Дисциплина
«ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И
ДОКУМЕНТООБОРОТ
В
БУХГАЛТЕРИИ»
Целью учебной дисциплины
является
изучение теоретических
и практических основ создания
документов управления;
грамотной и эффективной организации
современного делопроизводства
на предприятиях и в организациях.
После изучения дисциплины студент должен
знать
правила составления и оформления
документов,
основные операции по их обработке
и уметь
грамотно оформлять деловую документацию
предприятия и выполнять
основные операции
по
обработке документов
Тема 1. Правовые и нормативные основы
делопроизводства
Вопросы:
1. Основные понятия делопроизводства.
2. Документ, основные понятия, классификация
документов.
3.Нормативно – правовое обеспечение
делопроизводства
4. Унификация и стандартизация
управленческой отчетности
Вопрос 1.
Основные понятия
делопроизводства
Делопроизводство рассматривается как одна из
важнейших сторон деятельности организации,
обеспечивающая выполнение ее
функциональных задач.
Делопроизводство — отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и
организацию работы с официальными
документами.
В основе управленческой деятельности любой
организации (от министерства до небольшого
предприятия) лежат процессы получения
информации, ее обработки, принятия решения,
доведения его до сведения исполнителей, исполнения
и подведения итогов.
Большая часть управленческой информации
поступает в документированном виде.
Поэтому делопроизводство называют также
документационным обеспечением
управления (ДОУ).
На работу с документами работники сферы управления
затрачивают в среднем 60 % рабочего времени.
Объём технической работы с документами настолько
велик, что мешает продуктивной деятельности
предприятия.
Поэтому рациональная организация
делопроизводства рассматривается как одна из
важнейших задач, обеспечивающая эффективное
управление.
От организации делопроизводства зависят:
эффективность управления; экономичность;
оперативность; культура труда работников
управления.
Разработка новых информационных
технологий
в управлении, новых офисных программ
осуществляется на основе традиционных
правил делопроизводства
(регистрация документов, согласование,
контроль их исполнения, исполнение, архивное
хранение).
Делопроизводство состоит из компонентов:
1. Документирования (составления документов) –
запись информации на различных носителях по
установленным правилам.
В современном делопроизводстве сочетается работа с
бумажными документами и с документами,
представленными в электронной форме.
Электронные документы после вывода на печать
становятся бумажными, и наоборот.
Документ, набранный на компьютере, с помощью факс
– модема может быть принят на факсимильном
аппарате в бумажном виде.
2. Организации работы с документами –
организация документооборота, хранения и
использования документов в текущей деятельности
учреждения, предприятия.
Эффективная организация работы с документами
обеспечивает оптимальные условия для всех видов
работ с документами с момента их создания или
получения до уничтожения или передачи на архивное
хранение.
На предприятии должен быть установлен единый
порядок составления документов и работы с ними.
Правила работы с документами в конкретной
организации составляют систему делопроизводства.
ВОПРОС 2.
Документ, основные понятия,
классификация документов
Важнейшим носителем информации является документ.
Слово «документ» в переводе с латинского означает
«свидетельство», «способ доказательства» в широком
смысле.
«Документированная
информация» или «Документ»
— это зафиксированная на материальном носителе
информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать.
Классификация документов
- это распределение документов по группам
(видам) на основе признаков содержания, формы
составления и других, для организации и
повышения эффективности работы с ними.
Классификация документов
- позволяет выработать определенные методы
работы с каждой группой документов, закрепить их
в инструкциях, организовать документы в
делопроизводстве.
Все документы в зависимости от вида
деятельности делятся на две группы.
Первая группа — это документы по общим и
административным вопросам, т.е. по вопросам общего
руководства предприятием (организацией) и его
производственной деятельностью. Эти документы могут
составлять работники всех подразделений предприятия.
Вторая группа — документы по функциям
управления. Такие документы составляют работники
финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования,
снабжения и сбыта, других функциональных
подразделений.
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
по месту составления — внутренние (документы,
составляемые работниками данного предприятия) и внешние
(документы, поступающие из других предприятий, организаций
и от частных лиц);
по содержанию — простые (посвященные одному
вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
по форме — индивидуальные, разрабатываются
конкретными организациями для внутреннего пользования,
трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть
заполняется при составлении, и типовые, разрабатываются
вышестоящими органами для подведомственных организаций
с однородными функциями
по срокам исполнения — срочные, требующие
исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых
срок исполнения не установлен;
по происхождению — служебные, затрагивающие
интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся
конкретного лица и являющиеся именными;
по виду оформления (назначению) — подлинные
(сведения об авторе, времени и месте создания которого,
содержащиеся в самом документе или выявленные иным
путём, подтверждают достоверность его происхождения),
копии (документ, полностью воспроизводящий информацию
подлинного документа и все его внешние признаки или часть
их, не имеющий юридической силы) , выписки (копия части
документа), дубликаты (повторный экземпляр подлинника
документа, имеющий юридическую силу);
по средствам фиксации — письменные (включают в
себя документы, созданные рукописным или машинным
способом), графические (относятся чертежи, карты, рисунки,
схемы, планы), фото- и кинодокументы (фиксируются с
помощью специальной аппаратуры на специальных
носителях), акустические (позволяют производить точную
запись и передачу звуковой информации).и т.д.
по юридической силе — подлинные (документы,
выданные в установленном порядке с соблюдением всех
правил), подложные (документы, оформление или
содержание которых не соответствует истине).
по видам деятельности — организационнораспорядительные (фиксируют решение административных и
организационных вопросов, а также вопросов управления,
взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности
органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их
подразделений и должностных лиц), информационносправочные (это документ, содержащий описание и
подтверждение тех или иных фактов и событий), по личному
составу (Содержит сведения об образовании и трудовой
деятельности в обратном хронологическом порядке).
по степени гласности — обычные (открытые,
несекретные), секретные (служебная информация,
предназначенная только для работников конкретной организации
или отрасли);
Документы многофункциональны
К основным функциям документов можно отнести:
- информационную (документирование, хранение и
предоставление информации);
- управленческую (с помощью документов решаются
управленческие вопросы);
- коммуникативную (документы являются средством обмена
информацией);
- правовую (документ может являться письменным
доказательством в суде и быть источником права, например,
закон);
- организационную (документ устанавливает или
упорядочивает действия участников правовых отношений,
например, должностная инструкция);
- научно-историческую (с помощью архивных документов
сохраняется историческое, научное и культурное наследие).
Вопрос 3.
Нормативно – правовое
обеспечение
делопроизводства
Нормативно – методическая база
делопроизводства –
это совокупность требований, норм, правил
и рекомендаций по составлению документов
и работе с ними, установленных правовыми
актами, стандартами, инструкциями и
методическими пособиями.
Вопросы документационного обеспечения
управления регулируются:
- законами, кодексами РФ,
- государственными и отраслевыми
стандартами,
- общероссийскими классификаторами,
- государственными и отраслевыми
инструкциями по делопроизводству
1.Законы, кодексы РФ
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149 – ФЗ (ред. от
02.12.2019) «Об информации, информационных
технологиях и защите информации» - содержит базовые
понятия информации, документа и устанавливает правовой режим
создания, хранения, использования информации, порядок её
документирования и доступа к ней.
Федеральный закон от 29.06.2015 № 162 – ФЗ (ред. от
03.07.2016) «О стандартизации в РФ» - устанавливает
правовые основы стандартизации в РФ, в том числе
функционирования национальной системы стандартизации, и
направлен на обеспечение проведения единой государственной
политики в сфере стандартизации. Регулирует отношения в сфере
стандартизации, включая отношения, возникающие при разработке
(ведении), утверждении, изменении (актуализации), отмене,
опубликовании и применении документов по стандартизации.
Закон РФ от 21.07.1993 № 5485 (ред. от
29.07.2018) «О государственной тайне» определяет полномочия госорганов и должностных лиц
по защите гостайны и работе с документами,
содержащими её.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 – ФЗ
(ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской
Федерации» – регулирует отношения в сфере
организации хранения, комплектования, учёта и
использования архивных документов независимо от их
форм собственности.
Федеральный закон от 29.06.2015 N 162-ФЗ (ред. от
03.07.2016) "О стандартизации в Российской Федерации"
- устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, в том числе
функционирования национальной системы стандартизации, и
направлен на обеспечение проведения единой государственной
политики в сфере стандартизации. Регулирует отношения в сфере
стандартизации, включая отношения, возникающие при разработке
(ведении), утверждении, изменении (актуализации), отмене,
опубликовании и применении документов по стандартизации.
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ
(ред.31.12.2017) "О персональных данных" - регулируются
отношения, связанные с обработкой персональных данных,
осуществляемой федеральными органами государственной власти,
органами государственной власти субъектов Российской Федерации,
иными государственными органами
Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197 – ФЗ
(ред. от 16.12.2019) – содержит нормы права и положения
по документам сферы трудовых правоотношений.
Уголовный кодекс РФ от 13.06.1996 № 63 – ФЗ
(ред. от 27.12.2019) – устанавливает уголовную
ответственность за неправомерные действия с
документами и информацией.
2.Государственные стандарты
"Государственная система документационного
обеспечения управления. Основные положения.
Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения" (одобрена
коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ
Главархива СССР от 25.05.1988 N 33) (вместе с
"Правилами
заполнения
основных
реквизитов
регистрационно-контрольных
форм
(РКФ)",
"Примерным положением о службе документационного
обеспечения управления") (ГСДОУ).
ГСДОУ – совокупность принципов и
правил, устанавливающих единые
требования к документированию
управленческой деятельности и
организации работы с документами в
органах государственного управления, на
предприятиях (объединениях), в
учреждениях и общественных
организациях
Основная
цель
ГСДОУ
упорядочение
документооборота,
сокращение
количества
и
повышение качества документов, создание условий
для эффективного применения прогрессивных
технических средств и технологий сбора, обработки и
анализа информации, совершенствование работы
аппарата управления.
ГСДОУ разработаны государственные стандарты
(ГОСТы) на документы.
ГОСТы содержат все необходимые требования,
предъявляемые к форме документов, бланкам,
составу реквизитов.
Основные виды ГОСТов:
"ГОСТ
Р
7.0.8-2013.
Национальный
стандарт
Российской Федерации. Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185ст)
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения
основных понятий, используемые в области делопроизводства и
архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом,
рекомендуются для применения во всех видах документации и
литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в
сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих
результаты этих работ.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный
стандарт Российской Федерации. Система
стандартов по информации, библиотечному и
издательскому
делу.
Организационнораспорядительная
документация.
Требования к оформлению документов"
(утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)
(ред. от 14.05.2018)
"ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт
Российской Федерации. Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу.
Информация и документация. Управление документами.
Часть 1. Понятия и принципы" (утв. Приказом
Росстандарта от 26.03.2019 N 101-ст)
Настоящий стандарт определяет понятия и
принципы, на основе которых разрабатываются подходы
к созданию, вводу в систему и управлению документами.
Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО
15489-1:2016
"Информация
и
документация.
Управление
документами. Часть 1. Понятия и принципы" (ISO 15489-1:2016
"Information and documentation - Records management - Part 1:
Concepts and principles", IDT).
3.Общероссийские классификаторы:
1.Общероссийский классификатор
управленческой документации (ОКУД) содержит
коды
унифицированных
форм
документов, используемых в деятельности
органов власти и управления, которые должны
проставляться на документах.
"ОК 011-93. Общероссийский классификатор
управленческой
документации"
(утв.
Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N
299) (ред. от 17.07.2019)
Общероссийский классификатор управленческой
документации (ОКУД) является составной частью
Единой системы классификации и кодирования
технико-экономической и социальной информации и
охватывает
унифицированные
системы
документации и формы документов, разрешенных к
применению в народном хозяйстве.
ОКУД предназначен для решения следующих задач:
- регистрации форм документов;
- упорядочения информационных потоков в народном
хозяйстве;
- сокращения количества применяемых форм;
- исключения из обращения неунифицированных форм
документов;
обеспечения
учета
и
систематизации
унифицированных форм документов на основе их
регистрации;
- контроля за составом форм документов и исключения
дублирования информации, применяемой в сфере
управления;
- рациональной организации контроля за применением
унифицированных форм документов.
2.Общероссийский
классификатор предприятий и
организаций (ОКПО) – содержит коды
предприятий и организаций, установленные
при государственной регистрации.
4.ГОСУДАРСТВЕННЫЕ И ОТРАСЛЕВЫЕ ИНСТРУКЦИИ ПО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
-(Инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел);
-(Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах
Российской Федерации);
-(Инструкция по делопроизводству в
Министерстве юстиции Российской Федерации); -(Инструкция по
делопроизводству в Федеральной службе приставов);
-инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения
Российской Федерации);
- (Инструкция по делопроизводству в Министерстве культуры
Российской Федерации);
-(Инструкция по делопроизводству в
Министерстве образования и науки Российской Федерации);
- (Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных
ресурсов и экологии Российской Федерации);
-(Инструкция
по
делопроизводству
в
Министерстве
промышленности и торговли Российской Федерации
ВОПРОС 4.
Унификация и
стандартизация управленческой
отчетности
Суть унификации сводится к сокращению и
предупреждению неоправданного многообразия
документов, приведению к единообразию их форм,
структуры, языковых конструкций и операций по
обработке, учёту и хранению.
Любой документ функционирует в организации
совместно с другими документами, создающими в
совокупности документные образования
определённого назначения
(управленческие, бухгалтерские, отчётно –
статистические, по социальному обеспечению и
другие).
Подобные совокупности взаимосвязанных
документов называют системой документации.
Рационально организованный комплекс
взаимосвязанных документов, созданный по единым
правилам и требованиям и применяемый в
определённой области деятельности, называют
унифицированной системой документации
(УСД).
УСД необходимы для сокращения объёмов документов и снижения
затрат на составление и обработку документов. УСД одного
назначения сводятся в нормативный документ, называемый
Общероссийским классификатором управленческой документации
(ОКУД).
Все классификаторы унифицированных систем документации
входят в состав и являются частями Единой системы
классификации.
Что касается управленческой документации то
согласно Общероссийскому классификатору ОК 011 – 93
от 30.12.1993 №299 (ред.12.12.2018) в настоящее время в
стране действуют следующие УСД:
•унифицированная система организационно –
распорядительной документации (код 0200000);
•унифицированная система первичной учётной
документации (код 0300000);
•унифицированная система документации,
устанавливаемой банком России (код 0400000);
•унифицированная система бухгалтерской финансовой,
учётной и отчётной документации организаций
государственного сектора (код 0500000);
-унифицированная система отчётно – статистической
документации (код 0600000);
-унифицированная система документации
бухгалтерского учета организаций (код 0700000);
-унифицированная система документации по труду
(код 080000);
-унифицированная система документации
Пенсионного фонда РФ (код 0900000);
-унифицированная система внешнеторговой
документации (код 1000000).
Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат
простановке во всех унифицированных формах
документов.
Существуют и другие классификаторы:
- Общероссийский классификатор предприятий
организаций (ОКПО);
-Общероссийский классификатор специальностей по
образованию (ОКСО);
-Общероссийский классификатор профессий рабочих,
должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
-Общероссийский классификатор расчётно – денежной
документации (УСРДД).
Унификация деловых документов
осуществляется на основе стандартной
графической модели построения документов.
На основе конструкционной сетки
для всего множества документов
создаётся формуляр – образец,
предусматривающий
зоны
(ячейки, прямоугольники)
размещения информационных элементов
документа (реквизита).
К числу методов унификации
управленческой документации относятся:
•типизация – разработка для определённой сферы
использования универсальных документальных
решений (например, типовой договор поставки, типовые
правила внутреннего трудового распорядка и т.д.);
•трафаретизация – подготовка бланка документа с
заранее напечатанной частью текста и специально
оставленными пробелами, заполняемыми составителем
документа при его окончательном оформлении
(например, анкеты, приказы о приёме на работу и др.);
•анкетная форма – способ пространственной
организации словесного материала, при котором
постоянная информация приводится в виде перечня
вопросов (например, составление сводок, оформление
заказов);
•по образцам – подготовка документов в различных
деловых ситуациях по аналогии с предложенными
примерами (например, заявление, характеристика,
нотариально заверяемые документы и другие).
Суть стандартизации в делопроизводстве
заключается в разработке оптимальных правил и
требований
по составлению, оформлению, документообороту
и архивному хранению документов,
принятых в установленном порядке для всеобщего и
многократного их применения
на добровольных началах.
Принятые в установленном порядке правила и
требования могут быть оформлены в виде
национальных стандартов России (ГОСТ Р) или
стандарта организации (СТП).
