Комитет по управлению архивным делом Ростовской области
ГКУ РО «Государственный архив Ростовской области»
Примерная номенклатура дел Управления (отдела)
социальной защиты населения администрации
города (района) Ростовской области
Утверждена протоколом
Экспертно-проверочной
комиссии комитета
по управлению архивным
делом Ростовской области
от 24.10.2018 №19.
г. Ростов-на-Дону
2018 год
1
Введение
Примерная номенклатура дел Управления (отдела) социальной защиты
населения администрации города (района) Ростовской области (далее - Управление)
призвана оказать помощь работникам Управлений (отделов) социальной защиты
населения администраций городов (районов) Ростовской области в составлении
индивидуальной номенклатуры дел.
В номенклатуру дел Управления из примерной номенклатуры дел переносятся
предусмотренные ею заголовки дел, которые предполагается завести в
делопроизводстве Управления конкретного района, конкретизированные с учетом
его специфики.
Сроки хранения дел, предусмотренные примерной номенклатурой дел,
переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.
Примерная номенклатура дел составлена на основе изучения состава
документов, образующихся в текущем делопроизводстве Управлений районов
области.
Дела в номенклатуре расположены по направлениям деятельности, в каждом
разделе направления дела расположены по степени значимости. За каждым
направлением закреплен конкретный индекс, который отображен в классификаторе
направлений деятельности.
При определении сроков хранения документов и дел был использован
«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления
и организаций с указанием сроков хранения» – М., 2012.
Номенклатура дел имеет следующие графы: «индекс дела», «заголовок дела
(тома, части)», «количество единиц хранения», «срок хранения дела и № статей по
перечню», «примечание».
Графа 1 – «индекс дела» – состоит из номера (условного обозначения),
присвоенного направлению деятельности по классификатору и порядкового номера
дела через тире.
Для Управления участника электронного документооборота администрацией
устанавливается идентификационный номер, который входит в состав индекса дел
Управления и проставляется перед номером каждого структурного подразделения
через точку. Например: 65.06.01-01; 65.06.02-02 и т.д., где 65.06 – номер,
присвоенный администрацией, 65.06.01, 65.06.02 – номер структурного
подразделения, через тире -01,-02 – номера дел по порядку внутри структурного
подразделения.
В графе 2 даны названия направлений деятельности и указаны разновидности
документов и дел.
При составлении индивидуальной номенклатуры дел направления
деятельности могут быть заменены на конкретные структурные подразделения, дела
из примерной номенклатуры в которых будут расположены внутри каждой
структуры по их принадлежности.
В заголовках делах со статистическими отчетами при составлении конкретной
номенклатуры дел необходимо указывать конкретные статистические формы (в
2
примерной номенклатуре для таких дел: 02-17, 02-18, 02-19 – даны обобщенные
названия, без раскрытия форм).
Графа 3 служит для учета общего количества дел, заведенных в архиве, и
заполняется после окончания делопроизводственного года.
Сроки хранения дел (графа 4) определены исходя из научной и практической
ценности документов в соответствии с перечнем.
К некоторым статьям проставлена отметка «ЭПК», которая означает, что
окончательный срок хранения будет определен экспертно-проверочной комиссией
(ЭПК) Комитета по управлению архивным делом Ростовской области по
представлению экспертной комиссии (ЭК) Управления.
Истечение сроков хранения дел и документов определяется с 1 января года,
следующего за годом окончания их делопроизводства.
В графе 5 «примечание» делается отметка «ЭД» для дел участвующих в
электронном документообороте в системе «Дело». Для дел постоянного хранения,
участвующих в электронном документообороте делается отметка «ЭД» и на
бумажном носителе.
Для дел временного хранения, создающихся только в электронном виде, не
участвующих в электронном документооборотом в системе «Дело» делается
отметка «В электронном виде».
В этой же пятой графе даются разъяснения об особенностях формирования
дел; может указываться ответственный за ведение отдельных групп документов и
др.
Если дело в разделе конкретного структурного подразделения представлено
копией, то в графе «примечание» дается ссылка на дело с первым экземпляром.
Примеры таких ссылок приведены в разделе 02 примерной номенклатуры.
Конкретная номенклатура дел Управления согласовывается с ЭПК Комитета
по управлению архивным делом Ростовской области один раз в 5 лет.
Согласованная номенклатура дел Управления уточняется в конце каждого
года, перепечатывается, утверждается руководителем и вводится в действие с 1
января следующего календарного года.
3
Классификатор направлений деятельности Управления
№
п/п
1
Направление деятельности
Руководство, контроль, организационные
вопросы
Индекс направления
деятельности
01
2
Бухгалтерский учет и отчетность
02
3
Обеспечение социальных гарантий и льгот
населению
03
4
Организация назначения социальных пособий и
компенсаций
04
5
Кадровая работа
05
6
Охрана труда
06
7
Делопроизводство и архив
07
4
Управление (отдел) социальной защиты
населения администрации города (района)
Ростовской области
УТВЕРЖДАЮ
Начальник
_____________ И.О. Фамилия
«____» ___________ 20___ г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на__________ год
Индекс
дела
Заголовок дела
Кол-во
дел
1
2
3
Срок
хранения и
№ статьи по
перечню
4
Примечание
5
01 - Руководство, контроль, организационные вопросы
01-01
Законы РФ, Указы Президента РФ,
Постановления и Распоряжения
Правительства РФ
ДМН
ст. 1 б
Относящиеся к деятельности организации пост.
01-02
Постановления, Распоряжения
Правительства Ростовской области,
Областные законы Законодательного
Собрания Ростовской области
ДМН
ст. 1 б
Относящиеся к деятельности организации пост.
01-03
Постановления и решения коллегии,
распоряжения, приказы,
инструктивные письма Министерства
труда и социального развития
Ростовской области
3 г.
ст. 27, 28
01-04
Постановления и распоряжения
администрации города (района),
Решения районного Собрания
депутатов
ДМН
ст. 1 б
01-05
Документы, регламентирующие
деятельность Управления (положение
об Управлении, положения о
структурных подразделениях,
структура)
Пост.
ст. 55, 56
5
После
замены
новыми
Относящиеся к деятельности организации пост.
1
2
3
01-06
Приказы начальника Управления по
основной деятельности
Пост.
ст. 19 а
01-07
Годовой план работы Управления
Пост.
ст. 285 а
01-08
Оперативные планы (квартальные,
месячные) работы Управления
ДМН
ст. 288
01-09
Годовой отчет о работе Управления
Пост.
ст. 464 а
01-10
Полугодовые, квартальные отчеты о
работе Управления
5 л.
ст. 464 в, г
01-11
Документы комплексных,
тематических проверок (докладные
записки, акты, справки и переписка)
работы Управления
контролирующими органами
Пост.
ст. 173 а
01-12
Переписка Управления с органами
исполнительной власти и местного
самоуправления Ростовской области
по вопросам социальной защиты
граждан
5 л. ЭПК
ст. 35
ЭД
01-13
Переписка Управления с
учреждениями и организациями
района по вопросам социальной
защиты граждан (участники системы
«Дело»)
5 л. ЭПК
ст. 35
ЭД
01-14
Переписка Управления с
учреждениями и организациями
района по вопросам социальной
защиты граждан
5 л. ЭПК
ст. 35
01-15
Журнал регистрации приказов
начальника Управления по основной
деятельности
Пост.
ст. 258 а
6
4
5
Индекс
дела
Заголовок дела
Кол-во
дел
1
2
3
Срок
хранения и
№ статьи по
перечню
4
Примечание
5
02 - Бухгалтерский учет и отчетность
02-01
Законы и иные нормативные
правовые акты (указы,
постановления), распоряжения
Российской Федерации, областные
законы, постановления,
распоряжения Правительства
Ростовской области, указы и
распоряжения Губернатора
Ростовской области, постановления
администрации города (района)
ДМН
ст. 1 б
ЭД
02-02
Инструкции и методические
указания Министерства труда и
социального развития Ростовской
области по бухгалтерскому учету и
отчетности
3 г.
ст. 27 б
После замены
новыми
02-03
Постановления администрации
города (района) об утверждении и
внесении изменений в
муниципальные программы
ДМН
ст. 262 б
02-04
Приказы начальника Управления по
основной деятельности. Копии
ДМН
1 экз.
д. 01-06
02-05
Приказы начальника Управления по
личному составу. Копии
ДМН
1 экз.
д. 05-07
02-06
Проект бюджета Управления,
проекты смет расходов и расчёты к
ним
5 л.
ст. 315
02-07
Бюджетные сметы доходов и
расходов Управления
Пост.
ст. 309 а
7
1
2
3
4
5
02-08
Сводная бюджетная роспись,
показатели изменения сводной
бюджетной росписи Управления
Пост.
ст. 308 а
02-09
Лимиты бюджетных обязательств,
заявки на внесение изменений и
справки об изменении бюджетной
росписи расходов Управления
Пост.
ст. 310 а
02-10
Штатное расписание Управления
Пост.
ст. 71 а
02-11
Годовой бухгалтерский отчёт
Управления об исполнении бюджета
Пост.
ст. 351 б
02-12
Квартальные бухгалтерские отчёты
Управления об исполнении бюджета
5 л.
ст. 351 в
При
отсутствии
годовых пост.
02-13
Месячные бухгалтерские отчёты
Управления об исполнении бюджета
1 г.
ст. 351 г
При
отсутствии
годовых и
квартальных пост.
02-14
Годовой отчет Управления о
расходовании субвенций из
федерального и областного
бюджетов, связанных с
предоставлением мер социальной
поддержки по законам социальной
направленности
Пост.
ст. 357 а
02-15
Отчеты о проведении открытых
конкурсов на закупку товаров,
выполнения работ, оказания услуг
для нужд Управления
Пост.
ст. 280
8
По
отклоненным
заявкам - 5 л.
ЭПК
1
2
3
4
50 л.
5
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
02-16
Индивидуальные сведения о
трудовом стаже, заработке
(вознаграждении) доходе и
начисленных страховых взносах
застрахованных лиц Управления
02-17
Сводные годовые статистические
отчеты Управления, статистические
сведения по всем основным
направлениям и видам деятельности
Пост.
ст. 467 а
02-18
Полугодовые, квартальные
статистические отчеты Управления,
статистические сведения по всем
основным направлениям и видам
деятельности
При
Пост.
ст. 467 в, г отсутствии
02-19
Годовой, полугодовые
статистические отчеты Управления
и таблицы по всем вспомогательным
направлениям и видам деятельности
5 л.
ст. 469 б, в
02-20
Квартальные статистические отчеты
Управления и таблицы по всем
вспомогательным направлениям и
видам деятельности
5 л.
ст. 469 г
02-21
Муниципальные контракты и
договоры по закупкам для нужд
Управления
5 л. ЭПК
ст. 272
По крупным
поставкам и
наиболее
важным
работам,
услугам пост.
02-22
Договоры о материальной
ответственности материально
ответственных лиц Управления
5 л.*
ст. 457
После
увольнения
м./о. лица
9
годовых –
пост.
1
2
3
02-23
Договоры с предприятиями и
кредитными организациями района
по предоставлению льгот по оплате
ЖКУ
5 л. ЭПК
ст. 436
02-24
Документы (акты, ведомости,
расчёты) об амортизационных
отчислениях основных средств
Управления
Пост.
ст. 429
02-25
Документы (планы, отчеты,
протоколы, справки) о проведении
документальных ревизий
финансово-хозяйственной
деятельности, проверок работы
Управления контролирующими
органами
5 л.
ст. 402
При условии
проведения
проверки
(ревизии)
02-26
Документы (заявки, служебные
записки по малым закупкам,
извещения, протоколы оценки,
конкурсная документация,
аукционная документация, запрос
котировок, реестры контрактов;
информации в Администрацию
района о размещении заказов на
поставки товаров, выполнение
работ, оказание услуг) о проведении
закупок Управлением
5 л. ЭПК
ст. 273
По крупным
поставкам и
наиболее
важным
работам,
услугам пост.
02-27
Документы (листки
нетрудоспособности, справки о
постановке на учет в ранние сроки
беременности в женской
консультации, справки из отдела
ЗАГС о рождении ребенка и др.) о
выплатах за счёт средств Фонда
социального страхования
5 л. ЭПК
ст. 326
10
4
5
После
истечения
срока
действия
договора,
соглашения
1
2
3
02-28
Документы (акты, докладные
записки, переписка) о начисленных
и выплаченных компенсациях, о
соблюдении финансовой
дисциплины Управлением
02-29
Доклады о результатах работы
Управления по основным
направлениям деятельности
Пост.
ст. 83
02-30
Налоговые карточки (ф. № 1-НДФЛ)
по учёту доходов и налога на
доходы физических лиц Управления
5 л.
ст. 394
При условии
проведения
проверки
(ревизии).
При
отсутствии
лицевых
счетов - 50 л.
- ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
02-31
Исполнительные листы сотрудников
Управления по различным
удержаниям из заработной платы
ДМН
ст. 416
Не менее 5 л.
02-32
Главная книга Управления
5 л.
ст. 361
При условии
проведения
проверки
(ревизии)
02-33
Корешки и копии ордеров, отчетов,
чековых книжек Управления
5 л.
ст. 362
При условии
проведения
проверки
(ревизии)
02-34
Регистр сведений о доходах
сотрудников Управления
50 л.
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
02-35
Реестры Управления по
перечислению дополнительных
страховых взносов на
накопительную часть трудовой
пенсии
Пост.
ст. 391
11
4
5
5 л. ЭПК
ст. 332
1
2
3
4
5
02-36
Реестры расходных обязательств
Управления
5 л.
ст. 365
02-37
Лицевые счета по начислению
заработной платы сотрудникам
Управления
50 л.
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
02-38
Расчётно-платёжные ведомости на
выплату заработной платы
сотрудникам Управления
5 л.
ст. 412
При
отсутствии
лицевых
счетов - 50 л.
02-39
Оборотные ведомости по основным
средствам Управления
5 л.
ст. 361
02-40
Оборотно-сальдовые ведомости по
счетам бухгалтерского учёта
Управления
5 л.
ст. 361
При условии
проведения
проверки
(ревизии)
02-41
Квартальные расчётные ведомости
по средствам фонда социального
страхования РФ (ф. № 4 ФСС)
5 л.
ст. 390 б
При
отсутствии
годовых пост.
02-42
Расчёты по транспортному налогу,
авансовый расчет по налогу на
имущество Управления
5 л. ЭПК
ст. 382
02-43
Инвентаризационные описи,
сличительные ведомости и другие
документы по инвентаризации
имущества Управления
Пост.
ст. 427
02-44
Казначейские уведомления,
расходные расписания; реестры
расходных расписаний Управления
5 л.
ст. 321
12
О товарноматериальных
ценностях
(движимом
имуществе) –
5 л.
При условии
проведения
проверки
(ревизии)
1
2
3
4
5
02-45
Акты сверок Управления с
предприятиями района по
предоставлению льгот на оплату
жилищно-коммунальных услуг
5 л. ЭПК
ст. 456 а
02-46
Акты комплексных, тематических
проверок финансово- хозяйственной
деятельности Управления
контролирующими органами
Пост.
ст. 173 а
02-47
Заявки в адрес Министерства труда
и социального развития Ростовской
области на финансирование мер
социальной поддержки населения
района
5 л. ЭПК
ст. 326
02-48
Заявки Управления в адрес
Министерства труда и социального
развития Ростовской области о
доведении предельных объёмов
финансирования, изменения
показателей кассового плана
Управления
5 л. ЭПК
ст. 326
02-49
Переписка Управления по вопросам
бухгалтерского учета, бюджетного
учета, составления и представления
бухгалтерской (финансовой)
отчетности, бюджетной отчетности
5 л.
ст. 359
ЭД
02-50
Переписка Управления с
Министерством труда и социального
развития Ростовской области о
приобретении хозяйственного
имущества, канцелярских
принадлежностей, и других
административно-хозяйственных
расходах
1 г.
ст. 367
ЭД
13
1
2
3
4
5
02-51
Переписка Управления с
организациями района о
коммунальном обслуживании здания
управления
1 г.
ст. 818
ЭД
02-52
Переписка Управления с
администрацией города о
подготовке зданий, сооружений к
зиме и предупредительных мерах от
стихийных бедствий
3 г.
ст. 819
ЭД
02-53
Переписка Управления с
Финансовым управлением
администрации города (района) о
разработке целевых программ
5 л. ЭПК
ст. 264
ЭД
02-54
Журнал регистрации платёжных
поручений Управления
5 л.
ст. 459 з
02-55
Журнал регистрации бухгалтерских
операций управления (кассовые,
расчеты с подотчетными лицами, с
поставщиками и подрядчиками, с
дебиторами по расходам, по оплате
труда с сотрудниками управления,
по выбытию и перемещению
нефинансовых активов, по
санкционированию) с приложением
бухгалтерских документов
5 л.
ст. 361
02-56
Книги учёта бланков строгой
отчетности и отчёты по
расходованию бланков
3 г.
ст. 259 г
При условии
проведения
проверки
(ревизии)
02-57
Книги и картотека по учёту
основных средств Управления
5 л.
ст. 459 д
После
ликвидации
основных
средств
14
1
2
3
02-58
Карточки-справки по учету доходов
и налога на доходы сотрудников
Управления
15
4
5 л.
ст. 394
5
При
отсутствии
лицевых
счетов – 50 л.
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
Индекс
дела
Заголовок дела
Кол-во
дел
1
2
3
Срок
хранения и
№ статьи по
перечню
4
Примечание
5
03- Обеспечение социальных гарантий и льгот населению
ЭД
Относящиеся
к деятельности
Управления пост. и на
бумажном
носителе
03-01
Законы и иные нормативные
правовые акты (указы,
постановления), распоряжения
Российской Федерации, областные
законы, постановления, распоряжения
Правительства Ростовской области,
указы и распоряжения Губернатора
Ростовской области, постановления
Администрации района об
обеспечении социальных гарантий и
льгот населению
ДМН
ст. 1 б
03-02
Годовые сведения Управления о
предоставлении социальных гарантий
и льгот различным категориям
населения
Пост.
ст. 467
03-03
Сведения Управления о семьях и
несовершеннолетних, находящихся в
социально опасном положении, о
численности детей, не обучающихся в
образовательных учреждениях
Пост.
ст. 467
03-04
Квартальные отчеты Управления о
выдаче санаторно-курортных и
оздоровительных путевок с
нарастающим итогом
5 л.
ст. 464
За IV кв. пост.
03-05
Документы (протоколы, выписки,
решения, справки, копии личных
документов) об оформлении
удостоверений ветерана, инвалида
Великой Отечественной войны
50 л.
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
16
1
2
3
03-06
Документы (протоколы, выписки,
решения, справки, копии личных
документов) об оформлении
удостоверений членам семей
погибших (умерших)
военнослужащих, инвалидов и
участников Великой Отечественной
войны
50 л.
03-07
Документы (протоколы, выписки,
решения, справки, копии личных
документов) об оформлении
удостоверений инвалида о праве на
льготы
50 л.
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
03-08
Документы (протоколы, выписки,
решения, справки, копии личных
документов) об оформлении
удостоверений инвалида о праве на
льготы бывшим несовершеннолетним
узникам фашистских лагерей
50 л.
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
03-09
Документы (протоколы, выписки,
решения, справки, копии личных
документов) об оформлении
удостоверений пострадавшим от
политических репрессий
50 л.
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
03-10
Документы (протоколы, выписки,
решения, справки, копии личных
документов) об оформлении
удостоверений реабилитированным
гражданам
50 л.
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
03-11
Документы (протоколы, выписки,
решения, справки, копии личных
документов) об оформлении
удостоверений лицам, подвергшимся
воздействию радиации
50 л.
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
17
4
5
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
1
2
3
03-12
Документы (протоколы, выписки,
решения, справки, копии личных
документов) об оформлении
удостоверений членам семей
погибших (умерших)
военнослужащих, инвалидов и
участников Великой Отечественной
войны
50 л.
03-13
Заявки Управления о потребности в
санаторно-курортных путевках
3 г.
ст. 916
03-14
Переписка Управления с
Министерством труда и социального
развития Ростовской области по
вопросам организации назначения
социальных пособий и компенсаций
5 л.
ст. 84
03-15
Переписка Управления с
Министерством труда и социального
развития Ростовской области о
направлении граждан в домаинтернаты и центры реабилитации
5 л.
ст. 84
03-16
Журнал регистрации выдачи
удостоверений «Инвалид Великой
Отечественной войны»
3 г.
ст. 780
03-17
Журнал регистрации выдачи
удостоверений «Ветеран Великой
Отечественной войны»
3 г.
ст. 780
03-18
Журнал регистрации выдачи
удостоверений «Ветеран руда»
3 г.
ст. 780
03-19
Журнал регистрации выдачи
удостоверений бывшим
несовершеннолетним узникам
фашистских концлагерей
3 г.
ст. 780
18
4
5
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
1
2
3
4
03-20
Журнал регистрации выдачи
удостоверений инвалида о праве на
льготы
3 г.
ст. 780
03-21
Журнал регистрации выдачи
удостоверений членам семей
погибших военнослужащих
3 г.
ст. 780
03-22
Журнал регистрации выдачи
удостоверений реабилитированным
гражданам
Пост.
ст. 908 в
03-23
Журнал регистрации выдачи
удостоверений лицам, пострадавшим
от политических репрессий
Пост.
ст. 908 в
03-24
Журнал регистрации выдачи
удостоверений лицам, подвергшимся
воздействию радиации
3 г.
ст. 780
03-25
Журнал регистрации выдачи
удостоверений многодетным семьям
3 г.
ст. 780
03-26
Журнал регистрации заявлений на
оздоровление детей
5 л.
ст. 258 е
03-27
Журнал регистрации заявлений
участников, инвалидов Великой
Отечественной войны и
приравненных к ним по льготам
граждан, нуждающихся в санаторнокурортном лечении
5 л.
ст. 258 е
03-28
Журнал регистрации заявлений от
инвалидов общего заболевания,
нуждающихся в санаторно-курортном
лечении
5 л.
ст. 258 е
03-29
Журнал регистрации выдачи справок,
выписок из документов, копий
документов
5 л.
ст. 252
19
5
1
03-30
2
3
Карточки регистрации неполных
семей и семей с родителямиинвалидами, имеющими
несовершеннолетних детей
4
5 л. ЭК
20
5
Индекс
дела
Заголовок дела
Кол-во
дел
1
2
3
Срок
хранения и
№ статьи по
перечню
4
Примечание
5
04 - Организация назначения социальных пособий и компенсаций
04-01
Законы и иные нормативные
правовые акты (указы,
постановления), распоряжения
Российской Федерации, областные
законы, постановления,
распоряжения Правительства
Ростовской области, указы и
распоряжения Губернатора
Ростовской области, постановления
администрации города (района) о
назначении социальных пособий и
компенсаций
ДМН
ст. 1 б
ЭД
Относящиеся к деятельности
Управления
- пост. и на
бумажном
носителе
04-02
Протоколы заседаний коллегий
Министерства труда и социального
развития Ростовской области
ДМН
ст. 18 а
ЭД
Относящиеся к деятельности
Управления
- пост. и на
бумажном
носителе
04-03
Протоколы заседаний комиссии
Управления по оказанию адресной
социальной помощи
Пост.
ст. 18 г
04-04
Протоколы заседаний комиссии
Управления по организации отдыха
и оздоровления детей
Пост.
ст. 18 г
04-05
Ежемесячные заявки Управления по
адресной социальной помощи на
финансирование гражданам в
денежном выражении
5 л. ЭПК
ст. 326
21
1
2
3
04-06
Ежемесячные отчеты Управления об
адресной социальной помощи
гражданам
1 г.
ст. 338
04-07
Ежемесячные отчеты Управления по
организации отдыха и оздоровления
детей района
1 г.
ст. 338
04-08
Информации Управления о выплате
гражданам государственных
пособий на детей
5 л. ЭПК
ст. 326
04-09
Личные дела получателей детских
оздоровительных путевок
5 л.
ст. 900 б
После
снятия
получателя с
учета
04-10
Личные дела получателей
ежемесячной денежной выплаты на
детей 1-2 года жизни из
малообеспеченных семей
5 л.
ст. 900 б
После
снятия
получателя с
учета
04-11
Личные дела получателей адресной
социальной помощи в виде
социального пособия
5 л.
ст. 900 б
После
снятия
получателя с
учета
04-12
Личные дела получателей
государственных пособий на детей
5 л.
ст. 900 б
После
снятия
получателя с
учета
04-13
Личные дела получателей
ежемесячной денежной выплаты на
детей из многодетных семей
5 л.
ст. 900 б
После
снятия
получателя с
учета
04-14
Личные дела граждан-получателей
регионального материнского
капитала
5 л. (1)
ЭПК
ст. 900 е
04-15
Личные дела граждан
использующих средства
регионального материнского
капитала
5 л. (1)
ЭПК
ст. 900 е
22
4
5
1
2
3
04-16
Книга-реестр личных дел гражданполучателей государственных
пособий и ежемесячной денежной
выплаты на детей
5 л.
ст. 258 е
04-17
Переписка Управления с
гражданами по вопросам
прекращения выплаты
государственных пособий на детей
5 л. ЭПК
ст. 178
04-18
Переписка Управления о запросах
по личным делам гражданполучателей государственных
пособий на детей
5 л.
ст. 906
04-19
Журнал учета личных дел одиноких
матерей района
5 л.
ст. 258 е
04-20
Журнал регистрации решений об
отказе в назначении
государственных пособий на детей,
ЕДВ на детей
5 л.
ст. 258 е
04-21
Журнал регистрации выдачи
справок гражданам-получателям
государственных пособий на детей
3 г.
ст. 258 е
04-22
Журнал регистрации новых
назначений на выплату
государственных пособий на детей
5 л.
ст. 258 е
04-23
Журнал регистрации перерасчетов
государственных пособий на детей
5 л.
ст. 258 е
04-24
Журнал регистрации умерших
граждан-получателей
государственных пособий на детей
5 л.
ст. 258 е
04-25
Журнал регистрации выбывших
граждан-получателей
государственных пособий на детей
5 л.
ст. 258 е
23
4
5
1
2
3
04-26
Журнал регистрации данных о
доходах граждан-получателей
государственных пособий на детей
5 л.
ст. 258 е
04-27
Журнал учёта переплат гражданам
по государственным пособиям на
детей
5 л.
ст. 258 е
04-28
Журнал регистрации получателей
ежемесячной денежной выплаты на
детей из многодетных семей и детей
1-2 года жизни из
малообеспеченных семей
5 л.
ст. 258 е
04-29
Журнал регистрации личных дел
получателей адресной социальной
помощи в виде социального пособия
5 л.
ст. 258 е
04-30
Журнал регистрации заявлений о
предоставлении путёвок для детей
(санатории, оздоровительные
лагеря)
5 л.
ст. 258 е
04-31
Журнал регистрации выдачи
путёвок детям в санатории,
оздоровительные лагеря
5 л.
ст. 258 е
04-32
Журнал регистрации уведомлений о
назначенной адресной социальной
помощи гражданам
5 л.
ст. 258 е
04-33
Журнал регистрации заявлений
граждан на получение компенсации
за самостоятельно приобретённые
путёвки для детей
5 л.
ст. 258 е
04-34
Журнал регистрации заявлений
граждан о выдаче (об отказе выдачи)
сертификата на региональный
материнский капитал
5 л.
ст. 258 е
24
4
5
1
2
3
04-35
Журнал регистрации уведомлений
граждан о решениях принятых
управлением по заявлениям граждан
о выдаче сертификата на
региональный материнский капитал
5 л.
ст. 258 е
04-36
Журнал регистрации заявлений
граждан об использовании средств
(части средств) регионального
материнского капитала
5 л.
ст. 258 е
04-37
Журнал регистрации заявлений
граждан об аннулировании ранее
поданного заявления об
использовании средств (части
средств) регионального
материнского капитала
5 л.
ст. 258 е
04-38
Журнал регистрации лиц, имеющих
право на получение регионального
материнского капитала
5 л.
ст. 258 е
25
4
5
Индекс
дела
Заголовок дела
Кол-во
дел
1
2
3
Срок
хранения и
№ статьи по
перечню
4
Примечание
5
05 - Кадровая работа
05-01
Законы и иные нормативные
правовые акты (указы,
постановления), распоряжения
Российской Федерации, областные
законы, постановления,
распоряжения Правительства
Ростовской области, указы и
распоряжения Губернатора
Ростовской области, постановления
администрации города (района)
ДМН
ст. 1 б
05-02
Протоколы заседаний коллегий
Министерства труда и социального
развития Ростовской области
ДМН
ст. 18 а (1)
05-03
Поручения должностных лиц
администрации города (района):
обзоры, доклады по их выполнению
Пост.
ст. 6
05-04
Протоколы аппаратных совещаний у
начальника Управления
Пост.
ст. 18 е
05-05
Положение об Управлении
3 г.
ст. 50 б
Пост.
д. 01-05
05-06
Приказы директора Управления по
личному составу
50 л.
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
26
По оперативным
вопросам
деятельности - 5 л.
ЭПК
1
2
3
05-07
Приказы директора Управления по
личному составу (о дисциплинарных
взысканиях, отпусках, в связи с
обучением, дежурствах,
краткосрочных внутрироссийских и
зарубежных командировках)
5 л.
ст. 19 б
05-08
Протоколы заседаний комиссий по
установлению трудового стажа для
выплаты надбавки за выслугу лет
работникам Управления
75 л.
ст. 599
05-09
Правила внутреннего трудового
распорядка Управления
1 г.
ст. 773
05-10
Годовые статистические сведения
(ф. 1-К, ф. 6-Т, ф. 1-РМ, ф. № П-4, ф.
№ П-4(НЗ), ф. № 1-МС, ф. № 2-МС)
Управления о численности,
движении и составе работников,
замещающих должности
муниципального служащего по полу,
возрасту, образованию и стажу
работы
Пост.
ст. 653
05-11
Личные карточки рабочих и
служащих Управления (ф. Т-2)
50 л.
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
05-12
Личные дела работников
Управления
50 л.
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
05-13
Трудовые договоры (контракты),
трудовые соглашения, не вошедшие
в состав личных дел
50 л.
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
27
4
5
После
замены
новыми
1
2
3
4
До востребования
ст. 664
5
Не востребованные –
50 л.
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
05-14
Трудовые книжки работников
Управления
05-15
Документы о представлении к
награждению ведомственными
наградами работников Управления
(представление, характеристики,
ходатайства)
50 л.
05-16
Документы, не вошедшие в состав
личных дел работников Управления
(справки, заявления, докладные
записки и др.)
5 л.
ст. 665
05-17
Документы к приказам о
командировании работников
Управления (докладные записки,
служебные задания, переписка)
5 л. ЭПК
ст. 669
05-18
Переписка Управления с Военным
комиссариатом по воинскому учету
работников департамента
3 г.
ст. 690
05-19
Переписка Управления с
Управлением Пенсионного фондом
в районе Ростовской области о
назначении государственных пенсий
5 л.
ст. 906
05-20
Графики предоставления отпусков
работникам Управления
1 г.
ст. 693
05-21
Журнал учета личных дел
работников Управления
50 л.
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
05-22
Журнал учета движения трудовых
книжек и вкладышей к ним
работников Управления
50 л.
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
28
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
Для долгосрочных
зарубежных
командировок - 10 л.
ЭПК
По
льготным
пенсиям –
10 л. ЭПК
1
2
05-23
3
4
5
Журнал учета трудовых договоров с
работниками Управления
50 л.
ФЗ от
18.06.2017
№ 127-ФЗ
05-24
Журнал проверок состояния
воинского учета и бронирования
граждан Управления, пребывающих
в запасе
5 л.
ст. 692
05-25
Журнал регистрации листков
нетрудоспособности работников
Управления
5 л.
ст. 897
05-26
Журнал регистрации и выдачи
доверенностей работникам
Управления
5 л.
ст. 459 т
29
При условии
проведения
проверки
(ревизии)
Индекс
дела
Заголовок дела
Кол-во дел
1
2
3
Срок
хранения
и№
статьи по
перечню
4
Примечание
5
06 - Охрана труда
06-01
Инструкции по охране труда в
Управлении
3 г.
ст. 27 б
06-02
План эвакуации людей и
материальных ценностей в случае
чрезвычайных ситуаций
ДЗН
ст. 619
06-03
Журнал ознакомления работников
Управления с Правилами
внутреннего трудового распорядка
департамента
5 л. ЭК
06-04
Журнал регистрации вводного
инструктажа Управления
10 л.
ст. 626 б
06-05
Журнал регистрации инструктажа
на рабочем месте Управления
10 л.
ст. 626 б
06-06
Журнал инструктажа по пожарной
безопасности Управления
10 л.
ст. 626 б
06-07
Журнал учета инструктажей по
охране труда Управления
10 л.
ст. 626 б
30
После замены
новыми
Индекс
дела
Заголовок дела
1
2
Срок
хранения и
Кол-во дел
№ статьи по
перечню
3
4
Примечание
5
07 - Делопроизводство и архив
07-01
Протоколы заседания экспертной
комиссии Управления
Пост.
ст. 18 д
07-02
Сводная номенклатура дел
Управления
Пост.
ст. 200 а
07-03
Дело фонда Управления
(Положение об архиве
департамента, Положение об
экспертной комиссии
департамента, паспорт архива, акты
приема и передачи документов на
хранение, выделение к
уничтожению дел, об утратах дел и
др.)
Пост.
ст. 246
07-04
Описи дел постоянного хранения и
по личному составу Управления
Пост.
ст. 248 а,
б
07-05
Описи дел временного хранения
Управления
3 г.
ст. 248 в
07-06
Копии архивных справок выданных
Управлением по запросам граждан
5 л.
ст. 253
07-07
Журнал выдачи архивных справок,
выписок и др. Управлением
5 л.
ст. 252
Ответственный за архив
Должность
Подпись
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Управления
от ____________ № ____
31
В муниципальный архив
передается при
ликвидации
Управления
После
уничтожения
дел
Расшифровка подписи
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _________ году в Управлении (отделе)
В том числе
По срокам хранения
Всего
1
2
переходящих
с отметкой «ЭПК»
3
4
Постоянного хранения
Временного (свыше 5 лет)
Временного
(до 5 лет включительно)
Итого:
Ответственный за архив
Должность
Подпись
32
Расшифровка подписи
