Дисциплина «ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРИИ» Целью учебной дисциплины является изучение теоретических и практических основ создания документов управления; грамотной и эффективной организации современного делопроизводства на предприятиях и в организациях. После изучения дисциплины студент должен знать правила составления и оформления документов, основные операции по их обработке и уметь грамотно оформлять деловую документацию предприятия и выполнять основные операции по обработке документов Тема 1. Правовые и нормативные основы делопроизводства Вопросы: 1. Основные понятия делопроизводства. 2. Документ, основные понятия, классификация документов. 3.Нормативно – правовое обеспечение делопроизводства 4. Унификация и стандартизация управленческой отчетности Вопрос 1. Основные понятия делопроизводства Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач. Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде. Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ). На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем 60 % рабочего времени. Объём технической работы с документами настолько велик, что мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающая эффективное управление. От организации делопроизводства зависят: эффективность управления; экономичность; оперативность; культура труда работников управления. Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение). Делопроизводство состоит из компонентов: 1. Документирования (составления документов) – запись информации на различных носителях по установленным правилам. В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными, и наоборот. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс – модема может быть принят на факсимильном аппарате в бумажном виде. 2. Организации работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия. Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение. На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства. ВОПРОС 2. Документ, основные понятия, классификация документов Важнейшим носителем информации является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства» в широком смысле. «Документированная информация» или «Документ» — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Классификация документов - это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других, для организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация документов - позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы. Первая группа — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ по месту составления — внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); по содержанию — простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); по форме — индивидуальные, разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования, трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями по срокам исполнения — срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; по происхождению — служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; по виду оформления (назначению) — подлинные (сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения), копии (документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы) , выписки (копия части документа), дубликаты (повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу); по средствам фиксации — письменные (включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом), графические (относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы), фото- и кинодокументы (фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях), акустические (позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации).и т.д. по юридической силе — подлинные (документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил), подложные (документы, оформление или содержание которых не соответствует истине). по видам деятельности — организационнораспорядительные (фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц), информационносправочные (это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий), по личному составу (Содержит сведения об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке). по степени гласности — обычные (открытые, несекретные), секретные (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли); Документы многофункциональны К основным функциям документов можно отнести: - информационную (документирование, хранение и предоставление информации); - управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы); - коммуникативную (документы являются средством обмена информацией); - правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон); - организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция); - научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие). Вопрос 3. Нормативно – правовое обеспечение делопроизводства Нормативно – методическая база делопроизводства – это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Вопросы документационного обеспечения управления регулируются: - законами, кодексами РФ, - государственными и отраслевыми стандартами, - общероссийскими классификаторами, - государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству 1.Законы, кодексы РФ Федеральный закон от 27.07.2006 № 149 – ФЗ (ред. от 02.12.2019) «Об информации, информационных технологиях и защите информации» - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок её документирования и доступа к ней. Федеральный закон от 29.06.2015 № 162 – ФЗ (ред. от 03.07.2016) «О стандартизации в РФ» - устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, и направлен на обеспечение проведения единой государственной политики в сфере стандартизации. Регулирует отношения в сфере стандартизации, включая отношения, возникающие при разработке (ведении), утверждении, изменении (актуализации), отмене, опубликовании и применении документов по стандартизации. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485 (ред. от 29.07.2018) «О государственной тайне» определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими её. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 – ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации» – регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов независимо от их форм собственности. Федеральный закон от 29.06.2015 N 162-ФЗ (ред. от 03.07.2016) "О стандартизации в Российской Федерации" - устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, и направлен на обеспечение проведения единой государственной политики в сфере стандартизации. Регулирует отношения в сфере стандартизации, включая отношения, возникающие при разработке (ведении), утверждении, изменении (актуализации), отмене, опубликовании и применении документов по стандартизации. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред.31.12.2017) "О персональных данных" - регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197 – ФЗ (ред. от 16.12.2019) – содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений. Уголовный кодекс РФ от 13.06.1996 № 63 – ФЗ (ред. от 27.12.2019) – устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией. 2.Государственные стандарты "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33) (вместе с "Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)", "Примерным положением о службе документационного обеспечения управления") (ГСДОУ). ГСДОУ – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях Основная цель ГСДОУ упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ разработаны государственные стандарты (ГОСТы) на документы. ГОСТы содержат все необходимые требования, предъявляемые к форме документов, бланкам, составу реквизитов. Основные виды ГОСТов: "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185ст) Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ. - ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) "ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы" (утв. Приказом Росстандарта от 26.03.2019 N 101-ст) Настоящий стандарт определяет понятия и принципы, на основе которых разрабатываются подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами. Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 15489-1:2016 "Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы" (ISO 15489-1:2016 "Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles", IDT). 3.Общероссийские классификаторы: 1.Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах. "ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации" (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 17.07.2019) Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. ОКУД предназначен для решения следующих задач: - регистрации форм документов; - упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве; - сокращения количества применяемых форм; - исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации; - контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; - рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов. 2.Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) – содержит коды предприятий и организаций, установленные при государственной регистрации. 4.ГОСУДАРСТВЕННЫЕ И ОТРАСЛЕВЫЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ -(Инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел); -(Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации); -(Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации); -(Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе приставов); -инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации); - (Инструкция по делопроизводству в Министерстве культуры Российской Федерации); -(Инструкция по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации); - (Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Российской Федерации); -(Инструкция по делопроизводству в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации ВОПРОС 4. Унификация и стандартизация управленческой отчетности Суть унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учёту и хранению. Любой документ функционирует в организации совместно с другими документами, создающими в совокупности документные образования определённого назначения (управленческие, бухгалтерские, отчётно – статистические, по социальному обеспечению и другие). Подобные совокупности взаимосвязанных документов называют системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определённой области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД). УСД необходимы для сокращения объёмов документов и снижения затрат на составление и обработку документов. УСД одного назначения сводятся в нормативный документ, называемый Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Все классификаторы унифицированных систем документации входят в состав и являются частями Единой системы классификации. Что касается управленческой документации то согласно Общероссийскому классификатору ОК 011 – 93 от 30.12.1993 №299 (ред.12.12.2018) в настоящее время в стране действуют следующие УСД: •унифицированная система организационно – распорядительной документации (код 0200000); •унифицированная система первичной учётной документации (код 0300000); •унифицированная система документации, устанавливаемой банком России (код 0400000); •унифицированная система бухгалтерской финансовой, учётной и отчётной документации организаций государственного сектора (код 0500000); -унифицированная система отчётно – статистической документации (код 0600000); -унифицированная система документации бухгалтерского учета организаций (код 0700000); -унифицированная система документации по труду (код 080000); -унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ (код 0900000); -унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000). Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат простановке во всех унифицированных формах документов. Существуют и другие классификаторы: - Общероссийский классификатор предприятий организаций (ОКПО); -Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО); -Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); -Общероссийский классификатор расчётно – денежной документации (УСРДД). Унификация деловых документов осуществляется на основе стандартной графической модели построения документов. На основе конструкционной сетки для всего множества документов создаётся формуляр – образец, предусматривающий зоны (ячейки, прямоугольники) размещения информационных элементов документа (реквизита). К числу методов унификации управленческой документации относятся: •типизация – разработка для определённой сферы использования универсальных документальных решений (например, типовой договор поставки, типовые правила внутреннего трудового распорядка и т.д.); •трафаретизация – подготовка бланка документа с заранее напечатанной частью текста и специально оставленными пробелами, заполняемыми составителем документа при его окончательном оформлении (например, анкеты, приказы о приёме на работу и др.); •анкетная форма – способ пространственной организации словесного материала, при котором постоянная информация приводится в виде перечня вопросов (например, составление сводок, оформление заказов); •по образцам – подготовка документов в различных деловых ситуациях по аналогии с предложенными примерами (например, заявление, характеристика, нотариально заверяемые документы и другие). Суть стандартизации в делопроизводстве заключается в разработке оптимальных правил и требований по составлению, оформлению, документообороту и архивному хранению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения на добровольных началах. Принятые в установленном порядке правила и требования могут быть оформлены в виде национальных стандартов России (ГОСТ Р) или стандарта организации (СТП).