Документирование управленческой деятельности: учебная программа

Аннотация
Одним из важных условий повышения эффективности и культуры
управления является совершенствование процессов документационного
оформления управленческих решений.
Надлежащее
оформление,
правильная
организация
работы
с
документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, в органах
власти, обеспечение хранения архивных документов – непременные условия,
которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность
и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец,
нормальную деятельность государства.
Не только от рациональной организации процесса документационного
обеспечения управленческой деятельности, но, а также использования
современных средств организационной и вычислительной техники зависят
качество, надежность, оперативность принятия управленческих решений.
1. Цели и задачи дисциплины
Главная цель данной дисциплины – изучение современных требований и
правил подготовки управленческих документов, выработка навыков создания
официальных
документов
по
структуре
и
оформлению,
полностью
соответствующих требованиям действующего законодательства.
Задачи дисциплины:
–
ознакомить студентов с общими принципами документационного
обеспечения деятельности предприятия, с порядком документирования
информации;
–
научить систематизировать информацию по категориям и уровням
доступа к ней;
–
ознакомить с порядком правовой защиты документированной
информации и с организацией рационального движения документов на
предприятии, в том числе с концепцией создания электронного офиса;
–
научить качественно и быстро обрабатывать информацию в целях
своевременного принятия соответствующих управленческих решений;
–
усвоить правила и формы деловой и коммерческой переписки.
2. Начальные требования к освоению дисциплины
Курс
базируется
«Информатика»,
на
«Деловая
дисциплинах
этика»,
«Управленческие
«Менеджмент»,
решения»,
«Организационное
поведение», «Русский язык культура речи».
3. Требования к уровню освоения содержания дисциплины.
В условиях становления современных рыночных отношений меняется не
только характер экономической деятельности предприятий и методы
управления этими предприятиями, но и информационные технологии
обеспечения управленческой деятельности, включая и компьютерные.
Меняются виды и формы документов, носителей информации, как
текстовых, так и табличных.
В результате теоретического изучения дисциплины студент должен
знать:

ГОСТ
Р6.30-2003
Унифицированная
Унифицированные
система
системы
документации.
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. - М., Издательство
стандартов, 2003;

Нормативные
документы
по
стандартизации
в
области
документации, действующие на территории Российской Федерации;

Системы документации, требования к составлению и оформлению
документов, современные, в том числе способы и технику создания
документов в функциональной области деятельности;

Управление маркетинговой деятельностью на предприятии;

Типовые инструкции по делопроизводству;

Правила и формы деловой и коммерческой переписки;

Структуру и особенности международного делового письма.
В результате практического изучения дисциплины студент должен
уметь:

Грамотно
разрабатывать
основные
виды
управленческих
документов;

Составлять деловые и коммерческие письма для свободного и
равноправного общения с партнерами;

Использовать
в
управленческой
и
другой
профессиональной
деятельности прикладные программные средства и средства оргтехники;

Составлять «заголовки» деловых и коммерческих писем и основных
управленческих документов;

Работать на персональном компьютере для подготовки документов;

Работать с основными видами оргтехники (ксероксом, факсом и т.д.).
4. Объем дисциплины и виды учебной работы
Вид учебной работы
Всего
5 курс
часов
Общая трудоемкость дисциплины
90
90
Лекции
12
12
Практические занятия
8
8
Всего самостоятельная работа
70
70
В том числе: контрольные работы
+
+
зачет
зачет
Вид итогового контроля
5. Содержание дисциплины
5.1. Распределение учебного материала по видам занятий
№
Наименование раздела дисциплины
Распределение по видам (час)
Лекции
ПЗ
СРС
1. Документирование управленческой деятельности
Предмет и задачи курса.
1
Документирование. Системы
документации и государственные
1
-
2
1
-
10
2
-
10
-
2
9
2
-
5
-
2
8
2
-
10
1
2
8
стандарты
2
Правовые основы подготовки и
оформления официальных документов
Правила оформления основных видов
3
организационно-распорядительных
документов
4
5
Деловая переписка
Правила и формы коммерческой
переписки с зарубежным партнером
Требования к текстам служебных
6
документов. Официально-деловой стиль
управленческих документов.
2. Организация работы с документами
Общие принципы организации
7
документооборота на предприятии.
Контроль за исполнением документов и
принятых решений.
Документирование работы с персоналом,
8
особенности работы с документами по
личному составу.
9
Организация оперативного хранения
документов.
1
-
6
2
2
4
12
8
70
Современные офисные технологии
10 обеспечения управленческой
деятельности.
Итого
5.2. Содержание лекционного курса
Раздел 1. Документирование управленческой деятельности (6 час)
1
Предмет
и
задачи
курса.
Документирование.
Системы
документации и государственные стандарты
Место
и
деятельности»
роль
дисциплины
в
образовательной
«Документирование
программе.
управленческой
Задачи
повышения
профессионализма специалиста на основе современных способов создания и
работы с документами в условиях расширяющегося международного рынка
труда. История развития системы государственного делопроизводства в
России. Документирование: основные понятия и термины. Классификация
документов.
Состав
нормативно-правовой
и
методической
базы
документационного обеспечения. Унификация и стандартизация документов.
Унифицированные
системы
документации
и
общероссийские
классификаторы технико-экономической и социальной информации.
2
Правовые
основы
подготовки и
Гост
Р6.30-2003
оформления официальных
документов
Особенности
документации.
Унифицированная
«Унифицированные
система
системы
организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Состав реквизитов документа. Правила оформления реквизитов документов.
Обязательные и дополнительные реквизиты. Постоянные и переменные
реквизиты. Формуляр-образец. Схема расположения реквизитов. Требования
к бланкам документов. Юридическая сила документов.
3
Правила
оформления
основных
видов
организационно-
распорядительных документов
Классификация организационно-распорядительных документов (ОРД).
Государственный стандарт, регламентирующий порядок оформления ОРД.
Общая характеристика организационно-правовых документов, их виды,
назначение.
Способы
придания
юридической
силы
организационно-
правовым документам. Составление и оформление отдельных видов
документов. Срок действия, порядок внесения изменений и дополнений в
организационно-правовые
Необходимость
документы.
процедуры
Отмена
внутреннего
действия
согласования
документов.
(визирования)
организационно-правовых документов.
Основное назначение распорядительных документов. Нормативные
документы,
регламентирующие
распорядительных
документов.
порядок
подготовки
и
Документы,
принимаемые
издания
на
основе
единоначалия. Распорядительные документы, издаваемые коллегиально.
Реквизиты,
обеспечивающие
юридическую
силу
распорядительных
документов. Процедура согласования распорядительных документов.
Назначение справочно-информационных документов в управленческой
деятельности,
виды,
регламентирующие
характеристика.
составление
информационно-справочных
и
Нормативные
оформление
документов.
и
документы,
использования
Особенности
оформления
различных видов справочно-информационных документов (актов, справок,
докладных записок и др.), Протоколы заседания коллегиальных органов
управления.
4 Деловая переписка
Классификация деловых писем. Структура делового письма. Реквизиты
письма
и
их
расположение.
Образцы
вариантов
деловых
писем.
Информационно-рекламные письма. Гарантийные письма. Письма-запросы о
коммерческой информации. Стандартные варианты ответов в коммерческой
переписке.
Составление
телеграмм
телексов.
Основные
сокращения,
используемые при составлении телеграмм и телексов.
5 Требования к текстам служебных документов. Официальноделовой стиль управленческих документов
Текст – основной реквизит делового документа. Общие нормы и правила
оформления текста. Оформление печатного текста. Сплошной связный текст.
Вводная и основная части текста документов. Правильность оформления
ссылок на нормативные документы. Сокращения слов и словосочетаний.
Правила написания дат, чисел и физических величин. Использование
прописных и строчных букв. Информация представленная в документе в
форме анкеты (трафаретного текста). Особенности оформления таблиц и
выводов в текстах документов. Язык и стиль делового письма. Правила
обращения адресату. Устойчивые языковые обороты, используемые в текстах
официальных
документов.
Подготовка
текстов
с
использованием
популярного компьютерного пакета программ Microsoft Office.
Раздел 2. Организация работы с документами (6 час)
6 Общие принципы организации документооборота на предприятии.
Контроль за исполнением документов и принятых решений
Понятие документооборота, его количественные и качественные
характеристики. Виды документопотоков. Внутренний документооборот.
Обработка поступающих документов. Порядок рассмотрения документов.
Формы регистрации и индексации документов. Компьютерные технологии
регистрации документов. Недостатки и преимущества автоматизированного
документооборота. Передача документов в подразделения. Организация
ознакомления
исполнителей
документов
между
с
документами.
подразделениями.
Организация
Обработка
движения
отправляемой
корреспонденции. Организация работы с конфиденциальными документами.
Защищенный
документооборот
конфиденциальными документами.
и
порядок
работы
персонала
с
Контроль за исполнением документов и принятых решений. Цель
контроля. Основные задачи службы контроля. Выбор документов для
постановки на контроль. Сроки исполнения документов. Порядок постановки
на контроль документов. Проверка хода исполнения документов и принятых
решений.
Снятие
дисциплины.
документа
Оформление
с
контроля.
сводок
о
Анализ
исполнительской
результатах
исполнительской
дисциплины в подразделениях.
7 Документирование работы с персоналом, особенности работы с
документами по личному составу
Классификация
документов
по
личному
составу.
Альбом
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты. Технологии работы с кадровыми документами. Особенности
работы с документами по личному составу. Порядок защиты персональных
данных в кадровой службе.
8 Организация оперативного хранения документов
Требования к организации хранения исполненных документов в
делопроизводстве. Систематизация документов. Правила формирования и
оформления дел. Номенклатура дел. Экспертиза ценности документов. Сроки
хранения документов. Перечень типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Особенности подготовки дел к архивному хранению. Составление описей
дел, передаваемых в архив. Оформление документов и дел к уничтожению.
5.3. Содержание практических занятий
№
п/п
Номер
раздела
Наименование практического занятия
п.5.1.
Изучение и оформление реквизитов.
При выполнении практического задания студенты должны
усвоить, что ГОСТ Р6.90 – 2003 дает назначение бланка, как
1
2
способа придания документу официальности, а также
принципиальную разницу в применении различных видов
бланков, необходимо знать и понимать установленные
стандартом требования к оформлению на бланке реквизитов.
Составление плана делового письма, построения основного
2
4
текста делового письма. Написание и оформление делового
письма – изучения стиля и лексики делового письма.
Составление трех видов деловых писем за заданную тему.
Закрепить знания технологической цепочки движения
документов в организации.
Составить и прокомментировать схему внутреннего
3
7
документооборота организации.
Составить и прокомментировать схему движения входящих и
исходящих документов.
Составить и прокомментировать схему основных этапов
контроля за исполнением документов.
6. Курсовое проектирование: не предусмотрено учебным планом
7. Учебно-методическое обеспечение дисциплины
7.1 Основная литература
1. Басаков, М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение
управления] : учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. - 11-е изд. - Ростов
н/Д : Феникс, 2010. - 376 с.
2. Быкова, Т.А. Делопроизводство : учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова,
Л.В. Санкина ; под ред.: Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., испр. и доп. - М. :
МЦФЭР, 2008. - 560 с.
3. Раздорожный, А.А. Документирование управленческой деятельности :
учебное пособие / А.А. Раздорожный. - М. : ИНФРА - М, 2008. - 304 с.
7.2 Дополнительная и справочная литература
4. Быкова, Т.А. Делопроизводство : учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова,
Л.В. Санкина ; под общ. ред.: Т.В. Кузнецовой. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.
: ИНФРА-М, 2010. - 364 с. + CD-R.
5. Васильев, Д.В. Делопроизводство на компьютере : практические
рекомендации / Д.В. Васильев. - 2-е изд., испр. и доп. - М. : ПРИОР, 1999. 224 с.
6.
Васильева,
И.Н.
Основы
делопроизводства
и
персональный
менеджмент : учебное пособие / И.Н. Васильева. - М. : Финстатинформ, 1999.
- 240 с.
7.
Гагарина,
Л.Г.
Компьютерный
практикум
для
менеджеров:
информационные технологии и системы : учебное пособие / Л.Г. Гагарина,
Е.М., И.С Холод ; под ред.: Л. Г. Гагариной. - М. : Финансы и статистика,
2006. - 352 с.
8. Делопроизводство (Организация и технологии документационного
обеспечения управления) : учебник / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А.
Быкова ; под ред.: Т.В. Кузнецовой. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.
9. Демин, Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов :
стандарт / Ю.М. Дёмин. - 3-е изд., перераб. и доп. - СПб. : Питер, 2009. - 256
с.
10. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное
обеспечение управления : учебное пособие / М.В. Кирсанова. - 5-е изд., испр.
и доп. - М. : ИНФРА - М, 2003. - 320 с.
11. Кирсанова, М.В. Деловая переписка : учебное пособие / М.В.
Кирсанова, Н.Н. Анодина, Ю.М. - 2-е изд. - М. : ИНФРА - М, 2003. - 102 с.
12. Коробейникова, Л.С. Документационное обеспечение делового
общения : учебное пособие / Л.С. Коробейникова, О.М. Купрюшина ; под
ред.: Д.А. Ендовицкого. - М. : Магистр, 2009. - 302 с.
13. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение
управления) / Т.В. Кузнецова . - 5-е изд., испр. и доп. - М. : ООО «Журнал
«Управление персоналом», 2007. - 528 с.
14. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство : учебное
пособие / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. - М. : ИКЦ МарТ, 2004. - 288 с.
15. Погодина, Г.В. Обязательный курс профессионала кадровой работы.
Для начинающего HP-специалиста : сборник / Г. В. Погодина. - Новосибирск
: Сиб. унив. изд-во, 2009. - 384 с.
16. Румынина, Л.А. Документационное обеспечение управления :
учебник / Л.А. Румынина. - 10-е изд. стер. - М. : Академия, 2010. - 224 с.
17. Соколов, В.С. Документационное обеспечение управления : учебник
/ В.С. Соколов. - 3-е изд. - М. : Форум , 2012. - 176 с
18. Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству : практическое
пособие / М.В. Стенюков. - 6-е изд., испр. и доп. - М. : ПРИОР, 2002. - 192 с.
19. Татаринова, М.В. Документационное обеспечение управления :
учеб.-метод. комплекс / М.В. Татаринова. - Владивосток : Изд-во ДВГТУ,
2008. - 236 с.
20. Янкович, Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе : учебник /
Ш.А. Янкович. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2006. - 160 с.
7.3 Электронные ресурсы
21.
http://window.edu.ru/resource/438/67438
Волков,
К.А.
Документирование в управленческой деятельности : учебное пособие / К.А.
Волков, А.Н. Приходько, Т.А. Расина, И.М. Шутова. - СПб. : СПбГАСУ,
2009. - 140 с.
22.
Крюкова,
http://znanium.com/bookread.php?book=131596
Н.П.
Документирование управленческой деятельности : учебное пособие / Н.П.
Крюкова. - М. : ИНФРА-М, 2010. - 268 с.
23.
http://window.edu.ru/resource/985/76985
Лысенко,
Н.А.
Документирование управленческой деятельности на предприятии: Культура
общения в деловой документации : учебное пособие / Н.А. Лысенко. Новочеркасск : ЮРГТУ, 2004. - 137 с.
24.
http://znanium.com/bookread.php?book=116780
Раздорожный, А. А.
Документирование управленческой деятельности : учебное пособие / А.А.
Раздорожный. - М. : ИНФРА-М, 2007. - 304 с
8 Текущий и итоговый контроль по дисциплине
8.1. Формы и методы текущего контроля
С целью организации текущего контроля по усвоению материала
проводятся:
семинарские
составление
документов
занятия,
по
экспресс-опросы,
заданным
управленческим
тестирование,
ситуациям,
контрольные работы.
8.2 Контрольные тесты для определения минимального уровня
освоения дисциплины
1. Результатом документирования является:
1) формуляр документа
2) документооборот
3) номенклатура дел
4)документ
2. В понятие «организация работы с документами» не входит
понятие:
1) документооборот
2) хранение документов
3) документоведение
4) номенклатура дел
3. Система приказного делопроизводства существовала в :
1) XIX-начале XX в.
2) XV - XVII вв.
3) 1917-1941 гг.
4) 1945-1990 гг.
4. Не существует классификации документов по следующему
принципу:
1) по срокам исполнения
2) по объемам документа
3) по происхождению
4) по виду оформления
5. Соответствие подлиннику подтверждается должностным лицом и
сопровождается формальностями в:
1) официально заверенной копии
2) нотариальной копии
3) простой заверенной копии
4) правовой копии
6. В современном делопроизводстве существует ____ вида бланков:
1)4 , 2)3, 3)2,4)5.
7. Бланки могут иметь следующее расположение реквизитов:
1) центрованное
2) флаговое
3) продольное
4) поперечное
8.
К
организационно-правовой
документации
не
относится
документ:
1) устав
2) должностная инструкция
3) штатное расписание
4)докладная записка
9. Датой организационно-правовых документов является дата:
1) утверждения
2) события
3) подписания
4) согласования
10. В условиях коллегиального принятия решений издается:
1) распоряжение
2) приказ
3) постановление
4) указание
11. В классификации приказов не выделяются в отдельную группу:
1) приказы по организационным вопросам
2) приказы по финансовой деятельности
3) приказы по основной деятельности
4) приказы по личному составу
12. Реквизиты приказа:
1) 6,7,8,9,10,11,12,17,19,21,23
2) 6,8,9,10,12,17, 19, 21,23, 26
3) 6, 8,9,10,12,15, 21,25
4) 6,8,9,10,12,17,19,21,23
13.
К
справочно-информационной
относится:
1) протокол заседания
системе
документации
не
2) служебное письмо
3) заявление
4) справка
14. Ответственность за подготовку протокола и правильность
записей в нем несет:
1) председатель коллегиального органа
2) выступавший член коллегиального органа
3) секретарь коллегиального органа
4) все участники заседания коллегиального органа
15. Датой протокола является:
1) дата проведения заседания
2) дата подписания протокола
3) дата составления протокола
4) дата утверждения протокола
16. Не является чертой официально-делового стиля:
1) нейтральный тон изложения
2) точность я ясность изложения
3) эмоционально-экспрессивная окраска
4) лаконичность изложения
17. Не является этапом документооборота:
1) экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
2) визирование документа всеми заинтересованными лицами;
3) исполнение документа;
4) предварительное рассмотрение документов службой ДОУ.
18.
Форму
организации
делопроизводства
выбирают с учетом:
1) размера организации
2)объема документооборота
3) состава структурных подразделений
4) всех перечисленных признаков
на
предприятии
19. Служба делопроизводства в исполнительных органах власти
носит название:
1) общий отдел
2) канцелярия
3) управление делами
4) секретариат
20. Номенклатура дела на делопроизводственный год составляется:
1) в I квартале года, на который составляется номенклатура дел;
2)
в
III-IV
кварталах
текущего
года
на
предстоящий
делопроизводственный год;
3) в I-II квартале года, на который составляется номенклатура дел;
4) в IV квартале года, на который составляется номенклатура дел.
21. Дело считается заведенным:
1) после полного решения вопроса;
2) после появления документа по данному вопросу;
3) после составления номенклатуры дел;
4) после включение в папку первого исполненного документа.
22. Дата дела показывает:
1) дату заведения дела;
2) за какой период времени в деле сгруппированы документы;
3) дату завершения ведения дела;
4) дату срока хранения дела.
23. Какое служебное письмо имеет отметку о наличии приложения:
1) запрос
2) сопроводительное
3) информационное
4) все служебные письма
24. На каком служебном письме проставляется ссылка на номер и
дату входящего документа:
1) гарантийном
2) предложении о сотрудничестве
3) сопроводительном
4) ответе
25. Исходящий номер служебного письма - это:
1) регистрационный номер, проставляемый адресатом;
2) регистрационный номер, проставляемый автором.
8.3 Перечень типовых вопросов для итогового контроля
1. Делопроизводство в Древнерусском государстве и приказное
делопроизводство (XV-XVII вв.)
2. Государственное делопроизводство в Советскую эпоху (1917-1991
гг.)
3. Документационное обеспечение предприятия. Применение ПЭВМ
при документировании и организации работы с документами.
4. Виды, свойства и назначение документов. Юридическое значение
документов.
5. Унификация и стандартизация документации, формуляр-образец.
Нормативно-методические документы делопроизводства.
6. Реквизиты. Бланки, их виды, реквизиты бланков, границы зон на
формате А-4.
7. Общие требования к текстам документов управления: объем, тон,
формулировки, оформление.
8. Требования к оформлению и содержанию реквизита «Резолюция».
9. Требование к оформлению и содержанию реквизита «Гриф
согласования» и «Визы согласования документа».
10. Требования к оформлению реквизита «Отметка о контроле».
Требования к оформлению и содержанию реквизита «Отметка о заверенной
копии».
11. Ознакомительная виза. Назначение визы, оформление. В каких
случаях, и каким образом оформляется основание для издания документа.
12. Требования
юридическую
к
силу
оформлению
документа
реквизитов,
(«Дата»,
обеспечивающих
«Подпись»,
«Печать»,
«Регистрационный номер», «Гриф утверждения»).
13. Организационные и распорядительные документы предприятия, их
роль и назначение.
14. Информационно-справочные документы предприятия, их роль и
назначение.
15. Письма, их виды. Особенности составления и оформления письмазапроса.
16. Особенности коммерческой переписки с зарубежным партнером.
17. Особенности составления текста и оформления приказа по общей
деятельности, распоряжения.
18. Особенности составления текста и оформления акта.
19. Особенности составления и оформления протокола, требование к
тексту.
20. Особенности оформления и составления решения, постановления.
21. Особенности составления и оформления приказов по личному
составу, их виды.
22. Докладная и объяснительная записка, виды, роль и значение,
оформление.
23. Заявления, виды и значение на предприятии. Составление и
оформление.
24. Справка, виды, роль и значение, особенности оформления.
25. Выписка
из
протокола,
приказа.
Назначение,
требования
к
составлению и оформлению.
26. Работа
с
кадровыми
документами,
оформления
приема
и
увольнения.
27. Виды и назначение личных документов: заявление, резюме,
автобиография, расписка, доверенность.
28. Характеристика, требования к тексту, оформление.
29. Организация
работы
с
документами.
Документооборот
и
документопоток.
30. Группы документов, их характеристика.
31. Этапы движения документов на предприятии.
32. Письменные обращения граждан. Формы обращений. Порядок
работы с обращениями граждан.
33. Регистрационные формы. Их виды, правила оформления и ведения.
34. Контроль исполнения документов. Значение и виды. Формы
контроля. Сроковая картотека. Автоматизированные системы контроля за
исполнением документов.
35. Номенклатура дел. Нормативные документы и методические
материалы для составления.
36. Правила
ведения
дел,
формирование
и
группировка
дел.
Оформление дел.
37. Обработка дел для последующего хранения. Экспертиза ценности
документов. Сроки хранения дел.
38. Оформление дел для архивного хранения. Оформление обложки дел.
Прием и передача дел в архив.
39. Необходимость и значение секретарской деятельности.
40. Классификация средств организационной техники для современных
офисных технологий.
41. Средства
оргтехники,
используемые
на
автоматизированном
рабочем месте (АРМ) специалиста и руководителя.
42. Концепция электронного офиса.
43. Компьютерные
деятельности.
технологии
обеспечения
управленческой
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Дальневосточный федеральный университет»
(ДВФУ)
Филиал ДВФУ в г.Дальнереченске
ОЦЕНОЧНЫЕ СРЕДСТВА
по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»
080507.65 «Менеджмент организации»
г. Дальнереченск
2011
Вариант 1
1. Общий бланк организации используется:
a) для создания писем;
b) для изготовления любого документа;
c) для изготовления конкретного вида документа.
2. К специфическим функциям документов относятся:
a) социальная;
b) правовая;
c) управленческая;
d) культурная;
e) информационная;
f) функция исторического источника
3. Общий бланк организации не включает:
a) наименование организации;
b) герб или эмблему организации;
c) наименование вышестоящей организации;
d) наименование вида документа.
4. Печать ставится на документе с целью:
a) для придания документу юридической силы;
b) для заверения соответствия копии документа подлиннику;
c) для заверения подлинности подписи должностного лица;
d) при утверждении документа несколькими должностными лицами.
5. Бланк для писем не содержит:
a) наименование организации;
b) код организации;
c) справочные данные об организации;
d) наименование вида документа.
6. В состав организационной документации входит:
a) устав;
b) приказ;
c) структура предприятия;
d) распоряжение.
7. В качестве адресата могут выступать:
a) организация;
b) структурные подразделения организации;
c) должностные и юридические лица;
d) все выше перечисленные?
9. Должность лица, которому адресован документ указывается в падеже:
a) именительном;
b) родительном;
c) дательном.
10. Число адресатов в документе не должно превышать:
a) более одного адресата;
b) более двух адресатов;
c) более трех адресатов;
d) более четырех адресатов;
e) нет ограничений.
11. К общим функциям документов относят:
a) управленческую;
b) правовую;
c) информационную;
d) социальную;
e) культурную?
12. По месту составления документы подразделяют на:
a) долговременные;
b) внутренние;
c) постоянные;
d) типовые;
e) внешние.
13. Свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений,
граждан, и их взаимоотношения с другими организациями и гражданами
называется:
a) конституцией;
b) уставом;
c) административным кодексом.
14. При поступлении на работу в организацию граждан необходимо
ознакомить с:
a) Уставом организации;
b) Положением о структурном подразделении, куда поступает на работу
гражданин;
c) должностной инструкцией;
d) всеми перечисленными документами.
15. Заявление адресуется:
a) на имя руководителя организации;
b) на имя начальника отдела кадров организации;
c) на имя руководителя структурного подразделения, куда поступают
на работу.
16. Приказ по личному составу подписывает:
a) руководитель организации;
b) начальник отдела кадров;
c) юрисконсульт.
17. Трудовой договор (контракт) не считается заключенным:
a) если не оговорены условия о месте работы;
b) если не оговорены условия о характере трудовой функции;
c) если не оговорены условия о времени действия трудового договора;
d) если не оговорены условия о размере оплаты труда;
e) в любом из этих случаев.
18. Приказ по личному составу может быть издан:
a) на основании заявления;
b) на основании трудового контракта;
c) на основании докладной записки;
d) на основании справки;
e) на основании акта;
f) на основании любого из перечисленных документов.
19. Трудовые книжки заводят впервые:
a) в день поступления на работу;
b) на проработавших свыше 5 дней;
c) по окончании испытательного срока;
d) в другие сроки.
20. Руководителю предприятия на рассмотрение передаются:
a) наиболее важные и срочные из поступивших документов;
b) только регистрируемые поступившие документы;
c) вся входящая документация.
21. Условное обозначение структурных подразделений при передаче им
документов проставляется:
a) в верхнем правом углу первого листа;
b) в верхнем левом углу первого листа;
c) в свободном от текста месте.
22. Исходящий номер документа проставляется:
a) на копии документа;
b) на оригинале документа;
c) на обоих экземплярах.
23. Регистрация документов необходима для:
a) обеспечения сохранности документов;
b) оперативного поиска документов;
c) учет и контроля.
24. Внешние служебные записки подписываются:
a) составителем (автором);
b) руководителем предприятия;
c) составителем и руководителем предприятия.
25. Датой служебной записки считается:
a) дата ее составления;
b) дата ее подписания.
26. Оферта - это:
a) предложение о заключении контракта;
b) принятие соглашения о контракте одной из сторон;
c) обмен документами между сторонами.
27. Коммерческие договора (контракты) хранятся:
a) 5 лет;
b) 10 лет;
c) постоянно.
28. Информация предприятия может быть отнесена к коммерческой
тайне, если:
a) действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в
силу неизвестности ее третьим лицам;
b) отсутствие свободного доступа к этой информации на законном
основании;
c) принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее
конфиденциальности.
29. Информационная безопасность - это:
a) препятствия ознакомлению постороннего лица с содержанием секретной
информации;
b) препятствия несанкционированному изменению информации,
корректное по форме и содержанию, но другое по смыслу;
c) защита информации от утечки, модификации и утраты;
d) препятствие физическому уничтожению информации.
30. Шредеры - это:
a) специальные папки для хранения дел;
b) программы защиты информации от несанкционированного доступа;
c) устройства-уничтожители документов.
31. В течение какого срока действует соглашение о неразглашении
конфиденциальных сведений при увольнении сотрудника:
a) 2 года;
b) 5 лет;
c) до 10 лет;
d) постоянно.
32. Номенклатура дел представляет собой:
a) список заголовков дел, заводимых на предприятии, с указанием
сроков их хранения;
b) совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.
33. В номенклатуру дел не включаются:
a) журналы регистрации;
b) справочные картотеки;
c) научно-технические документы;
d) печатные издания?
34. В дело подшиваются:
a) копии документов;
b) подлинники;
c) заверенные копии.
35. Для определения срока хранения документов необходимо:
a) тщательно изучить заголовки дел;
b) просмотреть дела полистно.
Вариант 2
1. Функции службы
документирования управленческой
деятельности
(ДУД):
a) прием, контроль, регистрация,
распределение, оформление, отправка,
тиражирование, хранение документов
b)
контроль,
регистрация,
оформление,
тиражирование,
хранение
документов,
c) прием, контроль, распределение, подписание, отправка, хранение
документов,
d) контроль движения документов.
2. Служба ДУД – это:
a) система хранения документов,
b) документирование и организационная работа с документами,
c) составление документов,
d) составление и проверка документов.
3. Документооборот и его основные этапы – это:
a) это упорядоченное движение документов с момента их получения
(создания) и до момента исполнения (отправки, сдачи в архив), включая
прием, первичную обработку, рассмотрение их руководством, передачу на
исполнение и контроль за ним , прием, отправка и помещение в дело
исполненного документа, хранение и работа с документами в архиве.
b) это упорядоченное движение документов , включая прием, просмотр,
отправку и хранение документов.
c) это движение документов по предприятию, рассмотрение документов
руководством, решения по ним, ответы и отправка адресату и в архив.
d) это движение документов по предприятию без их изменения.
4. Прием и первичная обработка входящих документов:
a) распределение по исполнителям.
b) регистрация и передача руководству
c) проверка правильности оформления и передача руководству.
d) проверка правильности оформления, регистрация
5. Движение документов:
a) распределение документов ответственным исполнителям, исполнение
резолюций, контроль исполнения, составление итоговых документов,
b) распределение документов ответственным исполнителям, исполнение
резолюций, помещение в дело,
c)исполнение резолюций, передача руководству, отправка.
6. Порядок обработки исходящих документов :
a) проверка при приеме от исполнителей , регистрация, помещение
контрольных экземпляров в дела, отправка,
b) регистрация, отправка,
c) проверка при приеме от исполнителей, регистрация, отправка.
d) прием от исполнителей , помещение контрольных экземпляров в дело,
отправка.
6. Подготовка дел к архивному хранению Формирование дел. Номенклатура
дел. Оформление дел. Определение ценности дел.
7. Порядок изготовления и хранения бланков.
a)
бланки
изготавливаются
на
лицензированных
полиграфических
предприятиях, подлежат учету и хранятся в сейфе,
b) бланки изготавливаются на полиграфическом предприятии, подлежат
учету, хранятся в канцелярии,
c) бланки подлежат учету, хранятся в канцелярии.
d) бланки подлежат учету, хранятся в сейфе.
8.
Автоматизация ДУД – возможности и направления:
a) компьютерное создание (или заполнение) документов, их классификация,
учет, регистрация, хранение, пересылка.
b) отсылка документов без участия человека.
c) хранение документов в компьютере.
d) Компьютерное создание и отсылка документов без участия человека.
9. Понятия «документ»:
a)это любая информация, зафиксированная на материальном носителе,
b) это сведения об объекте или субъекте,
c) это юридически заверенные сведения.
d) это информация с определенными реквизитами, зафиксированная на
материальном носителе
10. Группы документов выделяются по следующим признакам:
a) по происхождению, по содержанию, по назначению, по способу фиксации.
b) по содержанию, по способу фиксации, по назначению.
c) по назначению, по сложности, по содержанию, по принадлежности.
11. Виды документов:
a) организационные и распорядительные.
b) внешние и типовые.
c) плановые и графические.
d) плановые и типовые.
12. Служебные документы:
a) приказы, протоколы, деловые письма.
b) трудовой договор, трудовая книжка.
c) доверенность, резюме, автобиография, заявление.
d) заявление, приказ.
13. Виды бланков:
a) поперечный и угловой бланк,
c) поперечный и продольный бланк.
d) угловой и прямой бланк.
d) продольный и угловой бланк,
14. Требования к тексту документа:
a) текст должен быть коротким и не должен допускать двоякого прочтения.
b)текст
должен
быть
унифицированным,
ясным,
информативным и
убедительным,
c) текст должен быть унифицированным и информативным.
d) текст должен быть понятным.
15. Языковые особенности текста документа:
a) текст может быть написан бытовым языком.
b) текст не может содержать слова на иностранном языке
c) в тексте должны быть использованы стандартные выражения,
d) текст не может содержать сокращения слов.
16. В номенклатуре дел документы систематизируются:
a) по виду документов,
b) по содержанию,
c) по срокам хранения,
d) по всем перечисленным признакам.
17. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения документов?
a) руководитель структурного подразделения, где исполнялся документ,
b) канцелярия,
c) руководитель организации.
d) исполнитель документа.
18. Если документ отправляется по почте в 2 адреса, то, сколько
необходимо подготовить экземпляров документов:
a) 4,
b) 2,
c) 3.
d) 1.
19. Какие могут быть номенклатуры дел:
a) типовые.
b) примерные.
c) типовые и примерные.
d) временные.
20. Понятие «реквизиты» документа. Реквизит – это:
a)отдельный элемент оформления документа,
b) часть служебного письма,
c) фирменный бланк.
d) бланк документа
21. На каких служебных письмах проставляется реквизит «Ссылка»:
a) на сопроводительных,
b) на информационных,
c) на гарантийных.
d) на ответах.
22. На каких документах проставляется реквизит «Государственный Герб
РФ»:
a) на любых,
b) в соответствии с Положением о Гербе РФ,
c) на документах коммерческих организаций.
d) на гарантийных письмах.
23. «Эмблема организации» помещается на бланке организации:
a) для определения организации.
b) как торговый знак вместе с Гербом.
c) для украшения документа.
d) как уникальный товарный знак.
24. «Наименование вида документа» не указывается:
a) для приказов.
b) для писем.
c) для актов.
d) для приказов.
25. Печать как удостоверение юридической силы документа:
a) проставляется на бухгалтерских документах.
b) проставляется на служебных записках.
c) проставляется на резюме.
d) проставляется на приказах.
26. Порядок адресования документа. Состав реквизита «Адресат». В каком
случае правильно оформлен реквизит «адрес»:
a) Генеральному директору ООО «Привет», Сидоровой К.З., 198247, СПб, пр.
Космонавтов, д.12, оф.3.
b) 198247, СПб, пр.Космонавтов, д.12,оф. 3, генеральному директору ООО
«Привет», Сидоровой К.З.
c) Сидоровой К.З, 198247, СПб, пр.Космонавтов, д.12, оф.3, ООО «Привет».
d) ООО «Привет», Сидоровой К.З., 198247, СПб, пр. Космонавтов, д.12, оф.
3.
27. Какие организационные документы утверждаются руководителем
организации:
a) должностные инструкции.
b) правила внутреннего распорядка.
c) штатное расписание.
d) все перечисленные документы.
28. Что означает виза юриста на приказе:
a)внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит
закону,
b) обязательный реквизит, придающий ему юридическую силу.
29. Резолюция-это
a) указание руководителя с датой, ФИО и подписью исполнителям,
b) указание руководителя исполнителям,
c) надпись на бланке документа.
d) приказ для подчиненных.
30. В каком случае правильно оформлен реквизит «подпись»:
a) Должность подпись ФИО.
b) ФИО подпись должность.
c) Подпись ФИО.
d) Дата Подпись.
31. С какой целью на служебном письме указывается фамилия и телефон
исполнителя:
a) для придания юридической силы документу.
b) для проверки документа.
c) для оперативной связи.
d) для занесения документа в дело.
32. Содержание резюме
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Дальневосточный федеральный университет»
(ДВФУ)
Филиал ДВФУ в г.Дальнереченске
МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ
по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»
080507.65 «Менеджмент организации»
г. Дальнереченск
2011
1. Предмет и задачи курса. Документирование. Системы
документации и государственные стандарты
Цель и задачи:
Ознакомить
студентов
с
понятиями,
как
документирование
управленческой деятельности, какие вопросы решает данный предмет. Что
такое документы и делопроизводственный процесс.
Вопросы:
1. Место и роль дисциплины.
2. История развития системы государственного делопроизводства.
3. Состав нормативно-правовой и методической базы.
4. Унификация и стандартизация документов.
Вопросы для самоконтроля:
1. Что такое документ?
2. Зачем необходимы документы?
3. На каких принципах основана унификация документов?
4. Какие стандарты применяются в настоящее время в практике
документирования?
2. Правовые основы подготовки и оформления официальных
документов
Цель и задачи:
Ознакомить студентов с требованиями по оформлению документов, с
составом реквизитов документа и требованиями к бланкам документов.
Вопросы:
1. Информация. Виды информаций.
2. Классификация документов.
3. Унификация стандартизация документов.
4. Общероссийские
классификаторы
социальной информации.
5. Бланк документа. Виды бланков.
технико-экономической
и
Вопросы для самоконтроля:
1. Что такое документ?
2. По каким признакам классифицируются документы?
3. Какие преимущества и недостатки применения электронных баз при
организации делопроизводства можете назвать?
4. Какова
цель
государственной
системы
документационного
обеспечения управления (ГСДОУ)?
5. Что такое бланки документа?
6. Какие виды бланков существуют?
3.
Правила
оформления
основных
видов
организационно-
распорядительных документов
Цель и задачи:
Ознакомить
студентов
с
Государственным
стандартом,
регламентирующим порядок оформления организационно-распорядительной
документацией
(ГОСТ
Р6.30-2003г.).
Показать
в
чем
заключается
юридическая сила документов.
Вопросы:
1. Гост Р6.30-2003г. Определение, назначение.
2. Что такое реквизит? Состав реквизитов документов.
3. Обязательные дополнительные реквизиты.
4. Юридическая сила документа.
Вопросы для самоконтроля:
1. Что такое распорядительные документы?
2. Назовите основные виды распорядительных документов.
3. Что такое визирование документа?
4. В чем состоит назначение справочно-информационных документов?
5. Виды справочно-информационных документов?
6. Какие документы относятся к организационно-правовым документам?
4. Деловая переписка
Цель и задачи:
Ознакомить студентов с одним из важнейших каналов связи
предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Показать
классификацию служебных писем и процесс его унификации.
Вопросы:
1. Сто такое деловое письмо? Виды писем.
2. Структура делового письма.
3. Реквизиты письма и их расположение.
4. Стандартные варианты составления делового письма.
Вопросы для самоконтроля:
1. Какие основные виды писем существуют?
2. Какие основные требования предъявляются при составлении делового
письма?
3. Какие отличия имеют информационно-справочные и гарантийнофинансовые письма?
6. Требования к текстам служебных документов.
Официально-деловой стиль управленческих документов
Цель и задачи:
Ознакомить студентов со стилем официально-делового общения людей
в разных сферах жизни, то есть с такой функциональной разновидностью
языка, которая присуща сфере официальных деловых отношений.
Вопросы:
1. Что представляет текст документа?
2. Общие правила оформления текста.
3. Правильность оформления ссылок на нормативные документы.
Вопросы для самоконтроля:
1. Что такое текст документа?
2. Какие требования по стилю необходимо соблюдать при составлении
служебных документов?
3. В каких случаях допустимо употребление прописных и строчных
букв?
4. Назовите наиболее распространенные сокращения.
7.
Общие
принципы
организации
документооборота
на
предприятии. Контроль за исполнением документов и принятых
решений
Цель и задачи:
Ознакомить студентов с такими понятиями как документооборот и его
виды, что представляет собой порядок рассмотрения документов и контроль
за исполнением документов.
Вопросы:
1. Что такое документооборот?
2. Как осуществляется документооборот на предприятии?
3. Основные группы документов.
4. Обработка входящих документов.
5. Работа с исходящими и внутренними документами.
6. Регистрация документов. Ее цель.
7. Контроль за исполнением документов.
Вопросы для самоконтроля:
1. Что
такое
документооборот?
Каков
технологический
процесс
обработки входящих и исходящих документов?
2. Назовите основные этапы документооборота.
3. Определить общий порядок организации работы с внутренними,
входящими и исходящими документами.
4. Как проводится регистрация и индексация документов? Какие формы
регистрации применяют на практике?
5. Определите
в
чем
заключаются
общие
правила
регистрации
документов.
6. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения?
8. Документирование работы с персоналом. Особенности работы с
документами по личному составу
Цель и задачи:
Ознакомить студентов с классификацией документов по личному
составу, а так же технологией работы с кадровыми документами.
Вопросы:
1. Что такое документация по личному составу. Классификация их.
2. К какой категории документов относится документация по личному
составу? На основании какого Федерального закона?
3. Что такое трудовой договор (контракт)? Дать определение.
Вопросы для самоконтроля:
1. Перечислить документы по личному составу.
2. Что такое трудовая книжка?
3. Когда трудовая книжка может быть выдана на руки?
4. Как происходит оформление записей в личной карточке формы Т-2?
5. Как оформляется личное дело?
9. Организация оперативного хранения документов
Цель и задачи:
Ознакомить студентов с существующими требованиями к организации
хранения исполненных документов в делопроизводстве, а так же с
номенклатурой дел и экспертизой ценности документов.
Вопросы:
1. Что такое систематизация документов?
2. В чем заключаются правила формирования и оформления дел?
3. Что такое экспертиза ценности документов?
4. Особенности составления описей дел, передаваемых в архив.
Вопросы для самоконтроля:
1. Дать определение номенклатуре дел.
2. Виды номенклатур.
3. Что такое дело?
4. Как составляются заголовки дел?
5. Как располагают документы в нутрии дел?
6. Как происходит передача документов на архивное хранение?
Варианты заданий, используемых на практических занятиях при
составлении документов
Вариант №1
Подготовьте письмо-предложение и письмо-ответ, используя заданную
ситуацию.
Ситуация 1
Начальник отдела маркетинга акционерного общества «Витязь»
В.А.
Орлов
23.08.2003
г.
направил
письмо
с
предложением
генеральному директору ОАО «Жилой дом» Г.З. Асурян об организации
рекламных услуг для продвижения спроса на квартиры в строящихся жилых
домах муниципального округа «Зеленый бор» г. Саратова. Предварительная
договоренность о рекламной кампании с генеральным директором ОАО была
достигнута в ходе состоявшихся ранее переговоров.
Генеральный директор ОАО «Жилой дом» поблагодарил начальника
отдела маркетинга за предложение, но в силу сложившихся обстоятельств
считает рекламу жилья несвоевременной в связи с тем, что строительные
работы на объекте ведутся с нарушениями сроков сдачи, и просил В.А.
Орлова вернуться к решению этого вопроса через полгода, извинившись за
нарушение ранних договоренностей. К тому же в ответном письме
подчеркивалось, что реальный спрос на жилье повышенной комфортности в
городе к настоящему времени не сформировался.
Проект ответного письма 01.09.2003 г. подготовил ведущий специалист
С.П. Самойлов (тел. :23-54-65), а подписал генеральный директор ОАО
«Жилой дом»
Вариант № 2
Составьте документ -акт санитарного обследования объекта, используя
условия ситуации
Ситуация 2
Санитарный
врач
Т.Ю.
Корина
в
присутствии
заведующего
производством магазина «Тонус» (юридический адрес: 132420. Москва, ул.
Вихрова, 45) А.О. Сорокиной 16 июля 2003 г. произвела санитарное
обследование объекта. Основанием послужил график плановой проверки
санитарного состояния торговых объектов на 2003 г. В ходе проверки было
установлено:
1.
Магазин размещен в специально построенном здании, не требует
проведение ремонта, размеры служебных помещений отвечают санитарным
нормам.
2.
Торговое
оборудование
(стеллажи,
холодильники,
витрины)
находятся в хорошем состоянии.
Вместе с тем были выявлены серьезные нарушения санитарного
состояния объекта:
1.
Подсобное помещение и примыкающая к магазину территория
засорены тарой, что мешает подвозу продуктов и проходу жильцов к
подъездам жилого дома.
2.
в магазине отсутствуют дезинфекционные средства.
3.
В санитарной книжке продавца Л.Ю. Горелкиной просрочены сроки
прохождения медицинского осмотра.
4.
В торговом зале давно не проводилась влажная уборка.
В отношении администрации магазина в акте предлагалось применить
следующие санкции:
1. Магазин 17.07.2003 г. закрыть на санитарный день.
2. Продавца Л.Ю. Горелкину отстранить от работы до прохождения
медицинского
осмотра.
Санитарную
книжку
предъявить
в
орган
санэпидемнадзора до 1 августа текущего года.
3. Контроль возложить на вице-президента компании «Колос» В.М.
Воронихина.
Акт составлен в 2 экземплярах:
1-й – в адрес санэпидемнадзора в Северо-Западном административном
округе г. Москвы;
2-й – в адрес магазина «Тонус».
На акте имеется гриф утверждения директора магазина «Тонус» М.М.
Васькина. Акт подписан санитарным врачом и заведующим производством.
Вариант № 3
Составьте письмо-запрос и письмо-ответ следующего содержания
Коммерческий директор общества с ограниченной ответственностью
«Визит», специализирующегося в области изучения спроса на туристические
услуги и заинтересованного в расширение сферы их распространения, 5
апреля текущего года обратился с запросом к генеральному директору
туристического агентства «Сказочный мир» К.Д. Олешковичу о возможности
организации туров в Скандинавские страны.
В письме были затронуты вопросы стоимости и продолжительности
сроков туристических поездок, включая трансферт, организацию питания,
проведение экскурсий и другие услуги.
Письмо также содержало просьбу рассмотрения вопроса организации
индивидуальных туров в Австралию «Сидней – Золотой Берег».
Проект письма подготовила менеджер О.Д. Синявская (тел.: 125-76-90),
а подписал в тот же день коммерческий директор ООО С.П. Маркин.
В ответ на запрос С.П. Маркина генеральный директор туристической
компании
«Сказочный
мир»
подтвердил
туристических поездок в название страны.
возможность
организации
В ответном письме содержалась просьба к компании «Визит»
представить точные сведения с указанием количества групп, срока
пребывания в стране, рассматривались финансовые возможности желающих
прибрести путевки. В письме был указан контактный телефон оператора А.Д.
Логиновой, которая владеет информацией по всем затронутым в переписке
вопросам.
Вариант №4
Составить
протокол
производственного
совещания
работников
бухгалтерии, которые обсуждали вопрос организации работы в отделе в
связи с развитием коммерческой деятельности и приняли решение о
необходимости увеличения численности работников бухгалтерии и об
оснащении отдела новыми компьютерами.
Вариант №5
Составьте протокол заседания профсоюзного комитета по вопросу
выделения материальной помощи преподавателю Викторову Н.К. в связи с
тяжелым
материальным
положением.
сообщил,
что
акту
согласно
Выступивший
проверки
член
профкома
материального
положения
преподавателя Викторова Н.К., он нуждается в материальной помощи в
размере…..рублей.
Вариант №6
Необходимо подготовить служебную записку от имени начальника
отдела рекламы И.Р. Логинова директору предприятия ОАО «Колорит» о
дополнительном финансировании заказа №174/15. Обосновать ростом цен и,
следовательно изменением сметы затрат.
Вариант №7
Составить акт о выделении документов к уничтожению неподлежащих
хранению
Центральная экспертная комиссия Минэкономразвития РФ 6 октября
2001 г.провела экспертизу ценности документов управления делами и
секретариатов руководства министерства
На основании « Перечня типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения» в
2000 году были отобраны к уничтожению как не имеющие научноисторической ценности и утратившие практическое значение документы:
наименование и № фонда, № п/п, заголовок дела, дата дела, номера описей
(номенклатур) за годы, индекс дела, тома, части по номенклатуре или описи,
количество дел, томов , частей, сроки хранения и номера статей по перечню.
Все эти показатели оформить в виде таблицы.
Акт подписали заместитель начальника канцелярии (председатель ЦЭК)
С.М. Ефимов, зав. архивом О.И. Юшко, методист М.И. Акт одобрен
(согласован) протоколом ЦЭК №1 от 06.12.2002. и утвержден заместителем
министра Е.Н. Гришковским 07.12.2002.
Акт составлен в 4 экземплярах: 2 экз.- в Росархив, 1 экз. – в Управление
делами министерства, 1 экз. – в ведомственный архив.
Вариант №8
Составить приказ по основной деятельности в организации ООО
«Строитель» О введении инструкции по делопроизводству.
С 01.02.2007 г. с указанием констатирующий и решающей части.
Контроль
за
выполнением
настоящего
приказа
возложить
на
заместителя начальника организации Сидорова И.И. Согласовать приказ с
заинтересованным
лицами.
структурных подразделений.
С
приказом
ознакомить
руководителей
Методические указания по выполнению контрольной работы
Контрольная
работа
состоит
из
введения,
основной
части
и
заключения.
Во введении обосновывается актуальность исследуемой проблемы,
отражается ее изученность (т.е. широта освещения того или иного вопроса в
литературе). В этой части контрольной работы необходимо сформулировать
цель исследования.
Основная часть обычно состоит из нескольких глав, которые могут быть
разбиты на параграфы. Изложение материала должно быть грамотным,
логичным с конкретными собственными выводами по затрагиваемой
проблеме.
Излишнее
употребление
цитат
лишает
работу
авторской
индивидуальности, запутывает читателя.
В заключении работы приводятся краткие выводы и рекомендации.
Текст работы должен быть выло шеи с помощью компьютерного набора
на одной стороне листа белой бумаги формата А 4. Цвет шрифта должен
быть черным. Размер шрифта 14
Times New Roman, полуторный
межстрочный интервал (29-30 строчек на странице).
Вокруг текста оформляются поля: верхнее - 20 мм, нижнее - 20 ММ,
ЛЕВОЕ – 30 ММ, правое - 10 мм.
Основную часть текста следует делить на разделы, подразделы и пункты
при необходимости, могут делиться на подпункты. При делении текста на
пункты и
подпункты необходимо, чтобы каждый пункт содержал
законченную информацию.
Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего
текста, за исключением приложений.
Пример - 1. 2. 3 и т.д.
Номер подраздела или пункта включает номер раздела и порядковый
номер подраздела или пункта, разделенные точкой. В конце номера
подраздела точка не ставится.
Пример -1.1. 1.2. 1.3 и т.д.
Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Заголовки следует
печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не
подчеркивая.
Переносы слов в конце не допускаются. Если заголовок состоит из двух
предложений, их разделяют точкой. Каждый раздел нужно начинать с новой
страницы.
Изложение текста должно быть в безличной форме или от третьего лица.
Фамилии, названия учреждений, организаций, фирм, название изделий
допускается приводить на языке оригинала.
Допускается не более трех свободных строк внизу листа. Листы работы
нумеруются арабскими цифрами по центру в нижней части страницы без
точки. Титульный лист считается первой страницей.
На титульном листе задания, реферате, содержании номера страниц не
проставляются. На титульном листе указывается:
 название учебного заведения;
 название темы работы;
 название работы;
 Ф.И.О. студента, специальность, номер группы.
Номера страниц проставляются, начиная с первой страницы введения.
В конце работы необходимо поместить список использованных
источников, оформленный в соответствии с установленными стандартами
описания библиографии. Список литературы выполняется в алфавитном
порядке.
Контрольная работа выполняется студентами в установленные графиком
сроки, защищается в период сессии.
Вопросы контрольной работы
1.
Делопроизводство в Древнерусском государстве и приказное
делопроизводство (XV - XVII вв.).
2.
Государственное делопроизводство в Советскую эпоху (1917-1991
3.
Законодательное
гг.).
и
нормативно-методическое
регулирование
делопроизводства.
4.
Организация службы делопроизводства. Структура и функции ДОУ.
5.
Правила оформления документов. Состав реквизитов документов.
Требования к оформлению реквизитов документов.
6.
Особенности языка и стиля служебных документов. Этикет
делового общения.
7.
Правила подготовки и оформления организационных документов,
8.
Особенности
подготовки
и
оформления
распорядительные
составления
и
оформления
информационно-
документов.
9.
Особенности
справочных документов.
10. Понятие
документооборота
и
его
основные
этапы.
Совершенствование документооборота.
11. История формирования Государственной архивной службы РФ.
12. Подготовка и передача документов для архивного хранения.
13. Систематизация
и
обеспечение
сохранности
документной
информации.
14. Защита и обработка конфиденциальных документов.
15. Контроль за сроками исполнения документов.
16. Работа с письмами и обращениями граждан.
17. Использование
современной
офисной
делопроизводства и управления.
18. Организация секретарской деятельности.
оргтехники
для