Номенклатура дел ВГМУ им. Бурденко на 2024 год

Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение
высшего образования
«Воронежский государственный
медицинский университет
имени Н.Н. Бурденко»
Министерства здравоохранения
Российской Федерации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2024 г.
Инде
кс
дела
Заголовок дела
1
2
01 УЧЕНЫЙ СОВЕТ УНИВЕРСИТЕТА
01-01 Приказы и инструктивные письма
Минздрава
России о деятельности
Совета. Копии
01-02 Приказы и распоряжения ректора
университета по вопросам работы
совета. Копии.
01-03 Положение об ученом совете
университета
01-04 Протоколы заседаний ученого совета и
документы к ним
01-05 Протоколы заседаний конкурсных
комиссий по замещению вакантных
должностей
профессорскопреподавательского
состава
и
документы к ним
01-06 Годовой план работы ученого совета и
документы по его уточнению и
изменению
01-07 Документы (характеристики, списки
трудов, заключения) о представлении
профессорско-преподавательского
состава к присвоению ученых званий
01-08 Списки
членов
ученого
совета,
изменения и дополнения списков
УТВЕРЖДЕНА
приказом ректора
от 29.12.2023 №923
Колич
ество
еди
ниц
хранен
ия
3
Срок
хранения и
статья по
Перечню
Примеча
ние
4
5
ДМН ЭК
ДМН ЭК
Подлинни
ки – в общем
отделе
Постоянно
ст. 42-2023
Постоянно
ст. 1028-2023
10 лет
ст.603- 2023
5 лет ЭПК (1)
ст. 1029 а-2023
50/75 лет ЭПК
ст. 534 а-2023
Постоянно
ст. 565 а-2023
(1) Планы
работы
ученых
советовпостоянно
1
2
01-09 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
01-10 Номенклатура дел ученого совета
02
02-01
02-02
02-03
02-04
02-05
02-06
02-07
02-08
3
4
3 года (1)
ст. 206-2023
3 года
ст. 177-2023
УЧЕБНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
ОТДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА
Годовой план/отчет работы отдела
Постоянно
ст.233,2512023
Годовой план/отчет работы
Постоянно
центрального методического совета и
ст.233,251цикловых методических комиссий
2023
Протоколы заседаний и отчет о работе
Постоянно
центрального методического совета
ст. 1129б-2023
университета
Годовой план приема студентов
ДМН
ст.1097а-2023
Расписание учебных занятий и
1 год
промежуточных аттестаций
ст.1117-2023
Учебные поручения кафедрам (СПО,
5 лет
специалитет, ординатура)
ст.1118-2023
Отчет о выполнении учебных поруче
5 лет
ний кафедрами (СПО, специалитет,
ст.1118-2023
ординатура)
Документы (приказы, протоколы,
5 лет (1)
справки и пр.) по утверждению
ст. 1111-2023
стипендии Президента РФ и
Правительства РФ
02-09 Документы (копия приказа ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
5
(1) После
утверждени
я акта о
выделении
документов
и дел к унич
тожению
3 года
ст.1485 б-2023
(1)Документ
ы о назначе
нии именных
стипендий,
списки сти
пендиатов, по
лучивших
именные
стипендии –
постоянно
1
2
02-10 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутр. аудита, план
корректирующих мероприятий и др.) по
СМК
02-11 Переписка с Министерством здравоохранения РФ и другими федеральными
организациями исполнительной власти
по учебно-методическим вопросам
02-12 Переписка с учреждениями и
организациями г. Воронежа и других
городов по организационным вопросам
02-13 Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
02-14 Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
02-15 Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
02-16 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
3 года
ст.35-2023
5
5 лет
ст.1130-2023
5 лет
ст.1130-2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После
утверждени
я акта о
выделении
документов
и дел к унич
тожению
02-17 Номенклатура дел отдела
3 года
ст. 177-2023
03 ОТДЕЛ ЭЛЕКТРОННОГО МЕДИЦИНСКОГО ОБРАЗОВАНИЯ
03-01 Годовой план/отчет работы отдела
Постоянно
ст.233,2512023
03-02 Локальные нормативные акты,
5 лет ЭПК
регулирующие функционирование
ст.1444-2023
электронной образовательной среды
МО
Университета
03-03 Документы (план внутр. аудита, отчет о
3 года
проведении внутреннего аудита, план
ст.35-2023
корректирующих мероприятий и др.) по
СМК
1
2
3
4
5
03-04 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После ут
верждения
акта о выде
лении доку
ментов и
дел к унич
тожению
03-05 Номенклатура дел отдела
04
04-01
04-02
04-03
04-04
04-05
04-06
04-07
04-08
3 года
ст. 177-2023
МУЛЬТИПРОФИЛЬНЫЙ АККРЕДИТАЦИОННО-СИМУЛЯЦИОН НЫЙ ЦЕНТР (МАСЦ)
ОТДЕЛ МЕТОДИЧЕСКОГО СО ПРОВОЖДЕНИЯ ПРОЦЕДУРЫ
АККРЕДИТАЦИИ И СЕРТИФИКАЦИИ
Годовой план/отчет Центра
Постоянно
ст.233,2512023
График проведения аккредитации
1 год
ст. 1100 -2023
Протоколы заседаний аккредитацион
6 лет
ной комиссии (подкомиссии)
ст. 621 а-2023
Журнал регистрации документов,
6 лет
поступивших в аккредитационную
ст. 626-2023
комиссию
Журнал выдачи свидетельств об
50 лет
аккредитации специалиста
ст.526-2023
МО
Заявления о допуске к первичной
6 лет
аккредитации и первичной
ст. 622-2023
специализированной аккредитации
специалиста и документы к ним
Документы (план внутреннего аудита,
3 года
отчет о проведении внутреннего
ст.35-2023
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
(1) После
Акты сдачи-приемки документов в
3 года (1)
архив университета и о выделении к
ст. 206-2023 утверждени
я акта о
уничтожению документов с истекшим
выделении
документов
сроком хранения
и дел к унич
тожению
04-09 Номенклатура дел отдела
3 года
ст. 177-2023
05 ОТДЕЛ СИМУЛЯЦИОННОГО ОБУЧЕНИЯ
05-01 Годовой план/отчет работы отдела
1
2
3
Постоянно
ст.233,2512023
4
5
05-02 Документы (акты, инструкции,
переписка) по техническому
оснащению учебного процесса
05-03 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
05-04 Журнал учета внеплановых посещений
отдела симуляционного обучения
5 лет
ст.1374-2023
3 года
ст.35-2023
1 год
ст.1052з-2023
МО
5 лет
ст.321-2023
05-05 Акты о приеме, сдачи и списания
материальных ценностей
05-06 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3 года (1)
ст. 206-2023
05-07 Номенклатура дел отдела
3 года
ст. 177-2023
06 ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ СО СТУДЕНТАМИ
06-01 Приказы ректора по личному составу
студентов
06-02 Годовой план/отчет работы отдела
50/75 лет ЭПК
ст. 1110 -2023
Постоянно
ст.233,2512023
75 лет ЭПК(1)
ст.1128-2023
06-03 Личные дела студентов
06-04 Документы(таблицы, расчеты, справки)
о составлении сводных стат. отчетов
06-05 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
06-06 Журнал регистрации приказов ректора
университета по личному составу
студентов
06-07 Книга учета выдачи дипломов и
приложений к ним
1
2
(1) При усло
виип проведе
ния проверки
; при возник
новении спо
ров,разногла
сий сохраня
ются до при
нятия реше
ния по делу
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
(1) Личные
дела обучаю
щихся,отчис
ленных с 1-3
курсов-15
лет
ДМН
ст. 380-2023
3 года
ст.35-2023
75 лет
ст.1135а-2023
3
50 лет
ст. 1146 а-2023
4
5
06-08 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3 года (1)
ст. 206-2023
06-09 Номенклатура дел отдела
3 года
ст. 177-2023
07 ОТДЕЛ ПРАКТИК
07-01 Годовой план/отчет работы отдела
07-02 Положение о практической подготовке
обучающихся
07-03 Приказы, распоряжения ректора о
распределении студентов по базам
практики и об организации практики по
индивидуальному графику. Копии
07-04 Списки баз производственной практики
студентов
07-05 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
07-06 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
07-07 Номенклатура дел отдела
08 БИБЛИОТЕКА
08-01 Приказы, распоряжения ректора и
проректора университета по основной
деятельности. Копии
08-02 Годовой план и отчет о работе
библиотеки
08-03 Правила пользования библиотекой
08-04 Протоколы заседаний методического
совета
08-05 Документы (журналы, положения и
т.д.) по экономическим санкциям
Постоянно
ст.233,2512023
Постоянно
ст. 41 -2023
ДМН ЭК
(1) После
утверждени
я акта о
выделении
документов
и дел к унич
тожению
Подлинни
ки – в отделе
по работе со
студентами
5 лет
ст. 609-2023
3 года
ст.35-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
3 года
ст. 177-2023
ДМН ЭК
Постоянно
ст.233,2512023
1 год (1)
ст.1451-2023
МО
Постоянно
ст.1129б- 2023
До ликвидации
справочно-ин
формационного
Подлинни
ки – в общем
отделе
(1) После
замены
новыми
1
2
3
4
5
фонда,библиоте
ки организации
08-06 Документы (списки, заявки, отчеты,
переписка) об оформлении годовой
подписки на литературу
08-07 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
08-08 Документы (копия приказа ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
08-09 Акты списания книг и периодических
изданий
08-10 Паспорта-характеристики каталогов
книг (систематических, алфавитных,
предметных)
08-11 Переписка о возвращении книг
читателями
08-12 Книга суммарного учета библиотечного
фонда
08-13 Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
08-14 Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
08-15 Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
ст.418-2023
1 год (1)
ст.1392-2023
(1) После
получения
литературы
3 года
ст.35-2023
3 года
ст.1485 б-2023
5 лет (1)
ст.417-2023
До ликвидации
справочно-ин
формационного
фонда,библиоте
ки организации
ст.435-2023
5 лет ЭПК
ст.81-2023
До ликвидации
справочно-ин
формационного
фонда,библиоте
ки организации
ст.434-2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
(1) После сле
дующей
проверки
1
2
08-16 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
08-17 Номенклатура дел библиотеки
09 ПРИЕМНАЯ КОМИССИЯ
09-01 Законы и иные нормативно-правовые
акты Российской Федерации по вопросам приема студентов в университет.
Копии
09-02 Приказы, распоряжения ректора и
проректоров университета по вопросам
организации приема и зачисления в
университет. Копии
09-03 Положение о приемной комиссии
09-04 Правила приема в университет
09-05 Протоколы заседаний приемной
комиссии
09-06 Протоколы заседаний апелляционной
комиссии
09-07 Планы работы приемной комиссии
09-08 Отчет о работе приемной комиссии
09-09 Отчеты председателей предметных
экзаменационных комиссий
09-10 Документы (справки, сводки, сведения)
о ходе приема абитуриентов в
университет
09-11 Документы (программы вступительных
испытаний, экзаменационные билеты,
критерии оценок) по организации всту
пительных испытаний, проводимых
университетом самостоятельно
3
4
3 года (1)
ст. 206-2023
5
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
3 года
ст. 177-2023
ДМН ЭК
ДМН ЭК
Постоянно
ст. 1110 -2023
МО
Постоянно
ст. 1085 -2023
МО
5 лет ЭПК
ст. 1098а-2023
5 лет ЭПК
ст. 1098б-2023
5 лет
ст. 1111-2023
МО
5 лет
ст. 1111-2023
МО
Постоянно
ст.1129-2023
МО
5 лет ЭПК
ст.1099-2023
1 год
ст. 1101-2023
Подлинни
ки – в общем
отделе
1
2
09-12 Переписка с гражданами и
учреждениями об условиях приема в
университет
09-13 Расписания вступительных испытаний,
проводимых университетом
самостоятельно
09-14 Экзаменационные ведомости
вступительных испытаний
09-15 Личные дела лиц, не зачисленных в
число обучающихся
3
4
5 лет ЭПК
ст.81-2023
1 год
ст. 1100 -2023
5 лет
ст. 1102 -2023
1 год (1)
ст. 1103 -2023
09-16 Акты передачи личных дел лиц,
зачисленных в число обучающихся
09-17 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
5 лет
ст. 1104 -2023
3 года (1)
ст. 206-2023
09-18 Номенклатура дел приемной комиссии
3 года
ст. 177-2023
10
ЦЕНТР КАЧЕСТВА ОБРАЗОВАНИЯ
10-01 Годовой план/отчет работы центра
10-02 Положение о внутренней системе
оценки качества образования
10-03 Документы (заявления, сведения,
справки) по лицензированию
образовательных программ
10-04 Документы (заявления, сведения,
справки)по государственной
аккредитации образовательных
программ
10-05 Документы (сведения по показателям,
копии приказов)по аккредитационному
мониторингу
10-06 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
10-07 Переписка с Рособрнадзором
5
Постоянно
ст.233,2512023
Постоянно
ст. 41 -2023
5 лет (1)
ст. 967-2023
МО
5 лет (1)(2)
ст. 970-2023
МО
5 лет ЭПК
ст.1263-2023
МО
3 года
ст.35-2023
5 лет ЭПК
ст. 81-2023
(1) Невостре
бованные
персональные
документы –
50 лет
(1) После
утверждени
я акта о
выделении
документов
и дел к унич
тожению
(1) После
прекращения
действия
лицензии
(1) После пре
кращения дей
ствия аккре
дитации
(2) Протоко
лы,решения Постоянно
1
2
10-08 Результаты анкетирования
обучающихся
10-09 Результаты анкетирования
педагогических работников
10-10 Результаты анкетирования
работодателей
10-11 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
10-12 Номенклатура дел
11
12
13
14
15
16
-01
ФАКУЛЬТЕТЫ, ИНСТИТУТЫ
ЛЕЧЕБНЫЙ
МЕДИКО-ПРОФИЛАКТИЧЕСКИЙ
ПЕДИАТРИЧЕСКИЙ
ИНСТИТУТ СТОМАТОЛОГИИ
ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИЙ
ИСО
Приказы ректора по личному составу
студентов. Копии
-02
Годовой план работы факультета
-03
Годовой отчет факультета
-04
Годовые планы и отчеты о работе кафедр факультета, справка о готовности
кафедр к новому учебному году
Отчеты председателей о работе
государственной экзаменационной
комиссии. Протоколы заседаний ГЭК
Самообследование по основной
профессиональной образовательной
программе
Основная профессиональная
образовательная программа по
специальности на каждый год набора
Документы (состав, план/отчет,
протоколы) ученого совета факультета
-05
-06
-07
-08
3
4
5 лет
ст. 1346-2023
МО
5 лет
ст. 602-2023
5 лет
ст. 602-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
5
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
3 года
ст. 177-2023
ДМН ЭК
Постоянно
ст.233-2023
Постоянно
ст.251-2023
Постоянно
ст.1119-2023
Постоянно
ст.1129-2023
МО
5 лет
ст. 1082-2023
МО
Постоянно
ст.1108-2023
Постоянно
ст. 1028 а-2023
Подлинникиотделе по
работе со
студентами
1
-09
-10
-11
-12
-13
-14
-15
-16
-17
-18
-19
-20
2
Документы (планы, протоколы и др.)
цикловой методической комиссии по
основной профессиональной
образовательной программе
Документы (объяснительные записки,
медицинские справки) комиссии по
успеваемости
Документы (протоколы, приказы,
справки, заявления и др.) по
назначению стипендий
Документы (протоколы, листы
соответствия дисциплин и практик и
др.) комиссии по восстановлению и
переводам, выходу из академического
отпуска
Документы (протокол, индивидуальный
план и др.) студентов, обучающихся по
индивидуальному плану
Документы (копия приказа ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа инструк
тажа по действиям в ЧС, журнал учета
проведения ежегодного инструктажа
работников университета по действиям
в ЧС) по обучению действиям в ЧС
Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий) по СМК
Переписка с организациями и гражда
нами по вопросам работы факультета
Список студентов (по группам)
Зачетные и экзаменационные
ведомости
Анализ результатов промежуточных
аттестаций за семестр
Журнал регистрации выдачи справок о
периоде обучения
3
4
Постоянно
ст.1129б-2023
5
5 лет
ст.1135 в-2023
5 лет (1)
ст. 1111-2023
10 лет (1)
ст.1116-2023
МО
75 лет (1)
ст.1145-2023
МО
3 года
ст.1485 б-2023
3 года
ст.35-2023
5 лет ЭПК
ст.81-2023
10 лет
ст.1122-2023
5 лет
ст.1141-2023
1 год
ст.1089-2023
МО
50 лет
ст.1135 б-2023
(1) Докумен
ты о назначе
нии именых
стипендий,
списки сти
пендиатов,
получивших
именные
стипендии –
постоянно
(1) Не вклю
ченные в со
став лично
го дела
(1) Не вклю
ченные в со
став лично
го дела
1
-21
-22
2
Журнал учета выдачи студенческих
билетов и зачетных книжек
Журнал регистрации выдачи справок
-23
Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
-24
Номенклатура дел деканата факультета
56118
-01
КАФЕДРА СТУДЕНЧЕСКАЯ
-02
-03
-04
План/отчет кафедры. Протоколы
кафедральных совещаний
Индивидуальные планы и отчеты о
работе преподавателей
Годовой план/отчет работы кафедры
по реализации основной профессиональ
ной образовательной программы (по
количеству реализуемых программ)
Годовой план/отчет научноисследовательской работы кафедры
-05
Годовой план/отчет студенческого
научного кружка кафедры
-06
Годовой план/отчет о совместной
работе с практическим
здравоохранением
План/отчет кафедры по международной
деятельности
-07
-08
План/отчет взаимопосещений
учебных занятий преподавателями
-09
Учебное поручение кафедре/отчет о
выполнении учебного поручения кафед
ре (СПО, специалитет, ординатура)
Билеты для проведения промежуточной
аттестации по дисциплине
(модулю)/практике
-10
3
4
5 лет
ст. 1135е-2023
5 лет
ст.566д-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
5
(1) После
утверждени
я акта о
выделении
документов
и дел к унич
тожению
3 года
ст. 177-2023
Постоянно
ст.1119 -2023
5 лет
ст.1153-2023
МО
Постоянно
ст.1119-2023
1год (1)
ст.1177-2023
МО
5 лет
ст.1155-2023
МО
Постоянно
ст.1119-2023
Постоянно
ст.1373-2023
МО
5 лет
ст.1097-2023
МО
5 лет
ст.1118-2023
1 год
ст.1142-2023
(1) При отсут
ствии годо вых
планов
организации Постоянно
Для
клинических
кафедр
1
-11
-12
-13
-14
-15
-16
-17
-18
-19
-20
-21
2
Документы (индивидуальные планы,
отчеты, рабочие программы, учебнометодический комплекс) по
аспирантуре и докторантуре
Документы (копия приказа ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
Документы (заявки, расчеты,
обоснования) на спирт, химреактивы,
ядовитые вещества
Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
Журнал учета спирта, химреактивов,
ядовитых веществ
Журнал учета движения товарноматериальных ценностей
Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
Номенклатура дел кафедры
3
4
5 лет
ст.953-2023
МО
5
3 года
ст.1485 б-2023
5 лет (1)
ст.1943-2023
МО
(1) При
условии
проведения
проверок(рев
изий)
3 года
ст.35-2023
5 лет
ст.875-2023
5 лет
ст.373 б- 2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
3 года (1)
ст. 206-2023
3 года
ст. 177-2023
(1) После
утверждени
я акта о
выделении
документов
и дел к унич
тожению
1
-01
-02
-03
-04
2
3
4
5
КАФЕДРА ПОДГОТОВКИ КАДРОВ ВЫСШЕЙ КВАЛИФИКАЦИИ В
СТОМАТОЛОГИИ
План/отчет кафедры. Протоколы
Постоянно
кафедральных совещаний
ст.1119 -2023
Индивидуальные планы и отчеты о
5 лет
работе преподавателей
ст.1153-2023
МО
Годовой план/отчет работы кафедры
Постоянно
по реализации основной профессиональ
ст.1119-2023
ной образовательной программы (по
количеству реализуемых программ)
(1) При
Годовой план/отчет научно1год (1)
отсутствии
исследовательской работы кафедры
ст.1177-2023
годовыъх
планов
МО
организации Постоянно
-05
-06
Годовой план/отчет о совместной
работе с практическим
здравоохранением
План/отчет кафедры по международной
деятельности
-07
План/отчет взаимопосещений
учебных занятий преподавателями
-08
Учебное поручение кафедре/отчет о
выполнении учебного поручения кафед
ре (СПО, специалитет, ординатура)
Билеты для проведения промежуточной
аттестации по дисциплине
(модулю)/практике
Документы (индивидуальные планы,
отчеты, учебно-методический комп
лекс) по аспирантуре и докторантуре
Документы (копия приказа ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа инструк
тажа по действиям в ЧС, журнал учета
проведения ежегодного инструктажа
работников университета по действиям
в ЧС) по обучению действиям в ЧС
Документы (заявки, расчеты,
обоснования) на спирт, химреактивы,
ядовитые вещества
-09
-10
-11
-12
Постоянно
ст.1119-2023
Для
клинических
кафедр
Постоянно
ст.1373-2023
МО
5 лет
ст.1097-2023
МО
5 лет
ст.1118-2023
1 год
ст.1142-2023
5 лет
ст.953-2023
МО
3 года
ст.1485 б-2023
5 лет (1)
ст.1943-2023
МО
(1) При усло
вии проведе
ния проверок
(ревизий)
1
-13
-14
-15
-16
-17
-18
-19
2
Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
Журнал учета спирта, химреактивов,
ядовитых веществ
Журнал учета движения товарноматериальных ценностей
Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
3 года
ст.35-2023
5
5 лет (1)
ст.1598б-2023
МО
5 лет
ст.373 б- 2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
3 года (1)
ст. 206-2023
3 года
ст. 177-2023
17 ФАКУЛЬТЕТ ПОДГОТОВКИ КАДРОВ ВЫСШЕЙ КВАЛИФИКАЦИИ
17-01 Приказы ректора по личному составу
75 лет
ординаторов
ст. 1110 -2023
17-02 Годовой план работы факультета
Постоянно
ст.233-2023
17-03 Годовой отчет факультета
Постоянно
ст.251-2023
-20
Номенклатура дел кафедры
(1) После
утверждени
я акта о
выделении
документов
и дел к унич
тожению
17-04 Годовые планы и отчеты кафедр о
работе с ординаторами
Постоянно
ст.1119-2023
17-05 Отчеты председателей о работе госу дарственных аттестационных комиссий
Постоянно
ст.1129-2023
МО
5 лет
ст. 1082-2023
МО
17-06 Самообследование по основным
профессиональным образовательным
программам
1
2
17-07 Основные образовательные программы
по
специальностям,
ФГОС
по
специальностям
17-08 Личные дела ординаторов
17-09 Документы (план, отчет, протоколы)
заседаний цикловой методической
комиссии по координации подготовки
кадров высшей квалификации
17-10 Документы (докладные записки,
справки) комиссии по успеваемости
17-11 Документы (приказы, протоколы,
справки и пр.) по назначению
стипендий
17-12 Документы (список баз, доп. соглашения к договорам и др.) по практике
обучающихся
17-13 Документы (копия приказа ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
17-14 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
17-15 Ведомости промежуточной аттестации
17-16 Расписания учебных занятий и
экзаменов
17-17 Переписка с учреждениями,
организациями и частными лицами по
вопросам ординатуры
3
4
Постоянно
ст.1108-2023
5
75 лет ЭПК
ст.1099 г-2023
МО
Постоянно
ст.1129б-2023
5 лет
ст.1135 в-2023
(1) Докумен
5 лет (1)
ст. 1111-2023 ты о назначе
нии имен
ных стипен
дий, списки
стипендиато
в, получив
ших имен
ные стипен
дии –
постоянно
5 лет
ст.609-2023
3 года
ст.1485 б-2023
3 года
ст.35-2023
5 лет
ст.1141-2023
1 год
ст.1117-2023
5 лет ЭПК
ст.81-2023
1
2
17-18 Журнал регистрации приказов ректора
университета по личному составу
ординаторов
17-19 Журнал регистрации выдачи справок об
обучении
17-20 Журнал регистрации выдачи справок о
периоде обучения
17-21 Журнал учета выдачи дипломов об
окончании ординатуры
17-22 Журнал регистрации выдачи и приема
зачетно-экзаменационных ведомостей
17-23 Журнал учета выдачи зачетных книжек
17-24 Журнал учета отчисленных и
переведенных обучающихся
17-25 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
75 лет
ст.1135а-2023
5 лет
ст.1052е-2023
МО
50 лет
ст.1135 б-2023
50 лет
ст. 1146 а-2023
5 лет
ст.201г-2023
5 лет
ст. 1135е-2023
50/75 лет
ст. 498 б-2023
МО
3 года (1)
ст. 206-2023
5
(1) После
утверждени
я акта о
выделении
документов
и дел к унич
тожению
17-26 Номенклатура дел
18
18-01
18-02
18-03
18-04
18-05
3 года
ст. 177-2023
ФАКУЛЬТЕТ ДОВУЗОВСКОГО ОБРАЗОВАНИЯ И РАБОТЫ С
ВЫПУСКНИКАМИ
Подлинни
Приказы, распоряжения ректора и
ДМН ЭК
ки – в общем
проректоров университета по основной
отделе
деятельности (копии). Выписки из
решений советов, совещаний
Годовой план работы факультета
Постоянно
ст.233-2023
Годовой отчет факультета
Постоянно
ст.251-2023
(2) После
Договоры о сотрудничестве (по
5 лет (2)
истечения
вопросам довузовской подготовки,
ст.11-2019
срока дейст
вия договора
трудоустройству)
Документы (список обучающихся,
5 лет
расписание и др.) по работе
ст.1101-2023
медицинских классов
18-06 Документы (положение, договоры и
т.д.), регламентирующие работу
подготовительных курсов
1 год (1)
ст. 1016-2023
МО
(1) После
замены
новым
1
2
18-07 Документы (образцы анкет и
результаты анкетирования) по
удовлетворенности потребителей
(обучающихся, работодателей)
18-08 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий) по СМК
18-09 Переписка с организациями и гражда
нами по вопросам работы факультета
18-10 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
18-11 Номенклатура дел деканата
19
19-01
19-02
19-03
19-04
19-05
19-06
19-07
3
4
5 лет
ст. 602-2023
5
3 года
ст.35-2023
5 лет ЭПК
ст.81-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После
утверждени
я акта о
выделении
документов
и дел к унич
тожению
3 года
ст. 177-2023
ПРОРЕКТОР ПО НАУЧНО-ИННОВАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ЦЕНТР НАУЧНЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ, РАЗРАБОТОК И
ТРАНСФЕРА МЕДИЦИНСКИХ ТЕХНОЛОГИЙ
Приказы и инструктивные письма
ДМН ЭК
Минобрнауки, Минздрава России о
научно-инновационной деятельности.
Копии
Подлинни
Приказы, распоряжения ректора и
ДМН ЭК
ки – в общем
проректора по вопросам научноотделе
инновационной деятельности
университета. Копии.
(1) При отсут
Годовые и пятилетние планы научно1год (1)
ствии годовых
исследовательских работ университета
ст.1178-2023 планов органи
зации МО
Постоянно
(1) При отсут
Годовые и пятилетние планы работы
1год (1)
ствии годовых
отдела
ст.1178-2023 планов органи
зации МО
Постоянно
Годовой отчет университета о
Постоянно
выполнении научно-исследовательских
ст.1180-2023
работ
МО
Заключительные отчеты по закончен –
Постоянно
ным темам научно-исследовательских
ст.1180-2023
работ
МО
Отчет о проведении научных и научно5 лет
практических мероприятий
ст.1044б-2023
1
2
19-08 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
19-09 Документы (копия приказа ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
19-10 Список комплексных тем НИР
19-11 Список проектов, поддержанных
Центром трансфера медицинских
технологий ФГБУ «НЦЭСМП»
Минздрава России
19-12 Переписка с Минобрнауки,
Минздравом России по вопросам
научно-инновационной деятельности
19-13 Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
19-14 Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
19-15 Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
19-16 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
19-17 Номенклатура дел центра
3
4
3 года
ст.35-2023
5
3 года
ст.1485 б-2023
Постоянно ЭК
5 лет (1)
ст.223-2023
(1) После
завершения
проектов
(программ)
5 лет
ст.1042-2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После ут
верждения ак
та о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
3 года
ст. 177-2023
20 ЦЕНТР ПОДГОТОВКИ НАУЧНЫХ И НАУЧНО-ПЕДАГОГИЧЕСКИХ
КАДРОВ
20-01 Приказы и инструктивные письма
ДМН ЭК
Минобрнауки, Минздрава России по
вопросам подготовки научных и
научно-педагогических кадров. Копии
1
2
20-02 Приказы, распоряжения ректора и
проректора по основной деятельности.
Копии
20-03 Протоколы заседаний комиссий по
приему кандидатских экзаменов
20-04 Основные профессиональные образова
тельные программы подготовки
(научных и) научно-педагогических
кадров в аспирантуре
20-05 Планы приема в аспирантуру и
докторантуру
3
4
ДМН ЭК
50 лет
ст.1098 в-2023
Постоянно
ст.1027г-2023
МО
20-06 Годовой статистический отчет о работе
аспирантуры и докторантуры
5 лет ЭПК
ст.953-2023
МО
1 год (1)
ст.251-2023
20-07 Отчеты председателей о работе
государственных аттестационных
комиссий
20-08 Документы (приказы, справки и т.д.) по
назначению стипендии
Постоянно
ст.1129-2023
МО
5 лет (1)
ст. 1111-2023
20-09 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутренне го
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
20-10 Расписание учебных занятий,
экзаменов
3 года
ст.35-2023
20-11 Зачетно-экзаменационные ведомости
20-12 Книга регистрации выдачи дипломов и
приложений к ним
20-13 Журнал учета выдачи справок об
обучении
20-14 Журнал регистрации выдачи
экзаменационных листов
5
Подлинни
ки – в общем
отделе
1 год
ст. 1100 -2023
5 лет
ст.1141-2023
Постоянно
ст.722а-2023
МО
5 лет
ст.1052е-2023
МО
5 лет
ст.1141-2023
(1) При отсут
ствии годо
вых отчетов
организации постоянно
(1) Докумен
ты о назначе
нии имен
ных стипен
дий, списки
стипендиато
в, получив
ших имен
ные стипен
дии –
постоянно
1
2
20-15 Журнал регистрации справок-вызовов
20-16 Личные дела аспирантов, докторантов,
прикрепленных лиц для подготовки
диссертации на соискание ученой
степени кандидата наук без освоения
программ подготовки научнопедагогических кадров и прикреплен
ных для сдачи кандидатских экзаменов
20-17 Списки аспирантов, докторантов, при
крепленных лиц для подготовки дис
сертации на соискание ученой степени
кандидата наук без освоения программ
подготовки научно-педагогических
кадров и прикрепленных для сдачи
кандидатских экзаменов
20-18 Переписка о подготовке научных и
научно-педагогических кадров
20-19 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
1 год (1)
ст.1104е-2023
МО
5
(1) После
окончания
организации,
осуществялю
щей образова
тельную
деятельность
75 лет ЭПК
ст. 694-2023
МО
50 лет
ст. 720-2023
МО
5 лет
ст.700-2023
МО
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После
утверждени
я акта о
выделении
документов
и дел к унич
тожению
20-20 Номенклатура дел отдела аспирантуры
3 года
и докторантуры
ст. 177-2023
21 ОТДЕЛ ЗАЩИТЫ ОБЪЕКТОВ ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ
СОБСТВЕННОСТИ, МАРКЕТИНГА И МЕНЕДЖМЕНТА НАУЧНЫХ
РАЗРАБОТОК
21-01 Перечень Федеральных законов и иных
ДМН ЭК
нормативных правовых актов, регламен
тирующих оборот объектов интеллекту
альной собственности, инновационную
и изобретательскую работу. Копии
21-02 Протоколы заседаний комиссии по
5 лет ЭПК
оценке стоимости объектов интеллекст.776-2023
туальной собственности и постановке
МО
их на бухгалтерский учет, бизнес планы
21-03 Выписки из протоколов заседаний
ДМН ЭК
ученого совета и ректорских совещаний
по вопросам инновационной
деятельности
1
2
21-04 Реестр заявок на участие в конкурсах на
соискание грантовой поддержки
21-05 Реестр учета объектов
интеллектуальной собственности
21-06 Годовые планы работы отдела
21-07 Отчеты о работе отдела
21-08 Документы (заявления, описания,
запросы, переписка) по объектам
интеллектуальной собственности,
регистрируемые через Роспатент
21-09 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих мероприятий и др.) по СМК
21-10 Принятые рационализаторские
предложения и ноу-хау (заявления,
заключения, переписка, внедрение)
21-11 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
5 лет ЭПК
ст.789-2023
МО
ДМН
ст. 790-2023
МО
Постоянно
ст.229-2023
Постоянно
ст.251-2023
Постоянно (1)
ст.781-2023
МО
5
(1) По
аннулированн
ым - ДМН
3 года
ст.35-2023
5лет ЭПК
ст. 799-2023
МО
3 года (1)
ст. 206-2023
21-12 Номенклатура дел отдела
22
22-01
22-02
22-03
22-04
22-05
3 года
ст. 177-2023
НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ЭКСПЕРИМЕНТАЛЬНОЙ БИОЛОГИИ И МЕДИЦИНЫ
Приказы, распоряжения ректора по
ДМН ЭК
вопросам
деятельности
НИИ
ЭБМ. Копии
Протоколы производственных
5 лет
совещаний сотрудников НИИ ЭБМ
ст.19ж-2023
МО
План повышения квалификации
5 лет
сотрудников. Копии документов о
ст.600-2023
повышении квалификации
План научно-исследовательской работы
Постоянно
ст.1018а -2023
Годовой отчет о научно-исследо
Постоянно
вательской и методической работе
ст.1024-2023
(1) После
утверждени
я акта о вы
делении до
кументов и
дел к унич
тожению
Подлинни
ки – в общем
отделе
1
2
22-06 Документы (журналы экспериментов и
результатов анализов и др. документы,
фиксирующие основной процесс НИР)
лабораторных работ
22-07 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
22-08 Документы (копия приказа ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа инструк
тажа по действиям в ЧС, журнал учета
проведения ежегодного инструктажа
работников университета по действиям
в ЧС) по обучению действиям в ЧС
22-09 Переписка по вопросам проведения
научно-исследовательских работ
22-10 Заявки на оказание услуг
22-11 Заявки на химические реактивы.
Копии
22-12 Договоры и акты выполненных работ
по проведению научных исследований.
Копии
22-13 Журнал учета оборудования
22-14 Журнал учета движения товарноматериальных ценностей
22-15 Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
22-16 Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
22-17 Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
3
4
3 года
ст.1300а-2023
5
3 года
ст.35-2023
3 года
ст.1485 б-2023
5 лет ЭПК
ст.81-2023
5 лет ЭПК
ст. 673-2023
МО
3 года
ст.1367- 2023
15 лет ЭПК
ст.1033-2023
5 лет
ст.1246-2023
5 лет
ст.373 б- 2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
(1) После истечения срока
действия дого
вора, контрак
та; после пре
кращения обя
зательств по
договору,
контракту
1
2
22-18 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
22-19 Номенклатура дел НИИ ЭБМ
23 ДИССЕРТАЦИОННЫЕ СОВЕТЫ
23-01 Приказы Минобрнауки и Минздрава
России по вопросам деятельности
советов. Копии
23-02 Приказы и распоряжения ректора по
вопросам работы советов. Копии.
23-03 Положение о диссертационных советах
23-04 Протоколы диссертационных советов и
документы к ним. Копии
23-05 Годовой отчет о работе
диссертационных советов
23-06 Аттестационные дела лиц,
утвержденных в ученой степени
кандидата наук
доктора наук
23-07 Аттестационные дела соискателей, не
защитивших диссертации
23-08 Справки о сдаче диссертации и
автореферата в объединенную научную
библиотеку ВГМУ им.Н.Н.Бурденко
23-09 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
23-10 Переписка с Высшей аттестационной
комиссией Минздрава России,
учреждениями и отдельными лицами
по вопросам защиты диссертации
23-11 Журнал учета выдачи дипломов о
присуждении ученых степеней
23-12 Журнал регистрации входящих и
исходящих документов
3
4
3 года (1)
ст. 206-2023
5
(1) После
утверждени
я акта о
выделении
документов
и дел к унич
тожению
3 года
ст. 177-2023
ДМН ЭК
ДМН ЭК
Постоянно
ст. 42-2023
Постоянно
ст. 25д-2023
5 лет ЭПК (1)
ст. 1029а-2023
5 лет ЭПК,
10 лет ЭПК
ст.1068а,б2023
5 лет ЭПК,
10 лет ЭПК
ст.1068 а,б2023
5 лет ЭПК
ст. 412 -2023
3 года
ст.35-2023
3 года
ст.611-2023
50 лет
ст. 1146а-2023
5 лет
ст. 201г-2023
Подлинни
ки – в общем
отделе
(1) Планы ра
боты ученых,
научно-техни
ческих сове
товпостоянно
1
2
23-13 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
3 года (1)
ст. 206-2023
5
(1) После
утверждени
я акта о
выделении
документов
и дел к унич
тожению
23-14 Номенклатура дел советов
24
24-01
24-02
24-03
24-04
24-05
3 года
ст. 177-2023
ИНСТИТУТ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ (ИДПО)
Приказы и инструктивные письма Мин
ДМН ЭК
здрава и других министерств, относящи
еся к деятельности ИДПО. Копии
Подлинни
Приказы, распоряжения ректора и
ДМН ЭК
ки – в общем
проректоров по вопросам работы
отделе
ИДПО (копии). Выписки из решений
совещаний и советов
Протоколы заседаний ученого совета
Постоянно
ИДПО
ст. 1028-2023
Протоколы заседаний цикловой
Постоянно
методической комиссии ИДПО
ст.1129б-2023
(1) Планы
Годовой план и отчет о работе ученого
5 лет ЭПК (1)
работы
совета ИДПО
ст. 1029 а-2023
ученых
советовпостоянно
24-06 Годовой план работы ИДПО
24-07 Отчет о работе ИДПО
24-08 Годовой план и отчет о работе
цикловой методической комиссии
ИДПО
24-09 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
24-10 Документы (копия приказа ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
24-11 Утвержденные списки членов ученого
совета ИДПО
Постоянно
ст.233-2023
Постоянно
ст.251-2023
Постоянно
ст.233,2512023
3 года
ст.35-2023
3 года
ст.1485 б-2023
Постоянно
ст. 565 а-2023
1
2
24-12 Утвержденные списки членов цикловой
методической комиссии ИДПО
24-13 Документы (заявление и копии
паспорта, СНИЛСа, диплома)
слушателей ИДПО
24-14 Зачетные и экзаменационные
ведомости
24-15 Переписка с Министерствами, ведомст
вами, вузами по вопросам дополнитель
ного профессионального образования
24-16 Журнал регистрации входящей
корреспонденции
24-17 Журнал регистрации исходящей
корреспонденции
24-18 Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
24-19 Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
24-20 Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
24-21 Книга регистрации выдаваемых дипло
мов о профессиональной
переподготовке
24-22 Книга регистрации выдаваемых доку
ментов о повышении квалификации
24-23 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
ДЗН ЭК
5
3 года (3)
ст.1099 е-2023
МО
(3) Для слуша
телей кратко
срочных кур
сов повыше
ния квалифи
кации- 3 года
5 лет
ст.1141-2023
5 лет ЭПК
ст.81-2023
5 лет
ст.201 г -2023
5 лет
ст. 201г-2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
50 лет
ст.1146а-2023
50 лет
ст.1146б-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
3 года
ст. 177-2023
КАФЕДРА ИНСТИТУТА ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО
ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
-01 Приказы, распоряжения ректора и
ДМН ЭК
проректоров университета по основной
деятельности (копии). Выписки из
решений совещаний и советов
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
24-24 Номенклатура дел института
Подлинни
ки – в общем
отделе
1
-02
-03
2
Протоколы заседаний кафедры за
учебный год
Годовой план работы кафедры
-04
Годовой план научноисследовательской работы
-05
Планы повышения квалификации
профессорско-преподавательского
состава
Индивидуальные планы и отчеты о
работе преподавателей
-06
-07
-08
-09
-10
Рабочие программы и учебные планы
на учебный год
Годовой отчет о работе кафедры
Годовой отчет о научноисследовательской работе кафедры
План работы и отчет кафедры по
международной деятельности
-11
Примерные учебные программы
-12
Учебно-методические разработки
(рекомендации) для преподавателей и
указания для слушателей
Документы (формы контроля, порядок
проведения итоговой аттестации,
критерии выставления оценки),
регулирующие образовательную
деятельность на кафедре
Документы (учебно-тематический план,
списки, расписание занятий и др.) по
проведенным циклам (ПП, ПК)
Документы (акты, докладные записки,
переписка и др.) по техническому
оснащению учебного процесса
Документы (индивидуальные планы,
отчеты, рабочие программы, учебнометодический комплекс) по ординатуре
Документы (индивидуальные планы,
отчеты, рабочие программы, учебнометодический комплекс) по
аспирантуре и докторантуре
-13
-14
-15
-16
-17
3
4
Постоянно
ст.1119 -2023
Постоянно
ст.1119-2023
1год (1)
ст.1177-2023
МО
5 лет
ст.600-2023
5 лет
ст.1153-2023
МО
Постоянно
ст.1108-2023
Постоянно
ст.1119-2023
Постоянно
ст.1024-2023
Постоянно
ст.1373-2023
МО
Постоянно
ст.1107-2023
5 лет
ст.1115-2023
5 лет
ст. 1135-1923
1 год
ст. 1100 -2023
5 лет
т. 1374-2023
5 лет
ст.118-2023
5 лет
ст.953-2023
МО
5
(1) При отсут
ствии годо вых
планов
организации Постоянно
1
-18
-19
-20
-21
-22
2
Документы (планы, отчеты, графики
консультаций и др.) по лечебноконсультативной работе
Документы (копия приказа ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
Документы (заявки, расчеты,
обоснования) на спирт, химреактивы,
ядовитые вещества
Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
Журнал учета спирта, химреактивов,
ядовитых веществ
-23
Журнал учета посещения и
успеваемости слушателей
-24
Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
-25
-26
-27
-28
Номенклатура дел кафедры
3
4
5 лет
ст.118-2023
5
Для клини ческих
кафедр
3 года
ст.1485 б-2023
5 лет (1)
ст.1943-2023
МО
3 года
ст.35-2023
(1) При усло
вии проведе
ния проверок
(ревизий)
5 лет
ст.1598б-2023
МО
5 лет
ст.1135в,г2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
3 года (1)
ст. 206-2023
3 года
ст. 177-2023
(1) После ут
верждения ак
та о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
1
25
25-01
25-02
25-03
25-04
2
3
4
5
ПРОРЕКТОР ПО РАЗВИТИЮ РЕГИОНАЛЬНОГО
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И КЛИНИЧЕСКОЙ РАБОТЕ
ЦЕНТР ПО КЛИНИЧЕСКОЙ РАБОТЕ И ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С
ПРАКТИЧЕСКИМ ЗДРАВООХРАНЕНИЕМ (ЦКРВПЗ)
Приказы, указания, инструктивные
ДМН ЭК
письма Минздрава, присланные для
сведения. Копии.
Приказы Министерства здравоохране ДМН ЭК
ния Воронежской области, администра
ции ГО г. Воронеж, постановления
Правительства Воронежской области,
присланные для сведения. Копии.
Подлинники
Приказы, распоряжения ректора и
ДМН ЭК
– в общем
проректоров университета по основной
отделе
деятельности. Копии.
(1) После
Договоры с учреждениями,
5 лет (1)
предприятиями о проведении практики
ст.1124-2023 истечения
срока дей
студентов
ствия дого
вора;прекра
щения обяза
тельств по
договору
25-05 Отчеты клинических кафедр по
лечебной (клинической) работе
25-06 Документы (списки, акты, перечни,
информационные письма, сообщения и
др.) по профилактической работе
управления. Копии.
25-07 Документы (заявки, отчеты, сведения)
по обеспечению деятельности клиник
университета
25-08 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
25-09 Документы (копия приказа ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
25-10 Переписка с организациями,
учреждениями и гражданами по
клиническим вопросам
5 лет ЭПК
ст.412-2023
ДМН ЭК
5 лет
ст.1366-2023
3 года
ст.35-2023
3 года
ст.1485 б-2023
5 лет ЭПК
ст.81-2023
1
2
25-11 Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
25-12 Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
25-13 Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
25-14 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
45 лет
ст.519 а -2023
5
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
25-15 Номенклатура дел управления
26
26-01
26-02
26-03
26-04
3 года
ст. 177-2023
ЦЕНТР ПО РЕГИОНАЛЬНОМУ РАЗВИТИЮ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
Приказы, указания, инструктивные
ДМН ЭК
письма Минздрава России, присланные
для сведения. Копии
Подлинники
Приказы, распоряжения ректора и
ДМН ЭК
– в общем
проректоров университета по основной
отделе
деятельности. Копии.
Отчеты и планы органов управления
ДМН
здравоохранением регионов
ст.239-2023
(1) После ис
Соглашения о сотрудничестве в сфере
5 лет (1)
течения срока
здравоохранения с органами
ст.199-2023
действия со
глашения,
управления здравоохранения областей
после прекра
щения обяза
тельств
соглашения
26-05 Планы и отчеты работы Проектного
офиса ЦРРЗ
26-06 Переписка с Министерством здраво
охранения по реализации национально
го проекта «Здоровье» (аудит медицинс
ких организаций, медицинской
документации)
26-07 Переписка с управлениями здравоохра
нения, Территориальными фондами
обязательного медицинского страхо
вания и Росздравнадзором регионов
1год
ст.1188 -2023
5 лет ЭПК
ст.81-2023
5 лет ЭПК
ст.81-2023
1
2
26-08 Документы (положение, соглашение с
ООО «Клиника «Город здоровья» »,
приказы, распоряжения, договоры
сотрудников вуза с клиникой)
Профессорской клиники
26-09 Документы (графики работы сотрудни
ков, выездные мероприятия, онлайнконсультации и др.) Профессорской
клиники
26-10 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
26-11 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
26-12 Номенклатура дел
27
27-01
2701-01
2701-02
2701-03
2701-04
2701-05
2701-06
2701-07
2701-08
СТОМАТОЛОГИЧЕСКАЯ КЛИНИКА
ГЛАВНЫЙ ВРАЧ
Приказы и инструктивные письма
Минздрава России, Министерства
здравоохранения Воронежской области
по вопросам развития
стоматологической службы. Копии
Приказы, распоряжения ректора и
проректоров университета по вопросам
работы стоматологической клиники.
Копии
Распоряжения главного врача по по
административно-хозяйственным
вопросам
Положения о стоматологической
клинике
Протоколы заседаний медицинского
совета клиники
Протоколы заседаний
координационного совета
Протоколы заседаний врачебных
комиссий
Протоколы заседаний комиссии по
внутреннему контролю качества
3
4
5 лет (1)
ст.439-2023
5
(1) После ис
течения сро
ка действия
договора;пре
кращения обя
зательств по
договору
1 год
ст.1188-2023
3 года
ст.35-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
3 года
ст. 177-2023
ДМН ЭК
ДМН ЭК
Подлинники
– в общем
отделе
5 лет
ст.26 б-2023
Постоянно
ст. 42-2023
Постоянно
ст. 1028-2023
Постоянно
ст.1129б-2023
10 лет
ст.25з-2023
10 лет
ст.1725-2023
Хранятся в
орг-метод.
кабинете
1
2701-09
2701-10
2701-11
2701-12
2701-13
2701-14
2701-15
2701-16
2701-17
2701-18
2
Обращения граждан (предложения,
заявления, жалобы, претензии и др.)
Паспорт лечебно-профилактического
учреждения
Документы (акты, предписания,
докладные записки) проверок
стоматологической клиники
Переписка с организациями и
учреждениями по организационным
вопросам деятельности клиники
Журнал регистрации распоряжений
главного врача по основным вопросам
работы клиники
Журнал регистрации обращений
граждан
Книга учета выдачи амбулаторных карт
по запросам
Книга регистрации листков
нетрудоспособности (ф. 036-у)
Критерии по оценке деятельности
заведующих отделениями
Акты внедрения научных разработок
кафедр в учебно-лечебный процесс
27- Акты сдачи-приемки документов в
01-19 архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
2701-20
27-02
2702-01
Номенклатура дел
ГЛАВНАЯ МЕДИЦИНСКАЯ СЕСТРА
Нормативные акты по лекарственному
обеспечению, неблагоприятных
побочных реакциях.
27- Законодательные, нормативные акты,
02-02 СанПины, гигиенические требования к
устройству и эксплуатации рентген
кабинетов, физиотерапевтического
кабинета
27- Программа Производственного
02-03 контроля, схема сбора отходов,
профосмотры сотрудников
27- Протоколы, акты обходов по санит.02-04 эпидемиологическому режиму
3
4
5 лет ЭПК
ст.155-2023
5 лет (1)
ст.1414-2023
5 лет
ст.147-2023
5
(1) После
сноса здания
5 лет
ст.163-2023
5 лет
ст.201б -2023
5 лет
ст.201 е-2023
3 года
ст.195-20123
5 лет
ст.819г-2023
5 лет
ст.602-2023
Постоянно
ст.659-2023
МО
3 года (1)
ст. 206-2023
Хранятся в
орг-метод.
кабинете
(1) После ут
верждения ак
та о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
3 года
ст. 177-2023
Постоянно
ст.57 -2023
ДЗН
ст.886-2023
3 года (1)
ст.898-2023
5 лет ЭПК
ст.526-2023
(1) После
замены
новыми
1
2
27- Инструкции по работе с дезсредствами
02-05
27- СОП по санэпидрежиму
02-06
27- Паспорта кабинетов
02-07
27- Документы (график мероприятий,
02-08 протоколы и др.) по профилактике
внутрибольничных инфекций
27- Документы (копия приказа ежегодного
02-09 инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
27- Договоры на техобслуживание, ремонт
02-10 медоборудования. Копии
Критерии оценки деятельности
персонала
Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
27- Журнал регистрации инструктажа по
02-13 пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
27- Журнал учета присвоения группы I по
02-14 электробезопасности
не
электротехническому
персоналу.
Инструкция по охране труда для
присвоения
группы
I
по
электробезопасности
не
электротехническому персоналу
27- Журнал аварийных ситуаций
02-15
27- Журнал контроля работы
02-16 стерилизаторов воздушного, парового
(автоклава) 257/у
27- Журнал учета качества
02-17 предстерилизационной обработки 366/у
27- Журнал учета инфекционных
02-18 заболеваний ф.060 /у
2702-11
2702-12
3
4
ДЗН ЭК
1год
ст.767-2023
Постоянно
ст.57 -2023
5
Хранится в
физиотерапев
тическом
кабинете
10 лет
ст.909-2023
3 года
ст.1485 б-2023
5 лет ЭПК(1)
ст.1240-2023
(1) После
истечения
срока действия
договора
5 лет
ст.602-2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
Постоянно
ст.902а-2023
1 год
ст.902ж-2023
1 год
ст.902б-2023
3 года
ст.755 к-2023
Хранится в
ЦСО
Хранится в
ЦСО
1
2
27- Акты сдачи-приемки документов в
02-19 архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
2702-20
27-03
2703-01
2703-02
3
Номенклатура дел
СТОМАТОЛОГИЧЕСКОЕ ОТДЕЛЕНИЕ №1
Протоколы производственных
совещаний
Документы (табели, баланс рабочего
времени, графики работы) заведующего
отделением
27- Документы (внутренние приказы,
03-03 планы, посиндромные наборы) по
неотложной помощи
27- Документы (копия приказа ежегодного
03-04 инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
27- Оценка качества работ
03-05
27- Тарифное соглашение
03-06
27- Акты обходов
03-07
27- Критерии оценки деятельности
03-08 персонала
27- Журнал записи амбулаторных операций
03-09 069/у
27- Журнал регистрации инструктажа на
03-10 рабочем месте. Инструкции по охране
труда
27- Журнал регистрации инструктажа по
03-11 пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
27- Журнал учета присвоения группы I по
03-12 электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
4
3 года (1)
ст. 206-2023
5
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
3 года
ст. 177-2023
Постоянно
ст.1119-2023
5 лет (1)
ст.490-2023
ДЗН
ст.645-2023
3 года
ст.1485 б-2023
5 лет
ст.602-2023
ДЗН
ст.483-2023
5 лет
ст.172-2023
5 лет
ст.602-2023
5 лет
ст.714-2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
45 лет
ст.519 а -2023
(1) При вред
ных и опас
ных услови
ях труда 50/75 лет
1
2
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
27- Журнал экспертной оценки качества
03-13 медицинской помощи
27- Акты сдачи-приемки документов в
03-14 архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
2703-15
27-04
2704-01
2704-02
3
Номенклатура дел
СТОМАТОЛОГИЧЕСКОЕ ОТДЕЛЕНИЕ №2
Протоколы производственных
совещаний
Документы (табели, баланс рабочего
времени, графики работы) заведующего
отделением
4
5 лет
ст.165-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
5
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
3 года
ст. 177-2023
Постоянно
ст.1119-2023
5 лет (1)
ст.490-2023
27- Документы (копия приказа ежегодного
04-03 инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
27- Документы (копии док-ов об
04-04 образовании, отчеты, рецензии и др.) по
аттестации на категорию
27- Критерии оценки деятельности
04-05 персонала
27- Договоры со страховыми компаниями
04-06 (ДМС) и организациями
3 года
ст.1485 б-2023
27- Прейскурант платных услуг
04-07
27- Оценка качества работ
04-08
27- Журнал учета процедур 029/у
04-09
10 лет ЭПК
ст.270а-2023
5 лет
ст.602-2023
1 год
ст.755 а-2023
(1) При вред
ных и опас
ных условиях
труда-50/75
лет
5 лет
ст.631-2023
5 лет
ст.602-2023
5 лет (1)
ст.662-2023
(1) После ис
течения срока
действия дого
вора; после
прекращения
обязательств
по договору
Хранится в
рентгенологи
ческом каб.
1
2
27- Журнал регистрации инструктажа на
04-10 рабочем месте. Инструкции по охране
труда
27- Журнал регистрации инструктажа по
04-11 пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
27- Журнал учета присвоения группы I по
04-12 электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
27- Акты сдачи-приемки документов в
04-13 архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
45 лет
ст.519 а -2023
5
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
27- Номенклатура дел
3 года
04-14
ст. 177-2023
ОТДЕЛЕНИЕ ОРТОПЕДИЧЕСКОЙ СТОМАТОЛОГИИ
27-05 ЗАВЕДУЮЩИЙ ПРОИЗВОДСТВОМ, СТАРШИЙ ЗУБНОЙ ТЕХНИК
27- Протоколы производственных
Постоянно
05-01 собраний
ст.1119-2023
27- Документы (формуляры)
5 лет
05-02 использования расходных материалов
ст.1372-2023
для станка с ЧПУ (CAD/CAM)
27- Документы (копия приказа ежегодного
3 года
05-03 инструктажа работников университета
ст.1485 б-2023
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
(1) Для опас
27- Журнал регистрации технического
3 года (1)
промы
05-04 состояния станка с ЧПУ (CAD/CAM)
ст.1247-2023 ных
шленных об
ъектов-5 лет
27- Журнал регистрации инструктажа на
05-05 рабочем месте. Инструкции по охране
труда
27- Журнал регистрации инструктажа по
05-06 пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
27- Журнал учета присвоения группы I по
05-07 электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
1
2
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
27- Журнал распределения ортопедических
05-08 и ортодонтических работ
27- Акты сдачи-приемки документов в
05-09 архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
3 года
ст.1189е-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
27- Номенклатура дел
3 года
05-10
ст. 177-2023
27-06 СТАРШАЯ МЕДСЕСТРА СТОМ. ОТДЕЛЕНИЯ №1, №2
27-07
-01 Документы (табели, баланс рабочего
5 лет (1)
времени, графики работы персонала)
ст.490-2023
старшей медсестры
-02
-03
-04
Документы (заявки, справки, анкеты,
отчеты и др.) по специализации и
повышению квалификации персонала
Регистрационные
удостоверения,
сертификаты
на
лекарственные
средства
и
стоматологические
материалы
Требования на материалы
-09
Журналы учета прихода и расхода
(стомат. материалов, одноразовые
изделия, лекарственные средства,
мелкий инструментарий, дез.средства)
Журнал учета температурного режима
и влажности материальной комнаты
Журнал учета температурного режима
в холодильнике
Журнал
учета
сроков
годности
лекарственных средств
Журнал учета и расхода прекурсоров
-10
Акты обходов
-11
Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
-05
-06
-07
-08
5
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
(1) При вред
ных и опас
ных условиях
труда-50/75
лет
5 лет
ст.631-2023
5 лет
ст.1370-2023
5 лет (1)
ст.1381-2023
(1) После спи
сания матери
альных
ценностей
5 лет (1)
ст.1381-2023
5 лет
ст.879 в-2023
5 лет
ст.879 в-2023
5 лет
ст.879 и-2023
5 лет
ст. 879 м -2023
5 лет
ст.172-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После спи
сания мат.
ценностей
(1) После ут
верждения
акта о выде
лении доку
ментов и
1
2
3
4
5
дел к унич
тожению
-12
Номенклатура дел
27-08 ВРАЧ-МЕТОДИСТ
27- Документы (кадровый состав клиники,
08-01 перспективный план аттестации
сотрудников) врача – методиста
27- Документы (Положение, план работы,
08-02 протоколы) Медицинского совета
клиники
27- Отчеты по организационно08-03 методической работе
27- Сведения об аттестации на категории
08-04 сотрудников
27- Статистические отчеты
по
08-05 анкетированию пациентов
27- Акты сдачи-приемки документов в
08-06 архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
2708-07
27-09
2709-01
3 года
ст. 177-2023
5 лет (1)
ст.490-2023
(1) При вред
ных и опас
ных условиях
труда-50/75
лет
Постоянно
ст. 42-2023
5 лет
ст.214-2023
5 лет
ст.631-2023
5 лет
ст.168-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
3 года
ст. 177-2023
АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННАЯ СЛУЖБА
Договоры с подрядными
5 лет ЭПК (1)
организациями на услуги для
ст.1361,1422осуществления хоз. деятельности
2023
клиники. Копии
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
Номенклатура дел
27- Документы о состоянии здания
09-02 стоматологической клиники (паспорт,
схема, регистрация)
27- Документы (копия приказа ежегодного
09-03 инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
27- Исполнительные схемы коммуникаций,
09-04 водопровода, канализации, отопления,
силовой и световой электросети
27- Заявки на текущий ремонт
09-05
5лет (1)
ст.1414 б-2023
3 года
ст.1485 б-2023
ДЗН
ст. 1449,1458 2023
5 лет
ст.1356-2023
(1) После ис
течения срока
договора;
после прекра
щения обяза
тельств по
договору
(1) После
сноса здания,
строения,
сооружения
1
2
27- Журнал регистрации инструктажа на
09-06 рабочем месте. Инструкции по охране
труда
27- Журнал регистрации инструктажа по
09-07 пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
27- Журнал учета присвоения группы I по
09-08 электробезопасности не электротехническому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности не
электротехническому персоналу
27- Журналы учета работ по мелкому
09-09 ремонту
27- Книга учета расхода энергоресурсов
09-10
27- Акты сдачи-приемки документов в
09-11 архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
2709-12
27-10
2710-01
Номенклатура дел
КАДРОВАЯ СЛУЖБА
Должностные инструкции сотрудников
клиники
27- Годовые статистические отчеты о
10-02 наличии, учете, текучести и
распределении кадров
27- Штатное расписание, кадровый состав
10-03 по структурным подразделениям
27- Акты сдачи-приемки документов в
10-04 архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
2710-05
27-11
2711-01
2711-02
Номенклатура дел
БУХГАЛТЕРСКАЯ СЛУЖБА
Ежемесячные отчеты по средствам
ОМС
Годовые, квартальные отчеты форма
14-Ф (ОМС)
3
4
45 лет
ст.519 а -2023
5
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
5 лет
ст.1355-2023
ДМН ЭК
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
3 года
ст. 177-2023
50/75 лет
ст.544-2023
Постоянно
ст.567а - 2023
Постоянно
ст.48-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
3 года
ст. 177-2023
1 год
ст.282 в-2023
Постоянно
ст.251-2023
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
1
2
27- Учетно-отчетная документация
11-03 (наряды, договоры)
3
27- Годовой отчет (форма 62)
11-04
27- Приход и расход материалов
11-05
2711-06
2711-07
2711-08
Предметно-количественный
остатков (акты)
Инвентаризационные ведомости
Постоянно
ст.378 а-2023
5 лет (1)
ст.1381-2023
учет
Акты снятия остатка денежных средств
27- Акты выполненных работ
11-09
27- Акты сдачи-приемки документов в
11-10 архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
2711-11
27-12
2712-01
2712-02
2712-03
2712-04
2712-05
2712-06
Номенклатура дел
ВЕДУЩИЙ ЭКОНОМИСТ
Штатное расписание
Положение об оплате и распределению
фонда оплаты труда (ФОТ), протоколы
(ОМС, платные услуги)
Расчет планов по ПГГ и по внебюджету
Годовые отчеты по финансовым
вопросам
Прейскурант, калькуляция
Расчет по доходам, премирование
4
5 лет (1)
ст.660-2023
5 лет
ст.1372-2023
5 лет (1)
ст.363-2023
5 лет (1)
ст.321-2023
50/75лет
ст.344-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
3 года
ст. 177-2023
Постоянно
ст.48-2023
Постоянно
ст. 337-2023
5 лет
ст.294-2023
Постоянно
ст.313-2023
5 лет ЭПК
ст.272-2023
5 лет
ст.493-2023
5
(1) После ис
течения срока
действия до
говора;после
прекращения
обязательств
по договору
(1)
После
списания ма
териальных
ценностей
(1) При усло
вии проведе
ния проверки
(1) При усло
вии проведе
ния провер
ки; при возни
кновении спо
ров,разногла
сий сохраня
ются до при
ятия решения
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
1
2
27- Акты сдачи-приемки документов в
12-07 архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
2712-08
28
28-01
2801-01
3
Номенклатура дел
ДЕТСКАЯ КЛИНИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА
ГЛАВНЫЙ ВРАЧ
Приказы Министерства здравоохране ния и решения коллегии Министерства
здравоохранения Воронежской области,
присланные для сведения
28- Приказы, распоряжения ректора и
01-02 проректоров университета по вопросам
работы детской клинической больницы.
Копии
28- Постановления, распоряжения
01-03 администрации района и города,
присланные для сведения
28- Протоколы заседаний медицинского
01-04 Совета и решения к ним
28- Годовой план работы больницы
01-05
28- Годовые планы и отчеты заведующих
01-06 отделениями и заведующих кабинетами
28- Письма, жалобы граждан личного
01-07 характера по вопросам работы
больницы
28- Переписка с учреждениями,
01-08 организациями, предприятиями по
основным вопросам деятельности
28- Журнал экспертизы качества оказания
01-09 медицинской помощи
28- Журнал учета клинико-экспертной
01-10 работы лечебно-профилактического
учреждения (035у/-02)
28- Журнал регистрации распоряжений
01-11 главного врача
28- Журнал регистрации входящей
01-12 корреспонденции
28- Журнал регистрации исходящей
01-13 корреспонденции
4
3 года (1)
ст. 206-2023
5
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
3 года
ст. 177-2023
ДМН ЭК
ДМН ЭК
ДМН ЭК
Постоянно
ст.1028-2023
Постоянно
ст.229-2023
Постоянно
ст.233,2512023
5 лет ЭПК
ст.155-2023
5 лет ЭПК
ст.81-2023
5 лет
ст.165-2023
5 лет
ст.755 и-2023
5 лет
ст.201б-2023
5 лет
ст. 201г-2023
5 лет
ст. 201г-2023
Подлинники
– в общем
отделе
1
2801-14
2801-15
2801-16
2801-17
2
Журнал регистрации писем и жалоб
граждан
Журнал регистрации телефонограмм
2801-18
28-02
2802-01
2802-02
2802-03
2802-04
Номенклатура дел
2802-05
2802-06
2802-07
N 007/У листок учета движения
больных по стационару
Показатели работы по стационару
2802-08
28-03
2803-01
Номенклатура дел
Книга регистрации листков
нетрудоспособности (ф. 036/у)
Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
5 лет
ст. 201г-2023
3 года
ст.201ж-2023
5 лет
ст. 819г-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
3 года
ст. 177-2023
ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КАБИНЕТ
Паспорт лечебно-профилактического
5 лет (1)
учреждения
ст.1414-2023
Талон амбулаторного пациента
1 год
(адаптированный) (ф. 025-12/у)
ст. 723б-2023
Сведения о деятельности стационара
Постоянно
(ф. № 14)
ст.378а-2023
Сведения о лечебно-профилактическом
Постоянно
учреждении
ст.378а-2023
Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
СТАЦИОНАР
Документы (баланс рабочего времени,
графики работы, анализ работы
отделения за 1кв., 1 полугодие, 9
месяцев, год; перспективный план
обучения персонала) заведующего
стационаром
28- Медицинская карта стационарного
03-02 больного (ф. 003-у)
1 год
ст. 698-2023
5 лет
ст.166-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
5
(1) После ут
верждения
акта о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
(1)
После
сноса здания
(1) После ут
верждения
акта о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
3 года
ст. 177-2023
5 лет (1)
ст.490-2023
(1) При вред
ных и опас
ных условиях
труда - 50/75
лет
25 лет(1) (2)
ст. 206-2023
(1) В медици
нской инфор
мационной
системе – 50
лет (2) В науч
но-исследова
тельских уч
реждениях и
клинических
1
2
3
4
5
больницах ме
дицинские
карты, имею
щие значение
для изучения
эффективных
методов про
филактики,
28- Журнал учета приема больных и
03-03 отказов в госпитализации (ф. 001-у)
10 лет
ст. 695е-2023
Журнал регистрации переливания
трансфузионных сред (ф. 009-у)
Журнал учета процедур
(ф. 029-у)
Журнал учета инфекционных
заболеваний (ф. 060-у)
Журнал экспертной оценки качества
медицинской помощи
5 лет
ст. 795 з-2023
1 год
ст. 755 а-2023
3 года
ст.755 к-2023
5 лет
ст.165-2023
2803-04
2803-05
2803-06
2803-07
28- Акты сдачи-приемки документов в
03-08 архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3 года (1)
ст. 206-2023
28- Номенклатура дел
03-09
3 года
ст. 177-2023
28-04 ПОЛИКЛИНИКА
28- Отчет лечебно-профилактического
04-01 учреждения об использовании путевок
на долечивание (реабилитацию)
больных в специализированные
санатории (отделения)
(приложение№7)
28- Листок нетрудоспособности
04-02
28- Справка о временной нетрудоспособ
04-03 ности студентов, учащихся
профтехучи лищ о болезнях, карантине
ребенка, посещающегося школу,
детское дошкольное учреждение (ф.
095-у)
28- Медицинская карта амбулаторного
04-04 больного (ф. 025/у-04)
(1) После ут
верждения
акта о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
3 года
ст.182-2023
5 лет
ст.1833-2023
МО
1 год
ст.824 а-2023
25 лет (1) (2)
ст.702 а-2023
(1) В медици
нской инфор
мационной
системе – 50
лет (2) В науч
1
2
3
4
5
но-исследова
тельских уч
реждениях и
клинических
больницах ме
дицинские
карты, имею
щие значение
для изучения
эффективных
методов про
филактики,ди
агностики,ле
чения и разви
тия истории
медициныпостоянно
28- Журнал записи рентгенологических
04-05 исследований (ф. 050-у)
5 лет
ст.754 а-2023
28- Журнал регистрации путевок на долечи
04-06 вание (реабилитацию) больных, направ
ляемых в специализированные санато
рии (отделения) (приложение №6)
28- Акты сдачи-приемки документов в
04-07 архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
5 лет
ст.373 б-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После ут
верждения
акта о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
3 года
ст. 177-2023
СТАРШАЯ МЕДСЕСТРА СТАЦИОНАРНОГО ОТДЕЛЕНИЯ
Законодательные, нормативные акты
ДЗН
(СанПины, методические разработки,
ст.645-2023
стандарты, алгоритмы)
(1) При вред
28- Документы (табели, баланс рабочего
5 лет (1)
ных и опас
05-02 времени, графики работы персонала)
ст.490-2023
ных условиях
труда - 50/75
старшей медсестры
2804-08
28-05
2805-01
Номенклатура дел
лет
28- Документы (манипуляционная техника,
05-03 санэпидрежим, подготовка к исследо
ваниям, уход за пациентами) по стан
дартным операционным процедурам
28- Документы (копия приказа ежегодного
05-04 инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
ДЗН
ст.645-2023
3 года
ст.1485 б-2023
1
2805-05
2805-06
2805-07
2805-08
2805-09
2805-10
2805-11
2805-12
2805-13
2805-14
2805-15
2
Критерии оценки деятельности
персонала
Должностные инструкции
медицинского персонала
Журналы предметно-количественного
учета медикаментов и расходного
материала
Журнал учета температурного режима
и влажности материальной комнаты
Журнал учета температурного режима
в холодильнике
Журнал учета сроков годности
лекарственных средств
Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
Журнал учета качества
предстерилизационной обработки 366/у
Журнал контроля работы
стерилизаторов воздушного, парового
(автоклава) 257/у
Журнал аварийных ситуаций
3
4
5 лет
ст.602-2023
50/75 лет
ст.544-2023
5 лет (1)
ст.1381-2023
(1) После спи
сания матери
альных
ценностей
5 лет
ст.879 в-2023
5 лет
ст.879 в-2023
5 лет
ст.879 и-2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
1 год
ст.902б-2023
1 год
ст.902ж-2023
Журнал учета работы бактерицидной
установки
Журнал учета проведения генеральной
уборки
Журнал учета медицинского
оборудования
Журнал контроля рабочих концентра
ций дезифицирующих растворов
Требования на медикаменты и
расходные материалы
Постоянно
ст.902а-2023
3 года
ст.902п-2023
1 год
ст.902д-2023
5 лет
ст.1246-2023
ДМН
ст. 1186-2023
5 лет (1)
ст.1381-2023
28- Технологический журнал учета отходов
05-22 класса Б
3 года
ст.1413-2023
2805-16
2805-17
2805-18
2805-19
2805-20
2805-21
5
(1) После спи
сания матери
альных
ценностей
1
2
28- Акты сдачи-приемки документов в
05-23 архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
3 года (1)
ст. 206-2023
5
(1) После ут
верждения
акта о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
3 года
ст. 177-2023
СТАРШАЯ МЕДСЕСТРА ПОЛИКЛИНИЧЕСКОГО ОТДЕЛЕНИЯ
Законодательные, нормативные акты
ДЗН
(СанПины, методические разработки,
ст.645-2023
стандарты, алгоритмы)
(1) При вред
28-06 Документы (табели, баланс рабочего
5 лет (1)
ных и опас
-02 времени, графики работы персонала)
ст.490-2023
ных условиях
труда - 50/75
старшей медсестры
2805-24
28-06
28-06
-01
Номенклатура дел
лет
28-06 Документы (манипуляционная техника,
-03 санэпидрежим, подготовка к исследова
ниям, уход за пациентами) по
стандартным операционным
процедурам
28-06 Документы (копия приказа ежегодного
-04 инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
28-06 Критерии оценки деятельности
-05 персонала
28-06 Должностные инструкции
-06 медицинского персонала
28-06 Журналы предметно-количественного
-07 учета медикаментов и расходного
материала
28-06 Журнал учета температурного режима
-08 и влажности материальной комнаты
28-06 Журнал учета температурного режима
-09 в холодильнике
28-06 Журнал учета сроков годности
-10 лекарственных средств
28-06 Журнал регистрации инструктажа на
-11 рабочем месте. Инструкции по охране
труда
28-06 Журнал регистрации инструктажа по
-12 пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
ДЗН
ст.645-2023
3 года
ст.1485 б-2023
5 лет
ст.602-2023
50/75 лет
ст.544-2023
5 лет (1)
ст.1381-2023
5 лет
ст.879 в-2023
5 лет
ст.879 в-2023
5 лет
ст.879 и-2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
(1) После спи
сания матери
альных
ценностей
1
2
28-06 Журнал учета присвоения группы I по
-13 электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
28-06 Журнал учета качества предстерилиза
-14 ционной обработки 366/у
28-06 Журнал контроля работы стерилизато-15 ров воздушного, парового (автоклава)
257/у
28-06 Журнал аварийных ситуаций
-16
28-06 Журнал учета работы бактерицидной
-17 установки
28-06 Журнал учета проведения генеральной
-18 уборки
28-06 Журнал учета медицинского
-19 оборудования
28-06 Журнал контроля рабочих концентра -20 ций дезифицирующих растворов
28-06 Технологический журнал учета отходов
-21 класса Б
28-06 Требования на медикаменты и
-22 расходные материалы
28-06 Акты сдачи-приемки документов в
-23 архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
2806-24
28-07
2807-01
2807-02
Номенклатура дел
ГЛАВНАЯ МЕДСЕСТРА
Законодательные, нормативные акты,
СанПины. Копии
Документы по лекарственному обеспечению, неблагоприятной побочной
реакции. Приказы Минздрава России.
Копии
28- Приказы, распоряжения ректора и
07-03 проректоров университета. Копии
28- Инструкции по работе с дезсредствами
07-04
28- Инструкции, письма, правила,
07-05 регламенты по метрологии
3
4
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
5
1 год
ст.902ж-2023
1 год
ст.902ж-2023
Постоянно
ст.902а-2023
3 года
ст.902п-2023
1 год
ст.902д-2023
5 лет
ст.1246-2023
ДМН
ст. 1186-2023
5 лет (1)
ст.1381-2023
3 года
ст.1413-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После спи
сания
мат.
ценностей
(1) После ут
верждения
акта о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
3 года
ст. 177-2023
ДМН ЭК
ДМН (1)
ст.2 -2023
(1)Относящи
еся к деятель
ности конкре
тной органи
зации -пост.
ДМН ЭК
Подлинники
– в общем
отделе
ДЗН ЭК
1 год (1)
ст.1401-2023
(1) После
списания
изделий,
1
2
3
4
5
оборудования
2807-06
2807-07
2807-08
2807-09
2807-10
2807-11
2807-12
Должностные инструкции
медицинского персонала
Документы (годовой план, отчеты о
проделанной работе) Совета
медицинских сестер
Документы (политики управления
качеством, руководства по качеству и
др.) по стандартным операционным
процедурам системы менеджмента
качества, эффективности и
безопасности лекарственных средств
Документы (заявки, справки, анкеты,
отчеты и др.) по специализации и
повышению квалификации персонала
Документы (акты, чек-листы) внутрен
него контроля качества и безопасности
медицинской деятельности
Документы (манипуляционная техника,
санэпидрежим, подготовка к исследова
ниям, уход за пациентами) по стандарт
ным операционным процедурам
Документы (копия приказа ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа инструк
тажа по действиям в ЧС, журнал учета
проведения ежегодного инструктажа
работников университета по действиям
в ЧС) по обучению действиям в ЧС
Лабораторные исследования по
Программе Производственного
контроля, схема сбора отходов
Договоры на техобслуживание, ремонт
медоборудования. Копии
50/75 лет
ст.544-2023
5 лет ЭПК
ст. 231-2023
Постоянно
ст.33-2023
5 лет
ст.631-2023
5 лет
ст.164-2023
ДЗН
ст.645-2023
3 года
ст.1485 б-2023
3 года (1)
ст.898-2023
(1) После
замены
новыми
5 лет ЭПК(1)
ст.1240-2023
(1) После
истечения
срока действия
договора
28- Регистрационные удостоверения на
07-15 медицинское оборудование
3 года (1)
ст.1402-2023
(1) После
списания
технических
средств
28-07 Журнал аварийных ситуаций
-16
28- Журнал регистрации инструктажа на
07-17 рабочем месте. Инструкции по охране
труда
28- Журнал регистрации инструктажа по
08-18 пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
Постоянно
ст.902а-2023
45 лет
ст.519 а -2023
2807-13
2807-14
3 года
ст.1476-2023
1
2
28- Журнал учета присвоения группы I по
07-19 электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
28- Журнал технического обслуживания
07-20 медицинского оборудования
28- Табели оснащения отделений в
07-21 соответствии с порядками оказания
медицинской помощи
28- Акты сдачи-приемки документов в
07-22 архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
2807-23
28-08
2808-01
2808-02
2808-03
2808-04
2808-05
2808-06
2808-07
2808-08
2808-09
2808-10
2808-11
2808-12
Номенклатура дел
3
4
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
5
1 год
ст.1407-2023
5 лет
ст.1374-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
3 года
ст. 177-2023
КЛИНИКО-ДИАГНОСТИЧЕСКАЯ ЛАБОРАТОРИЯ
Направление на анализ
ДМН
(ф. 200-у)
ст. 1299-2023
Направление на гематологический,
ДМН
общеклинический анализ (ф. 201-у)
ст. 1299-2023
Направление на биохимический анализ
ДМН
крови, сыворотки, мочи,
ст. 1299-2023
спинномозговой жидкости (ф. 202-у)
Журнал учета результатов Анализ
25 лет
мочи по Зимницкому (ф. 211-у)
ст.797-2023
Журнал учета результатов Анализ мочи
25 лет
(глюкоза и кетоновые тела) (ф. 2120у)
ст.797-2023
Журнал учета результатов Анализ кала
25 лет
(ф. 219-у)
ст.797-2023
Журнал учета результатов Анализ кала25 лет
яйца гельминтов, скрытая кровь,
ст.797-2023
стеркобилин, билирубин (ф. 220-у)
Журнал учета результатов Анализ кро
25 лет
ви - гемоглобин, эритроциты, лейкоци
ст.797-2023
ты, СОЭ (ф. 224-у)
Журнал учета результатов
25 лет
Биохимический анализ крови (ф. 228-у)
ст.797-2023
Журнал Анализ - показатели системы
25 лет
свертывания крови (ф 237-у)
ст.797-2023
Журнал регистрации анализов и их
3 года
результатов (ф. 250-у)
ст.798а-2023
Журнал учета количества выполненных
1 год
анализов в лаборатории (ф. 262-у)
ст.798ж-2023
(1) После ут
верждения
акта о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
1
2
28- Журнал контроля работы
08-13 стерилизаторов воздушного, парового
(автоклава) 257/у
28- Журнал аварийных ситуаций
08-14
28- Журнал учета работы бактерицидной
08-15 установки
28- Журнал учета проведения генеральной
08-16 уборки
28- Журнал учета медицинского
08-17 оборудования
28- Журнал контроля рабочих концен
08-18 траций дезифинцирующих растворов
28- Технологический журнал учета отходов
08-19 класса Б
28- Акты сдачи-приемки документов в
08-20 архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
1 год
ст.902ж-2023
Постоянно
ст.902а-2023
3 года
ст.902п-2023
1 год
ст.902д-2023
5 лет
ст.1246-2023
ДМН
ст. 1186-2023
5 лет (1)
ст.1381-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
5
(1) После спи
сания матери
альных
ценностей
(1) После ут
верждения
акта о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
28- Номенклатура дел
3 года
08-21
ст. 177-2023
29 ЦЕНТР ОБЩЕСТВЕННОГО ЗДОРОВЬЯ И МЕДИЦИНСКОЙ
ПРОФИЛАКТИКИ (ЦОЗМП)
29-01 Приказы и инструктивные письма
ДМН ЭК
Минобрнауки, Минздрава России по
здоровьесбережению. Копии.
Подлинники
29-02 Приказы, распоряжения ректора и
ДМН ЭК
– в общем
проректоров университета по основной
отделе
деятельности. Копии.
29-03 Положение, протоколы заседаний
Постоянно
Координационного совета по
ст.1129б-2023
здоровьесбережению
29-04 Годовой план работы ЦОЗМП
Постоянно
ст.233-2023
29-05 Годовой отчет ЦОЗМП
Постоянно
ст.251-2023
29-06 Соглашения о сотрудничестве в
5 лет ЭПК
области охраны здоровья и
ст.13-2023
медицинской профилактики
29-07 Переписка по вопросам
5 лет ЭПК
здоровьесбережения
ст.81-2023
29-08 Документы (план внутреннего аудита,
3 года
отчет о проведении внутрен него
ст.35-2023
аудита, план корректирующих
1
2
мероприятий и др.) по СМК
29-09 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
29-10 Номенклатура дел ЦОЗМП
29-01 ПСИХОЛОГИЧЕСКАЯ СЛУЖБА
29- Приказы и инструктивные письма
01-01 Минобрнауки, Минздрава, Минпросве
щения РФ о психологическом
сопровождении обучающихся. Копии.
29- Приказы, распоряжения ректора и
01-02 проректоров университета по основной
деятельности. Копии.
29- Положения, программы ВУЗа по
01-03 основному виду деятельности
29План работы и отчеты психологической
01-04
службы
2901-05
2901-06
2901-07
2901-08
2901-09
2901-10
Индивидуальные планы и отчеты о
работе психологов за год
Документы (служебные записки,
протоколы наблюдений, заключения и
др.) по внутривузовском учёту
обучающихся
Переписка по вопросам деятельности
психологической службы
Журнал учета индивидуальной
диагностической работы со сторонними
посетителями
Журнал учета групповой
диагностической работы со сторонними
посетителями
Журнал учета индивидуальных и
групповых консультаций обучающихся
и сотрудников ВГМУ
Журнал учета психологической
профилактики и просвещения
2901-11
29- Картотека обучающихся, состоящих на
01-12
внутривузовском учёте
29- Диагностический инструментарий
01-13 (инструкции к методикам, рисунки,
диаграммы, бланки)
3
4
5
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После ут
верждения
акта о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
3 года
ст. 177-2023
ДМН ЭК
ДМН ЭК
Постоянно
ст.1108-2023
5 лет ЭПК
ст.1276-2023
МО
1 год
ст.234-2023
5 лет
ст.1497-2023
5 лет ЭПК
ст.81-2023
3 года
ст.754и-2023
3 года
ст.754и-2023
3 года
ст.754и-2023
3 года
ст.754и-2023
5 лет
ст.1347-2023
МО
5 лет
ст.1346-2023
МО
Подлинники –
в общем отделе
2
1
29- Акты сдачи-приемки документов в
01-14 архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
29- Номенклатура дел психологической
01-15 службы
3
4
3 года (1)
ст. 206-2023
3 года
ст. 177-2023
30 СПОРТИВНО-ОЗДОРОВИТЕЛЬНЫЙ КОМПЛЕКС (СОК)
30- Приказы, распоряжения ректора и
ДМН ЭК
01-01 проректоров университета по вопросам
работы СОК. Копии
30- Устав медицинского университета.
ДМН ЭК
01-02 Лицензия на осуществление
медицинской деятельности. Копии
30- Протоколы производственных
5 лет
01-03 совещаний
ст.19ж-2023
МО
30- Документы (акты, предписания,
ДМН ЭК
01-04 докладные записки) проверок. Копии
30- Документы (план внутреннего аудита,
3 года
01-05 отчет о проведении внутреннего
ст.35-2023
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
30- Документы (копия приказа ежегодного
3 года
01-06 инструктажа работников университета
ст.1485 б-2023
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
30- Программа производственного
3 года (1)
01-07 контроля
ст.898-2023
30- Журнал регистрации инструктажа на
01-08 рабочем месте. Инструкции по охране
труда
30- Журнал регистрации инструктажа по
01-09 пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
30- Журнал учета присвоения группы I по
01-10 электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
5
(1) После ут
верждения
акта о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
Подлинники
– в общем
отделе
(1) После
замены
новыми
1
2
техническому персоналу
30- Акты сдачи-приемки документов в
01-11 архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
5
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После ут
верждения
акта о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
30- Номенклатура дел
3 года
01-12
ст. 177-2023
30-02 ЗАМ.ДИРЕКТОРА СПОРТИВНО-ОЗДОРОВИТЕЛЬНОГО
КОМПЛЕКСА ПО МЕДИЦИНСКОЙ ЧАСТИ
30- Законодательные, нормативные
ДМН
02-01 документы по медицинской
ст.3-2023
деятельности
Приказы и распоряжения ректора,
30проректоров по вопросам медицинской
ДМН ЭК
02-02
деятельности СОК. Копии
30- Формы, планы и отчеты по
ДМН
02-03 медицинской деятельности
ст.375-2023
1 год (1)
30ст.251-2023
Годовой отчет
02-04
Журнал актов экспертного контроля
5 лет
качества медицинской помощи
ст.165-2023
Журнал регистрации приема пациентов
3 года
медицинского пункта СОК
ст.754и-2023
Журналы учета поступления медика 3 года
ментов и других аптечных товаров
ст. 1367-2023
Журнал учета медицинского
3 года
оборудования и инструментария
ст. 1367-2023
Журнал предрейсового и после3 года
рейсового осмотра
ст. 838е-2023
Временный прейскурант на
5 лет ЭПК
медицинские услуги
ст.272-2023
3 года (1)
Акты сдачи-приемки документов в
ст. 206-2023
30- архив университета и о выделении к
02-11 уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
303 года
Номенклатура дел
02-12
ст. 177-2023
30-03 ЗАМ.ДИРЕКТОРА СОК ПО ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ЧАСТИ
Приказы и распоряжения ректора,
30проректоров по вопросам хозяйствен
ДМН ЭК
03-01
ной деятельности СОК. Копии
30- Документы о состоянии здания СОК
5 лет (1)
03-02 (паспорт, схема, регистрация)
ст.1414-2023
Подлинники
– в общем
отделе
(1) При
отсутствии
годовых
отчетов
организации Постоянно
3002-05
3002-06
3002-07
3002-08
3002-09
3002-10
(1) После ут
верждения
акта о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
Подлинники
– в общем
отделе
(1) После
сноса здания
1
2
Исполнительные схемы коммуникаций,
30водопровода, канализации, отопления,
03-03
силовой и световой электросети
30Заявки на текущий ремонт
03-04
3
4
ДЗН
ст. 1449,1458 2023
5 лет
ст.1359- 2023
30- Акты о приеме, сдаче и списании
03-05 материальных ценностей
5 лет (1)
ст.11381-2023
Журнал учета движения товарноматериальных ценностей
Журналы учета работ по мелкому
ремонту
5 лет
ст.373 б- 2023
5 лет
ст.1355-2023
5 лет
ст.1444-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
3003-06
3003-07
3003-08
Книга учета расхода энергоресурсов
Акты сдачи-приемки документов в
30- архив университета и о выделении к
03-09 уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
303 года
Номенклатура дел
03-10
ст. 177-2023
ПРОРЕКТОР ПО ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ И
ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКЕ
31 ОТДЕЛ ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ И МОЛОДЕЖНОЙ
ПОЛИТИКИ
31-01 Приказы и инструктивные письма Ми
ДМН ЭК
нистерства науки и высшего образова
ния и Министерства здравоохранения
Российской Федерации по
воспитательной работе и молодежной
политике, присланные для сведения
Копии
31-02 Приказы, распоряжения ректора и
ДМН ЭК
проректора по воспитательной работе и
информационной политике. Копии
31-03 Планы воспитательной работы
5 лет ЭПК
ст.231-2023
31-04 Документы (план внутреннего аудита,
3 года
отчет о проведении внутреннего
ст.35-2023
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
31-05 Документы (копия приказа ежегодного
3 года
инструктажа работников университета
ст.1485 б-2023
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
5
(1) После спи
сания матери
альных
ценностей
(1) После ут
верждения
акта о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
Подлинники
– в общем
отделе
1
31-06
31-07
31-08
31-09
31-10
2
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
Переписка с Министерством науки и
высшего образования и Министерством
здравоохранения Российской
Федерации по воспитательной работе и
молодежной политике
Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
31-11 Номенклатура дел отдела
32
32-01
32-02
32-03
32-04
32-05
32-06
3
4
5
5 лет ЭПК
ст.81-2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После ут
верждения
акта о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
3 года
ст. 177-2023
ОТДЕЛ ПРЕСС-СЛУЖБЫ И ИНФОРМАЦИИ. РЕДАКЦИЯ ГАЗЕТЫ.
ИЗДАТЕЛЬСТВО
Приказы и инструктивные письма
ДМН ЭК
Минобрнауки и Минздрава России по
вопросам издательской деятельности.
Копии
Подлинники
Приказы, распоряжения ректора и про
ДМН ЭК
– в общем
ректора по воспитательной работе, ин
отделе
формационной политике и по вопросам
издательской деятельности. Копии.
План работы отдела на год
Постоянно
ст.229-2023
Утвержденный издательский план
Постоянно
университета и документы к нему
ст.443-2023
(отзывы, заключения, уточнения и др.)
Годовой отчет о выполнении
Постоянно
издательского плана
ст.251-2023
Документы (договоры, планы, перепис
5 лет ЭПК
ка и др.) по выпуску многотиражной
ст.449-2023
1
32-07
32-08
32-09
32-10
2
газеты
Документы (план внутреннего аудита,
отчёт о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
Контрольные экземпляры
многотиражной газеты
Книга учета заказов на
внутривузовские издания и
копировально-множительные работы
Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
5
3 года
ст.35-2023
Постоянно
ст.1074-2023
3 года
ст. 447-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
32-11 Номенклатура дел отдела
33
33-01
33-02
33-03
33-04
33-05
33-06
33-07
33-08
33-09
3 года
ст. 177-2023
ПРОРЕКТОР ПО МЕЖДУНАРОДНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
МЕЖДУНАРОДНЫЙ ИНСТИТУТ МЕДИЦИНСКОГО
ОБРАЗОВАНИЯ И СОТРУДНИЧЕСТВА
Приказы и инструктивные письма
ДМН ЭК
Минобрнауки и Минздрава России по
вопросам обучения иностранных
граждан. Копии
Приказы и распоряжения ректора по
ДМН ЭК
вопросам работы с иностранными
учащимися. Копии
Приказы ректора университета по
ДМН ЭК
личному составу иностранных
учащихся. Копии
Протоколы заседаний ученого совета
Постоянно
МИМОС
ст. 1028 а-2023
Годовой план работы института
Постоянно
ст.233-2023
Годовой отчет о работе института
Постоянно
ст.251-2023
Годовой план и отчет о работе ученого
Постоянно
совета МИМОС
ст. 1029а,
1030-2023
Ежемесячные статистические сведения
ДМН
об обучающихся
ст.380-2023
Семестровые отчеты о выполнении
5 лет
учебных планов иностранными
ст. 248 б-2023
учащимися
(1) После ут
верждения
акта о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
Подлинни
ки – в общем
отделе
Подлинники–
в отделе по
работе со
студентами
1
2
33-10 Учебные карточки иностранных
учащихся
33-11 Личные дела иностранных студентов и
ординаторов
33-12 Расписание занятий, консультаций
33-13 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
33-14 Переписка с Минобрнауки и
Минздравом России и др. ведомствами
по учебно-воспитательной работе с
иностранными учащимися
33-15 Книга учета выдачи справок об учебе
33-16 Книга учета выдачи справок о периоде
обучения
33-17 Журнал регистрации входящих и
исходящих документов
33-18 Книга учета приглашений на въезд на
территорию Российской Федерации
33-19 Журнал регистрации выдачи студенчес
ких билетов и зачетных книжек
33-20 Журнал учета выдачи экзаменационных
листов
33-21 Журнал регистрации выдачи дипломов
об окончании ординатуры
33-22 Журнал регистрации выдачи дипломов
иностранным гражданам
33-23 Журнал регистрации выдачи дубликатов дипломов иностранным гражданам
33-24 Журнал регистрации выдачи
сертификатов о прохождении
программы предвузовской подготовки
33-25 Журнал регистрации ходатайств об
оформлении виз, заявок о постановке
на миграционный учет
33-26 Журнал учета выдачи справок о
постановке на миграционный учет
3
4
75 лет ЭПК
ст. 1102-2023
МО
75 лет ЭПК(1)
ст.1128-2023
1 год
ст.1117-2023
3 года
ст.35-2023
5 лет ЭПК
ст.81-2023
5 лет
ст.566 д-2023
50 лет
ст.1135 б-2023
5 лет ЭПК
ст. 1150-2023
5 лет ЭПК
ст.1148-2023
5 лет
ст.1135е-2023
5 лет
ст.1141-2023
50 лет
ст.1146а-2023
50 лет
ст.1146а-2023
50 лет
ст.1146а-2023
50 лет
ст.526-2023
МО
5 лет ЭПК
ст.1149 - 2023
5 лет ЭПК
ст.1149 - 2023
5
В личных
делах
(1) Личные
дела обучаю
щихся,отчис
ленных с 1-3
курсов - 15
лет
1
2
33-27 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
33-28 Номенклатура дел
34 ОТДЕЛ МЕЖДУНАРОДНЫХ СВЯЗЕЙ
34-01 Приказы и инструктивные письма
Минобрнауки и Минздрава России по
вопросам международной
деятельности. Копии
34-02 Приказы, распоряжения ректора и
проректоров по вопросам
международной деятельности. Копии
34-03 Отчеты (мониторинги) по
международной деятельности и
материалы к ним
34-04 Документы (положения, представления,
ходатайства, характеристики и др.) о
представлении к присвоению почетного
звания «Почетный профессор» и
«Почетный доктор медицины»
34-05 Документы (приглашения, копии
распоряжений и др.) о выездах
обучающихся и сотрудников за
пределы РФ
34-06 Документы (приглашения, копии
распоряжений и др.) о приеме
иностранных делегаций, групп и
отдельных иностранных специалистов
34-07 Документы (приглашения, копии
распоряжений и др.) и материалы по
российско-китайскому сотрудничеству
Российско-китайской Ассоциации
медицинских университетов РКАМУ
34-08 Документы (буклеты, плакаты, фото-,
фоно-, видеодокументы, информации,
заявки, переписка) по рекламной
деятельности организации
34-09 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего ауди
та, план корректирующих мероприятий
и др.) по СМК
34-10 Договоры о совместной деятельности и
документы к ним
3
4
3 года (1)
ст. 206-2023
5
(1) После ут
верждения
акта о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
3 года
ст. 177-2023
ДМН ЭК
ДМН ЭК
Подлинники
– в общем
отделе
Постоянно
ст.387-2023
5 лет
ст.633-2023
5 лет ЭПК
ст.1148-2023
5 лет ЭПК
ст.392-2023
5 лет ЭПК
ст.396-2023
5 лет
ст.80-2023
3 года
ст.35-2023
5 лет ЭПК(1)
ст.398-2023
(1) После
истечения
срока действия
1
2
3
4
5
договора
34-11 Переписка с зарубежными партнерами
34-12 Переписка по вопросам международ
ной деятельности с Министерством
образования Воронежской области
34-13 Переписка по вопросу подтверждения
образовательных документов
выпускников
34-14 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
34-15 Номенклатура дел отдела
35
35-01
35-02
35-03
35-04
35-05
35-06
35-07
35-08
5 лет ЭПК
ст.396-2023
10 лет ЭПК
ст.395-2023
5 лет ЭПК
ст.81-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
3 года
ст. 177-2023
ЦЕНТР ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ (ЦДО)
План/отчет ЦДО. Протоколы
Постоянно
совещаний
ст.1119 -2023
Индивидуальные планы и отчеты о
5 лет
работе преподавателей
ст.1153-2023
МО
Годовой план/отчет работы ЦДО по
Постоянно
реализации программы предвузовской
ст.1119-2023
подготовки иностранных граждан
План/отчет взаимопосещений
5 лет
учебных занятий преподавателями
ст.1097-2023
МО
Учебное поручение ЦДО/отчет о
5 лет
выполнении учебного поручения
ст.1118-2023
Билеты для проведения промежуточной
1 год
аттестации по дисциплине
ст.1142-2023
(модулю)/практике
Документы (копия приказа ежегодного
3 года
инструктажа работников университета
ст.1485 б-2023
по действиям в ЧС, программа инструк
тажа по действиям в ЧС, журнал учета
проведения ежегодного инструктажа
работников университета по действиям
в ЧС) по обучению действиям в ЧС
Документы (план внутреннего аудита,
3 года
отчет о проведении внутреннего
ст.35-2023
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
(1) После ут
верждения
акта о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
1
2
35-09 Журнал учета движения товарноматериальных ценностей
35-10 Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
35-11 Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
35-12 Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
35-13 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
5 лет
ст.373 б- 2023
45 лет
ст.519 а -2023
5
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
3 года (1)
ст. 206-2023
3 года
ст. 177-2023
АДМИНИСТРАТИВНО-ПРАВОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ
36 ОТДЕЛ ПЛАНИРОВАНИЯ И ОРГАНИЗАЦИИ ЗАКУПОК
36-01 Приказы, распоряжения ректора и
ДМН ЭК
проректоров, касающиеся отдела.
Копии
36-02 Документы (план внутреннего аудита,
3 года
отчет о проведении внутреннего
ст.35-2023
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
36-03 Акты сдачи-приемки документов в
3 года (1)
архив университета и о выделении к
ст. 206-2023
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
(1) После ут
верждения
акта о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
35-14 Номенклатура дел ЦДО
36-04 Номенклатура дел
37 ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ
37-01 Нормативные документы (Федеральные
законы,
указы
Президента
РФ,
постановления
и
распоряжения
Правительства и др.)
37-02 Устав университета
37-03 Приказы, распоряжения ректора и
проректоров университета по основной
деятельности. Копии
Подлинники
– в общем
отделе
(1) После ут
верждения
акта о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
3 года
ст. 177-2023
ДМН ЭК
Постоянно
ст.40-2023
ДМН ЭК
Относящие
ся к дея
тельности
университе
та – пост.
Подлинни
ки – в
общем
отделе
1
2
37-04 Лицензии и приложения к ним
37-05 Свидетельства
аккредитации
о
государственной
37-06 Свидетельства, сертификаты, договоры
на право собственности, владения,
пользования имуществом, регистрации
и
перерегистрации
фирменных
наименований и документы к ним
37-07 Коллективный договор
37-08 Протоколы заседаний комиссии по
выяснению обстоятельств и
ликвидации задолженности по оплате
за обучение
37-09 Судебно-арбитражные дела (исковые
заявления, доверенности, претензии,
акты, справки, объяснительные записки
и др.)
37-10 Документы (акты, предписания и др.)
по результатам проверок
37-11 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
37-12 Документы (копия приказа ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
37-13 Договоры (соглашения аренды,
хозяйственные, о сотрудничестве и др.)
с юридическими и физическими
лицами
3
4
5 лет (1)
ст.64-2023
5
(1) После
прекращен
ия
действия
лицензий
До ликвидации
организации
ст.65-2023
До ликвидации
организации
ст.86-2023
Постоянно
ст.472-2023
5 лет
ст. 1129 д -2023
5 лет (1)
ст.137-2023
После
принятия
решения
по делу
5 лет
ст.170-2023
3 года
ст.35-2023
3 года
ст.1485 б-2023
5 лет ЭПК(2)
ст.13-2023
(2) После
истечения
срока дей
ствия
до
говора;
после пре
кращения
обязательс
тв
по
договору
1
2
37-14 Переписка с Минздравом России по
организационно-правовым вопросам
37-15 Переписка с территориальным управле
нием Федерального агентства по управ
лению государственным имуществом в
Воронежской области по вопросам
установления прав собственности
37-16 Переписка по оперативным правовым
вопросам
37-17 Претензии. Переписка по их
рассмотрению
37-18 Требование о выплате штрафа
37-19 Книга регистрации арбитражных дел,
претензий, исков
37-20 Журнал регистрации выданных
доверенностей
37-21 Журнал регистрации проверок, ревизий
37-22 Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
37-23 Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
37-24 Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности не электротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
37-25 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
37-26 Номенклатура дел
38 ОБЩИЙ ОТДЕЛ
38-01 Приказы ректора университета по
основной деятельности
38-02 Приказы ректора о командировках
работников университета
3
4
5 лет ЭПК
ст.81-2023
5 лет ЭПК
ст.81-2023
5
5 лет ЭПК
ст.81-2023
6 лет
ст.269-2023
6 лет
ст.269-2023
5 лет
ст.21-2023
5 лет
ст. 202 г-2023
10 лет
ст.135-2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После
утвержде
ния акта о
выделении
документо
в и дел к
уничтожен
ию
3 года
ст. 177-2023
Постоянно
ст.26 а-2023
5 лет (1)
ст.534ж-2023
(1) Об от
пусках,ко
мандировка
х работни
ков с вред
1
2
3
4
5
ными и
(или) опас
ными усло
виями тру
да–50/75лет
38-03 Распоряжения ректора и проректоров
университета по административнохозяйственным вопросам
38-04 Протоколы совещаний у ректора
университета
38-05 Утвержденная Инструкция по
делопроизводству в университете
38-06 Обращения граждан (предложения,
заявления, жалобы, претензии и др.);
документы (справки, сведения,
переписка) по их рассмотрению
38-07 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
38-08 Журнал регистрации приказов
вышестоящих организаций
38-09 Журнал регистрации приказов ректора
университета по основной
деятельности
38-10 Журнал регистрации распоряжений
ректора и проректоров университета по
административно-хозяйственным
вопросам
38-11 Журнал
регистрации
входящей
корреспонденции
38-12 Журнал
регистрации
исходящей
корреспонденции
38-13 Журнал
регистрации
обращений
граждан
38-14 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
5 лет
ст.26 б-2023
Постоянно (4)
ст.25 и-2023
(4)По опера
тивным воп
росам-5лет.
Хранятся у
секретаря
ректора
Постоянно
ст.406-2023
5 лет ЭПК
ст.155-2023
3 года
ст.35-2023
5 лет
ст.201 г -2023
Постоянно
ст.201 а-2023
В эл.виде
5 лет
ст.201 в -2023
В эл.виде
5 лет
ст.201 г -2023
5 лет
ст.201 г -2023
5 лет
ст.201ег -2023
3 года (1)
ст. 206-2023
В эл.виде
38-15 Сводная номенклатура дел
университета
Постоянно (1)
ст.177-2023
38-16 Номенклатура дел общего отдела
3 года
ст. 177-2023
В эл.виде
В эл.виде
В эл.виде
(1) После ут
верждения
акта о выде
лении доку
ментов и
дел к унич
тожению
(1) структур
ных подраз
делений – 3
года
1
2
39 АРХИВ
39-01 Утвержденные Положения об архиве,
экспертной комиссии
39-02 Дела фондов (исторические справки к
фондам, акты проверки наличия и состо
яния документов, акты приема и переда
чи документов на госхранение, акты о
выделении документов к уничтожению,
о недостатках и неисправимых повреж
дениях документов, обзоры фондов)
3
4
Постоянно
ст.41-2023
Постоянно (1)
ст. 190-2023
39-03 Описи на дела постоянного срока
хранения
39-04 Описи личных дел сотрудников
университета
Постоянно
ст. 192 а-2023
50/75 лет (2)
ст. 192 б-2023
39-05 Описи личных дел студентов
50/75 лет (2)
ст. 192 б-2023
39-06 Копии архивных справок, выданные по
запросам граждан и учреждений; доку
менты (заявления, запросы, справки) к
ним
39-07 Журнал регистрации выдачи архивных
справок, копий, выписок из документов
39-08 Книга учета выдачи дел во временное
пользование
39-09 Акты, справки об итогах обследований
(проверок) состояния и условий
хранения документов
39-10 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения.
5 лет ЭПК
ст. 198-2023
5 лет
ст. 197г-2023
3 года (1)
ст. 195-2023
5 лет ЭПК
ст.207-2023
Постоянно
ст. 192а-2023
5
(1) В госу
дарственны
е архивы
передаются
при ликви
дации орга
низации (2)
Акты об
утрате неис
правимых
повреждени
ях,составле
нные на до
кументы
временных
(до 10лет)
сроков хра
нения-5 лет
после утвер
ждения опи
сей дел по
стоянного
хранения
(2) Неутве
ржденные,
несогласова
нные -до
минования
надобности
(2) Неутве
ржденные,
несогласова
нные -до
минования
надобности
(1) После
возвраще
ния дел
1
2
39-11 Номенклатура дел архива
3
4
3 года
ст. 177-2023
40 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВ. КАДРОВАЯ СЛУЖБА
40-01 Приказы и инструктивные письма
ДМН ЭК
Минобрнауки и Минздрава России по
вопросам работы с кадрами. Копии
40-02 Приказы ректора по основной
ДМН ЭК
деятельности. Копии
40-03 Приказы ректора по личному составу
50/75 лет
сотрудников университета
ст.534 а-2023
40-04 Приказы ректора о предоставлении
5 лет (1)
ежегодных оплачиваемых отпусков
ст.534 д-2023
40-05 Положения о структурных
подразделениях
40-06 Личные дела сотрудников университета
40-07 Личные карточки работников (форма
Т-2)
40-08 Документы (представления,
ходатайства, характеристики,
автобиографии, выписки из решений и
др.) о представлении работников к
поощрению, награждению
государственными и ведомственными
наградами
40-09 Документы (характеристики,
докладные записки, справки,
переписка) о привлечении к
ответственности лиц нарушивших
трудовую дисциплину
40-10 Документы (выписки из протоколов,
списки трудов) претендентов, не
прошедших по конкурсу на замещение
вакантных должностей
40-11 Документы (справки, заявления,
корректировки) для пенсионного
фонда РФ
40-12 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
Постоянно
ст.41-2023
50/75 лет ЭПК
ст. 546-2023
50/75 лет ЭПК
ст. 545-2023
5 лет
ст.633а,б-2023
3 года
ст.556-2023
3 года
ст.539а-2023
5 лет
ст.1500-2023
3 года
ст.35-2023
5
Подлинники
– в общем
отделе
(1) Об отпус
ках,команди
ровках р абот
ников с вред
ными и (или)
Опасными ус
ловиями тру
да -50/75 лет
В
подразделени
ях - сканы
1
2
40-13 Документы (копия приказа ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
40-14 Планы повышения квалификации
40-15 Графики предоставления отпусков
40-16 Трудовые книжки работников
40-17 Книга учета выдачи трудовых книжек
и вкладышей к ним
40-18 Книга учета личных дел
40-19 Переписка с организациями по
основным направлениям деятельности
40-20 Журнал регистрации приказов ректора
по личному составу
40-21 Журнал регистрации приказов ректора
по предоставлению отпусков
40-22 Журнал регистрации приема документов лиц, участвующих в конкурсе на
замещение вакантных должностей
40-23 Журнал регистрации трудовых
договоров
40-24 Журнал регистрации дополнительных
соглашений
40-25 Журнал учета выдачи справок с места
работы
40-26 Журнал ознакомления сотрудников с
правилами внутреннего трудового
распорядка, положением о защите
персональных данных
40-27 Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
40-28 Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
3
4
3 года
ст.1485 б-2023
5 лет
ст.600-2023
3 года
ст. 554-2023
До востребо вания (1)
ст. 550-2023
50/75 лет
ст.566 в-2023
50/75 лет
ст.566 б - 2023
3 года
ст.557-2023
50/75 лет ЭПК
ст.201б-2023
5 лет
ст.566 ж-2023
5 лет
ст.540-2023
50/75 лет
ст.566 б-2023
50/75 лет
ст.566 б-2023
5 лет
ст.566д-2023
3 года
ст.1476-2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
5
(1) Не востребованные –
50\75 лет
1
2
40-29 Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
40-30 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
40-31 Номенклатура дел
41 СЛУЖБА ОХРАНЫ ТРУДА
41-01 Приказы, распоряжения ректора и
проректоров университета по вопросам
охраны труда. Копии
41-02 Инструкции по профессиям и видам
работ
41-03 Планы мероприятий по охране труда в
университете
41-04 Сведения о травматизме на
производстве и профессиональных
заболеваниях за год
3
4
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
5
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
3 года
ст. 177-2023
ДМН ЭК
5 лет ЭПК
ст.528 -2023
5 лет
ст. 505-2023
45 лет
ст.520-2023
41-05 Программа производственного
контроля
3 года (1)
ст.898-2023
41-06 Обучение по охране труда
5 лет
ст. 517-2023
3 года
ст.838е-2023
5 лет
ст. 1474-2023
45лет
ст.503-2023
3 года
ст.35-2023
41-07 Периодические медицинские осмотры
41-08 Служебные записки сотрудников
41-09 Специальная оценка условий труда
41-10 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих мероприятий и др.) по СМК
41-11 Журнал регистрации вводного
инструктажа по охране труда
41-12 Журнал учета инструкций по технике
безопасности
45 лет
ст.519-2023
5 лет
ст.201 в -2023
Подлинники
– в общем
отделе
(1)
Связан
ных с круп
ным матери
альным ущер
бом и челове
ческими
жертвами постоянно
(1) После
замены
новыми
1
2
41-13 Журнал регистрации выдачи
инструкций по пожарной безопасности
41-14 Журнал инструктажей по пожарной
безопасности
41-15 Журнал регистрации несчастных
случаев, учета аварий
41-16 Переписка об авариях и несчастных
случаях
41-17 Акты и материалы расследований
несчастных случаев
3
4
3 года
ст.1476-2023
3 года
ст.1476-2023
45 лет
ст.519б-2023
5 лет ЭПК
ст.81-2023
45 лет
ст.520-2023
41-18 Акты, предписания по нарушениям
охраны труда
41-19 Акты и материалы расследования
случаев возгорания
5 лет ЭПК
ст. 528-2023
5 лет (1)
ст.1475-2023
41-20 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3 года (1)
ст. 206-2023
41-21 Номенклатура дел отдела
42
42-01
42-02
42-03
42-04
42-05
5
(1) Связан
ных с круп
ным материа
льным ущер
бом и челове
ческими
жертвами постоянно
(1) С челове
ческими
жертвамипостоянно
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
3 года
ст. 177-2023
ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ
ОТДЕЛ УЧЕТА НЕФИНАНСОВЫХ АКТИВОВ И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ И
ОТДЕЛ УЧЕТА ФИНАНСОВЫХ АКТИВОВ С ПОКУПАТЕЛЯМИ
Приказы и инструктивные письма
ДМН ЭК
Минобразования, Минздрава России по
вопросам бухгалтерского учета и
финансового контроля. Копии
Подлинники
Приказы, распоряжения ректора и
ДМН ЭК
– в общем
проректоров университета по основной
отделе
деятельности. Копии
Подлинники Приказы ректора университета по
ДМН ЭК
в УК
личному составу сотрудников. Копии
Подлинники
Приказы ректора университета по
ДМН ЭК
–в отделе по
личному составу студентов и
работе со
студентами
обучающихся. Копии
Годовой отчет университета с
Постоянно
утвержденными приложениями к нему
ст.251-2023
по госбюджету, внебюджету и
капвложениям
1
2
42-06 Квартальные бухгалтерские отчеты
42-07 Акты документальных ревизий
финансово-хозяйственной деятельности
университета, документы (справки,
информации, докладные записки) к ним
42-08 Акты проверки кассы
42-09 Бухгалтерские документы кассового и
мемориального порядка со всеми
приложениями к ним (заявки,
доверенности, ведомости, ордера и др.),
авансовые отчеты
3
4
5 лет (2)
ст.317 б - 2023
5
(2) При отсут
ствии
годовыхпостоянно
10 лет
ст.135-2023
5 лет (1)
ст.172-2023
5 лет
ст.321-2023
42-10 Документы (протоколы заседаний
инвентаризационных комиссий,
инвентарные описи, акты,
сличительные ведомости) об
инвентаризации основных средств,
имущества, зданий и сооружений
42-11 Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентар
ные описи, акты, сличительные
ведомости) об инвентаризации товарноматериальных ценностей
42-12 Документы (копии отчетов, выписки из
протоколов, заключения) о выплате
пособий
42-13 Документы (справки, акты,
обязательства, переписка) по
дебиторской задолженности,
недостачах, растратах, хищениях
Постоянно
ст.364-2023
42-14 Документы (протоколы, акты, расчеты,
заключения) о переоценке основных
фондов, определении амортизации
основных средств, оценки стоимости
имущества университета
5 лет (1) (2)
ст.365-2023
42-15 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
3 года
ст.35-2023
5 лет (1)
ст.363-2023
(1) При усло
вии рроведе
ния проверки
; при возник
новении спо
ров,разногла
сий сохраня
ются до при
нятия реше
ния по делу
(1) При
условии
проведения
проверки
5 лет
ст.341-2023
5 лет (1)
ст.310-2023
(1)При усло
вии рогаше
ния дебитор
ской и креди
торской за
долженности
(1) После вы
бытия основ
ных средств
нематериальн
ых активов
(2)Акты спи
сания
феде
рального не
движимого
имущества постоянно
1
2
42-16 Документы (копия приказа ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
3
4
3 года
ст.1485 б-2023
42-17 Лицевые счета работников
университета
42-18 Расчетно-платежные ведомости
студентов и документы к ним
50/75 лет ЭПК
ст.339-2023
6 лет(1)
ст.338-2023
42-19 Табели учета рабочего времени
5 лет (1)
ст.490-2023
42-20 Инвентарные карточки и книги учета
основных средств (зданий,
сооружений), иного имущества,
обязательств
42-21 Доверенности на получение денежных
сумм и товарно-материальных
ценностей
42-22 Главная книга
До
ликвидации
организации
ст.373 а-2023
5 лет (1)
ст.1394-2023
42-23 Вспомогательные и контрольные книги,
журналы, картотеки, кассовые книги,
оборотные ведомости
42-24 Листки нетрудоспособности и выписки
из протоколов к ним
42-25 Исполнительные листы
42-26 Договоры, соглашения (хозяйственные,
операционные, трудовые и др.)
42-27 Договоры о материальной
ответственности материальноответственного лица
5 лет (1)
ст.320- 2023
5 лет (1)
ст.320- 2023
5 лет
ст.1833-2023
МО
5 лет
ст.342-2023
5 лет ЭПК (1)
(2)
ст.13-2023
5 лет (1)
ст.323-2023
5
(1) При отсут
ствии лице
вых счетов
50/75 лет
(1) При вред
ных условиях
труда 50/75
лет
(1)При усло
вии заверше
ния проверки
(ревизии)
(1)При усло
вии проведе
ния проверки
(1)При усло
вии проведе
ния проверки
После
исполнения
(1) Не указан
ные в отдель
ных статьях
Перечня
(2) После ис
течения срока
действия дого
вора; после
прекращения
обязательств
по договору
(1) После
увольнения
(смены)
материально
ответственно
го лица
1
2
42-28 Переписка с Минздравом России,
центральными, местными
финансовыми органами о финансовохозяйственной деятельности
университета
42-29 Переписка по вопросам бухгалтерского
учета, бюджетного учета, составления и
представления бухгалтерской
отчетности
42-30 Журналы регистрации исполнительных
листов
42-31 Журнал учета депонированной
заработной платы
42-32 Журналы регистрации кассовых
ордеров, доверенностей, платежных
поручений и др.
42-33 Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
42-34 Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
42-35 Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
42-36 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
42-37 Номенклатура дел отдела
43 ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ
43-01 Законы Российской Федерации и иные
нормативные правовые акты по
вопросам планирования,
финансирования, оплаты труда. Копии
43-02 Приказы и инструктивные письма
Минобрнауки и Минздрава России по
вопросам планирования и
финансирования. Копии
3
4
5 лет ЭПК
ст.81-2023
5
5 лет ЭПК
ст.81-2023
5 лет
ст. 335 з-2023
5 лет
ст.345-2023
5 лет
ст.335в -2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
3 года (1)
ст. 206-2023
3 года
ст. 177-2023
ДМН ЭК
ДМН ЭК
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
1
2
43-03 Приказы, распоряжения ректора и
проректоров университета по вопросам
планово-финансовой работы. Копии
43-04 Положения об оплате труда и
премировании работников
университета
43-05 Утвержденные штатные расписания
университета, НИИ ЭБМ,
стоматклиники, детской клинической
больницы и изменения к ним
43-06 Утвержденные годовые планы (лимиты
бюджетных обязательств федерального
бюджета) по капвложениям, труду,
фонду зарплаты и др. направлениям
финансовой деятельности университета
43-07 Проекты планов по капвложениям,
труду, фонду зарплаты и др.
направлениям финансовой
деятельности
43-08 Утвержденные годовые сметы расходов
по госбюджету, внебюджетным
средствам и по приносящей доход
деятельности
43-09 Годовые статистические отчеты и
исполненные бюджетные росписи по
труду, фонду зарплаты и направлениям
планово-финансовой деятельности
университета
43-10 Статистические отчеты и таблицы о
выполнении планов по труду, фонду
зарплаты и др. направлениям плановофинансовой деятельности
43-11 Годовая смета доходов и расходов по
приносящей доход деятельности
(средства ФОМС, ДКБ,
стоматликлиники)
43-12 Баланс рабочего времени детской
клинической больницы и
стоматликлиники университета
43-13 Переписка с Минздравом России о
разработке и изменении финансовых
планов
3
4
ДМН ЭК
5
Подлинники
– в общем
отделе
Постоянно
ст. 337-2023
Постоянно
ст.48-2023
Постоянно (1)
ст.279-2023
(1) В системе
«Электрон
ный
бюджет»
5 лет
ст.1356-2023
Постоянно
ст.278-2023
(1) В системе
«Электрон
ный
бюджет»
Постоянно
ст.317 а-2023
Квартальные 5 лет (2),
месячные - 1
год
ст. 317б,в-2023
Постоянно
ст.278-2023
3 года
ст.495-2023
5 лет ЭПК
ст.81-2023
(2) При
отсутствии
годовых постоянно
(1) В системе
«Электрон
ный
бюджет»
1
2
43-14 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
43-15 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
43-16 Номенклатура дел отдела
44 ХОЗЯЙСТВЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
44-01 Приказы и инструктивные письма Мин
здрава России по вопросам административно-хозяйственной деятельности
университета и переписка с ним. Копии
44-02 Приказы, распоряжения ректора и
проректора университета по
административно-хозяйственным
вопросам. Копии
44-03 Документы (план внутреннего
аудита, отчет о проведении
внутреннего аудита, план корректирую
щих мероприятий и др.) по СМК
44-04 Документы (копия приказа ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа инструк
тажа по действиям в ЧС, журнал учета
проведения ежегодного инструктажа
работников университета по действиям
в ЧС) по обучению действиям в ЧС
44-05 Паспорта зданий, сооружений
44-06 Паспорта транспортных средств
44-07 Путевые листы
3
4
3 года
ст.35-2023
5
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
3 года
ст. 177-2023
ДМН ЭК
ДМН ЭК
Подлинники –
в общем
отделе
3 года
ст.35-2023
5 лет
ст. 164-2023
5 лет (1)
ст.1414-2023
До списания
транспортных
средств
ст.1431-2023
5 лет(1)
ст.1434-2023
(1) После
сноса здания
(1)
При
отсутствии
других доку
ментов, под
тверждающих
вредные
и
опасные
условия
труда50/75лет
1
2
44-08 Переписка с организациями и учреждениями г. Воронежа по административ
но-хозяйственным вопросам
44-09 Книга учета путевых листов
44-10 Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
44-11 Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
44-12 Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
44-13 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
44-14 Номенклатура дел
45 СТУДЕНЧЕСКИЙ ГОРОДОК
45-01 Приказы, распоряжения ректора и
проректоров университета о
предоставлении распределения
жилой площади обучающимся. Копии
45-02 Инструкции по охране труда, технике
безопасности и пожарной безопасности
45-03 Паспорт студгородка
45-04 Техническая документация зданий и
исполнительные схемы коммуникаций.
Копии
45-05 Документы (служебные записки,
справки, сведения) заведующих
общежитиями
45-06 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
3
4
5 лет ЭПК
ст.81-2023
5
5 лет
ст.1435-2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
3 года
ст. 177-2023
ДМН ЭК
45 лет
ст.519 а -2023
5 лет (1)
ст.1414-2023
ДЗН
ст. 1449,1458 2023
5 лет
ст.1541-2023
3 года
ст.35-2023
Подлинники
– в общем
отделе
(1) После
сноса здания
Подлинники
– в хоз.
управлении
1
2
45-07 Заявки на приобретение хозяйственного
инвентаря, имущества, оборудования.
Копии
45-08 Переписка с ОУФМС о регистрации по
месту временного пребывания
студентов в общежитии
45-09 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
45-10 Номенклатура дел
46
46-01
46-02
46-03
46-04
46-05
46-06
46-07
46-08
3
4
3 года
ст.1093-2023
5
5 лет ЭПК
ст.81-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После
утверждени
я акта о
выделении
документов
и дел к унич
тожению
3 года
ст. 177-2023
ПРОРЕКТОР ПО ЦИФРОВОЙ ТРАНСФОРМАЦИИ
ЦЕНТР ИНФОРМАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ И ИНЖЕНЕРНОТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ ЗАЩИТЫ
Приказы и инструктивные письма
ДМН ЭК
Минздрава России и регуляторов по
основной деятельности. Копии
Подлинники
Приказы, распоряжения ректора и
ДМН ЭК
– в общем
проректоров университета по основной
отделе
деятельности. Копии
Документы (инструкции, журналы) по
5 лет
информационной безопасности
ст.1003- 2023
Документы (инструкции, журналы) по
5 лет
инженерно-техническим средствам
ст.1003- 2023
защиты
Документы (копия приказа ежегодного
3 года
инструктажа работников университета
ст.1485 б-2023
по действиям в ЧС, программа инструк
тажа по действиям в ЧС, журнал учета
проведения ежегодного инструктажа
работников университета по действиям
в ЧС) по обучению действиям в ЧС
Документы (план внутреннего аудита,
3 года
отчет о проведении внутреннего
ст.35-2023
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
(1)
После
Договоры (акты) с подрядчиками на
5 лет (1)
истечения
выполнение работ по вопросам инфор
ст.945-2023
срока действия
договора
мационной безопасности и инженернотехнических средств защиты
Журнал регистрации инструктажа на
45 лет
рабочем месте. Инструкции по охране
ст.519 а -2023
труда
1
2
46-09 Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
46-10 Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
46-11 Гарантийные талоны
46-12 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
3 года
ст.1476-2023
5
45 лет
ст.519 а -2023
1 год (1)
ст.1371-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
46-13 Номенклатура дел
47
47-01
47-02
47-03
47-04
47-05
47-06
47-07
3 года
ст. 177-2023
УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
ОТДЕЛ ЦИФРОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ТЕХНИЧЕСКОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ
Приказы, распоряжения ректора и
ДМН ЭК
проректоров университета по основной
деятельности. Копии
Годовой план и отчет о работе
1год (1)
управления
ст.229-2023,
ст.251-2023
Договоры (акты) с подрядчиками на
5 лет (1)
выполнение
работ
по
вопросам
ст.945-2023
управления
информационными
технологиями. Копии
Служебные записки работников
5 лет
структурных подразделений
ст.1541-2023
Документы (планы, схемы)
ДЗН
компьютерной сети университета
ст.1449-2023
Документы (план внутреннего аудита,
3 года
отчет о проведении внутреннего
ст.35-2023
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
Документы (копия приказа ежегодного
3 года
инструктажа работников университета
ст.1485 б-2023
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
(1) После ис
течения срока
гарантии
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
Подлинники
– в общем
отделе
(1) При отсут
ствии годовых
планов и отче
тов организа
ции – постоян.
(1) После
истечения
срока действия
договора
1
2
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
действиям в ЧС
47-08 Реестр лицензионного программного
обеспечения
47-13 Гарантийные талоны
47-09 Журнал регистрации заявок на ремонт
компьютерной техники и
компьютерной сети
47-10 Журнал учета приема и выдачи
компьютерной техники на ремонт от
подразделений
47-11 Журнал регистрации обращений по
телефону
47-12 Журнал учета установки
комплектующих
47-14 Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
47-15 Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
47-16 Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
47-17 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
47-18 Номенклатура дел отдела
3
4
5
Постоянно
ст.55,963-2023
1 год (1)
ст.1371-2023
1 год
ст.1448ж- 2023
(1) После ис
течения срока
гарантии
5 лет
ст.1382-2023
3 года
ст.201ж-2023
5 лет (1)
ст.1381-2023
(1) После спи
сания мате
риальных
ценностей
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После ут
верждения
акта о выде
лении доку
ментов и дел
к уничтоже
нию
3 года
ст. 177-2023
48 ОТДЕЛ РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ ЦИФРОВЫХ СЕРВИСОВ
Подлинники
48-01 Приказы, распоряжения ректора и
ДМН ЭК
– в общем
проректоров университета по основной
отделе
деятельности. Копии
48-02 Журнал регистрации заявок на
1 год
внесение изменений в программные
ст.959 - 2023
продукты и базы данных
48-03 Служебные записки работников
5 лет
структурных подразделений
ст.1541-2023
1
2
48-04 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутреннего
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
48-05 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
3 года
ст.35-2023
5
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После ут
верждения
акта о выде
лении доку
ментов и дел
к уничтоже
нию
48-06 Номенклатура дел отдела
49
49-01
49-02
49-03
49-04
49-05
49-06
3 года
ст. 177-2023
ОТДЕЛ РАЗВИТИЯ И СОПРОВОЖДЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ
СИСТЕМ
Приказы и инструктивные письма
ДМН ЭК
Минобрнауки и Минздрава России об
информатизации. Копии
Подлинники
Приказы, распоряжения ректора и
ДМН ЭК
– в общем
проректоров университета по основной
отделе
деятельности. Копии
Журнал регистрации заявок на
1 год
внесение изменений в программные
ст.959 - 2023
продукты и базы данных
Служебные записки работников
5 лет
структурных подразделений
ст.1541-2023
Документы (план внутреннего аудита,
3 года
отчет о проведении внутреннего
ст.35-2023
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
(1) После ут
Акты сдачи-приемки документов в
3 года (1)
верждения
архив университета и о выделении к
ст. 206-2023 акта о выде
лении доку
уничтожению документов с истекшим
ментов и дел
сроком хранения
к уничтоже
нию
49-07 Номенклатура дел отдела
3 года
ст. 177-2023
50 ОТДЕЛ ИНТЕРНЕТ-ПРОЕКТОВ И ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ
50-01 Приказы, распоряжения ректора и
ДМН ЭК
проректоров университета по основной
деятельности. Копии
50-02 Служебные записки работников
5 лет
структурных подразделений
ст.1541-2023
50-03 Документы (план внутреннего аудита,
3 года
отчет о проведении внутреннего
ст.35-2023
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
Подлинники
– в общем
отделе
1
2
50-04 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
3 года (1)
ст. 206-2023
5
(1) После ут
верждения
акта о выде
лении доку
ментов и дел
к уничтоже
нию
50-05 Номенклатура дел отдела
3 года
ст. 177-2023
51 ЦЕНТР КОМПЛЕКСНОЙ АНАЛИТИКИ И СТРАТЕГИЧЕСКОГО
ПЛАНИРОВАНИЯ
51-01 Устав университета. Копия
ДМН ЭК
51-02 Документы (приказы, распоряжения
ректора и проректоров университета по
основной деятельности. Решения
совещаний и советов) Копии
51-03 Программа развития и план мероприятий («Дорожная карта») университета.
Копия
51-04 Доклады ректора о выполнении показа
телей эффективности деятельности уни
верситета (квартальные и годовые, отче
ты проректоров и начальников
управлений)
51-05 Отчет о выполнении программы
развития и «дорожной карты»
университета
51-06 Отчеты мониторинга по основным
направлениям деятельности. Копии
51-07 Отчет о самообследовании
университета
51-08 Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутренне го
аудита, план корректирующих
мероприятий и др.) по СМК
51-09 Переписка с государственными
учреждениями, организациями по
основной деятельности
51-10 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
51-11 Номенклатура дел центра
ДМН ЭК
Подлинни
ки – в общем
отделе
ДМН ЭК
Постоянно
ст.247 а-2023
Постоянно
ст.246-2023
ДМН ЭК
5 лет
ст. 171-2023
3 года
ст.35-2023
5 лет ЭПК
ст.81-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
3 года
ст. 177-2023
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
1
2
3
4
52 ЦЕНТР МОНИТОРИНГА И УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ
52-01 Протоколы заседаний совета по управПостоянно
лению качеством, совещаний по вопрост.1129б- 2023
сам системы менеджмента качества
52-02 Регламенты процессов
3 года (1)
ст.34-2023
52-03 Отчеты мониторинга по основным
1 год (1)
направлениям деятельности
ст.251-2023
университета
52-04 Документы (планы, графики, отчеты и
др.) по внутреннему аудиту
52-05 Документы (списки, программа обуче
ния и др.) по обучению и повышению
квалификации персонала по СМК
52-06 Документы (договоры, планы, отчеты
обучения) по взаимодействию с внешними организациями по системе
менеджмента качества
52-07 Документы (копия приказа ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
52-08 Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
52-09 Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
52-10 Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
52-11 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
52-12 Номенклатура дел центра
5
(1) После
замены
новыми
(1) При
отсутствии
годовых
отчетов
организации Постоянно
5 лет
ст. 164-2023
3 года
ст.35-2023
5 лет
ст. 164-2023
3 года
ст.1485-2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года (1)
ст. 206-2023
3 года
ст. 177-2023
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
1
2
53 ОТДЕЛ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ
53-01 Приказы, распоряжения и
инструктивные письма Минздрава
России и переписка с ним
53-02 Документы (планы, акты, отчеты,
справки, переписка) об организации
работы по ГО и защите от ЧС
53-03 Документы (справки, акты) проверки
отдела
53-04 Журнал вводного инструктажа по ГО и
действиям в ЧС
53-05 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
5
ДМН ЭК
копии
5 лет
ст.1479-2023
5 лет
ст.1463-2023
3 года
ст.1485 б-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
53-06 Номенклатура дел
54
54-01
54-02
54-03
54-04
54-05
54-06
54-07
54-08
3 года
ст. 177-2023
ОТДЕЛ ПО МОБИЛИЗАЦИОННОЙ ПОДГОТОВКЕ И
МОБИЛИЗАЦИИ
Приказы, распоряжения и
ДМН ЭК
инструктивные письма Минздрава
России и переписка с ним
Документы (списки, отчеты, сведения,
5 лет ЭПК
переписка) по ведению воинского учета
ст.1486-2023
и бронированию граждан,
пребывающих в запасе
Документы (справки, акты) проверки
5 лет
отдела
ст.1492-2023
Журнал регистрации исходящих
5 лет
документов
ст. 201г-2023
Журнал учета бланков строгой
5 лет
отчетности
ст. 1494-2023
Журнал учета выдачи справок
5 лет
(приложение №4 и №5)
ст.566 д-2023
Журнал проверок осуществления
5 лет
воинского учета и бронирования
ст.1494-2023
граждан, пребывающих в запасе
Акты сдачи-приемки документов в
3 года (1)
архив университета и о выделении к
ст. 206-2023
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
(1) После
54-09 Номенклатура дел
3 года
ст. 177-2023
копии
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
1
2
55 СЛУЖБА БЕЗОПАСНОСТИ
55-01 Приказы и инструктивные письма Ми
нистерства науки и высшего образова
ния, Министерства здравоохранения
РФ и Федеральных органов исполни
тельной власти в сфере обеспечения
безопасности, присланные для сведения
55-02 Приказы, распоряжения ректора и
первого проректора в сфере
обеспечения безопасности
55-03 Переписка с Министерством науки и
высшего образования, Министерством
здравоохранения РФ, Федеральными органами исполнительной власти по
вопросам безопасности
55-04 Переписка с МЧС, подразделениями и
отделами надзорной деятельности и
профилактической работы
55-05 Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
55-06 Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
55-07 Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
55-08 Акты и материалы расследования
случаев возгорания
55-09 Акты проверок объектов университета
надзорными органами
55-10 Акты проверок работоспособности
СПС и СОУЭ
55-11 Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
3
4
5
ДМН
Копии
ДМН
Копии
5 лет ЭПК
ст.1472-2023
5 лет ЭПК
ст.1472-2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
45 лет
ст.519 а -2023
5 лет (1)
ст.1475-2023
5 лет ЭПК
ст.169-2023
5 лет
ст.1474-2023
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) С челове
ческими
жертвами,
при уничто
жении доку
ментов в рез
ультате
по
жара
постоянно
(1) Послеу ут
верждения ак
та о выделе
нии докумен
тов и дел к
уничтожению
1
2
55-12 Номенклатура дел службы
3
4
3 года
ст. 177-2023
5
56
Приложение №1
Индексы кафедр Воронежского государственного медицинского университета
им.Н.Н.Бурденко
Акушерства и гинекологии № 1
57
Акушерства и гинекологии № 2
58
Анестезиологии и реаниматологии
59
Анестезиологии-реаниматологии и скорой медицинской помощи ИДПО
60
Биологии
61
Гигиенических дисциплин
62
Гистологии
63
Госпитальной педиатрии
64
Госпитальной терапии и эндокринологии
65
Дерматовенерологии и косметологии
66
Детской стоматологии с ортодонтией
67
Детской хирургии
68
Иностранных языков
69
Инструментальной диагностики
70
Инфекционных болезней
71
Клинической лабораторной диагностики
72
Клинической фармакологии
73
Медицинской профилактики
74
Медицины катастроф и безопасности жизнедеятельности
75
Микробиологии
76
Неврологии
77
Неонатологии и педиатрии
78
Нормальной анатомии человека
79
Нормальной физиологии
80
Общей гигиены
81
Общей и амбулаторной хирургии
82
Онкологии
83
Опер. хирургии с топографической анатомией
84
Организации сестринского дела
85
Организации фарм.дела, клин. фармации и фармакогнозии
86
Ортопедической стоматологии
87
Оториноларингологии
88
Офтальмологии
89
Патологической анатомии
90
Патологической физиологии
91
Педагогики и гуманитарных дисциплин
92
Подготовки кадров высшей квалификации в стоматологии
Поликлинической терапии
93
95
Производственной медицины ИДПО
Пропедевтики внутренних болезней
96
Пропедевтики детских болезней и поликлинической педиатрии
97
Пропедевтической стоматологии
98
Психиатрии с наркологией
99
Психологии и поведенческой медицины
94
100 Русского языка
101 Симуляционного обучения
102 Специализированных хирургических дисциплин
103 Судебной медицины
104 Терапевтических дисциплин ИДПО
105 Терапевтической стоматологии
106 Травматологии и ортопедии
107 Управления в здравоохранении
108 Ургентной и факультетской хирургии
109 Урологии
110 Факультетской и паллиативной педиатрии
111 Факультетской терапии
112 Фармакологии
113 Фарм. химии и фармацевтической технологии
114 Физической и реабилитационной медицины, гериатрии ИДПО
115 Физ. культуры и медицинской реабилитации
116 Фтизиатрии
117 Хирургической стоматологии
118 Эпидемиологии
Образец
УТВЕРЖДЕНА
Приказом ректора
от 29.12.2023 №923
ФГБОУ ВО ВГМУ
им.Н.Н.Бурденко
Минздрава России
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
ОТДЕЛА ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА
Инде
кс
дела
Заголовок дела
1
2
02-01 Годовой план/отчет работы отдела
02-02 Годовой план/отчет работы
центрального методического совета и
цикловых методических комиссий
02-03 Протоколы заседаний и отчет о работе
центрального методического совета
университета
02-04 Годовой план приема студентов
02-05 Расписание учебных занятий и
промежуточных аттестаций
02-06 Учебные поручения кафедрам (СПО,
специалитет, ординатура)
02-07 Отчет о выполнении учебных поруче
ний кафедрами (СПО, специалитет,
ординатура)
02-08 Документы (приказы, протоколы,
справки и пр.) по утверждению
стипендии Президента РФ и
Правительства РФ
02-09 Документы (копия приказа ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС, программа
инструктажа по действиям в ЧС,
журнал учета проведения ежегодного
инструктажа работников университета
по действиям в ЧС) по обучению
Колич
ество
еди
ниц
хранен
ия
3
Срок
хранения и
статья по
Перечню
4
Постоянно
ст.233,2512023
Постоянно
ст.233,2512023
Постоянно
ст. 1129б-2023
Примеча
ние
5
ДМН
ст.1097а-2023
1 год
ст.1117-2023
5 лет
ст.1118-2023
5 лет
ст.1118-2023
5 лет (1)
ст. 1111-2023
3 года
ст.1485 б-2023
(1)Документ
ы о назначе
нии именных
стипендий,
списки сти
пендиатов, по
лучивших
именные
стипендии –
постоянно
1
2
02-10
02-11
02-12
02-13
02-14
02-15
02-16
действиям в ЧС
Документы (план внутреннего аудита,
отчет о проведении внутр. аудита, план
корректирующих мероприятий и др.) по
СМК
Переписка с Министерством здравоохранения РФ и другими федеральными
организациями исполнительной власти
по учебно-методическим вопросам
Переписка с учреждениями и
организациями г. Воронежа и других
городов по организационным вопросам
Журнал регистрации инструктажа на
рабочем месте. Инструкции по охране
труда
Журнал регистрации инструктажа по
пожарной безопасности. Инструкции по
пожарной безопасности
Журнал учета присвоения группы I по
электробезопасности неэлектротехни
ческому персоналу. Инструкция по
охране труда для присвоения группы I
по электробезопасности неэлектро
техническому персоналу
Акты сдачи-приемки документов в
архив университета и о выделении к
уничтожению документов с истекшим
сроком хранения
02-17 Номенклатура дел отдела
3
4
5
3 года
ст.35-2023
5 лет
ст.1130-2023
5 лет
ст.1130-2023
45 лет
ст.519 а -2023
3 года
ст.1476-2023
5 лет
ст.448 ж -2023
МО
3 года (1)
ст. 206-2023
(1) После
утверждения
акта о
выделении
документов и
дел к унич
тожению
3 года
ст. 177-2023
Начальник отдела
О.Ю. Чернышова
Начальник общего отдела
В.В. Чурикова