отдельных папках) следует использовать
простые системы передачи информации и приглашать на данную работу
специалистов со средним уровнем образования в области информатики.
Основная задача ИСУ – доведение до конкретного работника (специалиста)
нужной информации в нужное время.
Если соответствие элементов в ИСУ будет нарушено, то вся система
саморазрушается,
и
возникают
определенные
трудности,
доводящие
до
отторжения информации, так как рано пришедшая информация может затеряться в
текучке дел, а поздно пришедшая уже не имеет потребительской ценности.
Обычно информацию разделяют на два больших класса:
- объективную, овеществленную в товаре;
- субъективную, отраженную, организованную людьми.
К объективной относится информация, полученная от объекта управления как
потребительской стоимости. Например, информация о работнике: диплом об
образовании, его патенты и свидетельства об изобретениях, трудовая книжка,
местожительство
и
т.д.;
информация
о
конкуренте:
местонахождение,
продолжительность работы на рынке, его реклама, сведения о персонале, прайслисты на производимую им продукцию и многое другое.
Основную долю составляет субъективная информация. Соотношение
субъективного и объективного в отраженной информации зависит от многих
факторов, в том числе от уровня профессиональной подготовки и культуры
36
человека, потребностей и интересов, сложности процесса и времени на
управление, уровня и технических средств управления.
Таким образом, хотя сам источник информации носит объективный характер,
информация о нем субъективна, так как при отражении происходят прием,
преобразование и передача ее человеком.
Субъективность
информации
нельзя
сравнивать
с
ошибочностью,
недостоверностью – это совершенно разные категории. Субъективная информация
может иметь высокий уровень объективности и достоверности.
Категория "информация" имеет смысл лишь тогда, когда есть источник
информации (информатор) и ее получатель (информант). Человек может быть
одновременно информатором и информантом. Так, осуществляя управленческое
воздействие на объект управления, руководитель получает информацию о ходе
воздействия
и
результатах
деятельности
объекта
управления
(обратная
информационная связь).
Задача субъекта управления в ИСУ заключается в следующем:
- отделить ценную информацию от "шумов";
- выделить из информации наиболее важную часть, позволяющую
анализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное
решение. Управление информационным процессом существенно улучшает
микроклимат в коллективах и в организации в целом.
При проведении беседы, совещания, инструктажа или других подобных
мероприятий их участники не все однозначно воспринимают информацию, а
некоторые понимают ее неправильно и даже наоборот (рис. 11).
75% - доля работников, которые все правильно понимают;
75%
75
20% - доля работников, которые не все правильно понимают;
5%
7620%
5% - доля работников, которые понимают все наоборот
Рис. 11. Диаграмма восприятия информации
37
Объем информации. Чем большей информацией (но не избыточной)
располагает организация о внутренней и внешней среде, тем у нее больше
шансов достичь устойчивого развития (рис.12).
Информационные массивы
Потоки информации
Объем
Характеристики информации
Ценность
Достоверность Насыщенность
избыточный
нулевая
абсолютная
высокая
минимальный
средняя
доверительная
нормативная
недостаточный
высокая
сверхвысокая
негативная
низкая
Полнота
секретная
конфиденциальная
открытая
Рис. 12. Характеристики информации
Объем информации определяется возможностями доступа к ресурсам
информационного пространства, в котором действует организация, а также
состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей. В современных
условиях любой организации доступны
очень большие объемы информации.
Практически по любому вопросу менеджер может получить исчерпывающую
информацию.
Объем
информации
рассматривается
как
объем
символьной
и
воспринимаемой информации.
Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков,
символов и обычно выражается в символах или байтах.
Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о
каком-либо объекте управления для принятия обоснованного управленческого
решения. Он зависит от символьного объема, формы представления (текст,
графика, формулы, звук и т.д.), временного интервала на ее обработку, сложности
38
информации, индивидуальных характеристик информанта, текущего состояния
объекта управления.
Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:
- информационная избыточность;
- недостаток информации (информационный голод);
- субминимальный уровень.
Информационная избыточность об объекте управления повышает качество
принимаемого решения, однако увеличивает время на принятие решения и
повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда
требуется
дублирование
информации,
то
есть
необходимо
создать
информационную избыточность.
В современной перенасыщенной информационной среде любому человеку
доступны огромные объемы информации, но далеко не все, что он может узнать,
доходит до его сознания, а тем более используется в жизни. Из несметного
количества обрушивающейся на нас информации мы стараемся выбрать те
сведения, которые нам нужны или могут понадобиться в дальнейшем.
Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения,
увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических
методов для повышения вероятности принимаемого управленческого решения.
Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации
различных сведений. Монополизация проявляется в двух направлениях:
- засекречивание (обоснованное или необоснованное) части необходимых
сведений;
- стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать
информацией для повышения своего социального или материального статуса.
Выход должен быть в демократизации информационных процессов, то есть в
широком доступе к интересующей информации через различные каналы всех
заинтересованных лиц.
39
Информационный
"голод"
может
возникнуть
не
из-за
отсутствия
информации, а из-за необходимости затрачивать на ее сбор и обработку большое
количество времени и средств (материальные и людские ресурсы).
Несмотря на разветвленную сеть и высокое быстродействие современных
информационных систем, процесс поиска
нужной информации требует
значительных усилий. Кроме того, в условиях рынка и острой конкурентной
борьбы часть информации о деятельности организаций переводится в разряд
строго конфиденциальной и становится недоступной не только для членов других
организаций, но и для большинства членов своей организации.
Субминимальный уровень информации – это минимально полный объем
информации для конкретного человека, при котором он может принять
обоснованное управленческое решение. Этот уровень – величина субъективная и
его следует подстраивать под конкретного человека. Технология определения
этого минимума должна учитывать индивидуальность человека.
Современные руководители частных организаций постоянно решают
нелегкую для себя задачу: какую информацию и в каком объеме следует давать
тому или иному работнику. Считается, что утечка 20% коммерческой информации
может привести организацию к банкротству или даже к ликвидации.
Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат
ресурсов
(материалов,
времени
и
денег)
на
принятие
правильного
управленческого решения.
Ценность информации имеет четыре уровня:
- нулевой;
- средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем
на 10%);
- высокий (сокращение уровня затрат более чем в два раза);
- сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз).
Ценность
характеризует
потребительскую стоимость.
информацию
как
товар,
имеющий
40
Нулевую
ценность
имеет
информация,
повторяющая
известные
характеристики объекта управления или представляющая ненужные для
принятия решения характеристики.
Средний
уровень
ценности
имеет
информация,
создаваемая
добросовестными, но потерявшими интерес к работе специалистами.
Высокую ценность представляют имитационные модели организаций,
позволяющие руководителю правильно предусмотреть возможные последствия
реализации при различных вариантах решения.
Сверхвысокую
ценность
представляет
информация,
связанная
с
инновационными технологиями, маркетинговыми исследованиями. Иногда
сверхценная информация имеет криминальный характер.
Известно, что в бизнесе побеждает тот, кто владеет информацией, поэтому
ценность информации для любой организации определяется во многом такими
свойствами, как оперативность и надежность.
Оперативность (своевременность) получения информации. Важность
своевременного получения информации была установлена достаточно давно. По
мнению М. Вебера, одного из основоположников науки об организации,
проводившего в начале XX века детальное изучение бюрократической системы,
одним из определяющих факторов повсеместного господства бюрократии
является ее открытый доступ к новейшей информации, дающий возможность
принимать эффективные решения и предвидеть конечные результаты.
Под надежностью информации понимают степень ее соответствия
реальной ситуации, конкретным целям организации и методам управления.
Понятие надежности тесно переплетается с представлениями о достоверности
информации, которая в свою очередь непосредственно связана с коммерческой
безопасностью.
При оценке достоверности получаемой информации целесообразно разделить
ее на три информационных категории:
•
информационные сообщения, полученные из источника, о котором вы
собираете информацию;
41
•
информация, полученная из независимых источников;
•
информация,
полученная
из
неофициальных
источников.
Информацию, входящую в первую категорию, получают из опубликованных
материалов о деятельности интересующего предприятия, включая каталоги,
проспекты и рекламные сообщения. Могут приниматься во внимание данные
статистической отчетности, сведения о финансовой деятельности, официально
представляемые
в
соответствующие
государственные
органы,
а
также
высказывания сотрудников предприятия во время официальных мероприятий и
при личных контактах.
Информацию, относящуюся ко второй категории, иногда удается получить
от организаций, которые сотрудничают с интересующим нас предприятием, и в
государственных
органах,
осуществляющих
контроль
за
деятельностью
организаций. К ним относятся судебные, исполнительные и налоговые инспекции.
Информация двух первых категорий отличается не только содержанием, но
и уровнем ее ценности. В первом случае мы имеем дело с информацией, в которой
явно приукрашены положительные аспекты деятельности организации и скрыты
ее отрицательные стороны, поэтому уровень ценности этих источников
информации может быть охарактеризован как средний. Источники информации
второй категории имеют, как правило, сравнительно высокий уровень ценности.
Однако в этом случае мы получаем в основном негативную информацию.
Сведения, получаемые на уровне неофициального общения, занимают
промежуточное положение между двумя первыми категориями информации. Эти
сведения принято называть слухами и считать ненадежной информацией. Тем не
менее такой информацией не следует пренебрегать, поскольку она может быть
использована для проверки информации, полученной из других источников, или
для уточнения имеющейся в распоряжении официальной информации.
Достоверность информации – это процент реальных сведений к общему
объему
информации.
Достоверность
является
необходимым
условием
использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники
информации должны быть надежными и не вызывать сомнений. В ряде случаев в
42
информационные базы данных вводится заведомо ложная информация, чтобы
дезинформировать конкурентов или подорвать к ним доверие со стороны
клиентов. Поэтому следует перепроверять и уточнять полученную информацию,
прежде чем использовать ее для работы.
Достоверность имеет три уровня:
- абсолютный (100%);
- доверительный (более 80%);
- негативный (менее 80%).
Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем
меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации,
тем выше ее достоверность. Достоверность также зависит от времени
прохождения
информации.
Даже
абсолютно
достоверная
информация,
пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной. Абсолютный
уровень
достоверности
информации
можно
получить,
обрабатывая
информацию с доверительным и даже с негативным уровнями достоверности.
По мере развития и усложнения иерархических систем управления
организациями на пути реализации этого фактора возникают все большие
трудности. Запаздывание информации, возникающее из-за задержек при передаче
по каналам информационного обмена как вне, так и внутри организации,
отрицательно сказывается на ее работе. В сложных многоуровневых системах
управления организацией скорость прохождения информации настолько
замедляется,
что зачастую управленцу приходится принимать решения,
нацеленные на перспективу на основе уже давно устаревшей информации.
В каналах передачи информации искажения могут быть вызваны как
техническими, так и социально-психологическими причинами. Наслоение на
передаваемую информацию личного и группового интереса является главным
социально-психологическим
фактором.
Известно,
что
некоторые
недобросовестные предприниматели прибегают к умышленной дезинформации,
чтобы ввести в заблуждение клиентов, конкурентов или контролирующие
органы.
43
Использование в работе организации недостоверной или заведомо ложной
информации может отрицательно отразиться на ее развитии. В отдельных
случаях использование ложной информации может повлечь за собой банкротство
организации, поэтому, беря на вооружение любую информацию, необходимо
убедиться в ее достоверности и надежности.
Некоторые
источники
утверждают,
что
уровень
достоверности
неофициальной информации достигает иногда 90%. В менеджменте принято
относить к высокому уровню достоверности неофициальную информацию,
содержащую сведения о кадровых перестановках, об изменениях в кадровой
структуре организаций, о предстоящих сокращениях, а также о существовании
неформальных отношений между сотрудниками различных предприятий.
Насыщенность информации – это соотношение полезной и фоновой
информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной
(профессиональной) информации за счет:
- улучшения настроения;
- поднятия эмоционального уровня;
- предварительной настройки внимания на заданную тему.
Фоновая информация может включать шутки, анекдоты, сведения о
материальном и моральном стимулировании, предупреждение о предстоящей
информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой
информации нет, то полезная оценивается человеком как "сухая" и плохо
воспринимается. При обилии фоновой информации можно пропустить или
воспринять необходимый объем полезной информации частично. В таких
случаях говорят, что в сообщении, докладе, распоряжении много "воды".
Насыщенность имеет три уровня:
- высокий (80-100%);
- нормативный (50-80%);
- низкий (менее 50%).
44
Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновой информации
относится к искусству управления. Современной тенденцией информационного
обеспечения
процесса
управления
является
увеличение
насыщенности
информации (наличие таблиц, рисунков, графиков и т.д.).
Наиболее
сложными
и
ответственными
задачами
в
формировании
внутренней информационной системы являются сбор и систематизация
информации,
полученной
из
различных
подразделений
организации.
Рекомендуется разработать единую систему информационных запросов, которая
обеспечила
бы
своевременную
и
оперативную
передачу
информации,
накопившейся в подразделениях, в центральную базу данных. Основным
потребителем информации является система управления организацией. Однако
владение большими объемами информации еще не означает, что она будет
эффективно использована в деятельности организации.
Из общего потока система управления воспринимает и отбирает только ту
информацию, которая соответствует поставленным целям и может быть
использована в процедурах управления, поэтому в первую очередь вся доступная
информация должна быть упорядочена по целевому признаку.
Первым этапом структурирования информации является определение цели
отбора информации из общего потока. Выявив цель, производят сбор
необходимой информации (рис.13).
На втором этапе производят обработку и распределение информации по
степени ее важности. Наиболее ценная информация анализируется системой в
первую очередь и доводится до сведения всех заинтересованных лиц.
Третий этап упорядочения или структурирования информации должен
обеспечить ее хранение. Этот этап предусматривает также разработку системы
признаков, по которым нужная информация может быть найдена.
45
Источники информации
Выставки,
Телевидение,
Печатная
презентации
радио
продукция
Интернет
Конфиденц.
информация
Поток информации
Внешняя среда
Получение
новой
информации
Внешняя среда
ЦЕЛЬ
отбора информации.
Распределение информации
по степени важности
Поиск
необходимой
Хранение
Доступ
информации
Уничтожение
устаревшей
информации
П ользователи
Рис. 13. Порядок сбора обработки и структурирования информации
В информационном обмене системы с окружающей средой могут быть
выделены два основных вида информации: входная и выходная.
Входная информация должна отражать структуру рынка, содержать
сведения о деятельности государственных органов и социально-экономическом
состоянии
общества.
Первоочередными
задачами
управленческого
звена
организации, безусловно, являются анализ структуры рынка и маркетинговый
анализ, поскольку встроенной целью любой организации является коммерческая
идея. Ее реализация рассматривается с позиции удовлетворения запросов
потребителя, поэтому обработку поступающей в систему маркетинговой
информации рекомендуется осуществлять в данной последовательности:
•
определение потребностей рынка;
•
выявление товаров и услуг, способных удовлетворить потребности рынка;
•
сбор и анализ информации о конкурентах, оценка конкурентоспособности
отобранных для реализации товаров и услуг;
•
оценка потребительских качеств и доходности выявленного набора
товаров и услуг;
•
поиск надежных поставщиков;
46
•
оценка возможности удовлетворения спроса путем продажи товаров и
услуг в рамках реализации коммерческой идеи торгового предприятия;
• организация
рекламы
и
другие
мероприятия,
способствующие
повышению спроса на предлагаемый товар или услуги.
Заметим, что предлагаемая последовательность обработки информации не
является жесткой и однозначной. В зависимости от конкретных условий она
может видоизменяться и дополняться.
Что касается получения необходимой юридической информации о
деятельности государственных органов, то для этой цели удобнее всего
пользоваться услугами централизованных юридических баз данных, которые
содержат всю необходимую информацию о документах и постановлениях,
регламентирующих деятельность организаций. Наиболее распространенными
базами данных указанного типа в настоящее время являются "Гарант" и
"Консультант+".
В части отслеживания социально-экономического состояния общества
приходится также считаться и с «капризами моды», которая, несомненно, во
многом определяет потребительский спрос.
Выходная
информация
является
активным
средством,
которое
обеспечивает создание имиджа организации и способствует вхождению
организации в рынок. С этой целью используется реклама. Рекламная
деятельность
—
это
самое
существенное
приложение
закона
информированности и упорядоченности.
Одним из важных видов информационного обмена с окружающей средой
является информация об имидже организации. Любая организация, которая
ставит перед собой коммерческую цель, должна заниматься пропагандой
своей стратегии. Имидж неотделим от целей организации, ее стратегии и методов
работы.
Можно,
конечно,
попытаться
сформировать
имидж
за
счет
использования средств массовой информации. Но если созданный таким
способом положительный образ организации не будет подкреплен практической
деятельностью, то дальнейшая реклама не только не принесет пользы
47
организации, но
и
нанесет ей
дополнительный вред: у большинства
потенциальных клиентов эта реклама будет ассоциироваться с тем, что
получаемые от средств массовой информации сведения не соответствуют
действительности.
Открытость (полнота) информации - это возможность предоставления ее
различным контингентам людей, подразумевающая структурирование или
распределение информации по степени ее важности для решения задач
управления организацией.Существуют три уровня открытости информации:
секретная, конфиденциальная и публичная.
Секретная
отражает
глобальные
соответствующие
ограничения
на
потребности
использование.
общества
Степень
и
имеет
секретности
информации отражается в грифах: особая важность, совершенно секретно,
секретно.
Каждая
организация
должна
стремиться
к
тому,
чтобы
получить
исчерпывающую информацию о деятельности своих конкурентов, партнеров и
даже клиентов. Но в то же время необходимо заботиться о и том, чтобы закрытая
информация не стала достоянием сторонних лиц. В этой связи уместно
упомянуть о грифе информации. Гриф информации в современных условиях
приобретает особое значение, поскольку с этим понятием связаны представления
об информации, содержащей сведения о государственной или коммерческой
тайне.К закрытой информации относятся секретные, совершенно секретные
сведения и информация особой важности. Распространение закрытой информации
преследуется законом.
Конфиденциальными
сведениями
можно
считать
информацию
для
служебного пользования, которая отражает интересы общества, потребности
группы или коллектива людей и имеет ограничения на использование.
К конфиденциальной относятся информация с высоким уровнем ценности и
сведения о потенциале организации:
- кадры, научные разработки, технологии;
- инвестиционные программы и планы инвестиций;
48
- имущественное положение организации;
- методы изучения рынка сбыта и продаж;
- сведения о партнерах и клиентах;
- способы производства продукции и структура цен;
- условия сделок и контрактов.
Существуют различные способы получения и распространения информации,
а также способы защиты внутренней информации от несанкционированного
доступа.
Своевременное перераспределение информации в организации, как правило,
отслеживает секретарь или специальный уполномоченный работник. В его
обязанности входит также управление разграничением доступа к различным
видам
информации: открытой, для служебного пользования, секретной,
совершенно секретной и особой важности. Это ответственное лицо должно точно
знать, кому и какую информацию можно передавать. Работники информационной
службы должны хранить и структурировать информацию, а также готовить ответы
на информационные запросы в удобном для работы виде.
В потоке информации, используемой организацией, следует выделить два
направления: информационный обмен с окружающей средой и коммуникации
внутри организации - переговоры, выставки, презентации, электронная коммерция
и т.д.
Переговоры — это попытка нескольких заинтересованных лиц прийти к
соглашению о том, как вести себя по отношению друг к другу. Из наличия общих
целей отнюдь не вытекает совпадение или противоположность интересов. В ходе
переговоров речь идет о совместной деятельности двух или более организаций,
каждая из которых при этом стремится наиболее эффективно решить свои
собственные проблемы.
На практике не всегда удается найти решение, не имеющее отрицательных
сторон для каждого из участников переговоров. В этом случае приходится
прибегать к компромиссному варианту, который вряд ли даст возможность той и
49
другой
организации
извлечь максимальную выгоду из предполагаемого
сотрудничества.
При проведении переговоров можно использовать следующие механизмы
перехода от одного альтернативного варианта к другому:
•
взаимные уступки;
•
ссылки на наличие других возможностей;
•
нагнетание обстановки;
•
угроза прекращения переговоров;
•
затягивание времени (уход от темы переговоров, намек на необходимость
проведения дополнительного анализа и уточнения рыночных условий);
•
требование твердых гарантий;
•
ссылка на невозможность применения санкций в случае нарушения
договора.
Выставки. Выставочная деятельность является частью рекламной кампании,
направленной на создание имиджа организации, и во многом способствует ее
продвижению на рынок. Немаловажной частью этой деятельности является
возможность использования полноценного информационного обмена с другими
участниками выставки и посетителями. На выставке предоставляется возможность
не только себя показать, но и на других посмотреть, а также перенять полезный
опыт ведущих фирм и наладить новые контакты.
Презентации, как правило, устраиваются в начальный период работы
организации или при освоении нового вида деятельности. Кроме того, ряд фирм,
занимающихся определенными видами деятельности (туристический и шоубизнес, рекламная деятельность, продажа автомобилей и др.), проводят
периодические презентации, например один раз в год. На презентацию
приглашаются учредители организации, основные инвесторы, имеющиеся и
предполагаемые партнеры. Презентацию, как и участие в выставках, следует
рассматривать в качестве составляющего элемента рекламной кампании.
50
6. Закон единства анализа и синтеза
Изучение
организаций
как
социально-экономических
объектов
предусматривает обязательное использование операций анализа и синтеза. Анализ
и синтез при исследовании процессов функционирования организации настолько
переплетаются, что не могут существовать друг без друга.
Поэтому, говоря о законе единства анализа и синтеза, следует подразумевать
их неразрывность и постоянное взаимодействие, осуществляемое в рамках
диалектического принципа единства и борьбы противоположностей. Анализ и
синтез в своем единении составляют основу системного подхода к изучению
деятельности организации.
Закон единства: каждая материальная система - живой организм,
социальная организация (предприятие, учебное заведение и др.) стремится
настроиться на наиболее экономичный режим функционирования в
результате постоянного изменения своей структуры или функций.
В аналитическом виде данный закон выглядит следующим образом:
n
n
lim   Ri   V1i  V2i   0 ,

t T 
i 1
i 1
(6.1)
где t – время преобразования; T – оптимальное время преобразования;
Ri – потенциал организации в области i (экономика, политика, финансы и
т.д.), способствующий ее развитию;
V1i – ресурс внешнего воздействия, стремящегося ликвидировать
организацию или нанести ей ощутимый вред;
V2i – ресурс внутреннего воздействия, стремящегося ликвидировать
организацию или нанести ей ощутимый вред.
Преобразования могут носить как позитивный, так и негативный характер
в зависимости от изменения внешней или внутренней среды и времени
преобразования (рис. 14).
51
Эффективность
организации
1
2
t
Т1
Т2
Рис. 14. Влияние времени преобразования на эффективность
деятельности организации
Следствие 1. При отсутствии внешних возмущающих воздействий
соотношение (6.1) приводится к следующему виду:
n


lim Ri V2i   0.

t T 
i 1
(6.2)
В результате все созидательные ресурсы организации тратятся на внутренние
потребности: компенсацию ущерба, страхование самих ресурсов и др. Это условие
перерождения хозяйственной организации в общественную.
Хозяйственная организация – это социальная система, выпускающая
общественно необходимую продукцию во внешнюю среду, а общественная –
преимущественно во внутреннюю (для своего внутреннего существования).
Следствие 2. При отсутствии внешних и внутренних возмущающих
воздействий соотношение (6.1) приводится к следующему виду:
lim   Ri   0.
t T 
i 1 
n
(6.3)
В результате все созидательные ресурсы организации оказываются никому не
нужны. Это означает, что организация идет к полному истощению ресурсов, а
человек – к деградации личности. Примером может служить ситуация с
выпускниками детских домов. Эти дети находятся в обособленных более или
52
менее обеспеченных условиях: их кормят, одевают, учат. Заботливые педагоги
пытаются свести "на нет" влияние внутренней и внешней среды на своих
воспитанников. Это приводит к истощению их потенциальных ресурсов для
противостояния жизненным трудностям в начале самостоятельной жизни, и
многие ее не выдерживают.
Из данного следствия вытекает несколько необычный вывод о том, что для
организации и человека необходимы внешние потрясения и внутренние
противоречия, не доводящие до патологических проблем. Что касается человека,
то наличие внешних и внутренних возмущающих воздействий удлиняет его жизнь
за счет мобилизации невостребованных ранее жизненных сил.
Следствие 3. При отсутствии внутренних возмущающих воздействий
соотношение (6.1) приводится к следующему виду:
n
lim   Ri V1i   0.

t T 
i 1
(6.4)
В результате все созидательные ресурсы организации тратятся на внешние
потребности: компенсацию разрушительных действий внешних сил, на создание
своей "ниши" в различных областях деятельности и т.д. Это означает, что в
организации нет внутренних проблем или их просто не замечают, царит полное
согласие по всем управленческим и производственным вопросам.
Однако полное согласие – это условие неэффективной работы организации и
возможной ее ликвидации или банкротства.
Для выполнения закона единства анализа и синтеза руководитель должен
придерживаться таких принципов, как:
 составление и реализация программы постоянного совершенствования
организации, ее элементов и подразделений;
 привлечение к этой работе лучших специалистов или консультантов;
 проведение маркетинга внешней среды;
 сокращение затрат на производство продукции;
 уменьшение времени нахождения запасов и промежуточной продукции на
складах;
53
 использование современной информационной технологии управления.
Закон единства анализа и синтеза имеет свои существенные особенности,
которые заключаются в том, что закон:
 не выражает специфики исторически определенных отношений, а
характеризует всеобщие связи и отношения в социальной среде;
 выступает в роли катализатора общественного прогресса;
 играет возрастающую роль с развитием общества.
Анализ или декомпозиция — это разделение целого на части или
представление сложного объекта в виде простых составляющих. Анализ
причинно-следственных связей между выделенными частями сводится к
нахождению необходимых и достаточных условий для поддержания требуемого
взаимодействия между этими частями целого. Суть синтеза состоит в
объединении простых составляющих объекта в единое целое. Объединение в
рамках
синтеза
осуществляется
на основе взаимной необходимости и
взаимосвязи.
Трудность аналитической работы состоит в определении элемента, до
которого следует производить разделение целого объекта. Здесь могут помочь
опыт и интуиция, причем опыт помогает при повторяющихся ситуациях, а
интуиция — при новых обстоятельствах. Важно, чтобы в процессе декомпозиции
не были потеряны важные свойства составных частей целого. Не менее важно,
чтобы исполнители не забывали о том, что каждое подразделение в организации
является лишь частью единой системы. Бывают случаи, когда отдельные службы
организации работают безупречно, но при этом руководители подразделений не
пытаются вникнуть в работу смежных структур и не заботятся о достижении
общей цели. Если к тому же никто не координирует деятельность этих
подразделений, то вся организация в целом будет работать далеко не наилучшим
образом и вряд ли сумеет добиться высоких результатов.
Управление
любой
целенаправленной
динамической
организационной
системой предусматривает выработку и реализацию конкретных решений.
Решение, принимаемое по управлению социально-экономической организацией
54
или какой-либо ее частью, является связующим элементом между звеньями
управления и звеньями, выполняющими конкретные функции. Кроме того, с
помощью управляющих решений реализуется связь между отдельными звеньями
системы управления. С этой точки зрения решение — это средство
коммуникации между звеньями и элементами организации, в том числе и между
людьми.
Как
правило,
распределения
решения
властных
принимаются
полномочий,
в
соответствии
определяемой
с
иерархией
организационной
структурой. Звенья верхних ступеней иерархии принимают решения по
управлению
подчиненными
Эффективность
им
принимаемых
звеньями
нижних
управленческих
ступеней
решений
иерархии.
определяет
выживаемость организации в условиях острой конкурентной борьбы.
Результатом
труда
менеджера
любого
уровня
является
принятие
управленческого решения. Но этим его деятельность не ограничивается.
Принятое решение должно быть претворено в жизнь. Дальнейший процесс
управления предусматривает использование эффективных методов контроля за
исполнением решений, в ходе которого в большинстве случаев возникает
необходимость проведения процедур оперативной коррекции принятого решения.
Использование процессов анализа и синтеза является обязательной
составляющей любой процедуры принятия решения по управлению организацией.
Первым этапом принятия любого решения является определение цели, на
достижение которой направлено решение. При этом должно быть выполнено
четкое описание объекта управления, т.е. той части организации, которая будет
выполнять это решение. Под целью в данном случае понимается конкретное
состояние организации или отдельной ее части, которое будет достигнуто после
выполнения поставленной задачи..
Если решение принимается в отношении работы всей организации, то
составляется максимально полное описание всех объектов и факторов внешней
среды, влияющих на работу организации. Число и характер этих объектов
55
определяется видом деятельности организации и ее связями с другими
организациями.
Во внешнюю среду деловых организаций, как уже упоминалось ранее, входят
банки, конкуренты, рынок труда, органы
государственного управления,
поставщики, покупатели и клиенты, нормы общественной жизни и т.д. В число
факторов, влияющих на работу организации, могут быть включены, например,
климатические условия, что особенно важно для торговых предприятий,
реализующих товары сезонного спроса, или для транспортных компаний. От
времени года существенно зависит деятельность туристических фирм.
В рамках закона единства анализа и синтеза в процессе исследования
системы управления организацией производится анализ влияния каждого
отдельного звена на процесс достижения цели, которая является результатом
реализации будущего управленческого решения. При этом применяются
математические и формально-логические методы, что позволяет в дальнейшем
эффективно использовать методы научного анализа при выборе наиболее
рационального с точки зрения достижения поставленной цели решения.
Анализ
внутренней
использованием
методов
среды
исследуемого
декомпозиции,
объекта
основанных
производится
на
с
принципах
независимости, полноты отображения и слабого влияния.
Независимость предусматривает возможность самостоятельного анализа
работы каждого из элементов системы. Примером самостоятельных элементов
системы управления деловой организацией, для которых выполняется принцип
независимости, являются бухгалтерия, отдел кадров, коммерческий отдел,
производственные подразделения и т.д.
Полнота отображения подразумевает, что последующее объединение
элементов по установленному правилу приводит к исходной системе. Это
означает, что процесс декомпозиции исследуемой системы должен строиться
так, чтобы можно было осуществить обратный процесс восстановления исходной
системы по ее отдельным элементам, звеньям и подсистемам.
56
7. Закон композиции и пропорциональности
Организация представляет собой единый целостный развивающийся объект,
для которого как для целенаправленной динамической самонастраивающейся
системы характерна тенденция к объединению.
Формирование
соответствии
с
объединений
законом
различного
композиции
и
уровня
происходит
пропорциональности,
в
который
утверждает, что каждая материальная система стремится сохранить в своей
структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в
заданной соотносительности или заданном подчинении (пропорции).
Указанная тенденция реализуется прежде всего в желании выбрать
оптимальную структуру и создать благоприятную среду обитания, что особенно
характерно для современных организаций, работающих в условиях глобализации
экономической и политической деятельности мирового сообщества. На этом
фоне происходит активное формирование организаций "мирового масштаба",
которые принято называть надорганизациями, поскольку они регулируют или
влияют на работу таких больших организационных систем, как целые
государства.
В аналитическом виде закон композиции и пропорциональности выглядит
следующим образом:
R1 , R2 , ... , Rn  0;

K
,
K
,
.
.
.,
K

0
.
п
 1 2
композиция (набор) N  
n

пропорциональность в наборе  K i  Ri
i 1
  Rmax,
(7.1);
(7.2)
где Ri – ресурс системы в области i (экономика, политика, финансы);
Кi - коэффициент наилучшей соотносительности или подчинения в
наборе элементов.
Соотношение (7.1) – необходимые условия закона, а соотношение (7.2)
достаточные условия закона.
57
Так, для существования каждой системы должно обеспечиваться:
-
наличие
(ненулевые
значения)
необходимых
ресурсов
(Ri)
и
коммуникаций между ними (Кi);
- задействованные ресурсы Ki  Ri  должны давать наилучший результат.
Соотношения
(7.1)
и
(7.2)
–
условия
достижения
гармонии
(сбалансированности).
Закон композиции и пропорциональности относится к объективным
законам организации, поэтому реализация данного закона в организации
требует обязательного использования набора принципов планирования,
координации и полноты.
Принцип планирования подразумевает, что: каждая организация должна
иметь обоснованный план деятельности и развития. Различают стратегическое,
тактическое и оперативное планирование:
- стратегическое планирование охватывает диапазон 5-10 и более лет;
- тактическое – 2-4 года;
- оперативное связано с выработкой целей организации, согласованных с
целями развития внутренней и внешней среды (работники, рынок, общество).
Каждая цель представляется в виде набора конкретных задач с механизмом
выполнения (рис.15).
Выполнение
Задачи
Стратегические
цели
Задачи
Тактические
цели
Оперативные
цели
Задачи
Рис. 15. Схема взаимодействия целей и задач
58
По принципу координации: каждая организация должна следить за
стратегическими, тактическими и оперативными изменениями, а также вносить
соответствующие коррективы в механизм выполнения.
Этот принцип реализует достаточные условия закона (7.2), то есть
пропорциональность.
Принцип полноты означает: каждая организация должна выполнять весь
набор функций производства и управления на своем участке деятельности либо
своими силами, либо с помощью привлеченных организаций.
Данный принцип реализует необходимые условия закона (7.1), то есть
композицию.
Согласно принципу планирования руководитель должен составить бизнесплан, план развития организации, сформулировать задачи (рубежи), на которые
необходимо выйти на этапах внедрения, роста, зрелости, насыщения, спада,
банкротства и ликвидации.
Исходя из принципа координации руководителю необходимо наладить
хорошую информационную и оперативную службу для получения нужной
информации в нужное время для принятия своевременных координирующих
решений.
59
8. Специфические законы организации
Новые информационные технологии, сетевые коммуникации и автоматизация
управленческого
труда
способствуют
усилению
позитивного
действия
объективных законов организации и совершенствованию принципов управления.
Следует иметь в виду, что кроме рассмотренных основополагающих законов,
обеспечивающих эффективное функционирование организаций с учетом условий
внешней и внутренней среды, не менее существенное влияние на их деятельность
оказывают также специфические законы, определяющие управленческую
деятельность внутри организации. Специфические законы отражают:
•
неразрывную связь всех звеньев организации;
•
пропорциональность производства и управления;
•
переход от администрирования к стратегическому планированию;
•
упреждающее управление;
•
воздействие
технологических
новаций
на
развитие
социально-
экономических организационных систем;
•
требования экономии времени и интеллектуального ресурса персонала
организации и т.д.
Специфические
количественных
и
законы
способствуют
качественных
установлению
соотношений
между
устойчивых
управляющей
и
управляемой частями системы. Они являются составной частью теории
организации и определяют правила организации управленческого труда, в числе
которых:
-планирование - стратегическое; тактическое; оперативное;
-координация деятельности всех звеньев организации;
-стабильность и регламентация трудового процесса;
-гибкость построения системы управления;
-адаптация работников к информационной среде управления;
-кооперация управленческого труда;
-горизонтальная интеграция процессов управления.
60
Их формулировка и конкретная реализация во многом зависят от специфики
организации и от целей, стоящих перед ней.
В качестве примера - некоторые специфические законы, отражающие
принципы организации управленческого труда.
Закон своеобразия: для каждой организации существует наилучшая и
только ей присущая структура производства и управления.
Закон социальной гармонии: в каждой организации развитие социальной
сферы увеличивает производительность труда сотрудников благодаря повышению
их эмоционального уровня и активизации трудовой деятельности.
Закон социальной загрузки: для каждого человека существует оптимальный
объем загрузки работой, при котором в полной мере раскрываются его
способности и возможности.
Закон эффективного восприятия и запоминания информации: процессы
восприятия и запоминания информации реализуются наиболее эффективно, если
они приближаются к процессу мышления.
Закон эффективного осмысления: эффективное осмысление нового
возможно только при наличии у человека большого объема знаний или
информации по данной тематике.
Закон установки: любой человек воспринимает наиболее полно ту
информацию, на которую он настроился и к которой приготовился.
Закон устойчивости информации: первая информация о каком-либо
событии является более устойчивой, чем п о в то р н а я информация о том же
событии.
Закон доходчивости информации: доходчивость сообщения выше при
одновременном использовании нескольких форм подачи одной и той же
информации.
Из
законов
функционирования
организации
системы
вытекают
управления
и
принципы
оптимизации
повышения
эффективности
61
деятельности людей в организации. Изучая законы и принципы организации,
следует помнить, что они будут эффективно работать только в том случае, если
руководитель сможет найти их разумное сочетание, выделить главный (на
текущий момент) закон и подчинить ему все другие законы и принципы
организации управленческого труда, обеспечивающие достижение глобальной
цели организации.
62
Литература
1. Мильнер Б.З. Теория организации. М: ИНФРА-М, 2003.
2. Смирнов Э.А. Основы теории организации. М: АУДИТ, 1998.
3. Смирнов Э.А. Теория организации. М: ИНФРА-М, 2002.
4. Рогожин С.В., Рогожина Т.В. Теория организации. М: Экзамен, 2003.
5. Ансофф И. Новая корпоративная стратегия: Пер. с англ/ Под ред. Ю.Н.
Каптуревского. СПб: ПИТЕР, 1999.
6. Ващекин Н.П. Новая парадигма развития России. М.: МГУК, 1999.
7. Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения: Учебник/ М.: ДЕЛО,
2000.
8. Румянцева З.П. Общее управление организацией. Теория и практика:
Учебник/ М.: ИНФРА-М, 2001.
9. Глущенко В.В. Менеджмент: системные основы. ТОО НПЦ "Крылья",
1998.
10.Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. Минск,2002
11. Коротков Э.М. Концепция менеджмента. М.:ДЕКА, 1996.
12. Брагин В.А., Рогов В.В. Управление авиатранспортным производством:
Учебное пособие/ С-Петербург. Академия ГА, 2004.