Содержание устава проекта
Автор статьи:
Султанов Искандер Анварович
Основатель Projectimo.ru
Свежие публикации автора:
Системный проект нормирования труда
Реализация проекта перевода учета на аутсорсинг
Ожидание сущностных изменений в инвестициях
Содержание
1 Место устава в процессах инициации
2 Состав и структура устава
Процесс инициации проекта преследует несколько целей. Высшее руководство компании
должно принять необходимость выполнения проекта. Он подлежит идентификации и
определению в качестве нового объекта управления. В ходе инициации также выполняется
организационное обеспечение запуска его в реализацию. Данные цели достигаются по ходу
соответствующих деловых процессов, выходами которых являются готовность к этапу
планирования и ряд основополагающих документов. Одним из таких документов,
разрабатываемых в процессе инициации, является устав проекта.
Место устава в процессах инициации
Для начала инициации важна идея, которая рождается в сознании инициатора, и суть своего
замысла он намерен доложить руководству компании. Неоформленная идея аморфна, поэтому
должен появиться исходный документ для принятия первоначального решения. Если работа
предполагается небольшой, то замысел и ее эффекты оформляются в виде концепции, бизнескейса, презентации на несколько страниц и слайдов. Если замысел отличается
масштабностью, то после рассмотрения исходных документов дается указание на разработку
ТЭО и бизнес-плана. По факту их готовности руководство вновь возвращается к вопросу, и
после успешной защиты принимается решение – проекту быть.
Дальше производится серия новых действий и принятие новых решений для того, чтобы
запустить начало проектного мероприятия. Мероприятие в результате этих действий
становится объектом управления. Иными словами, определяется менеджер проекта, и ему
предлагается уникальная задача со всеми необходимыми параметрами. Можно спросить в этой
ситуации: «Позвольте, но в бизнес-плане все это описано?!». Действительно, бизнес-план
подробно прорабатывает всю логику, инфраструктуру и экономику задачи, ее перспективы и
финансовое обоснование. Но менеджер в большинстве случаев не может отвечать за все
результаты, сформированные в бизнес-плане. Его задача имеет более узкий контекст.
Основные выходы процесса инициации проекта
Если рассматривать пример создания нового рыночного продукта, предполагаемого к
производству компанией, то уровень задачи PM может быть ограничен как минимум тремя
вариантами ее контуров.
1. Ответственность менеджера ограничивается созданием нового продукта.
2. PM обеспечивает создание продукта и его производство.
3. Менеджер отвечает не только за создание и производство новой продукции, но и за
его продажу в течение заданного периода времени.
Выписка из модели процессов инициации проекта
Уровень задачи менеджера должен быть определен и зафиксирован в специальном
документе, который именуется уставом. Устав проекта – документ, издаваемый
руководством компании для целей постановки ответственному ресурсу в лице PM
уникальной задачи, предполагающей установленную зону ответственности и полномочий.
Ответственность менеджера предусматривает его право принять уникальную задачу к
исполнению и обязанность выполнить, не ссылаясь на вновь возникшие ограничения (в
идеальном случае). Полномочия PM позволяют ему привлекать и использовать ресурсы
компании и внешние заинтересованные стороны для достижения результатов в
намеченные сроки. Устав проекта занимает первоочередное место после начала работ
над проектом и решения о его старте, что отражено на представленных выше схемах.
Состав и структура устава
Устав проекта обеспечивает непосредственную связь уникальной задачи со стратегическими
целями компании. Играя роль документа, формально авторизующего задачу, устав включает
в свой состав базовые требования и основные ожидания заинтересованных сторон. Этот
документ выполняет несколько функций, среди них важно отметить:
функцию постановки задачи;
функцию согласования;
авторизационную функцию;
функцию повышения дисциплины;
консолидационную функцию;
интеграционную функцию.
Разработка устава проекта начинается после издания приказа о запуске. Распорядительная
часть документа формально фиксирует дату старта проектной реализации, в ней вводится его
полное и краткое название, назначаются куратор, руководитель (PM), ответственные лица за
ключевые блоки. В приказе, как правило, отражается укрупненный план проекта в одной из
первых его редакций. Структурная схема устава приводится далее. Он разрабатывается
итерационно и может иметь несколько редакций, постепенно уточняющих основные
положения, которые включают следующие аспекты.
1. Обоснование выполнения уникальной задачи развития.
2. Цели, задачи и результаты.
3. Имя и фамилию PM, границы его ответственности и полномочия.
4. Определение и структуру продукта.
5. Интересы и ожидания участников.
6. Критерии успеха.
7. Принципы организации и управления проектом.
Типовая структура устава проекта
Выше представлен один из вариантов типовой структуры устава. Устав проекта –
достаточно сложный в разработке и введении в действие документ, часто являющийся
первым формальным документом проекта. Обычно работу с ним начинает куратор,
включая в него укрупненно сформулированные цели, ожидаемые результаты и образ
продукта проекта. Далее заготовка устава передается PM для завершения разработки
первой редакции документа, которых может быть несколько.
Менеджер осуществляет сбор дополнительной информации, совместно с куратором
организует предварительные совещания с основными участниками и будущими
членами проектной группы. В результате данных мероприятий менеджер проясняет связь со
стратегией, интересы и ожидания заинтересованных сторон. Становятся понятны потребности,
опасения участников, формируется видение продукта, основных ограничений и критериев
успеха. Все это вносится в текст устава. Ниже размещен пример формы устава.
Форма устава проекта
Форма приложения к уставу проекта
Вполне обычной практикой является переутверждение устава после одного, двух этапов
реализации проекта, когда происходит окончательное прояснение, например, рыночного
потенциала продукта, декомпозиции задачи и подзадач. Документ начинает работать,
используя свой потенциал полностью. Играя роль письменно закрепленной задачи, договора
между заказчиком и менеджером проекта, устав формирует ценностно сплачивающий
команду контекст, реализуя который, PM и другим участникам значительно проще находить
мотивацию на достижение успешного результата.
