Создание системы управления
недвижимым имуществом на
базе SAP RE-FX
Предпосылки. Проблемы
• Отсутствие единой базы объектов
земельных участков и
недвижимости
• Отсутствие единого
понимания о портфеле
недвижимости и его единицах
• Около 200 сотрудников вовлечены
в процессы управления
недвижимостью
• Расчет платы за землю
вручную более чем по 2 000
земельных участков
• Отсутствует централизованная
база хранения оригиналов
правоустанавливающих и других
документов, связанных с объектом
• Диверсификация бизнеса появление объектов
фиксированной связи,
солнечного парка, датацентра
Цели проекта
ЕДИНАЯ СИСТЕМА
Единое прозрачное и гибкое информационное пространство по
ведению базы данных о земельных участках (ЗУ) и объектах
недвижимости (ОН). Прозрачные бизнес-процессы в сфере
управления ЗУ и ОН.
ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ и ДОКУМЕНТООБОРОТ
Систематизация правовых аспектов использования активов,
обязательств и их исполнение по договорам с ОН.
Документооборот, связанный с объектами ЗУ и ОН,
организация хранения документов в электронном виде.
Цели и преимущества
внедрения
SAP RE-FX
ЭФФЕКТИВНОСТЬ
Повышение устойчивости бизнеса в части централизованного
управления активами компании. Анализ эффективности
использования ЗУ и ОН для дальнейшего развития и
оптимизации имущественного комплекса компании.
ОПЕРАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС
Оперативная актуальная информация о технических,
экономических, организационных, правовых характеристик ЗУ
и ОН. Информация о жизненном цикле ЗУ и ОН. История об
операциях с ОН, история изменения характеристик. Вся
информация о сайте в системе SAP, в которой реализованы
SAP ALM и SAP RE-FX.
Продукт. Партнер по внедрению
Продукт:
«Гибкое управление недвижимым
имуществом» на базе модуля REFX ПО SAP ERP
Партнер по внедрению:
АтлантКонсалт - №1 в Республике
Беларусь и странах СНГ.
Лидер в своей отрасли.
Задачи проекта
Методологическая разработка иерархии объектов
имущества – архитектурный ракурс
(80% успеха проекта).
Учет всех объектов имущества (ЗУ, объектов
оборудования радио- и фиксированной связи,
зданий и прочих сооружений), находящихся на
балансе, в аренде, переданные в аренду,
субаренду и списанных, ведение базы данных по
объектам.
Задачи проекта
Создание единых унифицированных правил
кодирования объектов, связь элементов базы
данных по оборудованию со справочником
объектов имущества и инвентарными номерами
основных средств.
Обеспечение связи элементов базы данных по
оборудованию со справочником объектов
имущества и инвентарными номерами основных
средств, объектов договоров RE с объектами
договоров DFS.
Концепт velcom-проекта SAP RE-FX
Результат внедрения
Единая
информационная
система для
объектов
недвижимости и
договоров
недвижимости в
системе SAP ERP
Бизнес-процессы
Создание портфолио ОН
(Регистрация объектов RE, деловых партнеров и
управление контрактами, налог на землю и
недвижимость)
Коммерческое управление
(Планирование выручки, контроль договорных
платежей, расчет)
Техническое управление
(Расчет расходов на содержание и ремонт, оплату
коммунальных услуг и электроэнергии)
Контроллинг. Бюджетирование.
(контроль денежных потоков, исходы)
SAP RE-FX – это интегрированное решение для управления недвижимым имуществом компании, которое
обрабатывает все этапы жизненного цикла объектов недвижимости, управление портфелем
недвижимости, коммерческое и техническое управление, а также контроль, налоговый учет и отчетность.
Функциональные возможности RE-FX
Управление объектами недвижимости (архитектура и вид использования).
Управление договорами:
Проведение расходов и доходов на счета прибылей и убытков.
Создание открытых позиций по счетам клиентов и поставщиков.
Выставление счетов-фактур на дебиторскую задолженность.
Обработка платежей, напоминания, рассрочки и списания.
Корректировка проводок условий, включая ретроспективные проводки.
Контроль сроков и других ключевых дат, таких как - даты уведомления, даты продления, даты изменения,
сроки действия договора.
Автоматический расчет и оплата сервисных сборов, авансовые платежи и корректировки расчетов.
Управление деловыми партнерами.
Расчет платы за обслуживание (вода, арендная плата, электричество и другие
затраты на эксплуатацию объекта).
Сбор измерений с электронных счетчиков для потребления электроэнергии.
Ремонт и обслуживание объектов недвижимости.
Отчетность и выходные формы.
Функциональный объем проекта
1. ЭТАП «ЗУ» (сентябрь 2016 –
апрель 2017) – сделано:
2.
ЭТАП «ОН» (апрель – декабрь
2017) – в процессе:
•
Ведение реестра ЗУ.
•
Ведение реестра ОН.
•
Ведение сопроводительной документации по •
ЗУ.
Ведение сопроводительной документации
по ОН.
•
Периодические задания/проверки по ЗУ.
•
Периодические задания/проверки по ОН.
•
Ведение договоров аренды ЗУ.
•
•
Расчет земельного налога/арендной платы и
интеграция с АРМ налогоплательщика.
•
Ведение договоров и коммерческое
использование ОН.
Учет затрат и прибыли по ОН.
•
Интеграция с SAP FI, FI-AA, CO, DFS, ALM.
•
Техническое обслуживание и ремонт ОН.
•
Отчетность и выходные формы.
•
Отчетность и выходные формы.
Ведение реестра земельных участков
Ведение реестра земельных участков
•
Создание и ведение иерархического реестра земельных участков со всеми
необходимыми характеристиками:
Архитектурный ракурс.
Ракурс использования.
•
•
•
Обмен данными с Национальным кадастровым агентством.
Интеграция с Основными средствами (карточка НКС) и ТОРО (техническое место).
Информационная система по использованию земельных участков.
Характеристики проекта:
Количество земельных участков ~ 2 000.
2 типа земельных участков: постоянное пользование и аренда.
Ведение реестра земельных участков в
velcom
Реестр
недвижимого
имущества
Земельно-имущественный
комплекс
Автостоянка
Земельный
участок
Часть здания
(крыло/этаж/подъезд)
Помещение
Часть
помещения
Квартира
Сайт/Линия связи
Здание
Техническое
сооружение
Помещение
Часть
помещения
Земельный
участок
Капитальное
строение
Техническое
сооружение
Часть
земельного
участка
Часть
капитального
строения
Часть
технического
сооружения
Бизнес-процесс формирования ЗУ
АРХИТЕКТУРНЫЙ РАКУРС
Связь объектов ракурса использования и
объектов архитектуры
Реестр
недвижимого
имущества
Земельно-имущественный
комплекс
Сайт
Автостоянка
Земельный
участок
Хозяйственная единица
РАКУРС ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
Земельный
участок
Здание
Капитальное
строение
Техническое
сооружение
Хозяйственная единица
Земельный
участок
Земельный
участок
Здание
Пул
площадей
Площадь для
сдачи в аренду
Единица
аренды
Здание
Пул
площадей
Площадь для
сдачи в аренду
Единица
аренды
Отражение в реестре данных по земельным
участкам в различных ракурсах
Организационные
данные (сведения о
балансодержателе)
Физические данные
(расположение объекта
(адрес), основные
физические
характеристики)
Бухгалтерские и налоговые данные
(кадастровая стоимость, налоговая
база, ставка земельного налога,
повышающие коэффициенты)
Технические данные
(кадастровый номер,
категория земель, вид
земель, функциональное
использование)
Правовые данные, включая
правоустанавливающие документы,
правоудостоверяющие документы и
прочие документы, а также их
электронные копии (информация
пополняется в ходе жизненного цикла)
Ведение сопроводительной документации
Скан-копия
оригинала документа
Карточка земельного участка
Карточка документа
Периодические задания/проверки по
объектам
•
•
Напоминания пользователям о
наступлении тех или иных событий
(например, о том, что по объекту
близится к завершению договор
аренды)
Рассылка соответствующих
уведомлений на электронную почту
всем заинтересованным лицам
Расчет земельного налога/арендной платы и
интеграция с АРМ налогоплательщика
•
•
Расчет земельного налога производится на основе атрибутов ЗУ
Формирование XML-файла для импорта в АРМ Налогоплательщика
Расчет земельного налога/арендной платы и
интеграция с АРМ налогоплательщика
•
Расчет арендной платы производится на основе атрибутов договоров аренды
Бизнес-процесс расчета земельного налога
и арендной платы
Интеграция с бухгалтерским учетом и
контроллингом
•
•
•
•
•
Автоматические проводки по земельному налогу.
Автоматические проводки по арендной плате.
Типы проводок:
− Начисление задолженности в бюджет.
− Списание в OPEX/CAPEX с учетом норм в сфере налогообложения.
− Подготовка платежей в бюджет.
Массовое проведение проводок (по договорам). Возможность массового
сторно.
Реализация схемы капитализации: автоматический расчет затрат с договора
аренды на объект НКС (инвестиционный заказ).
Выгоды от внедрения
Сокращение риска неисполнения финансовых обязательств по договорам
аренды.
• Показатель:
− Штрафы по договорам взятия в аренду; блокировка расчетных счетов.
• Предпосылки к достижению:
− Гибкие инструменты ведения периодических условий договоров
управления имуществом.
− Интегрированное решение с финансовой системой в части проводок
фактурирования и платежей (трудозатраты финансовых служб).
Выгоды от внедрения
Сокращение трудозатрат
сотрудников ответственных служб в части управления
имуществом.
• Показатель:
− Сокращение ФОТ подразделений (подразделение управления недвижимостью,
Бюджетирование, Бухгалтерия, Юридическая служба, ИТ).
• Предпосылки к достижению:
− Автоматизированное
формирование
фиксированных,
оперативных,
гибких
аналитических отчетных форм.
− Сокращение времени поиска информации по объектам.
− Гибкие инструменты ведения периодических условий договоров управления
имуществом с автоматическим формирование графика начислений и платежей.
− Интегрированное решение с финансовой системой в части проводок фактурирования и
платежей.
Обмен опытом - преимущества нашего решения
и взгляд на перспективу
Преимущества
• Ведение адресных данных на основе официального справочникаклассификатора адресов Республики Беларусь.
• Файловый обмен с владельцем базы картографических данных и публичной
кадастровой карты – Национальным кадастровым агентством (НКА).
Взгляд на перспективу
• Инициатива по развитию web-сервиса с НКА по обмену данными,
релевантными для налога на землю и арендной платы за землю.
• Инициатива по автоматизации АРМ налогоплательщика (МНС) в части
интеграции с базой данных НКА и автоматическому декларированию
арендной платы в местные бюджеты.
• Развитие операционного офиса по RE-объектам (RE-back-office) внутри
компании.
Обмен опытом – какими знаниями должна
обладать проектная команда
Законодательство в части объектов имущества.
Законодательство в части договоров аренды, залогов, купли-продажи
объектов имущества.
Взаимодействие с государственными и муниципальными властями.
Бухгалтерский, управленческий, налоговый учёт; понимание МСФО.
Стратегия управления имуществом.
Классификация объектов недвижимого имущества.
Стандарты управления недвижимым имуществом.
Оценка имущества.
Маркетинг в управлении имуществом.
Хорошее знание процессов закупки, ТОиР, строительства объектов
недвижимого имущества.
Хорошее знание функциональных возможностей RE-FX, а также функционал
смежных интегрируемых модулей и IT-систем.
СПАСИБО!
