Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
муниципального общеобразовательного
учреждения в Удмуртской Республике
Ижевск, 2009
2
ОГЛАВЛЕНИЕ
1.
2.
01.
02.
03.
04.
05.
06.
07.
08.
09.
10.
11.
Методические рекомендации по применению примерной
номенклатуры дел муниципального общеобразовательного
учреждения в Удмуртской Республике
Примерная
номенклатура
дел
муниципального
общеобразовательного учреждения в Удмуртской Республике
Руководство и контроль
Учебно-воспитательная деятельность
Научно-методическая деятельность
Кадры
Охрана труда
Деятельность образовательного учреждения по усилению
безопасности и вопросам гражданской обороны (ГО) и
предупреждению чрезвычайных ситуаций (ЧС)
Бухгалтерский учет и отчетность
Хозяйственная часть
Медицинская часть
Библиотека
Музей
Приложения
Форма конкретной номенклатуры дел для образовательных
учреждений – источников комплектования муниципальных
архивов
Форма номенклатуры дел для образовательных учреждение не
являющихся источниками комплектования муниципальных
архивов
Форма
итоговой
записи
к
номенклатуре
дел
общеобразовательного учреждения
3-9
10-40
10-14
15-18
18-19
19-21
21-22
23-24
24-31
31-33
34-35
35-36
36-37
38
39
40
3
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
муниципального общеобразовательного учреждения в
Удмуртской Республике
Примерная номенклатура дел составлена для общеобразовательных
учреждений системы Министерства образования и науки УР, является
методическим пособием и носит рекомендательный характер. Примерная
номенклатура дел разработана для образовательных учреждений, которые
осуществляют реализацию образовательных программ начального общего,
основного общего и среднего (полного) общего образования и архивных
учреждений с целью оказания методической помощи в организации
делопроизводства, правильного формирования документов в дела,
составления чётких, унифицированных заголовков дел, определения сроков
хранения документов, а также для упрощения дальнейшего упорядочения
документов,
обеспечения
своевременной
передачи
дел
общеобразовательными
учреждениями,
являющимися
источниками
комплектования муниципальных архивов на постоянное хранение и отбора к
уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Примерная номенклатура дел составлена на основе анализа
примерных номенклатур дел: «Примерной номенклатуры дел, колледжа,
училища, лицея» (Ижевск, 2000); «Примерной номенклатуры дел
образовательного учреждения города Ижевска» (Ижевск, 2004); конкретных
номенклатур дел МОУ «Гимназия села Малая Пурга», Гимназии им.
Н.К.Крупской МО «Город Камбарка», МОУ для детей – сирот и детей,
оставшихся без попечения родителей «Понинский детский дом-школа»,
МОУ «Кизнерская средняя общеобразовательная школа № 1», МОУ
«Юкаменская средняя общеобразовательная школа» и др., письма
Министерства образования Российской Федерации от 22.06.2000 № 22-06723, а также консультаций с руководителями и специалистами Управления
образования Администрации г. Ижевска, МОУ «Лингвистический лицей №
25», МОУ «Гимназия № 56».
Сроки хранения дел в примерной номенклатуре дел определены в
результате изучения их состава и содержания, в соответствии с «Перечнем
типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения» (М.,2000) - ТУ. «Перечнем
документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР,
органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения»
(М., 1981) - ВП. «Перечнем типовых архивных документов, образующихся в
научно-технической и производственной деятельности организаций, с
указанием сроков хранения» (М., 2008) - НТП. «Перечнем документов со
сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов,
учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения» (М.,
1974) - ВПЗ. Для ряда категорий дел сроки хранения определены на
4
оснований
решений
Межведомственной
экспертно-проверочной
методической комиссии Комитета по делам архивов при Правительстве УР.
Примерная номенклатура дел построена по функциональному
принципу, ее разделами служат основные функции или направления
деятельности:
01.Руководствои контроль…………………………………
02.Учебно-воспитательная деятельность……………
03.Научно-методическая деятельность………………
04.Кадры……………………………………………………
05.Охрана труда………………………………………………
06. Деятельность образовательного учреждения по усилению безопасности
и вопросам гражданской обороны (ГО) и предупреждению чрезвычайных
ситуаций (ЧС)
07.Бухгалтерский учет и отчетность………………………
08. Хозяйственная часть
09.Медицинская часть
10.Баблиотека
11. Музей
Внутри разделов заголовки дел систематизированы по степени
значимости и взаимосвязи согласно «Примерной схемы систематизации
документов в номенклатуре дел», одобренной решением Межведомственной
экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета по делам
архивов при Правительстве УР от 30.06.2005 № 6.
Каждое общеобразовательное учреждение, независимо от наличия
примерной номенклатуры дел, должно разрабатывать конкретную
номенклатуру дел. Конкретная номенклатура дел общеобразовательного
учреждения составляется на основе примерной, с учетом изучения состава,
содержания и количества документов, образующихся в процессе
деятельности конкретной организации.
В конкретной номенклатуре дел могут отсутствовать целые разделы,
подразделы, предусмотренные примерной номенклатурой дел, в случае,
если данное направление деятельности не предусмотрено уставными
задачами, и соответствующая работа не проводится, например
«Бухгалтерский учет и отчетность», «Кадры», «Профсоюзный комитет»,
«Музей». В тоже время некоторые документы, перечисленные в разделах и
подразделах
по
названным
направлениям
деятельности,
могут
образовываться в работе образовательного учреждения и в таком случае
должны отражаться в конкретной номенклатуре дел.
В конкретную номенклатуру включаются все документы, реально
образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения,
независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа
фиксации документной информации. Конкретная номенклатура дел
ежегодно уточняется, с целью включения заголовков вновь появившихся
документов, либо изъятия заголовков дел (или целых разделов
5
номенклатуры дел), не образующихся в текущем делопроизводственном
году.
При составлении заголовков дел следует учитывать следующее:
1. Термин «Документы» употребляется в заголовке тогда, когда
объединяются различные по видам документы, касающиеся одного
вопроса, в конце заголовка в скобках перечисляются основные их виды.
Пример:
- Документы на право пользования и распоряжения имуществом
(свидетельства на право оперативного управления имуществом,
договоры на право пользования помещениями и земельными
участками);
Документы об организации фестивалей, смотров – конкурсов
самодеятельного и технического творчества (выписки из приказов,
программы, сметы, заявления, переписка).
2. Заголовки дел, в которых будут сформированы документы одного вида,
начинаются с указания этого вида документов во множественном числе
(«Приказы…», «Акты…», «Отчеты…», «Переписка …» и т.д.).
Пример:
- «Протоколы заседаний педагогического совета образовательного
учреждения»;
- «Приказы директора образовательного учреждения по личному составу
(прием, перемещение, увольнение, поощрение, премирование, оплата труда,
аттестация)».
3. В заголовках дел, содержащих плановую или отчётную документацию,
указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы
(отчёты).
Пример:
- «Годовой бухгалтерский отчёт об исполнении бюджета с приложениями»;
- «Годовой план работы методических объединений образовательного
учреждения».
4. В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть
указаны периодичность, названия форм, их номер или условное
обозначение (шифр), номера формы обычно указывается в конце
заголовка в скобках.
Пример:
- «Годовой статистический отчет о несчастных случаях с учащимися
(воспитанниками) во время учебно-воспитательного процесса (ф. № 7травматизм)».
6
5. Одно дело из примерной номенклатуры дел может быть разделено на
несколько дел в конкретной номенклатуре.
Пример:
«Документы об организации и работе органов ученического самоуправления
(протоколы, планы, сведения)» можно разделить два дела, выделив из него
«Протоколы заседаний органа ученического самоуправления».
6. Несколько дел с однородными и равными по значимости документами
могут объединяться и включаться в индивидуальную номенклатуру дел как
одно дело.
Пример:
- «Акты проверки состояния и обработки деревянных конструкций
чердачного
помещения
огнезащитным
составом,
технического
обслуживания и проверки внутренних пожарных кранов»;
- «Положения о структурных подразделениях, коллегиальных,
совещательных органах, комиссиях в образовательном учреждении».
Объединять в одно дело можно только документы с одинаковыми
сроками хранения. Не допускается формирование в одно дело документов
постоянного и временного сроков хранения.
Сроки хранения дел, предусмотренные примерной номенклатурой дел,
общеобразовательными
учреждениями,
являющихся
источниками
комплектования муниципальных архивов переносятся в конкретную
номенклатуру без изменений. Не допускается изменение сроков хранения
документов в сторону уменьшения.
Общеобразовательные учреждения, не являющиеся источниками
комплектования муниципальных архивов, хранят документы с постоянным
сроком хранения -10 лет (может использоваться постоянный срок хранения),
временные сроки хранения, указанные в номенклатуре дел, применяются в
полном объеме.
К некоторым видам документов временного хранения в примерной
номенклатуре дел сделана отметка «ЭПК» (экспертная проверочная
комиссия). Это означает, что часть таких документов, сформированных в
дело, может иметь научно-историческое значение, поэтому они должны
быть отобраны на постоянное хранение в ходе проведения экспертизы
ценности документов при их упорядочении. Экспертизу ценности
документов с отметкой «ЭПК» проводит экспертная комиссия
общеобразовательного учреждения с привлечением квалифицированных
специалистов. Оставленные на постоянное хранение документы
формируются в отдельные дела при достаточном объёме и освещении
вопроса, либо, при неполном объёме, присоединяются по содержанию
документов к аналогичным делам.
Отметка «ДМН» (до минования надобности) означает, что документы
имеют ограниченное практическое значение. Срок их хранения
определяется специалистами общеобразовательного учреждения, но не
7
может быть менее одного года (выносится на рассмотрение экспертной
комиссии учреждения).
Отметка «ДЗН» (до замены новыми) означает, что документы
отбираются к уничтожению после составления новых документов этой
группы.
Ежегодно конкретная номенклатура дел составляется в IV квартале
текущего года на следующий год сотрудником, ответственным за
делопроизводство.
После
одобрения
экспертной
комиссией
общеобразовательного учреждения, номенклатура дел утверждается
руководителем учреждения и вводится в действие с 1 января следующего
календарного года. Один раз в три года, а также в случае изменений в
структуре, функциях и составе документов общеобразовательного
учреждения, конкретная номенклатура дел образовательного учреждения,
являющегося источником комплектования муниципального архива,
согласовывается с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве
Удмуртской Республики. Номенклатуры дел общеобразовательных
учреждений, не являющихся источниками комплектования муниципальных
архивов, согласовываются с ЭК (ЦЭК) управлений (отделами) образования и
утверждаются директором образовательного учреждения.
Конкретная номенклатура дел общеобразовательного учреждения
составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет
свое название и требует правильного заполнения. Форма индивидуальной
номенклатуры дел (приложение № 1) определена «Основными правилами
работы архивов организаций» (М.,2003) и имеет следующие графы:
Графа №1 «Порядковый номер» служит для суммарного учёта
количества дел, заведённых в делопроизводстве (составление этой графы
носит рекомендательной характер).
В графе №2 «Индекс дела» проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из цифрового
обозначения раздела номенклатуры дел общеобразовательного учреждения
и порядкового номера дела в пределах её раздела. Порядок индексирования
закрепляется в инструкции по делопроизводству. Индексы дел
обозначаются арабскими цифрами, группы цифр индекса разделяются
дефисом (тире).
Пример: 01-02, где 01 - обозначение раздела по номенклатуре дел, 02 порядковый номер дела внутри её раздела.
В графу №3 «Заголовки дел» включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен чётко и в обобщённой форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
8
Графа № 4 «Количество дел» заполняется по окончании календарного
года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если
количество документов с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком
хранения превышает 250 листов, то дело делят на тома (части) и сведения об
этом фиксируются в графе №4.
Графа 5 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указываются сроки
хранения дел со ссылкой на статьи ведомственного перечня или перечня
типовых управленческих документов. Название перечня документов,
использованного при определении сроков хранения документов, указывается
на первом листе индивидуальной номенклатуры дел. Решения ЭПК-ЭПМК
Комитета к срокам хранения дел проставляются также в графе «срок
хранения, номер статей по Перечню» (Решение ЭПМК Комитета от
30.03.2007 г. № 3 (п.9).
В том случае, если в типовом и ведомственном перечнях отсутствуют
отдельные категории документов, то сроки их хранения определяет
специалист, и представляет на согласование членам постоянно действующей
экспертной комиссии (ЭК) общеобразовательного учреждения, а затем в
установленном порядке информация об установлении сроков хранения
направляется на рассмотрение ЭПМК Комитета по делам архивов при
Правительстве Удмуртской Республики.
Графа 6 «Примечание». В течение года в этой графе делаются отметки:
- о переходящих делах;
(дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются
«переходящими», и их заголовки переносятся в номенклатуру дел
организации следующего года с тем же индексом);
- о передаче дел в архив;
- о передаче дел в другую организацию для продолжения и т.д.;
- об уничтожении дел;
- о переносе информации с традиционного носителя на электронный
делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа;
- вносятся все указания к статье соответствующего перечня,
относящиеся к той или иной статье.
В графе «Примечание» можно указать ФИО ответственного за ведение
дел.
Если в течение года в учреждении возникают новые документируемые
участки работы и непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в
конкретную номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе
индивидуальной номенклатуры дел оставляются 1-2 резервных номера.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января
года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например,
исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 г.,
начинается с 1 января 2009 г.
9
Дело должно содержать до 250 листов, не допускается формирование
в одно дело документов неисполненных, с различными сроками хранения,
более одного экземпляра, а также документов, содержание которых не
соответствует заголовку.
Конкретная номенклатура дел является основой для составления
описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным
учётным документом в делопроизводстве, а в архиве общеобразовательного
учреждения используется для учета дел временного (до 10 лет
включительно) хранения.
По окончании календарного года, на который была составлена
конкретная номенклатура дел, в конце её в итоговой записи ответственным
за делопроизводство лицом подводится итог количества отложившихся в
истекшем году дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного
сроков хранения, а также дел, переходящих на следующий год.
Источниками комплектования муниципальных архивов сведения о
заполненной итоговой записи к конкретной номенклатуре дел передают
ответственному за архив для составления паспорта архива, о чём в
номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица,
сделавшего отметку, и расшифровка его подписи. Форма итоговой записи
дана в (приложении № 2).
10
Примерная номенклатура дел
Муниципального
общеобразовательного учреждения в
Удмуртской Республике
Индекс
дел
Наименование дел
2
3
Срок
хранения
и№
статьи по
перечню
4
Примечан
ие
ДМН
ст. 1б ТУ
Относящиеся к
деятельности
образовательно
го учреждения
– Пост.
5
01. РУКОВОДСТВО И КОНТРОЛЬ
01-01
01-02
01-03
01-04
01-05
01-06
01-07
01-08
01-09
Нормативные
и
распорядительные
документы Министерства образования и
науки
РФ,
УР,
органов
местного
самоуправления, муниципальных органов
управления образованием по вопросам
основной деятельности
Приказы директора общеобразовательного
учреждения
муниципального
района,
городского округа по основной деятельности
(далее - образовательного учреждения)
Приказы
директора
образовательного
учреждения по личному составу учащихся
Пост.
ст. 6 а ТУ
75 лет
ЭПК
ст.6 б ТУ
Пост.
ст. 5 д ТУ
Пост.
ст. 8 а ТУ
Пост.
ст. 5 а ТУ
Пост.
ст. 5 ж ТУ
Пост.
ст. 5 а ТУ
Протоколы общих собраний трудового
коллектива образовательного учреждения
Протоколы заседаний общей конференции
образовательного учреждения
Протоколы заседаний Попечительского
совета образовательного учреждения
Протоколы общего родительского собрания
(комитета) образовательного учреждения
Протоколы заседаний Административного
совета образовательного учреждения и
документы к ним
Протоколы заседаний Совета профилактики
Пост.
образовательного учреждения и документы к ст. 317 ВП
ним
11
01-10
01-11
01-12
01-13
01-14
01-15
01-16
01-17
01-18
01-19
01-20
01-21
01-22
Протоколы
заседаний
Комиссии
по 5 лет ЭПК
разрешению споров между участниками ст. 58 ТУ
образовательного процесса
Протоколы совещаний при директоре
Пост.
образовательного учреждения
ст. 5 г ТУ
Устав образовательного учреждения
Пост. ст.
13 а ТУ
Учредительные документы образовательного
Пост.
учреждения
(учредительный
договор, ст. 14, 15,
свидетельства
о
государственной
21 ТУ
регистрации,
аккредитации
образовательного учреждения, лицензия,
структура управления образовательного
учреждения)
Положения,
инструкции,
методические
3 года
указания и рекомендации федеральных, ст.10 б ТУ
республиканских и муниципальных органов
управления образованием по организации
образовательного процесса
Положения о структурных подразделениях,
Пост.
коллегиальных, совещательных органах, ст. 16 ТУ
комиссиях в образовательном учреждении
Правила внутреннего трудового распорядка
1 год
образовательного учреждения
ст. 407 ТУ
Должностные
инструкции
сотрудников
Пост
образовательного учреждения
ст. 35 а ТУ
Программа
развития
образовательного
Пост.
учреждения
ст. 271 ВП
Программа
образовательного
процесса
Пост.
образовательного
учреждения ст. 271 ВП
(пояснительная записка, перечни, стандарты,
учебно-календарный
график,
план
внутришкольного контроля)
Рабочие программы учителей по предметам
5 лет ЭПК
Документы на право пользования и
Пост.
распоряжения имуществом (свидетельства ст. 57, 429
на
право
оперативного
управления
ТУ
имуществом, договоры на право пользования
помещениями и земельными участками)
Документы
проверок
образовательного
Пост.
учреждения
республиканским
и ст. 48 ТУ
муниципальным
органом
управления
После замены
новыми
После замены
новыми
Составляется с
периодичностью
3-5 лет
Составляется в
2-х экз. один
находится на
руках учителя
12
01-23
01-24
01-25
01-26
образования
(отчеты,
справки,
акты,
докладные записки)
Документы
о
совместной
работе 5 лет ЭПК
образовательного
учреждения
с
правоохранительными органами (решения,
планы, информации)
Документы об организации щадящего
1 год
режима сдачи экзаменов учащимися по
медицинским показаниям (выписки из
приказов, медицинские справки, заявления)
Документы об организации бесплатного
ДМН
питания
(справки,
ходатайства, акты
обследования жилищно-бытовых условий,
списки)
75 лет.
Документы о работе с опекаемыми детьми,
оставшимися
без
родителей
(акты, Протокол
заседания
информации, списки)
После
окончания
учебного
заведения
ЭПМК от
28.04.95
№3
01-27
01-28
01-29
01-30
01-31
01-32
Коллективный договор
Пост.
ст. 275 ТУ
Договоры
о
сотрудничестве
5 лет
образовательного учреждения и родителей ст. 375 ТУ
(законных представителей) обучающихся
Приемо – сдаточные акты при смене
Пост.
директора образовательного учреждения
ст. 36 а ТУ
Приемо – сдаточные акты при смене
5 лет
должностных ответственных и материально - ст. 36 б ТУ
ответственных
лиц
образовательного
учреждения
Переписка
с
республиканскими
и
Пост.
муниципальными органами управления
образования,
организациями
и Протокол
заседания
предприятиями по основной деятельности
ЭПК от
27.03.92№
2
Переписка с организациями по
административно – хозяйственным вопросам
5 лет ЭПК
Протокол
заседания
ЭПК от
27.03.92
После истечения
срока действия
договора
После смены
должностного,
материальноответственного
лица
13
№2
01-33
Письма, жалобы родителей по вопросам
образовательного процесса
5 лет ЭПК
ст. 56 б ТУ
01-34
Письма, жалобы, заявления сотрудников 5 лет ЭПК
образовательного учреждения и документы ст. 56 б ТУ
по их рассмотрению
01-35
01-46
Социальные дела детей-сирот и детей,
оставшихся без попечения родителей
(сведения, справки, информации)
Личные дела учащихся образовательного
учреждения
(характеристики,
справки,
заявления, медицинские справки)
Алфавитная книга записи учащихся в
образовательном учреждении
Книга учета выдачи медалей, бланков
аттестатов о среднем (полном) общем
образовании
Книга учета выдачи бланков аттестатов об
основном общем образовании
Книга учета выдачи похвальных листов и
похвальных грамот
Журнал регистрации приказов директора
образовательного учреждения по основной
деятельности
Журнал
регистрации
входящей
корреспонденции
Журнал
регистрации
исходящей
корреспонденции
Журнал регистрации писем, жалоб,
заявлений и предложений граждан
Журнал
учета
приема
посетителей
директором образовательного учреждения
Журнал регистрации телефонограмм
01-47
Журнал учета выдачи билетов школьника
01-36
01-37
01-38
01-39
01-40
01-41
01-42
01-43
01-44
01-45
Творческого
характера,
содержащие
сведения
серъезных
нарушенияхПост.
Творческого
характера,
содержащие
сведения о
серъезных
нарушенияхПост.
о
10 лет
ст. 419 ВП
После
окончания или
выбытия
3 года
ст. 330 ВП
После
окончания или
выбытия
50 лет
ст. 329 ВП
50 лет
ст. 319,
322 ВП
50 лет
ст. 323 ВП
50 лет
ст. 320 ВП
Пост.
ст. 72 а ТУ
Хранится в
образовательно
м учреждении
3 года
ст. 72 б ТУ
3 года
ст. 72 б ТУ
5 лет
ст. 72 в ТУ
3 года
ст. 75 а ТУ
3 года
ст. 72 г ТУ
3 года
ст. 75 в ТУ
После окончания
журнала
14
Делопроизводство и архив
01-50
Протоколы заседаний ЭК и документы к ним
Пост.
ст.5в
ТУ
01-51
Выписки из протоколов ЦЭК Министерства
образования и науки УР
01-52
Положение об архиве
ДМН
ст.5а
ТУ
Пост.
ст.16
ТУ
01-53
Положение об экспертной комиссии (ЭК)
01-54
Примерная инструкция по делопроизводству
в образовательном учреждении
Документы учета выдачи дел во временное
пользование (акты, требования, заявки)
01-55
На постоянное
хранение не
передаются.
Хранится в
отделе до его
ликвидации
На постоянное
хранение не
передаются.
Хранится в
отделе до его
ликвидации
Пост.
ст.16
ТУ
ДЗН
3 года
ст.77
ТУ
Пост.
ст.74а
ТУ
01-56
Описи дел постоянного хранения
(утвержденные)
01-57
Описи дел временного хранения
01-58
Дело фонда (исторические справки, паспорта
ведомственного архива, акты проверок
наличия и состояния дел, приема-передачи
дел, уничтожения документов)
01-59
Журнал выдачи дел во временное
пользование
3 года
ст.75д
ТУ
01-60
Номенклатура дел образовательного
учреждения
Пост.
ст.67а
ТУ
3 года
ст.74б
ТУ
Пост.
ст.66а, 73
ТУ
После возврата
документов
Неутвержденн
ые – ДМН.
На постоянное
хранение не
передаются.
Хранятся в
отделе до его
ликвидации
После
уничтожения
дел
На постоянное
хранение не
передается.
Хранится в
отделе до его
ликвидации
15
02. Учебно – воспитательная деятельность
02-01
02-02
02-03
02-04
02-05
02-06
02-07
02-08
02-09
02-10
02-11
02-12
02-13
02-14
Протоколы
заседаний
педагогического
совета образовательного учреждения
Протоколы заседаний с педагогами при
заместителе директора образовательного
учреждения
Протоколы заседаний экзаменационных
комиссий образовательного учреждения
Программы работы кружков и секций
образовательного учреждения
Социально – педагогический паспорт
образовательного учреждения
Пост.
ст. 267 ВП
5 лет ЭПК
ст. 5 е ТУ
75 лет
ст. 326 ВП
Пост.
ст. 379 ВП
Пост.
ст. 39 ТУ
Годовой план работы образовательного
Пост.
учреждения
ст. 90 а ТУ
Годовой отчет о работе образовательного
Пост.
учреждения на конец учебного года
ст. 198 б
ТУ
Годовые статистические сведения о дневном
Пост.
общеобразовательном учреждении (ф. ОШ –
ст. 199 б
1)
ТУ
Годовые статистические сведения о
Пост.
вечернем (сменном) общеобразовательном
ст. 199 б
учреждении (ф. ОШ – 5)
ТУ
Годовые статистические сведения об
Пост.
образовательном учреждении для детей
ст. 199 б
сирот и детей, оставшихся без попечения
ТУ
родителей (ф. 1-ОД)
Годовые статистические сведения об
Пост.
учреждении дополнительного образования
ст. 199 б
детей (ф. 1-ДО)
ТУ
Годовые статистические сведения о
Пост.
допрофессиональной и профессиональной
ст. 199 б
подготовке обучающихся 8-11 (12) классов в
ТУ
дневном общеобразовательном учреждении
(ф. ОШ-9)
Годовые статистические сведения о
Пост.
профильном обучении в дневных
ст. 199 б
общеобразовательных учреждениях
ТУ
(ф. ПРОФО)
Годовой статистический отчет о
Пост.
16
02-15
02-16
численности детей и подростков в возрасте
ст. 199 б
7-18 лет, не обучающихся в образовательных
ТУ
учреждениях (ф. 1-НД)
Еженедельные (месячные) отчеты в органы
1 год
управления образованием о посещаемости ст. 199 д
учебных занятий
ТУ
Анализ учебно-воспитательного процесса по
Пост.
четвертям
ст. 316 ВП
02-17
Анализ полугодовых и годовых контрольных 5 лет ЭПК
работ
ст. 40 ТУ
02-18
Документы по медико – психолого –
3 г.
педагогическому обследованию учащихся ст.432 ВП
классов
компенсирующего
обучения
(протоколы
комиссии,
заявления,
медицинские
справки,
характеристики,
рабочие тетради, переписка, информации)
Документы
по
учебной
работе
5 лет
образовательного учреждения (графики
инспектирования
контрольных
работ,
аналитические справки)
Документы по проведению итоговой
Пост.
аттестации учащихся 11 классов в форме ст. 42 ТУ
Единого
государственного
экзамена
(приказы, план подготовки, положения,
инструкции, протоколы, анализ, переписка,
списки
учащихся,
общественных
наблюдателей)
Документы
о
проведении
итоговой 5 лет ЭПК
аттестации учащихся 9 классов (положение, протокол
анализы, информации, письма)
заседания
ЭПК от
05.06. 1996
№5
Документы об организации работы органов
Пост.
ученического самоуправления (протоколы, ст. 39 ТУ
планы, сведения)
Документы о работе классов с обучением по
Пост.
экспериментальным программам (приказы, ст. 311 ВП
сведения, итоги и др.)
Документы о предоставлении платных 5 лет ЭПК
образовательных услуг (копия прика, ст. 40 ТУ
02-19
02-20
02-21
02-22
02-23
02-24
Может
формироваться в
документах
методического
объединения
17
справки, договоры, расписания занятий)
02-25
02-26
02-27
02-28
02-29
02-30
02-31
02-32
02-33
02-34
02-35
02-36
Документы о проведении предметных
недель, олимпиад, конференций среди
учащихся (копии приказов, планы, справки,
вызовы, итоги и др.)
Документы об организации трудового и
производственного
обучения
(планы,
сведения, итоги и др.)
Документы об организации фестивалей,
смотров – конкурсов самодеятельного и
технического творчества (выписки из
приказов, программы, сметы, заявления,
переписка)
Документы о проведении общешкольных
внеклассных мероприятий (выписки из
приказов, планы, справки, итоги и др. )
Документы об организации труда и отдыха
учащихся в каникулы (планы, справки,
сведения, информации)
Документы о работе спортивных лагерей
(планы, информации, списки учащихся)
Документы об участии в спортивно –
массовых
мероприятиях
(календарные
планы, справки, отчеты, информации,
переписка)
Документы об организации обучения на
дому,
экстерната
(учебные
планы,
программы,
расписание,
заявления,
медицинские справки др.)
Документы об истории образовательного
учреждения
(фотоальбомы,
летопись,
исторические справки и статьи)
Методические разработки по предметам
Пост.
ст. 383 ВП
Пост.
ст. 334 ВП
Пост.
ст. 383 ВП
На каждое
мероприятиеотдельное дело
Пост.
ст. 383 ВП
На каждое
мероприятиеотдельное дело
5 лет
3 года
ст. 392 ВП
3 года
ст. 352 ВП
5 лет
ст. 310 ВП
Пост.
ст. 47 ТУ
Пост.
Расписание
уроков,
факультативных
1 год
занятий, кружков и секций
ст. 380 ТУ
Экзаменационные
письменные
работы 5 лет ЭПК
учащихся 9 классов
Протокол
ЭПМК
Комитета
по делам
архивов от
На каждое
мероприятиеотдельное дело
18
02-37
Классные журналы
02-38
Экзаменационные билеты
02-39
02-40
02-41
02-42
02-43
05.07.96
5 лет
ст. 331 ВП
5 лет
ст. 504 ВП
Журнал учета пропущенных и замещенных
5 лет
уроков
ст. 337 ВП
Журнал учета работы группы продленного
5 лет
дня
ст. 333 ВП
Журнал записи факультативных занятий
5 лет
ст. 332 ВП
Журнал учета кружковой работы
5 лет
Журнал учета устройства учащихся после
1 год
окончания 9 – 11 классов в учебные
заведения или на работу
02-44
Журнал учета индивидуальных занятий с
детьми, обучающимися на дому по
состоянию здоровья
02-45
Журнал записи учета внутришкольного 5 лет ЭПК
инспектирования
ст. 52 ТУ
Журнал выдачи пропусков учащимся 11
1 год
классов на единый государственный экзамен
(ЕГЭ)
Журнал учета успеваемости учащихся
1 год
дополнительного образования
ст. 377 ТУ
Журнал учета выдачи свидетельств по
3 года
итогам единого государственного экзамена
02-46
02-47
02-48
1 год
3. Научно- методическая деятельность
03-01
03- 02
03-03
Протоколы
заседаний
научно
–
методического Совета образовательного
учреждения и документы к ним (доклады,
справки, методические разработки)
Протоколы
заседаний
школьных
методических объединений и документы к
ним
(доклады,
справки,
анализы
контрольных работ)
Годовой
план
работы
методических
объединений образовательного учреждения
Пост.
ст. 265
ВП
Пост.
ст. 265
ВП
Пост.
ст. 90 а
ТУ
Изъятые
сводные
ведомости – 25
лет
19
03-04
03-05
03-06
Годовой
отчет работы
методических Пост.
объединений образовательного учреждения
ст. 198 б
ТУ
Документы о внедрении новых методов Пост.
обучения
(методические
разработки, ст. 276,
доклады, заключения, справки)
309 ВП
Документы об опросах детей, родителей и
5 лет
населения об отношении к различным
ЭПК
вопросам деятельности образовательного
учреждения (анкеты, анализы и др.)
04. Кадры
04-01
04-02
04-03
04-04
04-05
04-06
04-07
Приказы
директора
образовательного
учреждения
по
личному
составу
сотрудников
(прием,
перемещение,
увольнение, поощрение, премирование,
оплата труда, аттестация)
Приказы
директора
образовательного
учреждения
по
личному
составу
сотрудников (о предоставлении отпусков,
назначении
дежурных,
командировках,
взысканиях)
План комплектования образовательного
учреждения педагогическими кадрами на
новый учебный год
Годовой отчет по аттестации педагогических
и
руководящих
работников
образовательного учреждения
Годовой
статистический
отчет
о
численности и составе педагогических
работников образовательных учреждений
(ф. 83 – РИК)
Документы об аттестации педагогических
работников образовательного учреждения
(копии приказов, заявления на аттестацию,
графики прохождения аттестации,
повышения квалификации)
Документы о представлении к награждению
сотрудников образовательного учреждения
государственными
и
ведомственными
наградами,
присуждению
премий,
присвоению почетных званий (ходатайства,
75 лет
ст. 6 б
ТУ
Ведутся отдельно
от приказов по
личному составу
учащихся
5 лет
ст. 6 б
ТУ
3 года
ст. 242
ТУ
5 лет
Пост.
ст. 199 б
ТУ
5 лет
ст. 361,
364, 366
ТУ
Постоян
но
решение
Протоко
л ЭПМК
Могут храниться в
составе личных дел
20
04-08
характеристики, автобиографии, выписки из
от
решений, постановлений)
20.08.19
96 № 7
Документы, не вошедшие в состав личных
5 лет
дел (заявления, справки, докладные и ст. 343
объяснительные записки и др.)
ТУ
04-09
Трудовые
договоры
(контракты)
с
сотрудниками образовательного учреждения
04-10
Переписка с медицинской страховой
компанией о прибывших и выбывших
застрахованных
сотрудниках
образовательного учреждения
Списки прикрепленных к ведомственным
поликлиникам
сотрудников
образовательного учреждения
Тарификационные
списки
сотрудников
образовательного учреждения
04-11
04-12
04-13
04-14
04-15
04-16
04-17
04-18
04-19
75 лет
ст. 338
ТУ
5 лет
ст. 41
ТУ
В составе личных
дел
ДЗН
25 лет
ст. 288
ТУ
Личные дела работников образовательного 75 лет
учреждения
ЭПК ст.
337 б
ТУ
Графики отпусков
1 год
ст. 281
ТУ
Трудовые книжки
До
востреб
ования
ст. 342
ТУ
Личные медицинские книжки сотрудников
ДЗН
образовательного учреждения
Личные карточки ф. Т-2 сотрудников 75 лет
образовательного учреждения
ЭПК ст.
339 ТУ
Книга учета движения трудовых книжек и 50 лет
вкладышей к ним
ст. 358 е
ТУ
Журнал регистрации приказов директора Пост.
образовательного учреждения по личному ст. 72 а
составу сотрудников
ТУ
Не
востребованные –
не менее 50 лет
Хранится в
образовательном
мучреждении
21
04-20
Книга
учета
личного
образовательного учреждения
04-21
Журнал учета выдачи личных медицинских
книжек
сотрудникам
образовательного
учреждения
Журнал
регистрации
листков
нетрудоспособности
04-22
04-23
состава
Журнал учета ознакомления сотрудников
образовательного учреждения с записями в
трудовых книжках
75 лет
ст. 358 а
ТУ
3 года
ст. 72 б
ВПЗ
5 лет
ст.476
ТУ
3 года
ст. 72 б
ТУ
5. Охрана труда
05-01
05-02
05-03
05-04
05-05
05-06
05-07
05-08
05-09
Нормативные
и
распорядительные
документы Министерства образования и
науки РФ и УР, муниципальных органов
управления образованием по вопросам
охраны труда
Протоколы заседания комиссии по охране
труда
Правила,
положения,
должностные
инструкции по охране труда
Программы вводного инструктажа по охране
труда, вводного инструктажа на рабочем
месте
Годовой план мероприятий по улучшению
условий
и
охране
труда,
здоровья
сотрудников и учащихся
Годовой
план
мероприятий
по
предупреждению детского дорожного –
транспортного травматизма
Годовые отчеты (справки) о выполнении
плана мероприятий по улучшению условий
труда
Годовой статистический отчет о несчастных
случаях с учащимися (воспитанниками) во
время учебно-воспитательного процесса
(ф. № 7-травматизм)
Годовой статистический отчет о несчастных
ДМН
ст. 1 б
ТУ
5 лет
ЭПК
Пост.
ст. 35
ТУ
5 лет
ст. 314
ТУ
Пост.
ст. 296
ТУ
5 лет
ЭПК
ст. 300
ТУ
Пост
ст. 198 б
ТУ
Пост.
ст. 198 б
ТУ
Пост.
Относящиеся
к
деятельности
образовательного
учреждения
–
Пост.
22
случаях с сотрудниками во время учебновоспитательного процесса (ф. № 7травматизм)
Документы комиссии по аттестации рабочих
мест (планы, акты, карты аттестации
рабочих мест, сертификаты и др.)
Документы об обучении сотрудников
технике
безопасности
(программы,
инструкции, вопросы, графики и переписка)
Документы о проверках по охране труда
органами
управления
образования
и
документы об их выполнении (акты,
справки)
Акты о несчастных случаях с сотрудниками
образовательного учреждения (Ф. Н – 1) и
документы по их рассмотрению
ст. 198 б
ТУ
05-14
Акты о несчастных случаях с учащимися
образовательного учреждения (ф. Н – 2) и
документы по их рассмотрению
45 лет
ЭПК
ст. 322а
ТУ
05-15
Удостоверения руководителей, учителей
физики, химии, информатики, прошедших
обучение по охране труда
Журнал учета инструкций по охране труда
ДЗН
ст. 314
ТУ
3 года
ст. 72 б
ТУ
10 лет
ст. 316 б
ТУ
10 лет
ст. 316 б
ТУ
05-10
05-11
05-12
05-13
05-16
05-17
Журналы учета вводного инструктажа по
технике безопасности
05-18
Журнал инструктажа учащихся по технике
безопасности
при
организации
производственного труда и проведении
внеплановых и внешкольных мероприятий
Журнал регистрации несчастных случаев с
сотрудниками образовательного учреждения
05-19
05-20
Журнал регистрации несчастных случаев с
учащимися
5 лет
ЭПК ст.
332 ТУ
5 лет
ст. 314
ТУ
5 лет
ЭПК ст.
295 ТУ
45 лет
ЭПК
ст. 322а
ТУ
Пост.
ст. 320
ТУ
Пост.
ст. 320
ТУ
Связанные с крупным
материальным
ущербом и человеческими жертвами
- постоянно
Связанные с крупным
материальным
ущербом и человеческими жертвами
- постоянно
23
6. Деятельность образовательного учреждения по усилению безопасности и
вопросам гражданской обороны (ГО) и предупреждению чрезвычайных
ситуаций (ЧС)
06-01
Нормативнометодические
документы
Министерства образования и науки РФ, УР,
органов
управления
образованием
муниципального района, городского округа
по вопросам ГО и ЧС (инструкции, памятки,
методические пособия)
ДМН
06-02
Инструкция по пожарной безопасности в
образовательном учреждении
06-03
Годовой
план
мероприятий
по
противопожарной
безопасности
образовательного учреждения
Планы-схемы
эвакуации
людей
и
материальных
ценностей
в
случае
чрезвычайных ситуаций
Пост.
ст.10а
ТУ
3 года
ст. 460
ТУ
ДЗН
ст.309
ТУ
06-04
06-05
Документы об организации общей и
противопожарной охраны образовательного
учреждения (планы, докладные записки,
отчеты,
акты,
справки,
заключения,
переписка)
5 лет
ЭПК
ст.459
ТУ
06-06
Документы об организации работы по ГО и
ЧС (планы, отчеты, акты, справки, списки,
переписка)
06-07
Документы об обследовании охраны и
противопожарного
состояния
образовательного
учреждения
(акты,
справки, планы, отчеты, сводки, сведения,
переписка)
5 лет
ЭПК
ст.464
ТУ
3 года
ст.460
ТУ
06-08
Документы по оперативным вопросам 1 год
охраны
образовательного
учреждения ст.472
(графики дежурств, проведения массовых ТУ
мероприятий, работы охраны, списки
дежурных, заявления о замене дней
24
06-09
06-10
дежурств и др.)
Акты проверки состояния и обработки
деревянных
конструкций
чердачного
помещения
огнезащитным
составом,
технического обслуживания и проверки
внутренних пожарных кранов
Книга учета опечатывания и сдачи ключей
от помещений и зданий образовательного
учреждения
06-11
Журнал учета инструктажа по пожарной
безопасности
06-12
Журнал
приема
первичных
пожаротушения
Журнал приема-сдачи дежурств
средств
Карточки
регистрации
индивидуальных
средств
сотрудникам и учащимся
выдачи
защиты
06-13
06-14
3 года
ст. 460
ТУ
1 год
ст.471
ТУ
10 лет.
ст.316б
ТУ
3 года
После
завершения
1 год
ст.471
ТУ
ДМН
7. Бухгалтерский учет и отчетность
07-01
07-02
Положения, инструкции и методические
указания федеральных, республиканских
органов
государственной
власти
по
бухгалтерскому учёту и отчётности
Штатное
расписание
образовательного
учреждения
Утверждённый
учреждения
07-04
Сметы
расходов
по
бюджету
и
административно-хозяйственным расходам
образовательного учреждения и расчёты к
ним
Годовой
бухгалтерский
отчёт Пост.
образовательного
учреждения
об ст.135 б
исполнении бюджета с приложениями
ТУ
Квартальные
бухгалтерские
отчёты
5 лет
07-06
образовательного
После замены
новыми
Пост.
ст.32 а
ТУ
Пост.
ст.105 б
ТУ
Пост.
ст.112 а
ТУ
07-03
07-05
бюджет
3 года
ст.10 б
ТУ
При отсутствии
годовых -
25
07-07
07-08
07-09
07-10
07-11
07-12
образовательного
учреждения
об
исполнении бюджета с приложениями
Ежемесячные
бухгалтерские
отчёты
образовательного
учреждения
об
исполнении бюджета с приложениями
Годовые
статистические
сведения
образовательного
учреждения
о
численности, заработной плате и движении
работников (ф.№ П-4)
Месячные
статистические
сведения
образовательного
учреждения
о
численности, заработной плате и движении
работников (ф.№ П-4)
Годовая
декларация
образовательного
учреждения по единому социальному налогу
ст.135 в
ТУ
1 год
ст.135 г
ТУ
Пост.
ст.199 б
ТУ
постоянно
1 год
ст.199 д
ТУ
При отсутствии
годовых постоянно
Пост.
ст.170 а
ТУ
Квартальные декларации по единому
5 лет
образовательного учреждения социальному ст.170 б
налогу
ТУ
Квартальный расчёт авансовых платежей по
5 лет
единому
социальному
налогу
для
налогоплательщиков,
производящим
выплаты физическим лицам
07-13
Квартальный расчёт авансовых платежей по
страховым
взносам
на
обязательное
пенсионное
страхование
для
лиц,
производящим выплаты физическим лицам
5 лет
07-14
Квартальные
расчётные
ведомости
образовательного учреждения по средствам
фонда социального страхования Российской
Федерации
5 лет
07-15
Индивидуальные сведения о страховом 75 лет
стаже, заработке (вознаграждении), доходе и Решение
начисленных взносах застрахованных лиц
ЭПМК
от
31.10.20
00 №9
Индивидуальные карточки учёта сумм 75 лет
07-16
При отсутствии
годовых,
квартальных постоянно
Могут
формироваться с
годовым
бухгалтерским
отчётом
При отсутствии
годовых постоянно
С нарастающим
итогом за 4
квартал –
постоянно.
Годовые,
полугодовые,
месячные – не
составляются
С нарастающим
итогом за 4
квартал –
постоянно.
Годовые,
полугодовые,
месячные – не
составляются
С нарастающим
итогом за 4
квартал –
постоянно.
Годовые,
полугодовые,
месячные – не
составляются
На бумажном и
электронном
носителях
На бумажном и
26
07-17
07-18
07-19
07-20
07-21
07-22
07-23
07-24
начисленных
выплат
и
иных Решение
вознаграждений, сумм единого социального ЭПМК
налога, страховых взносов на обязательное
от
пенсионное страхование
25.11.20
05 №10
Справки о доходах физических лиц, 75 лет
осуществляющих работу по трудовому Решение
договору, соглашению или договору подряда ЭПМК
(ф. 2-НДФЛ)
от
30.10.19
98 № 9
Реестр сведений о доходах физических лиц
75 лет
Решение
ЭПМК
от
30.10.19
98 № 9
Налоговые карточки по учёту доходов и
5 лет
налога на доходы сотрудников
ст.193 м
ТУ
Бухгалтерские документы мемориального
5 лет
порядка (кассовые, банковские документы, ст.150
извещения банков и платёжные требования,
ТУ
выписки банков, акты о приёме, сдаче и
списании
имущества
и
материалов,
авансовые отчёты и др.)
Документы о выплате пособий, листков
5 лет
нетрудоспособности по государственному ст.161
социальному страхованию (копии отчётов,
ТУ
заявления, списки работников, справки,
выписки из протоколов, заключения)
Документы о переоценке основных фондов, Пост.
определении износа основных средств, ст.166
оценке стоимости имущества (протоколы,
ТУ
акты, расчёты, заключения)
Инвентарные карточки учёта основных
5 лет
средств (ф. 0504031)
ст.193 в
ТУ
Документы об оплате учебных отпусков
ДМН
(заявления, решения, справки, переписка)
ст.165
электронном
носителях
При условии
завершения
проверки
(ревизии).В случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных и
судебных дел –
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения
Могут
формироваться на
электронных
носителях
Не менее 5 лет
27
07-25
Документы об инвентаризации основных
средств, имущества, зданий, сооружений,
товарно-материальных
ценностей
(протоколы, акты, ведомости)
07-26
Исполнительные листы
07-27
Ведомости начисления и выдачи заработной
платы
сотрудникам
образовательного
учреждения
07-28
Лицевые
счета
образовательного учреждения
07-29
Акты документальных ревизий финансовохозяйственной
деятельности
образовательного учреждения
07-30
07-31
Акты приёма-передачи основных средств
Журнал
регистрации
бюджетных
обязательств (ф. 0504064)
сотрудников
ТУ
5 лет
ст.192
ТУ
ДМН
ст.162
ТУ
5 лет
ст.155
ТУ
75 лет
ЭПК
ст.153
ТУ
5 лет
ст.145
ТУ
Пост.
5 лет
При условии
завершения
проверки
(ревизии).В случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных и
судебных дел –
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения
Не менее 5 лет
При отсутствии
лицевых счетов75 лет.
При условии
завершения
проверки
(ревизии).В случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных и
судебных дел –
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения
На бумажном и
электронном
носителях
При условии
завершения
проверки
(ревизии).В случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных и
судебных дел –
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения
При условии
завершения
проверки
(ревизии).В случае
возникновения
споров,
28
07-32
Карточки учёта лимитов
обязательств (ф. 0504062)
бюджетных
5 лет
07-33
Главная книга (ф. 050472)
5 лет
ст.148
ТУ
07-34
Кассовая книга (ф. 0504514)
5 лет
ст.148
ТУ
07-35
Многографные карточки (ф. 0504054)
5 лет
ст.148
ТУ
разногласий,
следственных и
судебных дел –
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения
При условии
завершения
проверки
(ревизии).В случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных и
судебных дел –
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения
При условии
завершения
проверки
(ревизии).В случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных и
судебных дел –
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения.
На бумажном и
электронном
носителям.
При условии
завершения
проверки
(ревизии).В случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных и
судебных дел –
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения
На бумажном и
электронном
носителях.
При условии
завершения
проверки
(ревизии).В случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных и
судебных дел –
29
07-36
Журнал регистрации приходно-расходных
5 лет
ордеров (ф. 0310003)
ст. 193 д
ТУ
07-37
Реестр платежных поручений
5 лет
ст.193 д,
п ТУ
07-38
Реестр регистрации авансовых отчётов
07-39
Журнал операций
5 лет
ст.193 д
ТУ
5 лет
ст.148
ТУ
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения
При условии
завершения
проверки
(ревизии).В случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных и
судебных дел –
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения.
На бумажном и
электронном
носителях.
При условии
завершения
проверки
(ревизии).В случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных и
судебных дел –
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения
При условии
завершения
проверки
(ревизии).В случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных и
судебных дел –
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения
30
07-40
Реестр учета путевых листов
5 лет
ст.193
«и» ТУ
07-41
Реестр учета доверенностей
5 лет
ст.193 п
ТУ
07-42
Опись инвентарных карточек по учёту
основных средств
Оборотные ведомости
(ф. 0504035)
10 лет
5 лет
ст.168
ТУ
При условии
завершения
проверки
(ревизии). .В
случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных и
судебных дел –
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения
07-44
Корешки банковских чековых книжек
5 лет
ст.150
ТУ
07-45
Договоры,
5 лет
При условии
завершения
проверки
(ревизии).В случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных и
судебных дел –
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения
После истечения
срока действия до-
07-43
соглашения
(хозяйственные,
При условии
завершения
проверки
(ревизии).В случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных и
судебных дел –
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения
При условии
завершения
проверки
(ревизии).В случае
возникновения
споров,
разногласий,
следственных и
судебных дел –
сохраняются до
вынесения
окончательного
решения
31
кредитные, операционные)
07-46
Договоры о материальной ответственности
07-47
Акты сверки взаимных расчётов
Переписка с финансовыми органами о
текущих бюджетных операциях
Табель учета использованного рабочего
времени (ф. 0504421)
07-48
07-49
ЭПК
ст. 186
ТУ
5 лет
ст.189
ТУ
говора,
соглашения
После увольнения
материально
ответственного
лица
5 лет
ДМН
1 год
ст.281
ТУ
08. Хозяйственная часть
08-01
Приказы Министерства образования и науки
УР, муниципальных органов управления
образованием
по административно
–
хозяйственным вопросам
ДМН
ст. 6 в
ТУ
08-02
Анализ материально – технической базы
образовательного учреждения
5 лет
ст. 394
ТУ
08-03
Документы по контролю за материально5 лет
технической
базой
образовательного ЭПК ст.
учреждения (планы, итоги смотра учебных 40 ТУ
кабинетов
комиссией
образовательного
учреждения, паспорта кабинетов)
Проектная
документация
на
До
эксплуатируемое здание образовательного сноса
учреждения с исполнительными схемами и здания,
изменениями к ним
сооруже
ния
Ст.462
НТП
Договоры
подряда
на
выполнение
5 лет
ремонтных
работ
со
строительными ст. 1037
организациями и документы к ним
НТП
(заключения, справки, отчеты)
Акт Государственной комиссии о приеме в
ДМН
эксплуатацию образовательного учреждения Ст. 972
08-04
08-05
08-06
После истечения
срока договора
32
НТП
3 года
ст. 339
ВП
10 лет
ЭПК
Ст. 1405
НТП
5 лет
ЭПК
ст. 332
ТУ
08-07
Акты проверки готовности образовательного
учреждения к новому учебному году
08-08
Акты
испытания
учебного,
производственного
оборудования,
электрических установок, вентиляционных
систем, гидравлических испытаний
Акты – разрешения на эксплуатацию
учебных
кабинетов,
мастерских,
производственных помещений, ввода в
эксплуатацию оборудования в учебных
мастерских и лабораториях
Акты весенних и осенних осмотров здания,
5 лет
проверки
электрических
установок, ст. 1029
промывки, продувки и опрессовывания
НТП
тепловой системы здания
Акты приемки скрытых работ
5 лет
ст. 1029
НТП
Перечень видов работ, выполняемых в
5 лет
порядке
текущей
эксплуатации
электроустановок
08-09
08-10
08-11
08-12
08-13
08-14
08-15
08-16
План образовательного учреждения с
До
нанесенными сооружениями, инженерными замены
коммуникациями
инженер
ных
сетей
ст. 431
НТП
Технический паспорт здания
До
ликвида
ции
организа
ции ст.
984
НТП
Паспорт материально – технического Пост.
обеспечения образовательного процесса
ст. 39
ТУ
Паспорта на учебные мастерские, кабинеты
До
ликвида
После окончания
работ
После окончания
работ
33
08-17
08-18
08-19
ции
организа
ции
ст. 984
НТП
Технические паспорта на оборудование и
5 лет
приборы
ЭПК ст.
430 ТУ
График
плановопредупредительного
1 год
ремонта оборудования
Ст. 1024
НТП
Ведомость оперативного учета движения
5 лет
малоценных и быстроизнашивающихся
ст. 193 з
предметов
ТУ
08-20
Оперативные журналы для структурных
подразделений
(электрик,
плотник,
сантехник)
08-21
Журнал записи технической эксплуатации 10 лет
здания образовательного учреждения
ст. 316 а
ТУ
Журнал учета проверки и испытания
3 года
электроинструмента и вспомогательного
ст. 1409
оборудования
НТП
08-22
08-23
08-24
08-25
08-26
08-27
После списания
оборудования
После проведения
ремонта
После списания
оборудования
ДМН
ст. 92
ТУ
Журнал регистрации выполненных планово- 10 лет
предупредительных ремонтов
ст. 316 а
ТУ
Журнал регистрации результатов испытаний 10 лет
спортивного оборудования и инвентаря
ЭПК
Ст. 1405
НТП
Журнал осмотра и ремонта санитарно- 3 года
технического оборудования здания
ст. 1409
НТП
Журнал регистрации предписаний органов 3 года
государственного надзора с отметками об их
выполнении
Журнал учета люминисцентных ламп, их
3 года
хранения и сдачи в утилизацию
После окончания
После окончания
34
9. Медицинская часть
09-01
Единовременные сведения о заболеваемости
учащихся
09-02
Документы о периодических медицинских
осмотрах учащихся (планы, справки, списки,
графики, переписка)
Документы о получении и расходовании
медикаментов (акты, требования, переписка)
09-03
09-04
09-05
Акты проверки температурного режима в
помещениях образовательного учебного
учреждения
Медицинские амбулаторные карты учащихся
(ф. 026/у-2000)
09-06
Карта диспансерного наблюдения (ф.30-3-у)
09-07
Карта профилактических прививок (ф. 063-у)
09-08
Журнал записи проверок санитарно –
гигиенических
условий
общеобразовательной школы и столовой
Журнал
учета
бактериологических
препаратов
09-09
09-10
Журнал учета спирта
09-11
Журнал учета профилактических прививок
09-12
Журнал учета инфекционных заболеваний
(ф. 060 у)
Журнал регистрации амбулаторных больных
(ф. 074 у)
09-13
5лет
ст. 225
ВПЗ
3 года
ст. 473
ВПЗ
5 лет
ст.
395,403
ТУ
3 года
10 лет
ст. 400
ВПЗ
5 лет
ст. 270
ВПЗ
5 лет
ст. 403
ВПЗ
3 года
ст. 472
ВПЗ
5 лет
ст. 399
ТУ
5 лет
ст. 551
ВПЗ
3 года
ст. 277
ВПЗ
3 года
5
ст.286
ВПЗ
После выбытия
35
09-14
09-15
09-16
09-17
09-18
Журнал
учета
санитарно
–
профилактической работы
(ф. 038-у)
Санитарный журнал
Журнал учета травматизма
Журнал учета заболеваемости
Журнал записи ежедневного осмотра
работников пищеблока
09-19
Журнал хронометража уроков физкультуры
09-20
Журнал регистрации физкультурных групп
учащихся
5 лет
ЭПК
3 года
3 года
3 года
3 года
ст. 479
ВПЗ
3 года
После окончания
3 года
После окончания
После окончания
После окончания
После окончания
После окончания
10. Библиотека
10-01
10-02
10-03
10-04
10-05
Документы об организации работы по Пост.
комплектованию
книжных
фондов ст.307,
библиотеки, музея (планы, разнарядки, 308 ВП
договоры, акты на приобретение книг у
частных лиц)
Документы о проведении инвентаризаций Пост. ст.
библиотеки
(акты
проверок,
справки, 192, 246
информации, докладные и объяснительные
ТУ
записки)
проверки
Акты списания литературы и периодических 10 лет После
библиотечного
изданий
ст.246 ТУ фонда
Акты на литературу, утерянную читателями и 3 года
принятую взамен утерянной
На
Инвентарная книга учета библиотечного
До
государственное,
фонда
ликвидац муниципальное
хранение
не
ии
передается,
библиоте хранится
в
ки
организации.
ст.247 ТУ Передаются при
ликвидации музея
10-06
Книга
фонда
суммарного
учета
библиотечного
10-07
Картотека формуляров читателей
До
ликвидац
ии
библиоте
ки
ст.247 ТУ
До
-//-
-//-
36
10-08
ликвидац
ии
библиоте
ки
ст.247 ТУ
На
Алфавитный и систематический каталоги
До
государственное,
книг библиотечного фонда и периодических ликвидац муниципальное
хранение
изданий
ии
при
библиоте передаются
ликвидации музея
ки ст.247
ТУ
11. Музей
11-01
Протоколы заседаний совета музея
11-02
Годовой план работы музея
11-03
11-04
Годовые планы работы поисковых групп
Годовой отчет о работе музея
11-05
Документы об участии руководителя музея в
российских, республиканских совещаниях,
конференциях и семинарах (доклады,
программы, фотографии)
Документы по организации выставок,
экспозиций
по
фонду
музея
(экспозиционные планы, тексты и др. )
Акты приема – передачи музейных
предметов на постоянное хранение
11-06
11-07
Пост.
ст.5в
ТУ
Пост.
ст.90а
ТУ
Пост.
Пост.
114б
ТУ
Пост.
Ст.8а,
212
ТУ
Пост.
Пост.
11-08
Акты приема – передачи музейных
предметов на временное хранение
Пост.
11-09
Карточки описания музейных предметов
Пост.
После смены
материальноответственного
лица
После смены
материальноответственного
лица
На
государственное,
муниципальное
хранение не
передаются,
хранятся в
организации.
Передаются при
37
ликвидации музея
11-10
11-11
11-12
Переписка с учреждениями, организациями, Пост.
гражданами по вопросам комплектования Протоко
музея, организации выставок
л ЭПМК
от
27.03.92
№2
Паспорт школьного музея
Пост.
ст.196
ВП
Журнал регистрации заявок на проведение 3 года
экскурсий и лекций
11-13
Книга учета поступлений музея
Пост.
11-14
Книга отзывов посетителей
Пост.
ст.260
ВП
Начальник организационноаналитического отдела Комитета
по делам архивов при
Правительстве УР
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК
Министерства образования
и науки УР
от 12.02.2009 № 1
В составе фонда
ОУ
Перечень со
сроками хранения
Главного
архивного
управления при
Совете Министров
СССР и
подведомственны
х ему
организаций. М.,
1976.
С.В. Чучалов
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК Комитета
по делам архивов при
Правительстве УР
от 30.01.2009 № 1
38
Приложение № 1
Наименование
образовательного
учреждения
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
образовательного
учреждения
Номенклатура дел
Подпись
место согласования
на
год
Дата
Расшифровка
подписи
№
п/п
Индекс
дела
Заголовок дела (тома, частей)
Кол-во
ед.хр.
Срок
хранения
и№
статьи по
перечню
Примеча
ние
1
2
3
Руководство и контроль
4
5
6
Дата
Наименование должности
ответственного
за делопроизводство
Подпись
Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
образовательного учреждения
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК
Комитета по делам архивов
при Правительстве
Удмуртской Республики
от
от
№
№
Форма конкретной номенклатуры дел для образовательных учреждений –
источников комплектования муниципальных архивов
39
Приложение № 2
Наименование
образовательного
учреждения
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
образовательного
учреждения
Номенклатура дел
Подпись
место согласования
на
год
Дата
Расшифровка
подписи
№
п/п
Индекс
дела
Заголовок дела (тома,
частей)
Кол-во
ед.хр.
Срок
хранения
и№
статьи по
перечню
Примеч
ание
1
2
3
Руководство и контроль
4
5
6
Дата
Наименование должности
ответственного
за делопроизводство
Подпись
Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК (ЦЭК) органа
управления образованием
муниципального образования
от
№
Форма номенклатуры дел для образовательных учреждение не являющихся
источниками комплектования муниципальных архивов
40
Приложение № 3
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ______ году в
образовательном учреждении
По срокам хранения
Всего
1
2
В том числе:
переходящих
с отметкой "ЭПК"
3
4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет
включительно)
ИТОГО:
Наименование должности
Ответственно за
делопроизводство
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности,
передавшего сведения
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел
